Buku garis-panduan-perlaksanaan-eksa-jpn-perlis

PERKARA MUKA SURAT
PRAKATA 1
TUJUAN, LATAR BELAKANG & IMBASAN KONSEP 5S 2
PENJENAMAAN SEMULA EKSA 3
DASAR, VISI, MISI & OBJEKTIF EKSA JPN PERLIS 4
SLOGAN & LOGO EKSA JPN PERLIS 5
PELAKSANAAN EKSA JPN PERLIS 6-23
CIRI-CIRI AMALAN EKSA JPN PERLIS 24-37
KESELAMATAN PERSEKITARAN 38-40
KONSEP GO GREEN 40
KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA & PENUTUP 41
ISI KANDUNGAN

PANDUAN PELAKSANAAN EKSA JPN PERLIS 2017
2 | M u k a

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Salam Sejahtera
Syukur ke hadrat Ilahi atas limpah nikmat dan kurnia-Nya, saya mengucapkan syabas di
atas penerbitan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan
Pendidikan Negeri Perlis (JPN Perlis).
Semoga panduan ini menyemarakkan lagi budaya kreativiti dan inovasi di kalangan warga
JPN Perlis dalam melaksanakan EKSA di jabatan ini. Pelaksanaan EKSA dapat
mempamerkan imej yang lebih korporat, persekitaran kerja bersih dan kondusif.
Transformasi ini merupakan satu mekanisme pengurusan kawalan kualiti dalam
pengurusan persekitaran yang lebih berkesan.
Melalui amalan EKSA ini, warga JPN Perlis dapat menerapkan serta mempraktiskan
persekitaran amalan hijau atau Go Green selaras dengan matlamat kerajaan dalam
memelihara alam sekitar dan mengurangkan pencemaran.
Akhir kata, saya berharap komitmen dan penglibatan semua peringkat termasuk
pengurusan tertinggi hingga ke gred jawatan yang terendah dalam menjayakan
pelaksanaan EKSA di JPN Perlis agar suasana kerja lebih harmoni, mempupuk semangat
kerja berpasukan dan mengeratkan lagi silaturahim di kalangan warga JPN Perlis.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“1Haluan Sehaluan”
HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL
Pengerusi Jawatankuasa EKSA
Jabatan Pendidikan Negeri Perlis
1 | M u k a
PRAKATA

Tujuan buku ini disediakan adalah untuk memberi panduan kepada warga Jabatan
Pendidikan Negeri Perlis (JPN Perlis) dalam mengamalkan Ekosistem Kondusif Sektor
Awam (EKSA) agar persekitaran kerja bersih, kemas dan kondusif. Buku panduan ini
berfungsi sebagai garis panduan dan bahan rujukan bagi piawaian tindakan kebersihan,
kekemasan dan keselamatan secara optimum. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada
kesesuaian di peringkat zon.
EKSA telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan persekitaran
tempat kerja yang kondusif dan pada masa yang sama imej korporat dapat dikekalkan.
Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara bersistematik dan
praktikal. Di samping itu, ianya juga berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa
dan ruang. Secara tidak langsung kos operasi dapat dijimatkan.
2 | M u k a
TUJUAN
LATAR BELAKANG
IMBASAN KONSEP 5S

MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada Tahun 2010 melalui
Panduan Amalan 5S Sektor Awam seperti pada Rajah 1 diatas.
1. EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S untuk memenuhi keperluan
sektor awam.
2. Pelaksanaan EKSA bermatlamat untuk mewujudkan persekitaran kerja yang
berkualiti secara sistematik dan praktikal.
3. Amalan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan,
menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.
3 | M u k a
PENJENAMAAN SEMULA EKSA

4. EKSA berupaya memperkukuhkan Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan
Standard MS ISO 9001:2008, bagi memenuhi keperluan seperti yang dinyatakan
dalam klausa 6- Pengurusan Sumber Berkaitan Persekitaran Kerja.
5. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada
imej korporat jabatan secara keseluruhan.
Amalan EKSA di JPN Perlis bertujuan untuk mewujudkan persekitaran
kerja yang bersih, selamat serta dapat memenuhi kepuasan pelanggan
bagi meningkatkan kualiti dan mutu perkhidmatan.
Mewujudkan budaya kerja yang cemerlang dengan semangat kerja
sepasukan melalui persekitaran yang kondusif.
Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif, proses kerja yang
bersistematik, meminimumkan kos operasi dan menonjolkan imej
korporat melalui amalan EKSA yang berterusan.
1. Memastikan warga kerja sentiasa mengamalkan EKSA bagi
mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif.
4 | M u k a
DASAR EKSA JPN PERLIS
VISI EKSA JPN PERLIS
MISI EKSA JPN PERLIS
OBJEKTIF EKSA JPN PERLIS

2. Melaksanakan EKSA secara konsisten bagi meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi.
3. Menghasilkan tahap kreativiti dan inovasi yang tinggi bagi
memberi impak positif kepada jabatan dan perkhidmatan.
4. Membentuk keperibadian yang cemerlang dalam diri setiap warga
kerja melalui amalan EKSA.
5. Meningkatkan kesedaran tentang kepentingan penjimatan tenaga
serta amalan kitar semula (Go Green) dan meminimumkan
pembaziran.
“Persekitaran Kondusif Menjana Kecemerlangan Kerja”
5 | M u k a
SLOGAN EKSA JPN PERLIS
LOGO EKSA JPN PERLIS

• Warna BIRU mewakili ilmu dan integriti dan merupakan
salah satu warna korporat Kementerian Pendidikan
Malaysia.
• Warna JINGGA mewakili kreativiti dan keseronokan. Ia
merupakan warna tema pilihan JPN Perlis.
• Sepuluh (10) garisan mewakili sepuluh (10) sektor di dalam
JPN Perlis.
• Sepuluh (10) garisan tersebut berpusar menggambarkan
kerjasama dan kesatuan di dalam jabatan dalam
pelaksanaan EKSA.
• Bentuk BINTANG di dalam pusaran mewakili lima (5) aktiviti
utama 5S yang menjadi asas kepada amalan EKSA.
• BINTANG juga melambangkan kecermelangan serta amalan
terbaik.
Pelaksanaan amalan EKSA di jabatan melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan,
penambahbaikan dan dibudayakan secara berterusan. Kejayaan amalan ini bergantung
kepada penglibatan semua terutama pihak pengurusan atasan yang berperanan sebagai
pendorong bagi mewujudkan kerjasama serta komitmen semua warga JPN Perlis.
Pelaksanaan amalan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut:-
1. PERINGKAT PERTAMA
1.1 Peringkat ini memerlukan jabatan melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut:-
• Menubuh dan melantik ahli jawatankuasa pelaksanaan EKSA.
6 | M u k a
PELAKSANAAN EKSA

• Menyediakan pelan tindakan amalan EKSA.
• Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa.
• Mendapat sepenuhnya komitmen pengurusan terhadap pelaksanaan EKSA.
• Menyediakan latihan untuk fasilitator dan warga jabatan.
• Mengadakan lawatan ke jabatan/agensi yang telah mendapat pensijilan untuk
pendedahan.
1.2 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Induk EKSA
• Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA.
• Membentuk pelan pelaksanaan amalan EKSA.
• Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan EKSA.
• Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator untuk tempoh 2
tahun.
• Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.
• Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan
Jawatankuasa Pelaksana.
• Menentukan belanjawan dan mengenal pasti sumber-sumber kewangan.
• Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.
1.3 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Pelaksana EKSA
• Melaksanakan hala tuju dan pelan perancangan.
• Membentuk jawatankuasa pelaksana EKSA jabatan.
• Mengenal pasti dan menentukan pembahagian zon.
7 | M u k a

• Melaksanakan aktiviti-aktiviti EKSA di jabatan.
• Memantau pelaksanaan dan amalan EKSA secara berterusan.
• Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan
jawatankuasa kecil (Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa Promosi,
Jawatankuasa Audit).
1.4 Peranan dan fungsi Fasilitator
• Memberikan latihan, nasihat dan panduan kepada ketua zon dan ahli
kumpulan.
• Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang telah
disediakan.
• Mengadakan pertemuan/mesyuarat secara berkala bersama-sama dengan
ketua zon.
• Menjadi pengantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak
pengurusan dengan Jawatankuasa Pelaksana.
1.5 Peranan dan fungsi Penyelaras dan Penolong Penyelaras EKSA
• Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa
Pelaksana EKSA.
• Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana.
• Menyelaraskan program amalan EKSA.
• Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
• Menyediakan peruntukan pelaksanaan.
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
• Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
• Menyedia dan membentang laporan EKSA kepada Juruaudit MAMPU.
8 | M u k a

1.6 Peranan dan fungsi Setiausaha Jawatankuasa Induk
• Merancang dan mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk.
• Menjadi urusetia dan mencatat minit mesyuarat Jawatankuasa Induk.
• Menyelaras pengamalan pendokumentasian amalan EKSA (Fail-fail
Jawatankuasa Pelaksana, Jawatankuasa Promosi, Jawatankuasa Latihan,
Jawatankuasa Audit dan Zon).
• Membantu pelaksanaan aktiviti jawatankuasa kecil.
1.7 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Promosi EKSA
• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA.
• Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran amalan
EKSA kepada semua warga JPN Perlis.
• Merancang dan menyediakan bajet perbelanjaan bagi memastikan aktiviti
promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
• Menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster, banner dan lain-lain).
• Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak.
• Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam
kalangan warga kerja kepada jawatankuasa Induk EKSA.
1.8 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Latihan EKSA
• Mengenalpasti, merancang dan menyediakan program latihan dan kesedaran
kepada warga JPN Perlis.
• Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep EKSA kepada
semua warga JPN Perlis.
• Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi
mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain.
(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan
audit aktiviti EKSA).
• Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk
menghadiri latihan.
9 | M u k a

1.9 Peranan dan fungsi Jawatankuasa Audit EKSA
• Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
pelaksanaan audit.
• Melantik juruaudit dalaman EKSA.
• Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
• Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang
dikenalpasti semasa proses audit.
• Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
• Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa Induk EKSA.
• Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
• Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.
1.10 Peranan dan fungsi Ketua Zon
• Bertindak selaku penyelaras EKSA peringkat zon.
• Melantik jawatankuasa dalam zon masing-masing.
• Menjadi fasilitator di dalam zon seperti membantu mengurus aktiviti promosi,
hebahan maklumat dan memberi latihan kepada ahli.
• Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli di dalam zon.
• Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam aktiviti EKSA.
• Merancang aktiviti kumpulan dan mengemaskini dokumentasi EKSA selaras
dengan Jawatankuasa Induk.
• Memberi maklum balas dan laporan mengenai status pelaksanaan EKSA
kepada penyelaras.
• Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA.
1.11 Peranan dan fungsi Setiausaha Zon
• Merancang dan mengadakan mesyuarat zon.
• Membantu menyelaras pelaksanaan EKSA zon.
• Menyediakan laporan kemajuan dan status EKSA zon.
• Menyimpan minit dan rekod utama berkaitan pelaksanaan EKSA zon (gambar
aktiviti-aktiviti zon sebelum dan selepas dan lain-lain dokumen).
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
• Membantu dalam pelaksanaan EKSA.
10 | M u k a

• Membantu membekalkan keperluan pelaksanaan EKSA.
1.12 Peranan dan fungsi Ahli-ahli Zon
• Bekerjasama dalam kumpulan.
• Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif.
• Bertanggungjawab memastikan persekitaran kerja yang kondusif dan selesa.
• Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja.
• Memberi cadangan penambahbaikan.
• Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli.
1.13 Carta Organisasi Jawatankuasa Induk EKSA
JAWATANKUASA INDUK EKSA JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PERLIS
11 | M u k a
KS.
SPS
KS
PSIKO. &
KAUNSL
KS
SPPK
KS
SPA
KS
SJQ
KS
SPP
KS
SPS &
PKP
KS
SPI
KS
PM &
ICT
PENGERUSI
(PENGARAH)
TIMB.PENGERUSI
(TIMB. PENGARAH)
SETIAUSAHA
(KS2P)
JAWATANKUASA PELAKSANA

1.14 Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana EKSA
JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PERLIS
12 | M u k a
KETUA
ZON K2P
KETUA
ZON PUSAT KO
KETUA
ZON SPI
KETUA
ZON SPS
KETUA
ZON SPA
KETUA
ZON SJQ
KETUA
ZON SPP
KETUA
ZON PM & ICT
KETUA
ZON SPS & PK
PENGERUSI
(TIMBALAN PENGARAH)
PENYELARAS
(KS K2P)
PEN.PENYELARAS
(KU PENTADBIRAN AM)
JK LATIHAN JK AUDIT JK PROMOSI
AHLI AHLI
AHLIAHLI AHLI AHLI AHLI AHLIAHLIAHLI AHLI
FASILATATOR

1.15 Contoh Carta Organisasi Jawatankuasa Zon EKSA
13 | M u k a
KETUA
ZON SPPK
AHLI
AHLI
KETUA ZON
SETIAUSAHA ZON
AHLI AHLI AHLI AHLI

1.16 Format Carta Perbatuan Eksa JPN Perlis (Gantt Chart)
CARTA PERBATUAN EKSA JPN PS (GANTTCHART)
Bil Aktiviti
TAHUN 2017
FEB MAC APRIL MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS
1 Taklimat Pendedahan Awal EKSA 15/2
2 Pelancaran EKSA 23/2
3 Mesyuarat Jawatankuasa Induk EKSA
Bil.1 pd
13/4/17
4 Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Bil.1 3/3/17
Bil.2 17/3/17
Bil.3 31/3/17
Bil.4 pd
17/4/17
Bil.5 pd
19/5/17
Bil.6 pd
9/6/17
Bil.7 pd
24/7/17
5 Mesyuarat Jawatankuasa Promosi
6 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan
7 Mesyuarat Jawatankuasa Audit 18/5/17
8 Bengkel Pelaksanaan EKSA
9 Lawatan Penanda Aras
24/3/17 Ke AG
Perlis
10
Amalan Sisih, Susun, Sapu, Seragam &
Sentiasa Amal diperingkat Zon
11 Pertandingan EKSA peringkat Zon
12 Audit Dalaman EKSA
Pra
Audit
5 – 6 /7/2017
13 Pengauditan dan Pensijilan oleh MAMPU
13 | M u k a

2. PERINGKAT KEDUA
2.1 Peringkat ini memerlukan jabatan melakukan aktiviti-aktiviti
seperti berikut:-
• Mempromosikan amalan EKSA melalui poster, banner dan
sebagainya.
• Menghebahkan carta pelaksanaan amalan EKSA sehingga tarikh
sasaran untuk mendapat pensijilan MAMPU.
• Mewujudkan 10 Zon EKSA mengikut sektor di dalam jabatan untuk
memudahkan pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.
Antara zon yang terlibat ialah:-
Bil Zon Sektor Warna Bil Zon Sektor Warna
1 Zon 1 SK2P Jingga 6 Zon 6 SPK Merah
2 Zon 2 SJQ Magenta 7 Zon 7 SPI Hijau
3 Zon 3 SPMICT Hijau
Muda
8 Zon 8 SPA Biru Muda
4 Zon 4 SPP Kuning
Jingga
9 Zon 9 SPSPK Ungu
5 Zon 5 SPS Biru 10 Zon 10 Pusat
Ko
Kuning
• Setiap zon bertanggungjawab menyelia pelan lantai bangunan
yang dibahagikan mengikut pejabat sektor-sektor serta ruang
yang berhampiran seperti tandas, stor, bilik mesyuarat dan ruang-
ruang pelbagai guna.
• Pelan lantai kawasan di luar pejabat sektor dibahagikan secara lebih
terperinci untuk di selia oleh zon-zon yang terlibat seperti gambarajah
di muka surat seterusnya.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. PERINGKAT KETIGA
seperti berikut:-
• Melaksanakan gotong-royong.
• Memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-
barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.
• Mengenal pasti barang/dokumen yang tidak digunakan lagi.
• Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.
• Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:-
Perkara Pengasingan Tindakan
Barang/dokumen
tidak diperlukan
Barang/dokumen yang
tiada nilai dan mudah
dibuang
Lupus dengan segera
Barang/dokumen yang
ada nilai dan mudah
dibuang
Dihapuskan/dijual
mengikut prosedur
Barang/dokumen yang
tiada nilai tapi kos
pelupusan tinggi
Lupus dengan
menggunakan
kaedah/kos yang paling
SISIH

rendah
• Kejayaan pelaksanaan SISIH boleh diukur dengan :-
 Persekitaran kerja lebih selesa.
 Penggunaan ruang secara cekap.
 Masa mencari lebih pantas.
• Melaksanakan gotong-royong.
• Kaedah penyusunan :-kemas, berkesan dan selamat.
 Barang yang diperlukan di SUSUN mengikut keperluan
penggunaan.
 Prinsip susun “Setiap barang ada tempatnya dan setiap
tempat ada barangnya”.
• Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan :-
 Menggunakan kaedah “First-In-First-Out (FIFO)”.
 Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada
barang/peralatan/rekod.
SUSUN

 Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.
 Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya
mudah dicapai.
• Barang/peralatan/rekod yang aktif digunakan :-
 Situasi semasa kerja - fail aktif dan dalam tindakan sahaja
berada di atas meja kerja.
 Situasi selepas kerja – fail disusun/disimpan semula ke tempat
asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara
pengurusan fail.
 Alat tulis hendaklah sentiasa berada di dalam laci meja/di atas
meja dengan keadaan kemas dan teratur.
 Bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja berada di
atas meja.
• Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan termasuk fail separa
aktif perlu disimpan mengikut prosedur pengurusan dengan kemas dan
teratur bagi memudahkan capaian.
• Barang/peralatan/rekod yang tidak digunakan :
 Barang/peralatan/rekod termasuk fail tutup hendaklah mengikut
tatacara pengurusan barang/peralatan rekod.
 Bagi Pesanan Tempatan hendaklah mengikut tatacara
perolehan/penyimpan.
• Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur dengan :-

 Stok barang/alat tulis mengikut kaedah “First-In-First-Out
(FIFO)”.
 Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas,
dilabelkan, diletakkan di tempat yang mudah dilihat dan mudah
dikesan.
 Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah
diambil dan disimpan semula.
 Barang/peralatan/dokumen hendaklah boleh dicapai sebaik-
baiknya dalam masa 30 saat.
 Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam diasingkan
daripada peralatan biasa.
 Sediakan parkir untuk ruang mesin/peralatan yang mudah alih
seperti mesin fotostat, mesin pencetak, mesin faksimili, mesin
penjilid dan sebagainya.
• SAPU merupakan tindakan untuk memastikan ruang tempat kerja atau
peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi
peralatan, kualiti produk dan kesihatan.
• Memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan
tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja
dan perkhidmatan.
• Pembersihan SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan
ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.
SAPU

• Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak
milik/ownership.
• Menentukan hak milik/ownership ruang/peralatan bagi setiap ahli.
• Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan
dan alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan
dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan.
• Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua
peralatan, lantai, dinding dan siling.
• Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur dengan :-
 Produk dan hasil kerja yang kualiti.
 Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.
 Keadaan persekitaran lebih bersih.
 Kos penyelenggaraan lebih rendah.
• Melabelkan barang/dokumen mengikut nombor atau warna mengikut
zon untuk diseragamkan.
• Menetapkan susunan barang/dokumen mengikut ruang/tempat yang
bersesuaian agar kelihatan kemas dan seragam.
SERAGAM

• SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada
pada ciri-ciri, susun atur dan piawai.
• Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.
 Who - Siapa yang bertanggungjawab.
 Why - Mengapa perlu dilaksanakan.
 When - Bila perlu dilaksanakan.
 Where - Di mana perlu dilaksanakan.
 What - Apa tindakan yang perlu diambil.
 How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.
• Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.
• Mewujudkan model/akitivi susun atur yang SERAGAM.
• Kejayaan pelaksanaan SERAGAM boleh diukur dengan :-
 Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)
 Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik.
 Mempunyai impak visual yang positif.

• SENTIASA AMAL ialah usaha untuk mengekalkan amalan EKSA di
JPN Perlis berterusan di samping melaksanakan penambahbaikan
berterusan di premis jabatan ini.
• SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan
seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan persekitaran
berkualiti dan kondusif dapat dilaksanakan secara berkesan dan
cekap.
• Berikut adalah panduan untuk mengekalkan amalan EKSA :-
 Mengadakan program pelaksanaan pengiktirafan EKSA
seperti Zon Terbaik, Bilik/Workstation Terbaik, Sudut Terbaik,
Pengurusan Dokumentasi EKSA Terbaik, Tandas Terbaik, Hasil
Kreativi Terbaik, Anugerah Go Green Terbaik dan sebagainya.
 Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan EKSA
dengan mengadakan latihan berterusan.
 Memastikan audit dalaman EKSA dilaksanakan secara berkala.
 Memastikan aktiviti promosi berterusan.
 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada
usaha yang ditunjukkan oleh warga JPN Perlis.
 Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan
bersistematik.
• Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL boleh diukur dengan :-
 Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman
EKSA.
 Warga sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksanakan
EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.
SENTIASA AMAL

 Wujudnya disiplin dan semangat kerja sepasukan di kalangan
warga JPN Perlis.
 Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan
menambah baik EKSA di tempat kerja.
 Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.
 Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan
anugerah berkaitan EKSA.
4. PERINGKAT KEEMPAT
seperti berikut:-
• Menubuhkan pasukan audit dalaman.
 Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih
dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit
dalaman EKSA.
 Pasukan audit dalaman EKSA hendaklah diberi latihan untuk
memastikan urusan audit dalaman EKSA dapat dijalankan
dengan cekap dan berkesan.
• Menyediakan pelan tindakan audit dalaman.
 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
• Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.

 Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA berpandukan buku
Panduan Pelaksanaan EKSA MAMPU
 EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang
mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang
mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan
mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan, seperti pada Rajah
di bawah.
•
• Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik
manakala penilaian Model B merupakan gabungan antara
kriteria generik dan khusus.
• Enam (6) komponen kriteria penilaian adalah seperti berikut :-
i. Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan
ii. Komponen B : Ruang Tempat Kerja/Pejabat
iii. Komponen C : Tempat Umum
iv. Komponen D : Keselamatan Persekitaran
v. Komponen E : Kawasan Persekitaran Fasiliti
vi. Komponen F : Tempat Khusus
• Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan.
 Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah
melaporkan penemuan audit dalaman kepada Jawatankuasa
Pelaksana EKSA untuk dimaklumkan kepada semua warga JPN
Perlis.
MODEL A MODEL B
GENERIK
KOMPONEN A - E
GENERIK & KHUSUS
KOMPONEN A - F

5. PERINGKAT KELIMA
seperti berikut:-
• Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala seperti Zon Terbaik,
Bilik/Workstation Terbaik, Sudut Terbaik, Pengurusan Dokumentasi
EKSA Terbaik, Tandas Terbaik, Hasil Kreativi Terbaik, Anugerah Go
Green Terbaik dan sebagainya.secara berkala kepada zon terbaik.
• Mendapatkan pensijilan daripada MAMPU.
 Menghantar surat rasmi kepada Ketua Pengarah MAMPU
dengan mengemukakan Laporan Audit Dalam.

1. SUDUT EKSA
• Sudut EKSA JPN Perlis disediakan secara maya untuk memaparkan
dan memberi info terkini berkaitan pelaksanaan EKSA kepada warga
JPN Perlis.
• Walau bagaimanapun, semua surat pelantikan, minit mesyuarat,
aktiviti-aktiviti EKSA hendaklah didokumentasikan mengikut
jawatankuasa yang berkaitan. Setiausaha jawatankuasa dan zon perlu
menyelenggara satu fail khas berkaitan pelaksanaan EKSA.
• Sudut EKSA mengandungi perkara-perkara berikut:-
Seksyen A - Umum
A1 - Perutusan Pengarah
A2 - Dasar
A3 - Objektif
A4 - Misi
A5 - Visi
A6 - Slogan
A7 - Carta Organisasi
A8 - Pelan Lantai
A9 - Carta Perbatuan
A10- Watikah Perlantikan
Seksyen B - Mesyuarat
B1 - Surat/Memo Panggilan Mesyuarat
B2 - Minit Mesyuarat
C1 - Aktiviti JK Latihan
CIRI-CIRI AMALAN EKSA

Seksyen C - Aktiviti
C2 - Aktiviti JK Promosi
C3 - Aktiviti JK Audit
C4 - Aktiviti Zon SJQ
C5 - Aktiviti Zon SPPK
C6 - Aktiviti Zon SPP
C7 - Aktiviti Zon PM & ICT
C8 - Aktiviti Zon SPS & PK
C9 - Aktiviti Zon K2P
Seksyen C – Aktiviti
C10- Aktiviti Zon Pusat KO
C11- Aktiviti Zon SPI
C12- Aktiviti Zon SPS
C13- Aktiviti Zon SPA
C14- Dokumen Tambahan
Seksyen D - Audit
D1 - Audit Dalam
D2 - Audit EKSA MAMPU
Seksyen E - Inovasi E1 - Inovasi
• Gambar-gambar aktiviti pelaksaan EKSA hendaklah lengkap dengan
tarikh pelaksanaan. Contohnya, gambar sebelum dan selepas
mestilah pada lokasi yang sama dan tarikh pelaksanaan mestilah
dipaparkan dalam gambar tersebut.
• Sekiranya terdapat pertukaran ahli EKSA, carta organisasi hendaklah
dikemaskini maklumat dan tarikh yang terkini.
2. RUANG KERJA – BILIK PEGAWAI/MEJA KERJA/WORKSTATION
• Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

• Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej
korporat.
• Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition
pegawai/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian.
• Notis pergerakan pegawai dipamerkan dan mengikut kreativiti zon
masing-masing.
• Satu sudut mini dibenarkan di partition (jika ada) untuk hiasan/nota
penting.
• Satu sudut mini dibenarkan di atas meja untuk tapak hiasan (jika ada).
• Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk
self-ink rubber stamp)
• Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.
 MASUK
 KELUAR
 KIV
• Kew.PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini.
• Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan
dengan kemas dan teratur.
• Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.

• Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih.
• Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu
(jika almari tidak disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang
penyangkut yang sesuai.
• Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black
tape/cabel casing conduit.
• CPU dan pedastel bergerak (jika ada) ditempatkan secara teratur dan
seragam.
• Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
• Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.
• Wallpaper dan screen saver desktop komputer/komputer riba boleh
diseragamkan dengan imej korporat.
• Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari
dua (2) pasang kasut.
• Menyediakan tempat khas bagi bakul sampah yang diseragamkan.
• Lantai, dinding dan siling ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada
dalam keadaan bersih.

3. PENGURUSAN LACI ALAT TULIS
• Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang
laci adalah seperti berikut :-
 Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dikhaskan
penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas
mengikut kreativit pegawai/zon.
 Laci tengah dilabelkan DOKUMEN RASMI bagi menempatkan
dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
 Laci bawah dilabelkan PERIBADI digunakan untuk
menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan,
dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
• Jika bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang/lebih)
maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian
pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.
4. PENGURUSAN DOKUMEN
• Fail-fail aktif disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
• Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam
kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
• Format pelabelan fail adalah seperti berikut :-
 Tetulang fail mengandungi :-

i. Nombor fail
ii. Logo EKSA JPN Perlis
iii. Tajuk Fail
iv. Singkatan nama jabatan/sektor/unit
v. Nombor susunan fail
vi. Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label
mengikut kesesuaian fail.
 Muka depan fail mengandungi :-
i. Logo Jata Negara
ii. Tajuk fail
iii. Nama Jabatan / Unit.
iv. Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label
mengikut kesesuaian fail.
5. BILIK/RUANG PENYIMPANAN FAIL
• Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007
(Panduan Pengurusan Pejabat)
 Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan
dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
 Bilik/ruang penyimpanan fail berada dalam keadaan bersih
(lantai, dinding dan siling), tidak berdebu, tersusun dan kemas.
 Kabinet fail perlu dilabelkan mengikut jenis dokumen dan
nombor indeks/rujukan.
 Susun atur fail adalah seperti berikut :-

i. Senarai indeks dan nombor fail disediakan.
ii. Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas dan
mudah dilihat.
iii. Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah
diperolehi/disimpan dengan teknik susunan yang berkesan
bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat
(Contoh: 30 saat untuk setiap fail).
iv. Fail yang disimpan dalam kabinet perlu disusun secara
berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan
nombor rujukan menghala ke hadapan. Ianya perlu
disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan
nombor siri fail.
v. Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas
digunakan sebelum tamat waktu bekerja.
vi. Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu
diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang
digunakan atau fail aktif/tidak aktif/fail yang perlu ditutup.
(Contoh, Kad Daftar Pengguna dan Kad Keluar Masuk
Fail)
vii. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di
dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail
terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet.
• Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat
dipamerkan.
• Etika dan peraturan penggunaan bilik/ruang penyimpanan fail
dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.
• Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan
ditentukan tempat khas.
• Kawalan serangga/haiwan perosak/pest control dilaksanakan secara
berjadual.

• Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi menguruskan bilik fail.
6. BILIK STOR
• Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih (lantai, dinding dan siling)
dan kemas.
• Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan
dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
• Sudut informasi seperti Tatacara Permohonan Barang boleh
diwujudkan adan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
• Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan dengan jelas.
• Stok disusun mengikut tanda/label.abjad yang bersesuaian mengikut
tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan
untuk kegunaan kaedah “First-In-First-Out (FIFO)”. (*Penanda Aras
Minima).
• Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
• Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin, peralatan disusun dengan
teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
• Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan
troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

• Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk
kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa.
• Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi
memudahkan urusan merekod keluar masuk.(Menyediakan Kew PS
yang kemaskini).
• Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan
berkeadaan baik ditempatkan di stor.
• Kawalan serangga/haiwan perosak/pest control dilaksanakan secara
berjadual.
• Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi menguruskan stor.
7. BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN
• Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam keadaan bersih
(lantai, dinding dan siling) dan kemas.
• Gambar pemimpin tertinggi negara/negeri disediakan.
• Visi dan misi jabatan disediakan.
• Pelan bilik mesyuarat disediakan.
• Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan
sentiasa dalam keadaan sempurna boleh digunakan.

• Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara
berkala.
• Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.
• Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik
mesyuarat. (contohnya, penggunaan papan tanda/slot in board).
• Papan putih/white board dibersihkan selepas mesyuarat selesai.
• Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam
diletakkan ditempat yang disediakan.
• Barang-barang elektronik seperti LCD projektor, mikrofon dan suis
ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.
• Etika dan peraturan penggunaan bilik mesyuarat/bilik perbincangan
• Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.
8. MAKMAL KOMPUTER/BILIK LATIHAN
• Makmal komputer/bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih
(lantai, dinding dan siling) dan kemas.
• Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara
berkala.

• Peralatan/kemudahan dalam makmal komputer/bilik latihan sentiasa
dalam keadaan sempurna boleh digunakan.
• Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.
• Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black
tape/cabel casing conduit.
• Maklumat berkaitan latihan dipamerkan di pintu masuk makmal
komputer/bilik latihan. (contohnya, Kursus Pengendalian Stress).
• Papan putih/white board dibersihkan selepas latihan selesai.
• Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam
diletakkan ditempat yang disediakan.
• Barang-barang elektronik seperti LCD projektor, mikrofon dan suis
ditutup sebelum meninggalkan makmal komputer/bilik latihan.
• Etika dan peraturan penggunaan makmal komputer/bilik latihan
kekemasan makmal komputer/bilik latihan.

9. RUANG KERJA TERPERINGKAT
• Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan
Kerja Larangan.
• Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih (lantai, dinding
dan siling), tidak berdebu dan selesa.
• Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan
dalam peraturan keselamatan).
• Bilik Server/terperingkat tidak perlu dilabelkan nama bilik.
• Bilik Server/terperingkat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.
• Pengawai yang bertanggungjawab perlu dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi
hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

10. LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN BILIK PENGARAH
• Persekitaran lobi utama/ruang hadapan bilik Pengarah sentiasa bersih,
kemas dan ceria dan selaras dengan imej korporat.
• Mempamerkan maklumat korporat berkaitan jabatan yang terkini
seperti visi, misi, maklumat pengurusan atasan, moto dan piagam
pelanggan.
• Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan
seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang laluan.
• Menyediakan perkara-perkara berikut :-
 Buku Kedatangan Pelawat.
 Direktori Pegawai.
 Sudut Informasi untuk pelanggan.
• Hiasan bersesuaian dengan imej korporat.
kekemasan ruang lobi utama/ruang hadapan bilik Pengarah.
11. KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN/RUANG MENUNGGU
• Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun.
• Menyediakan perkara-perkara berikut :-
 Direktori warga jabatan.
 Borang maklum balas pelanggan.
 Borang-borang/brosur berkaitan.

 Bahan bacaan informas.i
 Info mengenai jabatan/piagam pelanggan.
 Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada).
• Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran
yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
• Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
• Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/tetamu luar.
• Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan
teratur dan berada dalam keadaan baik.
• Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih (lantai, dinding dan
siling) kemas dan ceria.
• Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan
yang mudah dilihat.
• Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.
kekemasan khidmat pelanggan/ruang menunggu
12. LALUAN UTAMA/KORIDOR

• Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas,
bersih dan teratur.
• Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.
13. SURAU
• Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat berwuduk)
perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
baik.
• Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk
keselesaan ramai.
• Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas.
• Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan SURAU.
• Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan.
• Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari /
kabinet / rak yang disediakan.
• Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau dengan jelas.
• Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.

• Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.
• Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.
• Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan
suasana yang sentiasa segar.
• Jam dinding disediakan untuk panduan.
• Tidur di dalam surau adalah TIDAK dibenarkan. Tanda amaran
larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.
• Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau, sistem inventori
dan penyelenggaraan perlu dibuat.
• Etika dan peraturan penggunaan surau dipaparkan dengan jelas dan
mudah difahami.
kekemasan surau.
14. PANTRI
• Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih (lantai, dinding dan
siling), kemas serta bebas daripada sebarang serangga/haiwan
perosak dan bau yang tidak menyenangkan.
• Semua peralatab/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan
teratur setelah digunakan.

• Perkakas/alatan yang disimpan di dalam cabinet/almari/rak dilabelkan
dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.
• Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang
mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.
• Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.
• Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa
makanan.
• Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.
• Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam
bekas bertutup.
• Tong sampah disediakan dan ditutup.
• Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.
• Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan pantri.

15. TANDAS
• Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.
• Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam
tandas:-
 Bekas sampah.
 Mesin penyembur pewangi.
 Cecair pencuci.
 Kertas tisu
• Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan
pintu utama.
• Siling dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak
bersawang.
• Semua lampu berfungsi dengan baik.
• Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap
dengan penyelak dan penyangkut pakaian.
• Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
selamat.

• Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing
system berfungsi dengan sempurna.
• Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan
sempurna.
• Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi
dengan sempurna.
• Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.
• Bekas sabun berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun.
• Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan.
• Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang
menyenangkan.
• Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan baik.
• Jika tempat mengambil wuduk diturut disediakan, pastikan ianya
sentiasa bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik.
• Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan bersih,
baik dan berfungsi.
• Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan
pada pintu bilik air.

• Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi
pengesahan kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat
setiap hari.
• Pengawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan kebersihan
tandas.
16. HIASAN DALAMAN
• Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk
diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan
dan kesihatan pekerja.
• Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi
tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh,
Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya).
• Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.
• Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak
digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi
mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet serta
kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.
• Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium
dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan,
penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.
• Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun,
menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan
pekerja

Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil bagi menjamin keselamatan
persekitaran JPN Perlis adalah seperti berikut :-
1. PELAN TINDAKAN KECEMASAN
• Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi :-
 Arahan Keselamatan
 Latihan Pengungsian Bangunan/Fire-Drill
 Tanda Amaran
 Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
 Tanda arahan laluan kecemasan
• Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas
(Contoh, DILARANG MEROKOK, tanda KELUAR dan AWAS).
2. PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN
• Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:-
 Penyelenggaraan secara berkala dengan memastikan tarikh
luput sentiasa dikemaskini.
 Mempunyai tatacara penggunaan
 Berkeadaan bersih
KESELAMATAN PERSEKITARAN

 Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
 Disediakan ownership/pegawai yang selia beserta nombor
telefon pegawai yang berkaitan
3. PENDAWAIAN/KABEL
• Memastikan pendawaian elektrik/ telefon/ kabel/ komputer/ mesin/
peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.
• Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang
digunakan.
4. LAMPU DAN SOKET
• Pelan lampu/suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah
difahami.
• Semua lampu perlu berada dalam keadaan bersih dan berfungsi
dengan baik.
• Semua soket elektrik berfungsi dengan baik.
• Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk
pembaikan segera perlu diambil.

5. LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM
• Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang
diletak di sepanjang laluan.
• Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)
disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang
laluan.
• Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun
dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan.
• Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
• Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.
6. TEMPAT MELETAK KENDERAAN
• Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk warga JPN
Perlis, pelawat dan Orang Kurang Upaya (OKU).
• Meletak kenderaan secara mengundur disemua petak letak kenderaan.
• Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.
• Menyediakan tunjuk arah laluan kepada pelawat yang jelas.
7. LAMPU KAWASAN PERSEKITARAN

• Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik, selamat dan
bersih.
• Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.
• Memastikan lampu pagar dan lampu karidor berfungsi dengan
pencahayaan yang terang.
8. PENGURUSAN KUNCI
• Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara
keselamatan.
• Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang
selamat.
• Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh
pegawai bertanggungjawab.
• Menyediakan buku log peminjaman kunci dan kemaskini.
• Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi menyokong kempen guna
semula, kitar semula dan penjimatan.
• Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh
seperti :-
KONSEP GO GREEN

 Notis/arahan penjimatan tenaga
 Penggunaan lampu/peralatan save energy
 Penetapan suhu optimum
 Penjimatan kertas
 Penjimatan air
 Kempen hijau
• Melaksanakan program kitar semula.
• Menyediakan analisis penjimatan seperti :
 Kos
 Masa
 Tenaga pekerja
 Ruang
1 DARI SEGI PENAMPILAN DIRI DAN IMEJ
• Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara
berpakaian, dandanan, fesyen rambut yang normal dan kemas serta
kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan.
2 PERHUBUNGAN DENGAN RAKAN SEJAWAT
• Usaha bersama/kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti,
mesyuarat dan sebagainya dapat diamalkan.
KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

3 PERHUBUNGAN DENGAN PELANGGAN
• Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan
senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia
membantu.
4 KECEKAPAN DAN KEMAHIRAN DALAM MELAKSANAKAN TUGAS
• Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen
yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan
tugas hakiki dan berinisiatif dapat dipamerkan.
Secara keseluruhannya, garis panduan ini diharapkan dapat membantu warga JPN
Perlis untuk melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui
pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya secara berterusan sehingga menjadi
suatu amalan budaya yang cemerlang.
PENUTUP

Buku garis-panduan-perlaksanaan-eksa-jpn-perlis

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Buku garis-panduan-perlaksanaan-eksa-jpn-perlis

Ähnlich wie Buku garis-panduan-perlaksanaan-eksa-jpn-perlis (20)

Mehr von Shahrul Ikhwan

Mehr von Shahrul Ikhwan (17)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (11)

Buku garis-panduan-perlaksanaan-eksa-jpn-perlis