보고서 작성 원리 : 실패와 성공 사례 비교

보고서 작성 원리
실패와 성공 사례로 알아보는
70

뼈대 작성
1-1 목적에 맞는 자료 형식 선택하기

보고서 작성원리 70
고집으로 작성하여 실패고집으로 작성하여 실패
작성자가 마음대로 작성하여 의뢰자가 의도하지 않은
형태로 작성되어 버려 다시 작성해야 하는 수고가 크다.
의뢰자
작성자
자료 작성
의뢰
형식을 스스로
판단하여 자료
작성 시작 (추측)
작성 도중에 자료
내용을 덧붙임
(골드 플레이팅)
작성 후
자료 재작업
자료 작성의
상황을 확인,
정정 지시
실패 실패

고집으로 작성하여 실패원리로 작성하여 성공
자료 작성의 전체 흐름을 의뢰자와 작성자 사이에서
처음에 합의하고 뼈대 작성에 이용한다.
의뢰자
작성자
자료
작성
의뢰
자료를 보여줄
‘WHO’를 정의
자료의 ‘WHAT’
을 정의
타당성 있는
‘WHY’를 정의
상대가 납득하
는 정보의 표시
방식 추정
상대의 기대, 이해도
형
식
결
정
뼈
대
결
정
초
안
작
성
마
무
리
작
성
뼈
대
검
토
초
안
검
토
마
무
리
검
토

의뢰자
작성자
자료
작성
의뢰
자료를 보여줄
‘WHO’를 정의
을 정의
타당성 있는
‘WHY’를 정의
상대가 납득하
방식 추정
형
식
결
정
뼈
대
결
정
초
안
작
성
마
무
리
작
성
뼈
대
검
토
초
안
검
토
마
무
리
검
토
[원리1] WHO, WHAT, WHY를 명확히 하라
상대가 무엇을 원하는지 WHO, WHAT, WHY를 명확히 한다.
• WHO : 자료를 보여줄 ‘상대’
• WHAT : 그 자료를 사용할 ‘목적’
• WHY : 타당성 있는 ‘이유’

의뢰자
작성자
자료
작성
의뢰
자료를 보여줄
‘WHO’를 정의
을 정의
타당성 있는
‘WHY’를 정의
상대가 납득하
방식 추정
형
식
결
정
뼈
대
결
정
초
안
작
성
마
무
리
작
성
뼈
대
검
토
초
안
검
토
마
무
리
검
토[원리2] 분석하여 효과적으로 전달하라
상대를 분석하여 ‘가장 효과적인 전달 방법’을 생각한다.

의뢰자
작성자
자료
작성
의뢰
자료를 보여줄
‘WHO’를 정의
을 정의
타당성 있는
‘WHY’를 정의
상대가 납득하
방식 추정
형
식
결
정
뼈
대
결
정
초
안
작
성
마
무
리
작
성
뼈
대
검
토
초
안
검
토
마
무
리
검
토
[원리3] 목적에 따라 자료 형식을 선택하라
상대가 이해하고자 하는 것, 원하는 것을
가장 설명하기 쉬운 자료 형식으로 선택한다.
[체크 1] 형식은 기존의 것을 사용하는 것으로 되어 있는가?
[체크 2] 구두 발표(프레젠테이션)에 사용할 것인가?
[체크 3] 항목 집계와 수치 계산이 다수 포함되어 있는가?

의뢰자
작성자
자료
작성
의뢰
자료를 보여줄
‘WHO’를 정의
을 정의
타당성 있는
‘WHY’를 정의
상대가 납득하
방식 추정
형
식
결
정
뼈
대
결
정
초
안
작
성
마
무
리
작
성
뼈
대
검
토
초
안
검
토
마
무
리
검
토
[원리4] 뼈대 → 초안 → 마무리로 작성하라
자료는 ① 뼈대 → ② 초안 → ③ 마무리의 3단계로 작성한다.
① 뼈대 : 자료의 콘텐츠를 목차 + 개요 설명 수준으로 정리한 것
② 초안 : 뼈대를 기준으로 자료를 대충 작성한 것
③ 마무리 : 초안을 수정하고 제삼자에게 보여줄 수 있는 품질로 작업한 것

뼈대 작성
1-2 목차 구성을 결정하고 논점 쓰기

뼈대가 거칠다 못해
초안의 이미지와 괴리
[제안 내용] *여러 페이지로 설명
영업지원시스템 구축 작업의 내용 열거
각 작업 내용 설명과 생성물을 제시
뼈
대
작성자
(S씨)의
인식
의뢰자
(과장)의
기대
(1번째 페이지)
영업지원시스템작성 작업항
목 및 작업 내용 작성물표 형
식으로 열거
(2번째 페이지)
계속
(3번째 페이지)
계속
(1번째 페이지)
영업지원시스템작성 작업대
분류하고 전체적인 절차를 그
림으로 제시
(2번째 페이지)
작업항목의 대분류 1번째에
대해서 작업 내용, 작성물을
표 형식으로 열거
(3번째 페이지)
작업항목의 대분류 1번째에
대해서 작업 진행에 있어서의
포인트를 도해
(4번째 페이지)
작업 항목의 대분류 2번째에
대해 작업내용, 작성물을 표
형식으로 열거
(5번째 페이지)
3번째와 같음
초
안
초
안
…
…
실패

뼈대는 자료 전체의 골격을 의뢰자가 이해할
수 있도록 알기 쉬운 단위로 작성
표지
제안
개요
제안
상세
(1번째) 제안 요지
• 전표 기능과 기간 시스템을 분리
시켜 효율화를 도모한다.
• 기존의 영업지원시스템에 전표
기능을 갖추고 분석 정밀도와 업
무 신속성을 높인다.
• 그 실행을 당사가 지원한다.
(2번째) 배경
• X사의 문제점을 표시
(1번째) 작업의 전체적인 모습
시스템 작성 작업을 크게 분류하고,
전체적인 절차를 그림으로 제시
(2번째) 작업의 상세
작업 항목의 대분류 1번째에 대해
작업 내용, 작성물 표 형식으로 열거
(3번째) 작업 요점 설명
작업 항목의 대분류 1번째에 대해..
제
목
마
다
내
용
쓰
기
작성목차
주
장
이
유
… …
…
…

표지
제안
개요
제안
상세
(2번째) 배경
제
목
마
다
내
용
쓰
기
작성목차
주
장
이
유
… …
…
…
[원리5] 목차는 PREP로 논점을 열거하라
목차 단위로 내용을 쓰고 각각에 대해 논점을 열거한다.
이 때 PREP(주장 → 이유 → 사례 → 정리) 가 되도록 차례를 구성한다.
[원리7] 다른 의견은 처음에 주장하지 마라
상대의 생각과 큰 차이가 있으면 상황 설명 뒤에 자신의 주장을 전달
해 상대가 놀라는 것을 최소화한다.

표지
제안
개요
제안
상세
(2번째) 배경
제
목
마
다
내
용
쓰
기
작성목차
주
장
이
유
… …
…
…
[원리6] 상대의 ‘왜?’에 답이 되는 이유를 표시하라
모순이 없으면서 ‘왜?’에 답이 되는 주장과 이유를 준비한다.

표지
제안
개요
제안
상세
(2번째) 배경
제
목
마
다
내
용
쓰
기
작성목차
주
장
이
유
… …
…
…
[원리8] 2가지 스타일 × 6가지의 발상으로 방안을 제시하라
상대가 결정권을 가지고 있는 경우 ‘객관성이 뛰어난 전문가’,
그렇지 않으면 ‘주체성이 뛰어난 당사자’로 방안을 제시한다.
설명 로직은 6가지 발상 패턴 유형에서 선택한다.
① 누적 확인형(연역법 : 논리적 사고)
② 이론보다 증거형(귀납법 : 논리적 사고)
③ 영감 발견형(유추사고 : 수평적 사고)
④ 시행착오형(가설사고 : 수평적 사고)
⑤ 1 + 1 = 3형(변증법 : 비판적 사고)
⑥ 소극적 유도형(귀류법 : 비판적 사고)

표지
제안
개요
제안
상세
(2번째) 배경
제
목
마
다
내
용
쓰
기
작성목차
주
장
이
유
… …
…
…
[원리9] 상대의 ‘왜?’에 답이 되는 이유를 표시하라
모순이 없으면서 ‘왜?’에 답이 되는 주장과 이유를 준비한다.

초안 작성
2-1 자료 서식 결정하기

• 머리글 바닥글이 일정하지 않다.
• 페이지 내 글꼴이 종류와 크기가 다르다.
• 문자 강조 방법이 다르다.
1. 페이지 제목
이 페이지의 자료 설명문을 기재한다.
중요한 용어는 강조한다.
___________________________________________________
※주석은 이 곳에 기재한다.
저작권
2. 페이지 제목
이 페이지의 자료 설명문을
기재한다.
중요한 용어는 강조한다.
___________________________________________________
※주석은 이 곳에 기재한다.
저작권
문서 실패

A사와 B사에 대한 비용 절감 방안
현상에 대한 비용 절감 방안 효과는 Step1에서 400만원/연 ,
그리고 추가 시책을 실시하는 Step2를 포함하면 합계 520만원/연이다.
실시 개요
A사
700
400
320
우선 순위
고 시책 계약 변경에
맞추어 실시한다.
우선 순위
중/저 시책 높은 시책을 마
치는대로 착수를 시작한다.
1000만원
STEP1 STEP2
STEP1
400만원
STEP1 + 2
520만원
비용 삭감은
A사 우선
으로 한다
*1. 비용 절감 효과는 프로젝트 결과 보고에 기초한다
Copyright(c)XXX Company All Rights Reserved.
이 스타일과
같은 포맷이
자료 전체에
적용된다.
B사
300 200 160
현재금액

실시 개요
A사
700
400
320
우선 순위
우선 순위
1000만원
STEP1 STEP2
STEP1
400만원
STEP1 + 2
520만원
비용 삭감은
A사 우선
으로 한다
이 스타일과
같은 포맷이
자료 전체에
적용된다.
B사
300 200 160
현재금액
[원리10] 문서의 레이아웃을 통일하라
[머리글 부분] 제목
[본문 부분] 내용
[바닥글 부분] 저작권, 페이지 수
엑셀은 조건에 따라 시트를 나누어 만든다.

실시 개요
A사
700
400
320
우선 순위
우선 순위
1000만원
STEP1 STEP2
STEP1
400만원
STEP1 + 2
520만원
비용 삭감은
A사 우선
으로 한다
이 스타일과
같은 포맷이
자료 전체에
적용된다.
B사
300 200 160
현재금액
[원리11] 글꼴을 정하라
권장하는 보통 글꼴 : 함초롱바탕. 맑은 고딕
권장하는 제목 글꼴 : 보통 글꼴 굵은 글씨
권장하는 숫자용 글꼴 : 보통 글꼴, Arial Black, 글자 크기 통일
[원리12] 문자 크기를 통일하라
기본적인 문자 크기 :
[제목 글자] 16~24포인트
[본문 글자] 10~12포인트
[주석 글자] 8~10포인트
특히 고려해야 할 문자 크기 :
[파워포인트·메시지 라인] 14포인트 이상
[프로젝터 사용 시] 기본적인 문자 크기×120%
[원리13] 문자 스타일에 규칙을 정하라
[제목 글자] 굵게
[본문 글자 : 제목] 굵게, 밑줄
[사용 금지] 이탤릭체, 음영

초안 작성
2-2 콘텐츠 서식과 배치 정하기

제안요지
X사에서는 전표 기능이 기간 시스템에 포함되어 있어 업무가 복잡하고
느리다는 문제를 안고 있습니다. 또한 전표 변경 시 기간 시스템 정지가 수반
되어 변경 지원 비용이 크고, 영업 데이터의 정확도도 낮은 상황입니다.
이번에 당사가 제안하는 것은 전표 기능과 기간 시스템을 분리시켜 효율화를
도모하는 것으로, 기존의 영업지원시스템에 전표 기능을 넣어 분석 정밀도와
업무 신속도도 함께 높이는 것이 가능합니다.
영업 전표에 관련 있는 기능을 기간
시스템에서 정보 시스템으로 분리 구축한다
[효과] 영업 사원은
필요할 때 최신 전표를
취득할 수 있다.
전표 업무를 줄이고
기획 , 추진 업무에
집중하고 싶다.
데이터 정확도를 향
상시켜 정보를 빨리
전개하고 싶다
영업 조직의 변경에 따른
지원 비용을 낮추고 싶다.
장문이기 때문에 어필 하
고 싶은 메시지가 전달
되기 어렵다.
의미 있는 덩어리가 떨어
져 있어 어디를 보면 좋
은지 알기 어렵다.
들여쓰기를 설정하지 않
고 글을 작성한 것으로
문자열이 어긋나면 외형
이 무너진다.
도형의 배치가 축을 따르
지 않아 자료가 불안정하
게 느껴진다

제안요지
전표 기능의 번잡성과 변경 시 높은 단가 , 영업 데이터가 정확하지 않은
것을 해결하기 위해 X사의 전표 기능을 기간 시스템에서 분리시킵니다.
시스템에서 정보 시스템으로 분리
영업 사원은 필요할 때 최신 전표를 취득할 수 있는
분석 정밀도와 업무 신속성 향상을 기대할 수 있다.
X사의 과제 자사에서의 제안 기대 효과
전개하고 싶다
영업 조직의 변경에
따른 지원 비용을 낮
추고 싶다.
발문은 3 줄 이내로
정리한다.
왼쪽 위에서 아래쪽으로
흐르도록 동선을 만든다.
줄 간격은 1.2배, 여백은
0.1cm 로 설정한다
정렬 기능을 사용하여 요
소 사이의 위치를 맞춘다.
같은 요소를 하나의 묶음
으로 정리한다.

제안요지
전표 기능의 번잡성과 변경 시 높은 단가 , 영업 데이터가 정확하지 않은
것을 해결하기 위해 X사의 전표 기능을 기간 시스템에서 분리시킵니다.
시스템에서 정보 시스템으로 분리
영업 사원은 필요할 때 최신 전표를 취득할 수 있는
분석 정밀도와 업무 신속성 향상을 기대할 수 있다.
X사의 과제 자사에서의 제안 기대 효과
전개하고 싶다
영업 조직의 변경에
따른 지원 비용을 낮
추고 싶다.
발문은 3 줄 이내로
정리한다.
왼쪽 위에서 아래쪽으로
흐르도록 동선을 만든다.
줄 간격은 1.2배, 여백은
0.1cm 로 설정한다
정렬 기능을 사용하여 요
소 사이의 위치를 맞춘다.
같은 요소를 하나의 묶음
으로 정리한다.
[원리 14] 서식과 배치를 맞춰라
줄 간격 & 단락 간격, 도표의 크기, 위치, 여백을 맞춥니다.
•줄 간격 지정 :
(여유) 1.2배
(표준) 설정 불필요
(자막) 0.85배
•단락 간격 지정 :
(단락 앞) 설정 불필요
(단락 뒤) 글꼴 크기의 0.5배
•여백 지정 : 상하좌우 ※ 글머리 기호 입력 시, 왼쪽은 오른쪽의 1.5배
(8포인트 미만) 모두 0.1cm
(8포인트 이상, 16포인트 미만) 0.1 cm& 0.2cm
(그 이상) 모두 0.2cm
• 정렬 기능을 사용해 글과 도형의 위치를 정렬합니다.
(파워포인트)
→ 3줄 이내의 텍스트 상자를 슬라이드마다 처음에 작성합니다.
→ 왼쪽 위에서 아래쪽으로 흐르도록 슬라이드 내에서 시선을 유도합니다.
→ 요소의 의미 단위로 덩어리를 만듭니다.
(워드)
→ 제목 단위의 단락 번호를 설정합니다.
→ 제목 단위로 단락 시작과 종료 위치를 확인합니다.
→ 도형을 삽입할 때는 문자의 위치를 다시 설정합니다.
(엑셀)
→ 시트의 왼쪽 끝과 상단은 1행 1줄씩 비운 뒤 사용합니다.
→ 셀의 높이와 너비에 대해 기준을 마련합니다.

초안 작성
2-3 군더더기 없는 알기 쉬운 문장 쓰기

영향・리스크 목록
전표 기능과 기간 시스템을 분리하면서 업무면과 시스템면의 영향을
고려해야 합니다.
① 기간 시스템의 매출 확정 처리가 끝난 시각
본 기능의 세일즈 집계의 자동처리는 ERP의 매출 집계 확정 후가 됩니다.
② 새로운 시스템의 일일분 자동 처리 시간
전날 세일즈 정보의 제공 시간은 ST시에 확정합니다.
③ 레포팅 처리의 성능 관리
전표 내용에 크게 의존하기 때문에 리포트의 사양 확정 시 평가합니다.
④ 열람 정보 검증의 깊이
검증의 복잡성은 서버쪽 시스템 성능에 부정적인 영향을 줍니다.
⑤ 서버의 부하
리포트 내용, 사용자 수에 의존하기 때문에 레포팅 사양 확정 시 평가합니다.
⑥ 사용자 수
현 시점에서는 문제 없지만 업무량이 늘어나면 직원을 늘려야 합니다
실패
곳곳에서 같은 용어가
다른 표현으로 나타난다.
전문 용어가 설명 없이 나타
나므로 사람에 따라서 이해
하지 못하는 경우도 있다.
질적 표현이므로 구체적인
이미지를 줄 수 없다.
번호 쓰기로 많은 정보를 열거했지만 무엇이 중요하고,
궁극적으로 어디에 영향을 미치는지 읽어낼 수 없다.

전표 기능과 기간 시스템을 분리하면서 업무면과 시스템면의 영향에 대해
6가지를 고려해야 할 필요가 있습니다.
[업무면에서의 영향]
① 전표 출력에 관련된 처리 시간
→ 전표 열람 규칙이 복잡할수록 성능에 대한 영향이 커집니다.
→ 전표 출력에 관련된 처리 시간은 사양 확정 시 결정합니다.
→ 처리 용량이 가정의 1.2배를 넘으면 직원을 증원시켜야 합니다.
[시스템 측면에서의 영향]
② 기간 시스템의 매출 확정 처리가 종료하는 시각
→ 매출 집계는 기간 시스템의 매출 집계 확정 후가 됩니다.
→ 최 신 매출 정보의 제공 시간은 시스템 테스트 *1 시에 확정합니다.
③ 서버의 처리 부하
→ 전표 열람 규칙이 복잡할수록 처리 부담이 커집니다.
→ 기기 구성은 사양 확정 시 수정 가능성이 있습니다.
1. 시스템 테스트 : 비즈니스 요구 사항에 대한 충족 여부를 확인하는 시험
Copyright (c) XXX Company All Rights Reserved.
문장으로 설명하기 어려운 내용은 도표를 활용한다.
용어 설명은 바닥
글을 이용한다.
알기가 쉬워지면
뼈대시점에서
제목을 변경해도
문제가 없다.

뼈대시점에서
문제가 없다.
[원리15] 용어 정의를 통일하라
상대가 오해하지 않고 잘 이해할 수 있도록 문서에서 사용
하는 전문적인 용어를 정의한 용어집을 만듭니다.
[원리16] 문장은 슬림하게 하라
상대에게 오해를 주지 않도록 과도한 표현은 제거해 나갑니다. 한 문
장 안에 쉼표(,)가 4개 이상 있거나 120자(A4용지 4줄 이상)를 초과하
는 경우에는 문장을 분할합니다.

[원리17] 정량적인 표현에 따라 설명하라
모호하지 않도록 기한이나 정도의 표현은 반드시 구체적인
숫자로 설명하고, 판단에 이용하는 데이터는 수치로 설명합니다.
[원리18] 텍스트 상자를 읽기 쉽게 하라
줄당 줄 바꿈, 줄 수 기준, 위치 정렬에 대한 규칙을 마련합니다.
(줄당 문자 수) 5글자 이상 35자 이하 또는 줄 수 × 2 이상
(한 줄 문장) 왼쪽 맞춤, 오른쪽 맞춤
(다중 문장) 양쪽 맞춤
(선택 숫자) 가운데 맞춤
뼈대시점에서
문제가 없다.

초안 작성
2-4 워크시트 작성하기

대분류 소분류 시스템명 거래처
주변계 영업지원계 영업지원시스템 S사
T사
제품명
구입가격
(초기비용)
유지비/연 가격 판매가격 수량 할인 보수율
초기 +
감각삼각
5년합계
소프트웨어：
・(A)Application Server
1,000 100 1,200 1,000 1 83.3% 8.3% 1,500
소프트웨어：
・브레드x21대 ・PCx2대
12,000 1,200 15,000 12,000 1 80.0% 8.0% 18,000
소프트웨어：
・(B사) Application Server
900 100 1,300 900 1 69.2% 7.7% 1,400
소프트웨어：
・브레드x21대 ・개발PCx3대
15,000 1,450 19,000 15,000 1 78.9% 7.6% 22,250
표 테두리가 굵어
숫자에 주목하기 힘들다.
실패
하드웨어와 소프트웨어 별로 집계하
고 싶지만, 금액 추출이 어렵다.
항목이 옆으로 열거되어 있으므로
전체적인 내용을 파악하기 어렵다.
분류에 공란이 있으므로 검색
되지 않는 행이 있다.

업데이트하기 쉽고, 보기 쉽도록 양쪽을 의식하여
엑셀표를 작성하면 제삼자가 이해하기 쉽다.

[원리19] 표 항목은 트리 구조로 맞춰라
모든 항목을 옆으로 나열하는 것이 아니라, 의미있는 요소마다
트리 계층을 만듭니다. 열 항목은 2~3단 조합으로 구성합니다.
읽는 사람의 입장에서 왼쪽 및 위쪽부터 읽어 이해할 수 있도록
열 항목을 차례로 늘어 놓습니다.
[원리20] 중복 내용은 회색으로 남겨라
나중에 검색과 재사용을 쉽게 할 수 있도록 중복된 내용은 회색 문자로 표시합니다.

[원리21] 선택적 항목 값과 설명은 별도 시트에 작성하라
여러 셀에서 참조하는 일반적인 가변 수치와 선택적 항목 값은 별도의 시트에서 관리합니다.
[원리 22] 셀 병합은 사용하지 마라
범위를 지정하여 함수를 사용하는 경우 편집 작업이 복잡하기 때문에 셀 병합은 사용하지 않
습니다. 여러 셀에 걸친 항목의 이름은 ‘선택 영역의 가운데로’를 사용합니다.
[원리23] 세부 정보는 그룹화로 숨겨라
요지를 전달하는 요약 테이블을 쉽게 표시하도록 하려면 결론 및 집계 결과의 근거가 되는 정
보는그룹화하여 표시/숨기기를 전환할 수 있도록 합니다.

[원리24] 바깥쪽 테두리는 실선, 안쪽 테두리는 점선으로 하라
촌스러운 표 형식은 읽는 사람으로 하여금 부정적 이미지를 줄 수 있으므로,
표 외형을 정리해야 합니다. 없어도 구분이 가능한 테두리는 제거합니다.

초안 작성
2-5 알기 쉬운 도표 선택하기

이번 시스템 도입은 자동 처리와 온라인에 관한 처리를 구현하는 것이므로, 개발 공정
단계는 난이도와 기능에 따라 결정됩니다. 필수 기능 개발은 38000만 원, 모든 것을
개발하기 위한 비용은 59000만 원이 필요합니다.
견적(작업 비용)
대량자동
처리
사용자처리
(필수) 마스터 취득 처리
(필수) 매출 데이터 취득 처리
(필수) 전표 데이터 생성 처리
(필수) 전표 검색 화면
(필수) 권한 설정 화면
C×5=월 5인
C×1=월 1인
B×3=월 6인
A×2=월 6인
B×5=월 10인
상기 모든 기능을 충족시키는 경우 필수 기능만을 채우는 경우
59000만 원 ※1인 월 단가 1000만 원
설계 공정 수:개발 공수의 40% :월 11인
개발 공정 수:상기 표와 같음 :월 28인
시험 공정 수 :개발 공정 수의 70% :월 20인
38000만 원 ※1인 월 단가 1000만 원
설계 공정 수:개발 공수의 40% :월 7인
개발 공정 수:상기 표와 같음 :월 18인
시험 공정 수 :개발 공정 수의 70% :월 13인
실패
※A:월 3인, B:월 2인, C:월 1인
필수 기능은 분할 개발할 수 없습니다.
Copyright© XXX Company All Rights Reserved
모든 것을 문자정보만으로 정리하였기
때문에 내용을 바로 알기가 어렵다.

금액은 양을 강조하는
막대형 그래프, 공수 내
역은 필요한 수치를 망
라한 행렬도를 사용한다.

[원리25] 다이어그램과 그래프를 구별하여 사용하라
문장만으로는 전하기 어려운 설명은 도표를 이용합니다.
도표는 크게 눈으로 보고 판단하기 위한 개념적인 다이어그램과 데이터로 판단
하기 위한 통계적인 그래프로 나뉘며 목적에 따라서 구분하여 사용합니다.

[원리26] 차트를 사용하여 정보를 도해화하라
가로세로, 관계성, 시계열의 3가지 유형으로 다이어그램을 작성합니다.
[원리27] 다이어그램 ① 우선 순위 도해하기 (가로세로 : 사분면도)
나뉜 영역마다 우선 순위를 매길 수 있습니다.
[원리28] 다이어그램 ② 목록 도해하기 (가로세로 : 행렬도)
가로 항목에 중복이 없고, 세로의 항목은 같은 종류의 내용을
나열할 때 사용합니다.
[원리29] 다이어그램 ③ 로직 도해하기 (관계 : 계층도)
항목을 알기 쉬운 단위로 세분화할 수 있습니다.

[원리30] 다이어그램 ④ 집합 도해하기 (관계 : 집합도)
여러 그룹에 걸친 항목을 파악하여 검토할 때 사용합니다
[원리31] 다이어그램 ⑤ 관계 도해하기 (관계 : 상관도)
의사소통, 시스템, 기능의 상호 관계를 알기 쉽게 파악할 수 있습니다.
[원리32] 다이어그램 ⑥ 단계의 변화 도해하기 (시계열 : 단계도)
시계열 축을 따라 대상의 변화(성장 확대, 발전 등)를 단계별로 파악합니다.
[원리33] 다이어그램 ⑦ 시간에 따른 순서 도해하기 (시계열 : 프로세스 )
순서도나 간트 차트 등 일정을 나타낼 때 사용합니다.
[원리34] 다이어그램 ⑧ 반복적인 흐름 도해하기 (시계열 : 순환도 )
이벤트나 일회성에 그치지 않는 개선 활동을 설명할 때 사용합니다.

[원리35] 그래프를 사용하여 통계 정보를 도해하라
양, 변화, 분포의 3가지 유형의 그래프를 선택하여 작성합니다.
[원리36] 그래프 ① 크기 도해하기 (양 : 막대형)
규모의 크기를 감각적으로 파악할 때 사용합니다.
[원리37] 그래프 ② 비율이 큰 순서대로 도해하기 (양 : 원형)
분석 대상 데이터에서 상위 몇 가지 요소를 확인하거나,
요소 간 비율을 비교할 때 사용합니다.
[원리38] 그래프 ③ 비율을 전체적으로 도해하기
분석 대상 데이터에서 상위 몇 가지 요소를 확인하거나,
요소 간 비율을 비교할 때 사용합니다.

초안 작성
2-6 도형과 선의 사용 규칙 정하기

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수정 전 수정 후
문자열이 도형 안에 입력되어 있지 않았으므
로 2개의 모형을 동시에 변경해야 한다.
도표를 확대하면 그때마다
표의 선을 1개씩 수정해야 한다
의미 없이 다른 도형을 사
용하여 상대에게 혼란을 주었다
도형을 이동하면 각각의
선을 수정해야 한다.

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문자열과 도형이
함께 이동한다.
테두리가 사각형을 조합한
것이어서 확대/축소해도 본래
모양이 변하지 않는다.
프로세스상 기능은 도형
자체의 의미에 맞게
사각형으로 통일한다
꺾인 연결선을 이용하면
도형의 이동과 함께 연결선이
동시에 움직인다.

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[원리45] 도형의 형태에 규칙을 정하라
도형이 갖는 이미지를 이용하여 직감적으로 구분하여 사용합니다.
[원리 47] 도형 ① 정보와 개념 도해하기
(사각형) 구체적 사실 (삼각형) 상하 관계, 목표, 이정표 (모서리가 둥근 사각형) 추상적, 추측
(원형) 모호한 개념, (선형) 비율
[원리 48] 도형 ② 연결 방향과 강약 도해하기
(직선·꺾인 연결선) 명확한 이력 (곡선) 완만한 이력 (실선) 계속적인 연결 (점선) 일시적인
연결 (기본 화살표) 보통의 상관 (열린 화살표) 완만한 상관 (날카로운 화살표)
강한 상관(다이아몬드 화살표) 강한 연결 (구부러진 화살표) 다소 강한 관계
[원리 49] 도형 ③ 집합 관계 도해하기
(대괄호) 통합 (중괄호) 집약 전과 후
[원리 50] 도형 ④ 시간의 흐름과 상태 변화 도해하기
(상향 화살표) 시간의 흐름 (삼각형, 블록 화살표) 상태의 변화 (블록 설명선) 내용에 대한 결과
[원리 51] 도형 ⑤ 이유와 설명 도해하기
(사각형·설명선) 구체성이 있는 이유, 추가 정보 (모서리가 둥근 사각형·
모서리가 둥근 사각형 설명선) 의견과 추측 (구름 모양 설명선) 추측과 생각

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[원리51] 제공하지 않는 도형은 만들어라
① 도형의 조합, ② 도형의 편집, ③ 자유형 기능에 의해서 표준에 없는 새로운 도형 만들기
[원리52] 변경이 용이한 도형을 사용하라
[원리53] 겹치는 도형은 순서와 투명도를 설정하라
[원리54] 위치 맞춤 / 크기 지정 / 도형 변경

초안 작성
2-7 읽기 쉽도록 색 사용하기

의미 없이 여러 색을 사용해서 색상이
궁금해서 내용을 제대로 보지 않는다.
색이 달라도 같은 명도로 색을 조합하면,
흑백 인쇄 시 색 구별이 안되는 문제가 있다.
실패

배경은 흰색으로 통일하고 강조하고
싶은것만 강조색을 사용하고 있다
같은 명암의 색을 사용했지만
배경색을 바꿔 알아 보기 쉽게 했다.

[원리55] 처음에는 색을 지정하지 않고 만들어라
처음에는 색을 사용하지 않고 페이지를 작성한 다음 강조와 색상이 필요한 곳을 구별합니다.

[원리56] 강조색, 기본색, 옅은색을 정하라
색 팔레트(색상×채도)에서 좋아하는 색을 선택합니다. 다음에 명도에서 강조색을 결정하고,
밝기를 절반 정도로 줄여 기본색을 정합니다. 그리고 다시 밝기를 절반으로 줄여 옅은색을 정합니다.
그 외는 배경색과 같은 색으로 하거나 무채색을 사용합니다.
(강조색) 특히 주목할 곳에만 한정적으로 사용합니다.
(기본색) 제목이나 주목할 곳에 사용합니다.
(옅은색) 어느 정도 의식할 곳에 사용합니다.
(무채색, 연한색) 보기 쉽기 때문에 색칠할 곳에 사용합니다.
(무채색, 짙은색) 무채색 중에서도 강조하고 싶은 곳에 사용합니다.

[원리57] 상대에 맞춰 기본색을 정하라
상대가 소속되어 있는 조직의 심볼 컬러에 맞춰 기본색을 사용합니다.
특별한 지정이 없는 경우, 감정적으로 호소할 자료는 따뜻한 계열 색, 논리적으로 호소하고 싶은 자
료는 차가운 계열의 색을 사용합니다.
[원리58] 패턴을 사용하여 색상 수를 줄여라
채우기 색에 패턴을 이용하여 단색으로 여러 내용을 표시합니다.
[원리59] 엑셀 표는 의미 단위로 색을 분류하라
(전체) 셀 전체를 선택하여 배경색을 흰색으로 지정합니다.
(열) 첫 번째 층은 강조색, 두 번째 층은 기본색, 세 번째 층은 옅은색으로 설정합니다.
(셀) 숫자와 문자만 입력하는 셀은 흰색, 자동 계산 셀은 연노랑으로 배경색을 설정합니다.

마무리 작업
3-1 콘텐츠의 설득력 강화하기

문장 중에 어필 포인
트가 한 곳이어서 강
조 부분이 알기 쉽다.
또 도표가 단순하고
보기에 좋으며 데이터
출처도 명확해 신뢰성
이 높다

문장 중에 어필 포인
트가 한 곳이어서 강
조 부분이 알기 쉽다.
또 도표가 단순하고
보기에 좋으며 데이터
출처도 명확해 신뢰성
이 높다
[원리60] 강조할 포인트는 굵기와 색상으로 강조하라
도표에서 주목시키고 싶은 것을 ‘모양 강조’+‘주장 명시’를 하고, 목적 부분과 대상 부분의 문장을
나누어 해당 부분을 강조한다. 숫자를 강조할 때는 ‘ArialBrack’ 폰트를 사용한다
[원리61] 도표는 그림( 확장 메타 파일) 형식으로 삽입하라
도표는 그림(확장 메타 파일) 형식으로 붙여넣어 이미지 크기와 모양세를 좋게 한다.
[원리62] 그래프의 테두리와 눈금선을 정리하라
그래프의 테두리를 삭제하고, 눈금선 간격을 넓힌다.
[원리63] 분석의 근거가 되는 도표에는 출처를 써라
쓰여진 사실이나 수치가 상대의 판단에 영향을 미치는 것이라면 반드시 출처를 명시한다.

마무리 작업
3-2 인쇄 시 모양 최적화하기

화면상에서 본 모양 흑백 인쇄 시 결과물
화면상에서는 2계열의 막대 사이의 차이가 두드러지지만,
흑백으로 인쇄하면 잘 보이지 않던 테두리가 검은색으로 인쇄되어 버린다
실패

보이지 않는 테두리가 인쇄되지 않도록 회색조로 설정하면
흑백 인쇄를 해도 모양을 해치지 않는다.

보이지 않는 테두리가 인쇄되지 않도록 회색조로 설정하면
흑백 인쇄를 해도 모양을 해치지 않는다.
[원리65] 회색조로 설정하라
슬라이드 내의 모든 개체에 그레이스케일을 설정하여
의도치 않은 선의 표시나 흑백 반전을 막습니다.

마무리 작업
3-3 배포하는 전자 문서 점검하기

파워포인트, 워드, 엑셀로 작성한 문서에는 보이지 않는 속성 정보가 설정되어 있어 다
른 목적으로 만든 자료를 공유해서 사용하면 예측하지 못한 내용이 남아 있을 수 있다
실패

문서 검사를 이용하여 문서의 모든 곳에 설정되어 있는 항목 값에서
문제가 될 만한 곳을 찾아낸다. 문제되는 정보는 삭제한 후 전자파일
의 작성을 완료한다.

문서 검사를 이용하여 문서의 모든 곳에 설정되어 있는 항목 값에서
문제가 될 만한 곳을 찾아낸다. 문제되는 정보는 삭제한 후 전자파일
의 작성을 완료한다.
[원리69] 눈에 보이지 않는 정보는 문서에서 제거하라
머리글/바닥글과 속성 정보에 설정된 내용을 확인하고
불필요한 것을 삭제합니다.
[원리70] 자료의 변경을 막아라
내용을 변경시킬 수 없는 자료는 보호 설정 또는 PDF 형식으로 파
일을 변환하여 읽기 전용으로 만든 다음 배포합니다.

본 내용은 <보고서 작성 원리 70>에서 발췌했습니다.

보고서 작성 원리 : 실패와 성공 사례 비교

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