Sistema de gestíon documental

SISTEMA DE GESTÍON
DOCUMENTAL
ENTREGADO POR:
HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA
GESTIÓN DOCUMENTAL II G4
La principal ventaja que aportan los sistemas de gestión
electrónicos frente a los métodos manuales, es
básicamente el ahorro de tiempo y recursos. Las labores
implicadas en la gestión de un documento son a grosso
modo las siguientes: clasificación, registro, distribución,
generación de copias, archivado y consulta.

TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL II G4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II G4
ARMENIA
2013

TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL II G4
DOCENTE
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II G4
ARMENIA
2013

TABLA DE CONTENIDO
No. Diapositiva
• 0. Introducción 5
• 1. Objetivo general 6
• 2.Objetivos específicos 7
• 3. Sistema de Gestión Documental 8
• 4. 4.INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN
DE DOCUMENTOS 24
• 5. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN 58
• 4. Conclusiones 106
• 5.Bibliografias 107

0. INTRODUCCIÓN
• El objetivo de este trabajo es dar a conocer el Sistema del Programa de Gestión
Documental de INFITULUA, Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de
Tuluá, en donde se describe el paso a paso de la unidad de correspondencia y
ventanilla única, instructivo de producción documental y el Manual para la
Administración de archivos de Gestión.
• Todo un Sistema basado en la Normatividad vigente, con excelentes tendencias de
organización y herramientas tecnológicas que conllevan a un control optimo y de
buena calidad.

1.OBJETIVO GENERAL
• Conocer el Sistema de Gestión Documental de INFITULUA, para obtener un
aprendizaje significativo en el ámbito de organización, garantizando su perfecto
estado de conservación, conociendo las diferentes herramientas como pilares para
que el S.G.D funcione.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Entender la gestión documental como herramienta que se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
-Conocer las ventajas de la reducción drástica de situaciones como la duplicidad
de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos,
etc.
-Aprender la Seguridad y fiabilidad de Información, documentos de gran valor
para la organización pueden custodiarse con herramientas ofimáticas,
tecnológicas.

• Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento,
seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar
siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.
• En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de
gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando
perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación
solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay
que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios,
ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para
que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.
3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INFITULUA
Se dio inicio a operaciones en el mes de Febrero de 2.006, y a lo largo de los años 2.006,
2007 y 2.008 se hicieron créditos a algunas entidades estatales, a personas jurídicas de
derecho público y privado, y a personas naturales
INFITULUA hace
parte de las
instituciones
denominadas INFIS
en nuestro país. Se
crea a partir de la
modificación que se
hizo a los estatutos
de lo que
inicialmente se
denominaba
INCENTIVA,
entidad que fue
creada en el año
2.004 producto de
los dineros que
obtuvo el municipio
de Tuluá por la
venta de la
Telefónica
TELECOM.
Se obtiene con
esta operación un
patrimonio de
aproximadamente
Setenta mil
millones de pesos
mcte
($70.000.000.000),
dineros con los
cuales la
Administración
municipal
de ese momento
decide crear la
entidad para
apoyar el
desarrollo
económico y social
del municipio y la
región a través de
la prestación de
servicios de
crédito

INFITULUA
siendo este último punto el que conllevó al cambio de estatutos
en Diciembre de 2.008, para redireccionar los servicios y los
clientes objetivo del Instituto de acuerdo con las directrices de
la Contraloría Departamental del Valle del Cauca y de la
Administración Municipal.
Promovemos el modelo de gestión para la innovación industrial
y comercial de Tuluá a través de la plataforma tecnológica,
Tuluá Compite. Realizamos estudios de prefactibilidad y
gestión con el fin de:
Generar empleo.
Crear un Centro de Asistencia Industrial.
Crear un Centro de Reciclaje
Crear un Centro de Bienes y Servicios
Formular el Plan de Desarrollo Turístico.
Ejecutar el Plan de Citymarketing

MISIÓN DE INFITULUA
Promovemos el bienestar de Tuluá y la región, gestionando desarrollo socioeconómico a
través de servicios de financiamiento y gestión de proyectos

VISIÓN DE INFITULUA
En el año 2015, INFITULUÁ habrá consolidado su modelo de gestión y financiamiento,
a través del desarrollo de proyectos socioeconómicos que garanticen su rentabilidad
y promuevan el bienestar de la región.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
1. Gestionar proyectos que generen impacto socioeconómico en Tuluá y la región.
2. Incrementar la utilización de los servicios.
3. Incrementar la rentabilidad económica con impacto social.
4. Contribuir a la dinamización de la economía para la disminución de las
necesidades básicas insatisfechas de Tuluá.
5. Elevar la competitividad institucional mediante el desarrollo de sus capacidades.
6. Mejorar el nivel de competencias individuales.
7. Aumentar el nivel de satisfacción de nuestros clientes.

DESARROLLO
ECONÓMICO Y
SOCIAL
DESARROLLO
TERRITORIAL
INVERSIONES
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
EJES ESTRATÉGICOS

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVO
Desarrollar actividades especificas que permitan
coordinar y controlar de forma sistemática la
recepción, organización, descripción, indexación,
almacenamiento, preservación, acceso y difusión
de los documentos,
De manera ágil, segura para el control
de los documentos de origen externo e
interno de INFITULUA

ALCANCE
El proceso
inicia desde la
producción
De
documentos
hasta la
disposición
final
Incluyendo su
recuperación

UNIDAD DE CORRESPODENCIA Y VENTANILLA ÚNICA
Unidad de Correspondencia y Ventanilla
única:
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones
de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación,
integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión ,
centrales e históricos.

MISIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
VENTANILLA ÚNICA
Gestionar los procesos o programas
de gestión documental para
promover la conservación
adecuada de toda la
documentación escrita (todos los
papeles),
Facilitando y gestionando de forma
eficaz su uso oportuno, mediante
la utilización de procedimientos y
operaciones Archivísticas.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
VENTANILLA ÚNICA
1) Control de Ingreso de la
Documentación.
2) Organización del Fondo Documental
(clasificar, ordenar, describir).
3) Conservación.
4) Servicio y Control de Préstamo de los
documentos.
5) Selección y Traslado de la
Documentación al archivo central.
6) Digitalización de los Documentos.
7) Atención de consultas sobre informes
estudiantiles.
8) El Área de Correspondencia debe
velar también por la adecuada
conservación y el control en la
producción documental,
radicando y tramitando solamente las
comunicaciones que cumplan con los
requisitos exigidos en acuerdo 060 del
31 de octubre de 2001, en cuanto al
formato y firmas responsables.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y VENTANILLA ÚNICA
En la entidad Se implementó el software, “Manejo Integral de Documentos, MiDoc”
Versión 5.0 para el manejo de la correspondencia, las tablas de retención y valoración
documental y del archivo central o fondo acumulado.
MiDoc, se ha desarrollado de acuerdo con las políticas, criterios y procedimientos
establecidos en el Archivo General de la Nación para el manejo integral de los
documentos en las entidades públicas y privadas.
Objeto del sistema:
Automatizar el manejo integral de los documentos de las entidades,
desde el manejo de las Tablas de Retención Documental, el
recibo y despacho de los documentos entre entidades y dependencias,
ruta interna del documento por actividad, transferencias documentales
entre archivos, inventario de documentos, eliminación de documentos
y el préstamo de documentos.

PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Objetivo
Describir las actividades para la
elaboración de las comunicaciones
oficiales,
que se generan como resultado de
las funciones del Instituto de
Financiamiento, Promoción y
Desarrollo de Tuluá “INFITULUA”.

4.INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Base Normativa
-ACUERDO No. 060 del
30 de octubre de 2001),
por el cual se
establecen pautas para
la administración de las
comunicaciones
oficiales en las
entidades públicas y las
privadas que cumplen
funciones públicas.
-GTC – 185 Guía Técnica
Colombiana
“Documentación
Organizacional”
-Decreto 2150 de 1995,
suprime y reforma
regulaciones,
procedimientos o
Trámites innecesarios
existentes en la
Administración Pública

INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA
Características de
redacción y
presentación
Para todas las comunicaciones oficiales se recomienda:
-Tratar un solo tema por comunicación
-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
-Usar un tratamiento respetuoso y cortés
-Emplear estilo gramatical natural, sencillo y
continuo.
-Distribuir el texto de acuerdo a su extensión.
-Es importante que las comunicaciones no
presenten errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
-La presentación de
originales y copias
debe ser impecable,
sin borrones ni
repisados.

Tipo de fuente o letra y tamaño
La fuente será Arial 12, con el fin de hacerla más agradable a la vista del lector y así
no presente inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se
recomienda no utilizar negrilla.
Márgenes
Superior 4 cm.
Inferior 2 cm.
Lateral Izquierdo 4 cm.
Lateral Derecho 3 cm.
Estilo
Para la distribución del
contenido se utilizara el
estilo bloque extremo. En
este todas las líneas parten
del margen izquierdo.

Estilo de Bloque: Para la distribución del contenido se utilizara el estilo bloque
extremo. En este todas las líneas parten del margen izquierdo.
-Tipo de fuente o letra y tamaño
La fuente será arial 12, con el fin de hacerla más agradable a la vista del lector y así no
presente inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda no
utilizar negrilla.
Líneas especiales:
Si se requieren las
líneas especiales, se
recomienda escribirlas
a dos Interlineas
libres de los datos del
remitente, en la misma
fuente y con un tamaño
de letra 10.
El bloque de anexos y copias
se ubica a un interlineado
sencillo, sin abreviar, y
alineado. El bloque
correspondiente a
transcriptor y proyectó se
deja a una interlinea libre
del anterior y también
alineado.

CIRCULAR
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el
mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la
Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés
común.
PARTES DE LA CIRCULAR
-Encabezado y código: Para el caso del Instituto se entenderá como encabezado
el nombre de la Unidad Administrativa que emite la CIRCULAR, el cual se escribe
en mayúscula sostenida, sin negrilla a una interlinea libre de la Zona 1.
Lugar de origen y fecha de elaboración: Se inicia de una a dos interlineas libres
del código, se escribe el nombre de la ciudad, seguido de (,) se escribe la fecha
y el mes. Los meses se escriben en minúscula.
Ejemplo: Tuluá, 12 de enero de 2010

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION:
Se inicia de una a dos
interlineas libres del
código, se escribe el
nombre de la ciudad,
seguido de (,) se escribe la
fecha y el mes. Los meses
se escriben en minúscula.
•Ejemplo: Tuluá, 12 de
enero de 2010
ASUNTO:
Se inicia a dos interlineas
libres del encabezamiento
y destinatarios, se escribe
en mayúscula sostenida,
constituye la síntesis de la
circular, expresado
máximo en 6 palabras, con
mayúscula inicial y sin
subrayar y sin negrilla.
SALUDO:
Se incluye en el inicio del
texto.
-TEXTO: Se inicia de dos a tres
interlineas libres del asunto.
Se escribe a interlineación
sencilla y cada párrafo se
separa del anterior can una
interlínea libre. En circulares
de uno a dos párrafos se puede
dejar interlineación de uno y
media entre renglones y doble
entre párrafos.

DESPEDIDA:
•Se inicia de una a dos interlineas libres del texto. Es una expresión
de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.)
(Agradecemos su gentil colaboración.)
REMITENTE Y
FIRMAS
RESPONSABLES
•Se inicia de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida,
se escriben los Nombres y apellidos en mayúsculas
sostenidas y el cargo se en la línea siguiente con mayúscula
inicial sin centrar. La firma se ubica en la parte superior del
nombre del remitente.
LINEAS
ESPECIALES
•Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos
Interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y
con un tamaño de letra 10.

Ejemplo circular
DIRECCION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CIRCULAR 400-12-1.01
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
Tuluá, 13 de octubre de 2009
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
PARA PERSONAL INFITULUA
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
Asunto: Convocatoria Capacitación
------------------
------------------ (3 interlíneas)
------------------
Atento saludo, con el fin de dar a conocer la identificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión,
se solicita su presencia el viernes 16 de octubre de 2009, a las 7:30 am. En la sala de Juntas del Instituto.

------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Atentamente,
------------------
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
CAROLINA RODRIGUEZ OSORIO
Directora Financiera y Administrativa
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlinea )
Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya
Calle 21 # 34-57 PBX- 2261285 2261432 Ext. 101 FAX- 104
www.infitulua.gov.co

• Carta
Es una comunicación
escrita, que tiene como
objetivo principal dar un
mensaje, se emplearán para
responder oficios,
suministrar información y presentar
solicitudes a otras entidades,
personas naturales y/o jurídicas y
en las relaciones laborales del
Instituto.

PARTES DE LA CARTA
CÓDIGO: Se escribe a dos interlineas libres
del encabezado, se inicia con el número que
identifica la unidad administrativa
productora seguida de guión ( - ), colocar los
números que identifican la serie o sub-serie
que corresponda, a continuación del código
se coloca punto (.) y se asigna el número de
consecutivo.
LUGAR DE ORIGEN Y FECHA
DE ELABORACION: Se inicia
de una a dos interlineas
libres del código, se escribe
el nombre de la ciudad,
seguido de (,) se escribe la
fecha y el mes. Los meses se
escriben en minúscula.
Ejemplo: Tuluá, 12 de enero
de 2010

DESTINATARIO:
•A PARTIR DEL LUGAR DE ORIGEN Y LA FECHA DE ELABORACIÓN: se recomienda dejar de
dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden
ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.
Está conformado por los
siguientes componentes.
•Denominación o título académico: Primera interlinea libre. Con mayúscula inicial.
-Nombre del destinatario: Segunda interlinea libre. Con mayúscula inicial.
-Cargo: Tercera interlinea libre. Con mayúscula inicial.
Organización:
•Interlinea libre subsiguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida,
es decir razón social, sigla o acrónimo (se escriben en mayúscula sostenida, a menos que
la entidad lo haya registrado de manera diferente).

Doctor
GUILLERMO GARCIA
SANCHEZ
Director de Talento
Humano
Universidad de
Desarrollo
Tecnológico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindío
Ejemplo
Se identifica el lugar de
origen, como ciudad,
municipio u otros, por su
nombre y se escribe el
departamento separado
por una coma. Aunque el
destino de la carta sea el
lugar de origen de la
misma, es necesario
escribir el nombre del
lugar de origen. No se
utilizan los términos La
ciudad o Presente.
Nombre del lugar de
origen:
De acuerdo con el medio
a través del cual se
realice el envío de la
comunicación, en este
espacio se escribe la
dirección de
nomenclatura, el
apartado, el fax o el
correo electrónico. No
se utilizan abreviaturas.
Dirección

Asunto
•Constituye la síntesis del
tema de la carta,
expresado máximo en 6
palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar. Se
inicia de dos a tres
interlineas libres de los
datos del destinatario.
SALUDO:
•Como saludo
independiente, se
escribe a una o dos
interlineas libres después
del asunto.
•TEXTO: Se inicia a una o
dos interlineas libres del
asunto o del saludo
independiente. Se
escribe a interlineado
sencillo; a una interlinea
libre entre párrafos.
DESPEDIDA:
•Se inicia de una a dos
interlineas libres del
texto. Es una expresión
de cortesía que puede
ser breve seguida de
coma (,) (Atentamente,)
o frase de cortesía
terminada en punto (.)
(Agradecemos su gentil
colaboración).

REMITENTE Y
FIRMAS
RESPONSABLES
Se inicia de cuatro a cinco interlineas
libres de la despedida, se escriben los
Nombres y apellidos en mayúsculas
sostenidas y el cargo se en la línea
siguiente con mayúscula inicial sin
centrar. La firma se ubica en la parte
superior del nombre del remitente.

Ejemplo Carta :
UNIDAD ADMINISTRATIVA
100-42-3.05
------------------ ( 1 interlínea )
Tuluá, 30 de diciembre de 2009
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
Arquitecta
MARTHA LILIANA VALLEJO
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Carrera 25 No. 25 - 04
Alcaldía Municipal
Tuluá
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
Asunto: Plan Parcial cinco
------------------
------------------ ( 2 interlíneas)

Cordial saludo.
------------------ ( 1 interlínea)
Requiero información sobre los últimos avances del Plan parcial cinco, con el objetivo de
presentar informe al señor alcalde.
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Agradeciendo su amable atención,
------------------
------------------
------------------ ( 4 interlíneas )
------------------
JOSE EDIER CARDONA DEL RIO
Gerente
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Transcriptor: Beatriz Torres
Redactor: Lina Romero
Calle 21 Nº 34 – 57 PBX – 2261285 2261432 Ext. 101 FAX 104

ACTA
Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es
relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión.
PARTES DEL ACTA
-TÍTULO: EI título está
conformado por el nombre del
grupo que se reúne. Se ubica
centrado a una o dos
interlineas libres del margen
superior. Se escribe en
mayúscula sostenida y sin
negrilla.
Ejemplo:
REUNION ORDINARIA COMITÉ
DE ARCHIVO
-DENOMINACION DEL
DOCUMENTO Y NUMERO: A
una o dos interlineas libres se
ubica la palabra acta, en
mayúscula sostenida,
centrada y a continuación el
numero consecutivo que Ie
corresponda. Se suprime el
símbolo (#) o la abreviatura
(No.)
Ejemplo:
ACTA 01
ENCABEZAMIENTO: EI
encabezamiento está
conformado por las palabras
fecha, hora, lugar, asistentes,
ausentes e invitados, cada
una de ellas en mayúscula
sostenida. Los datos del
encabezamiento van alineados
después de dos espacios
siguientes a los dos puntos de
la palabra asistentes, en
mayúscula sostenida.

Lugar de origen y fecha
de elaboración:
Contra el margen
izquierdo, a dos o tres
interlineas Libres de la
denominación del
documento, se escribe la
palabra fecha, en
mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos
(:). AI frente se anota la
ciudad o municipio
donde se ha realizado la
reunión y la fecha.
Ejemplo. FECHA: Tuluá,
12 de enero de 2010
Hora: Contra el margen
izquierdo, a una
interlinea libre de la
fecha se escribe la
palabra hora, en
mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos
(:). AI frente se escribe
la hora de inicio y de
finalización de la
reunión.
Ejemplo: De las 9:00
horas a las 16:00 horas
Lugar: Contra el
margen izquierdo,
a una interlinea
libre de la hora se
escribe la palabra
lugar, en
mayúscula
sostenida y
seguida de dos
puntos (:). AI
frente se escribe
el sitio de la
reunión.

Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre del lugar se escribe la palabra
asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AI frente, se escribe el título o
vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación
sencilla. EI cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y
se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión.
Invitados: A continuación de
la lista de asistentes, a una
interlínea libre del ultimo
nombre se escribe la palabra
invitados, si los hay, en
mayúscula sostenida, seguida
de dos puntos (:) y contra el
margen Izquierdo. Los
nombres y apellidos completos
se escriben con mayúscula
inicial, a interlineación
sencilla y después del
tratamiento.
Ausentes: Contra el margen
izquierdo, con mayúscula
sostenida y seguida de dos
puntos (:) se escribe la
palabra ausentes, si los hay, a
una interlinea libre del ultimo
nombre. Es conveniente
indicar si la ausencia es
justificada o no.
ORDEN DEL DIA:
Contra el margen izquierdo, a
dos interlineas libres del
ultimo nombre y con
mayúscula sostenida se
escribe la frase orden del día,
seguida de dos puntos (:). A
una interlinea libre y contra el
margen izquierdo, se
enumeran los temas motivo de
la reunión, con mayúscula
inicial, identificándolos con
números arábigos, todos a
interlineado sencillo.

DESARROLLO: Contra el margen izquierdo, a una o dos interlineas libres del último
tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos
(:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema
identificándolo con número arábigo.
CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra
convocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlineas libres del ultimo renglón del
texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntas
(:).
FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: EI nombre completo de los firmantes responsables se
escribe en mayúscula sostenida 0 con mayúscula inicial, de cuatro a cinco
interlineas libres a partir de la última línea del acta. EI cargo se escribe a
interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Ejemplo:
MANUEL CHACON CORREA JUAN CAMILO VELEZ CANO
Presidente Secretario

------------------ (1 interlínea)
100-1-2
------------------ (1 interlínea)
REUNION ORDINARIA COMITÉ DE CREDITO
------------------ (1 interlínea)
ACTA 01
------------------
------------------ (3 interlíneas)
------------------
FECHA: Tuluá, 4 de enero de 2010
------------------ (1 interlínea)
HORA : De las 14:00 horas a las 18:00 horas
------------------ (1 interlínea)
LUGAR: Sala de Juntas INFITULUA
------------------
------------------ ( 2 interlíneas)
Ejemplo Acta:

ASISTENTES:
ANDRES LEONARDO MEJIA , Director– Presidente
CAROLINA CANO BASTIDAS , Secretario Comité
ADALGIZA OROZCO, Técnico, Vocal
------------------ (2 interlíneas)
AUSENTES:
WILLIAM MARTÍNEZ JIMÉNEZ, Jefe División - Vocal
------------------
------------------ (2 interlíneas)
ORDEN DEL DÍA:
------------------ (1 interlínea)
1o. Verificación de Quórum
2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior.
3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de la Alcaldía Municipal de Tuluá.

------------------
------------------ (2 interlíneas)
DESARROLLO:
------------------ (1 interlínea)
1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
------------------ (1 interlínea)
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
------------------ (1 interlínea)
------------------ ( 2 interlíneas)
CONVOCATORIA: La próxima reunión se efectuará el 10 de enero de 2010, a partir de las 10:00 horas
en la sala de Juntas del Instituto.
RECOMENDACIONES (Cuando aplica)
------------------
------------------
------------------
------------------ (4 interlíneas)

ADALGIZA OROZCO ANDRES LEONARDO MEJIA
Presidente Secretario
------------------
------------------ (2 interlíneas)
Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya y/o
Redactor: Alexander González
Calle 21 Nº 34 – 57 PBX – 2261285 2261432 Ext. 101 FAX 104

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad, puede ser personal.
CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS La constancia y la certificación tienen como
objetivo fundamental dar a conocer información de
carácter personal y pueden ser de:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios, ENTRE OTROS
EI certificado es un documento de carácter
probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto
solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un
acto judicial, juramento, ceremonia, norma y
requiere registro notarial).

RESOLUCIONES
Para las características de redacción y presentación, márgenes, estilo, tipo de fuente
y tamaño y líneas especiales, ver el punto 5 de este instructivo.
PARTES DE LA RESOLUCION
ENCABEZADO: Escribir centrado, en
mayúsculas sostenida, sin negrilla,
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO,
PROMOCION Y DESARROLLO DE TULUA.
CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo
los números que identifican la
dependencia productora seguida de guión
( - ), colocar los números que identifican
la serie y/o sub-serie que corresponda.
RESOLUCION No.__: Escribir centrado, en
mayúsculas sostenidas, sin negrilla
RESOLUCION No.__ Escribir el número
consecutivo que corresponda a la
respectiva sesión; iniciando con 01 cada
año, y se cierra cada año calendario.
El consecutivo de las resoluciones del
Instituto será controlado por la Gerencia y
por la Dirección Jurídica en el caso que
aplique.

FECHA: Escribir el día, mes y
año entre paréntesis, así:
12 de agosto de 2010)
REGISTRAR EXPRESION “Por
medio del cual…” De una a dos
interlineas de la identificación
del documento se escribirá la
expresión: Por medio de la
cual, acompañada de una
síntesis del objeto de la
Resolución, centrada, sin
negrilla, entre comillas “”.
NOMBRE DEL CARGO Y
DE LA ENTIDAD: Se escribe
el cargo y entidad, como se
muestra a continuación, sin
negrilla y centrado:
El Gerente General del
INSTITUTO de
FINANCIAMIENTO,
PROMOCIÓN y DESARROLLO
de TULUÁ., INFITULUÁ, en
uso de sus atribuciones
constitucionales, legales y
estatutarias, especialmente
las conferidas…
CONSIDERANDO: Escribir
centrado, en mayúsculas
sostenidas, sin negrilla, se
escribirá CONSIDERANDO,
y a continuación detallar
cada párrafo, una vez se
describan los
Considerandos, en la parte
final se escribe la frase:
Por lo expuesto, se…

CONSIDERANDO: Escribir centrado, en mayúsculas
sostenidas, sin negrilla, se escribirá CONSIDERANDO, y a
continuación detallar cada párrafo, una vez se describan
los Considerandos, en la parte final se escribe la frase:
COMUNIQUESE Y CUMPLASE Escribir centrado, en
mayúsculas sostenidas, sin negrilla, se escribirá
COMUNIQUESE Y CUMPLASE ó NOTIFIQUESE Y
CUMPLASE ó PUBLIQUESE en el caso que aplique.
Al final escribir la frase, “dado en la ciudad que se elabore,
el día especificado en letras y entre paréntesis en número, el
mes y el año en letras y números.
FIRMAS Registrar las firmas de quien corresponda, en
mayúscula sostenida, sin negrilla.

Ejemplo Resolución
------------------
------------------ (2 interlíneas)
100-50
------------------
------------------ (2 interlíneas)
RESOLUCIÓN No.__
(12 de enero de 2009)
------------------
------------------ (2 interlíneas)
“Por medio de la cual ………………” ------------------ (1 interlínea) El Gerente General del INSTITUTO de
FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN y DESARROLLO de TULUÁ., INFITULUÁ, en uso de sus atribuciones
constitucionales, legales y estatutarias, especialmente las conferidas…
------------------
------------------ (2 interlíneas)
CONSIDERANDO
------------------
------------------ (2 interlíneas)

Ejemplo Resolución
Que…
------------------------- (1 interlínea)
Que …
---------------------------(1 interlínea)
------------------
------------------ (2 interlíneas)
RESULEVE
----------------- (1 interlínea)
ARTICULO PRIMERO...............
----------------- (1 interlínea)
ARTICULO SEGUNDO................
----------------- (1 interlínea)
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Según se requiera)
----------------- (1 interlínea)
Dada en Tuluá, a los veintiocho días (28) del mes de septiembre del año dos mil nueve (2009)
-----------------
----------------- (2 interlíneas)
JOSE EDIER CARDONA DEL RIO
Gerente
----------------- (1 interlínea)
Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya
Redactor: Alexander González

CORREO ELECTRONICO
MENSAJES ELECTRÓNICOS
El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con
uno o Más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través del internet. Este medio
se Puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y
cualquier Otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido,
Razón por la Cual se recomienda tener en cuenta las
disposiciones de esta guía para cada uno de Estos casos.
Para garantizar el éxito en el intercambio del correo
electrónico, se presentan las Siguientes subgerencias.
PARTES:
De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de
los servicios de La Internet, a continuación se identifican las partes
del correo electrónico.
Se recomienda a las
organizaciones que
disponen de Internet y
servicios de correo
Electrónico,
reglamentar su
utilización y asignar
responsabilidades con
base en Usuarios
debidamente
autorizados, para el
manejo de correo
tanto masivo como
institucional.

ENCABEZAMIENTO
De (From): Informa a los receptores quién es el remitente del
mensaje.
Para (To): indica la dirección del destinatario.
Asunto (Subject): es el resumen que da una idea, por
adelantado, de lo tratado en el Correo se recomienda una frase
corta y lo más descriptiva posible del contenido del Mensaje.
NOTA La fecha la suministra el servicio de correo.
CUERPO DE EL TEXTO
Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en
una carta normal.
Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las
reglas básicas de ortografía (Tildes, mayúsculas, diéresis,
puntuación, entre otras).

Se aconseja incorporar una firma al
final de cualquier mensaje, aunque
solo sea el Nombre también puede
incluir el cargo, la organización, el
departamento, el teléfono Y la
extensión, entre otros.
NOTA 1 tener el menor número
posible de mensajes en la bandeja
De entrada, para ello se sugiere
crear carpetas personales. Estas
carpetas se Pueden organizar por
temas, labores, proyectos, mensajes
pendientes, años, entre Otros.
Ejemplo:

5. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
• MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
OBJETIVO
Dar a conocer las
políticas y
procedimientos para la
adecuada organización
de los archivos de
gestión del Instituto de
Financiamiento,
Promoción y Desarrollo
de Tuluá,
con fundamento
en la tabla de
retención
documental
aprobada, y
velar por la
conformación,
organización,
preservación
y control de los
archivos de
gestión, teniendo
en cuenta los
principios de
procedencia y
orden original, el
ciclo vital de los
documentos y la
normatividad
archivística.

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE
GESTIÓN
POLÍTICAS Y
CONDICIONES
GENERALES
El Instituto de
Financiamiento,
Promoción y Desarrollo
de Tuluá “INFITULUA”
en cumplimiento de
las disposiciones
legales contenidas en
la Ley 594 de 2000, y
la reglamentación que
viene expidiendo el
Archivo General de la
Nación a través de
Acuerdos, Circulares,
Decretos,
especialmente el
Acuerdo No. 042 de
Octubre 31 de 2002
“Por el cual se
establecen los criterios
para la organización de
los archivos de gestión
en las entidades
públicas y las privadas
que cumplen funciones
públicas, se regula el
Inventario Único
Documental y se
desarrollan los artículo
21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594
de 2000”.

GESTIÓN
Obligaciones de los
funcionarios a cuyo cargo
estén los archivos de las
Entidades Públicas.
Artículo 17.
Responsabilidad General
de los funcionarios de
archivo.
Artículo 18. Capacitación
para los funcionarios de
Archivo.
Artículo 19. Soporte
Documental.
Artículo 16.
Instalaciones para los
Archivos: La administración
pública deberá garantizar
los espacios y las
instalaciones necesarias
para el correcto
funcionamiento de sus
archivos.
Artículo 14. Propiedad,
manejo y aprovechamiento
de los archivos públicos.
Artículo 15.
Responsabilidad especial y
obligaciones de los
servidores públicos.
Artículo 13.
TITULO IV
ADMINISTRACION DE
ARCHIVOS
Artículo 11.
Obligatoriedad de la
conformación de los
archivos públicos.
Artículo 12.
Responsabilidad. La
Administración Pública
será responsable de la
gestión de documentos y
de la administración de
sus archivos.
Generalidades de la Ley 594
de 2000

GESTIÓN
TITULO V
GESTION DE
DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas
de Gestión Documental.
Artículo 22. Procesos
Archivísticos.
Artículo 23. Formación
de archivos
•Artículo 24.
Obligatoriedad de las
tablas de retención.
•Artículo 26. Inventario
Documental.
•Conservación
Documental, según
ACUERDO AGN No. 048
(5 de mayo de 2000)
Condiciones de edificios
y locales destinados a
archivos, según el
Acuerdo AGN 49 DE 2000
(Mayo 5)
•ARTÍCULO 1º-Edificios
de archivo.

POLÍTICAS CON RESPECTO A LA CONSERVACIÓN
Conservación Documental, según ACUERDO AGN No. 048 (5
de mayo de 2000)
“Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7
“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre conservación preventiva, conservación y
restauración documental”.
Los documentos de archivo
deberán estar contenidos en
las unidades de conservación
lo más adecuadas posibles y
debidamente identificadas, y
que garanticen la
preservación del Fondo
Documental.
Para el caso del Instituto se
utilizará la carpeta libre de
ácido de dos tapas y gancho
plástico, los cuales cumplen
los lineamientos y
recomendaciones del Archivo
General de la Nación y
garantizan la conservación de
la documentación.
Con la conservación se
ejecutarán,
principalmente, tareas
tendientes a detener y
corregir los deterioros
manifiestos que afecten la
integridad de los
documentos. Se adoptarán
las estrategias, técnicas y
materiales que garanticen
la conservación y seguridad
de la documentación en
relación con los sistemas
de almacenamiento,
depósito y unidades de
conservación.
GESTIÓN

GESTIÓN
Políticas con respecto a la Eliminación Documental, según el
Acuerdo 46 de 2000 (Mayo 5) "Por el cual se establece el
procedimiento para la eliminación documental".
ARTICULO 1º-Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminación
de documentos:
-La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración
apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la
entidad.
-La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidad
del comité de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la
misma.
-Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio
Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de
picado con el fin de preservar el medio ambiente.
-Un principio que debe observarse es aquel según el cual los
documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia
administrativa y que han sido de antemano señalados como
eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo
fijado por las tablas de retención documental.

GESTIÓN
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente tabla de retención documental. En las eliminaciones primarias el
responsable de la oficina productora informará por conducto del jefe del archivo central al
comité de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas.
Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad del jefe de archivo central quien
deberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo. en todos los casos
deberá levantarse un acta acompañada de su respectiva relación.
ARTICULO 2º- El "acta de eliminación" contendrá:
Entidad
Dependencia
Código de la dependencia y de la serie documental
Series
Fechas
Volumen
Unidades de conservación
Nombres completos y firmas del presidente,
secretario, y otros miembros del comité de archivo.

GESTIÓN
Políticas con Respecto a la Foliación de
la Documentación
La foliación es parte imprescindible de
los procesos de organización archivística
pues da fe de la responsabilidad de los
productores documentales; es
constitutiva del inventario único
documental y requisito ineludible para
las transferencias tanto primarias (del
archivo de gestión al archivo central)
como secundarias (del archivo central al
archivo histórico).
Para el caso del Instituto todos los
documentos deben cumplir con las
siguientes especificaciones:
-La foliación se realiza a todas y cada
una de las unidades documentales de una
serie, cabe resaltar que se debe verificar
si los documentos responden al trámite o
a los tipos documentales de la respectiva
serie documental.
-La unidad documental (carpeta)
contiene un máximo de 200 folios.
-La foliación se efectúa utilizando lápiz
de mina negra y blanda, tipo HB ó B, ó
lapicero negro.

GESTIÓN
El número debe escribirse en la esquina superior derecha de la cara recta del
folio de manera legible y sin enmendaduras, como se muestra en la figura,
sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o
numeraciones originales.
1

GESTIÓN
La numeración se realiza de manera
consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir números. No se folian los
documentos utilizando números con
suplementos como A, B, C, ó bis.
5
5 A

GESTIÓN
No se realiza foliación
sobre pastas o
documentos en blanco,
que por alguna razón
deban quedar en la
carpeta.
1
Las series de documentos
simples (Decretos,
Circulares,
Resoluciones), se folian
de manera
independiente por
carpeta.
Las series de documentos
simples (Decretos,
Circulares,
Resoluciones), se folian
de manera
independiente por
carpeta.1

GESTIÓN
Políticas con Respecto al manejo de Carpetas y demás Unidades de
Conservación:
Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y
rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información
general será: Unidad Administrativa, serie, sub serie, asunto carpeta o expediente,
fechas extremas, número de carpeta, número de folios, especificar si tiene reserva
legal y su ubicación. La cantidad máxima de folios por carpeta son 200.
Los documentos del archivo de gestión
deben conservarse en carpetas que el
instituto designe, en caso de requerir
gancho, se utilizará de plástico, el cual
se introduce en la tapa izquierda de la
carpeta, de afuera hacia adentro, de
forma que el gancho legajado se cierra
sobre el verso del último folio que se ha
ingresado a la carpeta.
La ubicación y organización de los
archivos, cuando existen estantes, se
identifican de izquierda a derecha y la
bandeja de arriba hacia abajo.

GESTIÓN
Políticas con Respecto al manejo de Documentos de Apoyo
Para el caso del Instituto os documentos de apoyo (facilitativos o
informativos) no se consignarán en la Tabla de Retención
Documental de las Unidades Administrativas y por lo tanto pueden
ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia; dichos
documentos deben identificarse con una marcación visible.

GESTIÓN
Políticas con Respecto a
la Consulta de
Documentos
El ACUERDO No. 047 de
2000, Por el cual se
desarrolla el artículo 43
del Capítulo V “Acceso a
los Documentos de
Archivo”, del AGN del
Reglamento General de
Archivos sobre
“Restricciones por
razones de
conservación”.
En el ARTICULO 1: Acceso
a los documentos e
información, establece:
“Con el objetivo de
garantizar la preservación
de los documentos de
archivo, por ser ellos
fuentes de conocimiento y
difusión, fundamento de la
memoria histórica de la
Nación, garantes de
derechos y deberes
ciudadanos que dan cuenta
de las actuaciones de las
instituciones.
Que con el fin de
facilitar la prestación de
los servicios de
información que deben
brindar los archivos en
el territorio nacional, se
dispone que solo por
razones de
conservación, se podrá
restringir el acceso a los
documentos originales,
cualquiera que sea su
soporte, más no a la
información en ellos
contenida”.

GESTIÓN
Consulta o préstamo de documentos a ciudadanos u otras instituciones
El Acuerdo AGN 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de
documentos en los archivos de gestión, por parte de otras
dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse
permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su
soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o
fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la
respectiva.
Que con el fin de facilitar la
prestación de los servicios de
información que deben
brindar los archivos en el
territorio nacional, se
dispone que solo por razones
de conservación, se podrá
restringir el acceso a los
documentos originales,
cualquiera que sea su
soporte, más no a la
información en ellos
contenida”.
oficina o el
funcionario en quien
se haya delegado
esa facultad y sólo
se permitirá cuando
la información no
tenga carácter de
reservado conforme
a la Constitución o a
las Leyes. En la
correspondiente
oficina se llevara el
registro de préstamo
y de forma opcional
una estadística de
consulta

GESTIÓN
Consulta o préstamo para trámites Internos
El Acuerdo AGN 042 de 2002, por el cual se establecen los
criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de
la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos
para trámites internos. En el evento que se
requiera trasladar un expediente a otra
dependencia en calidad de préstamo, la
dependencia productora deberá llevar un registro
en el que se consigne la fecha del préstamo,
identificación completa del expediente, número
total de folios, nombre y cargo de quien retira el
expediente y término perentorio para su
devolución. Vencido el plazo, el responsable de la
dependencia productora deberá hacer exigible su
devolución inmediata.

GESTIÓN
PROCEDIMIENTOS

GESTIÓN
ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Seleccionar
Papelería
A- Emplear papelería pre-impresa o diseñada
en el computador de acuerdo con el modelo
del estándar de carta. Funcionario de la
Unidad
Administrativa
2. Elegir el tipo de
documento a
elaborar
A- Establecer el tipo de documento a elaborar
ya sea, Comunicación, Acta, Circular,
Resolución u otra, si se desconoce la forma de
elaboración consultar el instructivo de Normas
Aplicables a la Producción de documentos.
Funcionario de la
Unidad
Administrativa
Documento que
aplique

GESTIÓN
ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
3. Elaboración y entrega de la
comunicación oficial
A- Elaborar la comunicación de
acuerdo a los requisitos de
presentación y firmarla. ▲
Funcionario de
la Unidad
Administrativa
Comunicació
n Original
B- Sacar una o varias fotocopias
dependiendo del número de
destinatarios a los que vaya
dirigido el documento.
Fotocopias
de la
Comunicació
n Original
C- Entregar la comunicación con
sus fotocopias en la oficina de
correspondencia y ventanilla única
para su radicación y posterior
distribución.
Comunicació
n Original y
Fotocopias
D- Archivar la comunicación foliada
en la serie documental de la
oficina productora de dicho
documento, de acuerdo a lo
establecido en las TRD.
Funcionario de
la Unidad
Administrativa
Documentos
Foliados

GESTIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Organización de documentos A- Identificar y clasificar por grupos
de asuntos (Series – Sub-series) de
acuerdo a las Tablas de Retención
Documental de cada Unidad
Administrativa.
Funcionario
encargado del
Archivo de
Gestión
Tabla de
Retención
Documental
B- Depurar los documentos que se
archivarán y seleccionar aquellos
que sean de apoyo los cuales no son
de archivo, así como la duplicidad
documental.
Funcionario
encargado del
Archivo de
Gestión
Archivos
Depurados
C- Organizar cronológicamente los
expedientes (asuntos), ubicando de
primero en la carpeta el documento
con la fecha más antigua de
producción y la fecha más reciente
se encontrará al final de la misma,
de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los
trámites.
Funcionario
encargado del
Archivo de
Gestión
Documentos
Organizados de
forma
Cronológica

GESTIÓN
2. Organización de carpetas y foliación de
documentos A- Identificar y rotular las
carpetas de tal forma que
permita su ubicación y
recuperación, utilizando los
respectivos formatos, una vez
se realice el cierre respectivo a
las carpetas cada año.
Funcionario
encargado
del Archivo
de Gestión
Formato de
Rótulos
para
Carpetas
B- Foliar cada una de las series
y sub-series documentales
(físicamente cada carpeta), de
acuerdo como se indica en el
numeral 4.7 Políticas con
respecto a la foliación de
documentos del presente
Instructivo.
Funcionario
de oficina
encargado
del Archivo
de Gestión
Series y Sub-
series
Foliadas

GESTIÓN
C- Archivar en cada carpeta el máximo de folios
permitidos y abrir una carpeta adicional solo en caso
de que dicha carpeta supere los 200 folios,
identificándola con la información señalada, y
anexándole el número de orden de la carpeta.
Ejemplo: 1 de 2, 2 de 2 respectivamente.
Funcionario de oficina
encargado del Archivo de
Gestión
Carpetas
D- Diligenciar el formato Guía de Archivo de Gestión
por cada carpeta, con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control.
Gestión
F-404-06 Formato
Guía de Archivos de
Gestión

GESTIÓN
3. Inventario, ubicación y
eliminación de documentos de
apoyo.
A- Inventariar los documentos
archivados, utilizando el Formato
Único Inventario Documental.
Funcionario de
oficina encargado
del Archivo de
Gestión
Formato Único
Inventario
Documental
B- Ubicar las carpetas en el
mobiliario de archivo destinado para
tal fin.
Funcionario de
oficina encargado
del Archivo de
Gestión
N/A
C- Eliminar o reciclar los documentos
de apoyo cuando pierdan utilidad o
vigencia.
Funcionario de
oficina encargado
del Archivo de
Gestión
Documentos de
Apoyo
Reciclado

GESTIÓN
4. Organización de los anexos A- Diligenciar el formato rótulo para
anexos cuando un documento tenga
anexos tales como videos, cd,
planos, o cualquier otro formato que
no sea papel convencional, en dicho
formato se debe especificar a que
carpeta pertenece y cual es su
ubicación física.
Funcionario de
oficina encargado
del Archivo de
Gestión
Formato
Rótulos para
Anexos
5. Consulta o préstamo de
documentos a ciudadanos u otras
instituciones
A- Solicitar la consulta de
documentos mediante solicitud
verbal o escrita, dirigida al Jefe del
Área o funcionario responsable del
Archivo de Gestión.
Solicitante
Comunicación
si aplica
B- Recibir y tramitar la solicitud de
consulta de documentos, verificando
que la información solicitada no
tenga carácter de reserva, conforme
a la Constitución y a las Leyes.
Funcionario de
oficina encargado
del Archivo de
Gestión
Comunicación

GESTIÓN
C- Registrar el préstamo de documentos utilizando el
formato de préstamo de documentos para consulta
externa para hacer la entrega a la persona solicitante.
Gestión
F-404-05 Formato de
Préstamo Documentos
Consulta Externa
D- Registrar la devolución de las comunicaciones y
expedientes en el formato de préstamo de documentos
para consulta externa.
Gestión
Formato de Préstamo
Documentos Consulta
Externa
E- En caso de que se necesiten o que se desee la
expedición de copias, se solicitará autorización para
fotocopiar documentos al jefe de la respectiva oficina.
Solicitante Fotocopias

GESTIÓN
6. Préstamo de documentos para
trámites internos
A- Solicitar los documentos
requeridos a la Unidad
Administrativa. Funcionario de
oficina
solicitante
Comunicación
o solicitud
verbal
B- Diligenciar el formato Testigo de
documento afuera del archivo de
gestión, para efectos de
seguimiento y control, y
reemplazar el documento o folio
prestado con el formato en
mención.
Funcionario de
oficina
productora
F-404-03
Formato
Testigo De
Documento
Afuera Archivo
De Gestión

GESTIÓN
C- La Unidad Administrativa productora deberá llevar un
registro en el que se consigne la fecha del préstamo,
identificación completa del expediente, número total de
folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y
término perentorio para su devolución. Vencido el plazo,
el responsable de la dependencia productora deberá
hacer exigible su devolución inmediata. La custodia y
préstamo de documentos de los archivos de gestión es
responsabilidad del jefe de cada Unidad Administrativa.
Gestión
F-404-04 Formato
Préstamo documentos
consulta Interna
D- Destruir el formato Testigo una vez se reciba
nuevamente el documento o folio prestado.
Gestión N/A

GESTIÓN
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
Conservación preventiva
A- Revisar el almacenamiento de los
documentos, la señalización y
adecuación del área de archivo.
Funcionario de
oficina
encargado del
Archivo de
Gestión
N/A
B- Realizar un diagnóstico integral
de los Archivos de Gestión,
evaluando las condiciones en que se
encuentran actualmente los archivos
en conservación documental.
Coordinador (a)
de Gestión
Documental o
quien haga sus
veces
Informe de
Diagnóstico
C- Establecer las necesidades,
recomendaciones y prioridades de
acción.
Coordinador (a)
de Gestión
Documental o
quien haga sus
veces
Comunicación

GESTIÓN
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
D- Organizar y distribuir el equipo y mobiliario en
las respectivas áreas administrativas destinada al
Archivo de Gestión cumpliendo los lineamientos de
almacenamiento y conservación dados por el
Archivo General de la Nación.
encargado del Archivo
de Gestión
N/A

GESTIÓN
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Eliminación de Documentos A- Identificar y determinar la
disposición final de las series y sub-
series, eliminando de los
documentos según lo señalado en la
Tabla de Retención Documental de
cada Unidad Administrativa.
Funcionario de
oficina
encargado del
Archivo de
Gestión
N/A
B- Diligenciar el formato de
Solicitud eliminación documental,
y enviarlo al Jefe de la Unidad
Administrativa al que pertenecen
los documentos, para visto bueno.
Funcionario
Unidad
Administrativa
encargado del
Archivo de
Gestión
F-404-09
Formato
Solicitud
Eliminación
Documentos

GESTIÓN
C- Revisar la información del formato de eliminación
documental y determina cuales de estos documentos se
pueden eliminar y cuales no, le informa mediante
comunicado al funcionario que diligenció la solicitud.
Nota: Se deben argumentar los motivos por los cuales no
se pueden eliminar algunos documentos.
Jefe de Unidad
Administrativa
Comunicación
D- Colocar el visto bueno en el formato de eliminación
documental y lo devuelve funcionario que realizó la
solicitud.
Nota: Se debe otorgar una prorroga de tiempo a la
documentación que no se puede eliminar con base a los
argumentos especificados por el Coordinador de Grupo.
Jefe de Unidad
Administrativa
F-404-09 Formato
Solicitud Eliminación
Documentos

GESTIÓN
E- Generar el acta de eliminación documental en la cual
lista los documentos a eliminar y citar al Comité de
Archivo.
Funcionario Unidad
Administrativa encargado
del Archivo de Gestión
F-404-08 Formato Acta
de Eliminación de
documentos
F- Aprobar el acta de eliminación documental mediante
firma del presidente de Comité de Archivo.
Nota: En caso de no aprobar la eliminación de alguno de
los documentos relacionados en el acta, se debe
modificar el acta y otorgar una prorroga de tiempo a esa
documentación.
Comité de Archivo F-404-08 Formato Acta
de Eliminación de
documentos

GESTIÓN
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Transferencias
Documentales
A- Elaborar plan anual de transferencias, de acuerdo
con los tiempos establecidos en las TRD. Coordinador (a) de
Gestión Documental
o quien haga sus
veces
Plan de
Transferencias
B- Comunicar a los productores documentales la
Programación definitiva de transferencias. Coordinador (a) de
Gestión Documental
o quien haga sus
veces
Comunicación
C- Preparar físicamente la documentación: Se debe
verificar la correcta organización, depuración y
marcación del archivo a Transferir.
Funcionario Unidad
Administrativa
encargado del
Archivo de Gestión
N/A

GESTIÓN
D- Numerar las carpetas y elaborar el Inventario:
Una vez ordenadas las carpetas, se numeran de (1)
hasta (n) según la cantidad que se vaya a transferir y
se prepara el Inventario documental en el formato
establecido.
Funcionario Unidad
Administrativa
Gestión
F-404-07 Formato
Único de Inventario
Documental
E- Entregar la documentación de acuerdo a las fechas
programadas en el plan de transferencias, para su
revisión.
Funcionario Unidad
Administrativa
Gestión
N/A

GESTIÓN
F-Verificar las series que por tabla de retención
deben ser transferidas al archivo central,
comprobando que la documentación transferida
cumpla con todos los requerimientos exigidos en el
instructivo para la organización de archivos.
Si en la revisión se encuentran inconsistencias se
pide la revisión y ajustes de aplicación de la Tabla
de Retención.
Coordinador (a) de
Gestión Documental o
quien haga sus veces
N/A
G- Recibir los documentos y ubicarlos en el lugar
correspondiente en el archivo central, respetando
los principios de procedencia y orden original.
Coordinador (a) de
Gestión Documental o
quien haga sus veces
N/A

GESTIÓN
H- Realizar en el acta la realización de la
Transferencia.
Coordinador (a) de
Gestión sus veces y
Funcionario oficina
Productora
F-404-10 Formato
Acta de realización de
Transferencia

6.REGISTRO FOTOGRAFICO DEL
ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN
ANTES DEL S.G.D

ARCHIVO CENTRAL
El archivo central actualmente se
encuentra inventariado y con una
base de datos, donde se puede
ubicar fácilmente los documentos en
el archivo central.
A continuación se muestra el archivo
central antes de la implementación
del S.G.D.

7. CONCLUSIONES
• La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la
información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de
información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan
ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
• Una experiencia significativa, al evaluar cada herramienta que hacen parte fundamental
del Sistema de Gestión Documental de INFITULUA.

8. WEBGRAFIA
Gestión Documental
Véase en : http://www.onegolive.com/ventajas-gestion-documental-empre
sas.aspx.
Archivo General de la Nación – Normatividad
Véase en : http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1147

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