Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques: regards croisés d'un knowledge manager juridique et d'un consultant

1. 1 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Albert Grégo - TF1
Maylis Bayvet - Cognimen
Utilisation des outils collaboratifs
dans les directions juridiques :
regards croisés
d’un knowledge manager juridique
et d’un consultant
Journée d’étude ADBS Recherche – In visu
Lundi 17 juin 2013

2. 2 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Plan
• Pourquoi des outils collaboratifs ?
• Quels freins aux pratiques collaboratives ?
• Quels gains peut-on attendre ?
• Comment accompagner le changement ?
• Quelles nouvelles pratiques se développent ?
• Une performance améliorée ?

3. 3 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Pourquoi des outils collaboratifs ?
• Accéder facilement à une masse documentaire importante :
• Conserver les données juridiques internes (contrats, contentieux,
acquisitions, sociétés…)
• Tracer les validations, des engagements…
• Accéder aux résultats de la veille juridique :
• Suivre l’évolution réglementaire constante (législation, réglementation,
jurisprudence…)
• Diffuser de façon personnalisée les informations sur les évolutions
réglementaires, législatives et jurisprudence.
• Valoriser l’expertise des juristes :
• Une expertise spécifique
• Des sujets d’expertise très variés (acquisition, propriété intellectuelle,
immobilier, assurances, finances…)
• Recentrer les juristes sur leur fonction et leur valeur ajoutée :
• En facilitant leur travail grâce aux modèle de contrats, clausiers…
• En délégant aux opérationnels l’émission de certains contrats
• Rapprocher des directions souvent multi-sites et multinationales

4. 4 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Les outils collaboratifs chez TF1
• Un intranet juridique développé sous Sharepoint 2010
• Progiciel métier full web avec des modules dédiés à la gestion des
différents métiers d’une direction juridique : contentieux,
engagements, modules de Knowledge management , de
capitalisation et de partage de connaissance (bibliothèque de
modèle de contrat, module documentation électronique).

5. 5 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Les freins aux pratiques collaboratives
• Freins spécifiques aux directions juridiques :
• Autonomie/indépendance des juristes : faible culture du partage et
de l’échange
• Culture papier assez à très forte/ peu enclins aux nouvelles
technologies
• Confidentialité de certaines activités juridiques (acquisitions, montant
contrats, contentieux…)
• Problématique de la gestion des droits d’accès
• Freins non spécifiques aux directions juridiques :
• Manque de temps
• Réticence au changement
• Perte de pouvoir
• Peur de la transparence (contrôle de l’activité)

6. 6 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
TF1 : Exemples de freins constatés
 Quelques exemples concrets de freins constatés :
• Passage d’un fonds documentaire papier à un fonds 100% numérique :
l’attachement au papier (notamment dans la consultation des codes)
reste encore fort dans les professions juridiques toutes générations
confondues.
• Passage à une procédure dématérialisée : mise en place de circuit de
visas électronique pour la validation de contrats/avenants en projet.
• Le partage d’information : blocage récurrent que l’on retrouve notamment
en cabinet d’avocats mais aussi dans une direction juridique (exemple :
note de synthèse, consultation d’avocats etc…..)
• La recherche d’ information : faire perdre les mauvaises habitudes des
juristes qui préfèrent se fier à leurs propres sources qu’à celles
sélectionnées et validées par le KM.

7. 7 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Quels gains ?
• Pour les juristes :
– une organisation documentaire plus rigoureuse, plus hiérarchisée
– un gain de temps (recherche information, rédaction contrats, suivi des contentieux…) :
amélioration de la productivité et réduction du droit à l’erreur
– des activités juridiques plus reconnues dans l’entreprise : une meilleure image des
juristes
– des solutions métiers de plus en plus customisées et donc mieux utilisées
• Pour les opérationnels :
– une meilleure connaissance des sujets juridiques et une meilleure culture juridique
(aspects contractuels)
– des sollicitations de la direction juridique mieux cadrées
– le travail des juristes mieux apprécié par les clients internes
– Un accès sécurisé aux documents juridiques
• Pour l’entreprise :
– des procédures internes mieux respectées
– une traçabilité des validations, des engagements… plus efficace
– Une sécurisation de la « mémoire » juridique
• Pour la direction générale :
– une vision claire et globale de l’activité juridique (outils de reporting)
– des risques juridiques mieux maîtrisés (contentieux, engagements…)
– une performance accrue des directions juridiques

8. 8 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Quel accompagnement du changement ?
• Une formation indispensable :
– Bien positionnée dans le temps
– Renouvelée autant que de besoin
– Adaptée aux besoins des juristes
• Une grande vigilance par rapport aux outils :
– Réactivité par rapport aux incidents
– Assistance permanente aux utilisateurs
– Prise en compte du feed-back des utilisateurs
• Une communication permanente :
– Avant, pendant et après la mise en place de l’outil
– Valorisation des bonnes pratiques utilisateurs
– Trucs et astuces

9. 9 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Les actions de la direction juridique de TF1 dans
l’accompagnement du changement
• Dans la conduite du changement, le KM juridique
endosse de nouvelles responsabilités :
 Formateur pour aider les juristes à maitriser aux
mieux les nouvelles procédures.
 Hotliner sur le progiciel métier (support fonctionnel
auprès des utilisateurs).
 Chef de projet utilisateur (MOA) : interlocuteur
direct avec le chef de projet étude informatique.

10. 10 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Quelles nouvelles pratiques?
D.J traditionnelle
• Centralisation de
l’activité juridique
• Veille centralisée
• Pull d’informations
• Validation par mail
• Signature physique
• Tout papier
• Individualisme
• Documentaliste
juridique
D.J 3.0
• Délégation aux
opérationnels
• Veille collaborative
• Push d’informations
• Validation électronique
• Signature électronique
• « Tout » numérique
• Esprit d’équipe
• Knowledge manager
juridique

11. 11 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Le nouveau rôle du KM dans une DJ 3.0
• Le knowledge manager juridique joue
désormais:
– Un rôle de Webmaster éditorial dans la gestion
de l’intranet juridique
– Un rôle de Community manager dans l’animation
de la filière juridique
– Un rôle de curateur dans le traitement des
résultats de sa veille juridique : analyse,
valorisation et mise en forme de l’actualité

12. 12 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Pour quelle performance ?
• Gain de temps (recherche d’information,
rédaction de contrats…)
• Sécurisation des données et informations
juridiques
• Pertinence de l’information
• Fiabilisation
• Meilleur suivi (alertes)
• Amélioration des connaissances (veille)

13. 13 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
En conclusion, quelques conseils
• Inscrire la démarche dans le temps :
– Priorisation des actions
– Déployer petit à petit (la théorie de l’encerclement)
• Prendre en compte l’existant, les modes de travail, les
process…
• Implication forte et motivée du directeur juridique
• Reconnaissance du chef de projet (vs stagiaire)
• Implication des juristes et des interlocuteurs Métiers
• Importance de l’accompagnement permanent :
communication/formation/ écoute des utilisateurs
• Ne pas donner trop d’importance à l’outil

14. 14 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Contacts :
Maylis Bayvet : m.bayvet@cognimen.com
Albert Grego : agrego@tf1.fr
Merci pour votre attention…
Place aux questions