1. MINIT MESYUARAT
AJES BIN TUAH
Ketua Penolong Pengarah
Bahagian Perancangan Strategik dan Penyelidikan
Jabatan Penerangan Malaysia Sarawak
2. Minit mesyuarat ialah
Laporan mengenai perkara yang dibincangkan
atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat/
urus setia mesyuarat. Terdapat dua
peringkat dalam penyediaan minit
mesyuarat, iaitu :
3. 1.Peringkat pertama, setiausaha
mencatat :
Semua isi penting –mula hingga akhir.
Semua keputusan yang dicapai
Cadangan dan sokongan serta undian yang
dibuat
Nama pencadang dan penyokong
Jumlah undi menyokong dan menentang
4. 2. Kedua, setiausaha menulis minit secara
gramatis, jelas dan tepat.
Draf minit disediakan 3 hari selepas
mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi
Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas
Mesyuarat.
Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk
melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam
mesyuarat
5. PENULISAN MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat penting kerana minit
merupakan sumber rujukan masa hadapan.
Format minit lazimnya, disusun mengikut
agenda mesyuarat dan perlu kelihatan
kemas dan teratur.
6. Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil
kira hal-hal yang berikut :
Butiran tentang mesyuarat
Nama mesyuarat
Bilangan kali mesyuarat
Tarikh
Masa
Tempat
7. Dokumen
Bahan bertulis untuk dibincangkan atau
dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)
Senarai Kehadiran
Senarai lengkap anggota yang hadir
penting bagi pengesahan minit dan
pandangan mereka sama ada sah atau
tidak.
8. Kehadiran ditulis mengikut susunan yang
berikut :
Hadir - nama anggota mesyuarat yang
hadir serta jawatan
Turut hadir - senarai nama (bukan AJK)
yang hadir sebagai pemerhati atau
undangan khas
Tidak hadir - senarai nama anggota yang
tidak hadir (sama ada dengan alasan
atau tidak)
9. Isi Minit Mesyuarat
Ucapan alu-aluan pengerusi majlis
Pembentangan dan pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit
Perkara yang ditetapkan dalam agenda
Hal-hal lain
Ucapan penutup/penangguhan oleh
pengerusi
Tandatangan pencatat (setiausaha)
Tandatangan penyemak/pengerusi
mesyuarat
10. Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk
pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3)
hari selepas mesyuarat.
Selepas itu :
Fotostat minit yang telah disemak hantar
setiap anggota seminggu selepas mesyuarat
Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat
11. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
Pengerusimengarah setiausaha membaca
minit mesyuarat
Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang
hadir
Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta
(jika terdapat kesalahan)
Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh
pengerusi pada tempat yang salah
12. Perkara berbangkit – laporan sebarang
tindakan dan keputusan yang terakhir
secara ringkas.
Minit juga menyentuh tindakan susulan yang
perlu diambil oleh jabatan atau institusi
atau pegawai yang berkenaan
13. Mencatat hal-hal lain dan perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat
• Setelah disahkan dan mendapat cadangan
dan sokongan, pengerusi menandatangani
minit pada tempat yang disediakan
14. CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK
Penulisan minit mesyuarat hendaklah
ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya
bersifat formal- menggunakan kata dan
ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :
15. BETUL : memandangkan bahawa
.............maka.......
SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab
BETUL : berbangkit daripada ...........
SALAH : oleh itu
BETUL : beliau berpendapat ..........
SALAH : beliau berfikir ..........
BETUL : beliau atau mereka
SALAH : saya, kita, anda atau saudara....
16. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat
yang digunakan perlu menggambarkan
keputusan yang dibuat berdasarkan
persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya:
Mesyuarat bersetuju
menerima ...................
Mesyuarat telah dimaklumkan
bahawa ..................
17. Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-
kata tertentu yang dijadikan ungkapan
khusus seperti :
Ungkapan mengesahkan atau disahkan
diikuti tanpa sebarang pindaan.
Contohnya :
a. Jawatankuasa kecil
penganugerahan...................... telah
mengesahkan minit mesyuarat yang telah
diadakan pada........................tanpa
sebarang pindaan
18. Minit mesyuarat yang diadakan pada
……………….telah disahkan tanpa sebarang
pindaan
19. Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti
dengan pindaan. Contohnya :
a). Lembaga pentadbir telah
mengesahkan minit mesyuarat yang
diadakan pada ………………dengan pindaan
yang berikut :
i) ……………………..
ii) ………………………..
iii) ……………………….
20. b). Minit mesyuarat yang diadakan pada
……………………… telah disahkan dengan
pindaan yang berikut :
i) ………………………..
ii) …………………………
iii) …………………………
21. Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan
penggantian. Contohnya :
a). Batalkan ceraian ……….. yang berbunyi
b). Gantikan dengan …
22. Ungkapan yang sering digunakan untuk
melaporkan perbincangan semasa mesyuarat
ialah :
Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan
Mencadangkan, Membincangkan,
dibincangkan
Mengesyorkan, disyorkan
23. Contohnya :
a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit
meneliti semula tawaran yang dikemukakan
semula.
b). Mesyuarat mencadangkan pihak
berkenaan mengkaji hal tersebut dengan
teliti
c). Mesyuarat mengesyorkan pihak
berwajib melonggarkan syarat kemasukan
yang ada sekarang.
24. Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan
dengan ungkapan seperti yang berikut :
Bersetuju atau menolak
Meluluskan atau tidak meluluskan
Memperakukan atau tidak memperakukan
25. Contohnya :
a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang
dikemukakan
b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan
permohonan penduduk kampung itu
c). Mesyuarat bersetuju tidak
memperakukannya kepada pihak pentadbir
cadangan berkenaan
26. Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat
berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat
utama dan ayat tambahan yang dihubungkan
dengan ungkapan seperti yang berikut :
Bahawa, supaya dan yang
27. Contohnya :
a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua
peserta yang menghadiri bengkel
penulisan cerpen ini diberikan sijil
penyertaan.
b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru
besar pada minggu lalu.......
28. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan,
nama atau jawatan orang yang
dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan
(lihat contoh minit mesyuarat).
29. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu
dicatatkan dalam minit mesyuarat -
bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan
disambung pada masa akan datang,
melainkan mesyuarat itu kali yang
terakhir. Contohnya :
Contoh : Mesyuarat ditangguhkan pada
pukul 4.30.petang.
30. Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat,
dicatat nama dan jawatan orang yang
mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi
dengan persetujuan anggota mesyuarat.
Contohnya :
Disediakan oleh
Disahkan oleh
t.t t.t
………………….. …………………
(Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh Pengerusi)