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技術系文書作成のコツ
- 4. チャーチルのメモ(2/2) 1. 報告書は、要点をそれぞれ短い歯切れのいいパラグラフにまとめて書け。 2. 複雑な要因の分析にもとづく報告や、統計にもとづく報告では、要因の分析や統 計は付録とせよ。 3. 正式の報告書でなく見出しだけを並べたメモを用意し、必要に応じて口頭でおぎ なったほうがいい場合が多い。 4. 次のような言い方はやめよう：「次の諸点を心に止めておくことも重要である」、 「・・・を実行する可能性も考慮すべきである」。この種のもってまわった言い回し は埋草にすぎない。省くか、一言で言い切れ。 5. 思い切って、短い、パッと意味の通じる言い方を使え。くだけすぎた言い方でも かまわない。 この勉強会で伝えたいことは、ほぼこれに書いてある通りです。
- 5. 文章構成について
- 6. 基本は「結論ファースト」 ● 技術文書において「起承転結」型はダメ ○ 起承転結は物語・文学的な構成。結論まで読むのに時 間がかかるのが欠点。 ● 結論ファースト型が正しい ○ 読者はまず結論を知りたがっている ○ 最初に結論を書く ○ 結論 → 理由説明という流れが基本 ○ 重要な情報ほど前に。細かい話は後ろに。
- 7. 読者に熟読させない ● 内容が目に飛び込んでくるように書く ○ 箇条書きを効果的に使う ○ 見出し・番号を効果的に使う ■ 新聞の見出しのように、短く要点を伝える言葉 ● 熟読しなくても概要が伝わるようにする ○ 形式と論理の流れが一致するように ○ 形を見ればどこに何が書いてあるかだいたい分かるよう に ○ 結論→理由・論拠の流れを守る
- 9. 内容と表現方法
- 11. 事実と意見をごっちゃにしない ● 事実の例： ■ 変数の値は５だった。 ■ 〜したらファイルは消えていた。 ■ 〜したらエラー番号１０３が発生した。 ■ Aさんが「◯◯について了解した」と発言したと議事 録にある。 ● 意見の例： ■ なんだかバグっているようです。 ■ 〜するべきです。 ■ 〜と思われます。
- 15. 修飾語の使い方に注意 ● 修飾語の位置に注意 ○ 例１ ■ 『大きな皿の上のケーキ』 ■ 『皿の上の大きなケーキ』 ○ 例２ ■ 『ゆっくりと回転するモータの温度が上昇した』 ■ 『回転するモータの温度がゆっくりと上昇した』 ○ 基本は、修飾先の語に一番近くなるように。 ● 誤解を避ける方法→分割 ○ 『皿があり、その上に大きなケーキが載っている。』 ○ 『モータはゆっくりと回転する。それに伴って温度が上昇する。』
- 16. 定量的に書けるものは定量的に書く ● 定量的＝数値＋単位 ● 5人 ● 38kg ● ◯月X日 17:00 まで
- 18. 二重否定など、回りくどい表現を使わない ● 例１ ○ ☓：『〜と言えないこともないと考えたりもします』 ○ ◯：『〜と言えます。』 ● 例２ ○ ☓：『〜は検討してみても良いのではないでしょうか。』 ○ ◯：『〜を検討ください。』
- 19. 相手にやってほしい動作は明確に ● 例 ○ ☓：『ファイルAを保存し、送付します』 ○ ◯：『ファイルAを保存し、お客様から◯◯宛にX日までに 送付願います。』
- 20. タイトルの「情報量」を意識しよう ● 『＜名詞＞の件』というタイトルをよく見かけるが、これではほとんど情報が伝わ らない。 ● 最低限『＜名詞＞の＜状態・様子・結果＞の件』としたい ○ ☓：避難訓練の件 ◯：避難訓練の開催スケジュール決定の件 ○ ☓：うどんの件 ◯：うどん納品日のお知らせ ○ ☓：停電の件 ◯：停電前に実施願いたい作業について ● ラベルを使うと便利 ○ 依頼：◯◯実施のお願い ○ 報告：◯◯セミナーレポート公開しました ○ 会議依頼：◯◯検討会に参集ねがいます
- 21. Q&Aの文章
- 23. YES/NO 型質問には 最初にYES/NOを答える ● YES/NOで答えられる質問には、まず YES/NOを答える。 補足等があるなら、その後に述べる。 ○ 質問者：『＊＊は完了しましたか？』 ○ 回答☓：『＊＊にはまずAまたはBが必要でして、Aを試 したのですがうまくいかず、Bは外部業者Xに依頼しまし たが、見積もり金額で揉めたので、Y社にも声を掛けた のですが回答が遅いので・・・』 質問者：『で、結局完了したの？』（イラっ!） ○ 回答◯：『いえ、未完了です。状況は・・・です。』
- 24. 量・程度の質問には、 最初に量・程度を答える ● 量や程度を尋ねる質問には、まず量や程度を答える。補足 等があるなら、その後に述べる。 ○ 質問者：「モデル＊＊は何GHｚですか？」 ○ 回答☓：「＊＊は新型の加速管を採用しており他社に比 べて飛躍的に動作が速くなっております。X社を始め数 社に採用実績があって、ご好評をいただいております。」 質問者：「で何GHｚなんですか？」 ○ 回答◯：「＊＊は、50GHｚです。従来品との違いは、 ・・・」
- 25. 『もし』、『タラ・レバ』は 誤解の頻発地帯。要注意！ ● 場合分けや条件付きの回答になるときは、長々と続けず、 分解して箇条書きにする。 ○ ☓：「もし〜ならば＊＊ですが、しかし〜〜のときは ＊＊＊とも考えられ、一方〜〜でないときは＊＊＊＊の 可能性もあります。」 ○ ◯： ■ もし〜ならば→＊＊を行います。 ■ もし〜〜ならば→＊＊＊を確認してください。 ■ もし〜〜〜ならば→＊＊＊＊を実施ください。
- 26. 余談： スケジュール調整メールのコツ ● ☓ ○ A:『来週都合の良い日はいつですか？』 ○ B:『火曜日と、木曜日が空いています』 ○ A:『火・木はふさがっています』 ○ B:『ではその翌週の月曜日は』 ○ A:『OKです。』 ● ◯ ○ A:『来週都合の良い日はいつですか？当方は火・木以 外なら大丈夫です。』 ○ B:『では月曜日でお願いします』 ○ A:『承知しました』 最初から出せる情報は出しておき、無駄な メールの往復回数を減らす。
- 27. 余談： 『ニナリマス』は丁寧語ではない。 ● ☓ ○ 『こちらが説明書になります。』 ○ 『金額は◯◯円になります。』 ● ◯ ○ 『こちらが説明書でございます。』 ○ 『金額は◯◯円です。』 ● ニナリマスは、一連の動作を経てある状態に変 化した場合 ○ 『調査結果は、別紙報告書のようになります。』 ○ 『総計でお買い上げ金額は◯◯円になります。』
- 28. まとめ
- 29. まとめ：技術系の作文の手順 1) この文書で一番伝えたいこと＝結論を決める 2) 結論を書く 3) その結論の説明・理由を書く 基本は箇条書き（見出し付きが望ましい） a) 説明の根拠となる事実（エビデンス）を添える b) 見解や推察は、事実と事実を結ぶ、無理のない論理的 なストーリーになっていること 4) （オプション）：補足説明など 5) （オプション）：今後の予定、次のアクションなど
- 30. 文書におけるカスタマーファースト ● 自分が何を言いたいかではなく ● 相手に伝えたいこと、読み取らせたいことは何 かを中心に考える ○ 相手に行間を読ませない。 ○ 相手に時間を掛けさせない。 ○ 「なんとなく、わかってほしい」 「だいたい分かるだろう」は甘え。 ○ 誤解されたら作者の責任。
- 31. 頭がごちゃごちゃしてまとまらない時 ● 一度、要素を全部書きだそう ● マインドマップ等を使おう ○ XMind（フリー）が便利です ● 悩んだら誰かに相談してアドバイスをもらおう
- 32. 以上