2. Berenschot Publieke Inkoop
“De toegevoegde waarde van de inkoopfunctie optimaliseren”
Berenschot Publieke Inkoop ondersteunt uw organisatie bij het
professionaliseren van de inkoopfunctie. Onze adviseurs helpen u
bij het verbeteren van uw inkoopprestaties.
Strategische focus van onze dienstverlening:
1. Vaststellen inkoopbesparingen en inkoopvolwassenheid.
2. Vergroten grip op inkoopstromen: transparantie, efficiëntie en
effectiviteit.
3. Inrichten doelmatige Europese Aanbestedingen.
2
3. Nadere uitwerking dienstverlening
1. Vaststellen van inkoopbesparingen en inkoopvolwassenheid.
World Class Purchasing benchmark.
Crediteurenanalyse en kosten-workshops.
Onderzoek interne klanttevredenheid en business alignment.
Opstellen/uitvoeren systematisch kostenreductieplan met meerdere productgroepen.
2. Vergroten grip op inkoopstromen: transparantie, efficiëntie en effectiviteit.
Opstellen van het inkoopbeleid.
Opstellen inkoophandboek, rechtmatige en effectieve inkoopprocessen en –procedures.
Structurering bemensing inkoopgemeenschap inclusief competentiemanagement.
Inrichten besturing en besluitvorming inclusief organisatie-brede tenderboard.
3. Inrichten doelmatige Europese Aanbestedingen.
Invoering tools en templates voor grip op aanbestedingen en een effectieve strategie.
Uitvoering en ondersteuning complexere aanbestedingen.
Ondersteunen introductie prestatie-inkoop.
3
4. Publicaties
Recente publicaties:
Inkoop in de Zorg (2011)
Value Sourcing, Sourcing value (2010)
Inkoopmodellenboek (2006, 2008)
Publicatie over resultaten World-Class Purchasing enquete
(1997, 1999,…,2007)
Salarismonitor inkoop (2009)
4
5. Servicepunt 71
Inkoopsamenwerking
Door de bedrijfsvoeringstaken van de vier gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en
Zoeterwoude te concentreren in één organisatie (Servicepunt71), wordt bevorderd dat alle
taken de aandacht krijgen die zij verdienen. Ook de inkoop wordt gezamenlijk uitgevoerd.
Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een doorlichting om de inkoopfunctie te
professionaliseren, teneinde de samenwerking en mogelijke besparingen te maximaliseren.
Op verschillende manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst (onder
andere benchmark, klanttevredenheidsonderzoek, interviews, workshops). Ook zijn er
analyses gemaakt van het besparingspotentieel binnen de verschillende inkooppakketten.
De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:
• Er is een besparing van circa 13 miljoen euro geïdentificeerd.
• Een gericht actieplan voor nadere structurering en professionalisering van de
inkooporganisatie (dat inmiddels ook wordt doorgevoerd).
5
6. Gemeente
Beverwijk
Inkoopsamenwerking
De raad van de gemeente Beverwijk heeft een motie aangenomen inzake aanbestedingen
en het functioneren van stichting Rijk als inkooporganisatie voor verschillende gemeenten.
De hoofd-onderzoeksvragen zijn als volgt:
1. Onder welke voorwaarden en met welk doel is stichting Rijk opgericht?
2. Hoe verloopt het inkoopproces?
3. Hoe functioneert Stichting Rijk?
Berenschot is geselecteerd vanwege de brede opzet van het onderzoek in combinatie met
de laagste prijs. Met een benchmark, interviews en enquête is door Berenschot de
volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst. Een audit op het inkoophandboek en
uitgevoerde inkooptrajecten heeft de wijze van uitvoering van inkooptrajecten getoetst
alsmede de effecten voor lokale ondernemers.
De conclusies waren onder andere dat de met Stichting Rijk in de afgelopen jaren bereikte
doelstellingen en inkoopprofessionalisering redelijk tot goed in lijn zijn met de verwachtingen
ten tijde van de oprichting. De raad heeft de conclusies overgenomen.
6
7. Politieacademie
Inrichten professionele
inkooporganisatie
De politieacademie heeft aan Berenschot de opdracht gegeven tot het opzetten en inrichten
van een professionele inkooporganisatie. Het doel is om niet alleen een rechtmatige maar
juist ook een doelmatige inkoopfunctie te verkrijgen.
Onderdelen van de aanpak waren onder andere het opstellen van inkoop- en
aanbestedingsbeleid, implementatie van door de organisatie gedragen inkoopprocessen,
beschrijving AO en handhavingsmechanisme, inrichten inkoop-accountmanagement en een
gerichte communicatie.
De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:
• Leveranciersreductie 52%.
• Factuurreductie 13%.
• Besparing 2 miljoen euro.
• Commitment van topmanagement tot decentrale bestellers.
• Klantgerichte focus en inkoopprofessionals die gesprekspartner zijn op elk niveau.
7
8. Gemeente
Utrecht
Inkoopbesparingen
In het Collegeprogramma 2010-2014 van de gemeente Utrecht is vastgesteld dat in 2014
een structurele besparing moet worden bereikt oplopend tot 55 miljoen euro. Inkoop betreft
een van de aandachtspunten hierbij.
Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een doorlichting om de inkoopfunctie binnen de
gemeente te professionaliseren, teneinde de besparingen te realiseren. Op verschillende
manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst. Ook zijn er analyses
gemaakt van het besparingspotentieel binnen de verschillende inkooppakketten, van de
inkoopportfolio en van de uitnutting van de raamcontracten.
De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:
• Er is een minimale besparing van 15 miljoen euro geïdentificeerd.
• Een gericht overzicht van benodigde acties voor nadere structurering en
professionalisering van de inkooporganisatie (die inmiddels ook zijn doorgevoerd).
• De aandachtspunten voor het nieuwe inkoopbeleid (dat inmiddels ook is opgesteld).
8
9. GGNet
Kostenreductie programma
GGNet zat in zwaar weer. Diverse maatregelen waren nodig om de organisatie financieel
gezond te krijgen waarbij de dienstverlening gegarandeerd blijft. Er was een
besparingsoperatie en reorganisatie gaande waarbij FTE moesten afvloeien.
Berenschot is gevraagd om inkoopbesparingen te realiseren, met als doel de financiële
positie van GGNet structureel te verbeteren. Onderdelen van de aanpak waren onder
andere: een crediteurenanalyse, opstellen van besparingsstrategie en actieplan, uitvoeren
van diverse inkooptrajecten om op korte termijn besparingen te realiseren, opstellen en
implementeren van nieuw inkoopbeleid (inclusief contractmanagement) om besparingen
op langere termijn vast te houden.
De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:
• De geïndiceerde besparingen zijn gerealiseerd, meer geld beschikbaar voor de
gezondheidszorg.
• De eigen kennis en capaciteit van GGNet is vergroot, ze geven nu zelfstandig invulling
aan het inkoopbeleid.
9
10. Stichting Waternet
Inhuur personeelsdiensten
Stichting Waternet was bezig met het wijzigen van haar strategisch personeelsbeleid.
Uitgangspunt was dat op ieder moment de juiste mensen op de juiste plek moesten zitten,
met meer centrale aansturing om dit te faciliteren. Om het nieuwe beleid beter te kunnen
vormgeven moest het aantal leveranciers worden teruggebracht. Op het betreffende moment
had Waternet meer dan 400 leveranciers van tijdelijk personeel.
Berenschot werd gevraagd om de twee aanbestedingen voor Technisch Personeel en Payroll
Services voor te bereiden, uit te voeren en de benodigde dienstverlening tegen een goede
prijs/kwaliteit verhouding in te kopen.
De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:
• Het aantal leveranciers van tijdelijk personeel is teruggebracht naar vijf.
• Grote kostenbesparingen zijn behaald door lagere tarieven en administratieve lasten.
• Voor het onderdeel Payroll Services is op jaarbasis ongeveer drie ton bespaard (15%).
• De uitvoering van het nieuwe personeelsbeleid is vereenvoudigd.
10
11. Ministerie van
Defensie
Scan inkoopvolwassenheid
De Sous Chef Verwerving van het Ministerie van Defensie, Directie Materieel Organisatie,
wenste in het kader van zijn functionele verantwoordelijkheid inzicht in de volwassenheid van
de inkooporganisatie, kansen voor verbetering en mogelijke risico’s op rechtmatigheid.
Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een quick scan van de 16 inkopende diensten
binnen Defensie. Op verschillende manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie
Ministerie van
getoetst: benchmark, interviews, workshops, formatieanalyse, inkoopdossieranalyses.
Defensieinzichtelijke en transparante vaststelling van inkoopvolwassenheid.
De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:
• Een volledig
• Een gericht overzicht van benodigde acties voor nadere structurering en
professionalisering van de inkoopgemeenschap.
• De aandachtspunten voor het nieuwe inkoopbeleid.
• Een overzicht van gerichte kansen voor het vergroten van de inkoopsynergie en
inkoopsamenwerking.
11
12. Diverse
organisaties
Structurering organisatie
Complexere aanbestedingen vereisen een scala van betrokkenen en een gestructureerde
aanpak van analyse en uitvoering. Steeds meer publieke organisaties onderkennen dat hun
wijze van werken de strategische inkoopmogelijkheden onvoldoende ondersteunt.
Door verschillende organisaties wordt Berenschot benaderd om als structurering van de
inkooporganisatie haar tools en templates te implementeren. Deze zijn door Berenschot
adviseurs ontwikkeld voor de publieke sector en worden aangepast aan de bij de
organisatie gebruikte standaarden. Met workshops wordt de invoering van de tools begeleid.
De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:
• Een pro-actieve planning en monitoring van aanbestedingen.
• Een transparante opzet van rechtmatige aanbestedingen.
• Gestructureerd intern accountmanagement en multidisciplinaire samenwerking.
• Een strategische borging bij het bepalen van de aanbestedingsstrategie.
• Effectieve en efficiënte aanbestedingsdocumenten.
• Juridisch verantwoord modulair opgezette contracten.
12
