ERP para la gestión empresarial: introducción a OPEN ERP

ERP
Planificación de recursos empresariales

¿Qué es OPEN ERP?

• Áreas
• Gestión de documentos
• Interfaz web
• Componentes separados (Cliente/Servidor)
• Interfaces XML- RPC (Remote Procedure Call) y SOAP(Simple Object
Access Protocol)
• Multiplataforma
• Biblioteca Grafica Gtkx
• etiny (Ambiente web Turbo gears)
• Postgresgl (BD) programada bajo el lenguaje Phyton.

Ventajas de OPEN ERP
• Completo
• Potente
• Flexible
• Libre
• Accesible
• Avanzado Técnicamente
o Doble entrada Gestión de inventarios
o Múltiples vistas de contabilidad
o Normas ISO9001
o Funciona con base de datos de objetos
o Flujo de trabajo Flexible y Dinámico
o Múltiples plataformas
o Esquema de servidor distribuido

Integración
• Informes en PDF para una perfecta impresión.
• Excel o Word para modificaciones.

SE INTEGRA CON
• Adobe Reader
• Microsoft Office u Open Office
• Exportaciones a EXCEL O CSV
• Google maps

CONECTORES DE SOFTWARE
• Open office
• Mozilla thunderbird
• Jasper Report
• Magneto (Aplicación de comercio electrónico)
• Oscomerce (Aplicación de comercio electrónico)
• Joomla (Gestor de contenidos)
• Spree (Software de comercio electrónico para Ruby on rails)
• DIA UML (Software de diagramas para la implementación de módulos)

Instalación
• Ingresar www.OpenERP.com
• Descargar paquete AllInOne
• Configuración por defecto cliente servidor en la misma maquina
En caso de no encontrar servidor
• SERVIDOR: localhost
• PUERTO: 8070
• PROTOCOLO DE CONEXION: NET-RPC (Faster)
o también.
• SERVIDOR: localhost
• PUERTO: 8069
• PROTOCOLO DE CONEXION: XML-RCP

En caso de no encontrar Base de Datos

• Crear Nueva Base de Datos.

Si se ha seleccionado el perfil mínimo
• Modo de vista

Si se ha seleccionado el perfil mínimo
• Creación Nuevos Usuarios

• Instalación finalizada. Ventana de trabajo

Sistema de archivos básicos
• Módulos encapsulados en carpeta OpenERP/server/addon.
– Para crear un modulo, se crea una carpeta con el nombre del
modulo en la ruta antes mencionada. Los módulos están
compuesto por 4 archivos básicos.

• Archivo_init_.Py (este archivo carga el modulo)

• Archivo_terp_.Py
– Actúa como un diccionario descriptor de todos los archivos que se
utilizan en la implementación de un modulo
o Name : nombre del modulo.
o Version: versión del modulo.
o Description: descripción del modulo
o Autor: Autor o entidad creadora del modulo

o WebSite: Sitio web de la entidad
o License: Predeterminada GPL2
o Depends : Lista de los módulos de los cuales depende.
o Init_xml: Archivos xml que cargaran con la instalación del modulo.
o Instalable: Determina si es instalable (True or False)
o Active: Determina los módulos que son creados en la base de datos

• Archivo<modulo>.py (objetos que componen un modulo en la vista y en la
base de datos.

Atributos predeterminados.
 _columns
 _Constraints
 _Sql_Constraints
 _Defaults
 _Inherit
 _Name
 _Order
 _RecName

Campos Básicos.
 Boolean (true or false)
 Integer (Numero entero)
 Float (Numero con punto flotante)
 Char (String con espacio limitado)
 Text
 date
 datetime
 binary
 Selection

Campos Relacionales.
 One2Many
 Many2One
 Many2Many
 One2One

• Archivo <modulo_view>.xml

– Vista Tree
Las vistas árbol son usadas como modo de listado la cual nos perímete
realizar búsquedas en la pantalla. Esta vista es simple y solo tiene algunas
opciones de diseño.

– Vista Form
• Cada campo es precedido por una etiqueta con su nombre.
• Los campos son puestos de izquierda a derecha, de acuerdo al orden con
que son declarados en el archivo XML .
• El formato siempre esta divido en cuatro espacios ocupados por dos
campos con sus respectivas etiquetas, sin embargo un campo puede usar
varias columnas como es el caso de un campo de relación one2many.
También se puede realizar la operación inversa, tomar varias columnas y
dividirlas en varias columnas.

– ELEMENTOS DE DISEÑO.
• PAGE.
• SEPARATOR
• NOTEBOOK
• GROUP
Parámetros para crear grupo
 Colspan
 Rowspan
 Col
 String
Atributo para los campos
 Select=“1”
 Colspan=“4”
 ReadOnly=“1”
 Invisible=“True”
 Password=“True”
 String=“”
 domain
 widget

– CREACION DE MENU.
Características
• ID
• NAME
• ACTION
• ICON
• GROUPS
Acciones
• Window
• Report
• Custom Report
• Wizard
• Execute
• Group

ONLINE DEMO
http://demo.openerp.com/

21

ERP
Metodología

22

Objetivo fundamental
Sistemas ERP
El objetivo de los ERP es
coordinar los negocios de la
empresa, de la evaluación de
proveedores hasta la facturación
de los clientes. Además se utiliza
para centralizar la base de datos
ayudando a que el flujo de
información circule por las
diferentes áreas de la empresa
como lo son producción,
mercadeo, finanzas, y recursos
humanos.

23

Cómo funcionan los Sistemas ERP
El funcionamiento de un
sistema ERP se compone de un
servidor el cual “alimenta” a los
nodos de los diferentes
departamentos de la empresa
que cuenten con este programa,
el encargado del servidor puede
ver todas las ventanas de todos
los departamentos y los
directivos también tienen una
computadora en la cual pueden
ingresar a todas las ventanas,
cada departamento que cuente
con este sistema solo puede
ingresar a su ventana de trabajo
y solo pueden ver lo que las
otras estaciones están
realizando.

24

Cómo saber si la empresa requiere
un Sistema del tipo ERP
Las empresas tienen en los ERP las herramientas más modernas para la
administración de la información y la consolidación de todos los datos pero
tienen un gran problema y ese es su elevado costo. Ante el deseo de contar con
uno de estos sistemas quien tomará la decisión debe conocer primero cómo está
su empresa y si está preparada para un ERP.

Se debe tener en cuenta las 5 etapas por las que las empresas deben pasar
normalmente hasta un desarrollo pleno en materia de ERP:

•Etapa inicial
•Sistemas no Integrados
•Función limitada de ERP
•Unidades de Negocio
integradas por ERP
•Empresa integrada con ERP
25

Etapa Inicial
En esta etapa se encuentran
generalmente las empresas que están
iniciando sus actividades y por ende
no tienen recursos de tecnología de
información. Las actividades que llevan
a cabo las controlan con sistemas de
oficina como procesadores de texto o
hojas de cálculo. La constante en esta
etapa es la búsqueda de herramientas
adecuadas para sus funciones pero el
interés por los sistemas como los ERP
es muy bajo o nulo

26

Sistemas no integrados
En esta segunda etapa las empresas ya cuentan con algún software que les apoya
específicamente en las áreas en las que son utilizados. Existen por ejemplo:

• Sistemas de administración financiera para las áreas contables,
• Paquetes de diseño y administración de materiales para el área de producción,
• Sistema de administración de facturas de clientes,
• Sistemas de inventarios para los almacenes,
• Sistemas de administración de cuentas de proveedores, etc.

Pero el problema es que la información
no está integrada, La causa de este
problema es en manejo de información
por separado, y en este caso la
preocupación seré su integración.

27

Función limitada de ERP
En esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar soluciones
del tipo ERP, pero solo se cuenta en algunas unidades de negocio, como las
oficinas centrales o solo en las sucursales más grandes, esto debido al alto
costo de la implementación a lo largo de toda la empresa principalmente. Es
estas condiciones los beneficios de un sistema como estos no se logra apreciar
o se hace en una baja proporción, pero se puede convertir en las condiciones
propicias para seguir desarrollándose e integrar la empresa por completo, a
medida que los recursos lo permitan.

28

Unidades de negocios integradas
por ERP
A esta etapa se llega cuando se ha podido llevar el ERP a todas y cada una de
las unidades de negocio de la empresa, es decir ya toda la empresa cuenta con
la herramienta de planeación de recursos y puede usarla plenamente. En esta
etapa se eliminan los procesos de administración de información no integrados
y sus funciones pasan al sistema ERP.

La principal característica de esta etapa es la
comunicación entre las unidades de
negocios, particularmente en las empresas
dispersas geográficamente, el uso de las
recomunicaciones hace posible tener los
datos como si todo estuviera en un mismo
lograr, con ello se pueden tomar las acciones
en menor tiempo y con mayor oportunidad.

29

Empresa integrada con ERP
La última etapa del desarrollo Empresa-ERP es
cuando se logra la integración plena, es decir,
en las etapas previas pudieran encontrarse
detalles de la empresa que no habían sido
contemplados en el software o al contrario,
partes del software que no aplique para la
empresa, pero una integración total se logra
cuando todas las funciones de manejo de
información administrativa puede llevarse a
través del sistema ERP.

Un empresario debe analizar las etapas
anteriormente expuestas y ubicar a su
empresa y determinar el costo que involucran
estas herramientas de software y es que de
acuerdo al tamaño de la empresa y
lógicamente a la etapa en que se encuentre en
su desarrollo tecnológico será el monto de los
costos de llegar a donde se pretende.
30

Implementación de los Sistemas
ERP
Organizar el proyecto:
Los sistemas ERP se podrían catalogar como
sistemas selectos que solo pueden ser
implementados por algunas empresas, ya que
los costos que éstos representan son muy altos.
Es decir, cuando las empresas cuentan con el
dinero, los equipos, la infraestructura y la
disposición de personal para la implementación
de este tipo de sistema, se puede decir que se
debe dar el primer paso, organizar como es
que va a funcionar y desarrollar el proyecto que
dará una nueva funcionalidad y visión de los
recursos y procesos de la organización a cada
área de la empresa.

31

Implementación de los Sistemas ERP

Definir las medidas de
desempeño

Cuando el proyecto ya se planteado,
se debe definir las actividades que se
deben realizar para poder llevarlo a
cabo. Se debe tener en cuenta hasta el
más mínimo detalle para la
implementación del sistema ERP.

32


Crear un plan inicial
detallado del proyecto

Como todo proyecto, la implementación de
un Sistema ERP implica una adecuada
distribución de tiempo, empleados,
funciones y recursos; por lo cual es de vital
importancia que se planifiquen cada una
de las actividades que se van a llevar a
cabo, que se construya una bitácora que
guíe cada uno de los pasos a seguir.

33

Capacitar al equipo para el proyecto:
Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyan
cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Esta
implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento
humano.

Para la implementación de sistemas tan
avanzados como éste, muchas veces se
debe enseñar a algunos empleados hasta
como prender un computador, ya que en
algunas empresas y sobre todo, en algunos
puestos de trabajo específico, este tipo de
tareas no son muy conocidas por las
personas.

34

Revisar la integridad de la base de datos:

La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes
en la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de
los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es
la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a
manejar en los distintos niveles de la organización. 35

Instalar el nuevo hardware:
El hardware o parte dura del
proceso es una de las mayores
inversiones de la empresa. Se
deben abolir la vieja tecnología
utilizada por la empresa, para
instalar nuevos equipos que
puedan dar soporte al desarrollo
de este sistema.

36

Instalar el nuevo software (montar sala piloto)

El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una
sala de prueba, la cual será utilizada en todo el proceso de
instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de
cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la
medula espinal del sistema.

37

Capacitar masa crítica

La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define
como crítica ya que se refiere al personal que va a estar
directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que
va a estar en continuo contacto y el encargado de la
manipulación del mismo.

38

Entrenamiento sala piloto

Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de
la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le
dará en ella.

39

Integración de datos

La integración de datos consiste en la recopilación de la
información proveniente de diferentes fuentes o áreas
organizacionales, que hasta el momento no han sido
organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del
sistema.

40

Ejecución

Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por
todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o
fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del
sistema.

41

Mejoramiento continuo

Tener un registro del desarrollo del
sistema, hacer una continua
retroalimentación de éste e
implementar un mejoramiento
continuo son las características de
las compañías que han sido
victoriosas en la implementación
de este tipo de sistemas.

42

Mejoramiento continuo
Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una empresa se debe
tener una constante retroalimentación, ya que la tecnología y el mundo
de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de
estar preparado para afrontar diferentes situaciones.

 Algunas compañías declaran victoria  Compañías exitosas

 Se dedican a otros proyectos  Motivan a los participantes

 Descuidan el sistema  Mejoramiento continuo

= El sistema falla = El nuevo sistema es exitoso

43

Ventajas Sistemas ERP para cada
área de la Empresa
• Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este
departamento tener un mejor control de costos y de horas
trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias,
generar cheques electrónicos, aceptar pagos y pagar cuentas en
diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los
flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables
de manera más rápido.

• Control de inventarios: Optimiza la inversión en inventarios
ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los
productos por número de serie y lote.

44

área de la Empresa
• Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la
producción en cualquier ambiente estandarizando la producción de
altos volúmenes con gran control de la planta de producción, el
sistema también ayuda a crear pronósticos de producción y una
mejor calendarización para la producción.

• Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visión más clara
de los instrumentos de medición más importantes para una
empresa como son el flujo de efectivo, producción y reportes, ayuda
a corregir errores que se presenten de manera inmediata.
Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento
interno como: ventas por región o periodo.

45

área de la Empresa
• Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el
plan de producción, un programa ERP ayuda a los encargados de
compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores
correctos en el tiempo correcto y al precio correcto.

• Embarque: Administra el almacén y herramientas de embarque lo
cual permite controlar todos los embarques de productos
terminados, ayudando a entregar los pedidos en el tiempo
establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las
entregas y además incrementa la satisfacción del cliente.

46

Costo de implementación Sistemas
ERP
La primera pregunta es económica y se refiere a la capacidad de la
empresa para adquirir un paquete de este tipo, además del costo en si
del paquete, se debe considerar el o los equipos en que debe instalarse
el paquete y los equipos para todos los que van a ser participes en la
operación del sistema o sea las estaciones (usuarios); el tercero y a
veces más costoso factor económico de la compra de una solución de
estas es lo que se llama la "implantación" del sistema, que va desde la
instalación de los equipos de cómputo, hasta el cambio de cultura
operativa de la empresa, pasando por capacitación, adecuación de
procedimientos, cambios estructurales, eliminación de personal que no
se adapta a los cambios y contratación de otros, que seguro tendrán
menos experiencia en la operación y mercados.

47

Conclusión
Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios
debe considerar la “información” como un activo muy importante. Es
por ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas de
información adecuados para administrar rápidamente y eficientemente
dicha información. Las empresas tienen la opción de desarrollar sus
propios sistemas de información o comprarlos a empresas dedicadas al
desarrollo de los mismos. Una opción viable y adecuada es la compra
de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera este
consciente que para que funcione no solo debe comprar el SW y HW,
sino que además implica un cambio cultural y de procesos en la
organización, que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto,
los procesos y las personas, la combinación y sincronización de los
mismos lleva al éxito de la implementación. No se debe olvidar darle
seguimiento a estos cambios, independientemente del SW ERP que
seleccionó.

48

Referencias
• http://www.openerp.com/es/

• http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm

• http://www.slideshare.net/openobject

• Open ERP tutorial básico

• Metodología para selección de sistemas ERP

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