Faktor-faktor ketidakhadiran kakitangan dalam organisasi.

1. TAJUK FAKTOR UTAMA KETIDAKHADIRAN KAKITANGAN DAN
STRATEGI KREATIF UNTUK MENGURANGKAN MASALAH
PENULIS FARAH HANANI BT MEGAT GHAZALI
TARIKH 7 DISEMBER 2014
FAKULTI OUM BUSINESS SCHOOL

2. ISI KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN.........................................................................................................1
1.1 Konsep Kemahiran Berfikir .............................................................................1
1.2 Alat-Alat Berfikir ............................................................................................2
1.2.1 PMI: Plus, Minus, Interesting ..............................................................2
1.2.2 CAF: Consider All Factors ..................................................................2
1.2.3 C&S: Consequence and Sequel ............................................................2
1.2.4 AGO: Aims, Goals, Objectives .............................................................2
1.2.5 FIP: First Important Priorities .............................................................2
1.2.6 APC: Alternatives, Possibilities, Choices .............................................3
1.2.7 OPV: Other People’s Views..................................................................3
1.3 Penyelesaian Masalah ......................................................................................3
1.4 Alat-Alat Penyelesaian Masalah.......................................................................4
1.4.1 Percambahan Minda .............................................................................4
1.4.2 Penanda Aras........................................................................................4
1.4.3 Gambar Rajah Sebab dan Akibat ..........................................................4
1.4.4 Carta Alir .............................................................................................5
1.4.5 Analisis SWOT ....................................................................................5
1.4.6 Matriks Keutamaan ..............................................................................5
2.0 MASALAH KETIDAKHADIRAN KAKITANGAN DALAM ORGANISASI......5
2.1 Faktor-Faktor Ketidakhadiran ..........................................................................6
2.1.1 Masalah Peribadi..................................................................................6
2.1.2 Tekanan................................................................................................7
2.1.3 Kepuasan Kerja ....................................................................................7
2.1.4 Hubungan dan Pengurusan dalam Organisasi........................................8
2.1.5 Persekitaran Kerja ................................................................................9
2.2 Strategi-Strategi Kreatif Mengurangkan Masalah Ketidakhadiran ..................11
2.2.1 Mencipta atau Mengubah Proses atau Sistem......................................11
2.2.2 Menambahbaik Perkara-Perkara Sedia Ada ........................................12
2.2.3 Menemui atau Mendefinisi Semula Konsep ........................................13
3.0 KESIMPULAN .......................................................................................................14
Rujukan ..............................................................................................................................15

3. 1
1.0 PENGENALAN
Berfikir adalah satu kemahiran asas yang mesti dipelajari dan dipertajamkan oleh setiap
manusia. Ia juga merupakan proses semula jadi yang berlaku secara berterusan tanpa
disengajakan dan tanpa paksaan. Fraenkel (1980) menakrifkan berfikir sebagai pembentukan
idea, pembentukan semula pengalaman dan penyusunan maklumat dalam bentuk tertentu.
Manakala Beyer (1984) mendefinisikan berfikir sebagai kebolehan manusia untuk
membentuk konsep, memberi sebab atau membuat penentuan.
1.1 Konsep Kemahiran Berfikir
Kemahiran berfikir manusia adalah berbeza-beza. Hal ini kerana manusia
mempunyai persepsi dan gaya pemikiran mereka yang tersendiri. Menurut
Ainon dan Abdullah (1996), persepsi ialah tafsiran apa yang dilihat oleh mata
manusia. Walaupun dua individu melihat dan dibekalkan dengan maklumat dan
fakta yang sama, mereka mungkin memberi tafsiran yang berbeza dan logik
pemikiran berkaitan perkara yang dilihat juga berlainan. Hal ini seterusnya
membawa kepada tindakan yang berlainan.
Kemahiran berfikir adalah aset penting kepada manusia dalam
menyelesaikan masalah, membuat keputusan ataupun memahami kehendak
pemahaman, dengan melibatkan proses pengolahan operasi mental seperti
membanding dan membezakan, menaakul, merumus, mereka cipta,
mengeluarkan idea-idea dan sebagainya.
Terdapat dua kemahiran asas dalam pemikiran iaitu pemikiran kritikal
dan pemikiran kreatif. Pemikiran kritikal menjurus kepada penelitian dan
pengamatan yang tajam dalam menganalisis masalah. Pemikiran ini juga
bersikap terbuka dan objektif serta cekap menganalisis dan membuat
kesimpulan. Manakala, pemikiran kreatif menjurus kepada kebolehan menjana
penyelesaian dari pelbagai sudut tanpa mengikut peraturan dan prosedur serta
membangunkan pendapat yang membawa kepada penghuraian. Kedua-dua
pemikiran ini penting untuk menyelesaikan masalah.

4. 2
1.2 Alat-Alat Berfikir
Manusia tidak dapat berfikir banyak perkara serentak dalam satu masa kerana
ia boleh menyebabkan kecelaruan dan kekeliruan pada otak. Oleh itu, manusia
memerlukan alat-alat yang boleh memandu mereka dalam proses pemikiran.
Alat-alat yang boleh digunakan untuk berfikir adalah:
1.2.1 PMI (Kebaikan, keburukan, menarik)
PMI ialah alat pemikiran yang mengambil kira apa yang baik, yang
buruk dan yang menarik pada sesuatu perkara. Alat berfikir ini
digunakan supaya manusia tidak berfikir pada satu hala sahaja
sebaliknya meluaskan persepsi pemikiran dengan memikirkan dahulu
sesuatu situasi sebelum membuat sebarang keputusan atau pendapat.
1.2.2 CAF (Pertimbangan semua faktor)
Alat berfikir ini mengambil kira semua faktor penting sebelum
membuat sebarang keputusan bagi mengelak faktor-faktor lain yang
sama pentingnya terlepas pandang.
1.2.3 C&S (Kesan dan akibat kesan)
C&S digunakan untuk meramalkan kesan dan akibat sesuatu keputusan,
perancangan atau ciptaan yang dibuat dan kemungkinan keputusan
yang dibuat adalah berpandukan kesan serta-merta, kesan jangka
pendek, kesan jangka panjang atau kesan jangka sederhana.
1.2.4 AGO (Tujuan, matlamat, objektif)
AGO membantu manusia berfikir secara terfokus supaya ia bertujuan,
bermatlamat dan berobjektif. Ini bertujuan untuk mengelakkan manusia
berfikir tentang perkara-perkara yang tidak berkaitan dengan tujuan
asal.
1.2.5 FIP (Perkara-perkara yang diberi keutamaan)
Alat berfikir ini mengambil kira prioriti. Perkara-perkara penting diberi
keutamaan ataupun dipertimbangkan manakala perkara-perkara yang
tidak penting diketepikan.

5. 1.2.6 APC (Alternatif, kemungkinan, pilihan)
APC menggalakkan manusia berfikir secara kreatif. Alat ini digunakan
untuk mencari penyelesaian, idea atau cara baru dalam melakukan
sesuatu perkara dengan memikirkan beberapa perkara secara serentak
dan melihat perkara yang sama dari sudut pandangan yang berbeza.
1.2.7 OPV (Pandangan orang lain)
OPV digunakan untuk meluaskan pandangan manusia dengan
mengambil kira sudut pandangan atau pendapat orang lain yang terlibat
dengan sesuatu perkara itu secara tepat, bukan secara umum ataupun
samar-samar.
1.3 Penyelesaian Masalah
Masalah berlaku apabila terdapat jurang antara jangkaan dan realiti, iaitu
perbezaan antara keadaan yang sebenar dengan keadaan yang diingini
berkaitan sesuatu benda, perkara, hal atau keadaan (Jauharah, 1995). Masalah
sering dianggap sebagai sesuatu yang negatif walaupun hakikatnya ia
merupakan sumber input yang penting untuk kesihatan otak dan berperanan
untuk meluaskan daya imaginasi manusia.
Konsep penyelesaian masalah termasuk dalam komponen berfikir
secara kritis dan kreatif. Individu yang boleh berfikir secara kreatif dan kritis
berkeupayaan menggunakan minda mereka untuk mencari idea dan langkah-
langkah alternatif bagi mengatasi halangan dan seterusnya mencari jalan
penyelesaian yang terbaik untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.
Terdapat enam langkah dalam penyelesaian masalah iaitu mengenal
pasti dan memahami masalah, menganalisis masalah, menghasilkan jalan
penyelesaian, menilai dan memilih jalan penyelesaian, melaksanakan jalan
penyelesaian serta menilai semula dan memiawaikan jalan penyelesaian.
3

6. 1.4 Alat-Alat Penyelesaian Masalah
Setiap masalah mempunyai jalan penyelesaiannya. Jalan penyelesaian yang
terbaik adalah dengan memikirkan dan mengambil kira kesemua kesan
akibatnya serta memilih langkah yang bijak bagi mengatasi masalah tersebut.
Dalam hal masalah yang rumit dan kompleks, alat-alat penyelesaian boleh
digunakan untuk membantu mengatasi halangan yang dihadapi. Terdapat enam
jenis alat penyelesaian masalah iaitu:
1.4.1 Percambahan Minda
Percambahan minda adalah satu kaedah yang digunakan untuk
menggalakkan setiap individu dalam kumpulan mengeluarkan idea atau
pendapat masing-masing tanpa sebarang kritikan atau bantahan. Kaedah
ini bertujuan untuk menjana sebanyak mungkin jalan penyelesaian bagi
sesuatu masalah. Penjanaan idea yang kreatif dan inovatif dapat dijana
apabila melibatkan individu yang mempunyai perspektif berbeza kerana
perbezaan latar belakang, bidang pekerjaan dan pengalaman.
1.4.2 Penanda Aras
Penanda aras merupakan proses mengukur dan membanding proses
sendiri dengan metrik prestasi yang terbaik. Teknik ini digunakan untuk
mengenal pasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-
amalan terbaik daripada sesuatu organisasi supaya dapat membina idea-
idea baru bagi penambahbaikan.
1.4.3 Gambar Rajah Sebab dan Akibat
Gambar rajah ini digunakan bagi mengenal pasti punca masalah dengan
lebih mendalam melalui penggabungan percambahan minda dengan
menggunakan satu peta konsep yang dipanggil gambar rajah tulang
ikan atau gambar rajah Ishikawa.
Alat ini menunjukkan hubungan antara masalah dengan sebab-
sebabnya dengan menganggap kepala ikan adalah masalah, tulang ikan
sebagai punca masalah utama dan tulang kecil sebagai sebab-sebab
daripada punca utama.
4

7. 1.4.4 Carta Alir
Carta alir ialah gambar rajah yang menunjukkan hubungan langkah-
langkah dalam satu proses dalam bentuk simbol grafik. Teknik ini
membantu dalam mendefinisi dan menganalisis masalah dengan
menerangkan susunan pemprosesan sesuatu masalah secara jelas. Carta
alir sesuai digunakan untuk penyelesaian masalah yang memerlukan
penambahbaikan.
1.4.5 Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan satu kaedah yang efektif untuk mengenal
pasti Kekuatan (Strength), Kelemahan (Weaknesses), Peluang
(Opportunities) dan Ancaman (Treats) sesuatu masalah pada peringkat
permulaan ke arah perancangan yang strategik. Teknik ini sering
digunakan dalam konteks perniagaan sama ada dilaksanakan secara
individu mahupun secara kumpulan.
1.4.6 Matriks Keutamaan
Matriks keutamaan adalah satu teknik yang boleh digunakan untuk
mencapai persetujuan dalam kumpulan tentang sesuatu isu. Matriks
membantu menyusun isu-isu atau masalah-masalah penting berdasarkan
skor dalam kriteria tertentu.
Penulisan ini ditulis bagi membincangkan faktor-faktor utama masalah ketidakhadiran
kakitangan dalam organisasi dan strategi-strategi kreatif yang boleh dilaksanakan untuk
mengurangkan masalah ini.
2.0 MASALAH KETIDAKHADIRAN KAKITANGAN DALAM ORGANISASI
Ketidakhadiran merujuk kepada kegagalan seseorang pekerja menghadirkan diri di tempat
kerja dalam tempoh masa yang ditetapkan. Masalah ini adalah masalah asas yang kerap
berlaku dalam organisasi. Ketidakhadiran merupakan satu masalah yang serius kerana ia
boleh memberi kesan yang buruk kepada pihak pengurusan seperti pengurus, majikan,
pekerja, kerajaan dan pelbagai institusi sosial lain, mengganggu kelancaran kerja, kesukaran
5

8. merancang penggunaan tenaga manusia secara efektif serta boleh membawa kerugian kepada
organisasi kerana terpaksa menanggung kos pekerja yang tidak hadir.
2.1 Faktor-Faktor Ketidakhadiran
Setiap organisasi perlu mengenal pasti faktor-faktor yang menyumbang kepada
masalah ketidakhadiran dan mengambil tindakan yang segera untuk
mengurangkan masalah ini kerana ia boleh menjejaskan produktiviti dan
ekonomi organisasi. Antara faktor-faktor ketidakhadiran kakitangan ialah:
2.1.1 Masalah Peribadi
Sebab-sebab ketidakhadiran yang terangkum dalam masalah peribadi
ialah cuti kecemasan, cuti rehat, cuti bersalin, menyambung pelajaran,
menghantar anak ke institusi pengajian tinggi dan menunaikan haji.
Selain itu, pekerja yang mempunyai masalah kesihatan yang
kronik seperti jantung, leukemia, lumpuh, batuk kering atau penyakit-
penyakit lain perlu memohon cuti yang panjang bagi mendapatkan
rawatan dan rehat yang secukupnya. Tahap kesihatan mereka akan
menjadi lebih teruk sekiranya mereka terus bekerja.
Masalah peribadi lain berpunca daripada sikap pekerja itu
sendiri. Sikap malas untuk bekerja mendorong mereka untuk ponteng.
Apabila sikap negatif wujud dalam diri, pekerja cenderung
menunjukkan potensi dan prestasi kerja yang kurang
memberangsangkan. Mereka menjadi tidak bermotivasi dan tidak
bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugas. Pekerja sebegini
biasanya terpaksa memilih kerja yang ada untuk menyara hidup
disebabkan oleh kesukaran mendapat kerja yang diidamkan serta bagi
mengelak daripada menganggur. Selain itu, gaji yang rendah juga
menyumbang kepada masalah ini. Mereka berpendapat gaji yang
diperoleh adalah cukup untuk makan dan perbelanjaan harian dan tidak
dapat memberi kemewahan kepada mereka.
6

9. 2.1.2 Tekanan
Tekanan kerja berlaku apabila pekerja terpaksa memenuhi kehendak
dua atau lebih peranan yang bercanggah. Contohnya, terpaksa
melakukan tugasan dengan cara berlainan, tidak cukup kakitangan,
menghadapi pelbagai permintaan, kekurangan sumber dan
melaksanakan perkara yang tidak diperlukan (Robbins, 2000). Tekanan
kerja juga berlaku apabila pekerja terpaksa bekerja lebih masa kerana
perlu mengejar tarikh akhir tugasan serta melakukan tugasan orang lain.
Selain daripada itu, masalah keluarga seperti perselisihan faham
antara suami isteri, penjagaan anak-anak, perbelanjaan rumah dan
perceraian turut menyumbang kepada tekanan. Pekerja terpaksa
memikirkan jalan penyelesaian berkaitan hal rumah tangga walaupun
mereka sudah dibebani dengan masalah di tempat kerja. Hal ini bukan
sahaja boleh mengganggu emosi malah mereka mungkin mengalami
gangguan mental.
Di samping itu juga, kelewatan ke tempat kerja akibat
terperangkap dalam lalu lintas mendorong pekerja untuk tidak hadir ke
pejabat. Ini kerana mereka tetap dikenakan tindakan disiplin walaupun
memberi alasan yang jujur.
Disebabkan oleh punca-punca inilah yang membuatkan mereka
tidak hadir bekerja dan cuba lari daripada masalah. Tambahan pula,
tekanan kerja yang berterusan boleh mendatangkan kesan-kesan negatif
kepada kesihatan, psikologi dan tingkah laku pekerja yang seterusnya
memberi kesan kepada prestasi kerja mereka.
.
2.1.3 Kepuasan Kerja
Faktor lain yang menyumbang kepada ketidakhadiran ialah kepuasan
kerja. Kepuasan kerja merujuk kepada jangkaan individu terhadap
tindakan yang dibuat sama ada mencapai hasil yang diingini atau tidak
(Vroom, 1964).
7

10. Kepuasan kerja adalah elemen penting setiap pekerja. Hal ini ini
kerana pekerja yang mempunyai tahap kepuasan kerja yang tinggi akan
lebih produktif dan menghasilkan kerja yang bermutu (Smith 1980;
Schultz, 1982, Nash, 1985; Mullins, 1989) manakala pekerja dengan
tahap kepuasan kerja yang rendah pula cenderung untuk menimbulkan
masalah seperti datang lambat, ponteng kerja dan masalah disiplin
(Lussier, 1990).
Kurangnya minat terhadap kerja yang dilakukan juga
mempengaruhi tahap kepuasan kerja kakitangan. Hal ini berlaku apabila
kerja yang dipertanggungjawabkan kepadanya dirasakan tidak sesuai,
remeh atau berada di luar bidangnya. Akibatnya, mereka tidak
bersungguh-sungguh melaksanakan kerja atau tidak melakukan tugas
tersebut, seterusnya meletakkan beban kerja ke atas pekerja lain.
Perkara ini boleh menyumbang kepada masalah disiplin dan konflik
kerja.
Selain itu, kesamaran peranan juga mempengaruhi tahap
kepuasan kerja. Kesamaran peranan berlaku apabila pekerja kurang
faham atau tidak pasti dengan tugas dan tanggungjawab mereka.
Perkara ini wujud apabila pekerja tidak mendapat diskripsi dan
penerangan yang jelas tentang kerja yang perlu dilakukan.
Ketidakpastian tentang aspek pekerjaan ini juga boleh menyebabkan
kesukaran untuk mengatur masa bagi melakukan tugas-tugas yang lain
(Sutton, 1984). Masalah ini memberi kesan kepada tahap kepuasan
kerja dan penglibatan kerja yang rendah dan ketidakhadiran yang tinggi.
2.1.4 Hubungan dan Pengurusan dalam Organisasi
Hubungan dalam organisasi terbahagi kepada hubungan antara
kakitangan dan hubungan antara majikan. Masalah yang berlaku
daripada hubungan antara kakitangan berpunca daripada sikap pekerja
itu sendiri. Ada di antara mereka yang sombong, berlagak pandai,
merendahkan pekerja lain, menjadi batu api dan meletakkan tugasan
sendiri kepada pekerja lain. Manakala masalah hubungan antara
8

11. individu dengan majikan pula berpunca daripada sikap berat sebelah
majikan dengan kakitangan lain akibat daripada bodekan, diskriminasi
jantina ataupun perbezaan taraf pendidikan. Tambahan pula, ada
kakitangan yang dinaikkan pangkat secara tidak adil dan ini
menimbulkan perasaan cemburu dan tidak puas dalam kalangan
pekerja.
Apabila berlakunya konflik antara kakitangan, secara
automatiknya komunikasi dalam organisasi menjadi lemah. Pelbagai
masalah lain yang timbul seperti percanggahan arahan, pertelingkahan
pendapat dan konflik keperluan tugas, menyukarkan lagi perjalanan
operasi organisasi. Hal ini boleh mengakibatkan prestasi pekerja
semakin merosot.
Perubahan struktur organisasi dilakukan bertujuan untuk
memperbaiki kelicinan kerja melalui pelaksanaan sistem atau prosedur
baru. Perubahan yang berlaku menyebabkan ada di antara pekerja
ditempatkan di jabatan lain, diturunkan atau dinaikkan pangkat,
dipindahkan ke cawangan lain atau memegang jawatan lain. Perubahan
ini sedikit sebanyak memberi kesan kepada pekerja kerana ada di antara
mereka yang tidak suka bekerja di bawah majikan baru, melaksanakan
tugas di luar bidang mereka, berpisah dengan rakan setugas dan
bertukar lokasi tempat kerja. Situasi ini boleh mengakibatkan
kemurungan, tekanan, penurunan prestasi dan produktiviti kerja serta
peningkatan ketidakhadiran.
2.1.5 Persekitaran Kerja
Pekerja memperuntukkan masa sekitar lapan jam sehari di tempat kerja.
Oleh itu, sudah pasti ruang kerja yang selesa dan teratur diperlukan
supaya mereka dapat menumpukan sepenuh perhatian ke atas pekerjaan
mereka. Faktor-faktor fizikal seperti tahap kecerahan, keadaan suhu,
tahap kebisingan serta ciri-ciri aesthetik seperti warna dinding,
bangunan dan susun atur pejabat turut mempengaruhi prestasi dan
tingkah laku pekerja. Contohnya, suasana bising boleh mengganggu
9

12. konsentrasi pekerja kerana ia akan menyukarkan penyelarasan aktiviti
kerja, perbincangan penting, mengurangkan interaksi sosial serta boleh
menyebabkan berlakunya kesilapan dalam sesuatu pekerjaan.
Manakala, suasana tempat kerja yang suram, berselerak, kotor dan tidak
terurus bukan sahaja boleh menurunkan produktiviti kerja malah
membuat mereka hilang semangat untuk bekerja.
Keselamatan di tempat kerja juga mempengaruhi masalah
ketidakhadiran. Sebagai contoh, pekerja yang mengendalikan peralatan-
peralatan dan bahan-bahan kimia terdedah kepada bahaya sekiranya
mereka tersilap langkah. Ini kerana bahan-bahan kimia yang kuat boleh
menyebabkan kecederaan teruk dan boleh mengancam nyawa. Selain
itu juga, terdapat sesetengah bahan yang berbahaya digunakan di
kawasan tertutup seperti cecair pembersih serta bahan yang boleh
mencemarkan persekitaran kerja seperti pelekat, bahan binaan dan
plastik tiruan.
Pekerja yang bertugas di lapangan atau kawasan projek juga
terdedah kepada bahaya. Kesilapan dan kecuaian pekerja boleh
menyebabkan kemalangan. Tambahan pula, penggunaan mesin dan
peralatan yang berat dan menyebabkan getaran boleh mengundang
masalah kesihatan seperti sakit belakang dan sendi-sendi anggota badan
mereka. Tambahan lagi, pendedahan kepada habuk, cuaca, pencahayaan
dan suhu sekitar boleh menyebabkan batuk, pening kepala, demam,
dehidrasi serta radang paru-paru dan ini boleh menjejaskan konsentrasi
kepada pekerjaan mereka.
Sementara itu, peralatan yang rosak dan tidak diservis seperti
komputer, telefon, mesin fotostat dan mesin faks menambahkan lagi
permasalahan pekerja. Keadaan ini membuatkan pekerjaan mereka
tergendala dan perlu dilakukan secara manual. Jika kerosakan besar
berlaku, kerja harian mereka terpaksa dilakukan keesokan hari dalam
keadaan tergesa-gesa, lebih-lebih lagi jika ia melibatkan urusan penting.
10

13. Situasi sebegini boleh menyebabkan tekanan emosi dan hilang
semangat kerja kepada mereka.
2.2 Strategi-Strategi Kreatif Mengurangkan Masalah Ketidakhadiran
Sebarang masalah boleh diselesaikan dengan menggunakan strategi, kaedah
atau cara yang betul. Manusia hanya perlu bijak memilih langkah yang sesuai
dan berkesan bagi mengatasinya. Terdapat enam metode kreatif yang boleh
digunakan untuk menyelesaikan masalah iaitu;
i. Mengambil pendekatan inovatif dan baru.
ii. Mencipta atau mengubah suatu proses atau sistem.
iii. Menghasilkan produk atau servis baru.
iv. Mencari kegunaan baru untuk perkara-perkara sedia ada.
v. Menambahbaik perkara-perkara sedia ada.
vi. Menemui atau mendefinisi semula konsep.
Bagi mengurangkan masalah ketidakhadiran dalam organisasi, penulis
mencadangkan tiga strategi berdasarkan metode kreatif di atas. Tiga metode
tersebut adalah:
2.2.1 Mencipta atau Mengubah Proses atau Sistem
Memperkemaskan Sistem Kehadiran Organisasi.
Masih banyak organisasi yang masih menggunakan sistem buku atau
kad perakam waktu untuk mencatat rekod kehadiran pekerja. Sudah tiba
masanya sistem ini dihentikan penggunaannya kerana ia tidak dapat
merekodkan kehadiran pekerja dengan tepat. Buktinya, pekerja lain
boleh menggunakan sistem ini untuk merekod keluar masuk pejabat
bagi pihak rakannya. Hal ini menunjukkan sikap tidak jujur pekerja
dalam melaksanakan tugas.
Selaras dengan teknologi masa kini, setiap organisasi sepatutnya
membangunkan sistem yang boleh merekod dan menyimpan maklumat
kehadiran kakitangan dengan tepat. Contohnya, memasang pengesahan
11

14. cap jari di pintu masuk pejabat. Pekerja perlu membuat dua kali
pengesahan iaitu pada waktu masuk kerja dan waktu tamat kerja. Cara
ini membolehkan sistem mengira jumlah jam bekerja dan mengelakkan
penipuan kerana setiap manusia mempunyai corak cap jari yang
berbeza.
Selain itu, pihak pengurusan perlu menyimpan rekod-rekod lain
seperti cuti, kesihatan, prestasi kerja, bilangan jam bekerja dan
sebagainya supaya penilaian boleh dibuat sama ada perkhidmatan
pekerja tertentu diperlukan atau tidak.
2.2.2 Menambahbaik Perkara-Perkara Sedia Ada
Mempertingkatkan dan Membaikpulih Kelemahan Organisasi.
Pihak pengurusan harus memandang serius dengan persekitaran kerja
kakitangan bagi mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.
Sebarang peralatan kerja atau mesin, ruang kerja, bangunan atau alat-
alat kecemasan yang rosak, tidak sesuai digunakan atau boleh
mendatangkan bahaya kepada keselamatan dan kesihatan pekerja perlu
dibuang, dibaiki, diganti serta dibaikpulih supaya pekerja tidak lagi
berasa bimbang dan takut akan keselamatan pekerjaannya. Penurunan
kadar kemalangan dapat mengurangkan kerosakan dan risiko
menanggung kerugian.
Suasana dan budaya tempat kerja yang kurang mesra dan suram
perlu diubah. Majikan seharusnya peka dan mengambil inisiatif bagi
menjernihkan hubungan sesama kakitangan. Langkah utama yang perlu
dilakukan ialah mengubah gaya pengurusan yang tidak adil dan kurang
cekap. Situasi ini berlaku kerana kepimpinan majikan yang lemah.
Kurangnya komunikasi dengan pekerja bawahan, tidak mempedulikan
permasalahan pekerja, tidak berupaya mengawal pekerja dan kurang
mengambil bahagian dalam membuat keputusan adalah antara contoh
kepimpinan yang lemah. Sebagai pemimpin, majikan perlu
menunjukkan contoh dan sikap-sikap yang baik kepada kakitangannya.
12

15. Pemimpin yang boleh memberi nasihat, pandangan dan tunjuk ajar serta
tidak bersikap berat sebelah dapat mendorong pekerja untuk bekerja
bersungguh-sungguh.
Selain itu, masalah di tempat kerja boleh diatasi dengan tiga
elemen penting iaitu penerangan dan perbincangan berkaitan perkara
yang sering berlaku, mengenal pasti punca yang menyebabkan perkara
itu kerap berlaku dan mengawal gelagat yang berlaku dalam organisasi.
Cara ini boleh mengelakkan pertelingkahan dan perselisihan faham di
antara mereka, mengurangkan tekanan masalah, meningkatkan prestasi
dan produktiviti kerja dan seterusnya mewujudkan suasana yang
harmoni di tempat kerja.
2.2.3 Menemui atau Mendefinisi Semula Konsep
Pendekatan Pencegahan.
Pencegahan adalah langkah yang terbaik dalam setiap masalah.
Masalah ketidakhadiran boleh dicegah pada peringkat awal pemilihan
kerja dibuat di sesebuah organisasi itu. Pihak pengurusan perlu
memastikan rekod perkhidmatan pekerja yang ingin diambil bersih
daripada sebarang masalah disiplin dan salah laku, berpengalaman
dalam bidang-bidang tertentu, boleh bekerja secara berkumpulan dan
berkemampuan melaksanakan kerja tanpa pengawasan.
Selain itu juga, setiap kakitangan perlu diberi taklimat dan
penerangan yang jelas berkaitan keburukan masalah ketidakhadiran.
Mereka perlu didedahkan dengan peraturan dan polisi syarikat serta
tindakan yang akan diambil sekiranya masalah ini berlaku kepada
mereka.
Di samping itu juga, pihak pengurusan perlu menjalankan
seminar, kursus dan ceramah berkaitan cara mempertingkatkan prestasi
dan produktiviti kakitangan. Pekerja yang kurang mahir dan tidak
mempunyai pengalaman berkaitan kerja pula perlu dihantar menjalani
13

16. latihan bagi mempertingkatkan kemahiran mereka. Secara tidak
langsung, pekerja akan berkhidmat dengan lebih efektif apabila
organisasi sedar dan mengambil berat tentang keperluan mereka di
tempat kerja.
3.0 KESIMPULAN
Berdasarkan penulisan di atas, jelas menunjukkan masalah ketidakhadiran adalah masalah
yang perlu ditangani dengan segera supaya tidak memberi kesan buruk kepada individu dan
organisasi. Disebabkan faktor-faktor seperti masalah peribadi, tekanan, kepuasan kerja,
hubungan dan pengurusan dalam organisasi serta persekitaran kerja inilah yang
mempengaruhi kehadiran setiap kakitangan dalam organisasi. Strategi kreatif yang boleh
diambil bagi mengatasi masalah ini ialah memperkemaskan sistem kehadiran organisasi,
mempertingkatkan dan membaikpulih kelemahan organisasi dan pendekatan pencegahan.
Penulis berharap perbincangan ini sedikit sebanyak boleh mengurangkan masalah
ketidakhadiran kakitangan di tempat kerja.
(2998 patah perkataan)
14

17. RUJUKAN
Azlena Zainal, & Munir Shuib. (2007). Meningkatkan Potensi Minda. Kuala Lumpur: PTS
Professional.
Fong, W. P. (n.d). Faktor-Faktor Mempengaruhi Ketidakhadiran Pekerja Eksekutif di Kilang
Proton, Shah Alam. UNIMAS: Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia.
Ghazali Hasan, & Turiman Suandi. (1995). Kepuasan Kerja di Kalangan Pengawal
Keselamatan Universiti Pertanian Malaysia. Selangor: UPM.
Mardzelah Makhsin. (2006). Sains Pemikiran & Etika. Kuala Lumpur: PTS Professional.
Mohd. Azhar Abdul Hamid. (2004). Meningkatkan Daya Fikir (2nd ed). Pahang: PTS
Publications & Distributors.
Mohd Fauzwadi Mat Ali, Abu Bakar Hamed, & Hishamuddin Fitri Abu Hasan. (2008).
Hubungan Antara Stres Peranan, Ganjaran, Etika Kerja dan Kepuasan Kerja. Jurnal
Pengurusan Awam.
Mohd Sapuan Salit et al. (2003). Pengurusan, Gelagat dan Keselamatan Pekerja dalam
Industri. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors.
Nasaruddin Yunos, Abdul Salam Yussof, & Mohamad Mohsin. (2012). Menjana Pemikiran
Kreatif & Kritis. Selangor: Utusan Publications & Distributors.
Analisis SWOT (n.d). [Online]. Available: http://cheabdrani.tripod.com/swot.html. [2014,
November 28].
Penanda Aras (2013, Mac 9). [Online]. Available: http://ms.wikipedia.org/wiki/Penanda_aras
[2014, November 28].
Persekitaran Kerja (2000, Mei 10). [Online]. Available: http://ekonomy.tripod.com/u2/
sekitar.htm. [2014, November 30].
15