Het Nieuwe Communiceren, interne communicatie bij Het Nieuwe Werken. Tijd- en plaats ongebonden werken heeft gevolgen voor kennis delen en binding. Wat kan interne communicatie bijdragen om die kennisuitwisseling te bevorderen?

1. 1

2. 2
Onderwerpen
1. Context: de nieuwe collega
2. Nieuw werken: de 3 B’s
3. Nieuw communiceren: de 3 D’s

3. 3
De nieuwe interne (en externe)
communicatiegroep
1. Context

4. 4
De online generatie Z

5. 5
Verwachtingen van Z- medewerkers
Bron: Gary Hamel
1. Alle ideeën zijn gelijkwaardig, je bijdrage is
belangrijker dan je CV.
2. Hiërarchie is het resultaat van een proces, managers
ondersteunen.
3. Taken kies je zelf, teams zijn zelfsturend.
4. Intrinsiek belonen werkt het beste.
5. Macht komt uit het delen van informatie, meningen
worden gedeeld.
6. Gebruikers kunnen hun veto uitspreken.

6. 6
Gemiddeld kijken we 150x
per dag op de smartphone
Maak intranet responsive,
met korte teksten en veel
beeld

7. 7
Er komen steeds meer nieuwe
werkrelaties (denk ook aan Uber).
De flexibele schil wordt steeds dikker
Geen familie, maar
extended family
Zorg dat iedereen in kan
loggen, ook de tijdelijke
krachten

8. 8
Mensen willen invloed
Medewerkers en stakeholders willen
betrokken worden. Giet plannen niet in
beton. Laat los
Creëer ruimte voor
participatie

9. 9
collega’s zijn de meest
betrouwbare communicatoren
Biedt ruimte aan
eigen video’s
(Boss free TV)

10. 10
De rol van specialisten interne
communicatie verandert.
Leer los te laten

11. 11
“de IC-adviseur helpt de
organisatie van een
‘production company’ een
‘conversation company’ te
worden”.
(naar S. Van Belleghem)

12. 12
Samenvattend
Regel een digitaal responsive
platform
Communiceer met de extended
family
Dialoog en participatie: Boss free
content
Laat los

13. 13
2. Het Nieuwe
Werken
Bezuiniging of
filosofie?

14. 14
Volgt de inrichting
op de mensen?
Of moeten de mensen
zich aanpassen aan
de inrichting?

15. 15
Het Nieuwe Werken;
maakt niet uit
waar, wanneer en met wie je
werkt.
Door te netwerken komt
alles samen

16. 16

17. 17
OESO 2015:
Belgen en Nederlanders hebben
een relaxte werkweek

18. 18
6uur is het aantal uren dat
Nederlanders gemiddeld per week
thuis werkenBron: Witteman en Cleen, Volkskrant 27-11-2013

19. 19
70%van de hoger opgeleiden kunnen zelf
hun werktijden bepalen, tegen 37%
van de lager opgeleiden.

20. 20
Intensiteit HNW
iedereen voorlopers bij uitzondering
Je komt wanneer je
wilt
Vaste
thuiswerkdagen
Indien nodig
thuiswerken
Output sturing Aangeven wat je
waar doet
Op kantoor
BYO Smartphone en
laptop
Desktop en vaste
telefoon
Activiteit gebonden
werkplek
Flexplek Vaste plek
Informatie in de
Cloud
Informatie op server Informatie op
desktop
Ontwikkeling
bottom-up
Gefaseerd a.h.v.
pilots
Strak project

21. 21
Gevolgen HNW voor IC
§ Je ziet collega’s waar je direct mee werkt niet op de werkplek
§ Minder ‘toevallige’ ontmoetingen
§ Baas kan niet over je schouder meekijken
§ Wij-gevoel kan afnemen
Ergo:
§ Meer communicatie via systemen nodig
§ Overdracht en co-creatie moet bewust worden geregeld
§ Gezelligheid moet worden ingepland

22. 22
3b’s

23. 23
Q
!
C
;

24. 24
Bricks
!

25. 25

26. 26
Bricks
§ Niet flexen om het flexen
§ Maak werkplekken die passen bij het werk
§ Creëer Projectkamers
§ Regel een wekelijkse kantoordag

27. 27
Bytes
;

28. 28
Welkom in The Cloud

29. 29
Bytes
§ Alles mobiel
§ Een keer inloggen
§ Werk in de cloud
§ BYO of iedereen het zelfde systeem?

30. 30
“Intranet is een platform om met
elkaar in contact te komen en
samen te werken,
het is niet een uiting van
bureaucratie”.

31. 31
Behaviour
C

32. 32
Behaviour
§ Outputsturing
§ Kleine virtuele teams
§ Ruimte en tijd voor kennis delen
§ Houd het sociaal

33. 33
3. drie d’s

34. 34
doel,
delen &
(digitale)
dialoog

35. 35
Doelen duiden
F

36. 36
Geef aandacht aan het brede
verhaal: wat zijn de doelen van de
organisatie en hoe draagt iedereen
daar aan bij

37. Compelling
story
Case: Belastingdienst
37

38. 38
OUTPUT-GESPREK
Gesprek met collega’s,
manager of interne
opdrachtgever over
output

39. 39
GESPREKSCYCLUS
Tussen medewerker
en manager.
360 graden

40. 40
Delen
"

41. 41
It’s not about reading
the best documents,
but about finding
the right contact person

42. 42
1
MEEST GELEZEN
Geef duiding door
meest gelezen, en
gerelateerde
berichten aan te
geven.

43. 43
SCRUM OF TEAMOVERLEG
Bijeenkomsten met (virtuele) teams.
Op de teamsite is al praktische informatie
over planning en inzet uitgewisseld.

44. 44
PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
MINDSHARE
De talenten van
collega’s ontsluiten.
Tags, endorsements
Niet alleen op het
werkgebied, maar
ook op persoonlijke
passies.

45. 45
Brain Space
Kamers met een plek voor ideeën,
brainstormsessies, planningen en reacties.
Gewoon van papier. Op de muur.

46. 46
PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
SOCIAL MASHUP
Een platform waarbij
informatie van
verschillende
(digitale) bronnen bij
elkaar wordt
gebracht.
(Feedly, Flipboard)

47. 47
1000 BLOEMPJES
Laat medewerkers
zelf aangeven op
welke onderwerpen
ze elkaar willen
vinden.
§ XXX

48. 48
MONITOREN
Houd maandelijks bij waar men het
meest over discussieert.
Populairste thema’s
Vraag/-
antwoord
ratio
Meest gelinkte collega’s
2000
vragen
3.500
antwoorden
1.75
ratio
Hans
Anders
Joke Mol
Roel Pims Mo
Driessen Kenneth
Wild

49. 49
PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
PROEFLABS
Een groep start met
trial & error een nieuwe
techniek uit.
Ervaringen worden
online gedeeld op een
platform. Elke maand
vinden kennissessies en
intervisie plaats.

50. 50
#
Dialoog: vakinhoudelijk & sociaal

51. 51
VERBIED E-MAIL
Soms werkt het om
wegen af te sluiten om
mensen nieuwe paden
te laten ontdekken

52. 52
PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
SKYPE
Met de komst van skype en
Google+ is het goed
mogelijk ‘live’ woord en
beeld uit te wisselen
tussen collega’s op
verschillende locaties.

53. 53
§ XXX
ONLINE DIALOOG
Met yammer online
chat of andere
vormen van social
intranet.

54. 54
§ XXX
COMMUNITIES
Groepen die zich
organiseren rond een
thema of werkwijze
die zij interessant
vinden.
Met moderator

55. 55
ONLINE PANEL
In een beperkte
periode wordt in een
groep medewerkers
een thema online
besproken.

56. 56
WONDERWALL
Een groot bord waar
iedereen vragen op kan
stellen of suggesties
kan geven.
Aan het eind van de
week worden alle
vragen beantwoord.
§ XXX

57. 57
B.O.T. SESSIE
De Benen-op-tafel-sessie is
bestemd om meer de
diepte in te gaan.
De sfeer is informeel maar
niet te lief. Collega’s
spreken elkaar aan.
§ XXX

58. 58
WEBINAR
Een mooie vorm om een gesprek te voeren
met medewerkers op verschillende
vestigingen.

59. 59
SAMEN SCHRIJVEN
Met de huidige documentsystemen, zoals
Basecamp, is het makkelijk om met
verschillende collega’s samen een stuk te
schrijven.

60. 60
De “Maslow”-piramide van dialoog,
begin bij de basis
Gesprekscyclus,
Werkoverleg
Speed Room, BOT-sessies,
Wonderwall, Rondje
landelijk, Grote groepen
Pecha Kucha’s, Proeflabs,
Open space
Online dialoog,
Monitoren
Online panel, Communities,
Social Mashup, Mindshare,
Meediscussieren
Webinar, Skype,
Samen schrijven
dialoog digiloog

61. 61
SAMENHANG
Het is slim om te kijken welke vormen goed in de organisatie
zullen werken.
En let op samenhang. Zodat medewerkers weten waar ze welke
dialoog kunnen verwachten.
Waar nodig discussies naar elkaar laten verwijzen.

62. 62
Samenvattend, de 3 d’s
Doel duiden,
en de relatie tussen doelen
Delen van kennis centraal
Dialoog faciliteren

63. 63
Praktische oplossingen
§ Mensen beter vindbaar maken
• Smoelenboek met extra informatie
• Mogelijkheid mensen te taggen en te ‘endorsen’
§ Informatie beter vindbaar maken
• Op (social) intranet: meest gelezen berichten en populairste berichten opnemen
• Goede zoekfunctie
§ Documenten beter vindbaar maken
• Goede zoekfunctie
• Bij documenten status en comments toevoegen
§ Laten wennen aan digitale dialoog
§ Sociaal intranet

64. 64
Wat vraagt het van collega’s
§ De wil om extra informatie op hun profiel te zetten
§ Bereid zijn dat ze endorsed worden en anderen endorsen
§ Informatie willen liken en van commentaar voorzien
§ Documenten van meta-informatie voorzien (taggen)
§ Niet meer emailen, maar werken in de cloud

65. 65
MEER WETEN?
www.huibkoeleman.nl
Of lees verder in mijn boeken
“Interne communicatie bij
verandering” of “Social Media
voor interne communicatie,
twitteren op je werk”.
De foto’s zijn gemaakt door Monique
Koeleman, Gijs Mol en ondergetekende.

66. 66
DELEN
Vond je deze presentatie
bruikbaar? Deel hem dan met
anderen via twitter, facebook,
linked-in, pinterest of andere
social media.
Of volg me op
twitter: @huibkoeleman, of
facebook:/Verandercommunicatie
Dank, Huib Koeleman