Annemiek Bosman, Hogeschool Utrecht - HOlink2018 - donderdag 7 juni 2018 - sessieronde 3 - Cambridge 27

1. Concept versie 0.6
7 juni 2018
Stage en afstuderen met OnStage
Van visie naar uitvoering in Stage en Afstuderen
(OnStage): lessons learnt en best practises

2. Kenmerken HU
2

3. Visie HU - bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering staat, vanuit het eigen vakmanschap, voor lean,
innovatief en duurzaam ingerichte
ketenprocessen en verhoging van de kwaliteit en
toegevoegde waarde in de facilitaire en logistieke dienstverlening.
We hebben hiermee, samen met onze partners in
de keten, een bijdrage in het realiseren van de strategische
doelen van de HU op een resultaatgerichte wijze.
Dat doen we voor verschillende doelgroepen die
allen een uitstekende beleving in de hogeschool
moeten hebben op deze terreinen. Dat geldt ook voor eigen
personeel in de dienst, waarbij teamvorming en werkbeleving
centraal staan.
3

4. Transitie Onderwijslogistiek
 Ontvlechting van ondersteunende
medewerkers uit de faculteiten naar centrale
afdeling
 In balans brengen OP/OBP, ruimte voor
onderwijs
 Standaardiseren dienstverlening
 Harmoniseren processen
 Nieuwe informatiesystemen
 Domein stage/afstuderen wordt aanbesteed
5

5. Wat moet er in de aanbesteding?
6

6. Aanbestedingsuitgangspunten
 Bijdragen aan verbeteren van het
onderwijsproces
 Borgen kwaliteit proces -> sturen op optimale
dienstverlening
 Gebruiksvriendelijke software
 Optimale kosten, aanschaf en beheer
 Software moet passen binnen IT infrastructuur
van de HU
7

7. HU kiest voor OnStage van Xebic
Eenvoudig online zoeken en solliciteren Gemakkelijk online
stagedocumenten inleveren Bedrijven self-service portaal
Schoolbrede flexibele invoering met behoud van opleiding
specifieke begeleiding Eenvoudig matchen van student aan leerbedrijf
Duidelijk stappenplan met opdrachten Automatisch digitale
dossiervorming t.b.v. begeleiding en accreditatie Heldere
rapportage voor CvB en management Gemakkelijk
stageopdrachten plaatsen en aanbieden aan onderwijsinstellingen
Inzage in digitale dossier van de student 4-ogen volledig digitaal
inleveren en beoordelen
8

8. Hoe zou jij de implementatie doen?
9

9. Implementatieaanpak OnStage
 Centrale sturing;
 Sterke betrokkenheid leverancier;
 Harmoniseren, Harmoniseren, Harmoniseren;
 Dakpansgewijze implementatie;
 Rol accountmanager onderwijslogistiek;
 Betrokkenheid onderwijs, praktijkbureau en
functioneel beheer;
 Serieuze tijdsinvestering.
10

10. Implementatieaanpak OnStage
Implementatie Faculteit
1e Periode 2e Periode 3e Periode 4e Periode 5e Periode
Project start &
Basis Inrichting
Voortrajecten
Stage &
Afstuderen
Begeleidings-
trajecten
Afstuderen
Vakantie / slack
Begeleidings-
trajecten
Stage

11. Lessons Learnt
 Samenwerking onder druk (wij/zij)
 Zoektocht naar betrokkenheid onderwijs
(proceseigenaar/ portefeuillehouder)
 Direct inzetten op her-implementatie
 Meer harmonisatie mogelijk dan vooraf door
onderwijs gedacht
 Het succes van de dakpan
 Accountmanager als implementatiemanager
 Meer tijd nodig voor succes
13

12. Discussie
 Stelling 1:
 Als de prestatieafspraak door het onderwijs niet wordt
nagekomen moet de volledige ondersteuning worden
ingetrokken.
 Stelling 2:
 Standaardisatie van ondersteunde processen maakt
optimale flexibiliteit bij het onderwijs mogelijk.
 Stelling 3:
 Centraliseren en harmonisatie heeft geen zin, over zeven
jaar is toch alles weer decentraal en werkt iedereen op zijn
manier.
14

13. Discussie

14. Vragen?
 annemiek.bosman@hu.nl
 johan.drost@hu.nl
 sbroos@xebic.com
16