Administrasi Perkantoran

1. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
PENGENDALIAN ERGONOMIK MEJA DAN KURSI DALAM
MENCIPTAKAN KENYAMANAN KERJA
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga
menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang
pencapaian tujuan organisasi (Quible,2001).
Untuk menyelenggarakan seluruh aktivitas di dalam manajemen perkantoran tentunya
harus didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana yang
memadai akan menciptakan kenyamanan kerja bagi para karyawan. Untuk menciptakan
kenyamanan tersebut, perusahaan harus mempertimbangkan persoalan ergonomis di dalam
ruang kerja. Pekerjaan yang dilakukan di ruang kerja tidak terlepas dari meja dan kursi.
Jenis meja dan kantor saat ini berkembang sangat pesat mengikuti perkembangan dunia
perkantoran yang semakin modern. Pertimbangan perusahaan dalam pengadaan meja dan
kursi diharapkan dapat menciptakan kondisi dan situasi kerja yang nyaman. Oleh karena itu
meja dan kursi yang digunakan untuk membantu proses kerja sebaiknya dirancang sesuai
dengan konsep ergonomis agar tercipta kenyamanan dalam bekerja.
1. Bagaimanakah meja kerja yang ergonomis?
2. Bagaimanakah kursi kerja yang ergonomis?
3. Bagaimanakah pengendalian meja dan kursi kerja untuk menciptakan kenyamanan
1
dalam bekerja?
Santoso (2004) mengatakan bahwa tujuan utama pengaturan tata letak dan fasilitas
kerja adalah untuk mendapatkan gerakan-gerakan kerja yang efisien seperti halnya dengan
pengaturan gerakan material handling.

2. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
2
I. DEFINISI ERGONOMI
Istilah ergonomi menurut International Ergonomic Association (Santoso, 2004:6)
didefinisikan sebagai:
"The study of the anatomical, physiological aspects of human in working environment. It is
concerned with optimizing the efficiency, health, safety, and comfort of the people at work, at
home and at play. This generally require the study of system in which human, machines and the
environment interact, with the aim of fitting the task to the humans.”
Maksudnya adalah ergonomi merupakan ilmu yang berkaitan dengan aspek-anatomi
dan psikologi manusia di lingkungan pekerjaan yang menitikberatkan pada pencapaian
efisiensi, kesehatan, keselamatan, dan kenyamanan karyawan saat bekerja, di rumah dan saat
santai. Pada umumnya hal ini membutuhkan pembelajaran interaksi antara manusia, mesin,
dan lingkungan, dengan tujuan untuk menyesuaikan antara karyawan dengan tugasnya.
Sedangkan Odgers dalam Sukoco (2006) mendefinisikannya sebagai ilmu terapan yang
digunakan untuk mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan tingkat kenyamanan,
efisiensi, dan keamanan dalam mendesain tempat kerja demi memuaskan kebutuhan fisik dan
psikologis pegawai di kantor.
Dari kedua definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa ergonomi adalah ilmu yang
mempelajari usaha untuk menciptakan kesesuaian antara manusi, mesin, dan lingkungan
kerja sehingga pada akhirnya tercipta kenyamanan dalam bekerja. Dengan mengintegrasikan
berbagai disiplin ilmu-psikologi, fisiologi, sosiologi, maupun teori komunikasi-ergonomik
menyediakan panduan yang berguna untuk mendesain ruang kantor yang efektif (Quible
dalam Sukoco, 2006).

3. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
3
II. MEJA KERJA
Mills menjelaskan bahwa meja kerja harus disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan.
Untuk sebagian besar tujuan, setiap juru tulis harus memiliki meja kerja sendiri dengan
bagian atas berukuran 1,2 – 1,5 cm (4 – 5 kaki) kali 0,75 meter (2 kali 6 inci). Tinggi bagian
atas meja adalah 0,724 meter (2 kaki 4,5 inci) dari lantai untuk memberikan posisi kerja yang
nyaman. Pegawai yang menggunakan mesin mungkin memerlukan permukaan yang beberapa
inci lebih rendah agar papan tombol berada pada tingkat yang pas.
Permukaan kerja ini harus diberi tambahan ruangan penyimpanan sesuai kebutuhan,
biasanya dalam bentuk tumpuan yang dilengkapi dengan laci atau rak. Untuk banyak
pekerjaan, meja kerja serba guna dengan satu atau dua tumpuan cocok sekali. Jenis lain
diuraikan dibawah ini:
A. Stasiun Kerja
Juru tulis kadang bekerja lebih efisien apabila dilengkapi dengan meja kerja atau stasiun
kerja berbentuk L. Kedua permukaan kerja dapat digunakan dengan berbagai cara: seorang
juru ketik dapat menulis pada satu permukaan dan kemudian berputar ke permukaan lain
sewaktu mengetik; seorang juru tulis dapat menulis pada satu permukaan dan membuat
catatan acuan, atau mesin hitung, yang tersedia segera pada permukaan yang lain. Kursi putar
harus disediakan.
Stasiun kerja dapat juga dirakit dari unit-unit standar untuk memenuhi secara persis
kebutuhan juru tulis. Unit mungkin mencakupi chassis, permukaan, tumpuan laci dan rak,
meja samping dan kelengkapan lain.
Meja kerja ini cocok untuk digunakan pada kantor landskap karena sekat visual atau
akustik, alih-alih berdiri terpisah, dapat dijadikan bagian dari posisi kerja.
B. Meja Juru Ketik
Bila kecepatan operasi yang maksimum dan keletihan yang minimum ingin dicapai,
papan tombol mesin ketik harus memiliki ketinggian sekitar ketinggian meja yang normal.

4. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
4
Penyusunan Meja dengan Poros (‘Z’)
Meja berporos, yang mungkin memiliki akomodasi penyimpanan yang dibangun di
dalamnya, memiliki meja dengan tumpuan yang tunggal pada masing-masing sisi. Jumlah
formasi ‘Z’ ini dapat dipadukan untuk membentuk suatu kelompok kerja dan terutama sesuai
apabila pekerjaan diteruskan secara teratur dari meja ke meja.
Meja dengan Kegunaan Khusus
Bila juru tulis melakukan pekerjaan yang sangat berulang dan menangani formulir
dalam jumlah besar, kadang ia perlu mendapat sebuah meja khusus yang dirancang sesuai
dengan kebutuhan khusus pekerjaannya. Namun, acap kali lebih murah dan sama efektifnya
apabila kita memodifikasi sebuah meja serba guna dengan menambahkan kelengkapan
khusus, seperti rak kertas atau alat sortir, atau menyusun stasiun kerja dari unit standar.
The Liang Gie (2000) menjelaskan bahwa meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat
berikut :
1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bawahnya mempunyai
kaki-kaki yang terbuka. Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara
lancar dan bagian kaki pegawai yang memakainya tidak terasa panas. Juga meja kerja
yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga dapat menyilaukan mata dari pegawai
yang memakainya. Permukaan itu hendaknya juga tidak berwarna hitam atau
terlampau gelap melainkan sebaiknya diberi warna muda dan terang. Pertentangan
yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih
mudah melelahkan mata dari pegawai
3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau luas dalam
prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi
tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya
disimpan dalam lemari atau pada rak tersendiri.
Untuk mengukur meja kantor telah lazim dipergunakan 3 satuan hitung, yaitu lebar
(widht), dalam(depth) dan tinggi (height).

5. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
5
a) Lebar :
Ialah jarak yang panjang dari suatu tepi permukaan meja ke tepi sebrangnya.
Apabila di lihat dari temapt duduk pegawai yang memakai meja itu, jarak ini
adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke tangan kanannya.
b) Dalam :
Ialah jarak yang pendek dari tepi bagian depan permukaan meja sampai tepi
bagian belakangnya. Bagian termasuk lingkungan temapt duduk pegawai yang
memakai meja itu.
c) Tinggi :
Ialah jarak dari permukaan meja yang dipakai untuk bekerja sampai ke lantai.
Kecuali adanya syarat-syarat tertentu yang diperlukan bagi pelaksanaan
sesuatu pekerjaan khusus, maka meja tulis untuk setiap karyawawn biasa
cukuplah berukuran 120 X 70cm. Dalam pemakainnya di kantor biasanya di
sebelah kanan dan kiri meja kerja pegawai masing-masing selebar minimum
40cm. Bilamana salah satu sisinya merupakan lorong utama atau kamar kerja
itu cukup las, setiap meja, baik hangy padasatu sisinya ataupun kedua-duanya
sebelah kanan dan kiri. Sedang ruang untuk kursi tempat duduk pegawai 80cm.
Untuk pejabat pmipinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripada
seorang pegawai biasa, yaitu 130 X 80 cm atau paling besar 150 X 90 cm. Luas
lantai selurunya yang dapat disediakan bagi seorang kepala dengan sendirinya
disesuaikan menurut ukuran mejanya itu atau luas kantornya.
Mengenai tingginya meja, pada umumnya dapat diterima ukuran 72cm.
Tapi untuk meja yang khusus dipergunakan untuk mengetik, tingginya harus
kurang 10cm dari tinggi yang umum itu. Dengan demikian tangan pegawai tik
itu dapat bergerak dengan leluasa dan dalam posisi yang lurus ke muka
sewaktu mengetik. Pedoman ini juga bagi meja-meja yang dipakai unutk
bekerja dengan alat-alat lainnya yang mempunyai permukaan lebih tinggi
seperti misalnya mesin hitung.

6. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
6
III. KURSI KERJA
Pekerja cenderung menghabiskan sebagian besar hari mereka dengan duduk di kursi
kantor, maka dibutuhkan kursi yang nyaman untuk digunakan dalam waktu yang cukup lama.
Kursi yang dirancang khusus dapat memainkan peranan besar dalam mengurangi
keletihan dan hilangnya keluaran yang diakibatkan oleh keletihan tersebut, terutama bila
digunakan oleh operator mesin dan juru ketik. Kebnyakan kursi kantor dapat disetel
ketinggiannya maupun posisi sandaran punggungnya, sehingga dapat dengan mudah
disesuaikan dengan kebutuhan individual. Bila kursi yang dapat disetel digunakan, manajer
kantor harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa penyetelan dilakuakan
dengan benar untuk setiap juru tulis. Segera sesudah kursi disetel dengan benar, kursi
tersebut harus diberi label nama juru tulis bersangkutan. Tindakan ini penting karena, apabila
kursi dipindahkan dari satu juru tulis ke juru tulis lain tanpa disetel ulang, mkaka hal itu lebih
menimbulkan kerugian daripada kebaikan.
Kaki kursi harus sedemikian rupa agar tidak merusak pelapis lantai plastik atau karpet.
Bagian dasar kursi putar harus memiliki lima cabang ketimbang empat untuk menjamin
stabilitas.
Pemilihan kursi kantor harus mempertimbangkan tipe tubuh penggunanya. Pada
umumnya ukuran kursi kantor akan cocok dengan ukuran rata-rata orang, tetapi tipe tubuh
yang lebih besar dan tipe tubuh yang lebih kecil mungkin membutuhkan peralatan khusus
atau penyesuaian fitur. Pertimbangan untuk ukuran orang yang lebih besar adalah hal -hal
seperti tinggi kursi dan kedalaman penyesuaian serta kursi kapasitas berat.
Orang yang bertubuh lebih besar juga harus mempertimbangkan penyesuaian tinggi dan
lebar lengan, hal itu memastikan memberi mereka cukup ruang untuk bergerak dengan
nyaman. Orang ukuran yang lebih kecil juga perlu mempertimbangkan hal-hal seperti tinggi
kursi dan penyesuaian lengan serta sandaran kaki atau pilihan pijakan kaki untuk menjaga
keseimbangan tubuh mereka.

7. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
Untuk menjadi benar-benar ergonomis kursi harus memberikan keleluasaan bagi
pengguna dalam melakukan gerakan konstan. Sebuah kursi ergonomis akan menawarkan hal-hal
seperti penyesuaian mekanisme dan fitur yang dirancang khusus bergerak dengan tubuh,
menjaga tingkat mata konstan apakah benar-benar bersandar atau posisi yang lebih tegak.
Gerakan kursi membuat tubuh di posisi yang benar apakah berbaring atau duduk tegak. Hal
ini penting untuk menjaga kesehatan dan aliran darah dan dapat bernilai ekonomis.
Quible (2001) menjelaskan ada beberapa standar untuk penggunaan kursi kantor yang
ergonomis yaitu sebagai berikut :
1. Pengguna harus dapat duduk dengan posisi lutut ditekuk dan kaki datar di lantai
2. Punggung pengguna harus dalam posisi tegak
3. Lengan pengguna kursi harus dapat bergerak bebas
Menurut Nurmianto (2004) beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih kursi
kantor, diantaranya :
7
1. Stabilitas Produk
Sebaiknya gunakan kursi yang memiliki empat atau lima kaki untuk menghindari
ketidakstabilan produk. Pemilihan kursi dengan kaki beroda sebaiknya ditempatkan
pada permukaan berkarpet sehingga tidak terlalu bebas bergelinding dibandingkan di
lantai.
2. Kekuatan Produk
Kursi kerja sebaiknya dirancang sedemikian rupa sehingga kompak dan kuat untuk
menahan beban penggunanya
3. Adjustable (mudah dinaik-turunkan)
ketinggian kursi kerja sebaiknya mudah diatur tanpa perlu turun dari kursi untuk
mengaturnya
4. Sandaran Punggung
Sebaiknya dirancang agar dapat digerakkan naik-turun maupun maju-mundur dan
dapat diatur fleksibilitasnya sehingga sesuai dengan bentuk punggung.
5. Fungsional
Bentuk kursi tidak boleh menghambat berbagai posisi kerja.

8. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
8
6. Bahan Material
Tempat duduk dan sandaran punggung harus dilapisi dengan material yang cukup
lunak.
7. Kedalaman Kursi
Kedalaman kursi (depan-belakang) haruslah sesuai dengan dimensi panjang antar
lipat lutut (popliteal) dan pantat (buttock)
8. Lebar Kursi
Lebar kursi minimal sama dengan lebar pinggul
9. Lebar Sandaran Punggung
Lebar sandaran punggung sebaiknya sama dengan lebar punggung karena jika terlalu
lebar dapat mempengaruhi kebebasan gerak siku.
10. Bangku Tinggi
Kursi untuk jenis bangku tinggi seharusnya diberi sandaran kaki yang dapat
digerakkan naik-turun.
IV. KENYAMANAN
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia,. Kenyamanan berasal dari kata nyaman yang
berarti segar, sehat, sedap, sejuk, enak. Sedangkan kenyamanan adalah keadaan nyaman,
kesegaran, dan kesejukan.
Kenyamanan dalam bekerja sangat di dukung oleh kursi dan meja kantor yang
ergonomis. Kursi dan meja tersebut akan mengurangi kelelahan dalam bekerja. Model kursi
dan meja tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

9. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
Bagian Meja:
Alas meja dapat disetel/disesuaikan dengan tinggi siku tenaga kerja sehingga terbentuk
performen tenaga kerja tinggi siku sebesar 10 cm-15 cm di atas meja, ini agar terjadi
performen kerja yang nyaman (comnfortable). Penyetelan tinggi alas meja cukup dengan
menggendorkan baut-baut penyetel yang dipasang pada kaki meja. Selain itu, pada kaki meja
diberikan sandaran kaki tenaga kerja dengan model bertingkat, hal ini digunakan untuk
relaksasi kaki tenaga kerja agar tidak lelah.
Bagian Kursi:
Tinggi kursi yang dapat disetel naik atau turun dengan cara memutar tiang sandaran kursi.
Penyetelan ini digunakan untuk menyesuaikan duduk setiap tenaga kerja sehingga terbentuk
awal performen lutut kaki tenaga kerja pada sudut siku 90 derajat. Pada sandaran kursi juga
dapat disetel naik turun, hal ini digunakan untuk penyesuaian pinggang tenaga kerja agar
tetap dalam tertahan oleh sandaran kursi. Dengan pinggang (lumbar) yang dapat bersandar
untuk relaksasi, agar ketegangan otot pada otot tulang belakang (vertebralis) tidak tegang,
sehingga otot rangka tidak mengalami kelelahan yang berlebihan.
9

10. SMK NEGERI 1 KANDIS/Administrasi Perkantoran/OP/2014
Berdasarkan model tersebut, dapat diketahui banyak manfaat yang diperoleh dari meja dan
kursi yang ergonomis. Salah satu manfaatnya yakni otot-otot tubuh tidak akan mudah tegang
dan mengalami kelelahan yang berlebihan. Dengan demikian, karyawan akan dapat bekerja
dengan nyaman.
10
V. KESIMPULAN
Untuk menciptakan kenyamanan di dalam bekerja, perusahaan harus mempertimbangkan
pengendalian meja dan kursi kerja yang ergonomis sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Gie (2000)
menjelaskan bahwa diantara syarat-syarat meja kerja yang baik yakni: dari permukaan meja sampai
lantai tidak tertutup seluruhnya sehingga aliran udara dapat mengalir dengan lancar, permukaan
meja tidak mengkilat-kilat sehingga dapat mengganggu penglihatan penggunanya, dan luasnya
tidak terlampau berlebihan.
Nurmianto (2004) menyebutkan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih kursi
kantor, diantaranya: sebaiknya gunakan kursi yang memiliki empat atau lima kaki untuk
menghindari ketidakstabilan produk, dirancang sedemikian rupa sehingga kompak dan kuat untuk
menahan beban penggunanya, mudah mengatur ketinggian kursi, dan mempertimbangkan bahan
yang digunakan. Penggunaan meja dan kursi yang ergonomis akan membuat karyawan merasakan
kenyamanan pada saat bekerja.