Gail Houston shares ideas on how to help employees impacted by workforce reductions at TalentNet Live

1. DDooiinngg OOuuttppllaacceemmeenntt
IInn--hhoouussee
GGaaiill HHoouussttoonn
OOcctt 77,, 22000099

2. We have all ggootttteenn tthhaatt ccaallll
““TTIIMMEE TTOO DDOOWWNNSSIIZZEE!!””

3. TThhee NNoorrmmaall RReeaaccttiioonn
LLaayyooffff RReeccrruuiitteerrss

4. TThhee BBeetttteerr RReeaaccttiioonn
RReeiinnvveenntt YYoouurr TTeeaamm

5. What hhaappppeennss wwhheenn wwee ddoo
aa llaayyooffff ppoooorrllyy iinn aa ssoocciiaall
mmeeddiiaa wwoorrlldd
 CCoommmmeenntt ffrroomm IInnddeeeedd ffoorruumm::
– II hhaavvee nnootthhiinngg ttoo ssaayy aabboouutt XXXXXX,, eexxcceepptt
tthhaatt tthhee wwaayy tthheeyy hhaannddlleedd tthhee llaayyooffff iinn mmyy
ssiittuuaattiioonn wwaass aabbssoolluutteellyy rriiddiiccuulloouuss.. II ddiiddnn''tt
ffeeeell tthhaatt aa pphhoonnee ccaallll wwiitthh 3300++ ppeeooppllee oonn
tthhee pphhoonnee aallll bbeeiinngg ttoolldd tthheeyy wweerree lleett ggoo
wwaass tthhee ""pprrooppeerr"" wwaayy ttoo ddoo iitt..
((tthheerree wweerree ppaaggeess aanndd ppaaggeess ooff ccoommmmeennttss oonn tthhiiss
ppaarrttiiccuullaarr llaayyooffff –– tthhiiss wwaass oonnee ooff tthhee ttaammeerr rreessppoonnsseess))

6. What happens wwhheenn wwee ddoo aa
llaayyooffff wweellll iinn oouurr SSoocciiaall MMeeddiiaa
WWoorrlldd
 CCoommmmeenntt ffrroomm aa RRoocckkffoorrdd AAmmbbuullaannccee
eemmppllooyyeeee oonn aa ssiittee tthhaatt ttrraacckkss llaayyooffffss ––
wwwwww..tteelloonnuu..ccoomm
– BBeeiinngg aa ppaarrtt ooff RRoocckkffoorrdd wwaass aa ggrreeaatt eexxppeerriieennccee..
II wwoorrkkeedd tthheerree ffoorr oonnllyy 44 yyeeaarrss bbuutt II nneevveerr ffeelltt
lliikkee aa nneewwbbiiee.. EEvveerryy ppeeeerr ttrreeaatteedd mmee ffrraannkkllyy aanndd
hheellppeedd mmee wwhheenneevveerr II nneeeeddeedd iitt..
YYeess II hhaavvee bbeeeenn llaaiidd ooffff!!
II aamm nnoott mmuucchh ddiissaappppooiinntteedd aatt lloossiinngg jjoobb bbuutt II
aamm ddiissaappppooiinntteedd aatt lloossiinngg ggoodd ffoollkkss..

7. AAggeennddaa
 IInnttrroodduuccttiioonn
 WWhhyy –– UUnnddeerrssttaannddiinngg tthhee RROOII ooff IInn--
HHoouussee OOuuttppllaacceemmeenntt
 HHooww –– TThhiinnggss ttoo CCoonnssiiddeerr
 CCaassee SSttuuddiieess
 UUsseeffuull RReessoouurrcceess

8. Why – UUnnddeerrssttaannddiinngg TThhee
RROOII ooff IInn--HHoouussee
OOuuttppllaacceemmeenntt
 BByy ccrreeaattiinngg aa ssttrraatteeggyy ttoo hheellpp yyoouurr eexxiittiinngg
eemmppllooyyeeeess yyoouu::
– PPrrootteecctt YYoouurr CCoommppaannyy’’ss BBrraanndd
– IImmpprroovvee MMoorraallee ffoorr bbootthh eexxiittiinngg aanndd rreemmaaiinniinngg
eemmppllooyyeeeess
– IImmpprroovvee tthhee ““bboooommeerraanngg”” eexxppeerriieennccee –– kknnooww
wwhheerree yyoouurr eemmppllooyyeeeess llaanndd
– IImmpprroovvee yyoouurr rreeccrruuiitteerr’’ss sskkiillllss
– KKeeeepp vvaalluuaabbllee ttaalleenntt iinn hhoouussee ffoorr tthhee ““uupp sswwiinngg””
– CCoosstt ssaavviinnggss -- sseevveerraannccee,, rreeccrruuiittiinngg,,
oouuttppllaacceemmeenntt aassssiissttaannccee aanndd uunniinntteennddeedd
aattttrriittiioonn

9. HOW –– PPrreeppaarriinngg YYoouurr
TTeeaamm
 PPrreeppaarree YYoouurr TTeeaamm
– PPaarrttiicciippaattee iinn oouuttppllaacceemmeenntt aanndd nneettwwoorrkkiinngg eevveennttss
– TTeeaacchh yyoouurr rreeccrruuiitteerrss hhooww ttoo lleeaadd ccllaasssseess –– bbootthh lliivvee aanndd
oonn wweebb eexx
– KKeeeepp tthheemm uupp ttoo ddaattee oonn tthhee llaatteesstt rreeccrruuiittiinngg tteecchhnniiqquueess
– CCrreeaattee aann aalluummnnii ppoorrttaall uussiinngg ssiitteess lliikkee YYaahhooooggrroouuppss,,
LLiinnkkeeddIInn,, FFaacceebbooookk aanndd SSeelleecctt MMiinnddss ttoo sshhaarree jjoobblleeaaddss
– TTrraaiinn yyoouurr tteeaamm oonn aavvaaiillaabbllee rreessoouurrcceess dduurriinngg aa rreedduuccttiioonn
iinn ffoorrccee ((ii..ee.. DDOOLL rreessoouurrcceess,, CCoobbrraa // lloossss ooff bbeenneeffiitt iissssuueess;;
ppaayy rreedduuccttiioonn,, kkeeyy ccoonnttaaccttss wwiitthhiinn EEmmppllooyyeeee RReellaattiioonnss ffoorr
ccrriittiiccaall iissssuueess,, kkeeyy ccoonnttaaccttss wwiitthhiinn yyoouurr bbuussiinneessss uunniittss,,
llooccaall nneettwwoorrkkiinngg ggrroouuppss ooffffeerriinngg aassssiissttaannccee))

10. HOW – TThhiinnggss ttoo CCoonnssiiddeerr
WWhheenn DDeevveellooppiinngg YYoouurr
PPllaann
 TThhiinnggss ttoo CCoonnssiiddeerr BBeeffoorree DDeevveellooppiinngg YYoouurr PPllaann
– How many employees are being impacted and where?
– What are the skill sets of the impacted employees?
– How many recruiters will remain on your team?
– How long will you offer assistance?
– When will system access for impacted employees be cut
off and how will that be handled so employees can still
receive leads?
– What happens to your current openings (are they going on
hold, cancelled)
– Create rules around rehire eligibility
– Can you reallocate any of your recruiting budget
– Understand WARN and Data Privacy

11. HHooww –– SSeevveerraannccee
 Severance
Will the impacted employees receive
severance (lump sum payout) or pay
continuation during notification period?
What happens to the severance payment if
they are placed internally or come back on
contract? Repayment?
 Rules around losing severance eligibility if
they turn down a job that is a match internally
 Create DOL feeds if necessary

12. HHOOWW –– WWhhaatt SSeerrvviicceess
WWiillll YYoouurr TTeeaamm OOffffeerr
– WWhhaatt sseerrvviicceess wwiillll yyoouurr tteeaamm ooffffeerr
WWiillll rreeccrruuiitteerrss bbee aassssiiggnneedd ttoo iinnddiivviidduuaall
eemmppllooyyeeeess oorr iinn mmoorree ooff hheellpp ddeesskk // eexxeeccuuttiivvee
ssuuiittee ffaasshhiioonn??
WWhhaatt ttyyppeess ooff jjoobblleeaaddss wwiillll bbee sshhaarreedd ––
iinntteerrnnaall,, eexxtteerrnnaall oorr bbootthh
 HHooww wwiillll jjoobblleeaaddss bbee sshhaarreedd ((ppoorrttaall,,
sspprreeaaddsshheeeettss,, eemmaaiill lliisstt))
 PPrrooaaccttiivvee mmaarrkkeettiinngg oorr rreeaaccttiivvee
 RReessuummee wwrriittiinngg aassssiissttaannccee

13. HOW –– WWiillll YYoouurr TTeeaamm
CCoonndduucctt WWoorrkksshhooppss
WWoorrkksshhooppss
– LLiivvee oorr WWeebbiinnaarr
IInntteerrvviieewwiinngg
RReessuummee WWrriittiinngg
SSoocciiaall MMeeddiiaa // IInntteerrnneett
PPeerrssoonnaall BBrraannddiinngg
NNeettwwoorrkkiinngg
PPeerrssoonnaall CCooaacchhiinngg

14. HHooww –– EExxtteerrnnaall
OOuuttppllaacceemmeenntt
 EExxtteerrnnaall OOuuttppllaacceemmeenntt AAssssiissttaannccee
– WWiillll oouuttppllaacceemmeenntt sseerrvviicceess bbee ooffffeerreedd
 OOppttiioonn ttoo cchhoooossee iinn hhoouussee oorr eexxtteerrnnaall
– AAllll oorr cceerrttaaiinn ppoossiittiioonnss ((eexxeeccuuttiivvee,, rreeccrruuiitteerrss))
 IInn CCoonnjjuunnccttiioonn wwiitthh
– TThheeyy wwoorrkk wwiitthh tthhee eemmppllooyyeeee aatt tthhee ssaammee ttiimmee tthhee
iinntteerrnnaall ppllaacceemmeenntt ooppttiioonn iiss bbeeiinngg eexxpplloorreedd aanndd
ssoommeettiimmeess ccoonnttiinnuuee aafftteerr sseeppaarraattiioonn
 IInnsstteeaadd ooff
– EExxtteerrnnaall oouuttppllaacceemmeenntt iiss nnoott aann ooppttiioonn ssiinnccee
iinntteerrnnaall oouuttppllaacceemmeenntt iiss aavvaaiillaabbllee

15. HHooww –– MMeettrriiccss
 MMeettrriiccss
– HHooww wwiillll yyoouu mmeeaassuurree ssuucccceessss
 EEmmppllooyyeeeess ppllaacceedd oorr rreehhiirreedd iinntteerrnnaallllyy
 EEmmppllooyyeeeess ppllaacceedd eexxtteerrnnaallllyy
 UUssaaggee ooff iinntteerrnnaall sseerrvviicceess ooffffeerreedd
 UUssaaggee ooff eexxtteerrnnaall sseerrvviicceess ooffffeerreedd
 SSeevveerraannccee ssaavviinnggss
 OOuuttppllaacceemmeenntt ssaavviinnggss
 RReeccrruuiittiinngg//RReettrraaiinniinngg SSaavviinnggss
 SSuurrvveeyyss oonn eemmppllooyyeeee ssaattiissffaaccttiioonn wwiitthh sseerrvviicceess ooffffeerreedd

16. CCaassee SSttuuddiieess
 EEDDSS
 IInnttuuiitt
 GGuullffssttrreeaamm AAeerroossppaaccee
 KKPPMMGG
 PPrrooffeessssiioonnaall SSeerrvviicceess FFiirrmm
 MMiicchhaaeellss

17. CCaassee SSttuuddyy -- EEDDSS
 EDS has used a number of different models over
time
– Career Assistance Center - created to help with
ongoing outplacement efforts whether large or small –
provided instructors to teach a workshop in any location
and provide one on one resume review sessions
– Global Workforce Management – branch of employee
relations created to manage the processes involved in a
large scale reduction (WARN, communication plan to
managers on what would happen, how it would happen,
train the managers, provide materials to the managers, as
well as ran the employee help desk for impacted
employees
– Workshops
– Internal and External Assistance
– Severance Clawback Arrangements

18. CCaassee SSttuuddyy -- IInnttuuiitt
 Intuit has used a number of different models
– Workshops – live and over the phone
– Recruiters assigned to specific employees if the volume
allows
– Source code – time sensitive in our ATS system
– Works in conjunction with external Outplacement
– Internal Placements have been as high as 85%
– External leads are shared via Quickbase
– Kiosk available in certain geo’s
– Webinars now being created not only for our internal
employees but also for our community groups

19. Case SSttuuddyy –– GGuullffssttrreeaamm
AAeerroossppaaccee
 Started Internal Outplacement efforts in April 2009
 Concern with employee care and ability to rehire staff when market
turns created need for service
 Created Gulfstream branded portal thru vendors – www.optijob.com
and www.employon.com
 Created workshops and webinars in conjunction with Gulfstream
training department
 Recruiters assigned by city based on volume for a 12 week period -
primarily with external job search Partnered with DOL (Department of
Labor) – utilized stimulus dollars to pay for reverse career fairs, rent,
food, etc
 Reverse Career Fairs – attracted 72 companies
 56% utilization, 78% knowledge of where impacted employees have
landed
 Gulfstream Aerospace process was written up in Aviation Week as
an employer who got it right this time -
http://www.aviationweek.com/aw/jsp_includes/articlePrint.jsp?storyID=news/MAIN.xml&headLine=A

20. CCaassee SSttuuddyy -- KKPPMMGG
 BBeeggaann IInntteerrnnaall OOuuttppllaacceemmeenntt WWoorrkk iinn 22000099
 RReeccrruuiitteerrss wweerree ttrraaiinneedd bbyy rreesseeaarrcchhiinngg
oouuttppllaacceemmeenntt eeffffoorrttss
 IImmppaacctteedd EEmmppllooyyeeeess aarree aassssiiggnneedd aa rreeccrruuiitteerr
 HHeellpp wwiitthh rreessuummeess pprroovviiddeedd
 WWeebbiinnaarrss aarree aavvaaiillaabbllee oonn vvaarriioouuss ttooppiiccss
 HHeellpp sseeaarrcchh bbootthh iinntteerrnnaallllyy aanndd eexxtteerrnnaallllyy
 LLeeaaddss aarree kkeepptt aanndd sshhaarreedd uussiinngg sspprreeaaddsshheeeettss
 NNooww llooookkiinngg aatt sseelllliinngg oouuttppllaacceemmeenntt sseerrvviicceess ttoo
ccuussttoommeerrss –– aallrreeaaddyy bbeeiinngg ddoonnee iinntteerrnnaattiioonnaallllyy

21. CCaassee SSttuuddyy --
PPrrooffeessssiioonnaall SSeerrvviicceess
 CCrreeaatteedd RReeccrruuiittiinngg CCoonncciieerrggee GGrroouupp iinn FFeebb 22000099
 FFuullll ttiimmee tteeaamm ooff 33 wwiitthh aaddddiittiioonnaall ssuuppppoorrtt oonn aass nneeeeddeedd bbaassiiss ––
aavvaaiillaabbllee ttoo tthhee eemmppllooyyeeee dduurriinngg nnoottiiffiiccaattiioonn ppeerriioodd aanndd aafftteerr
sseeppaarraattiioonn iiff rreettuurrnniinngg ttoo ccoommppaannyy iiss tthhee eemmppllooyyeeee’’ss ggooaall
 FFooccuuss iiss iinntteerrnnaall ppllaacceemmeenntt wwiitthh RReeccrruuiittiinngg CCoonncciieerrggee ggrroouupp mmaakkiinngg
aaccttiivvee ccaallllss oonn bbeehhaallff ooff tthhee iimmppaacctteedd eemmppllooyyeeee ttoo tthhee rreeccrruuiittiinngg tteeaamm
 WWoorrkkss iinn ccoonnjjuunnccttiioonn wwiitthh RRiisseeSSmmaarrtt –– tthheeyy hhaannddllee tthhee eexxtteerrnnaall
oouuttppllaacceemmeenntt sseerrvviicceess ttoo iinncclluuddee rreessuummee wwrriittiinngg sseerrvviicceess –– aavvaaiillaabbllee
ttoo tthhee eemmppllooyyeeee ffoorr 66 mmoonntthhss
 HHRR tteeaamm pprroovviiddeess ccllaassss ““MMaarrkkeettiinngg aa BBeetttteerr YYoouu””
 RReeccrruuiittiinngg CCoonncciieerrggee tteeaamm iiss ccoonnssiiddeerreedd aa vvaalluuaabbllee ssoouurrccee ffoorr
rreeccrruuiitteerrss wwiitthh aa ppllaacceemmeenntt rraattee ooff oovveerr 5500%% iiff ccaannddiiddaattee iiss
iinntteerrvviieewweedd
 TTrraannssffeerrrreedd oorr rreehhiirreedd oovveerr 550000 eemmppllooyyeeeess ssiinnccee FFeebb
 DDrreeaamm ssttaattee –– ttoo bbee aabbllee ttoo ooffffeerr tthhiiss sseerrvviiccee ttoo aannyy iinntteerrnnaall wwaannttiinngg
ttoo llooookk ffoorr aa nneeww ooppppoorrttuunniittyy

22. Case SSttuuddyy -- MMiicchhaaeellss
 RReeccrruuiitteerrss wweerree aassssiiggnneedd ttoo wwoorrkk wwiitthh eemmppllooyyeeee
oonnee oonn oonnee
 RReeccrruuiitteerrss pprroovviiddeedd aassssiissttaannccee wwiitthh bbootthh iinntteerrnnaall
lleeaaddss aanndd eexxtteerrnnaall lleeaaddss
 EEmmppllooyyeeeess aarree ggiivveenn aann IInntteerrnnaall SSoouurrccee ccooddee iinn
AATTSS ssyysstteemm ffoorr eeaassyy iiddeennttiiffiiccaattiioonn
 LLeeaaddss ccoommmmuunniiccaatteedd vviiaa eemmaaiill
 WWoorrkkeedd iinn ccoonnjjuunnccttiioonn wwiitthh OOuuttppllaacceemmeenntt
 FFooccuuss wwaass nnoott oonn mmeettrriiccss bbuutt oonn mmoorraallee ooff tthhee
iimmppaacctteedd eemmppllooyyeeee –– ffeeeeddbbaacckk hhaass bbeeeenn ppoossiittiivvee

23. UUsseeffuull RReessoouurrcceess
 hhttttpp::////ccaarreeeerrddffww..oorrgg//JJ// -- ccrreeaatteedd bbyy JJeeffff MMoorrrriiss ttoo bbee aa oonnee ssttoopp ppllaaccee ffoorr
tthhee uunneemmppllooyyeedd oorr uunnddeerr--eemmppllooyyeedd iinn tthhee DDFFWW aarreeaa ttoo vviissiitt.. GGrreeaatt rreessoouurrccee
ffoorr rreeccrruuiittiinngg oorrggaanniizzaattiioonnss ttoo uussee ttoo ttrraaiinn tthheeiirr rreeccrruuiitteerrss oonn oouuttppllaacceemmeenntt
eeffffoorrttss –– mmoosstt ffoorr ffrreeee
 WWAARRNN -- TThhee WWAARRNN AAcctt hheellppss eennssuurree aaddvvaannccee nnoottiiccee iinn ccaasseess ooff qquuaalliiffiieedd ppllaanntt
cclloossiinnggss aanndd mmaassss llaayyooffffss.. TThhee UU..SS.. DDeeppaarrttmmeenntt ooff LLaabboorr hhaass iissssuueedd tthheessee gguuiiddeess ttoo
pprroovviiddee wwoorrkkeerrss aanndd eemmppllooyyeerrss wwiitthh aann oovveerrvviieeww ooff tthheeiirr rriigghhttss aanndd rreessppoonnssiibbiilliittiieess uunnddeerr
tthhee pprroovviissiioonnss ooff tthhee WWAARRNN AAcctt -- hhttttpp::////wwwwww..ddoolleettaa..ggoovv//llaayyooffff//wwaarrnn..ccffmm
 DDaattaa PPrriivvaaccyy -- Information privacy, or data privacy is the relationship between
collection and dissemination of data, technology, the public expectation of privacy, and
the legal and political issues surrounding them. Privacy concerns exist wherever
personally identifiable information is collected and stored - in digital form or otherwise.
Improper or non-existent disclosure control can be the root cause for privacy issues.
Contact your legal department for more information. Firms in the case studies worked
with their legal departments to create “opt in” and “opt out” language in their
outplacement process
 If you have additional questions contact - Gail Houston – gail_houston@intuit.com