Bloque II - Sistemas de Soporte

Programa Latinoamericano de Formación y Entrenamiento
para la Dirección Política - Ciudad del Saber, Panamá

Los sistemas a instalar o potenciar en la
Oficina del Gobernante

Sistemas de
Unidad Técnico Monitoreo de la
Política realidad social

Sistema de Agenda Gestión por
estratégica Resultados

Sistema de Sistema de
Evaluación Gabinete


Estrategia para el fortalecimiento de la oficina de
gobierno

Ausencia de capacidad técnico-política paraen los
Capacidades Técnico políticas instaladas procesar
los problemas de gobierno.gobierno
equipos de

Carencia de sistemas para priorizar problemas y y
Instalación de un Sistema de Agenda Estratégica
procesar las crisis.Manejo de Crisis

Incapacidad para poner el aparato burocrático al
servicio del proyecto político


Sistema de Agenda
estratégica


Repasamos las deficiencias de la OG

Algunos ejemplos…

La Agenda del gobernante esta cargada de
“problemas de menor valor”
Las urgencias dominan a las importancias
El “afuera” impone temas, reuniones eventos, etc
La Agenda se vuelve “reactiva” ante demandas y
presiones de los actores externos
No existe procesamiento técnico – político sobre los
problemas que ingresan a la Oficina del Gobernate
El gobernante vive una sobrecarga de responsabilidades y
compromisos que atenta contra la calidad de la decisión


Funciones del sistema de Agenda Estratégica

Administrar el tiempo
Mantener el foco en las
de trabajo del
prioridades del
Gobernante
proyecto


Funciones del Sistema de Agenda Estratégica

Administra el tiempo de trabajo del Gobernante

Establece un filtro de valor sobre los asuntos que pujan por ingresar en
la Oficina del Gobernante.

Impide que asuntos que pueden resolverse en niveles inferiores tomen
tiempo de la agenda del gobernante, delegándolos a un responsable de
área y asistiendo en el seguimiento.

Ante la declaración de una crisis, da prioridad a su tratamiento y
permite reubicar los asuntos desplazados.

Emite reportes sobre el uso del tiempo que permiten aprender y
corregir.


Funciones del Sistema de Agenda Estratégica

Mantiene el foco en las prioridades del proyecto

Establece un filtro de calidad, administrando el proceso por el cual los
temas reciben un pre-procesamiento por parte de la UTP para evitar que
éstos lleguen “crudos” a la decisión del Gobernante.

Reserva en la agenda bloques horarios para el tratamiento de temas
estratégicos, ubicando tareas de rutina como firma de expedientes y
audiencias en horarios prefijados.

Comunica a los equipos la declaración de la crisis y los convoca para
darle procesamiento técnico-político.


Actores del Sistema de Agenda Estratégica

Jefe de Gabinete

Unidad Técnico-Política

Es el responsable de Secretaría Privada
coordinar y centralizar
el funcionamiento de
la agenda,
manteniendo
Gabinete político
estrecho contacto con
el Gobernante.



Jefe de Gabinete


Coordinado por el
Secretaría Privada
Jefe de Gabinete, es
el equipo responsable
de procesar los
problemas para
que le lleguen al
Gabinete político
Presidente en
condiciones de tomar
decisiones.



Jefe de Gabinete


Actúa como filtro
Secretaría Privada
00
de llamadas y
correspondencia,
conforme las
instrucciones que
le de el Jefe o Gabinete político
Coordinador de
Gabinete.



Jefe de Gabinete


Reciben instrucciones y
Secretaría Privada
avisos emanados del
Sistema de Agenda
(derivaciones de temas,
solicitudes de pre-
procesamiento de
Gabinete
problemas, avisos de 00
reuniones) pero no son
usuarios del mismo.


Cualquier usuario puede
ingresar un
acontecimiento al
sistema que luego
pasará por los filtros de
Es la primera instancia de valor y calidad
decisión. Permite decidir acerca
si el acontecimiento ingresado Derivar
debe permanecer en la oficina del
gobernante o si debe ser
“derivado” a otras áreas o niveles Una vez procesado el
del organismo para su acontecimiento, el mismo
tratamiento. Aceptar puede ser finalizado, o
puede ser derivado a otra
área del organismo

Una vez aceptado el ingreso del
Finalizar
acontecimiento a la Oficina del
Gobernante, el segundo filtro (de
calidad) es aplicado para
determinar si el acontecimiento
necesita o no ser procesado por Procesar Finalizar
la UTP para su resolución


Los reportes permiten que la oficina del gobernante pueda “aprender” sobre la gestión
del uso del tiempo y el procesamiento de los problemas que allí ingresan:
REPORTES (Algunos ejemplos):

Reporte de Crisis
Indica en un período de tiempo la cantidad de acontecimientos que fueron declarados en Crisis,
1
el promedio de duración de la crisis, la mayor duración y la menor duración.

Reporte de Derivados
Muestra en un período de tiempo los motivos de derivación y la cantidad de acontecimientos
2
que se derivaron por “no aplicar” o “corresponde a nivel inferior”

Reporte de ingresados por Origen
Indica con un gráfico de barras que muestra el origen que se selecciona en el alta de un
3
acontecimiento comparado con la cantidad de acontecimientos del período seleccionado.

Reporte del Uso del Tiempo
4 Permite comparar el “ámbito temático” de los acontecimientos ingresados en la agenda del
gobernante y la cantidad de horas dedicadas a cada ámbito.


Estrategia para el fortalecimiento de la oficina de
gobierno

Ausencia de capacidad técnico-política paraen los
Capacidades Técnico políticas instaladas procesar
los problemas de gobierno.gobierno
equipos de

Carencia de sistemas para priorizar problemas y y
Instalación de un Sistema de Agenda Estratégica
procesar las crisis.Manejo de Crisis

Incapacidad para poner el Resultados y Gabinete y
Sistema de Gestión por aparato burocrático al
servicio del proyecto Evaluación de Gestión
Sistema de político


Gestión por Resultados


Planificar es sustituir la casualidad por el error

Identificar,
seleccionar y
priorizar
Identificar las problemas
Explicar el
operaciones
A esta problema
claves
herramienta le
solicitamos que
sea capaz, al
Analizar el
menos, de
intercambio de Identificar las
problemas que la causas críticas
intervención origina
Definir indicadores de
(valores)
resultados y productos


Entender la realidad
sobre la que nos toca
Explicativo
Nos preparamos “jugar”
para la ACCIÓN

Táctico-
Normativo
Operativo

Declaramos lo que
queremos lograr
Analizamos lo que Estratégico
podemos hacer


Momento Momento Momento Momento
Explicativo Normativo Estratégico Táctico
Operativo

PES

Marco Lógico
ZOPP

FODA

SADCI

REGLAS ACUMULACIONES FLUJOS Problema Focal
para la Dirección Política - Ciudad del Saber, Panamá Baja calidad en la
Reformas Macroestructurales 3. imprevisibilidad en
1. Marco fiscal la asignación de producción de los
con cuotas Organismos de la
restricciones presupuestarias APN
2. Bajos
presupuestos
5. Sistemas de
Descriptores
Alta Dirección
de baja calidad

d.1 Prestación de
10. Sistema de
servicios de baja
22.Discontinuida
11. Existencia 6. 9. Inexistencia de
Administración
Reformas verticales calidad
d en las políticas
formal del Planificación Monitoreo
Financiera
presupuesto ritual o sistemático
vinculado a metas por programa inexistente d.2 limitada
23. Decisiones
fiscales
prestación de
dominadas por
servisios estatales
las urgencias y
7. Ausencia de 8. Ausencia
la rutina
Vectores de de 4. Organizaciones
d.3 Baja capacidad
Resultados indicadores con baja
24. Decisiones de regulación
precisos efectivos gobernabilidad
13. Exceso de fluctuantes
regulaciones
25. Decisiones d.4 Baja captación
12. Gerencia Pública
poco relevantes de recursos
de baja calidad para los
problemas de la
sociedad

Consecuencias
17. Sistema de
16. Sistemas
adquisiciones 26.Baja expectativas de
Reformas horizontales
de
desactualizado Acumulación de
los ciudadanos sobre
administración los Organismos problemas
20. Personal
13. Sistema de de recursos de
19. Ausencia de Públicos nacionales
RRHH desvirtuado desmotivado baja calidad
incentivos para
y poco flexible Balance político
la acción
negativo
creativa
18. Sistema de 27. Baja demanda
21. Carencia de sistemas
Control Interno social para elevar la Fractura e/ la
de petición y rendición
Ritual calidad de la sociedad civil y el
de cuentas por producción pública
Estado
resultados
Descontento social


Planeamiento Proceso
Estratégico presupuestario

Sistema de Sistemas de
monitoreo y administración de
rendición de recursos
cuentas


ACUERDOS PROGRAMA

Planificación
Estratégica
Incentivos

Adecuación del
Presupuesto a la
Planificación

Sistema de
Monitoreo y
Incentivos
Rendición de
Cuentas

CRG (Compromisos de
Resultados de Gestión)


Relación Plan Presupuesto
Unidades de Gestión
Alta Dirección

Producto 1
Objetivo Indicador de Producto 2 Indicador de
Producto 3
resultado Producto
estratégico 1
Producto 4

Producto 1
Indicador de
Objetivo Producto 2 Indicador de
resultado Producto 3 Producto
estratégico 2 Producto 4
Misión
Visión
Producto 1
Institucional
Objetivo Indicador de Producto 2 Indicador de
Producto 3
resultado Producto
estratégico 3 Producto 4

Producto 1
Indicador de Producto 2
Objetivo Indicador de
Producto 3
resultado Producto
estratégico n Producto 4


El Sistema de Operacionalización del Plan Productivo
-S.O.P.P-


Trabajo previo de Dirección de Administración.
Carga de Tablas Básicas

ELABORACIÓN DEL
CLASIFICADOR
PRESUPUESTARIO

ELABORACIÓN DEL
CATALOGO DE INSUMOS
ASOCIADOS AL
CLASIFICADOR
PRESUPUESTARIO

ELABORACIÓN DEL
CATALOGO DE PRODUCTOS


BUSCAR Y ASOCIAR EMITIR REPORTES
PRODUCTOS AL PLAN

ESTABLECER LA
CANTIDAD DE
PRODUCCION

BUSCAR Y ASOCIAR
INSUMOS AL PRODUCTO

ESTABLECER LA
CANTIDAD ANUAL
NECESARIA DE INSUMO

GUARDAR LOS PLANES
PRODUCTIVOS


PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PLAN PRODUCTIVO
(USUARIO OPERATIVO)


Producto
Seleccionado

Producción
Trimestral


Datos del
Insumo


Producto
Cargado


REPORTES DEL SOPP


Sistema de Gabinete


Relación con los equipos de gestión

Las Reuniones de Gabinete son
valoradas por los dirigentes como
instancias “necesarias” en el proceso de
gestión .
Sin embargo, rara vez son reconocidas
como un método eficiente en el proceso
de comunicación del Gobernante con
sus equipos de gestión.
Esto se debe a que en general las
reuniones se desarrollan sin reglas
claras.


Relación con los equipos de juego
Nuevas reglas de gestión

Las Reuniones de Gabinete son
valoradas por los dirigentes como
Estableciendo ciertas reglas
instancias “necesarias” en el proceso de
de juego, las reuniones de
gestión .
Gabinete rara vez son reconocidas un
Sin embargo, pueden cumplir
rol clave como un ámbito de
como un método eficiente en el proceso
coordinación yGobernante con
de comunicación del comunicación
sus equipos de gestión.
del proceso de gestión
Esto se debe a que las reuniones se
política.
desarrollan sin reglas claras.


La Reunión de Gabinete es un espacio para el tratamiento de temas
transversales o temáticos cuando su magnitud impacte en el resto
de la gestión.
El espacio tiene días fijos, horarios limitados, temarios conocidos
(circulados previamente), salvo situación de crisis la reunión no se
cambia de día ni horario.
Es un ámbito de participación con propuestas: no es un lugar para
“catarsis”, es un lugar de construcción de confianzas, de información
compartida y reglas de convivencia dentro del equipo.
Los temas a tratar en la Reunión los define el Gobernante a partir
de su percepción de las cuestiones que tienen incidencia negativa o
positiva sobre la marcha del proyecto.


Este espacio no sustituye las reuniones “bilaterales” por temas
específicos con los miembros del equipo.
Se establecerá un responsable de asistir al proceso de las
Reuniones, quien se encargará de:
• Circular el temario con antelación;
• Tomar nota de los compromisos asumidos; y
• Circular una minuta de reunión, a modo de seguimiento de
los compromisos.
Los compromisos asumidos en la reunión deberán tener: resultado
esperado, plazo de obtención y responsable asignado.


Sistema de Evaluación
de la Gestión


NO ES un sistema de policía de control de las áreas

NO ES un sistema para sacar conclusiones apresuradas

NO ES un sistema desintegrado de las definiciones
alcanzadas por los sistemas de planificación y presupuesto


Sistema de
Evaluación de
Monitoreo
Indicadores
Alta de la Gestión
Dirección
Ámbito de monitoreo Ejecución
Unidades de Gestión
de la Gestión financiera por unidad
Área de
de gestión.
Administración
Reportes de
Ejecución Agregados


El sistema de evaluación de la gestión brinda información
para el análisis de la marcha del plan de gestión de la
organización. Cuenta con el soporte de una Secretaría
Ejecutiva que sostendrá los procesos de producción de los
reportes para su análisis en el Comité.
El Comité de Evaluación es el ámbito en el cual el titular de la
organización conversa con los responsables de las unidades
de gestión acerca del nivel de cumplimiento de las metas del
Plan Estratégico y Operativo.
El Comité es presidido por el titular de la organización e
integrado por los responsables de cada una de las Unidades
de Gestión con su programa de trabajo y sus indicadores.


Evaluación de Gestión

Definen los indicadores Demandan información a
estratégicos para la toma de partir de la cual ajustan el
decisiones PLAN

Definen su Realizan las mediciones
Elevan
Batería de periódicas y hacen
información de
Indicadores autoevaluaciones
los Indicadores

Definen sus
Realizan las mediciones
indicadores y
periódicas y hacen
elevan
autoevaluaciones
información


Indicadores que entregan información acerca del desempeño del proceso
productivo en las dimensiones de eficiencia, eficacia, calidad y economía

i. Eficiencia i. Eficacia

Insumos Procesos Productos Resultados

i. de Insumos i. de proceso i. de producto i. de resultado

Indicadores que entreguen información acerca de la marcha del proceso
productivo


RESULTADO
FINAL O ¿Cómo están cambiando las condiciones objetivas
IMPACTO
que estamos interviniendo?
(OUTCOME)

¿Cómo está cambiando el estado o
RESULTADOS
comportamiento de los beneficiarios?
INTERMEDIOS

¿Cuántas unidades de productos o servicios
PRODUCTO
estamos produciendo?
(OUTPUT)

¿Con qué lo estamos haciendo? ¿Cuánto
nos cuesta?
PROCESO

¿Cuántos recursos invertimos
INSUMOS (INPUTS)
(personal, materiales, etc)?


Ámbito Indicador Tipo
Por ej: Eficacia
•Tasa de mortalidad infantil
Eficiencia
Resultado Final atribuída a enfermedades
Calidad
respiratorias

Por ej:
Eficacia
•% de Empresas relocalizadas
Resultado Eficiencia
•Concentración de metales
Intermedio Calidad
pesados en el agua

Eficacia
Por ej:
•Toneladas de residuos Eficiencia
Producto
removidos del agua Calidad
•Km de cloacas construidas

Por ej: Eficiencia
•Costo por KM construído
Calidad
Proceso •Tiempo promedio licitación
Economía
pública

Por ej:
•Número de inspectores
Insumos o imputs
Insumo •Pesos por inspector
•$ Viáticos por Inspector


Resultado esperado de una OFICINA moderna

Monitoreo de problemas
de la realidad social
Oficina del Gobernante
Unidad Técnico Política

Sistema de Agenda
estratégica

Sistema de Evaluación

Sistema de gestión por
resultados y gabinete


Qué entendemos por
GOBERNAR ?


Qué es GOBERNAR ?

Es la capacidad de
transformar la realidad en el
sentido deseado
“Planificar significa pensar antes de actuar, pensar con método, de manera
sistemática; explicar posibilidades y analizar sus ventajas y desventajas,
proponerse objetivos, proyectarse hacia el futuro, porque lo que puede o no
ocurrir mañana decide si mis acciones de hoy son eficaces o ineficaces. La
planificación es la herramienta para pensar y crear el futuro. Aporta la visión
que traspasa la curva del camino y limita con la tierra virgen aun no
transitada y conquistada por el hombre, y con esa vista larga da soporte a las
decisiones de cada día, con los pies en el presente y el ojo en el futuro.”
Carlos Matus


“Gobernar exige
articular tres variables”
Carlos Matus

Proyecto de Capacidad de
Gobernabilidad
Gobierno Gobierno
del sistema

Entendido como la propuesta Sintetiza el grado de manejo que expresa la pericia
de medios y objetivos de los recursos críticos que para conducir,
que compromete un cambio demanda el proyecto de maniobrar y
hacia la situación esperada; gobierno. superar las dificultades
es una propuesta que del cambio propuesto
establece
un patrón de satisfacciones a
la población, el cual genera
un intercambio de problemas
que encierra un grado
calculado de conflictividad;


La gestión de gobierno
PROYECTO DE
GOBIERNO

CAPACIDAD DE
GOBERNABILIDAD
GOBIERNO


Proyecto de gobierno


Capacidad
Capacidad
Gobernabilidad
Gobernabilidad
de gobierno
de gobierno

EJEMPLO

Situación Dic. 1999 - Dic. 2001


Capacidad
Gobernabilidad
de gobierno

EJEMPLO

Situación Enero 2002 - 2003


Capacidad
Gobernabilidad
de gobierno

EJEMPLO

Ejemplo 3: Mayo 2003 – Actualidad


Capacidad
de gobierno
Gobernabilidad


Puesta en común:
estrategias de
fortalecimiento de la
capacidad de gobierno


Puesta en común

• Objetivo: poner en común la visión de los participantes acerca de las estrategias
analizadas durante el curso para fortalecer la capacidad de gobierno de sus
respectivos países.

• Resultado esperado: Obtener una visión consensuada por el grupo (o que refleje
las disidencias existentes) acerca de cuáles son las estrategias más adecuadas
para fortalecer la conducción política de los gobiernos latinoamericanos.

Consignas
• Cada mesa comenzará debatiendo el tema, por un lapso de 40 minutos.

• Al inicio, se designará un relator, cuya función será escuchar las posturas existentes y
registrar las opiniones para poder luego comentarlas al conjunto de la clase.

• Transcurridos los 40 minutos, cada relator presentará al conjunto del grupo las
conclusiones a las que llegó el grupo a partir del intercambio y a partir de ello, se
generará una reflexión conjunta sobre las mejores estrategias identificadas.


Algunos disparadores para la discusión…

• ¿Por qué la planificación no logra arraigar en el modelo de gestión de las
organizaciones?

• Los ámbitos de coordinación de Gabinete son débiles.

• Desde la Universidad no hay oferta de herramientas para el ejercicio de
gobierno.

• Las reglas de diseño del aparato público no se relaciona con el proyecto de
gobierno.

• Los partidos políticos no cuentan centros de formación de sus cuadros para
el momento de gobierno.

• Son escasos los ámbitos de consenso político y diseño de políticas para el
largo plazo.

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