Marko Taipaleen artikkeli PRY:n projektitoiminta lehdessä (2013)

1. 2/2013
OSAAMINEN KUNTOON
Olemme
uudistaneet
sivumme!
käy klikkaamassa > www.pry.fi
Projektiyhdistyksen suuret
saappaat s. 4-5
Oi Suomi,
päiväs' vielä koittaa s. 6-9
Comparing PM
Certifications
s. 20-22
Suomalaisorganisaatiot
Megasuuntauksen
jälkijunassa? s. 16-18
Projektitoiminnan
menestysresepti!
IPMA Delta case:
Swisscom IT Services s. 28-31
Puolivallaton
projektinjohtaja
s. 100-105

2. Osaaminen kuntoon
Tarpeen jatkuva kirkastaminen tuottaa
Parempia
ohjelmistoprojekteja
Teksti: Marko Taipale
Ohjelmistoprojekteissa puhutaan paljon tilaajan ja toimittajan vastuusta. Rajanveto on
vaikeaa ja ohjelmistoprojektit epäonnistuvat turhan usein. Käsittelen tämän artikkelin
puitteissa erästä merkittävää juurisyytä epäonnistumisille.
Tilaaja haluaa saada tarpeenmukaisen ratkaisun, mutta ei välttämättä tiedosta, että hän
ei voi kaikilta osin tietää tarvettaan. Tämä takia ratkaisu itse asiassa löytyy tilaajan ja toimittajan yhteistyöllä sen sijaan, että se voidaan etukäteen määritellä. Jos projektin tilaaja
delegoi omien tarpeidensa kirkastamisen toimittajalle, hän altistaa projektin lähes varmalle epäonnistumiselle. Onnistuakseen paremmin, tilaajan tulee itse kirkastaa tarvettaan jatkuvasti ja valmistautua tekemään päätöksiä. Artikkelin tavoite on kertoa, miten
tilaaja ja toimittaja huolehtivat tarpeenmukaisen ratkaisun syntymisestä.
Vertaan toisiinsa kahta projektin tilaamisen lähestymistapaa: 1) ”Ratkaisu edellä”, missä
tarpeen ymmärtäminen delegoidaan projektin toimittajalle ja 2) ”Tarvetta kirkastetaan
jatkuvasti”, missä projektin tilaaja huolehtii tarpeestaan koko projektin ajan.
42

3. Ratkaisu edellä
On tärkeää, että jokainen
ohjelmistoprojekti
nähdään myös toiminnan
kehittämisen projektina
Tarvetta kirkastetaan jatkuvasti
Pieleen menneen projektin jälkeen tilaaja pohtii, mitä
hänen ja hänen sidosryhmiensä pitäisi tarpeestaan
ymmärtää, jotta ohjelmistoprojekti voisi tuottaa tarpeenmukaisia ratkaisuja. Hän listaa:
- Nykyiset prosessit, joita ohjelmisto tulee jollain tapaa palvelemaan
- Tulevaisuuden prosessit, joissa tietojärjestelmä hoitaa oman osuutensa
- Kuka käyttää tätä järjestelmää ja mihin?
- Mitä tarpeita, toiminnallisia tai laadullisia, tähän ohjelmistoon tai koko prosessiin liittyy?
- Mihin tekniseen ja toiminnalliseen ympäristöön ohjelmisto tulee osaksi?
- Mitä riskejä tähän kokonaisuuteen liittyy ja mitä minun pitää päättää nyt, mitä voin päättää myöhemmin?
Tarpeen
mukainen
ratkaisu
Tarpeen jatkuva kirkastaminen
Projektin tilaaja on tehnyt liiketoimintalaskelman ja
päättää tilata uuden ohjelmistoprojektin. Projektin toimittaja tulee paikalle ja sitoutuu toimittamaan. Parin
vuoden päästä ohjelmistoa otetaan käyttöön. Tarkastelen tätä lähestymistapaa kuvan 1 mukaisella kuvaajalla.
Tyypillinen tilaajan lähtökohta on epäselvä kuvitelma siitä, mitä lähdetään tekemään, ja toisaalta vähäinen ymmärrys omasta ympäristöstä, prosesseista,
käyttäjistä ja yritysarkkitehtuurista. Tilattavan ohjelmiston kuitenkin toivotaan täyttävän jokin tunnistetuista tarpeista ja täten päätetään aloittaa ohjelmistoprojekti.
Ohjelmistoprojekti vedetään läpi mallikkaasti (kohta
1), tilaajan toiveiden tynnyri toimitetaan, ainakin joltain
osin, ja näin alkaa käyttöönotto. Käyttöönoton yhteydessä esiintyy joukko ongelmia: tuotettu ratkaisu ei
palvelekaan käyttäjiä, eikä se sovikaan yhteen tilaajan
yrityksen toimintatapojen kanssa ja muuttaa vain vanhan toimintatavan sähköiseksi. Ongelmat tuottavat
paljon muutospyyntöjä (kohta 2) ja niiden seurauksena ohjelmistoprojekti ylittää taloudelliset sekä ajalliset
raamit. Ja mikä pahinta, tilaaja voi silti todeta toimineensa oikein, koska hän on antanut toimeksiannon ja
sitä on noudatettu - tai jos ei ole, niin hän voi syyttää
toimittajaa väärintulkinnoista ja osaamattomuudesta.
Lopulta tilaajan sidosryhmät (käyttäjät, päättäjät
jne.) eivät halua, voi tai osaa sitoutua uuden ratkaisun
käyttöönottoon. Tilaaja miettii, mikä oikein meni pieleen.
2
1
Epäselvyys
Tekninen ratkaisu
Kuva 1.
ERGMANN
Attorneys at Law
Teollisuuden
asianajotoimisto
Projektirakentaminen . Energia . Teknologia
Asianajotoimisto Bergmann Oy
Eteläranta 4 B 9
00130 Helsinki
p. +358 9 6962 070
office@bergmann.fi
www.bergmann.fi
PROJEKTITOIMINTA 2/2013
43

4. Tarpeen jatkuva kirkastaminen
Tarpeen
mukainen
ratkaisu
4
2
3
1
Epäselvyys
Tekninen ratkaisu
Kuva 2.
Tilaaja lähtee työstämään tarpeenmukaista ratkaisua yhteistyössä toimittajan kanssa kuvan 2 mukaisesti.
Tilaaja ymmärtää, että ensisijaisesti hänen pitäisi sisäistää oma tarpeensa
ja uuden ohjelmiston vaikutus toimintatapoihin jo ennen tilaamista. Tarkastelemalla aikaisempia hankkeitaan hän on oppinut, että tarve tai siihen sovitettu ratkaisu ei kaikilta yksityiskohdiltaan ole määriteltävissä etukäteen, vaan
ratkaisu ja tarpeet kirkastuvat ohjelmistoprojektin edetessä. Tilaaja päättää
panostaa ensimmäiseen loikkaan (kohta 3) kohti lopullista tavoitetta ja löytää ne kohdat, joiden ratkaiseminen on nyt välttämätöntä. Tilaaja osallistaa
Osallistaminen sitouttaa sidosryhmän
ratkaisemaan yhteisiä haasteita ja
auttaa sisäistämään, mistä oikein on
kysymys
sidosryhmän pohtimaan nykyistä toimintatapaa
ja tulevaa muutosta, missä uusi ohjelmisto hoitaa
omaa tonttiansa. Osallistaminen sitouttaa sidosryhmän ratkaisemaan yhteisiä haasteita ja auttaa sisäistämään, mistä oikein on kysymys. Kun
ensimmäinen loikka on tehty, tilaaja ja toimittaja
tarkastelevat tuloksia. Seuraava loikka (kohta 4)
aloitetaan tarkastelemalla tarpeita ja niihin kohdistuneita muutoksia yhdessä, jotta varmistetaan
mahdollisimman tarpeenmukainen ratkaisu. Näin
jatketaan aina projektin loppuun asti.
Toimittajan ja tilaajan välinen yhteistyö loikkien
yhteydessä luo puitteet molemminpuoliselle iteratiiviselle oppimiselle. Oppiminen konkretisoituu
tilaajalle siten, että hän ymmärtää paremmin oman
tarpeensa. Toimittaja pystyy puolestaan kohdistamaan ratkaisun paremmin tilaajan tarpeeseen.
Oppimisen myötä molemmille osapuolille kirkastuu, kuinka ratkaisu soveltuu ympäristöön. Tilaajan,
toimittajan ja sidosryhmien osallistaminen jatkuu
koko projektin ajan, jotta tarpeenmukaisesta ratkaisusta voidaan varmistua loikka-loikalta.
Tarinan opetus
Tarinan tarkoitus on osoittaa, että olitpa sitten
ohjelmistoprojektin ostaja tai yrityksen sisäinen
tilaaja, tarpeen kirkastamiseen kannattaa kiinnittää huomiota. On tärkeää, että jokainen ohjelmistoprojekti nähdään myös toiminnan kehittämisen
projektina, mikä korostaa jatkuvan tarpeen kirkastamisen merkitystä entisestään.
Tarpeenmukaisuutta vaalimalla tilaaja saa paremman ratkaisun nopeammin ja edullisemmin.
Lisäksi osallistamalla sidosryhmät mukaan tilaaja
sitouttaa heidät käyttöönottoon.
Kun tilaajan huomio siirtyy lopputuloksen sijasta
matkaan, määränpäässä odottaa tarpeenmukainen ratkaisu – ratkaisu, joka on löytynyt yhteistyössä toimittajan ja oman sidosryhmän kanssa.
Marko Taipale toimii johtavana konsulttina
Goseilla ja kehittää ketterään hankintaan
liittyviä palveluita hankintavalmistelu.fi:ssa.
marko.taipale@gosei.fi
+358 40 578 6447
twitter: @markotaipale
44