Företagsledningar måste kontinuerligt kunna bedöma, omvärdera och samtidigt förbereda sig på olika situationer. Hur behålla fokus på nuet och samtidigt planerar för nästa kvartal, år och ännu längre framåt i tiden? Kom och lyssna till Annelie Hedegård, Redovisningschef på Kinnarps AB och hur de har automatiserat den finansiella rapporteringen och prognostiseringen och fått större koll och mer tid till analys och strategiskt tänk.

1. Kinnarps Group
Martin Nyström, controller

2. Företaget
Ett globalt varumärke
> Nummer ett i Skandinavien och Europas näst största leverantör av
kontorsinredning med ca 500 säljställen i Europa
> Representerade i ca 40 länder över hela världen
> Den sammantagna omsättningen beräknas till 4,5 Miljarder SEK.
Ca 2 700 anställda, huvudkontor i Kinnarp, Sverige

3. Företaget
Ett familjeägt företag
> Kinnarps grundades 1942 av Evy och Jarl Andersson
> En stark företagskultur präglad av kreativitet, ödmjukhet och förnuft
> Helhetserbjudande som fokuserar på kundens behov

4. Koncernen
Kinnarps Holding AB
VD/Koncernchef
Henry Jarlsson
Kinnarps AB
VD/Koncernchef
Henry Jarlsson
Vice VD/Koncernchef
Per-Arne Andersson
Materia Group AB Kinnarps Production AB Kinnarps GmbH
VD VD VD Säljande dotterbolag
Lars Bülow Henry Jarlsson tf Per-Arne Andersson
Kinnarps Kinnarps Kinnarps
Materia AB Kinnarp Minden
Belgien Polen Storbritannien
Skandiform Kinnarps Kinnarps Kinnarps
Jönköping Worms
AB Danmark Rumänien Tjeckien
NC Nordic Kinnarps Kinnarps Kinnarps
Skillingaryd Dotterbolag
Care AB Frankrike Ryssland Tyskland
Agenter
Kinnarps Kinnarps Kinnarps
Italien Schweiz Ungern
Kinnarps Kinnarps Kinnarps
Norge Slovakien Ukraina
Kinnarps Sverige – 9 säljande dotterbolag

5. TM1
Bakgrund till projektet
> Månatlig uppföljning av utfall och budget
> Cirka 40 bolag i Europa
> Säljbolag och produktionsbolag
> Olika ekonomisystem
> Olika kontoplaner
> Budgetmallar i Excel
> Manuell sammanställning och verifiering av data
> För lite tid till analys

6. Definition av önskade förbättringar/resultat
> Lägga mindre tid på att ”skyffla siffror”
> Säkra kvalitén på siffrorna i den konsoliderade redovisningen
> Få en snabbare process genom rapportering direkt vid ”källan”
> Kunna underlätta valutaomräkningar
> Presentera budget och utfall månadsvis
> Ha möjlighet att simulera olika scenarios i budgeteringsprocessen

7. Planering, design och byggnation
> Cognos Planning (TM1) motsvarade våra önskemål
> Införde en gemensam plattform till budgetåret 2010/2011
> Projektstart januari 2010
> Processen byggde på befintliga budgetmallar och en operativ struktur
> Resultatbudget och utfall med möjlighet att hantera valutor
> Teknisk byggnation av konsulter från Addedo och IBM
> Flöden och mappning av oss
> Avgränsning under planeringsfasen – ej inkludera ett pågående
nyförvärv i Tyskland

8. Test och implementation
> Kontinuerliga tester
> Räkenskapsåret 2008/2009 användes som referens
> Utbildningsdokumentation togs fram (eng)
> Utbildning med rapportörer via webb
> Skarp inrapportering av budget i maj/juni 2010

9. > Skärmdump som visar strukturen för
resultatbudgeten för svenska säljande dotterbolag.
Denna är en av fyra versioner av resultatrapporter
som vi använder beroende på olika förutsättningar
bland bolagen.
> I denna vy visas budget för samtliga månader och
en summering av ”Total Year”. Rapportören har
möjlighet att exempelvis lägga ut utfall intill budget,
föregående års budget eller att exempelvis visa
september till januari.
> Förutom fyra olika P&L så finns även flikarna
(kuberna):
> Employees – antal anställda i olika kategorier
> Balance Sheet
> Commentary – kub där rapportören kan lämna
kommentarer till de rapporterade siffrorna

10. > I detta exempel visas samma P&L som i
föregående bild. Här har vi gjort avgränsning på
perioden från september till november; samt lagt
ut både utfall och budget.
> Istället för att ha kvar Total Year som summering
så har användaren gjort en egen summering på
enbart dessa tre månader.

11. > Här är vi inne i TM1 Web och tittar på en konsoliderad P&L för
hela koncernen.
> I exemplet har organisationen lagts i kolumnerna under
månader (här syns summeringen i form av Total Year). Detta
gör att man kan se det konsoliderade resultatet för hela
gruppen och därefter uppdelat i summeringar för respektive
operativ verksamhetsdel som vi specificerat.
> Här kan man även välja att redovisa siffrorna i koncernvaluta
eller lokal valuta.

12. Resurser och erfarenheter
Erfarenheter
> 600 konsulttimmar
> 1000-1200 timmar egen tid
> Kravspecifikation och avgränsningar viktigt
> Tydlig kommunikation avgörande
> Utskrifter

13. Vinster efter införandet
Erfarenheter
> Säkra på att konsoliderade siffror stämmer
> Månadsvis uppföljning möjlig
> Tid för analys
> Större delaktighet från koncernbolagen
> TM1 har mottagits mycket väl av koncernledningen

14. Vidareutveckling
> Kinnarps GmbH (Samas)
> Forecastfunktionalitet
> Fördjupad budget på lokal nivå

15. Tack
martin.nystrom@kinnarps.se