Este documento presenta una guía sobre el uso del software de gestión de proyectos Microsoft Project. Resume los principales temas a tratar como la creación de un nuevo proyecto, la configuración inicial, la definición del calendario, la adición y organización de tareas, la creación de tareas repetitivas y hitos, la vinculación de tareas, la asignación de recursos, y los informes de proyecto.

2. TEMAS A ABORDAR
1. Introducción
2. Requisitos de Hardware y software
3. Características básicas
4. Crear un archivo
5. Configuración Inicial
6. Definir calendario de proyecto
1. Creación y modificación
7. Aplicación de calendario
8. Escalas temporales
9. Agregar tareas
10. Organizar Tareas
11. Crear Tareas repetitivas
12. Hitos
13. Dependencia de tareas
14. Recursos
15. Prioridades de redistribución
16. Rutas y Tareas Criticas
1. Vista de tareas críticas
17. Línea Base
18. Introducir fecha de comienzo y fin de tareas
19. Planeamiento de costo de recurso
1. Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo
2. Como establecer los costos para los recursos del material
3. Como establecer varios costos para un recurso
20. Informes del proyecto

3. Microsoft Project es un software de administración de proyectos en el
desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas
de trabajo.
Microsoft Project cuenta con dos versiones:
-Standard y Professional.
1. Introducción

4. 2.REQUISITOS DE HARDWARE Y
SOFTWARE
• Procesador
Procesador a 700 MHz o superior.
• Memoria
Memoria RAM de 512 MB o más.
• Disco duro
Disco duro de 2,5 GB
• Unidad
El medio depende del tamaño del conjunto de aplicaciones
y de su ubicación.
• Sistema operativo
Windows XP (32 bits), Windows Vista, Windows Server
2003, Windows Server 2008 (32 bits o 64 bits), Windows 7 o
posterior.

5. 3.CARACTERÍSTICAS BÁSICAS
• Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la
programación de actividades en forma de calendario. Se señalan con barras
los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia.
Las actividades críticas se muestran en rojo, las otras en azul.
• Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso
humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la
herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.

6. • Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de
información, como las fechas de inicio y término del proyecto,
la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado
de las tareas y de los recursos.
• Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano
de obra, una vez que los recursos son asignados a cada
tarea.
• Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están
ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como
los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejanos de
cada actividad, o las holguras.

7. • Iniciar Microsoft Project 2010
1. Clic en inicio
2. Clic en todos los programas
3. Nos ubicamos en la carpeta Microsoft Office
4. Seleccionamos Microsoft Project 2010

8. 4. CREAR UN NUEVO ARCHIVO
• Para crear un nuevo archivos nos vamos a la pestaña
archivo, seleccionamos la opción Nuevo,
seguidamente de la opción Archivo en blanco

9. PANTALLA PRINCIPAL DE MS PROJECT

10. 5. CONFIGURACIÓN
INICIAL
Nos vamos a
Archivos > Información >Información del proyecto >Propiedades avanzadas

11. Nos ubicamos en resumen:
o Titulo: Nombre del proyecto
o Asunto: Lo que trata el proyecto:
Ejemplo: Desarrollo de software,
construcción de una vivienda, etc.
o Autor: Nombre encargado de la
planificación del proyecto
o Administrador: Nombre del
director, gerente o administrador del
proyecto.
o Organización: Nombre de la
empresa ejecutora del proyecto.
o Categoría: La categoría del
proyecto: Desarrollo, evento,
construcciones, etc.
o Palabras claves: Se puede
identificar con una palabra clave al
proyecto.
o Comentario: Se puede introducir
algún comentario acerca del proyecto
Por ultimo: Damos clic en el botón aceptar para guardar toda la información
introducida.

12. DEFINIR EL TIPO DE
MONEDA
• Nos vamos :
Archivos > Opciones > Mostrar
Podemos definir un símbolo o trabajar con la moneda de un país.

13. Una vez configurado nuestra moneda nos vemos a la opción Programación
para definir :
 Que día comienza la semana laboral
 El año fiscal en que mes comienza
 La hora de entrada
 La hora de salida
 Jornada Laboral
 Semana Laboral
 Días que se trabajara al mes.

14. DEFINIR FECHA INICIO DEL
PROYECTO
Menú Proyecto clic en Información del proyecto

15. Tenemos dos opciones:
Programar a partir:
• Fecha de comienzo del proyecto
• Fecha de finalización del proyecto
Aquí es cuando decidimos si se debe definir si la programación se hará a partir
desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto

16. 6. DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
• Esta opción se encuentra en la pestaña de proyecto, bajo el nombre de
Cambiar tiempo de trabajo eso nos permitirá abrir la opción de
calendario de proyecto para crear o modificar

17. 6.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL
CALENDARIO
• Una vez en la opción de cambiar tiempo de trabajo podemos crear y/o
modificar un calendario para su uso en el proyecto.

18. Seguidamente podemos modificar los horarios y los días laborables, así como
también definir fechas de excepción de trabajo.

19. 7. APLICACIÓN DEL
CALENDARIO
• Para aplicarle el calendario nuevo y/o modificado al proyecto nos vamos a
la pestaña proyecto seguidamente de la opción Información de proyecto
lo cual nos mostrara la siguiente ventana, en la cual nos posicionaremos en
la opción calendario y seguidamente elegimos nuestro calendario con el
que vamos a trabajar

20. 8. ESCALAS
TEMPORALES
Las escalas temporales son unas tablas de referencia en cuanto a las fechas;
estas las podemos observar en el diagrama de Gantt en la parte superior.
Para modificar estas escalas le damos doble clic sobre ellas y seguidamente
podemos modificarlas.
Las opciones a
modificar son los
niveles de la escala, es
decir el nivel superior,
el intermedio, y el
inferior; por lo general
solo se modifica el
nivel intermedio, es
cuestión del usuario la
modificación de los
otros niveles

21. 9. AGREGAR
TAREAS
Hay 2 maneras para agregar una tarea en el proyecto
 La primera es:
Escribir el nombre de la tarea en la columna Nombre de tarea
 La segunda forma es:
Pestaña Tarea opción Tarea y le damos clic Cabe destacar que hay 2 tipos
de tareas.
La tarea normal y la
tarea recurrente ( periódica )
cuya característica es que esta
se repite una o varias veces en
un cierto lapso de tiempo

22. En la parte de abajo nos aparece una pestaña de nueva tarea le damos clic y nos aparece
la siguiente información
 Programar automaticamente las tareas: Esto deja que MS Project elija la fecha de
las tareas
 Programar manualmente: Esto es para cuando el usuario define la fecha de las
tareas, al elegir esta opción cuando cambiemos una fecha , las otras fechas no se
actualizaran el usuario tiene que cambiarlas manualmente.
 Es recomendable dejar que MS Project nos elija la fecha.

23. 10. ORGANIZAR
TAREAS
Organizamos las tareas incluyéndolas en las tareas resumen
Selección de tareas(clic en fila y arrastrar sin soltar) > Tarea>
Programación > Aplicar Sangría

24. Para aplicar y quitar sangría deben estar escritos todos los capítulos (tareas
resumen de subtareas.
Para anular la sangría simplemente Selección de tarea(s) (clic en fila y
arrastrar sin soltar) > Tarea> Programación > Anular Sangría
Al generar tareas y subtareas aparecen los signos
de más(+) y menos(-) que permiten
mostrar y ocultar las subtareas

25. Para crear la tarea resumen del proyecto tenemos dos opciones:
La primera:
Clic en Archivo > Opciones >Avanzado
Sección Mostrar> Opciones para este proyecto
Clic en aceptar

26. La segunda opción:
Clic> Formato> Mostrar u Ocultar > Mostrar tarea de resumen del
proyecto
Le damos clic

27. 11.CREAR TAREAS
REPETITIVAS
Tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente ejemplo: Seguimiento,
control de calidad, etc. En lugar de crear vareas tareas podemos una sola tarea
recurrente(repetitiva)
Para crear una tarea repetitiva:
Ingresar al menu Tarea > Insertar > Desplegar la lista de herramienta
“tarea” > Tarea periodica

28. En la ventana que se nos muestra tenemos las opciones
 Nombre de la tarea:
 Patrón de repetición: Seleccionamos cada cuanto se repetirá la tarea.
Elegimos el/los día(s) que se repetirá la tarea,
 Intervalo de repetición:
 Comienzo: Cuando comenzara la tarea
 Tenemos dos opciones definir si queremos que termine de n veces
O un día en especifico

29. 12.CREACIÓN
DEL HITO
 Los hitos por lo general son tareas que tienen una duración de 0.
Para crear un hito
Menu > Tarea> Seleccionar la tarea a convertir en hito > Información de
tarea

30. Opción avanzado
Activar la opción Marcar tarea como un hito
Aceptar

31. También tenemos otra forma:
Menu > Tarea> Insertar Hito

32. 13.DEPENDENCIA DE
TAREAS
La vinculación de la tarea define el grado de relación que existe entre las
tareas de un proyecto:
 Tarea predecesora: Una tarea que debe de ocurrir antes que la otra
 Tarea sucesora: La tarea que ocurre después de la otra.
Tenemos las cuatros relaciones de dependencia de tareas
 Fin a Comienzo(FC)
 Fin a Fin (FF)
 Comienzo a Comienzo(CC)
 Comienzo a Fin (CF)

33. Primer metodo:
Seleccionamos las dos tareas a vincular Clic en Tarea > Programación >
Vincular tarea.
Por defecto MS Project vincula de F-C
1 2

34. Segundo método:
 Ingresar al Menu Tarea
 Seleccionamos con el mouse la tarea sucesora a vincular
 Hacer clic sobre la Herramienta Información de la tarea en el menú
propiedades.
 Dentro de la ventana información, seleccionamos la pestaña predecesora

35.  Id: Podemos seleccionar la tarea predecesora por medio de su id
 Nombre de la tarea: Podemos seleccionar la tarea predecesora del
despliegue.
 Tipo: Luego de seleccionada la tarea procedemos a darle el tipo de
dependencia.
 Pos: Seleccionamos cuando días después iniciara la tarea.

36. Tercer método:
Este es el método de vinculación más sencillo, simplemente digitamos con el
teclado el tipo de vinculación requerido, dentro de la hoja de calculo en la
columna predecesora , introducimos el id de la tarea predecesora y el tipo de
dependencia ( FC, FF, CC, FC)

37. Cuarto Método:
En el diagrama de Gantt podemos hacer clic en la tarea predecesora y sin
soltar arrastrar hasta la tarea sucesor, por defecto MS Project crea el vinculo
FC
Para crear rápidamente dependencias iguales a una tarea superior (copiar y
pegar) , hacemos clic en la casilla deseada y arrastramos la cruz que aparece
en la esquina inferior derecha hacia abajo

38. ELIMINAR
DEPENDENCIA DE TAREA
Para eliminar dependencia seleccionamos tarea predecesora> ctr+ tarea
sucesora > Tarea > Programación > Desvincular tarea
También podemos hacerlo en el gráfico de Gantt, hacer doble clic sobre la
flecha que representa la dependencia y hacer clic sobre el botón eliminar esa
dependencia.

39. 14. RECURSOS
Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor
trabaje.
• Primera Forma
Hacer doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.
Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.
Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla
puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.

40. • Segunda Forma:
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver – Hoja de Recursos
En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizará en la ejecución
del proyecto.

41.  Nombre del recurso: En esta columna se debe escribir el nombre
del recurso
 Tipo: Aquí tenemos tres opciones (Trabajo, Material, Costo)
 Etiqueta de material: Esta opción solo se habilita para los
recursos materiales, aquí se debe introducir la unidad de
medida del material
 Iniciales: Aquí se pone la abreviatura del recurso, por defecto
MS Project establece la primera letra del recurso.
 Grupo: Aquí se debe asignar una agrupación al recurso ejemplo:
RRHH, ADMON
 Capacidad máxima: Project expresa la cantidad del recurso del
trabajo que se dispone para su asignación. Por ejemplo el 100%

42.  Tasa estándar: Es la tasa de pago o tarifa normal de trabajo
realizado por un recurso
 Tasa Hora extras: Es la tasa de pago de hora extras realizada por
un recurso
 Costos/usos: Es un costo fijo que se puede asignar cada vez que
se use el recurso, independiente de la hora o de la cantidad que
se use
 Acumular: Este campo permite elegir como y cuando cargar los
costos estándar y de hora extras de los recursos al costo de una
tarea, la opción por defecto es prorrateo pero pueden definir
comienzo o fin
Prorrateo: Acumula el costo de tarea a medida que se
completa el trabajo programado.
Comienzo: Calcula el costo de una tarea tan pronto como
la tarea comienza.
Fin: Calcula el costo de la tarea tan pronto esta haya
finalizado.
 Calendario base: Aquí se debe elegir el calendario que utilizara
el recurso, tenemos tres alternativas( Estándar, Turno noche y 24

44. ASIGNAR RECURSOS A
TAREAS
Toda tarea para su ejecución requiere de ciertos recursos, estos
pueden ser: Materiales, económicos, humanos, vehículo, etc.
Existen 3 formas de asignar recursos
Primera forma:
Ingresar en el menú “Recurso”> ver diagrama de Gantt
Seleccionar la tarea al cual se desea asignar el recurso
Clic sobre la herramienta asignar recurso

45. En la parte inferior del cuadro aparecen todos los recursos
creados, para asignar alguna de ellas se debe seleccionar el
recurso necesario y clic en asignar.
Luego le damos cerrar y en el diagrama de Gantt nos aparecen
los recursos que hemos asignado

46. Segunda forma:
Seleccionamos la tarea a la cual le vamos a asignar el recurso.
En el menú “TAREA” clic sobre la herramienta> Información de la
tarea

47. En el ventana de Información de la tarea seleccionamos la
pestaña Recurso
En la columna Nombre del recurso seleccionamos el recurso a
asignar, luego en la columna unidades introducir la cantidad
de recurso a utilizar y finalmente en la columna costo Project
calcula el costo total del producto.

48. Tercera forma:
En la hoja de calculo expandir la línea de división para ver el
nombre de los recursos.
En la columna Nombres de los recursos desplegar el menú y
asignar los recursos a utilizar

49. SOBREASIGNACIÓN DE
RECURSO
Una sobreasignación significa que el recurso esta trabajando en
un solo día más hora de las que puede
Para verificar si hay sobreasignación de recurso hay dos
metodos,
Primer método:
Señale todas las actividades
Clic en el botón asignar recurso de la ficha recurso
En el cuadro de dialogo que aparece
hacer clic en gráfico
Aparecerán tres tipos gráficos:
-Trabajo
-Disponibilidad restantes
- Trabajos de asignación

51. Segunda forma:
En la vista uso de recursos que estén sobre asignados
aparecerán de color rojo
Las celdas grises muestra cuantas horas trabaja el recurso en
una actividad, las celda blancas muestran cuantas horas
trabaja el recurso diariamente.

52. 15. REDISTRIBUIR
RECURSO
Project puede:
 Retrasar las tareas hasta que el recurso las pueda realizar
 Dividir la tarea para que parte se realice dentro de la
planificación y parte se realice posteriormente.
Debe tener en cuenta la existencia de limitaciones rígidas y la
prioridad alta

53. PROPIEDADES DE
REDISTRIBUCIÓN
• Los niveles de prioridad comprenden de 0 – prioridad más baja a 1.000 –
prioridad más alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad
predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la
configuración de prioridad de tareas como un criterio de redistribución. Las
tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una
prioridad de 1.000.
Para cambiar la prioridad de las tareas:
• En el Diagrama de Gantt – haga doble clic en la tarea con la prioridad para
la que desea cambiar el valor predeterminado de 500.
• En el cuadro de diálogo Información de la Tarea, haga clic en la ficha
General
• En el cuadro de Prioridad escriba el número que represente la prioridad
deseada de esa tarea

55. 16.RUTAS Y TAREAS
CRITICAS
• En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica
particular. Después de comenzar la fase de ejecución y de comunicar el
progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas
a otro.
• Microsoft Project calcula automáticamente la ruta crítica por medio de las
demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora
permisible igual a cero será crítica.

56. 16. 1 VISTA DE TAREAS
CRITICAS
Esta opción es simple nos vamos a la pestaña formato y luego click en la
check box rutas criticas eso hará que las rutas críticas se visualicen en el
diagrama de Gantt de color rojo.

57. 17. LÍNEA BASE
Una línea base nos permite comparar la información con que se planeó el
proyecto y la forma como se está ejecutando.
Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del
proyecto en un momento concreto. La información que se almacena es:
• Costo
• Duración
• Fin
• Comienzo
• Trabajo
 Para crear la línea base nos vamos a la pestaña proyecto en la opción línea
base allí nos permitirá la opción de crear línea base o eliminar línea base

59. 18. INTRODUCIR FECHA DE COMIENZO Y FIN
DE TAREAS
• Al escribir fechas de comienzo y finalización para tareas,
puede supervisar mejor la fecha de finalización de todo el
proyecto, especialmente al trabajar con tareas críticas. Si
escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo
programada cambiará para adaptarse a la fecha real.
Igualmente, al escribir una fecha de finalización real, la fecha
de finalización programada hará lo mismo.
• Para introducir una fecha de comienzo o finalización real
para una o más tareas, haga lo siguiente:
• En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha
de comienzo o finalización que desea actualizar.
• En la pestaña tarea haga clic en la opción actualizar según
programación y despliegue sus opciones y luego de clic en
actualizar tareas.
• En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final
según sea el caso.

61. 19.PLANEAMIENTO DE COSTO DE
RECURSO
• Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los
costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos
a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el
trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la
asignación

62. 19.1 Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo
En la tabla de hoja de recursos nos vamos a la casilla tipo una
vez allí seleccionamos el tipo de recurso Trabajo, seguidamente
para establecer un costo fijo solo llenamos la casilla de costo/uso
esta es la casilla que hace referencia al pago por el recurso fijo
es decir un recurso que trabaja por un salario fijo

63. 19.2 Como establecer los costos para los recursos del
material
• Casi de igual manera que con el ejemplo anterior para
establecer primeramente debemos crear un recurso y cambiar
su tipo a Material una vez esto la tabla de hoja de recurso nos
mostrara las casillas a rellenar con respecto a los costos de
material

64. 20. INFORMES DEL PROYECTO
• Para que esta opción esté activada es necesario que el
computador tenga configurada alguna impresora, ya que los
informes se generan por Vistas Preliminares.
Existen seis categorías de informes disponibles:
• Generales
• Actividades Actuales
• Costos
• Asignaciones
• Carga de Trabajo
• Personalizados
• Para ver dichos informes nos ubicamos en la pestaña
proyecto seguidamente damos clic en el icono de informes y
nos presentara la lista de los 6 tipos de informes existentes

66. • Seleccionamos el informe deseado lo cual nos llevara a la
ventana de impresión y allí podemos visualizar el informe que
se va a imprimir.