Bat Dossier Technique Exposant Sfar 2009

SOMMAIRE
Bienvenue au Congrès SFAR 2009 ! page 3
1/ INFORMATIONS G ÉNÉRALES ET CONDITIONS page 4
1.1 – Organisateur page 4
1.2 – Lieu, dates et horaires page 4
1.3 – Location de stand page 4
1.4 - Conditions générales de vente page 5
2/ RÈGLEMENT DE L’EXPOSITION page 7
2.1 – Règles techniques page 7
a) Dates et horaires page 7
b) Livraisons page 7
c) Occupation des stands page 10
d) Hauteur des stands page 10
e) Charge au sol page 10
f) Stockage page 10
g) Installateur général officiel du congrès page 10
h) Prestataires extérieurs page 11
i) Guide de l’exposition page 11
j) Badges exposants page 11
k) Soirées, activités, transferts page 12
2.2 – Services complémentaires page 12
a) Electricité page 12
b) Téléphone, fax, internet page 12
c) Équipement informatique et audiovisuel page 12
d) Nettoyage page 12
e) Transport, manutention, livraison, stockage
et formalités de douanes page 13
f) Sécurité page 13
g) Hôtes / Hôtesses page 13
h) Traiteurs page 13
i) Hébergement page 13
3/ VISUEL ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND D ’EXPOSITION page 14
3.1 – Surface nue page 14
3.2 – Stand équipé page 14
4/ PRESTATAIRES page 15
4.1 – Prestataires officiels du congrès page 15
4.2 – Prestataires non-officiels page 16
5/ SÉCURITÉ page 17
5.1 - Sécurité sur stand page 17
5.2 – Règles de sécurité incendie du Palais des Congrès de Paris page 17
5.3 – Le Palais se met au vert page 25
6/ PLANS page 27
6.1 – Plan d’accès au Palais des Congrès de Paris page 27
6.2 – Plan de l’exposition page 28
7/ CATALOGUES page 29
7.1 – Mobilier page 29
7.2 – Plantes page 31
7.3 – Équipement Informatique et Audiovisuel page 32
8/ FORMULAIRES page 33
9/ RÉCAPITULATIF DES F ORMULAIRES DE RÉSERVATION page 54

SFAR 2009 / MCI – 24 rue Chauchat – 75009 Paris – France
Tél : 01 53 85 82 80 – Fax : 01 53 85 82 83 – Email : exposition@sfar2009.com – Site web : www.sfar.org
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Congrès National d’Anesthésie et de Réanimation / SFAR 2009 – 23 au 26 septembre 2009

BIENVENUE AU CONGRES
SFAR 2009 !

Cher Exposant,

Ceci est VOTRE Dossier Technique pour le Congrès SFAR 2009, qui se tiendra du 23 au 26
septembre 2009 au Palais des Congrès de Paris.

Il rassemble toutes les informations qui vous seront nécessaires et qui feront de votre présence
en tant qu’exposant au Congrès SFAR 2009 un véritable succès.

Il vous donne tous les détails concernant :

► les règles à respecter
► la location du matériel pour votre stand
► le choix de votre décoration

Nous vous remercions de lire attentivement ce guide et de retourner les formulaires de
commandes avant les dates limites indiquées, afin que votre dossier soit traité dans les
meilleures conditions.

Il est important que ce guide soit transmis à la personne en charge de la logistique de votre
stand. N’hésitez pas à nous contacter pour en recevoir d’autres exemplaires.

Nous vous souhaitons une bonne préparation de votre participation, et sommes à votre
disposition pour vous y aider.

Dans l’attente de vous accueillir à Paris lors de ce congrès,

Carine Karaïliev Virginie Sauvestre-Léger
Coordinatrice du congrès Responsable Département Exposition & Sponsoring

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1/ INFORMATIONS GENERALES ET CONDITIONS

1.1 - Organisateur
Le Comité d’Organisation du Congrès SFAR 2009 a mandaté MCI pour la gestion de la logistique générale et pour
l’organisation de l’exposition lors du Congrès SFAR 2009. MCI sera désigné comme « l’organisateur » ci-dessous.
Toute correspondance relative à l’exposition doit être adressée à :

SFAR 2009 – MCI
Département Exposition
24 rue Chauchat – 75009 Paris
Tél : 01 53 85 82 80 – Fax : 01 53 85 82 83
Email : exposition@sfar2009.com

Vos contacts :

Philippe Fournier Directeur du Congrès info@sfar2009.com

Carine Karaïliev Coordination du Congrès info@sfar2009.com

Virginie Sauvestre-Léger
Dept. Exposition et Sponsoring exposition@sfar2009.com
Anaïs Tourette

Béatrice Picard
Dept. Inscription et Hébergement inscription@sfar2009.com
Claire Vrignaud

Carine Karaïliev
Programme Scientifique scientifique@sfar2009.com
Céline Soulier

1.2 – Lieu, dates et horaires

Le Congrès National d’Anesthésie et de Réanimation SFAR 2009 se tiendra du Mercredi 23 au Samedi 26
Septembre 2009 au Palais des Congrès de Paris :

PALAIS DES CONGRES DE PARIS
2 place de la Porte Maillot
75017 Paris - France

1.3 – Location de stand

Prix du stand
Le coût de location d’un stand est par mètre carré et a été fixé à :
- 630 € hors taxes par mètre carré pour la location d’une surface nue (marquage au sol).
- 690 € hors taxes par mètre carré pour la location d’un stand équipé.

Caractéristiques d’un stand équipé
Les éléments inclus dans la location d’un stand équipé sont les suivants :
- moquette aiguilletée grise
- structure aluminium blanche
- panneaux modulaires
- enseigne double face avec le nom de la société et le numéro de stand
- 3 spots électriques par module de 9m²
- un boîtier électrique de 3 kW
Veuillez vous référer à la page 14 pour plus de détails.

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Le prix de location de votre stand (surface nue ou stand équipé) comprend les éléments suivants :
• usage de l’emplacement ou du stand pendant la durée de l’exposition et les périodes de montage et de
démontage.
• les services d’information et de coordination pendant les périodes de montage et de démontage et pendant
la durée de l’exposition.
• 5 badges exposants pour un stand de 9m², puis 2 badges par 3m² supplémentaires (détails page 11).
• la publication dans le guide de l’exposition des coordonnées complètes et d’un bref descriptif de votre
société (détails page 11).
• le nettoyage quotidien des espaces publics et de la zone d’exposition, hormis les stands qui sont sous votre
responsabilité (détails page 12).

La hauteur maximale des stands est de 2,50 mètres.
Hormis pour les stands 1 à 12 pour lesquels la hauteur maximale est de 2,40 mètres.

1.4 - Conditions générales de vente

Souscription
Afin d’être valable, le formulaire de réservation de stand inclus dans la Brochure Exposition et Sponsoring doit
être envoyé au secrétariat du congrès (SFAR 2009 / MCI) accompagné d’un versement de 50% du montant dû. Le
solde de la facture est dû au plus tard le 29 mai 2009. Aucune réservation verbale ne sera prise en compte.
La réservation et le règlement de l’acompte constituent un engagement ferme et obligent le souscripteur à
l’acceptation des conditions générales et particulières de la brochure exposition et sponsoring et du dossier
technique exposant.
Par ailleurs, le non règlement du solde de la facture au 29 mai 2009 entraînera l’annulation immédiate de fait de
droit à disposer des réservations demandées, sans remboursement de l’acompte versé.

Emplacement et plan
L’attribution des stands sera faite dans l’ordre d’arrivée des réservations. Après attribution, aucune modification
d’emplacement ne pourra être effectuée sans l’accord écrit des organisateurs.
Les plans de l’exposition présentés dans ce document sont des plans non contractuels. Ils sont soumis à
l’acceptation de la Préfecture de Paris. MCI se réserve le droit de modifier, en fonction des agréments délivrés
par la Préfecture, l’importance et la disposition des surfaces réservées par l’exposant.

Paiement
La Société Française d’Anesthésie et de Réanimation, maître d’œuvre du congrès, a mandaté MCI pour
l’organisation du congrès et de l’exposition du Congrès National d’Anesthésie et de Réanimation SFAR 2009, et
MCI est la seule société apte à recevoir des paiements pour cette manifestation.
Les paiements pourront être effectués soit :
► par chèque à l’ordre suivant : SFAR 2009 / MCI envoyé à : SFAR 2009 / MCI, Département Exposition,
24 rue Chauchat, 75009 Paris.

OU

► par virement bancaire à SFAR 2009 / MCI :
CREDIT LYONNAIS – Paris SDC Paris 2 – 59 rue La Fayette – 75009 Paris
Code banque : 30002 – Code guichet : 05666 – N° compte : 0000060224 S – Clé : 16
IBAN : FR18 3000 2056 6600 0006 0224 S16 – CODE B.I.C. CRLYFRPP

OU

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► Par carte bancaire (Visa, Master Card, Eurocard, American Express). Veuillez envoyer un fax à
SFAR 2009/MCI, à l’attention du Département Exposition au numéro suivant : 01 53 85 82 83. Le fax devra
indiquer :
- que vous autorisez MCI à débiter votre carte du montant correspondant à votre participation en tant
qu’exposant/sponsor du Congrès SFAR 2009,
- votre numéro de carte bancaire,
- le code de vérification (3 chiffres au dos de la carte pour les Visa, Master Card, Eurocard, ou 4 chiffres
sur le devant de la carte pour les American Express),
- la date d’expiration de la carte,
- le nom et la signature du titulaire de la carte.
Annulation
Toute annulation de réservation de stand, symposium ou autres options de sponsoring devra être effectuée par
courrier au secrétariat du congrès et sera soumise aux conditions d’annulation ci-dessous :
- Avant le 27 mars 2009 : 25% du montant total TTC dû et non remboursable.
- Du 28 mars au 29 mai 2009 : 50% du montant total TTC dû et non remboursable.
- À compter du 30 mai 2009 : Aucun remboursement des sommes dues et versées.
Force majeure
En cas de force majeure, les dates du congrès et de l’exposition pourront être modifiées ou ces derniers pourront
être purement et simplement annulés. Dans cette dernière hypothèse, les sommes disponibles après paiement
des dépenses engagées seront réparties entre les exposants au prorata de leurs versements sans que des recours
soient possibles à l’encontre de l’organisateur ou du réalisateur.
Assurance
Le signataire renonce à tout recours contre les organisateurs et propriétaires des lieux et s’engage à souscrire les
polices d’assurance nécessaires pour tous les risques encourus par le matériel exposé (vol, dégâts, etc…) ainsi
que les responsabilités civiles couvrant le personnel fixe ou intérimaire de son entreprise présents au congrès.
Dans aucun cas l’exposant ne sera couvert par les assurances des organisateurs du congrès.

Afin de confirmer les éléments cités ci-dessus, veuillez nous retourner le formulaire
n°12 page 49 au plus tard le 10 juillet 2009.

Réservations diverses et location d’espace publicitaire
Les annonceurs sont invités à vérifier que leurs publicités sont conformes à la législation française en vigueur en
matière de publicité de produits pharmaceutiques et de matériel médical.
Pour quelque motif que ce soit, l’organisateur ne prendra pas en compte d’éventuelles réclamations faites après
la clôture de la manifestation.
L’Organisateur se réserve le droit de ne pas vendre de stand ou d’éléments de sponsoring à toute firme, société
ou organisation dont les activités ne seraient pas directement en rapport avec le thème général de la
manifestation, ou ne répondraient pas aux normes de rigueur souhaitées par le Comité d’Organisation. Les
candidatures seront soumises au Comité d’Organisation qui statuera sur les demandes.
L’exposant ou le sponsor s’engage à ne pas organiser quelque manifestation satellite que ce soit pendant toute la
durée du Congrès National d’Anesthésie et de Réanimation SFAR 2009 dans la région de Paris sans avoir
auparavant obtenu l’accord écrit des organisateurs. Par ailleurs, l’exposant ou sponsor du congrès ne pourra
distribuer de publicité que sur son stand d’exposition ou dans la salle qu’il aura réservée. Tout contrevenant
s’engage à verser aux organisateurs du congrès deux fois le montant total des sommes dues ou versées
nonobstant le versement d’indemnités compensatoires.
Conditions d’admission et de participation
Les organismes désireux d’exposer ou d’organiser une session, acceptent sans réserve les dispositions du
règlement intérieur, la réglementation du Palais des Congrès de Paris et les prescriptions au droit public
applicables aux manifestations organisées en France.

Ils acceptent toutes dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans l’intérêt de la manifestation
que l’organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement. En cas de litige, seuls les tribunaux du
ressort de l’organisateur sont compétents.

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2/ REGLEMENT DE L’EXPOSITION

2.1 – Règles Techniques

a) Dates et horaires

Les créneaux horaires de montage dépendent du type et de la superficie de votre stand.
Pour le bon déroulement des livraisons et du montage, il est demandé aux exposants de respecter
impérativement les horaires ci-dessous :

LIVRAISONS ET MONTAGE DATES HORAIRES

Lundi 21 septembre 2009 de 11h00 à 20h00
Surface nue ³ 27 m²
Mardi 22 septembre 2009 de 8h00 à 20h00

Lundi 21 septembre 2009 de 15h00 à 20h00
18 m² ≤ Surface nue < 27 m²
Mardi 22 septembre 2009 de 8h00 à 20h00

Surface nue < 18 m² Mardi 22 septembre 2009 de 8h00 à 20h00

Stand équipé Mardi 22 septembre 2009 de 10h00 à 20h00

L’exposant ou un représentant de sa société devra superviser la livraison et la réception
des colis pendant le montage.
Les accusés de réception de marchandises ou matériel ne seront en aucun cas signés par
un membre de l’organisation ou du Palais des Congrès.

EXPOSITION DATES HORAIRES

Mercredi 23 septembre 2009 de 8h30 à 18h00
Jeudi 24 septembre 2009 de 8h30 à 18h00
Ouverture de l’exposition
Vendredi 25 septembre 2009 de 8h30 à 18h00
Samedi 26 septembre 2009 de 8h30 à 16h00

DATE HORAIRES
DEMONTAGE
Samedi 26 septembre 2009 de 16h00 à 22h00

b) Livraisons

Il est demandé aux exposants de respecter les horaires de livraisons indiqués ci-dessus.
Toute livraison effectuée avant le début du montage sera refusée.

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Ú Accès à la gare de livraison :
Le stationnement de courte durée est autorisé en gare de livraison uniquement pendant les opérations de
chargement et de déchargement.
Le stationnement de nuit est formellement interdit.

Accès Déchargement

Hauteur maximale autorisée : 4,20 mètres La gare de livraison est dépourvue de quai de
Largeur des rampes d’accès : 3,50 mètres déchargement.
Pente : de 15%

Palais des
Congrès de
Paris

Ú Monte-charges :
Les monte-charges sont accessibles uniquement pendant les périodes de montage et de démontage.
Les monte-charges suivants seront utilisables pendant le montage et démontage de l’exposition :

MC6 et MC7 MC8 et MC9
Charge : 4 tonnes Charge : 11 tonnes
Hauteur : 2,10 mètres Hauteur : 2,25 mètres
Profondeur : 2,60 mètres Profondeur : 6,80 mètres
Largeur : 2,14 mètres Largeur : 2,60 mètres

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Ú Plan de la gare de livraison :

Entrée de
la gare de
MC 9 MC 7
livraison

Zone Noire
Zone Verte

Zone Jaune
Zone Bleue

MC 6 MC 8

Les colis devront être marqués de la façon suivante :

SFAR 2009 / MCI
N° du stand : …………………………………………………………
Société exposante : …………………………………………………………
Niveau : …………………………………………………………
PALAIS DES CONGRES DE PARIS
2 place de la Porte Maillot

L’exposant ou un responsable du stand devra superviser la livraison, l’installation et la bonne reprise des
livraisons et du matériel destinés au stand. Aucune note de livraison ne sera signée par les équipes de
l’organisation ou du Palais des Congrès.

Dans le cas où un exposant n’aurait pas libéré son stand à la fin des horaires de démontage, il s’engage à payer
les frais locatifs supplémentaires que le Palais des Congrès pourrait demander à l’organisateur. Le Palais des
Congrès pourra en outre prendre les mesures nécessaires pour libérer l’emplacement.

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PROTOCOLE de SECURITE
Le protocole de sécurité du Palais des Congrès vous sera envoyé par email courant juin.

Il est de votre responsabilité de le transmettre à vos prestataires (standistes, décorateurs,
transporteurs, …) pour qu’ils le complètent et le présentent à l’accueil de la gare de livraison
du Palais des Congrès afin d’assurer un trafic fluide dans la gare de livraison.

c) Occupation des stands

Sauf autorisation délivrée par écrit par l’Organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à partager, sous-louer
ou léguer leur stand à quelque autre société. L’aménagement individuel des stands est à la charge et sous la
supervision de l’exposant (même si l’exposant fait appel à une société de décoration extérieure), et doit se
conformer aux règles de fonctionnement et de sécurité énoncées dans ce document.
Les exposants se doivent d’avoir terminé leur installation le Mardi 22 Septembre 2009 à 20h00, pour une
ouverture de l’exposition au public le Mercredi 23 Septembre 2009 à 8h30.

d) Hauteur des stands

La hauteur maximum des stands est de 2,50 mètres*.
Les hauteurs sous plafond dans les espaces d’exposition sont variables suivant l’emplacement de votre stand.
* Hormis pour les stands 1 à 12 pour lesquels la hauteur maximale est de 2,40 mètres.

e) Charge au sol

La charge maximale admissible au sol dans les zones d’exposition est de 500 kg/m².

f) Stockage

Une salle de stockage sera disponible au niveau 2 du Palais des Congrès. Cette salle étant commune à tous les
exposants, l’espace de stockage disponible sera limité pour chaque société.
Si vous souhaitez réserver une salle de stockage privée, veuillez envoyer une demande par email à
exposition@sfar2009.com.

g) Installateur général officiel du congrès

L’installateur général officiel choisi par le comité d’organisation et MCI est D&P Architecture de Communication
(coordonnées page 15).

Ä Si vous avez réservé un stand équipé, cet installateur vous fournira votre structure, comme indiqué en
page 14.
Ä Si vous avez réservé une surface nue, vous pouvez faire appel à l’installateur général, ou à tout autre
prestataire extérieur (paragraphe h page 11). Votre plan de stand devra être envoyé à D&P Architecture de
Communication pour validation avant le 31 juillet 2009.

D’autres éléments tels que du mobilier, des plantes ou des spots électriques peuvent également être commandés
auprès de D&P. Veuillez vous référer aux catalogues pages 29 à 31 et formulaires de commandes pages 38 à 40,
ou vous rendre sur le site www.dparchi.com.

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h) Prestataires extérieurs

Les règles ci-dessous sont destinées aux sociétés qui ont réservé une surface nue, et qui font appel à leurs
propres standistes et prestataires :
· Veuillez informer l’Organisateur et D&P en retournant le formulaire n° 2 page 36 à D&P.
· Les prestataires extérieurs choisis devront être approuvés par D&P et l’Organisateur.
· Les plans de stand doivent être envoyés à l’installateur général D&P avant le 31 juillet 2009 pour
validation.
· Les exposants utilisant les services de prestataires extérieurs sont invités à leur transmettre ce dossier
technique. Pour recevoir des copies supplémentaires, veuillez contacter l’Organisateur à l’adresse
suivante : exposition@sfar2009.com.

i) Guide de l’exposition

Un guide de l’exposition va être inséré dans la sacoche distribuée à toutes les personnes inscrites au congrès.
Ce guide rassemblera les coordonnées complètes de chaque société ayant réservé un stand (nom de la société,
adresse, téléphone, fax, contact, email et site web), ainsi qu’un bref descriptif des activités de la société
(maximum 400 caractères).
L’insertion de ces informations est gratuite pour toutes les sociétés qui ont réservé un stand.

Vous recevrez courant juin un code personnel qui vous permettra d’enregistrer ces informations directement sur
le site internet du congrès.
La date limite de saisie de vos coordonnées et descriptif est le vendredi 3 juillet 2009.
Les informations reçues après cette date ne pourront plus être insérées dans le guide des exposants

GAGNEZ EN VISIBILITE !

Vous pouvez ajouter le logo de votre société à côté de vos coordonnées et de votre
descriptif.
Le coût d’insertion de votre logo est de 500 € HT.
Si vous souhaitez insérer votre logo, veuillez compléter et nous retourner le formulaire
n° 14 page 51 avant le 3 juillet 2009 et envoyer votre logo au format eps ou jpg haute
définition à exposition@sfar2009.com.

j) Badges exposants

Le nombre de badges exposants inclus dans la location de votre stand dépend de sa superficie, et est calculé
comme suit : 5 badges exposants pour un stand de 9m², puis 2 badges par tranche de 3m² supplémentaires.
Les badges commandés au-delà du quota correspondant à la superficie de votre stand
seront facturés à hauteur de 15 € HT par badge.

Veuillez noter que les badges exposants ne donnent accès à aucune des salles de
conférences, à l’exception de la Cérémonie de la SFAR du vendredi 25 septembre de
16h30 à 18h00 à laquelle les exposants sont cordialement invités, dans la limite des
places disponibles. .

Vous recevrez au mois de juin par email un code personnel qui vous permettra de passer votre commande de
badges directement sur le site internet du congrès. Votre commande devra être enregistrée avant le 28 août
2009.

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k) Soirées, activités, transferts

L’accord de l’Organisateur est indispensable pour l’organisation de tout évènement social sponsorisé par un
exposant ou sponsor pendant le Congrès SFAR 2009.
Pour toute demande, veuillez compléter le formulaire n° 11 page 48 avant le 10 juillet 2009.

2.2 – Services complémentaires

a) Electricité

Pour tout besoin d’électricité, veuillez passer votre commande directement sur le site du Palais des Congrès en
suivant la procédure ci-dessous :
- Rendez-vous sur le site www.viparis.com/epex
- Un code client vous sera demandé. Pour votre première commande, veuillez vous enregistrer afin de le
recevoir par mail. Vous pourrez ensuite utiliser ce même code pour toutes vos commandes.
- Sélectionnez ensuite le lieu de votre manifestation « Palais des Congrès de Paris » et le nom de
l’évènement « SFAR 2009 ». Puis suivez les instructions.
(Votre commande devra être passée le 7 septembre 2009 au plus tard. Passé cette date, un surcoût de 10% sera
appliqué sur le prix de chaque prestation commandée)

RAPPEL : Si vous avez réservé un stand équipé, un boîtier électrique de 3 kW est déjà inclus
dans la location de votre stand. Vous pouvez toutefois suivre la démarche ci-dessus si vous avez
besoin d’une puissance électrique supplémentaire.
N’hésitez pas à contacter le service exposant du Palais des Congrès pour toute information à ce
sujet (coordonnées page 15).

b) Téléphone, fax, internet

Il n’y a PAS de téléphone, fax ou connexion internet inclus dans la location de votre stand.
Si vous souhaitez commander l’un ou plusieurs de ces services, veuillez vous rendre
directement sur le site internet du Palais des Congrès de Paris, qui vous propose
différents types de téléphones, fax et accès internet.
Veuillez suivre la procédure ci-dessous pour passer votre commande :
- Un code client vous sera demandé. Si c’est votre première commande,
veuillez vous enregistrer afin de le recevoir par mail. Vous pourrez ensuite utiliser ce même code pour
toutes vos commandes.
- Sélectionnez ensuite le lieu de votre manifestation « Palais des Congrès de Paris » et le nom de
l’évènement « SFAR 2009 ». Puis suivez les instructions.

c) Équipement informatique et audiovisuel

Le prestataire officiel du congrès pour toute demande d’équipement informatique et
audiovisuel est la société EURODOCUMENT (coordonnées en page 15).
Pour toute demande, veuillez vous reporter à la grille tarifaire page 32, et utiliser le
formulaire n° 7 page 41

d) Nettoyage
Un nettoyage des allées et des espaces communs sera effectué tous les soirs, à la fermeture de l’exposition. Si
vous souhaitez un service de nettoyage individuel sur votre stand, celui-ci n’est pas inclus dans le prix de
location de votre stand, veuillez donc le commander en ligne auprès du Palais des Congrès en suivant la
procédure suivante :
- Un code client vous sera demandé. Si c’est votre première commande, veuillez vous enregistrer afin de
le recevoir par mail. Vous pourrez ensuite utiliser ce même code pour toutes vos commandes.

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- Sélectionnez ensuite le lieu
de votre manifestation « Palais des Congrès de Paris » et le nom de l’évènement « SFAR 2009 ». Puis
suivez les instructions.
Veuillez noter que ce service supplémentaire sera à votre charge.

e) Transport, manutention, livraison, stockage et formalités de douanes

Le prestataire officiel du Congrès SFAR 2009 pour toute demande de transport, manutention, livraison et
stockage est Clamageran (coordonnées page 16). Veuillez utiliser le formulaire n° 13 page 50 pour passer votre
commande, et le retourner directement à Clamageran avant le 7 septembre 2009.

f) Sécurité

Le prestataire officiel du Congrès SFAR 2009 pour toute demande de service de
sécurité est la société Enyos Sécurité (coordonnées page 16). Veuillez utiliser le
formulaire n° 9 page 43 pour passer votre commande, et le retourner directement à
Enyos Sécurité avant le 4 septembre 2009.

g) Hôtes / Hôtesses
Le prestataire officiel du Congrès SFAR 2009 pour toute demande d’hôtesses est l’agence City One (coordonnées
page 16).
Veuillez utiliser le formulaire n° 8 page 42 pour passer votre commande, et le retourner directement à City One
avant le 11 septembre 2009.

h) Traiteurs
Les traiteurs officiels du Congrès SFAR 2009 sont La Fayette Réceptions, Lenotre et Saint Clair.
Vous trouverez les coordonnées de ces prestataires en page 16. Le bon de commande de La Fayette Réceptions se
trouve page 44. Veuillez contacter Lenotre et Saint Clair si vous souhaitez un devis (pas de formulaire dans ce
dossier).
Veuillez passer votre commande avant le 18 septembre 2009.

i) Hébergement
Des chambres ont été réservées dans des hôtels proches du Palais des Congrès. Les tarifs indiqués ci-dessous ont
été négociés pour le congrès, ils sont par chambre et par nuit. Ils sont indiqués pour 2009 et confirmés par les
hôtels, MCI ne pourra pas être tenu responsable si les hôteliers décident unilatéralement d’augmenter leurs
tarifs. Les prix ne peuvent être garantis que lorsque l’acompte a été payé et le contrat signé. Sauf indications
contraires, le petit-déjeuner et la taxe de séjour ne sont pas compris dans les tarifs indiqués et devront être
réglés sur place à l’hôtel.
Liste des hôtels :

Petit
Cat. Hôtel Simple Double Twin Métro
déjeuner
4 Concorde Lafayette 215 € 225 € 225 € Inclus Porte Maillot
4 Méridien Etoile 230 € 230 € 230 € 19 € Porte Maillot

Veuillez envoyer votre demande en indiquant le nombre de chambres souhaitées et les dates à :
inscription@sfar2009.com avant le 4 aout 2009.

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3/ VISUEL ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND D’EXPOSITION

3.1 - Surface nue

Vous trouverez joint à ce dossier technique le plan côté représentant la surface au sol de votre stand avec les
dimensions exactes. Pour toute question supplémentaire sur cet espace, n’hésitez pas à contacter l’Organisateur
ou l’installateur général, D&P Architecture de Communication.

Veuillez compléter et retourner à D&P le formulaire n° 2 page 36 avant le 31 juillet 2009 avec le plan de
votre stand pour validation.

3.2 - Stand équipé

Exemple de stand équipé de 9m² :

La réservation d’un stand équipé comprend les éléments suivants :
· Structure aluminium blanche (hauteur : 2,40 mètres)
· Panneaux cloisons érables (surface utile des panneaux : hauteur de 2,22 mètres, largeur de 0,95 mètres)
· Moquette aiguilletée grise
· Enseigne double face avec le nom de votre société et le numéro de votre stand
· 3 spots électriques de 100 W par stand de 9m²
· 1 boîtier électrique de 3 kW

Tout équipement complémentaire dont vous pourriez avoir besoin peut être commandé auprès de
l’installateur général du congrès, D&P Architecture de Communication.
Veuillez vous référer aux catalogues et aux formulaires correspondants en fin de brochure.

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4/ PRESTATAIRES

4.1 – Prestataires officiels du congrès

Vous trouverez ci-dessous la liste et les coordonnées des prestataires officiels pour le Congrès SFAR 2009 pour
toute demande que vous pourriez avoir avant et pendant le congrès.

w Plan de prévention / Badges exposants / Guide de l’exposition / Soirée, activités, transferts / lecteurs de
badges

SFAR 2009 / MCI · Plan de prévention : formulaire n°1 page 34.
Contact : Département Exposition · Soirée, activités, transferts : formulaire n°11 page 48.
24 rue Chauchat · Lecteurs de badges : formulaire n°15 page 52.
75009 Paris – France · La commande de vos badges exposants et la soumission de vos
Tél : 01 53 85 82 80 – Fax : 01 53 85 82 83 coordonnées et descriptif d’activité de votre société se fera en
Email : exposition@sfar2009.com ligne sur la page web SFAR 2009.
Vous recevrez les informations relatives à votre accès
personnalisé par email au mois de juin 2009.

w Hébergement

SFAR 2009 / MCI
Contact : Département Hébergement
24 rue Chauchat Veuillez envoyer votre demande par email.
75009 Paris – France
Tél : 01 53 85 82 80 – Fax : 01 53 85 82 83
Email : inscription@sfar2009.com

w Installation générale / Mobilier / Décoration florale / Spots électriques et Équipements Complémentaires

D&P Architecture de Communication
Contact : Aïda FARHAT
26-28 rue du Chemin Vert - ZA du Chemin Vert Catalogues pages 29 à 31 et formulaires n° 3 à 6
78610 Le Perray-en-Yvelines - France pages 37 à 40. Vous pouvez aussi consulter le
Tél : 01 34 84 84 84 - Fax : 01 34 84 84 85 site web www.dparchi.com.
Email : sfar2009@dparchi.com
Site web : www.dparchi.com

w Electricité / Téléphone / Fax / Internet / Nettoyage sur stand

Palais des Congrès de Paris
Contact : Service exposant Vous pouvez commander ces services auprès du
2 place de la Porte Maillot Palais des Congrès sur le lien suivant :
75017 Paris - France www.viparis.com/epex (paragraphes a, b et d
Tél : 01 40 68 15 25 - Fax : 01 40 68 15 26 page 12).

w Équipement audiovisuel et informatique

Eurodocument Grille tarifaire page 32 et formulaire n° 7
Contact : Francine Brossard page 41.
108 Chemin Saint Hélène
Sophia Antipolis
06560 VALBONNE
Tel : 01 53 85 82 05 – Fax : 01 53 85 82 83

15


w Transport, manutention, livraison, stockage, formalités de douanes

Clamageran Foirexpo
Contact : Lucien Lawson
Overseas Exhibitions -Intern.Trade shows Formulaire n° 13 page 50.
Parc des expositions , Paris Expo
75015 Paris
Tél : (+33)(0)1 57 25 18 09 / Fax :(+33)(0)145 30 28 81
Cell : (+33) (0) 6 20 83 78 00
Email : l.lawson@clamageran.fr

w Traiteurs

La Fayette Receptions
Contact : Soraya BESNARD
Formulaire n° 10 page 44.
2 place du Général Koenig
Tél : 01 40 68 51 66 - Fax : 01 40 68 51 23
Email : sbesnard@concorde-hotels.com

Lenotre Saint Clair Le Traiteur
Contact : Martine LAMBERT Contact : Julien TANGUY ou Nicolas LECONTE
40 Rue Pierre Curie – BP 6 3 Rue Dantan
78375 Plaisir 92219 Saint Cloud
Tél : 01 30 81 67 18 Tel : 01 46 02 90 46 / 43
Email : lambert_martine@lenotre.fr Email: julien.tanguy@saintclair.com;
Email : nicolas.leconte@saintclair.com
Veuillez contacter directement LENOTRE ou SAINT CLAIR pour toute demande de devis (pas de formulaire
dans ce dossier).

w Hotesse

City One Formulaire n° 8 page 42.
Contact : Lisa D’EPIRO
144 boulevard Pereire
75017 Paris – France
Tél : 01 55 37 34 34 – Portable : 06 23 67 58 76 – Fax : 01 55 37 34 33
Email : lisa.depiro@cityone.fr

w Sécurité

Enyos Sécurité
Contact : Stanislas de la BAUME
5 rue des Frères Lumières - ZI des Ebisoires Formulaire n° 9 page 43.
78370 Plaisir - France
Tél : 06 85 98 64 00 - Fax : 01 30 55 14 95
Email : s2b@enyos.eu

4.2 – Prestataires non officiels

Un prestataire non officiel est toute société ou personne qui n’est pas employée de votre société, qui ne fait
pas partie des prestataires officiels du congrès, et va fournir un service à votre société pendant ce congrès.
Si vous utilisez les services d’un prestataire extérieur (standiste ou décorateur par exemple), nous vous
remercions d’en informer l’installateur général en retournant le formulaire n° 2 page 36.

Important : Il est de votre responsabilité de veiller à ce que vos prestataires respectent les règles de sécurité et
de fonctionnement du congrès.
L’organisateur décline toute responsabilité dans le cas où l’accès à l’exposition du prestataire extérieur serait
difficile ou impossible.

16


5/ SECURITE

5.1 – Sécurité sur stand

Un service de sécurité général est assuré par l’Organisateur tout au long du congrès. Cependant, il est
recommandé aux exposants :

- de ne pas laisser leur stand sans surveillance tant que des participants circulent dans les allées pendant
les horaires d’ouverture de l’exposition.
- d’être présent sur leur stand pendant le montage et le démontage de l’exposition.

Les exposants devront quitter leur stand tous les soirs à la fermeture de l’exposition. Une surveillance de
l’exposition, des salles de conférence et de l’accueil sera ensuite assurée toute la nuit. Les gardiens assureront
une surveillance générale de l’exposition, leur service n’inclut pas une surveillance individuelle des stands. Si
vous souhaitez commander un service de surveillance individuel sur votre stand, veuillez utiliser le formulaire
n° 9 page 43.

L’Organisateur décline toute responsabilité quant aux risques de vols, pertes et dommages qui pourraient
survenir.
Tous les exposants et leurs équipes devront porter le badge officiel du congrès qui leur sera remis à l’accueil
exposants.
Pour des raisons de sécurité, aucune livraison ne pourra avoir lieu sur les stands pendant les horaires d’ouverture
de l’exposition.

5.2 – Règles de sécurité incendie du Palais des Congrès de Paris

1. Généralités
2. Aménagement des stands
3. Electricité
4. Stands fermés – Salles aménagées dans les halls
5. Niveau de surélévation
6. Gaz liquéfié
7. Matériels en fonctionnement moteurs thermiques ou à combustion
8. Liquides inflammables
9. Substances radioactives – Rayons X
10. Lasers
11. Moyens de secours
12. Consignes d’exploitation
13. Accessibilité des handicapés

1. GENERALITES1 - GÉNÉRALITÉS
Les règles de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public sont fixées par
l'Arrêté du 25 juin 1980 (dispositions générales). L'Arrêté du 18 novembre 1987 donne les dispositions particulières applicables
dans les salles d'expositions. Le texte ci-après est constitué d'extraits de cette réglementation, afin d'en faciliter la
compréhension. La Commission de Sécurité est très sévère en ce qui concerne la réalisation des stands (stabilité, matériaux
de construction et de décoration, installation électrique, etc.).
Les décisions prises par elle lors de sa visite, qui a lieu la veille ou le matin de l'ouverture de la manifestation, sont
immédiatement exécutoires. Lors du passage de cette commission, l'installation des stands doit être terminée. L'exposant (ou
son représentant) doit obligatoirement être présent sur le stand et être en mesure de fournir les procès-verbaux de réaction
au feu de tous les matériaux utilisés. Le non respect de cette règle peut entraîner la dépose des matériaux ou l'interdiction
d'ouverture du stand au public. Tout projet important doit être soumis à l'approbation du Chargé de sécurité du salon. Les
plans et les renseignements techniques doivent être transmis à cet effet à l'organisateur au moins un mois avant l'ouverture
du salon. Pendant la période de montage, le chargé de sécurité veille à l'application des mesures de sécurité rappelées ci-
après.

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D'autre part, tous renseignements concernant la sécurité incendie peuvent être obtenus en contactant la direction de la
sécurité du Palais des Congrès au 33 (0) 1.40.68.25.01 - Fax : 33 (0)1.40.38.29.80.
CLASSEMENT AU FEU DES MATÉRIAUX
(Arrêté du 30 juin 1983)
Les matériaux sont classés en 5 catégories :
M0, M1, M2, M3 et M4.
M0 correspond à un matériau incombustible.
2 - AMÉNAGEMENT DES STANDS
2. AMENAGEMENTS DES STANDS
21 - OSSATURE ET CLOISONNEMENT DES STANDS - GROS MOBILIER
Sont autorisés pour la construction de l'ossature et du cloisonnement des stands et pour la construction du gros mobilier
(caisse, comptoir, présentoir, écran séparatif, etc.), tous les matériaux M0, M1, M2 ou M3 (1).
CLASSEMENT CONVENTIONNEL DES
MATÉRIAUX À BASE DE BOIS
(Arrêté du 30 juin 1983)
Sont considérés comme correspondant aux caractéristiques des matériaux de catégorie M3 :
. le bois massif non résineux d'épaisseur supérieure ou égales à 14 mm,
. le bois massif résineux d'épaisseur supérieure ou égales à 18 mm,
. les panneaux dérivés du bois (contreplaqués, lattés, fibres, particules) d'épaisseurs supérieures ou égales à 18 mm.

ATTENTION : Il est absolument interdit de disposer quelque aménagement que ce soit au-dessus des allées (structure ou
bandeau signalétiques, passerelle, etc.).
22 - MATÉRIAUX DE REVÊTEMENT
221 - Revêtements muraux
Les revêtements muraux (textiles naturels ou plastiques) doivent être en matériaux M0, M1 ou M2 (1). Ils peuvent alors être
tendus ou fixés par agrafes. Les revêtements divers (tissus, papiers, films plastiques) de très faible épaisseur (1mm maximum)
peuvent être utilisés collés pleins sur des supports en matériaux M0, M1, M2 ou M3. Par contre, les papiers gaufrés et en relief
doivent être collés pleins sur des matériaux M0 uniquement. Les matériaux exposés peuvent être présentés sur les stands sans
exigence de réaction au feu. Toutefois, si ces matériaux sont utilisés pour la décoration des cloisons ou des faux plafonds et
s'ils représentent plus de 20% de la surface totale de ces éléments, les dispositions des paragraphes précédents leur sont
applicables. Cependant, ces dispositions ne s'appliquent pas aux salons et stands spécifiques de la décoration intérieure dans
lesquels sont présentés des textiles et des revêtements muraux.
222 - Rideaux - tentures - voilages
Les rideaux, tentures et voilages peuvent être flottants s'ils sont M0, M1 ou M2 (1). Ils sont cependant interdits sur les portes
d'entrée et de sortie des stands, mais autorisés sur les portes de cabines.

223 - Peintures et vernis
Les peintures et vernis sont formellement interdits s'ils sont réputés inflammables (nitrocellulosiques ou
glycérophtaliques par exemple).

224 - Revêtements de sol, de podiums, d'estrades, de gradins
Les revêtements de sol doivent être en matériaux M4 et solidement fixés. Les revêtements, horizontaux ou non, des podiums,
estrades ou gradins d'une hauteur supérieure à 0,30 mètre et d'une superficie totale supérieure à 20 m2, doivent être réalisés
en matériaux M3. Si leur surface totale est inférieure ou égale à 20 m2, ces revêtements peuvent être réalisés en matériaux
M4.
ATTENTION : Pour les moquettes classées M3 ou M4 posées sur bois, tenir compte du mode de pose. Les procès- verbaux de
réaction au feu doivent indiquer : "Valable en pose tendue sur tout support M3".
23 - ÉLÉMENTS DE DÉCORATION
231 - Eléments flottants
Les éléments de décoration ou d'habillage flottants (panneaux publicitaires de surface supérieure à 0,50 m2, guirlandes,
objets légers de décoration, etc.) doivent être réalisés en matériaux M0 ou M1. L'emploi d'enseignes ou panneaux publicitaires
en lettres blanches sur fond vert est absolument interdit, ces couleurs étant exclusivement réservées à l'indication des sorties
et sorties de secours.
232 - Décorations florales
Les décorations florales en matériaux de synthèse doivent être limitées. Dans le cas contraire, ces décorations doivent être
réalisées en matériaux M2. Ces dispositions ne s'appliquent pas aux salons et stands spécifiques des activités florales.

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NOTA : Pour les plantes naturelles, utiliser de préférence le terreau à la tourbe qui doit être maintenue humide en
permanence.
(1) ou rendus tels par ignifugation
233 - Mobilier
Aucune exigence n'est demandée pour le mobilier courant (chaise, table, bureau, etc.). Par contre, les casiers, comptoirs,
rayonnages, etc, doivent être réalisés en matériaux M3 (1).

24 - VÉLUMS - PLAFONDS - FAUX PLAFONDS
Les stands possédant un plafond, un faux plafond ou un vélum plein doivent avoir une surface couverte inférieure à 300 m2. Si
la surface couverte est supérieure à 50 m2, des moyens d'extinction appropriés, servis en permanence par au moins un agent
de sécurité, doivent être prévus pendant la présence du public. La surface de plafonds et faux plafonds pleins y compris les
niveaux en surélévation doit être au plus, égale à 10% de la surface du niveau concerné ou de la salle.
241 - Vélums
Les vélums sont autorisés dans les conditions suivantes :
- dans les établissements défendus par un réseau d'extinction automatique à eau, les vélums doivent être en matériaux M0,
M1 ou M2 (1),
- dans les établissements non défendus par un réseau d'extinction automatique à eau, ils doivent être en matériaux M0 ou M1.
Ils doivent en outre être pourvus d'un système d'accrochage efficace pour empêcher leur chute éventuelle et être supportés
par un réseau croisé de fils de fer de manière à former des mailles de 1 m2 maximum. Dans tous les cas, la suspente et la
fixation des plafonds et faux plafonds doivent être en matériaux de catégorie M0. Lorsque des matériaux
d'isolation sont placés dans le plénum des plafonds et faux plafonds, ils doivent être en matériaux M1.
242 - Plafonds et faux plafonds
Les plafonds et faux plafonds doivent être en matériaux M0 ou M1. Toutefois il est admis que 25% de la surface totale de ces
plafonds et faux plafonds soient M2. Sont compris dans ce pourcentage les luminaires et leurs accessoires. D'autre part, si les
éléments constitutifs des plafonds et faux plafonds sont ajourés ou à résille, ils peuvent être M2 lorsque la surface des pleins
est inférieure à 50% de la surface totale des ces plafonds et faux plafonds.
25 - IGNIFUGATION
La garantie de classement de réaction au feu des matériaux employés dans les halls d'exposition doit être fournie sur
demande du chargé de sécurité, sous forme de labels, procès-verbaux ou certificats. Des revêtements et matériaux
satisfaisant aux exigences de la sécurité sont en vente chez les commerçants spécialisés qui doivent fournir les certificats
correspondant au classement du matériau. Pour obtenir la liste de ces commerçants, s'adresser au GROUPEMENT NON FEU,
37-39, rue de Neuilly, BP 249, 92113 CLICHY (Tél. : 33 (0)1.47.56.30.81).
L'ignifugation peut conférer la qualité M2 à des matériaux qui, à l'état normal, sont moyennement ou facilement
inflammables. Elle peut se faire par pulvérisation d'un liquide spécial, par application au pinceau d'une peinture ou d'un vernis
spécial, ou par trempage dans un bain spécial. Les travaux d'ignifugation peuvent être exécutés soit par les décorateurs, qui
doivent être en mesure de fournir tous renseignements concernant le traitement du matériau, soit par un applicateur agréé,
qui délivre à l'exposant un certificat d'un modèle homologué sur lequel sont portés : la nature, la surface et la couleur du
revêtement traité, le produit utilisé, la date de l'opération, le cachet et la signature de l'opérateur. Les coordonnées des
applicateurs agréés peuvent être obtenues auprès du GROUPEMENT TECHNIQUE FRANCAIS DE L'IGNIFUGATION, 10, rue du
Débarcadère, 75017 PARIS (Tél : 33 (0)1.40.55.13.13).
NOTA : L'ignifugation ne peut être pratiquée que sur des panneaux en bois ou sur des tissus naturels ou comportant une forte
proportion de fibres naturelles. Elle est impossible sur les tissus synthétiques et plastiques.
TRÈS IMPORTANT : Les procès-verbaux d'origine étrangère ne peuvent être pris en considération. Seuls les procès-verbaux
émanant de laboratoires agréés français sont acceptés.

3. ELECTRICITELECTRICITÉ
31 - INSTALLATIONS ÉLECTRIQUES
L'installation électrique de chaque stand doit être protégée à son origine contre les surintensités et
contre les défauts à la terre. Toutes les masses métalliques doivent être interconnectées et reliées à
la prise de terre du tableau électrique du stand. Les connexions électriques doivent être disposées à
l'intérieur de boîtes de dérivation. Les dispositifs de coupure électrique doivent être accessibles en
permanence au personnel du stand.
32 - MATÉRIELS ÉLECTRIQUES
321 - Canalisations électriques
Il ne doit être fait usage que de canalisation ne propageant pas la flamme. Ces canalisations sont constituées:
- soit de câbles de catégorie C2
- soit par des conducteurs isolés posés dans des conduits non propagateurs de la flamme ou de profilés non propagateurs de la
flamme.

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Toutes les canalisations doivent comporter un conducteur de protection relié au réseau général de protection par
l’intermédiaire de la borne de terre du tableau électrique du stand.
322 - Appareils électriques
Les appareils électriques de classe 0 (2) doivent être protégés par des dispositifs à courant différentiel nominal au plus égal à
30 MA. Les appareils électriques de classe I (2) doivent être reliés au conducteur de protection de la canalisation les
alimentant. Parmi les appareils électriques de classe II (2), ceux portant le signe sont conseillés.
323 - Prises multiples et adaptateurs
Les prises multiples et adaptateurs sont interdits. Seuls les boîtiers de connexions sont autorisés.

324 - Lampes à halogène (norme EN 60598)
Les luminaires des stands comportant des lampes à halogène doivent :
- être placés à une hauteur de 2,25 mètres au minimum,
- être éloignés de tous matériaux inflammables (au moins à 0,50 mètre des bois et autres matériaux de décoration),
- être fixés solidement,
- être équipés d'écran de sécurité (verre ou grillage à mailles fines) assurant la protection contre les effets dus à l'explosion
éventuelle de la lampe.
325 - Enseignes lumineuses à haute tension
Les enseignes lumineuses à haute tension situées à portée du public ou du personnel travaillant sur le stand doivent être
protégées, et en particulier les électrodes, par un écran en matériau M3 au moins. La commande de coupure doit être
signalée, et les transformateurs placés en un endroit ne pouvant procurer aucun danger pour les personnes. Signaler
éventuellement leur présence par une pancarte "Danger, haute tension".
33 - Puissance électrique installée
Dans les stands où la puissance électrique mise en œuvre est supérieure à 100 kWA, un plan et une notice explicative
concernant l’isolement des armoires électriques ou du local technique devront être adressés au Palais des Congrès de Paris
(Direction de la Sécurité Logistique 2, Place de la Porte Maillot 75017 Paris) pour avis.

4. STAND FERMES – SALLES AMENAGEES DANS LES HALLS
41 - STANDS FERMÉS
Il arrive parfois que les exposants préfèrent s'isoler dans des stands fermés. Ces stands doivent avoir des issues directes sur les
circulations. Leur nombre et leur largeur sont fonction de la superficie du stand, à savoir :
- moins de 20 m2 : 1 issue de 0,90 m
- de 20 à 50 m2 : 2 issues, l'une de 0,90 m, l'autre de 0,60 m
- de 50 à 100 m2 : soit 2 issues de 0,90 m, soit 2 issues, l'une de 1,40 m, l'autre de 0,60 m
- de 100 à 200 m2 : soit 2 issues, l'une de 1,40 m, l'autre de 0,90 m, soit 3 issues de 0,90 m
- de 200 à 300 m2 : 2 issues de 1,40 m
- de 300 à 400 m2 : 2 issues, l'une de 1,80 m, l'autre de 1,40 m.

Les issues doivent être judicieusement réparties et si possible opposées. Ne peuvent compter dans le nombre de sorties et
d'unités de passage que les portes ou batteries de portes dont les montants extérieurs les plus rapprochés sont distants

de 5 mètres au moins. Chaque issue doit être signalée par la mention "Sortie" en lettres blanches nettement visibles sur fond
vert. Si le stand est fermé par des portes, celles-ci doivent s'ouvrir dans le sens de la sortie, sans système de condamnation et
sans débattre sur l'allée de circulation du public.

42 - SALLES AMÉNAGÉES DANS LES HALLS
Indépendamment des surfaces réservées à l'exposition, il peut être aménagé des salles de réunion, de restaurant, de cinéma,
de présentation avec estrade ou gradins, etc. Les tribunes et gradins comportant des places debout doivent avoir une
résistance au sol de 600 kilos par m2. Les tribunes et gradins avec sièges doivent avoir une résistance au sol de 400 kilos au
m2. Les marches de desserte des places de gradins peuvent avoir une hauteur de 0,10 mètre au minimum et de 0,20 mètre au
maximum avec un giron de 0,20 mètre au moins. Dans ce cas, les volées des marches sont limitées à 10 et l'alignement du nez
des marches ne doit pas dépasser 45°. Chaque cas étant particulier, un plan détaillé doit être soumis au chargé de sécurité
qui définira les mesures à appliquer.

5. NIVEAU DE SURELEVATION
Les structures du Palais des Congrès de Paris ne permettent pas la construction de stands surélevés.
6 - GAZ LIQUÉFIÉ
6. GAZ LIQUEFIE
61 - GÉNÉRALITÉS
Les bouteilles de gaz, butane ou propane, sont autorisés à raison d'une bouteille de 13 kilos au plus pour 10 m2 de stand, avec
un maximum de six par stand. Les précautions suivantes sont à prendre :

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– Il doit exister un vide de 5 mètres entre deux bouteilles, à moins qu'elles ne soient séparées par un écran rigide et
incombustible d’un centimètre d'épaisseur.
– Aucune bouteille, vide ou pleine, ne doit séjourner à l'intérieur du hall d'exposition si elle n'est pas raccordée à une
canalisation en service.
– Les bouteilles peuvent être reliées à l'appareil d'utilisation par un tuyau souple conforme aux normes.
Ces tuyaux doivent :
- être renouvelés à la date limite d'utilisation,
- être adaptés au diamètre des embouts de raccordement et munis de colliers de serrage,
- ne pas excéder une longueur de 2 mètres,
- être visitables sur toute leur longueur et pouvoir se débattre librement sans être bridés,
- ne pas pouvoir être atteints par les flammes des brûleurs ou par des produits de combustion.

62 - ALIMENTATION DES APPAREILS
Si exceptionnellement une bouteille doit alimenter plusieurs appareils, la canalisation doit être en métal (cuivre ou acier).
L'usage de brasure tendre pour les raccordements est interdit. Les bouteilles doivent toujours être placées debout et le
robinet d'arrêt doit rester accessible en toutes circonstances. Tout espace clos servant à leur logement doit être muni, en
parties haute et basse, d'orifices d'aération disposés de manière à ne pas être obstrués par une paroi, un meuble ou un
appareil voisins.
63 - INSTALLATION DES APPAREILS DE CUISSON
Pour les offices et cuisines totalisant une puissance des appareils de cuisson et de réchauffage inférieure à 20 kW les règles
suivantes sont à respecter :
– Le sol (ou la table) supportant les appareils de cuisson doit être constitué de matériaux incombustibles ou revêtu de
matériaux M0.
– Les appareils de cuisson doivent être maintenus à une distance convenable de toute matière combustible et être installés de
manière à prévenir tout danger d'incendie.
– Si ces appareils sont situés près d'une cloison, un revêtement M0 doit être prévu sur une hauteur d’un mètre au droit de
l'appareil.
– Des hottes doivent être installées au-dessus des appareils dégageant des émanations ou buées.
– Les compteurs électriques doivent être distants d’un mètre au moins des points d'eau.
– Chaque aménagement doit :
- être doté de consignes de sécurité (conduite à tenir en cas de feu, modalités d'appel des sapeurs-pompiers...)
- être équipé d'un ou plusieurs extincteurs.

7. MATERIELS EN FONCTIONNEMENT MOTEURS THERMIQUES OU À COMBUSTION
Chaque machine présentée en fonctionnement dans l'enceinte d'un salon doit faire l'objet d'une déclaration préalable, suivant
le modèle donné en annexe, adressée à l'organisateur du salon au moins un mois avant l'ouverture de la manifestation. Seules
les installations ayant fait l'objet d'une déclaration pourront être autorisées. Tous les matériels doivent être correctement
stabilisés pour éviter tout risque de renversement. Toutes les mesures de protection doivent être intégralement réalisées lors
du passage de la commission de sécurité. Une personne responsable doit être présente
sur le stand lors de ce passage. Aucune machine ne pourra être mise en marche ou présentée en ordre de marche en dehors
de la présence sur le stand d'une personne qualifiée. Toutes les présentations et démonstrations sont réalisées sous l'entière
responsabilité de l'exposant.

La fourniture de l'énergie électrique sera intégralement suspendue, aux frais de l'exposant concerné, sur tout stand sur lequel
les machines en fonctionnement présenteraient des dangers pour le public et pour lesquels aucune mesure n'aura été prise
pour les éliminer.
71 - MATÉRIELS PRÉSENTÉS EN FONCTIONNEMENT À POSTE FIXE
Les matériels présentés en fonctionnement à poste fixe doivent soit comporter des écrans ou carters fixes et bien adaptés,
mettant hors d'atteinte du public toute partie dangereuse, soit être disposés de façon que les parties dangereuses soient
tenues hors de portée du public et, à tout le moins, à une distance d'un mètre des allées de circulation.
72 - MATÉRIELS PRÉSENTÉS EN ÉVOLUTION
Lorsque des matériels sont présentés en évolution, une aire protégée doit être réservée de façon que le public ne puisse s'en
approcher à moins d'un mètre, cette distance pouvant être augmentée compte tenu des caractéristiques des matériels
présentés. Ces dispositions sont valables pour tous les stands, y compris ceux à l'air libre.

21


73 - MATÉRIELS À VÉRINS HYDRAULIQUES
Si des matériels à vérins hydrauliques sont exposés en position statique haute, les sécurités hydrauliques doivent être
complétées par un dispositif mécanique s'opposant à tout reploiement intempestif.
74 - MOTEURS THERMIQUES OU À COMBUSTION
L'utilisation de moteurs thermiques ou à combustion doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à l'organisateur
au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à
la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement figurant en annexe), doit préciser la nature et la quantité
journalière du combustible utilisé, et être accompagnée d'une notice technique de l'appareil et d'un plan d'implantation de
l'appareil sur le stand. Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la demande d'autorisation n'a pas été
effectuée en temps utile.
ATTENTION : Dans tous les cas, les gaz de combustion doivent être évacués à l'extérieur des halls.

8. LIQUIDES INFLAMMABLES

81 - GÉNÉRALITÉS
L'emploi de liquides inflammables par stand est limité aux quantités suivantes :
- 10 litres de liquides inflammables de 2ème catégorie pour 10 m2 de stand, avec un maximum de 80 litres,
- 5 litres de liquides inflammables de 1ère catégorie.
L'emploi de liquides particulièrement inflammables (sulfure de carbone, oxyde d'éthyle, etc.) est interdit. Les précautions
suivantes sont à prévoir :
- placer sous les bidons ou le réservoir un réceptacle pouvant contenir la totalité du combustible,
- recharger l'appareil en dehors de la présence du public,
- disposer à proximité des extincteurs appropriés au risque.
82 - EXPOSITION DE VÉHICULES AUTOMOBILES À L’INTERIEUR DES HALLS
Les réservoirs des moteurs présentés à l'arrêt doivent être vidés ou munis de bouchons à clé. Les cosses des batteries
d'accumulateurs doivent être protégées de façon à être inaccessibles.
83 - PRÉSENTATION DE PRODUITS INFLAMMABLES
Tous les récipients de liquides inflammables présentés sur les stands (boîtes de peinture, de vernis, flacons, bombes aérosols,
etc.) doivent être vides à l'exception de quelques échantillons en quantité limitée utilisés pour des démonstrations.
84 - GAZ COMPRIMÉS
Les bouteilles d'air, d'azote et de gaz carbonique sont autorisées sans restriction. L'emploi de l'acétylène, de l'oxygène, de
l'hydrogène ou d'un gaz présentant les mêmes risques doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à l'organisateur
au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à
la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement figurant en annexe), doit préciser la nature du gaz et la
capacité de chaque bouteille et être accompagnée d'une notice technique de l'appareil et d'un plan d'implantation de
l'appareil sur le stand. Aucun gaz de ce type ne pourra être utilisé si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps
utile.
ATTENTION : Aucun stockage de bouteilles vides ou pleines n'est tolérée à l'intérieur des halls.
85 - DISPOSITIFS ET ARTIFICES PYROTECHNIQUES
Les effets pyrotechniques générateurs de détonations sonores, d'étincelles et de flammes sont formellement interdits.
L'utilisation de générateurs de fumées pour créer des effets de brouillard ou lumineux doit faire l'objet d'une demande
d'autorisation adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation.
Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en
fonctionnement figurant en annexe), doit préciser la nature et la quantité journalière du gaz utilisé et être accompagnée
d'une notice technique de l'appareil et d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand. Aucun appareil de ce type ne pourra
être mis en service si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile.

9. SUBSTANCES RADIOACTIVES – RAYONS X

91 - SUBSTANCES RADIOACTIVES
L'autorisation de présenter des substances radioactives sur les stands d'exposition ne peut être accordée que pour des
démonstrations d'appareils et lorsque les activités de ces substances sont inférieures à :
- 37 kilobecquerels (1 microcurie) pour celles constituées ou contenant des radioéléments du groupe I (1),
- 370 kilobecquerels (10 microcuries) pour celles constituées ou contenant des radioéléments du groupe II (1),
- 3 700 kilobecquerels (100 microcuries) pour celles constituées ou contenant des radioéléments du groupe III (1).
Des dérogations peuvent être accordées pour l'emploi de substances d'activité supérieures sous réserve que les mesures
suivantes soient prises :
- les substances radioactives doivent être efficacement protégées,

22


- leur présence doit être signalée au moyen de schémas de base des rayonnements ionisants définis par la norme NF M 60-101,
ainsi que leur nature et leur activité,
- leur enlèvement par le public doit être rendu matériellement impossible soit par fixation sur un appareil d'utilisation
nécessitant un démontage au moyen d'un outil, soit par éloignement,
- elles doivent faire l'objet d'une surveillance permanente par un ou plusieurs exposants nommément désignés,
- lorsque cette surveillance cesse, même en l'absence de public, les substances radioactives doivent être stockées dans un
conteneur à l'épreuve du feu, portant de façon très apparente le signe conventionnel des rayonnements ionisants,
- le débit d'équivalent de dose, en tout point du stand, doit rester inférieur à 7,5 microsievert par heure (0,75 millerad
équivalent man par heure),
L'utilisation de substances radioactives doit faire l'objet d'une demande d'autorisation (ou de dérogation) adressée à
l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre
obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement figurant en annexe), doit préciser la
nature et l'activité des substances et leur groupe d'appartenance, les nom et qualité des personnes chargées de leur
surveillance, et être accompagnée d'une notice technique de l'appareil, d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand

et d'un document établi et signé par l'installateur certifiant la conformité aux présentes dispositions. Aucun appareil de ce
type ne pourra être mis en service si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile.

ATTENTION : Les stands sur lesquels des substances radioactives sont présentées doivent être construits et décorés avec des
matériaux M1.

(1) Le classement des radioéléments, fonction de leur radiotoxicité
relative, est celui défini par le décret n° 66-450 du 20 juin
1966 relatif aux principes généraux de protection contre
les rayonnements ionisants
92 - RAYONS X
L'autorisation de présenter sur des stands d'exposition des appareils émetteurs de rayons X ne peut être accordée que s'ils
respectent, ainsi que les accessoires, les règles fixées par la norme NF C 74-100. En particulier, les dispositions suivantes
doivent être prises :
- éloignement des objets superflus au voisinage du générateur de rayons et de l'échantillon à examiner,
- matérialisation et signalisation de la zone non accessible au public,
- le débit d'exposition de rayonnement de fuite ne doit pas dépasser 0,258 microcoulomb par kilo et par heure (1 milli-rontgen
par heure) à une distance de 0,10 m du foyer radiogène.
L'utilisation d'appareils émetteurs de rayons X doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à l'organisateur au
moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la
fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement figurant en annexe), doit être accompagnée d'une notice
technique de l'appareil, d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand et d'un document établi et signé par l'installateur
certifiant la conformité aux présentes dispositions Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la demande
d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile.

10. LASERS0 – LASER
S
L'emploi de lasers dans les salles d'exposition est autorisé sous réserve du respect des dispositions suivantes :
- le public ne doit en aucun cas être soumis au faisceau direct ou réfléchi du laser,
- l'appareil et ses équipements annexes doivent être solidement fixés à des éléments stables,
- l'environnement de l'appareil et de l'espace balayé par le faisceau ne doit pas comporter d'éléments réfléchissants aux
longueurs d'ondes considérées,
- le boîtier contenant le laser et son dispositif de déviation optique éventuel doit être de la classe I
ou II (conformément à la norme NF C 20-030),
- les exposants doivent s'assurer, lors des essais effectués en dehors de la présence du public, de
l'absence de réaction des matériaux d'aménagement, de décoration et des équipements de
protection contre l'incendie à l'énergie calorifique cédée par les faisceaux lumineux.
- aucun rayon direct ou réfléchi ne doit être admis dans la zone de sécurité définie par le volume
situé sous un plan horizontal distant de 2,60 mètres du sol ou du point le plus élevé accessible au
public et délimitée latéralement par une bande interdite de 1,50 mètre de large,
- un dispositif d'arrêt d'urgence du ou des lasers doit être installé à proximité du tableau électrique
de commande,
- des caches doivent être mis en place autour des dispositifs de déviation optique afin d'interdire tout rayon en dehors de la
zone de balayage autorisée.

23


Toute installation de laser doit faire l'objet d'une déclaration adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de
la manifestation. Cette déclaration, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine
ou appareil en fonctionnement figurant en annexe), doit être accompagnée d'une notice technique de l'appareil, d'un plan
d'implantation de l'appareil sur le stand et d'un document établi et signé par l'installateur, certifiant la conformité aux
présentes dispositions. Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la déclaration n'a pas été effectuée en
temps utile.

11. MOYENS DE SECOURS

Les moyens de secours doivent rester visibles en permanence. L'accès aux différents moyens de secours
(bouches et poteaux d'incendie, robinets d'incendie armés, postes téléphoniques, extincteurs,
commandes de trappes d'évacuation de fumées, etc.) doit être constamment dégagé. Sur les stands qui
sont équipés d'un robinet d'incendie armé, un passage d'un mètre au droit de l'appareil doit être laissé
libre de tout matériel jusqu'à l'allée de circulation du public. La présence de panneaux ou tissus pour
masquer l'appareil est absolument interdit.

12. CONSIGNES D’EXPLOITATION12

Il est interdit de constituer dans les surfaces d'exposition, dans les stands et dans les dégagements, des dépôts de caisses, de
bois, de paille, de carton, etc. Un nettoyage régulier (quotidien) doit débarrasser les locaux des poussières et des déchets de
toutes natures.
Tous les déchets et détritus provenant du nettoyage et du balayage doivent être enlevés chaque jour, avant l'heure
d'ouverture au public, et transportés hors de l'établissement.

13. ACCESSIBILITE DES HANDICAPES

- Loi n° 75534 du 30 juin 75 modifiée,
- Loi n° 91663 du 13 juillet 91,
- Décret n° 9486 du 26 juin 1994 modifiée,
- Décret 95 260 du 8 mars 1995,
- Guide technique pour l’application des textes.
Les stands disposant d’un plancher d’une hauteur de 20 mm doivent être aménagés de manière à faciliter l’accès des
handicapés.

PLAN DE PREVENTION

En tant qu’exposant au Congrès SFAR 2009, vous trouverez ci-joint le Plan de
Prévention officiel du Palais de Congrès de Paris qui doit être respecté par
votre société ainsi que par les prestataires auxquels vous ferez appel.

Nous vous remercions de transmettre une copie de ce document à chacun de
vos prestataires.

Afin d’accuser réception de ce plan de prévention, veuillez compléter, signer
et nous retourner le formulaire n° 1 page 34 avant le 10 juillet 2009.

24

5.3 – Le Palais se met au vert

PROTEGEZ VOTRE ENVIRONNEMENT !

25


26


6/ PLANS

6.1 - Plan d’accès au Palais des Congrès de Paris

Idéalement localisé dans la partie ouest de la capitale, le Palais des Congrès est facilement accessible :

- En voiture : parking Porte Maillot sous le Palais des Congrès.
- En bus : ligne 82.73.43.244.PC.
- En métro : ligne 1, ou RER : ligne C.

Transports publics

Gares q

27

6.2 – Plan de l’exposition : Niveau 2
(non contractuel et sujet à modifications)

ACCES AUX SALLES
DE CONFERENCE
ï

SALLE
MAILLOT

ACCES AUX SALLES
DE CONFERENCE
ï

28


7/CATALOGUES 7.1 – Mobilier : D&P Architecture de Communication

29


30


7.2 – Plantes : D&P Architecture de Communication

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7.3 – Équipement informatique et audiovisuel : Eurodocument

DESCRIPTION TARIF
ORDINATEUR DE BUREAU
PC HP Core 2 Duo -17'' LCD 223€
PORTABLE
PC Portable Core 2 Duo DVD/DVDRW Wifi – 15'' TFT Monitor - (en cas de vol ou perte 2 570 €
incluant la TVA seront à votre charge) 284 €
APPLE
IMac Intel core 2– 20'' LCD Monitor - 355 €
LCD & ECRAN PLASMA (PC & MAC) : accroche murale ou support
42” Plasma Data & Video HD READY 660€
32” LCD Data & Video HD READY 16/9, 600 €
19” LCD Data & Video 4/3 295 €
19” LCD 150 €
D’autres écrans disponibles « en ligne »
IMPRIMANTE LASER
Imprimante laser N&B, 20 p/mn, MAC/PC /réseau 176€
Imprimante laser N&B, 10 p/mn , MAC/PC -USB 149 €
FAX
CANON Laser L250: 180 €
COPIEUR
XEROX Digital:10p/mn - A4 Coût copie : 0,06€ HT 281€

Tarifs hors taxes pour la durée de l’exposition

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8/ FORMULAIRES

N°1 : CERTIFICAT PLAN DE PREVENTION N° 2009-106
N°2 : PRESTATAIRE NON OFFICIEL
N°3 : ENSEIGNE
N°4 : MOBILIER
N°5 : PLANTES
N°6 : EQUIPEMENTS COMPLEMENTAIRES
N°7 : ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL ET INFORMATIQUE
N°8 : HÔTES/HÔTESSES
N°9 : SECURITE SUR STAND
N°10 : LA FAYETTE RECEPTIONS
N°11 : SOIREES, ACTIVITES, TRANSFERTS
N°12 : ASSURANCE
N°13 : TRANSPORT / MANUTENTION / LIVRAISON / STOCKAGE / FORMALITES DE DOUANES
N°14 : LOGO DANS LE GUIDE DE L’EXPOSITION
N°15 : COMMANDE DE LECTEUR DE BADGE A CODE-BARRES

NOUVEAU CETTE ANNEE : Des badges électroniques pour tous les participants !

Equipez-vous de lecteurs de badges sur votre stand !
· Collectez les coordonnées contenues dans les badges des congressistes qui
visitent votre stand, puis récupérez une base de données.

Pourquoi utiliser un lecteur de badges ?
· Un suivi plus efficace de vos contacts
· Une meilleure évaluation du marché
· Un gain de temps de vos équipes commerciales pendant et après le congrès

(Veuillez utiliser le formulaire n°15 page 52 pour passer votre commande)

%
RAPPEL :

POUR COMMANDER UN BOITIER ELECTRIQUE, UNE LIGNE DE
TELEPHONE, FAX OU UNE CONNEXION INTERNET, VEUILLEZ VOUS
RENDRE SUR LE SITE INTERNET DU PALAIS DES CONGRES DE PARIS
(DÉTAILS PAGE 12)

33


CERTIFICAT
SFAR 2009 – MCI
N° 1 PLAN DE PREVENTION N° 2009-106
Dept Exposition-Sponsoring
Palais des Congrès de Paris
24 rue Chauchat – 75009 Paris
Pour tous les À retourner avant le 10 JUILLET 2009 Fax : 01 53 85 82 83
exposants à:
SOCIETE : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼ NUMERO DE STAND : ¼¼¼¼¼
CONTACT : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼
ADRESSE : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼
CODE POSTAL ET VILLE : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼
PAYS : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼
TÉLÉPHONE : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼ FAX : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼
E-MAIL : ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼

Je soussigné(e) ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼
de la société ¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼¼

exposant pendant le Congrès SFAR 2009, certifie que avoir lu toutes les instructions mentionnées dans
le Plan de Prévention n° 2009-106 concernant le montage et le démontage de l’exposition, et
m’engage à les respecter.

Je confirme que :

q Je n’utiliserai les services d’aucun prestataire extérieur mais seulement des prestataires officiels
mentionnés dans le dossier technique exposant.
Je signe ce certificat, le retourne au secrétariat du congrès (numéro de fax 01 53 85 82 83) et garde
une copie pour mon dossier.

OU

q Je vais utiliser les services de prestataires extérieurs, différents de ceux mentionnés dans le dossier
technique exposant, je les liste au dos de ce formulaire.

Rappel pour les standistes extérieurs :
· Veuillez informer l’Organisateur, MCI et l’Installateur Officiel D&P en retournant le formulaire
n° 2 page 36 à D&P.
· Les prestataires extérieurs choisis devront être approuvés par D&P et l’Organisateur.
· Les plans de stand doivent être envoyés à l’installateur général D&P avant le 31 juillet 2009
pour validation.
· Les exposants utilisant les services de prestataires extérieurs doivent leur transmettre ce
dossier technique ainsi qu’une copie du plan de prévention du Palais des Congrès. Pour recevoir
des copies supplémentaires, veuillez contacter l’Organisateur à l’adresse suivante :
exposition@sfar2009.com.
&

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Bat Dossier Technique Exposant Sfar 2009

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