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【Shared】「創業50年、記帳代行のリアルタイム化で脱属人化、 何がもたらされたか?」:株式会社宮西計算センター角さま
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・freeeで記帳代行をしようと考えた理由 ・既存の業務フローを変えるときにおこった問題とその突破方法とは
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1.
創業50年、 記帳代行のリアルタイム化で脱属人化、 何がもたらされたか?
2.
事務所&自己紹介 事務所紹介 ● 宮西邦夫税理士事務所/株式会社宮西計算センター ● 石川県白山市 ●
社員30名(内、税理士 3名) ● 経営理念は「地域貢献」の地元密着型事務所 ● TKC会員 今年で創業50年 自己紹介 ● 生まれも育ちも石川県 ● 2002年4月に入社(勤続19年目) ● 2019年4月からfreeeを推進する部署を立ち上げ、 2020年7月には4つ星認定アドバイザー事務所に
3.
freee導入から2年間でやってきたこと ●1年あまりで100件をfreee化(現在138件) ●記帳代行業務の製販分離で分業化、脱属人化 ●担当者の仕訳入力業務 90%以上削減
4.
➊取り組み前の事務所の状況 ➋freeeで記帳代行フローを作ろうと決断した理由 ❸記帳代行フロー構築で起きた問題 ❹freeeの導入でどう変わったか? ❺これから何を進めていくか?
5.
➊取り組み前の事務所の状況 記帳代行は生産性が低い 属人的な体制 若手社員の退職 ●
工数が多い 顧問先毎に作業工程が違い 複雑。時間が掛かる ● 知識が必要 会計・税務の知識、 システムの知識が必要 ● 低報酬 格安業者の存在 業務内容が見えにくい ● 非分業型 記帳代行・自計化・規模の大小 ・業種問わず担当 ● 担当者依存型 業務品質が個の能力に依存、 品質にばらつきあり ● 情報の集中 担当者に情報が集中 ● 処理型業務からの脱却 記帳代行に多くの時間を割くこ とから脱して欲しい ● やりがい スキルや知識を活かせる仕事 をしてほしい ● 付加価値の高い仕事 会社の業績アップ 給料アップ
6.
➋freeeで記帳代行フローを作ろうと決断した理由 生産性向上+分業化+脱属人化=「製販分離」 freeeのパートナーの方と出会い freeeの押し売りではなく、freeeで課題解決できないか話し合った ● freeeを推進する部署を社員3人でスタート
7.
❸記帳代行フロー構築で起きた問題 ~構築の手順~ 作業工程を分解 freeeへデータ移行 処理マニュアル作成 業務フローの展開 ● 資料回収 郵送、オンラインで共有 ● 資料整理 会計資料をチェック
&スキャン ● 登録 会計資料をデータ化して 自動で経理 ● 監査 チェックリストで標準化。 コメント機能活用 ● 過去データの移管 移行サービスも利用しながら 自分で移行もあり ● 記帳方法を見直し これまでの記帳方法を freeeに合わせて一から見直し ● 処理マニュアルを作成 freeeの機能に合わせて 手順・注意点をマニュアル化 ● 業務フローの再作成 トライ&エラーで何度も 修正が必要 ● マニュアルの更新 マニュアルは随時更新。 マニュアル定着のために研修 ● 連絡はオンラインで 顧問先との連絡は chatworkで 月次報告はZoomも活用 実 施 し た 事 問 題 ボトルネックは「資料回収」。 資料不足のまま製造開始すると、 「仕掛品」を量産することに 業務の無駄を廃止。 領収書貼り、出納帳の入力、 不必要な処理など。 マニュアルと自動登録ルールは大事。 不備があると、 「不良品」を量産することに
8.
❸記帳代行フロー構築で起きた問題 ~実は...の話~ 実際は、、、。生産性は向上するどころか激落ちで、地獄のような日々 ● そもそもfreeeの使い方がわからない(単式簿記っぽい、消込機能、口座など) ● 遅れてやってきたクラウド時代に悪戦苦闘 ●
業務フローがうまく回らず「仕掛品」と「不良品」のヤマ。進捗も把握できない ● みんなの前で、やるって言っちゃたし ● 部署も作ってもらったし ● お金をかけてもらったし ● パート社員も採用してもらったし ● データの移管もしちゃったし ● もう後戻りできない(泣)
9.
❸記帳代行フロー構築で起きた問題 ~乗り越えられた理由~ 1.所長の後ろ盾←一番大事。これしかないといっても過言ではない ● PJの立ち上げは→即OK。信頼されているというありがたさ、使命感さえ芽生える。 ● 投資のお願い→即OK。ここまでくると、もはや恐怖。後戻りできないという心理的プレッシャー。 ●
いままで新しいPJに挑戦するという風土はなかったので、所長も意気に感じ快くOKしてくれた? 2.従業員の理解 ● 所長のGOと従業員全員が納得して取り組むかは別の話。特にベテラン従業員がいる場合はなおさら。 ● システムや業務フローの変更は、リスクもあるしエネルギーを使う。社員間で仕事に対する考え方の違い、知識、経 験も違う。導入前に粘り強く「思い」を共有する必要がある。 ● 理解が得られないなら、試験的にでも運用してまず結果を出して、あとに続いてもらうというのもあり。 3.PJメンバーの思い ● 挑戦できているという喜び、スキルが上がっているという実感 ● 飲みニケーション、手当 ● 目標・スローガンを掲げて思いを共有、意識を高める
10.
11.
12.
❹freeeの導入でどう変 わったか? 1. 分業化 パートスタッフが 「資料整理-登録-監査」 担当者は「月締め」のみ 2. 脱属人化 マニュアル作成で、誰でも処理可 能で品質も同じに 3.
見える化 kintoneで進捗管理を行い、 カンバン方式っぽく 資料回収 資料整理 登録 監査 郵送・ オンライン ストレージ UP マニュアル化 自動化 チェックリスト 製造G パート社員 5名 chatwork、freeeコメント 販売G 担当者 3名 活動 履歴 ※ 月締め 活動 履歴 ※ 月締め 活動 履歴 ※ 月締め chatwork、zoom ※共有 顧問先 記帳代行フロー概略図 全体の作業内容の伝達や進捗状況はkintoneで管理
13.
freeeでの記帳代行フロー構築でもたらされたもの これまで 記帳代行=会計資料を預かり仕訳を入力して試算表を作成 自計化 =顧問先に仕訳入力を指導する 現状 記帳代行=会計資料は共有。経理業務の設計 自計化 =顧問先の経理業務設計&展開? 経理業務の変革
14.
❺これから何を進めていくか? STEP-2 リアルタイム経理 へ
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