1. Vastgoedmanagement 3.0
Visie
op integraal vastgoedmanagement
in het publieke domein
2. Inleiding
Professioneel en integraal vastgoedmanagement met VGM
De professionalisering van het vastgoedbeheer bij organisaties in het publiek domein is al en wordt in
de komende jaren alleen maar belangrijker. Door de bezuinigingen van het Rijk wordt er strakker
gestuurd op financiën en zo ook op de exploitatie van het vastgoed.
Het geheel aan activiteiten dat hierop betrekking heeft duiden wij aan als vastgoedmanagement. Het
vastgoedmanagement speelt bij publieke organisaties een cruciale rol in de bedrijfsvoering. Om het
daadwerkelijk op een professionele wijze te kunnen in vullen dient in onze optiek de integraliteit van de
opgave in ogenschouw te worden genomen.
Integraliteit o.a. in termen van:
• Betrokkenheid verschillende afdelingen/sectoren binnen de organisatie;
• Door het veelal publieke belang dat geldt is inzicht, transparantie en het kunnen verantwoorden
van activiteiten en uitgaven van belang;
• De kostendekkendheid van de exploitaties, zonder grote winsten en verliezen;
• De informatieverstrekking op verschillende aggregatieniveaus
• De toegang tot informatie op verschillende niveaus die noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening;
• Verantwoord en duurzaam beheren van en investeren in vastgoed.
2
4. Vastgoedmanagement 3.0
De informatie die de organisatie genereert en die voor de processen noodzakelijk is, kan in de vorm van
managementinformatie direct beschikbaar zijn voor management en bestuur. Hiermee kunnen de
processen adequaat worden gemonitord en kan op basis van de actualiteit worden gerapporteerd en
verantwoording worden afgelegd. Met VGM kan dat direct worden vormgegeven. Er zijn geen lange en
kostbare implementatietrajecten noodzakelijk.
VGM bezit een uitgebreide basisfunctionaliteit. Dat biedt de mogelijkheden om het proces van
vastgoedmanagement eerst te centraliseren en/of te professionaliseren om vervolgens gefaseerd en
weloverwogen tot vervanging van bestaande systemen of integratie van bestaande systemen te komen.
Daarmee beogen wij desinvesteringen te voorkomen en op een verantwoorde wijze het investeren in
nieuwe informatiesystemen mogelijk te maken terwijl met VGM de vastgoedportefeuille al direct
inzichtelijk is gemaakt.
Door de prettige en logisch lay-out stimuleert VGM als het ware zijn eigen gebruik! Dat levert direct al
een efficiency voordeel op en nodigt direct uit tot samenwerking tussen de verschillende disciplines.
4
5. Scope op Vastgoedmanagement 3.0
Bestuur
Rapportage
Wat doet de Afdeling Vastgoed?
Proces
Waar wordt de informatie
vastgelegd en beschikbaar
gesteld?
Managamentinformatie
(informatie)
Systemen Organisatie
Hoe doen we dat en met wie?
Informatie
Welke (proces)informatie is nodig en komt er beschikbaar?
5
7. Toegevoegde waarde
De toegevoegde waarde en kracht van GGAM is dat wij het gehele werkveld kunnen overzien. Onze
ervaringen in de afgelopen jaren vormt daarin een solide basis. Wij beschikken over het vermogen om
op een transparante en natuurlijke wijze de verschillende disciplines, afdelingen, belangen,
werkzaamheden én processen bij elkaar te brengen.
Wij vormen als het ware de “interface” tussen de voornoemde aspecten; wij beschikken over de
deskundigheid en spreken de taal. Als relatieve buitenstaander acteren we waardevrij. Vooruitkijken en
het benoemen van de kansen (winstpunten) is een belangrijk onderdeel van onze visie op de
aanpak. Dat enthousiasmeert en stimuleert om tot snelle resultaten te kunnen komen.
Werprocessen
Er kan een betere kwaliteit van dienstverlening worden geleverd wanneer de werkprocessen op een
goede wijze zijn beschreven en er wordt gewerkt conform die werkprocessen. Het vastleggen van
resultaten van de werkprocessen en de activiteiten daarin moeten tot een meerwaarde voor de
organisatie leiden. Werkprocessen zijn echter geen doel op zich; zij kunnen o.a. bijdragen aan:
• Duidelijkheid over wie, wat en wanneer doet (taak- en rolverdeling)
• Een referentiepunt voor kennisoverdracht
• Meer focus op procesresultaten met prestatie-indicatoren
• Meer klantgericht denken en werken
7
8. VGM
VGM staat voor VastGoedMonitor en is een informatiesysteem dat bij onze aanpak een ondersteunende
rol vervult om de veelal decentraal aanwezige informatie over de Vastgoedportefeuilles integraal
inzichtelijk te maken.
Inzicht kan op zich zelf een doel zijn, maar met name de transformatie van decentraal naar integraal
vastgoedbeheer vormt een aanleiding voor het toepassen van VGM. De belangrijkste kenmerken zijn:
• Direct een volledig inzicht in de vastgoedportefeuille
• Geïntegreerde functies voor:
– Het bepalen van de kostprijsdekkende huur
– Het bepalen van de maatschappelijke en strategische waarde
– Het verwerken van contracten
– Het benchmarken binnen de vastgoedportefeuille
• Flexibele presentatie en rapportage mogelijkheden
• Snel (strategische) managementinformatie beschikbaar
In combinatie met de ondersteuning door GGAM kan met VGM snel en op een adequate wijze inzicht in
de vastgoedportefeuille worden gerealiseerd. Daarmee kan op een vlotte wijze o.a.:
• Een inzichtelijk portefeuilleplan worden opgesteld
• Een “hold and sell” analyse plaatsvinden
• De informatievoorziening transparant worden gemaakt
8
9. VGM-structuur
De opzet van VGM is even simpel als doordacht en daarom ook snel toe te passen. Het onderstaande
model geeft in essentie de structuur van VGM weer.
Basisinfo Beheren Analyseren Rapporteren
Objecten
Invoeren KPDH
Contracten
Raadplegen Benchmark Overzichten
Onderhoud
Muteren Management
Comptabiliteit
9
10. Succes creëren
De werkwijze volgens onze visie op de aanpak met de ondersteuning door VGM dragen naar onze
overtuiging bij aan het succes. Andere bepalende succesfactoren zijn:
• Het enthousiasmeren en verkrijgen van medewerking van alle betrokkenen bij het vastgoedbeheer
proces
• Commitment van management en bestuur bij het vormgeven aan integraal strategisch
vastgoedbeheer
• De beschikbaarheid van aanwezige informatie binnen de organisatie
• De mogelijkheid om de investeringen in het traject (kapitaallasten) middels de
kostprijsdekkende huur te kunnen dekken zonder dat dit tot een buiten proportionele vergoeding
voor de gebruikers leidt
• Het inzichtelijk kunnen maken van geldstromen met betrekking tot het vastgoed (onderhoud,
management, subsidiering etc.)
• De analyse en interpretatie van de informatie in VGM worden vertaald in concrete acties en
beslissingen
10
11. Refit | reinventing the fit
GGAM is partner in Refit, een netwerkorganisatie die bestaat uit toegewijde en betrokken professionals
met expertises op het vlak van gebouw, grond en huisvesting.
Refit gaat op zoek naar bestaande en beproefde ervaringen en principes. Door ze opnieuw toe te passen
is een werkbare oplossing dichterbij dan veelal wordt gedacht. Kortom, reinventing the fit!
De kernactiviteiten van Refit zijn:
• Strategische vastgoedadvisering
• (Bouw)Proces- en projectmanagement
• Huisvestingsadvies
• Vastgoedwaardering, Feasibility en Business Cases
• Organisatieadvies en Interimmanagement
Binnen Refit vormt de persoonlijke en professionele “klik” met onze opdrachtgevers en ook onderling
een kernwaarde. Dit wordt gecombineerd met plezier, én respect voor elkaars belangen.
Door Refit hebben opdrachtgevers ook directe toegang tot andere relevante expertises.
11
