1. Administración documentaria
y gestión de archivos
Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas

2. Fuentes de riqueza económica en la Era del Conocimiento

3. Singularidad tecnológica
Nivel de progreso
(Límite de predicción e imaginación) J
> Progreso tecnológico
< Costo Sociedad 3.0
Sociedad 2.0
Caos y ambigüedad
Sociedad 1.0
Protoparadigma -
Autogestión
Sociedad del
Cnocimiento
Sociedad agraria e industrial
Tiempo
Desarrollo de las Sociedades y la Curva de Rendimiento Acelerado
Elaborado por: Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
Fuente: Cobo y Moravec (2011). Aprendizaje invisible. Hacia una nueva ecología de la educación

8. Debate:
La infoxicación

9. ¿Qué es la
infoxicación?
Se define infoxicación como la sobrecarga informativa. En nuestros días, es tan grande la cantidad de
información que recibimos que el exceso o saturación que nuestro cerebro no es capaz de
procesar puede llegar a crearnos ansiedad y angustia. Es un síndrome bastante común ya que a los
medios tradicionales hay que sumarle los medios que usan las nuevas tecnologías. Con la llegada de la
web 2.0 en la que los propios usuarios se convierten en generadores de información, este síndrome
no ha hecho más que acentuarse.

10. Infoxicación

11. Atentos a todo y a
nada

12. Alfons Cornellá
Lo que somos
Cuando la capaces de
información recibida procesar

17. Por lo tanto es necesario organizar la información útil a
través de técnicas tradicionales, pero con un nuevo
concepto

18. El fundamento de la organización y la clasificación de
los documentos es: el Acceso a la información
El crecimiento de la información en el Market Place y el Market
Space, exige niveles muy elevados de consistencia, precisión,
creatividad y estructuración de los contenidos a la hora de publicar.
La efectividad de estos sistemas depende, en gran medida, de la
Arquitectura de la Información (AI).
AI = Arte + Ciencia organización de contenido
Satisfacer Necesidades de información

21. CONCEPTO DE ARCHIVO
El PROCESO de recepcionar, ordenar, clasificar y
conservar adecuadamente los documentos en un
lugar determinado a fin de localizarlos fácil y
rápidamente y protegerlos de pérdidas y
deterioros, etc.
Los documentos son localizados en un mismo
orden debidamente clasificado, toda la Es un sistema que
nos va a permitir
correspondencia, papeles y otros documentos clasificar y buscar
relacionados con el individuo o empresa y a la vez rápidamente los
facilitar su localización y manejo.. documentos
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22. IMPORTANCIA
Representa la memoria de un
negocio a través de la
conservación de los
documentos.
Solo se guarda los
documentos importantes.
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23. FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE
ARCHIVO
Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que
contienen no pueden ser localizados con prontitud.
Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan
seleccionar y ordenar los documentos y de esta manera poder
archivar todo los documentos adecuadamente.
Si cada persona inventará sus
propias reglas para decidir dónde guardar
un documento, solo esa persona podría
encontrarlo.
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24. Valor de los documentos
• Primario
– Valor administrativo mientras el trámite esté en
vigencia
• Secundario
– De consulta o investigación. Para realizar
estadísticas e investigación.
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25. Transferencia de documentos
• Primaria
– Cuando los documento se transfieren de los archivos
de gestión al archivo central.
• Secundaria
– Cuando los documentos se transfieren del archivo
central al archivo histórico.

26. Eliminación de documentos
Actividad que se realiza en el Archivo Central de acuerdo a la Tabla de
Retención Documental –TRD- elaborada.
La TRD considera el tiempo necesario de permanencia en cada uno de
los niveles de archivo (Gestión, Central e Histórico)
Previamente a la transferencia de los archivos al
Archivo Histórico, se eliminan aquellos
documentos cuyo ciclo de vida ha culminado y
ya no son útiles a la institución

27. Selección natural
(Depuración)

28. 1. Módulo básico
1.1 Archivo Definición
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29. Definición
1.1 Archivo
“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades”.
“Lugar donde se custodian uno o varios archivos.”
“Acción y efecto de archivar (Guardar documentos o información en un
archivo). Entregó la documentación para proceder a su archivo”.
“Acción y efecto de archivar (Dar por terminado un asunto).
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30. 1.1 Archivo Niveles
Sistema Institucional de Archivos
Archivos de gestión u
oficina, que conservan la
Archivo General, unidad
documentación que generan
Archivo Periférico especializada en las funciones
hasta el final de su tramitación
conservación desconcentrado, de gestión, conservación
y durante el periodo de
centralizado geográficamente. (temporal o indefinida), acceso
vigencia administrativa, que en
y consulta de los documentos.
líneas generales se estima de 3
a 5 años.
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31. Objetivos
Sentar las bases para el establecimiento de un Sistema
que permita la gestión global e integrada de la
documentación institucional,
Normalizar los Establecer las
procedimientos transferencias
de organización de las series
de los documentales
documentos en al Archivo
las oficinas General
El cuadro de El calendario de
clasificación y conservación y El sistema de
codificación eliminación descripción y de
gestión,.
. .
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32. Funciones
Recepcionar, organizar, custodiar y conservar la
documentación que le sea remitida por los servicios y
unidades administrativas.
Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la
EL documentación, en colaboración con las distintas
Unidades y Secciones.
ARCHIVO Gestionar las transferencias documentales de las unidades
administrativas.
GENERAL
Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de
acuerdo con la normativa establecida.
Gestionar el préstamo de la documentación a los
organismos productores y la consulta de la misma de
acuerdo con las normas de acceso a los documentos.
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33. Los archivos como sistema de información
PROCESAR
Reunir informaciones afines y
hacerlas lo más accesibles, además
de cumplir con las otras funciones.
Reunir, conservar, indizar, resumir, posibilitar la
consulta y divulgar
Los archiveros deben custodiar los documentos pertinentes y hacerlos accesibles para cualquier consulta, o
sea facilitar la difusión de los documentos en condiciones que satisfagan a los usuarios. La buena
organización de los archivos traerá como Resultado una prestación de servicios de información.
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34. 1. Módulo básico
1.2 Documento
Definición
Diccionario de la Real Academia Española:
• “Escrito en que constan datos fidedignos o
susceptibles de ser empleados como tales para
probar algo”.
El artículo 26 del Código Penal español dispone:
• “A los efectos de este Código se considera documento
todo soporte material que exprese o incorpore datos,
hechos o narraciones con eficacia probatoria o
cualquier otro tipo de relevancia jurídica.”
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35. Documento electrónico
“Información de cualquier
Desde el punto de vista de la naturaleza en forma
administración informática, de electrónica, archivada en un
acceso electrónico, se soporte electrónico según un
denomina documento formato determinado y
electrónico: susceptible de identificación y
tratamiento diferenciado.”
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36. 1. Módulo básico
Tipos
1.2 Documento
Por su naturaleza:
• Privados propios de particulares
• Públicos (ambigüedad) Incluye a los documentos privados
que se integran a la administración pública.
• Administrativos: relacionados con la gestión pública o
privada. Eclesiásticos, militares,, diplomáticos.
• Judiciales.
• Históricos
• Testimoniales
• Informativos
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37. Tipos
Por su materialidad: Por su valor:
• Original
•Permanente
• Copia •Temporal
• Original
• Simple •Simple
• Imagen •Legalizado
• Con valor legal
• Simple •Autenticado
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38. 1. Módulo básico
Ciclo de vida
1.2 Documento
Fuente: Manual de organización de archivos de oficina. Universidad de Alicante (2003)
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39. 1.2 Documento Ciclo dinámico
Principales
Procedimientos
documentales
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40. Cuando hablamos de la gestión de
documentos electrónicos desde un punto de
vista archivístico podríamos estar de acuerdo
que, a grandes rasgos, los puntos clave son
principalmente:
Archivística y • La manipulación.
gestión de • Mantenimiento.
documentos • La incorporación de criterios
electrónicos de valoración y de
eliminación.
• La accesibilidad a los
documentos electrónicos en
el paso del tiempo.
• Niveles de seguridad
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41. 1. Módulo básico
1.3 Archivero
Competencias personales
Adaptación a una realidad cambiante en la que las tecnologías de la
información constituirán, sí no la única, al menos la condición de posibilidad
determinante.
Movilidad. Deberán internacionalizarse. erradicando definitivamente el
etnocentrismo de sus presupuestos. No podremos sobrevivir en un mundo
interconectado donde la voz, el texto, la imagen fija y en movimiento
transcurran por las denominadas autopistas de la información, circulando de
acuerdo con formatos y normas de transmisión.
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42. Interacción. Actualmente existe un espacio que
debemos ocupar inmediatamente. El correo
electrónico y la red Internet nos ofrecen la
posibilidad de agilizar el intercambio de
experiencias y conocimientos, organizar foros de
debate en tiempo real, la edición electrónica de
Competencias revistas y boletines e, incluso, la teleconferencia
personales
Conectividad. Es prioritario conectar los archivos
en red y a las redes, es decir comunicarlos entre
sí y abrir también el acceso a los usuarios a través
de los sistemas de redes abiertas.
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43. Asertividad. Los cambios observados en el
entorno de la información están produciendo,
y todo parece indicar que así ha de continuar.
Estrategia y estilo de comunicación.
Competencias personales
Prospectiva. Como ya se ha señalado
anteriormente la comunidad archivística tiene
que participar en el diseño de las normas para
las nuevas tecnologías, aportando su punto de
vista y las necesidades que deben ser recogidas
y garantizadas. Inteligencia artificial.
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44. 1. Módulo básico
1.3 Archivero
• Visión sistémica y holística
• Inteligencia espacial
• Capacidad de análisis
• Negociador
• Marketing
• Manejo de tecnologías
Competencias • Idiomas
• Jurisprudencia
profesionales: • Gestión
Competencias vs. perfil
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45. La función principal del archivero,
como profesional, es no sólo
funciones Garantizar la con finalidades
conservación de los jurídicas, administrativas, , inf
documentos de ormativas, culturales y
archivo científicas.
sino también asegurar y
fomentar su uso y el de la
información que contienen
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46. Niveles de competencia
Profesionales: con
grado o título
universitario
propio o afín.
Técnicos: con
especialización no
universitaria o
experticia.
Auxiliares.
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47. Elaboración de un plan
estratégico del servicio
• Fijación de los objetivos que se pretenden
alcanzar
• Análisis de los medios que se poseen y de los
que serían necesarios para la consecución de los
Sub funciones objetivos.
• Evaluación de los costes que implica el cambio
para obtener
• Nuevos objetivos y eliminar lo no deseado.
• Realización de una proyección temporal del
periodo necesario para alcanzar esos objetivos y
si es aconsejable establecer etapas para
lograrlos.
• Identificación de los mecanismos para evaluar si
se progresa adecuadamente hacia los objetivos
fijados y si estos se alcanzan de forma eficiente.
• Determinación de los medios para corregir el
proceso en el caso de detectar desviaciones o
resultados no deseados Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas

48. Programación de un plan de
formación
• Evaluación de las necesidades tras el
análisis de las carencias o puntos
débiles que presenta la realidad de la
gestión documental y archivo entre
el personal del propio archivo y de la
organización
• Diagnostico de la formación que se
necesita y las características de la
misma para superar las carencias.
• Evaluación de los resultados del
programa para determinar su
continuación o la necesidad de
introducir modificaciones
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49. Diseño, seguimiento y evaluación de
proyectos.
• Identificación y jerarquización las
prioridades que debieran cubrirse.
• Evaluación los recursos humanos,
económicos… de los que se dispone.
• Reparto de responsabilidades entre los
intervinientes.
• Programación espacial del proyecto y
asignación de metas a cada una de las
fases.
• Fomento de convenios de colaboración con
otras instituciones.
• Búsqueda de patrocinadores.
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50. Planificación de
espacios y recursos
• Evaluación y propuesta de
los espacios y recursos que
requiere el servicio de
archivo para cubrir las
expectativas que sobre el
mismo tiene la organización.
• Distribución espacial y de
recursos entre las diferentes
actividades del servicio.
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51. Contribución del archivero
Por lo tanto los archiveros contribuyen a:
En el caso
Mejorar el Salvaguardar los Investigación específico de los
funcionamiento derechos de las científica y la archivos
de las personas, a conservación y públicos, a
organizaciones en preservar la difusión del garantizar la
las que prestan memoria patrimonio transparencia de
servicios, como a colectiva, la cultural, y, los poderes
públicos
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52. un sistema que optimice los procesos de:
de los documentos
propios de una
organización, y de su
información, hasta su
llegada al archivo central
de la misma.
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53. Primaran por tanto aquí, además de la mayoría de
los conocimientos genéricos especificados:
La auditoria de procesos
administrativos
El diseño de documentos y
procesos
Buenas prácticas en lenguaje
administrativo
La normativa, estándares y
técnicas archivísticas y de gestión
documental (ISO 15489, 30300.
9000,ISAD(G)…)
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57. Gracias por su gentil atención

58. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
Rciv.13@gmailo.com