O documento descreve o processo de entrega de intercâmbios da AIESEC, incluindo: (1) o IPS, um seminário para alinhar expectativas dos trainees antes do início da experiência; (2) o primeiro dia de trabalho, para garantir alinhamentos com a empresa; e (3) encontros periódicos ao longo da experiência para acompanhar o desenvolvimento dos trainees.
3. O que é IPS?
O IPS (Incoming Preparation Seminar) é o primeiro encontro do
trainee com a AIESEC antes do início da sua experiência na empresa. Tem
como principal objetivo alinhar informações e expectativas com o trainee,
onde o mesmo revisita seus objetivos, compreende o contexto em que ele
está, o impacto que ele terá, necessidades e suporte logístico e informações
sobre o ambiente cultural e a cidade.
Mensuráveis do IPS:
% EPs attending IPS
Satisfaction survey results
NPS
4. Agenda
• About AIESEC
• Alinhamentos gerais
• Possíveis problemas e como resolvê-los
• Good Cases e Bad Cases
• Curva de XP
• Apresentação cultural da cidade/país
• Dicas sobre a cidade
Sugestão de Duração: 1 tarde ou 1 dia a
depender da quantidade de trainees
5. • Explicar para o Trainee o que é a AIESEC, por que
fazemos o que fazemos, quem somos, estrutura
geral(responsáveis por Delivery, Finanças e
possíveis cargos que o Trainee terá contato) .
About AIESEC
• Quais são os objetivos pessoais do Trainee, o que ele
deseja desenvolver e como ele pode relacionar isso com a
AIESEC.
• Fazer uma dinâmica para captar expectativas de
desenvolvimento. Ex: dinâmica da carta.
• Entender o por quê de ter escolhido o Brasil e a cidade.
• Como o Trainee enxerga o Brasil ; momento para
coletar/quebrar mindsets.
Alinhamentos
gerais
• Nessa parte, perguntamos quais são os principais receios
do Trainee.
• A orientação deve ser feita a partir disso, mencionando
também pontos básicos como segurança, transporte
público, etc (isso varia de acordo com a cidade).
• ATENÇÃO: cuidado para não assustar o Trainee com
problemas que não sejam tão relevantes no momento.
Possíveis problemas
e como resolver
6. • É importante nessa etapa mostrar algumas
dificuldades enfrentadas por Trainees no começo da
experiência e qual a percepção deles.
• DICA: gravar vídeos dos próprios Trainees passando
seus depoimentos.
Good
cases/Bad cases
• Apresentar a Culture Adaptation Curve.Curva da XP
• Fazer uma apresentação apresentação as diferentes
regiões do país e características do estado e da cdade
onde o intercambista irá ficar. Trazer informações
básicas sobre geografia, história e economia e mostrar
a diversidade existente no Brasil e quebrar alguns
esteriótipos.
Apresentação
cultural da
cidade/país
• Fazer um booklet com dicas da cidade. Os principais
pontos do booklet são pontos turísticos, custos de
vida, meios de locomoção (recomendar aplicativos),
clima, curiosidades, o que fazer.
Dicas sobre a
cidade
8. Gerais
No primeiro dia de trabalho é essencial o
acompanhamento de um membro de
Delivery para garantir alinhamentos iniciais
e de acompanhamento da experiência de
intercâmbio que será entregue pela AIESEC
em parceria com a empresa.
9. Pauta
• Suporte dentro da empresa
• Alinhamento de responsabilidades
• Apresentação de timeline de legalização +
LEAD
• Flow de pagamento 7
10. Suporte dentro da empresa
• Como se dará o processo de treinamento do
trainee?
• Quem será a pessoa responsável pelo
acompanhamento de atividades do trainee
dentro da empresa?
• Como se dará acompanhamento da AIESEC
durante a experiência de intercâmbio.
• 3 primeiros meses de adaptação do trainee
com a rotina da empresa (puxar empatia).
11. Alinhamento de responsabilidades
RESPONSABILIDADES INTERCAMBISTA EMPRESA AIESEC
Preenchimento da Avaliação do
Programa de Intercâmbio
Moradia para o intercambista
Preparação cultural para
intercambista
Acompanhamento do intercâmbio
e suporte em caso de problemas
físicos ou legais
Suporte das atividades
desenvolvidas pelo intercambista
Pagamento da Bolsa-auxílio mensal
MoS claras para o intercâmbio
Alinhamento de expectativas
12. Apresentação de timeline de
legalização + LEAD
• Apresentar para o responsável da empresa
a timeline completa de legalização do
trainee na cidade:
– Ida a DELEMIG para solicitação do RNE
– Ida à Polícia Federal para registro oficial e
coletar digitais do RNE
– Ida aos Correios e Receita Federal para CPF
– Ida ao Banco para abertura de conta
13. Apresentação de timeline de
legalização + LEAD
• Apresentar para o responsável da empresa
a timeline completa de acompanhamento
com a empresa:
– 1º dia de trabalho
– 15 dias de trabalho
– 30 dias de trabalho
– Mensal
14. Flow de pagamento
• Como se dará o pagamento da Bolsa-
auxílio do trainee?
• Quem será o responsável final na empresa
por efetuar o pagamento mensal?
• Envio do boleto com 5 dias úteis para o
vencimento.
• Acordar a data de pagamento mensal.
• Alinhamento final da taxa de manutenção
+ Bolsa-auxílio do trainee.
16. Pauta
• Foi feita a OPS do sending comitee? Comente
Analisar o entendimento de AIESEC do trainee. Caso OGX
não estiver representando, precisaremos focar na cultura
de AIESEC do trainee.
• Avaliação do suporte do local comitee:
• Quanto tempo você levou para oficializar o Matching
desde o início da negociação?
Analisar a agilidade do processo.
• Você recebeu alinhamento de expectativas? Elas foram
cumpridas?
Saber se o que foi prometido no momento do alinhamento
foi cumprido.
17. • Você recebeu os documentos para visto? (caso
aplicável)
• Você recebeu pick up no aeroporto?
• O local comitee encontrou host?
• Você recebeu acompanhamento no primeiro dia
de trabalho?
• Como foi a recepção da empresa?
• Você recebeu capacitação e treinamento da
empresa?
Analisar se a empresa precisa de um tracking maior
da AIESEC para garantir boa experiência
profissional para o trainee.
Pauta
19. Retomar proposta de valor do intercâmbio
Propósito do trainee.
Fazer diferença na sociedade.
Desenvolver liderança.
20. Situação atual
• Como foi suporte da AIESEC? Você acredita que AIESEC esteve presente no primeiro mes de sua
experiência?
( Análise crítica do suporte e feedback)
• Como está sendo o trabalho desenvolvido na empresa?
(JD, recepção,choque cultura na rotina de trabalho)
• Como está a adaptação a cidade?
( Choque cultural)
• Principais dificuldades encontradas?
( Análise crítica da experiência como um todo)
• Como é seu relacionamento com outros trainees?
(interação)
• De 0 a 10, que nota você daria para sua experiência de AIESEC?
• Você tem algum outro feedback para AIESEC?
21. Next steps
Follow up mensal.
Encontro presencial a cada 3 ou 4 meses ou
delegar a um membro.
23. Três primeiros meses
É esperado que nos três primeiros meses o
trainee tenha alinhado os seguintes pontos:
- IPS
- 1st day com a empresa e alinhamento de expectativas
- LEAD individual
- Todos os dados canalizados no PODIO
- Conceito de Liderança
25. Integração
Primeiro ponto: o trainee deve ser tratado como um
membro do CL – todo cuidado e atenção!
Continuar com o Management Account: dividir
trainees ou empresas para um manager; isso se dá conforme
o número de trainees em uma empresa ou no CL .
O manager é responsável pelo acompanhamento
da experiência do trainee, envolvendo tanto aspectos
profissionais (relacionamento com o gestor, pagamentos,
desenvolvimento de habilidades técnicas, andamento do
projeto, etc.), quanto aspectos pessoais (relacionamento com
pessoas, CL, outros intercambistas, dificuldades,
convivências de moradia, etc.).
Pontos do LDM: self-awareness, world citizen, solution
driven
26. Como fazer?
- Convites para eventos de outras áreas/ Reuniões Gerais/
Conferências locais/ confraternizações;
- Envio e recebimento de reports para a empresa;
- Calendário do CL com datas úteis do que vai acontecer no mês;
- Newsletter com possíveis atividades para o trainee participar (CL e
cidade) todo inicio de mês;
- Criar um espaço no CL para o trainee expor habilidades aprendidas
no intercâmbio ou curiosidades de sua cultura/formação (workshop,
relatos, progressos, etc.)
27. 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 mes 6 mes
7 mes 8 mes 9 mes 10 mes 11 mes 12 mes
O Processo de integração deve ser feita desde o inicio da experiencia até o final,
para garantirmos que durante a experiencia o trainee não deixe de lado o seu
propósito.
Quando?
28. Follow ups mensais?
Para poder mensurar a experiencia do
intercambista, e por ser parte do requisito de
auditoria, o follow up é feito mensalmente,
podendo ser feito via email ou manualmente.
O Follow up deve constar perguntas de cómo
esta sendo a avaliação, e reforçar o suporte da
AIESEC.
29. Como?
- Manualmente
- Via e-mail
Conteúdo:
Como você esta?
Como esta sendo sua experiencia?
Como você avalia o suporte da AIESEC?
Entre muitas outras perguntas.
30. 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 mes 6 mes
7 mes 8 mes 9 mes 10 mes 11 mes 12 mes
O Follow up como foi dito, deve ser feito de forma mensal, e os dados
coletados guardados e analisados.
Quando?
31. Family connection?
Devido à distância e ao tempo do
intercâmbio, naturalmente o trainee sentirá falta de
um ambiente familiarizado no qual ele se sinta
confortável. O family connection serve para
amenizar essa falta para que ele se sinta de superar
trazer um video, ou uma carta, ou uma foto para o
intercambista.
Pontos desenvolvidos: Self-awareness, World
Citizen.
32. Como?
-Receber uma Carta dos familiares;
-Receber um video dos familiares;
Conteúdo: como esta a situação da familia, a
valorização da familia perante a experiencia dele,
o que tem de novidades, um depoimento de um
amigo muito querido, entre outros.
33. 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 mes 6 mes
7 mes 8 mes 9 mes 10 mes 11 mes 12 mes
Momento escolhido para um momento de reflexão com o
passado, presente e o futuro.
Quando?
34. Realinhamento de expectativas
A partir dos dados coletados na conversa de
alinhamento ocorridas no primeiro dia, apresentar
uma curva de desenvolvimento ( a partir dos
dados do tracking) dos pontos que ele esta
alcançando e dos que ele não esta alcançando, e
fazer um realinhamento de expectativas.
Pontos de desenvolvimento: Solution driven,
self awareness, empowering others.
35. Como?
Apresentar pontos reflectivos (coach)
Quais as dificuldades que você esta tendo para
alcançar esse objetivo?
Se esse objetivo ainda faz sentido para você?
Quais os recursos você precisa?
Quem/qual apoio você precisa?
36. Quando?
1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 mes 6 mes
7 mes 8 mes 9 mes 10 mes 11 mes 12 mes
Realinhamento deve ser feito a cada três meses para a empresa e o
Trainee se sentirem contemplados com o serviço da AIESEC.
37. Showcase ?
É importante que toda experiencia entregue
pelo CL seja registrada para que se tenha uma gestão
de informação efetiva. Dessa forma, futuros membros
e Eps poderao ter acesso ao historico da area e das
experiencias que foram geradas.
Pontos de desenvolvimento: Self awareness,
global citizen e empowering others.
38. Como?
Registro escrito das experiencias (storytellling)
Coletar fotos
Coletar depoimento:
Do trainee;
Dos colegas de trabalho;
Dos membros da AIESEC.
39. Quando?
1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 mes 6 mes
7 mes 8 mes 9 mes 10 mes 11 mes 12 mes
Por estar no final da experiência, os dados/informações coletadas
devem ser compilados e guardados para serem usados futuramente.
