Fundarsköp og vinnufundir

Gunnar Jónatansson!
gunnar@ibt.is!
www.ibt.is
IBT á Íslandi.!
Stofnað 1985!
Starfar í meira en 30 löndum um heim allan!
Stofnað á Íslandi 2005 !
■Aðaláhersla á bætta skilvirkni og fundamenningu!
■ PEP!
■ Sjö lyklar að skilvirkari tölvupósti!
■ Sjö lyklar að skilvirkari fundum!
■ Frammistaða og afköst!
■ Clarity4d persónuleikapróf og teymisvinna

Fundir og fræðsla
50.000 + bækur
• Gunnar Jónatansson gunnar@ibt.is

Fundarsköp
Gunnar Jónatansson gunnar@ibt.is
Eiga aldrei við á
vinnufundum

Fundastjórn
Góður fundarstjóri vekur öryggiskennd fundarmanna og sér um að
þeim sé jafnan ljóst hvað er til umræðu eða um hvað er greitt
atkvæði
Örugg og góð fundarstjórnun er:!
KUNNÁTTA - EKKI DUTTLUNGAR

Stórir fundir - litlir fundir
✦ Sömu grundvallarreglur !
✦ Tillögur fara í gegnum sama ferli!
✦ Sömu reglur gilda um málfrelsi og niðurröðun ræðumanna!
✦ Á stórum fundum eiga menn ávallt að tala úr ræðustól!

Stórir fundir - litlir fundir
✦ Á stórum fundum eiga menn ávallt að tala úr ræðustól!
✦ Á litlum fundum tala menn gjarnan úr sæti!
✦ Passa tveggja manna tal!
✦ Stýra frammíköllum og truflunum á litlum fundum

Fundarferlið
Ástæða Aðstaða Boðun
Starfsmenn Framkvæmd Niðurstöður

Lögmæti boðunar
5. gr.
Aðalfundur er æðsta vald í öllum málefnum félagsins. Aðalfund skal halda
fyrir 25. apríl ár hvert.!
Boða skal aðalfund minnst með 14 daga fyrirvara og mest 20 daga. Aðalfund
skal auglýsa og kynna á sem víðtækasta hátt fyrir félagsmönnum félagsins.
Auglýsing á heimasíðum deilda félagsins telst fullnægjandi fundarboð. Í
aðalfundarboði skal kynna dagskrá, fundartíma og fundarstað. Þá skal geta
sérstaklega í fundarboði hvenær frestur til að skila inn tillögum að
lagabreytingum rennur út. Aðalfundur er löglegur ef löglega er til hans boðað.!

Lögmæti boðunar -húsfélag
59. gr. !
Aðalfundur húsfélags skal haldinn ár hvert fyrir lok aprílmánaðar.!
Til aðalfundar skal stjórnin boða skriflega og með sannanlegum hætti með
minnst 8 og mest 20 daga fyrirvara. Búi félagsmaður ekki í
húsinu verður hann að tilkynna húsfélaginu um heimilisfang sem senda skal
fundarboð til óski hann eftir að fá það í hendur.!
Í fundarboði skal greina fundartíma, fundarstað og dagskrá. Þá skal geta þeirra
mála sem ræða á og meginefni tillagna þeirra sem leggja á fyrir fundinn.
Stjórnin skal boða til almenns fundar með minnst 4 og mest 20 daga fyrirvara.

Fundarstjóri
Muna að þakka traustið#
#
Taka á móti ræðumönnum#
!
Skilja púltið aldrei eftir autt

Fundarritari
1.#Hann skal vera hlutlaus#
2.# Fundargerðir á að rita nákvæmt og hlutlaust. Þar á ekki
að bera á persónulegu mati á málum eða málflutningi#
3.# Fundargerðir eiga að vera hnitmiðaðar og málefnalegar#
4.# Ritari á að skrifa fundargerð og ekkert annað
!
Nauðsynlegt er að rita fundargerðir á öllum fundum,
þannig að til séu heimildir fyrir ákvörðunum fundarins.

Tillögur og meðferð
1. Biðja fundarstjóra um orðið!
2. Fundarstjóri gefur orðið!
3. Tillagan flutt!
4. Meðmælandi (ef þarf)!
5. Fundarstjóri tekur tillöguna til afgreiðslu!
6. Umræður!
7. Atkvæðagreiðsla!
8. Fundarstjóri tilkynnir niðurstöðu

Aðeins eitt mál á dagskrá í einu.
Aðaltillaga er
frumhugmynd eða
málefni sem fjallað er um.
Aðaltillögu geta tengst ýmiskonar
aðrar tillögur áður en endanleg
niðurstaða fæst.
Breytingar-!
tillaga
Frávísunar!
tillaga
Tilvísunar-!
tillaga
Frestunartillaga
Geymslutillaga
Endurskoðunartillaga

Fundur er settur
Fundarstjóri
Fundarritari
Fundarefni ?

Hver fær fyrstur að tjá sig?
1. Sá sem leggur fram tillögu hefur rétt á því að fá orðið
fyrstur, jafnvel þó hann sé síðastur í röðinni af þeim sem
beðið hafa um orðið!
!
2. Ekki skal leyfa neinum að taka til máls tvisvar um sama
efni, áður en allir þeir sem hafa beðið um orðið hafa
talað einu sinni!
!
3. Fundarstjóri hefur ótakmarkaðan rétt til þess að raða
niður ræðumönnum þannig að sem mest jafnvægi sé í
umræðum

Mikilvæg minnisatriði
1. Ýmis ákvæði gilda um atkvæðamagn sem þarf til að tillaga
hljóti samþykki. Venjulega nægir meirihluti eða 2/3 hluta
atkvæða. En verði atkvæði jöfn, þá telst tillagan fallin.
Meirihlutafylgi fæst þá ekki.
2/3 = 66,6%

2. Tillögur sem fela í sér ákvarðanir um fjárútlát, t.d. upphæð
félagsgjalds skal afgreiða þannig: Að fyrst sé tekin til
atkvæða tillagan sem gerir ráð fyrir mestri hækkun, en
síðast sú sem gerir ráð fyrir lægstu upphæð.!

3. Hafa skal í huga að ýmsar tillögur og tilnefningar í mörg
embætti þarfnast stuðningsmanns til þess að teljast fullgildar.
Stuðningsyfirlýsing er bindandi fyrir viðkomandi og sviptir
hann rétti til þess að standa að andstæðri tillögu eða
tilnefningu.
Stuðningsmenn - alla leið

Réttarstaða tillagna
1. Má beita tillögunni til þess að hafa áhrif á afgreiðslu annara
tillagna?!
2. Má flutningsmaður tillögu grípa frammí fyrir þeim sem hefur
orðið?!
3. Þarf fundarstjóri að gefa flutningsmanni orðið áður en tillagan
fæst flutt?!
4. Þarf tillagan stuðningsmann til þess að vera tæk til afgreiðslu?!
5. Er tillagan umræðuhæf?

Réttarstaða tillagna
6. Hvaða atkvæðamagn þarf hún?!
7. Má flytja tillöguna aftur eftir að hún hefur verið felld?!
8. Hvaða aðrar tillögur varða hana?
Á við tillögur
Má grípa fram í!
fyrir ræðumanni?
Þarf að fá orðið?
Engar Nei Já
Þarf stuðning?
Ef félagslög krefjast
Umræðuhæf? Atkvæðaþörf? Endurflutningur?
Já Meirihluti Ekki á sama fundi
Tillögur sem!
hana varða:
Allar

Aðaltillaga
1. Meginreglan er sú að aðeins ein aðaltillaga má vera á dagskrá í
einu!
2. Þessi regla er þó ekki algild. Því að komi fram fleiri en ein
aðaltillaga í sama máli er rétt að ræða þær samtímis, en afgreiða
þær síðan í sömu röð og þær bárust!
3. Margliða aðaltillögu má brjóta upp í liði og afgreiða hvern lið
fyrir sig

Aðaltillaga
4. Ef fleiri en ein aðaltillaga er til umræðu í einu og það kemur
fram vinnutillaga við eina þeirra skal taka vinnutillöguna til
afgreiðslu fyrst. Nái hún samþykki skal lýsa aðaltillögunni með
áorðinni breytingu, en setja hana síðan í rétta afgreiðsluröð
5. Ef það kemur fram varatillaga, sem nær skemur en aðaltillaga,
er hún ekki tekin til afgreiðslu nema aðaltillagan sé felld
6. Aðaltillögur ættu í flestum tilfellum að vera skriflegar

Flokkun tillagna
Forgangstillögur!
Þær fjalla um framgang funda, fundartíma og röð dagskrármála
Tengitillögur!
Þær tengjast einhverri aðal- eða vinnutillögu og snúast um
málsmeðferð frekar en efnislega afstöðu.

Flokkun tillagna
Vinnutillögur!
Það eru tillögur sem vísa til aðaltillögu og á að afgreiða á undan
henni. Þær fylgja aðaltillögu en eru ekki sjálfstæð mál í eðli sínu.!
a) Afgreiðslutillögur (frávísun - frestun)!
b) Tillögur sem miða að efnislegri niðurstöðu
Aðaltillaga!
Hugmynd eða ályktun sem lögð er fram á fundinum.

Verkefni 1
Fyrir fundinum liggur aðaltillaga. Í hvaða röð á að bera upp
eftirfarandi afgreiðslutillögur?!
1.! Um frávísun!
2. Um frestun þar til annað verður ákveðið!
3.! Um að vísa tillögu til stjórnar!
4. Um að vísa tillögu til nefndar!
5.! Um að fresta atkvæðagreiðslu,!
! a) til næsta fundar!
! b) um eina klst.

Verkefni 2
Aðalfundur í félagi áhugamanna um furðufulga
Undir liðnum “Ákvörðun um félagsgjald” liggja
svohljóðandi tillögur fyrir fundinum:
1. Björn leggur til að félagsgjald verði kr. 6500.-!
2.! Karl leggur til að félagsgjald verði kr. 4500.-!
3.! Anna leggur til að félagsgjald verði kr. 8500.-!
4.! Hannes leggur til að málinu verði vísað til stjórnar

Verkefni- Bæjarstjórnarfundur
Umræðuefni:
Beiðni frá íþróttafélagi bæjarins um styrk frá
bæjarsjóði
Eftirfarandi tillögur liggja fyrir fundinum:!
1. Árni leggur til að veittar verði kr. 750.000.-!
2. Jón leggur til að lagt verði 500 kr. aukagjald á hvern félaga!
3. Ólöf leggur til að erindinu verði hafnað!
4. Gísli leggur til að veittar verði kr. 1.200.000.-
Hvernig á að flokka og afgreiða þessar tillögur?

7 lyklar að árangursríkum
fundum
3. Skýr dagskrá
7. Aðgerðalisti
samþykktur
2. Skýrt eignarhald
4. Byrjar og endar
á réttum tíma
5. Allir undirbúnir
6. Viðeigandi
þátttakendur
1. Skýr tilgangur

„Hver og einn fundur á að leiða til
framvindu samþykktra áætlana, ekki taka
meiri tíma en nauðsynlegt er í hlutfalli við
niðurstöðuna og enda alltaf með aðgerðum
sem leiða til uppbyggilegra breytinga“.

Fundamat
Skýr dagskrá
Skýr tilgangur
Allir undirbúnir
Byrjar og endar á
réttum tíma
Fundargerð dreift til
réttra aðila Skýrt eignarhald
Aðgerðalisti
samþykktur
Viðeigandi
þátttakendur
10 = Best = Hringur#
0 = Verst = Miðja
1 3 5 7 10

Fundamat
Hvernig skora fundirnir í dag?
1. Skýr tilgangur Tilgangur fundarins öllum ljós#
Tegund fundar ákveðin: ákvörðunarfundur, til lausnar
vandmála, upplýsingafundur osfr.#
Tilgangur þinn og annarar úthugsaður
Einhver einn og aðeins EINN „á fundinn“
„Eignaraðild“ er öllum ljós#
Eigandinn einbeitir sér Verkefninu-Framvindunni og
Samskiptunum
3. Skýr dagskrá Dagskrá við hæfi og ákvörðunarferli skýrt#
Skilningur á hvað ákvarðanir tilheyra fundinum og hverjar þurfi að
framsenda.#
Truflunum er stýrt

Fundamat
Fundurinn byrjar alltaf á réttum tíma og endar tímanlega
Allir fá viðeigandi gögn í tíma#
Allir gefa sér tíma til undirbúnings#
Allir hlusta og er hlustað á#
Ólíkum sjónarmiðum gefin gaumur
4. Byrjar og endar á
réttum tíma
5. Allir undirbúnir
6. Viðeigandi
þátttakendur
Dagskráin er viðeigandi fyrir þátttakendur#
Þeir sem ættu að mæta eru mættir#
Allir fá að tjá sig og taka þátt í stærri ákvörðunum.

Fundamat
Ákvarðanir teknar með raunhæfum tímamörkum#
Ákörðunarferlið skýrt og opið#
Þeir sem þurfa að framkvæma vita nákvæmlega hvað og
hvenær.#
Það er ljóst hver sinnir eftirfylgni milli funda
Fundargerð rituð og dreift fljótt að loknum fundi#
Allir sem þurfa að vita niðurstöðu fundarins fá
eintak
7. Aðgerðalisti og#
markmið samþykkt
8. Fundargerð
dreift

Fundamat
Skýr dagskrá
Skýr tilgangur
Allir undirbúnir
Byrjar og endar á
réttum tíma
Fundargerð dreift til
réttra aðila Skýrt eignarhald
Aðgerðalisti
samþykktur
Viðeigandi
þátttakendur
10 = Best = Hringur#
0 = Verst = Miðja

1. Skýr tilgangur
Þetta er mikilvægasta
spurningin:
Ef þú munt eiga árangursríkan fund, hvað hefur þú í höndunum sem
þú hafðir ekki áður?#
!
•! Ef svarið er “annan fund” þá hefur þú klúðrað honum. !
•! Spurðu þig þessarar spurningar áður en þú ferð fram á tíma fólks. !
•! Spurðu sjálfa/nn þig áður en þú ráðstafar tíma þínum í fundinn. !
•! Ef svörin eru ekki nógu skýr, haltu þá áfram að spyrja eða slepptu
! því að halda fundinn.!
!
Ekki gera neinar málamiðlanir varðandi þetta atriði.

Þegar þú veist markmið fundarins þá ætti að
liggja fyrir ….
…hver ætti að stýra fundinum!
!
…hvaða dagskrá leiðir þig að markmiðinu!
!
…hugmyndir um hvernig, og hversu mikinn undirbúning þarf til!
!
…hvaða þátttakendur ættu að mæta
3
6
5
2

EIGANDI heldur sig við dagskrá og byrjar á réttum tíma
Stýrir jafnri umræðu
Tryggir virka þátttöku
Opnar
spurningar Lokaðar spurningar
Takmarkar truflanir!
Nær skilgreindum markmiðum!
Ber ábyrgð á árangri fundarins

GROW - módelið
Gæði spurninga ykkar!
„Hjálpum þeim að læra – í stað þess að kenna “
Sir John Whitmore

GROW - módelið
GOAL-Markmið:#
Hvað viltu?#
Hvaða árangri viltu ná?#
Hvað viltu leysa?#
Hvaða niðurstöðu viltu ná fram?
Reality- Staða mála:#
Hver er staðan í dag?#
Hvað hefur áhrif á málið í dag?#
Hverjar eru hindranirnar?#
Hvað hefur þú í höndunum í dag?
!
Option- Val#
Hvað getur þú gert?#
Hvaða möguleikar eru í stöðunni?#
Hvað annað getur þú gert?#
Viltu heyra hvað mér finnst?
Will- Vilji#
Hvað leið ætlar þú að fara?#
Hvenær ætlar þú að byrja?#
Hvaða skref getur þú stigið?#
Þarftu aðstoð eða stuðning?#
Á skalanum 1-10, hverjar telur þú líkurnar
…á að þú klárir (afgreiðir) málið?

Tegundir funda
1. Til ákvörðunartöku!
2. Til lausnar vandamála!
3. Til verkefnadreifingar!
4. Til uppbyggingar teyma!
5. Til upplýsinga

Teymis kraftar
Skýr hlutverk!
Endurmat ferla!
Breytingar tilgreindar
Verkefni
Skýr frammistöðumarkmið!
Einbeiting á niðurstöðu!
Árangursmælikvarðar
Traust!
Liðsandi!
Sameiginleg ábyrgð
Ferlar Samskipti

Sá sem spyr....
….....stýrir umræðunni
??????
Spyrjið....og þagnið svo!

3 stig hlustunar
Fyrsta stig#
Hlusta eftir:!
staðreyndum, nákvæmum upplýsingum, innihaldi.!
!
Annað stig#
Hlusta eftir:!
tilfinningu, vilja viðkomandi, hvað líkar/mislíkar, áliti, skoðunum á staðreyndum og
þýðingu.!
! ! !
Þriðja stig#
Hlusta eftir:!
viðhorfi/gildum, hvað er mikilvægt, skuldbindingu.!
! !

Spurningatækni
Fyrsta stig#
Spyrja um: staðreyndir, ákveðnar upplýsingar, innihald.!
Dæmi: Hver, hvað, hvar, hvenær, hve margir, hversu oft?!
!
Annað stig#
Spyrja um: tilfinningar, vilja, hvað líkar, líkar ekki, skoðanir, möguleika, hvað finnst
um staðreyndir ! ! ! ! ! !
Dæmi: Hvað finnst þér um…? Hvað færðu út úr …? ! Hvaða ályktun dregur þú af…?
Hvað vekur áhuga þinn…? Hvað þýðir það fyrir þig?!
!
Þriðja stig#
Spyrja um:viðhorf, stefnu, gildi, skuldbindingar og hvað er mikilvægt !
Dæmi: ! Hvers vegna álítur þú…vera mikilvægt? Hvað lætur þú þig varða?
Afhverju metur þú …? Þú virðist vera mjög einbeittur að…..má ég ! spyrja hvers
vegna?

Fundur
•Hlustun og spurningar

Fundarsköp og vinnufundir

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Empfohlen

Empfohlen (20)

Fundarsköp og vinnufundir