1. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACTIVIDAD FÌSICA, RECREACIÒN Y EL DEPORTE DE BOYACA
INDEPORTES BOYACA
Tunja, abril de 2013
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
INTRODUCCIÓN.
1 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
2 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES.
3 RENDICIÓN DE CUENTAS.
4 MECANISMOS PARA MEJORAR ATENCIÓN AL CIUDADANO.
5 MECANISMO DE SEGUIMIENTO.

2. INTRODUCCIÓN
El instituto de deportes de Boyacá INDEPORTES BOYACÁ, como entidad descentralizada del orden territorial, que hace parte
del sistema nacional del deporte, está empeñada en atender las iniciativas del gobierno nacional que mejoran las
herramientas y mecanismos de comunicación con los ciudadanos y les permitan ejercer sus derechos, generando mayores
niveles de confianza para su participación en la administración pública.
Por lo anterior y para dar cumplimiento a lo previsto en el capitulo sexto “políticas institucionales y pedagógicas” de la Ley
1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”; INDEPORTES BOYACÁ cuenta con la siguiente estrategia de lucha contra la
corrupción, atención al ciudadano y política anti- tràmites para la presente vigencia.
La estrategia de INDEPORTES BOYACÁ está centrada en la actualización e identificación de riesgos por procesos de gestión
aplicando la metodología de Estrategias para la Construcciòn del Plan Anticorrupciòn y de Atenciòn al Ciudadano dispuesta
por el Gobierno Nacional; el diseño y desarrollo de un plan de seguimiento y control de los riesgos de corrupción
identificados ajustados a la guía de administración del riesgo del DAFP -2011; el diseño de una estrategia anti-tràmites,
atención al ciudadano y rendición de cuentas.
El mapa de riesgos de corrupción y las medidas para mitigar los s e desarrolla en el primer componente, e l c u a l toma
como punto de partida los lineamientos impartidos por el Modelo Están dar de Control Interno -MECI- contenidos en la
Metodología de Administración de Riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública. Sin embargo desarrolla en
forma diferente algunos de sus elementos, en el entendido que un acto de corrupción es inaceptable e intolerable y requiere
de un tratamiento especial.
Como elemento fundamental para cerrar espacios propensos para la corrupción, en el segundo componente, se explican los
parámetros generales para la racionalización de trámites en las entidades públicas. Esta política viene siendo liderada

3. por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través de la Dirección de Control Interno y Racionalización de
Trámites y las Altas Consejerías para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa y para la Gestión Pública y Privada.
Conocedores de la necesidad de brindar espacios para que la ciudadanía participe, sea informada de la gestión de la
administración pública y se comprometa en la vigilancia del que hacer del Estado, se incluye en el tercer componente la
rendición de cuentas. Su inclusión en el plan se fundamenta en la importancia de crear un ambiente de
empoderamiento de lo público y de corresponsabilidad con la sociedad civil. De esta forma se beneficia la transparencia en el
accionar del Estado y se recupera la confianza en las instituciones.
En el cuarto componente se abordan los elementos que deben integrar una estrategia de Servicio al Ciudadano,
indicando la secuencia de actividades que deben desarrollarse al interior de las entidades para mejorar la calidad y
accesibilidad de los trámites y servicios que se ofrecen a los ciudadanos y garantizar su satisfacción.
Además de los cuatro componentes señalados, este plan incluye acciones generales para incorporar dentro de su
ejercicio de planeación estrategias encaminadas al fomento de la participación ciudadana, y a la transparencia y eficiencia
en el uso de los recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento humano, con el fin de visibilizar el accionar de la
administración pública.

4. 1. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
1.1 POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO EN LA GESTIÒN Y DEL RIESGO DE CORRUPCIÒN.
La Alta Dirección del Instituto de Deportes de Boyacá INDEPORTES BOYACA manifiesta su compromiso en la incorporación en
el interior de la entidad de la política de gestión del riesgo bajo la participación y respaldo de todos los servidores públicos; la
cual permite establecer mecanismos para identificar, valorar y minimizar los riesgo y fortalecer los sistemas integrales de
gestión en pro del cumplimiento de la misión y visión institucional.
La política de administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de la entidad, contribuye a elevar la
productividad y a garantizar la eficiencia, la eficacia y efectividad en los procesos, permitiendo definir estrategias de mejora
continua.
La administración del riesgo administrativo en general permite:
• Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y proporcionar a la gerencia un aseguramiento razonable con respecto al
logro de los mismos.
• Ser consciente de la necesidad de identificar y tratar los riesgos en todos los niveles de la entidad.
• Involucrar y comprometer a todos los servidores de la entidad en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y
administrar los riesgos.
• Mejora continua.
• Proteger y custodiar los recursos de la entidad

5. Siendo un componente del Subsistema de Control Estratégico, para una adecuada administración del riesgo se debe tener en
cuenta:
• La planeación estratégica (misión, visión, objetivos, metas, factores críticos de éxito).
• El campo de aplicación (procesos, proyectos, unidades de negocio, sistemas de información).
• El Componente Ambiente de Control y todos sus elementos (Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, las políticas de
desarrollo del Talento Humano y el estilo de Dirección).
• La identificación de eventos (internos y externos) y de los resultados generados por el componente Direccionamiento
Estratégico y sus elementos de control (Planes y Programas, Modelo de Operación y Estructura Organizacional).
• El elemento “Controles” del Subsistema de Control de Gestión al momento de realizar la valoración de los riesgos
(identificación, medición y priorización) y la formulación de la política (para evitar, aceptar, reducir y transferir el riesgo).

6. La estructura administrativa del Instituto Departamental sobre la cual se ejerce una estrategia general de gestión del riesgo
es la expuesta en el siguiente cuadro:

7. Los procesos Estratègicos, Misionales y de Apoyo establecidos en el Instituto Departamental del Deporte que son intervenidos
mediante la estrategia de gestión del riesgo administrativo en el marco del Modelo Estàndar de Control Interno se muestran
en el siguiente cuadro:
REQUISITOSDELOSCLIENTESYPARTESINTERESADAS
SATISFACCIÓNDELOSCLIENTESYPARTESINTERESADAS
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
ADQUISICIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
APOYO
JURÍDICO
GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
CORRESPONDENCIA
ADMINISTRACIÓN
DEL TALENTO
HUMANO
P R O C E S O S D E A P O Y O
P R O C E S O S D E E V A L U A C I Ó N
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
P R O C E S O S M I S I O N A L E S
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO DE LAS
POLITICAS Y OBJETIVOS
GESTIÓN DE RECURSOS COMUNICACIÓN
P R O C E S O S E S T R A T É G I C O S
CIENCIAS
APLICADAS
ALTO RENDIMENTO
GRUPO CIENTÍFICO
CIENCIAS
APLICADAS
ALTO RENDIMENTO
EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS
DESARROLLO Y CONTROL DE PROYECTOS
GRUPO CIENTÍFICO
INFRAESTRUCTURA
PLANEACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE
PROGRAMAS Y PROYECTOS
CIENCIAS
APLICADAS
ALTO RENDIMENTO
GRUPO CIENTÍFICO
INFRAESTRUCTURA
FOMENTO
Al Proceso de gestión del riesgo administrativo implementado en el Instituto Departamental en desarrollo del Modelo
Estàndar de Control Interno se adscribe la presente estrategia de lucha contra la corrupción y el respectivo mapa de
riesgos según lo preceptuado por el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y el decreto 2641 de diciembre de 2012.
En tal sentido el Instituto Departamental a elaborado el Mapa de Riesgos de Corrupciòn de conformidad a la metodología

8. planteada por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2641 de 2012 estableciendo los criterios generales para la
identificación y prevención de los riesgos de corrupción, permitiendo a su vez la generación de alarmas y la
elaboración de mecanismos orientados a prevenir o evitarlos.
1.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÒN DE INDEPORTES BOYACÀ.
Entidad: Instituto Departamental del Deporte de Boyacà.
MIsiòn: Fomento, coordinación, promoción y apoyo de la práctica del deporte, la educación física, la recreación y el
aprovechamiento del tiempo libre, en el departamento de Boyacá a través de la adopción de políticas, programas y proyectos
establecidos por el Gobierno Nacional y Departamental.
Visión: INDEPORTES BOYACÁ será para el año 2012 una entidad reconocida a nivel nacional, por su liderazgo y excelencia
en el fomento de la práctica deportiva, recreativa y física de la población boyacense y la consecución de altos logros
deportivos en el contexto departamental, nacional e internacional.
Objetivos Institucionales.
ü Desarrollar tecnológicamente y de manera integral la institución para lograr una entidad más eficiente.
ü Dotar al instituto de una estructura organizacional ágil, dinámica, centrada en procesos, y con un sistema de
información que facilite el logro de sus objetivos.
ü Crear una cultura de servicio al cliente que garantice el seguimiento de su satisfacción.
ü Mantener un sistema administrativo, que base sus decisiones en índices de gestión.
ü Garantizar un talento humano con claro sentido de pertenencia a la institución, comprometido con el logro de los
objetivos organizacionales.

9. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÒN DE INDEPORTES BOYACÀ.
IDENTIFIC
ACION
ANALISIS MEDIDAS DE
MITIGACION
SEGUIMIENTO
Área
Apoyo a la
Gestiòn
Proceso y
Objetivo
Causa
s
Ries
go
Probabilid
ad de
materializ
ación
Valoraci
ón
Administr
ación
del
riesgo
Accione
s
Resp
on
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bl
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Indicado
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de
cont
rol
APOYO
JURÌDI
CO.
Supervisión de
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Debilid
ad
1 Adulteración o
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ión y
confirm
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s
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Superficiales
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Estudios
Previos y de
Factibilidad.
Posible Preventi
vo
Reducir Impleme
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estratègi
a que
mejore
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la oficina
jurídica y
las
depende
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Instituto
en
desarroll
o de la
etapa
precontr
actual.
Control
Intern
o
Elabora
ciòn de
la
Estrate
gia,
implem
entaciò
n y
seguimi
ento.

10. Estudios Previos o de
Factibilidad
manipulados por
personal interesado en
el proceso.
Debilid
ad
3 No se cuenta
con
mecanismos de
control
preventivos que
impidan el
direccionamient
o de contratos.
Posible Preventi
vo
Reducir Estandar
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pliegos
de
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instituto.
Asesor
Jurìdic
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Estudios
Previos
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en sus
requsitos
habilitan
tes y de
evaluaci
ón
cuando
sea
posible .
APOYO
JURÌDI
CO
Adendas que cambian
las condiciones
generales del proceso
para favorecer a
grupos determinados.
Debilid
ad
4. No se cuenta
con
mecanismos de
control para
evitar que
mediante
adendas se
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criterios
sustanciales de
evaluación en
los procesos de
contratación.
Posible Preventi
vo
Reducir La
Depende
ncia en
donde se
genera
la
necesida
d a
satisface
r con el
con el
contrato
deberá
velar por
que
dichas
adendas
no se
expidan
e
informar
si tal
circunsta
ncia se
presenta
.
Directo
r de
Depen
dencia
en
donde
se
Genera
la
Necesi
dad
Revisiòn
periòdica
de la
página
Contrato
s.gov.co
y
generar
alertas
formales
al
respecto
.

11. APOYO
JURÌDI
CO
Adendas que cambian
las condiciones
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para favorecer a
grupos determinados.
Debilid
ad
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formales
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respecto
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APOYO
JURÌDI
CO
Contratar con
Empresas que no
cuentan con la
experiencia
suficientemente
acreditada debido a la
debilidad en las
exigencias de
experiencia general y
específica y
verificación adecuada
de la información.
Debilid
ad
6 No se cuenta
con un criterio
jurídico objetivo
para determinar
la experiencia
general y
especìfica a
exigir a los
oferentes de
acuerdo la
complejidad del
objeto del
contrato.
Posible Preventi
vo
Reducir La
oficina
Jurìdica
debe
promove
r
comités
de
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ciòn con
las
depende
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Indeport
es a fin
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establec
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condicio
nes
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y
técnicas
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Asesor
Jurìdic
o.
Actas de
las
Reunion
es con
las
depende
ncias y
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estudios
previos.
IDENTIFIC
ACION
ANALISIS MEDIDAS DE
MITIGACION
SEGUIMIENTO
Área Proceso y Causa
s
Ries
go
Probabilida
d de
Valoraci
ón
Administr
ación
Accione
s
Respons
abl
Indicad
or

12. misional Objetivo determi
ne la
urgencia
manifies
ta
llevará
e
l visto
bueno
de la
oficina
jurídica
manifi
esta
elabor
ado s.
Debilid
ad
Concentrar las
labores
de supervisión
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múltiples
contratos en
poco personal
Casi
seguro
Preventi
vo
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la
s
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es
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la función
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vo
Reducir
Contrata
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Precontractual Debilid
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Ocultar a la
ciudadanía la
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vo
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Asesor
Jurìdico
Numer
o de
docum
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publica
dos
Debilid
ad
Crear
maniobra
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confundir a las
personas
interesadas
en
los
diferentes
procesos de
contratación
Posible Preventi
vo
Reducir
Debilid
ad
Trafico de
influencias Posible Preventi
vo
Reducir

13. IDENTIFIC
ACION
ANALISIS MEDIDAS DE
MITIGACION
SEGUIMIENTO
Área
misional
Proceso y
Objetivo
Causa
s
Ries
go
Probabilida
d de
Valoraci
ón
Administr
ación
Accione
s
Respons
abl
Indicad
orContrata
ción
Contrac
tual
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za
Contratar
co
n compañías de
papel, las
cuales
so
n
especialmente
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específicos,
que
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experiencia,
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músculo
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vo
Reducir Verificar
todo
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relacion
ado con
las con
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Asesor
Jurìdico
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acio
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ad
Debilid
ad
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bienes de la
entidad
Posible Preventi
vo
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Debilid
ad
Apropiación de
los
bienes
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la entidad
(peculado)
Posible Preventi
vo
Reducir
Tesorer
ía
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Debilid
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Obligaciones
Tributarias,
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vo
Reducir Elaborac
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Posible
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Reducir Uso de
los
medios
d
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con
títul
Tesorero Medios
de
pago
diferen
tes
a
efectivo
realizad
os

14. IDENTIFIC
ACION
ANALISIS MEDIDAS DE
MITIGACION
SEGUIMIENTO
Área
misional
Proceso y
Objetivo
Causa
s
Ries
go
Probabilida
d de
Valoraci
ón
Administr
ación
Accione
s
Respons
abl
Indicad
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Manejo de
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Debilid
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Perdida de
Documentos
Posible
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vo
Reducir Ordenar
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Tesorero Registr
o de
inform
ació n
baj
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tesorerí
a
Debilid
ad
Perdida de
Información
Vs Ley 1314 /09
Posible
Preventi
vo
Reducir
Amena
za
Desastre
Electrónico
Posible
Preventi
vo
Reducir Adquisic
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equipos
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tesorería
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Adminis
Manejo de Los
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vo
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Gerente Proyec
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15. trativ a
y
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Sistema de
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Tecnológica
Debilid
ad
Obsolescencia
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ACION
ANALISIS MEDIDAS DE
MITIGACION
SEGUIMIENTO
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Proceso y
Objetivo
Causa
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IDENTIFICACION ANALISIS MEDIDAS DE
MITIGACION
SEGUIMIENTO
Área Proceso y Objetivo Causas Riesgo Probabilidad
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n
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Acciones Responsa
bl
Indicado
r

16. misional experien
cia en
temas
de
contratac
ión
y con
la
dedicació
n
exclusiva
a
este
proceso
previos
y
elabora
ció n
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Jurídica Asesoría Jurídica
Debilida
d
Responsabilidade
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relación a la
extemporaneida
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respuesta al
derecho de
petición
Posible Preventiv
o
Reducir Dedicaci
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área
jurídica
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las actuaciones
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los procesos
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Dirección Dirección
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Gerente
Numer
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Concentración
d
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persona.
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o
Preventivo
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Extralimitaciónde
funciones.
Posible Preventiv
o
Preventivo
Debilida
d
Ausencia de
canales de
comunicación.
Posible Preventiv
o
Preventivo
Uso de
los
medios
tecnológi
cos para
la
difusión
Gerente
Númer
o de
veces
que se
actuali
za
la
página
Debilida
d
Amiguismo
y clientelismo.
Posible Preventiv
o
Preventivo
Debilida
d
Ocultar a la
ciudadanía la
informa
ción
Posible Preventiv
o
Preventivo
2 RACIONALIZACION DE TRAMITES

17. INDEPORTES BOYACÁ identifica y caracteriza los procesos que garantizan el cumplimiento del objeto para el cual fue creada
la entidad de acuerdo a la Ley 181 de 1995. Para una mejor comprensión de este modelo de operación organizacional, la
entidad ha diseñado un Mapa de Procesos.
• PROCESOS ESTRATÉGICOS
Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición
de recursos necesarios y revisión por la Dirección. Corresponden a este grupo:
- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Proceso mediante el cual Indeportes Boyacá, a partir del conocimiento de sus
competencias clave, formula la Misión, la Visión, las políticas y objetivos institucionales, el plan indicativo y los planes
de acción.
- GESTIÓN DE RECURSOS: Garantiza las actividades a realizar para elaborar el presupuesto del Instituto y adelantar la
gestión que le compete, en forma oportuna y ajustada a las normas vigentes.
- COMUNICACIONES: Hace posible la divulgación a la comunidad y demás partes interesadas de los actos
administrativos y la gestión de la Entidad y garantiza la difusión de las políticas e información generada al interior de la
Institución.
-
• PROCESOS MISIONALES
Requieren una integración generadora de valor en cada interacción, la cual da como resultado el cumplimiento a la misión
institucional de Indeportes Boyacá. Corresponden a este grupo:

18. - PLANEACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS: Referencia las actividades de planeación de los
programas a ejecutar en cumplimiento del plan indicativo y los planes de acción formulados por la Alta Dirección.
- DESARROLLO Y CONTROL DE PROYECTOS: Establece los controles a seguir para garantizar la ejecución de los
programas de conformidad con su planificación.
- EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS: Determina las actividades de evaluación de los programas en cuanto
al cumplimiento de los resultados planificados.
• PROCESOS DE APOYO
Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Pertenecen a este
grupo:
- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA: Procesa y genera información económica, financiera, social, presupuestal y de
tesorería que garantiza el adecuado registro y cuantificación de los bienes, servicios y obligaciones de la entidad.
- ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Da soporte logístico mediante la provisión oportuna y
pertinente de bienes y servicios requeridos por todos los procesos.
- ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO: Asegura la competencia del recurso humano necesario para cada uno de
los procesos del sistema.
- APOYO JURÍDICO: Propender por que las actuaciones ante las instancias jurisdiccionales en las que haga parte
Indeportes Boyacá, se cumplan dentro del marco constitucional y legal, atendiendo la defensa de los intereses de la
entidad.
- GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA: Establece los controles necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros que evidencian
la eficacia de los sistemas así como el control a la información primaria, secundaria y los sistemas de información de la
entidad.
• PROCESOS DE EVALUACIÓN

19. Son los necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son
una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Hacen parte de este grupo:
- EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: Mediante la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento y medición de los
procesos (resultados de auditorias, retroalimentación del usuario, desempeño de los procesos, conformidad del
producto, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la dirección
previas, cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y recomendaciones para la mejora), asegura
el mejoramiento continuo.
Esta estrategia atiende a la política de racionalización de trámites del Gobierno Nacional la cual es liderada por el
Departamento Administrativo de la Función Pública; y que busca facilitar el acceso a los
servicios que brinda la administración pública.
En tal sentido, cada entidad debe simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizarlos trámites existentes,
así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de
la eficiencia de sus procedimientos. No cabe duda de que los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios afectan
la eficiencia, eficacia y transparencia de la administración pública.
En efecto, a mayor cantidad de trámites y de actuaciones, aumentan las posibilidades de que se presenten
hechos de corrupción. Se pretende por lo tanto, entre otras cosas, eliminar factores generadores de acciones tendientes a
la corrupción, materializados en exigencias absurdas e innecesarias, cobros, demoras injustificadas, etc.
Para cumplir con la política de racionalización de trámites, el Instituto Departamental del Deporte de Boyacá
adelantará las siguientes fases:

20. 2.1 Identificación de Trámites: Se identificaran los elementos que integran los trámites y procedimientos
administrativos, con el fin de evaluar la pertinencia, importancia y valor agregado para el usuario, posteriormente
se registraran en el SUIT. El resultado es un inventario de trámites y un registro en el Sistema Único de Información de
Trámites - SUIT.
2.2 Actividades a adelantar:
- Revisión de los procesos: Se realizará la identificación de trámites y procedimientos administrativos. Los
procesos comúnmente utilizados son: estratégicos, misionales, de apoyo/operativos y los de
evaluación/seguimiento. En ese orden de ideas para el ICDT Caquetá se identifican los siguientes tramites sujetos
a intervención:
TRAMITE AREA FECHA DE
INSCRIPCION AL
SUITSuscripción Convenios con
Ligas y Pago de Desembolsos
Direcciòn de
Fomento
Julio31 de 2.013
Suscripciòn de Contrato de
Pretaciòn de Servicios y Pago
de Honorarios
Direcciòn de
Fomento y
Administrativa y
Financiera
Julio 31 de 2.013
Expedición de
certificaciones
laborales
Administrativa y
financiera
Julio 31 de 2.013
- Análisis normativo: Se realizará un riguroso análisis jurídico de los soportes legales de cada trámite, para
evitar futuras reclamaciones o demandas, que puedan afectar el proceso de racionalización de trámites de la entidad.
Una vez identificadas las normas reguladoras de los trámites de la entidad, se establecerá el inventario de trámites
que deben ser inscritos en el SUIT.
2.3 Priorización de trámites a intervenir: A partir de la información recopilada en el inventariode trámites, se
identificarán aquellos que requieren mejorarse para garantizar la efectividadinstitucional y la satisfacción del
usuario. El objetivo de esta fase es priorizar los trámites que requieran intervención y se diseñará un cronograma

21. de actividades.
2.4 Actividades a adelantar: Diagnóstico de los trámites a intervenir: Para tal efecto se tendrán en cuenta los factores
internos y externos que inciden en la realización de los trámites.
2.5 Racionalización de Trámites: La racionalización es el proceso que permite reducir los trámites, con el menor
esfuerzo y costo para el usuario, a través de estrategias jurídicas, administrativas o tecnológicas que implican:
simplificación,estandarización, eliminación, automatización, adecuación o eliminación
normativa, optimización del servicio, interoperabilidad de información pública y procedimientos
administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente al Estado. El resultado será la optimización de
trámites.
2.6 Actividades a adelantar:
Simplificación: Aplicación de estrategias efectivas en los trámites, para que éstos sean simples, eficientes, directos y
oportunos.
Estandarización: Se establecerán trámites equivalentes frente a pretensiones similares que pueda presentar
una persona ante diferentes autoridades.
Eliminación: Implica la supresión de todos aquellos trámites, requisitos, documentos y pasos que cuestan tiempo y
energía a la gente, y son inútiles para el Estado y engorrosos para el ciudadano. El trámite se elimina por carecer de
finalidad pública y de soporte legal.
Optimización: Conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfacción del usuario.
Automatización: Implementación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC,para apoyar y optimizar
los procesos que soportan los trámites. Así mismo, sede terminarán las necesidades que permitan lamodernización
interna de la entidad mediante la adopción de herramientas tecnológicas(Hardware, Software y comunicaciones), que
conllevan a la agilización de los procesos.

22. 2.7 Interoperabilidad: La definición de interoperabilidad se toma del documento Marco de Interoperabilidad de
Gobierno en línea versión 2010. “Interoperabilidad es el ejercicio de colaboración entre organizaciones para
intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la
entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades”. Los resultados
dela interoperabilidad se reflejarán en el intercambio de información que se permite a través de
mecanismos tales como web services, cadenas de Trámites y/o Ventanillas Únicas.
3. RENDICIÒN DE CUENTAS
El documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010, señala que la rendición de cuentas es una expresión de control
social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y
que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen
Gobierno. Más allá de ser una práctica periódica de audiencias públicas, la rendición de cuentas a la ciudadanía
será un ejercicio permanente que se oriente a afianzar la relación Estado – ciudadano. Por su importancia, el Instituto
Departamental del Deporte de Boyacà anualmente implementará la estrategia de rendición de cuentas de conformidad
con el artículo 78 del Estatuto Anticorrupción todas las entidades y organismos de la Administración Pública; a través
de la página web institucional.
3.1 Procedimiento para la rendición de cuentas
Alistamiento institucional: La entidad conforma un grupo de apoyo, quese encargue de preparar la información de
forma sencilla, clara y concisa para el mejorentendimiento de la ciudadanía. Este grupo estará conformado por un
representante de cara área de la entidad.
Identificación de interlocutores: La Entidad conforma una base de datos con las organizaciones de la sociedad
civil (asociaciones o comités de usuarios, consejos regionales, gremios, veedurías, universidades, medios
de comunicación, asociaciones de profesionales, etc.) más relevantes beneficiarias de los proyectos y sus
servicios, para contactarlas e invitarlas a las Audiencias Públicas. Estas organizaciones sociales serán los principales

23. interlocutores en la rendición de cuentas. Es importante que las organizaciones identificadas sean
representativasde los intereses generales ciudadanos.
Divulgación y capacitación: La Entidad dos veces al año abrirá espacios para la información y capacitación de los
ciudadanos, así como de los funcionarios, que permitan prepararlos sobre los alcances de la rendición de cuentas:
cómo funciona, cuáles son los límites, y las herramientas que pueden utilizar para el control social.
3. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
“ATENCION A QUEJAS RECLAMOS Y SUGERENCIAS”
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir en la recepción, trámite y seguimiento de las quejas, reclamos o sugerencias
presentadas ante la entidad, con el fin de garantizar la debida atención a los clientes del Instituto.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todas las áreas de la entidad y se emplea en el abordaje de las quejas, reclamos y
sugerencias que presente la ciudadanía y que estén relacionados con los servicios prestados por INDEPORTES BOYACA.
3. CAMBIOS EFECTUADOS

24. No.
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA
0 Procedimiento emitido en Versión 0 para prueba. 19-11-07
1
Se estableció un nuevo formato en el procedimiento
relación de quejas, reclamos y sugerencias del
buzón código FR-EVS-19
18-01-08
2 Modificación en los responsables 19-08-09
3
Cambio logo por imagen institucional y mejora en la
descripción de las actividades
06-04-2010
4
Imagen Institucional – Cambio de logo y
actualización de responsables
03-10-2012
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1 Queja: Es una expresión o manifestación de disgusto, inconformidad o descontento, contra un funcionario o trabajador,
por hechos o actos relacionados con el cumplimiento de sus funciones.
4.2 Reclamo: Es una expresión o manifestación de disgusto, inconformidad o descontento, contra una entidad por hechos o
actos relacionados con el cumplimiento de la misión, objetivos o los servicios que presta.
4.3 Sugerencia: Es una recomendación o insinuación que se hace, con el ánimo de contribuir a mejorar un servicio,
racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública.
5. REFERENCIAS
TIPO DE TRÁMITE O SERVICIO NORMA APLICABLE

25. 6. DESARROLLO
Las quejas, reclamos o sugerencias
son receptadas en la oficina de
radicación y correspondencia en
forma:
-Escrita a través del buzón ubicado en la entrada del Instituto.
-Telefónica a través de las líneas destinadas para atención.
-Electrónica a través del link-opción quejas y reclamos de la página Web (www.indeportesboyaca.gov.co).
-Atención personalizada en la oficina de Radicación y correspondencia.
6.2 El responsable de radicación recibe la queja, reclamo o sugerencia diligencia el formato Verificación de quejas, reclamos y
sugerencias Código FR-EVS-15.
6.3 Para la recolección de las quejas, reclamos o sugerencias del buzón, el Asesor de Control Interno revisa la existencia de
alguna queja, reclamo o sugerencia por lo menos una vez a la semana y diligencia el formato de relación de QRS, código FR-
EVS-19 y lo radica en la oficina de radicación.
6.4 El responsable de radicación, envía la queja reclamo o sugerencia a la secretaria de Gerencia, con copia a la oficina de
Control Interno.
6.5 El Gerente General determinará a cual de las áreas de la entidad le compete la respuesta. En uno u otro caso el término
para resolver es de 15 días hábiles contados a partir del momento en que el ciudadano presenta la queja o reclamo.
El estudio y reparto debe hacerse de manera inmediata una vez se reciba la queja en el formato Reparto de quejas, reclamos
y sugerencias, código FR-EVS-17.
ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN Y DEMÁS LEY 1474 DE 2011 - LEY 190 DE 1995
CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO LEY 734 DE 2002
DECRETO 215 DE 2000
Plazo en contestar Quejas y reclamos
RESOLUCIÓN 000062 DEL 23 DE ENERO
DE 2003

26. 6.6 Una vez se de trámite a la queja, reclamo o sugerencia, el encargado de su respuesta remite la contestación de la queja
reclamo o sugerencia a la oficina de Radicación y Correspondencia, y copia a la oficina de Control Interno.
6.7 El Asesor de Control Interno, consolida la información contenida en el formato FR-EVS-18 “seguimiento de quejas
reclamos y sugerencias”. Con fundamento en el análisis debe estudiar el comportamiento de las quejas, la atención de las
mismas y las acciones de mejora. Esta información se condensa en un informe semestral que se presenta a la Alta Gerencia.
Mejora continua.
7. ANEXOS
Formato “Verificación de quejas, reclamos y sugerencias” Código FR-EVS-15
Formato “Reparto de quejas, reclamos y sugerencias, Código FR-EVS-17
Formato “Seguimiento a quejas, reclamos y sugerencias” Código FR-EVS-18
Formato “Relación de quejas, reclamos y sugerencias del buzón” Código FR-EVS-19
Pagina web institucional en construcción
4. MECANISMO DE SEGUIMIENTO
Aplicar el Decreto 2641 de 2012 por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011; que a la letra dice:
“Artículo 5. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado
documento, estará a cargo de las Oficinas de Control Interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva
entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos.”