M-Files is een innovatief documentbeheer systeem dat een oplossing biedt voor het beheer, terugvinden en bewerken van documenten. Met M-Files wordt documentmanagement toegankelijk voor ieder type organisatie, van klein tot groot en met ieder budget.

1. M-Files® is een krachtige enterprise content
management (ECM) en documentbeheeroplossing
voor organisaties van klein tot multinational, die het
beheren, vinden en volgen van informatie eenvoudiger,
sneller en naukeuriger maakt, en daarmee kosten
bespaart en productiviteit verbetert.
M-Files is volledig geïntegreerd in Microsoft® Windows
en is daarom zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig
te implementeren. M-Files is beschikbaar in 24 talen
en heeft de productiviteit van duizenden organisaties
in meer dan 100 landen verbetert door middel van het
efficiënter beheren van documenten, informatie en
processen.
Verbeter uw documentbeheer
en gerelateerde processen met
M-Files
www.horicon.nl

2. DE KEUZE VAN DUIZENDEN ORGANISATIES VOOR HET
VERBETEREN VAN PRODUCTIVITEIT EN EFFICIËNTIE
M-Files helpt organisaties de vraag naar snelle toegang tot, verwerking- en hergebuik van
informatie met succes te beantwoorden. M-Files maakt gebruik van een unieke, op metadata
gebaseerde architectuur, die het mogelijk maakt een document via een eenvoudige trefwoord-
zoekopdracht onmiddelijk te vinden - dus een veel snellere en effectievere manier voor het
localiseren van informatie dan het vaak langdurig zoeken in een complexe en verwarrende
structuur van netwerkmappen. Verder biedt de ”check-out” en ”check-in” functionaliteit een
oplossing voor de vaak voorkomende problemen die veroorzaakt worden door het gelijktijdig
bewerken van documenten door verschillende gebruikers, wat vaak resulteert in verlies van
informatie en het voorkomen van meerdere versies van een document.
M-Files is zeer eenvoudig te implementeren en te gebruiken via de cloud, in eigen huis
(on-premise) of als hybride oplossing (het beste van beide werelden) voor het effectiever
beheren van informatie en processen, waarbij de chaos en verwarring die gepaard gaat met de
netwerkmap-aanpak voorkomen wordt. Met M-Files beschikt uw organisatie over een flexibel
document- en informatiebeheerplatform met krachtige rapportagemogelijkheden, ondersteuning
voor mobiel werken en met integratiemogelijkheden voor uw CRM, Facturering en ERP
sytemen.
“M-Files heeft de productiviteit en
naukeurigheid van ons instituut
drastisch verbeterd.”
- Osmany Pereira Gonzalez,
Manager Joint Services,
Milieuprogramma van de Verenigde
Naties
“Andere systemen die we bekeken
bleken veel duurder en zouden
meer tijd eisen voor implementatie.
Met M-Files hadden onze
medewerkers geen training nodig
om het systeem goed te gebruiken,
dus training was makkelijk, en
M-Files medewerkers waren erg
behulpzaam in het beantwoorden
van onze vragen”
- Thorunn Bergsdottir, Quality
Manager, MP Bank
“Audits zijn normaal in de financiën
voor mijnoperaties, vooral
gedurende de onderzoeksfase die
voorafgaat aan een project. Wij
slaan onze aanvangsschattingen en
gerelateerde informatie op in onze
veilige M-Files documentenkluis
en deze gecentraliseerde
aanpak maakt voor ons een
veel gestroomlijnder auditproces
mogelijk.”
- Thorsten Neumann, IT Manager,
Banro Corporation
“Voordat wij M-Files hadden was
het vaak een uitdaging om de juiste
versie van een bestand te vinden
en dat kostte vaak kostbare tijd. *En
omdat wij werken in een branche
waar elk uur in rekening wordt
gebracht letten we sterk op onze
interne processen.”
-Martina Andersin, CFO,
Hill+Knowlton
59% uit 1.000 ondervraagde managers gaven aan dat zij belangrijke infor-
matie bijna elke dag mislopen waarvan ze weten dat het opgeslagen is in
de organisatie maar het simpelweg niet kunnen vinden (Bron: Accenture)
Werknemers verspillen elke dag 30 minuten - oftewel 16 werkdagen per
jaar - met het zoeken naar documenten. (Bron: Harmon.ie)
Een efficiënte oplossing ter ondersteuning van zoekopdrachten op alle
enterprise content kan de productiviteit van weknemers met gemiddeld
30% verbeteren (Bron: AIIM)
M-Files is dé oplossing voor effectief documentbeheer! In een recent
onderzoek onder onze klanten gaf 97,1% aan dat M-Files het vinden van
informatie eenvoudiger maakt.
U kunt al uw documenten en bestanden vanuit elke Windows applicatie direct opslaan in M-Files via ”Opslaan
als” of ”Opslaan”. Verder zult u altijd de juiste informatie snel een eenvoudig vinden op basis van de inhoud en
metadata attributen van een document.
WIST U DIT?

3. GECONTROLLEERD
BEWERKEN
Voorkom gelijktijdig bewerken met
check-in en check-out functionaliteit
Automatisch versiebeheer: terugrollen
naar vorige versies of veranderingen
tussen documentversies vergelijken
Veranderingen logboek en audit
historie: altijd kunnen zien wie welke
bewerking wanneer gemaakt heeft
Beheer document-gerelateerde
processen met workflows en taken
SNEL, EENVOUDIG
TOEGANG TOT INFORMATIE
Vind documenten, gerelateerde klanten
en projecten gemakkelijk en razendsnel
Snel zoeken: vind bestanden op basis
van hun klassificatie, metadata-attributen
en inhoud
Publiceer bepaalde documenten
eenvoudig naar verschillende groepen
Geavanceerde rapportage en
analysemogelijkheden
SCANNEN EN
ARCHIVEREN
Electronisch documentarchief: werkt
met alle desktop scanners en ”all-in-
one” printers
Textherkenning (OCR) bij het scannen
Archiveren van bestanden in PDF/A-
1b formaat voor het efficiënt, langdurig
behoud van electronische documenten
INTEGRATIE MET
BEDRIJFSSYSTEMEN
Naadloze integratie met Windows
Ondersteund alle bestandsformaten
(Word, Excel, PDF, JPEG, etc.)
Directe integratie met alle moderne CRM
en ERP systemen en andere databases
Volledige integratie met alle Microsoft
Office applicaties
Importeren van e-mails van uw email
server
VEILIG
Controleer data toegang; bescherm
gevoelige documenten zonder
meerdere opslaglocaties te gebruiken
Uniek toegangscontrolebeheer vermindert
de kans op menselijke fouten
Ondersteunt Windows Active Directory
authenticatie
Ondersteunt verbindingen met encryptie
Automatische back-ups van alle data
GEBRUIKSGEMAK
OVERAL
Bekende Windows gebruikersinterface:
“Openen” en “Opslaan” functies
Ondersteuning voor documentbeheer
via web en mobiel
Bekijk, maak, bewerk en bewaar
documenten in offline modus, met
automatische synchronisatie bij het
opniew verbinding maken
Traditionele enterprise content management en document management systemen zijn dure
en gecompliceerde producten die flinke aanpassingen eisen aan uw operationele processen
en gepaard gaan met intensieve en kostbare consulting en support diensten. M-Files
verandert dit met een krachtige en gebruiksvriendelijke oplossing die uw organisatie helpt bij
het automatisch organiseren, beheren en volgen van documenten en informatie.
VERBETER KWALITEIT
EN PROCESSEN
BIJ NALEVING VAN
REGELGEVING
Ook voor organisaties die
actief zijn in sectoren die
gekenmerkt worden door
strenge regelgeving voor
documentbeheer zoals ISO
9001, FDA 21 CFR Part 11,
EU GMP Annex 11, HIPAA en
Sarbanes Oxley biedt M-Files
een practische, eenvoudige en
effectieve oplossing.
De veelzijdige en krachtige
workflowfunctionaliteit van
M-Files stelt organisaties
in staat om routine werk te
automatiseren en delegeren
zonder enig programmeren.
Workflows in M-Files kunnen
bijvoorbeeld zorgen voor het
goedkeuren van inkoopfacturen,
het bewerken van sollicitaties
en voor vele andere scenarios
waarbij controle, bewerking en
goedkeuren door verschillende
deelnemers een rol speelt.
EEN FRISSE AANPAK VOOR HET
BEHEREN VAN DOCUMENTEN

4. M-Files is volledig gebaseert op metadata en het principe dat het
eenvoudiger is om te beschrijven “wat” een object is of “waarover”
het gaat, dan te raden waar iets is opgeslagen. Deze metadata-
aanpak is overal in M-Files terug te vinden, van navigatie (en
zoeken) tot toegangsvergunningen, workflows en informatie
replicatie:
NAVIGATIE EN “DYNAMISCHE WEERGAVE”
De traditionele netwerkmap architectuur staat niet toe om een
bestand in meerdere mappen beschikbaar te maken zonder er
een kopie (of snelkoppeling) van te maken. Een probleem dus
voor vele ECM oplossingen omdat een kopie niet wenselijk is en
het vaak moeilijk is een keuze te maken in welke map iets op te
slaan. M-Files biedt een dynamische aanpak waar bestanden in
meerdere mappen worden weergegeven zonder deze te kopiëren,
en waar de map-organisatie “on-demand” aangepast kan worden
naar de wensen van elke individuele gebruiker.
REPLICATIE EN LANGDURIG ARCHIVEREN
Ook de replicatie in M-Files wordt aangestuurd door de metadata
waarden van de documenten, bestanden en objecten. Dit maakt
het mogelijk om selectief content te repliceren naar andere
document-kluizen (repositories). Bepaalde documenten kunnen
zodoende gerepliceerd worden naar een documentenkluis in
de cloud voor publicatie of archiveringsdoeleinden. Zo is het
bijvoorbeeld ook mogelijk dat alleen bepaalde content van een
hoofdkantoor-documentenkluis gerepliceerd word naar een
documentenkluis in een dochteronderneming terwijl andersom
alle dochterondernemings-content gerepliceerd wordt naar de
documentenkluis van het hoofdkantoor.
Ook het archiveren van content in M-Files is gebaseerd op
metadata. Dit betekend dat het archiveren niet plaats vindt op
basis van een selectie netwerkmappen, maar dat gebruikers
regels kunnen definiëren op basis waarvan content automatisch
gearchiveerd wordt, bijvoorbeeld alleen documenten die
geklassificeerd zijn als “rekening” en ouder dan 3 jaar zijn.
VEILIG EN AUTOMATISCHE TOEGANG
In tegenstelling tot traditionele ECM systemen die gebruik maken
van verouderde, op netwerk map-gebaseerde beveiligingsmodellen
(en daarom beperkte mogelijkheden bieden), zijn het in M-Files
de toegangsvergunningen die de uiteindelijke toegang tot
een document bepalen. Deze toegangsvergunningen worden
bepaald op basis van de metadata van een object. Zo kan
bijvoorbeeld een werknemerscontract zichtbaar gemaakt
worden aan de werknemer (metadata waarde) zijn supervisor
(gegenereerde metadatawaarde) en het human resources team
(metadatawaarde). Als in dit geval een nieuw persoon supervisor
van de werknemer wordt of leden van het HR team veranderen,
dan passen de toegansvergunningen voor deze personen zich
automatisch aan. Deze unieke architectuur is revolutionair in het
beheer van toegangsrechten tot content.
WORKFLOWS EN OPTIMALISEREN VAN
BEDIJFSPROCESSEN
De door metadata aangestuurde workflow functionaliteit maakt het
mogelijk om bedrijfsprocessen efficiënter te maken, knelpunten
op te lossen, documenten consistenter te maken (en daarmee
hun kwaliteit te verbeteren), en om te verzekeren dat werknemers
niet per ongeluk een stap in een belangrijke procedure vergeten.
Workflows kunnen geïmplementeerd worden voor het goedkeuren
van contracten, het circuleren van inkoopfacturen, het verwerken
van sollicitaties en voor vele andere scenarios waar het
controleren, bewerken en goedkeuren van documenten door
verschillende deelnemers een rol speelt.
Horicon
Dennenlaan 68
7461 XJ Rijssen
Telefoon: 0548-522252
info@horicon.nl
www.horicon.nl
©2013 by M-Files Inc. M-Files is een geregistreerd merk van M-Files Corporation. Alle andere merken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren.
METADATA: DE VOORDELEN VAN HET BEHEREN VAN DOCUMENTEN EN INFORMATIE
OP BASIS VAN INHOUD EN BETEKENIS IN PLAATS VAN NETWERK LOCATIE!