Prezentace webové aplikace pro řízení zakázek a efektivity lidí v agenturách

1. WEB
DEMO
VIDEO
MAIL
jobtet.cz
firma.jobtet.cz
goo.gl/fA2JBU
info@jobtet.cz
Jméno:
Heslo:
admin
Heslo_123
POPIS APLIKACE A NÁVOD K POUŽITÍ
v1.6

2. ÚVOD

3. Co je JOBTET ?
 WEBOVÁ APLIKACE MANAŽERSKÉHO ÚČETNICTVÍ pro agentury a firmy,
které poskytují svým klientům vlastní odborné služby, prodávají
člověkohodiny a/nebo zprostředkovávají produkty a služby třetích stran
 Systém pro přehledné VEDENÍ ZAKÁZEK a FAKTURACI
 NEJMÉNĚ ZATĚŽUJÍCÍ TIMESHEET pro sledování a hodnocení efektivity
práce, HODNOCENÍ A MOTIVOVÁNÍ
 Nástroj pro manažery, kterým chybí PRŮBĚŽNÝ PŘEHLED O ZISKOVOSTI
jednotlivých zakázek, klientů, sekcí
 Nástroj pro přenesení odpovědnosti za efektivní ÚKOLOVÁNÍ
SPOLUPRACOVNÍKŮ na managery

4. Základní principy JOBTETu
Jobtet je hlavně o vedení zakázek v Jobsheetu a vykazování hodin do Timesheetu.
Ostatní funkce jsou přehledy, souhrny a navázání na účetnictví či další firemní procesy.
JOBSHEET
TIMESHEET
• Zakázky (Joby) se vedou v logice Má
dáti/Dal, tzn. levá strana je co fakturujeme
klientovi a pravá, jaké s tím máme náklady.
Částky v Jobtetu se vedou bez DPH
• Timesheet vykazují zaměstnanci a
spolupracovníci podle skutečnosti ex-post
• Princip je takový, že co faktura, to
samostatný Job
• Vykazuje se vše, včetně nepracovních aktivit
až do výše pracovního úvazku
• Každou zakázku vede jedna osoba, zpravidla
Account manager
• Každý Job je evidován podle Job number
• Joby slouží jako podklad pro fakturaci, o
kterou se stará účetní
• Obvykle v půlce dne a pak na konci dne
zaznamenají do 30 min intervalů svou práci
• Vykázané hodiny se násobí hodinovými
sazbami a jako náklad se přenáší do Jobu
• Sazby se v Jobtetu průběžně automaticky
kalibrují na skutečné náklady firmy
Pro úspěšné nasazení Jobtetu ve firmě je nutné nastavit
PROCESY, PRAVIDLA a HODINOVÉ SAZBY
Jobtet lze ale také přizpůsobit konkrétní činnosti firmy a jejím zvyklostem

5. Kdo používá Jobtet ?
Klient
•
•
•
•
Má pravdu
Dostane, co chce
Přináší peníze
Je o všem informován
(dostává výstupy z Jobtetu)
Management
Admin Jobtetu
• Nastavuje Jobtet
• Radí managementu
•
•
•
•
•
Řídí firmu
Nosí business
Riskuje a zaměstnává
Hlídá ziskovost v Jobtetu
Udává strategii a směr
Head, Director atp.
• Řídí lidi s pomocí Jobtetu
• Také nosí business atp.
Accountant
• Přiřazuje doklady k jobům
do účetnictví
• Fakturuje joby v Jobtetu
• Uzavírá timesheet
• Kontroluje doklady
Account manager
Account Executive
• Pracuje na jobech
• Edituje joby podle pokynu
Account Managera
• Vykazuje timesheet
• Zakládá, vede a řídí job
• Eviduje náklady a
zodpovídá za úplnost
• Deleguje práci na zakázce
na Execuite a Extern
• Vykazuje Timesheet
Extern
• Pracuje na jobech
• Vykazuje timesheet

6. Autor kompletní funkční
specifikace Jobtetu
Poskytovatel konzultací při
implementaci, nastavování
sazeb, tvorbě pravidel a
analýze finančních dat firmy
•
•
THE STORY
František Vašek
dlouhá kariéra
v korporaci
(viz linkedin)
2003
Setkání s Evou
Čejkovou
podnikatelkou
a pak manželkou
zkušenosti z regulace,
financí, cenotvorby a
business developmentu
profil zde:
http://lnkd.in/d3YpXk3
Vývoj
Jobtetu
Consulting
Marketing
2013
!
firma, která
potřebovala pomoci
vytvořit systém
Příběh zde v
knize ženy:
Freelancing
www.conpro.cz
a rekvalifikace ;)
prestižní
consultingová
zkušenost a opět
energetika
online projekty,
startupy, pokusy,
freelance consulting
www.zenysro.cz
(e-shop a web
development)
http://www.zenysro.cz/detail/testuj/154
/Uspech-merim-stestim

7. Technické informace o Jobtetu
•
•
•
•
•
Aplikace je přístupná přes webový prohlížeč s podporou HTML 5
Instalace aplikace je pro každou firmu samostatně a každá firma má vlastní
databázi (možnost archivace a přenosu dat na jiný server)
Aplikace může být nainstalovaná na virtuálním serveru (hosting) nebo vlastním
fyzickém serveru ve firmě (.NET 4.5 / MS SQL / IIS7 / CRON)
Aplikace je optimalizovaná pro rozlišení min. 1280, optimálně 1366 px na šířku
Aplikace je funkční, ale není optimalizována pro tablety s rozlišením 1024 px na
šířku s ohledem na rozsah polí v Jobsheetu a efektivní práci

8. NÁVOD

9. Uživatelské jméno pro přihlášení je obvykle
shodné s e-mailovou adresou na doméně
firmy. Na tento e-mail také JOBTET zasílá
notifikace, např. o nevyplněném
Timesheetu.
Přihlášení do demoverze firma.jobtet.cz je
Jméno:
admin
Heslo:
Heslo_123

10. Pohled na JOBTET po přihlášení
Horní menu slouží pro přepínání
jednotlivých karet JOBTETu.
Po přihlášení se uživatel dostane
na výchozí obrazovku JOBTETu,
kde jsou uvedeny případné
notifikace týkající se přihlášeného
uživatele. Např. upozornění
na nevyplněný Timesheet.
Zde je vidět
jméno a příjmení
přihlášeného uživatele.

11. Menu JOBTETu
Karty pro běžného uživatele
(Account manager , Executive, Extern)
Karta hlavně pro účetní
Karty pro správce systému
(Administrator) a management
Karta
K čemu se karta používá
Kdo kartu hlavně používá
Jobsheet
Zakládání a vedení zakázek (JOBů), evidence výnosových a nákladových položek a
pohled na celkový výsledek konkrétního JOBu
Account manager, který vede
zakázku
Timesheet
Zde vyplňuje Executive, Account Manager, Extern apod. hodiny odpracované na
jednotlivých zakázkách , aktivity pro firmu i nepracovní aktivity
Všichni, kdo vykazují hodiny
Efektivita
Přehledy a grafy vykázaných hodin po aktivitách, klientech, JOBech, dále přesčasy
apod. za vybrané období a uživatele
Management pro hodnocení lidí
Statistiky jobů
Podrobný výčet hodin po lidech a aktivitách vykázaných na konkrétním JOBu plus
celkový souhrn
Account manager jako podklad
pro klienta
Summary
Přehled všech jobů a možnost filtrace dle stavu fakturace, proklik do konkrétního
JOBu
Accountant
Report
Přehled
timesheetů
Administrace
Souhrnné výsledky celé firmy, po sekcích, měsících, kvartálech apod.
Přehled vykázaných hodin po všech uživatelích, za zvolené období a roli. Na této
kartě se také zadávají parametry pro průběžnou kalibraci hodinových sazeb
Nastavení uživatelů, rolí, práv, hesel, hodinových sazeb a
Management
Management
Management

12. JOBSHEET

13. Karta Jobsheet (pro vedení JOBů)
Začněte kliknutím
na kartu Jobsheet
TIP: Můžete buď vybrat položku ze
seznamu nebo napsat sem část textu a
seznam položek se zúží jen na položky,
které tento text obsahují
Nejprve vyberte
klienta, jehož JOB
chcete otevřít. Pokud
není klient založen
založte nového.
Dále vyberte konkrétní JOB
vybraného klienta. Pokud
není JOB založen, založte
nový. Na tomto seznamu
jsou jen aktivní (otevřené)
Joby, tzn. které ještě nebyly
fakturované.

14. Takto vypadá zakázkový list neboli JOB, ve
kterém jsou vedeny zakázky. Podobně jako
v účetnictví je důležité dělení na levou
a pravou stranu (Má dáti / Dal)

15. Levá strana JOBu (Výnosy agentury)
Základní údaje o JOBu, které vyplňuje
Account Manager, když JOB zakládá
Cena pro klienta za služby, které pro
něj jako agentura vykonáme a dodáme
v rámci JOBu
Cena pro klienta např. za služby a
předměty, které pro něj v rámci
realizace JOBu nakoupíme od třetích
stran. Tato cena je smluvní a její výše
závisí na tom, co je klient ochoten za
tyto subdodávky zaplatit.
Levá strana JOBu je z pohledu klienta,
co nám jako agentuře platí, tzn. co my
budeme klientovi za JOB celkem
fakturovat.

16. Pravá strana JOBu (Náklady agentury)
Celkový výsledek JOBu pro agenturu
po odečtení všech interních a
externích nákladů včetně
odpracovaných hodin
Souhrn odpracovaných hodin
jednotlivých zaměstnanců oceněný
jejich hodinovými sazbami
Skutečné náklady za služby a
předměty, které nakupujeme pro
klienta v rámci JOBu od třetích stran.
Zde se vyplňují přijaté doklady za tyto
nákupy.

17. Výsledek JOBu
Klient
Agentura
5
Celkový výsledek JOBu
Náklady na agenturní hodiny
4
To, co klientovi fakturujeme za
vlastní práci
Subdodávky
2
+
To, co klientovi fakturujeme za
služby a předměty nakoupené od
třetích stran
(za smluvní cenu a případně
zprostředkovatelské fee navrch)
Náklady na vlastní práci agentury
(hodiny x sazby)
Náklady na zprostředkované subdodávky
3
-
-
1
=
Práce agentury
Skutečné náklady na služby a
předměty nakoupené pro klienta
od třetích stran

18. Ovládání Jobsheetu
Tlačítko pro smazání JOBu, např. pokud byl založen omylem. JOBnení smazán nenávratně,
Administrátor ho může ještě obnovit, ale mělo by se používat uváženě.
Tlačítko pro změnu parametrů JOBu, jako je Název jobu, datum předpokládaného uzavření, fakturace,
dále parametr fee na subdodávky a možnost doplnit zálohu od klienta
Tlačítko s proklikem na kartu „Statistiky“, kde je detailní přehled odpracovaných hodin všech lidí, kteří
na JOBu nějaké hodiny vykázali v Timesheetech.
Tlačítko pro fakturaci JOBu, kterou provádí účetní po dohodě s Account Managerem, který zakázku
vede. Účetní zadá datum fakturace a číslo faktury pro klienta, kteoru vystaví v účetnitcví. JOB se
přepne do stavu „fakturováno“ a zamkne se, tzn. už do něj nelze zapisovat další nákladové položky.
Timesheet může ještě zůstat otevřen.
Tlačítko pro uzavření Timesheetu, aby na JOBu již nikdo nemohl vykázat žádné další hodiny., tzn. JOB
je již definitivně uzavřen. Timesheet lze v znovu otevřít, pokud je potřeba výjimečně vykázat např.
neplacené vícepráce pro kleinta, které mu již nebudou fakturovány.
Tlačítko pro tisk levé strany JOBu. Obvykle se tiskne jako podklad pro klienta a může sloužit také jako
rozpočet při zakládání JOBu, který lze nechat podepsat klientem a založit ve firmě.
DŮLEŽITÉ: Tlačítko, které je nutné stisknout vždy po provedení nějakých změn v JOBU, aby se změna
uložila do databáze. Např. po přidání nákladové položky. Když začnete měnit nějaké položky, tak se
ještě v horní části zobrazí upozornění :

19. Typy a stavy JOBu
Informace o typu JOBu. Evidované typy lze nastavit v administraci. Typicky se odděleně sledují
minimálně typy Standard (obvyklá zakázka) a New Business, aby bylo možné vyhodnotit, kolik bylo
vynaloženo nákladů na akvizice nových klientů a také např. držet založený JOB ve stavu New Business
do doby, než se stane zakázkou, pokud se jedná např. o nabídku pro nového klienta.
Informace o tom, že je JOB uzavřen a není v něm již možné provádět Změny.
Uzavření JOBu prob ěhne ve chvíli, kdy ho uživatel s příslušným oprávněním (typicky účetní) přepne
do stavu fakturováno pomocí tlačítka Fakturovat.
Informace o tom, že je uzavřen Timesheet a není již možné vykazovat hodiny na tento JOB. Timesheet
uzamyká uživatel s příslušným oprávněním tlačítkem „Uzavřít timesheet“.

20. Postup přidání nového klienta
Pokud není klient ještě založen, pak je možné ho
založit kliknutím na příkaz „Přidat nového…“ v okně
pro výběr klienta na kartě Jobsheet.
1
Sem se vyplní název nového klienta. Je dobré zavést ve firmě nějakou
konvenci pro vytváření názvu klientů pro účely vedení zakázek a
zjednodušení značení přijatých účetních dokladů.
2
Např. Jméno klienta „Radical Sports s.r.o.“ pro účely JOBTETu by mohl
být „RASPO_Radical sports s.r.o.“, který vznikne přidáním zkratky
„RASPO_“ před skutečný název klienta. Účetní potom uvádí na přijaté
účetní doklady Job number, který se skládá ze zkratky názvu klienta a
automaticky vygenerovaného job number v JOBTETu pro každý
založený JOB, např. „RASPO 201401001“, což lze číst jako „první JOB
pro klienta Radical sports,s.r.o. založený v měsíci lednu roku 2014“.

21. 1
Postup přidání nového JOBu
Poté co vyberete konkrétního klienta, tak v poli Vyber job, buď
vyberete již založený JOB nebo kliknete na „Založit nový“
2
Po kliknutí na „Založit nový“ se otevře toto okno, kam
vyplníte základní parametry JOBu. Popis zakázky je stručně
předmět plnění pro klienta, případně je sem možné dopsat
uvést do závorky také Jobnumber, které eviduje klient (a
následně podle něj vyhledávat na kartě Summary).
Datum zahájení - od kdy se začne na JOBu pracovat.
Datum akce/předání – je zřejmé o jaké datum jde a jde
podle něj vyhledávat a třídit na kartě Summary
Datum předpokládaného uzavření/fakturace – toto datum je
důležité, protože se podle něj sestavuje přehled Cash flow
firmy
Záloha, číslo a datum zálohové faktury
se využije, pokud dal klient na JOB
zálohu nebo ke fakturace ve dvou
částech.
3
Odhadovaný výsledek – může sloužit pro motivaci Account
managerů za dobré plánování JOBů, jedná se o konečný
výsledek po odečtení všech nákladů.
Agency fee – výchozí hodnota, o kterou se navýší částky za
subdodávky pro klienta vyplněné nalevo, tzn. extra provize za
zprostředkování. Uplatnění fee lze v rámci navíc JOBU
zapnout/vypnout u jednotlivé nákladové položky (řádku).
Typ jobu se zadá výběrem z přednastavených variant. Záleží na tom, jaké JOBy chce
firma sledovat a vyhodnocovat odděleně. Typicky je to zejména New Business.

22. Nastavte si proces práce s doklady
1
2
Account manager zakládá nový JOB v Jobsheetu. Pokud se jedná např. o nabídku do tendru,
založí JOB jako „New Business“ , pokud se jedná o smluvní zakázku pro konkrétního klienta, založí
JOB jako „Standard“ zakázku. Další specifické typy zakázek lze nastavit v administraci JOBTETu
dle potřeb agentury.
Account manager vyplní levou stranu, tzn. rozpočet zakázky pro klienta. Rozpočet pro klienta je
zároveň předpokládanou budoucí fakturací klientovi za celý JOB, tzn. služby agentury a služby
nebo produkty, které pro klienta nakupuje od třetích stran (tzv. subdodávky). Levou stranu
Account manager vytiskne, případně nechá podepsat klientem a založí.
3
Account manager vede zakázku, zadává úkoly kolegům (Executive, Extern apod.) a všichni včetně
Account managera vyplňují Timesheet. Dále Account manager objednává služby a produkty
od třetích stran a eviduje skutečné doklady jako nákladové položky na pravou stranu v Jobsheetu.
Do zakázky se průběžně promítají hodiny, které na JOBu vykazují jednotliví lidé, kteří se na JOBu
podílejí. Account manager na základě výsledku zakázky, na kterém by měl být motivovaný, tlačí
na efektivní práci kolegů a jedná s klientem o uzavření JOBu, navýšení ceny apod.
4
Na pravidelných poradách, např. každé pondělí, prochází Head s Account managery otevřené JOBy
a jejich průběžné výsledky, stav dokladů, plánované práce na další týden, timesheety uživatelů
atd. Jako podklad pro poradu slouží výstupy z JOBTETu.
5
Účetní průběžně sleduje kartu Summary, na které je přehled všech JOBů za zvolený rok
a upozorňuje Account managery, že by měli fakturovat. Dále kontroluje neidentifikované příchozí
doklady od dodavatelů a vyhledává, do kterého JOBu doklad patří a řeší je s Account managery
odopoědnými za vedení dotčeného JOBu.

23. Job number
Textová část Job number je zkratka názvu
klienta,kterou je nutné vytvořit při jeho založení.
Celý Job number se používá ke značení účetních
dokladů, identifikaci Jobů a je dobré naučit
dodavatele, aby ho uváděli na účetní doklady.
Číselná část Job number se generuje automaticky při
zaoložení nového Jobu. Formát Job number je
RRRRMMXXX (rok,měsíc,pořadové číslo)
Číslování funguje tak, že vždy na jednom klientovi a v rámci
měsíce se Joby číslují od 1.,proto je nutné pracovat s celým
Job number včetně zkratky názvu klienta.
Jobnumber na faktury :
ATSHW 201401001
Klient
ATSHW
Autoshow, s.r.o.
5-písmenná zkratka klienta, kterou je nutné
vytvořit při založení nového klienta
Rok 2014
Měsíc Leden
První job v Lednu na klientovi ATSHW
2014
01
001

24. Replikace JOBu
1
Pokud se nějaký JOB pravidelně opakuje a pouze se
mění některé položky, je možné stávající JOB
replikovat, tzn. založit stejný JOB pod novým Job
number. Původní JOB, ze kterého se replikuje nový,
zůstane zachován beze změn.
2
Údaje o názvu zakázky, datumy
zahájení/akce/ukončení a případně údaje o záloze se
pro replikovaný JOB pravděpodobně změní, lze je
tedy zadat znovu.
Z původního JOBu zůstane po replikaci zachována
celá levá strana „Práce agentury“ a „Subdodávky“
včetně částek. Naopak pravá strana bude prázdná.

25. Vyplňování Jobsheetu (Práce agentury)
Práce agentury jsou naše vlastní služby, které realizujeme
vlastními silami a poskytujeme klientovi za dohodnutou
cenu. Je zde možné do sloupce popis napsat cokoliv.
Pokud se levá strana tiskne pro klienta jako rozpočet, je
vhodné do závorky připsat výpočet částky.
21 800
Po kliknutí se odstraní řádek napravo vedle tohoto symbolu.
Po kliknutí se vloží nový prázdný řádek pod ten, vedle kterého
jsem na tento symbol kliknul.
Po najetí na tento symbol se zobrazí informace, kdy byla
položka (řádek) vytvořena, naposledy změněna a jméno
uživatele, který změnu provedl. Stejný symbol je také u
Zálohy a Odhadovaného výsledku Jobu, tzn. položek v části
Agentura vlevo nahoře na Jobsheetu.
!
Po jakékoliv změně v položkách JOBu nezapomeňte :

26. Vyplňování Jobsheetu (Subdodávky)
Na levou stranu Subdodávek uvedeme stručný popis služby
nebo předmětu, který pro klienta nakupujeme od třetích stran a
částky. Tato levá část je pro klienta a pokud se mu celá levá
strana JOBu tiskne, může sloužit jako formální rozpočet.
Na pravou stranu Subdodávek se postupně Account manager
odpovědný za vedení zakázky doplňuje doklady za jím objednané
subdodávky, které přicházejí do agentury a má povinnost každý přijatý
doklad označit Job number, zadat správně do JOBu a předat účetní.
TIP: Je dobré naučit si dodavatele, aby respektovali a uváděli na doklady
rovnou naše Job number a hlásit jim ho už při objednávání.
a
b
Tlačítka (+) Přidat řádek pod,
(x) Smazat řádek, (i) Informace kdo a
kdy položku vytvořil nebo změnil.
Navíc je zde vedle každého řádku
zaškrtávací políčko. Pokud je
zaškrtnuté, tak se na částku v tomto
řádku nebude napočítávat agency fee,
tzn. částky se pouze přefakturovávají.
(typicky např. kurýrní služby).
a
b
b
b
Pokud je u JOBu při založení
zadána hodnota výchozího
agency fee (provize za
zprostředkování), pak se do
sumy fakturovaných nákladů
na Subdodávky připočte toto %
na všechny zadané částky
(s výjimkou zaškrtnutých - viz
popisek vedle).
a
Většinou jedna položka nalevo souvisí s jednou položkou
napravo, tedy např. klientovi prodáme „Grafiku“
za 48 000 Kč, ale skutečný náklad, který nám fakturuje
Grafioli, s.r.o. je napravo 53 000 Kč. V tomto případě
bychom na grafice tratili 5 000 Kč a měli bychom to řešit.
b
Někdy je ale účelné shrnout více drobných položek do
jednoho nákladu nalevo, např. jako „Kurýrní služby“, ale
napravo pro naší evidenci zadat jednotlivé doklady od
dopravců.

27. Náklady na hodiny do Jobsheetu
Timesheet
Všichni, kdo na JOBu pracují vyplňují do timesheetu
hodiny, které na JOBu pracovali. Hodiny se sčítají po
jednotlivých JOBech a dále postupují do výpočtu nákladů,
které se do JOBu přenesou.
Account Manager Tomáš Malý
Job ATSHW 201307002
Celkem hodin :
Hodinová sazba :
Celkem náklad :
Jobsheet
Tomáš Rychlý
12
14 400
Jana Malá
6,5
5 200
4
400
22,5
20 000
Pavla Nová
12 h
1 200 Kč/h
14 400 Kč

28. Celkový výsledek JOBu
Takhle to má vypadat

29. Důležité je včas fakturovat !
Symbol zámku zde informuje, že byl
Job již fakturován a uzamčen.
1
Pokud je Job připraven k fakturaci,
informuje Account Manager účetní a
ta stiskne tlačítko
Částka k dofakturaci je ponížena o
případnou dřívější zálohu od klienta.
2
3
Po stisku tlačítka „Fakturovat“ zadá
účetní číslo faktury a další údaje dle
skutečnosti v účetnictví a dá „Uložit“
Po provedení fakturace Jobu v
Jobtetu se informace o fakturaci
objeví zde. Job je dále uzamčen a
není možné již provádět další úpravy
nákladových položek.
TIP: Po fakturaci a uzavření Jobu lze Job opět otevřít zrušením
fakturace tlačítkem
, které se objeví místo původního
tlačítka
. Typicky se tato funkce uplatní, pokud je nutné na
chvíli Job otevřít a doplnit nějaký později přijatý doklad. Ovšem
předpokladem je, že byl v Jobu zahrnut a klientovi zahrnut do
vystavené faktury jako výnosová položka.. Po doplnění do Jobu se
stiskne opět tlačítko
.Jobtet si údaje o faktuře pamatuje.

30. Po fakturaci uzavřeme Timesheet
Po stisku tlačítka
se zde objeví symbol zámku, který
informuje, že na Jobu již nelze
vykazovat v Timesheetu další hodiny.
Pokud je Job vyfakturován, neměly by na něm být
již vykazovány další hodiny, protože ty už klient
nezaplatí. Proto se většinou ihned po fakturaci
Timesheet vyfakturovaného Jobu uzamkne
tlačítkem
, aby na něm nikdo
nemohl v Timesheetu vykazovat, tzn. nebude v
Timesheetu uveden ve výběru dostupných Jobů.
TIP: Po uzavření Timesheetu se občas stane, že si klient ještě něco v
rámci již uzavřeného a fakturovaného Jobu vyvzpomene a protože je
vážený, tak to pro něj ještě doděláme. Aby byla zaručena objektivita
výsledku Jobu, měly by být hodiny za vícepráce na Jobu vykázány a je
tedy nutné znovu dočasně otevřít Timesheet konkrétního Jobu.
Ke znovuotevření Timesheetu slouží tlačítko
,
které se objeví po uzamčení Timesheetu tlačítkem

31. Smazání Jobu
Po stisknutí tlačítka Smazat se
objeví dotaz, na jaký jiný Job
chcete převést hodiny z
Timesheetu vykázané dosud na
právě mazaný Job. Můžete zvolit
jakýkoliv jiný aktivní Job a hodiny
v Timesheetu se změní. Toto lze
typicky využít například pro
sloučení dvou Jobů, které byly
založeny paralelně, ale budou se
fakturovat dohromady.
Můžete také v okně s dotazem na
převod hodin zvolit mazaný Job a
hodiny se na žádný jiný Job
převádět nebudou a v Timesheetu
zůstanou vykázané i poté, co Job
smažete.
TIP: Po smazání Jobu se smazaný Job odstraní z Jobsheetu, ale stále
je uložen v databázi a administrátor ho na požádání může zpátky
obnovit, ovšem pokud jste již vykázané hodiny v Timesheetu převedli
na jiný Job, tak obnovení Jobu pozbývá smysl.

32. TIMESHEET

33. Pohled na Timesheet
V této liště se nejprve vytvoří
záznam, který se následně
zapíše do Timesheetu.
Zde je možné zvolit
týden,který se má
zobrazit napravo. Po
přepnutí na Timesheet
se automaticky zobrazí
aktuální týden.
V tomto okně je detail
záznamu v Timesheetu
po najetí na buňku se
záznamem napravo.
Do této tabulky (pohled na 1 týden) se zaznamenávají
odpracované hodiny. Jedno políčko odpovídá 30 min a
Timesheet se vyplňuje na základě skutečnosti zpětně.

34. Záznam do Timesheetu
!
Do Timesheetu se zaznamenává veškerá činnost, tzn. realizace JOBů pro klienty,
interní práce pro agenturu i nepracovní aktivity. Ten, kdo má povinnost
vyplňovat Timesheet, musí vždy vyplnit takovým počtem záznamů o činnosti,
který odpovídá jeho/jejímu pracovnímu úvazku. Oběd a pauzy se nevyplňují..
Typy aktivit pro záznam do Timesheetu
Typ aktivity
Popis
Aktivity
Externí aktivity
• Veškerá činnost, kterou
lze klientovi fakturovat,
ale také příprava JOBu
• Práce na JOBu pro klienta
ve firmě
• Schůzky s klientem
• Práce na nabídce v rámci
New Business
•
•
•
•
•
Realizace projektu
Schůzky
Administrativa
Summary
Kreativa
Interní aktivity
• Práce pro firmu, kterou
nám klient neplatí
• Může to být činnost v
rámci rozvoje firmy,
večírky, mapování trhu..
• Porady o interních
záležitostech
(nikoliv o klientovi)
•
•
•
•
Administrativa
Porady
Školení
Práce pro firmu
Nepracovní aktivity
• Dovolené, lékaři, volno
apod.
• Dovolená
• Nemoc
• Náhradní volno
* Každá agentura si může definovat své aktivity podle vlastních potřeb,
ale typicky se sledují aktivity v podobném členění

35. Proč 30 min interval vykazovat ex-post?
30 min time management
http://pomodorotechnique.com/
je to tak akorát, vyzkoušeno praxí…
Stopky jsou pro
programátory nebo
závodníky,
to Vám v agentuře plnit
nebudou a spousta času
bude nepřiřazeného..
Tabularizované zápisy
timesheetu jsou
dobré pro právníky nebo
poradce se sazbou za
minuty, to je moc..
Timesheet v Jobtetu stačí za pár
minut naklikat do kalendáře
a rekapitulovat si u toho reálný
průběh dne, resp. půldne.
Pro operativní řízení taková
míra nepřesnosti dostačuje.

36. Postup vyplňování Timesheetu 1/2
Záznam do Timesheetu probíhá tak, že se nejprve v horní liště nakliká záznam složený z :
Typ aktivity
Klient
1
JOB number
2
+
Aktivita
3
+
5
4
+
Navíc je možné ručně dopsat další informaci o
akivitě, ale to většinou není povinné..
Příklad záznamu: E_CFOOD_201309001_RLP
Externí aktivita „Realizace projektu“
na JOBu 201309001 pro klienta Cereal foodstores, a.s.

37. Postup vyplňování Timesheetu 2/2
Sestavený záznam činnosti se následně zapíše do Timesheetu tak, že se klikne levým tlačítkem
myši na jednotlivé políčko (tzn. 30 min interval) v tabulce.
Více políček najednou se stejným záznamem se vyplní tak, že se klikne na levé tlačítko myši
v prvním políčku, táhne se myší doleva přes více políček a pak se levé tlačítko myši pustí.
TIP: Pokud chcete vyplněný
záznam z Timesheetu
smazat, tak stačí kliknout na
políčko se záznamem. Pokud
je záznam přes více políček,
vymaže se celý.
Pro snadnější pohyb v Timesheetu lze
překlikávat na Dopolední / Odpolední část dne
Po najetí na konkrétní políčko se
záznamem v Timesheetu se zde
zobrazí detail (v políčku je jen
zkrácený záznam , aby se vešel..)
Pokud chcete vyplnit celý den
(dle úvazku) stejnou aktivitou,
klikněte místo do konkrétního
políčka na tento kbelík. Typicky
např. při vyplňování dovolené..
Jednotlivé typy aktivit mají zkratku a
mohou mít různé barvy pro snadné
odlišení při pohledu do Timesheetu.
Např. zde fialová pro Kreativu (KRE),
Oranžová pro Schůzky (SCH)
a Zelená pro Realizaci projektu (RLP).

38. Psychologický efekt Timesheetu
Povinné mantinely úvazku moc šancí si o své výkonnosti vymýšlet nedávají.
Každý, kdo vyplňuje Timesheet, tam musí v rámci úvazku
každý den něco vyplnit, i kdyby to byla „nepráce“..
Nemám co vyplnit ?
Řeknu si o práci nebo naklikám
víc hodin na Joby než je reálné...
Jsem prý pomalý a mám moc
hodin na Jobech ?
Řeknu si o další práci nebo naklikám
víc hodin na interní práce…
Ptají se mě, proč mám vykázané tolik
interní práce a co mě zatěžuje ?
Mám nebo nemám vysvětlení
a tak znovu naklikám víc hodin na klienty…
Už nevím, tak nevykazuji a kašlu
na to ?
Brzké odhalení a sankce
Nebo naopak vytvářím umělé
přesčasy, abych vypadal vytíženě ?
Zatížím Job relativně více náklady vůči
ostatním a snížím jeho výsledek,
Account Manager si to však pohlídá…
Ovšem je nutné poznamenat, že vše stojí a padá s tím,
jestli máte jako zaměstnavatel pro své lidi dost práce,
pokud ne tak za to většinou nemohou…

39. EFEKTIVITA

40. Karta Efektivita poskytuje souhrnný pohled na
evidenci z Timesheetu. Tuto kartu používá
typicky Head pro hodnocení podřízených nebo
uživatel, který si chce zkontrolovat sám sebe.
Nejprve se zadá interval pro souhrn, dále
oprávněný uživatel (Management, Head..)
může vybrat konkrétního uživatele (ostatní
jen sebe) a stisknout „Načíst“
Potenciálně
podklad pro
mimořádné
odměny.
Přehledy lze vytisknout,
použít na poradu,
založit k hodnocení
nebo dokonce
poskytnout klientovi.
Základní tabulky se součtem vykázaných
hodin za období, vyčíslením přesčasů nebo
naopak nevyplněných hodin dle úvazku a
rozpadem na skupiny aktivit
(Externí jsou na klientech, Interní jsou pro
firmu a Nepracovní jsou jasné)
TOP 10 Joby (pokud jich
tolik je), na kterých
zvolený uživatel pracoval
a vykazoval hodiny.
Pokračuje
dále…

41. TOP 10 klienti (pokud
jich tolik je), na kterých
zvolený uživatel pracoval
a vykazoval hodiny.
Detailnější rozpad
Externích aktivit
Pokračuje
dále…

42. Detailnější rozpad
Interních aktivit
Detailnější rozpad
Nepracovních aktivit
Konec

43. STATISTIKY JOBŮ

44. Přehled co, kdy, kdo na Jobu vykázal
Na tuto kartu je možné se prokliknout přímo nebo z
konkrétního Jobu zobrazeného na Jobsheetu.
Zde vyberte klienta a Job, pro
který chcete zobrazit přehled
aktivit za celou dobu trvání Jobu
(od založení po uzavření)
Na Jobu pracovali a
vykazovali hodiny 3 lidé.
Každý z nich je uveden v
tomto přehledu, který je
členěn nejprve po
lidech, pak po dnech a
dále po vykázaných
aktivitách.
A
B
Přehled aktivit na Jobu se často
tiskne pro klienta při obhajobě
hodin.
Pokud se chcete prokliknout do
Jobsheetu na zvolený Job a
podívat se např. i na ocenění
hodin, stiskněte toto tlačítko.
Executive Marta Veselá má za úkol
psát i detailní popis aktivit při
vyplňování Timesheetu a tak je to
vidět i v tomto souhrnu
C
Celkový počet hodin za
uživatele je oceněn
jeho/její sazbou a
zohledněn jako náklad v
Jobu (viz Jobsheet).
Pokračuje
dále…

45. Přehled co, kdy, kdo na Jobu dělal
Výpis aktivit z tabulky je
následně shrnut ještě v této
tabulce členěné na aktivity
(sloupce) a osoby (řádky) plus
grafiky, např. pro rychlý
pohled na celkový čas čisté
realizace Jobu.
Konec

46. SUMMARY

47. Summary je hlavně pro účetní
Nejprve je nutné zvolit
účetní rok, který se má v
tabulce zobrazit.
Summary je tabulka
s výčtem všech Jobů
(otevřených i uzavřených)
ve zvoleném roce.
F
F
Příznak „Stav“ a podbarvení řádků upozorňují účetní na termín
fakturace podle předpokládaného data uzavření/fakturace z Jobsheetu
Bílá (P) znamená, že Job bude fakturován za déle než týden
Oranžová (F!) znamená, že bude fakturován do týdne
Červená (O!) znamená, že Job již měl být fakturován
Je možné zvolit tři různé pohledy na tabulku s
výčtem Jobů – Účetní (hlavně informace o
datumech a fakturaci), Ekonomický (částky
marže a zisku) nebo vše najednou

48. Filtrace a řazení Jobů v Summary
Vyhledávat a Filtrovat tak, že se do políčka
pod záhlavím napíše část nebo celý text
nebo čísla, které se mají ve sloupci hledat
Řadit vzestupně nebo
sestupně –klikne se na
záhlaví sloupce
Omezit časový rozsah – tak, že se klikne na pod záhlavím na
tlačítko
a zadá se např. rozsah od data - do data a pak se
klikne na
. Filtr se naopak zruší tlačítkem
Vyhledávat lze
také ve všech
sloupcích tabulky
F
F
Kliknutím na Job number se
otevře konkrétní Job v Jobsheetu
a pokud je tento Job neuzavřený,
je možné s ním dále pracovat
Sloupec, podle kterého je
tabulka aktuálně seřazená je
zvýrazněn tak, že je celý bílý.

49. Hledání Jobu dle dokladu za subdodávku
Úspěšné vedení Jobtetu závisí do značné míry na správně nastavených firemních procesech
práce s přijatými doklady. Account Manager odpovědný za vedení Jobu má povinnost
veškeré doklady za objednané Subdodávky evidovat do Jobu a informovat účetní, do jakého
Jobu patří tak, že zapíše Job number na doklad, pokud je jeho prvotním příjemcem nebo na
základě dotazu od účetní, pokud přišel doklad rovnou do účtárny. Doklady je nutné předávat
účetní včas. Účetní na druhou stranu nesmí zaúčtovat doklad, dokud není přiřazen do Jobu
(nebo se nejedná např. o režijní doklad na firmu nebo vlastní akce firmy).
Pokud přecijen nějaký doklad procesu přiřazení do Jobu unikne, může jej účetní dohledat
pomocí funkce „Hledat v subdodávkách“ a údajů na dokladu.
!
Do tohoto pole zadejte např. název dodavatele
subdodávky nebo datum dokladu, podle toho v
jakém poli Jobsheetu chcete vyhledávat. Je
možné zadat i část řetězce.
1
2
3
Zde zaškrtněte ve kterých polích
Jobsheetu se má vyhledávat, tedy
např. v názvu dodavatele.
Příklad: Hledám, do jakého Jobu patří přijatý
doklad od „Modelines“, který ještě nebyl do
žádného Jobu přiřazen. Nalezený Job je možné
si rovnou rozkliknout v Jobsheetu.
Pokud chcete hledat nepřiřazený
doklad, pak pravděpodobně
budete hledat podle názvu
dodavatele a pouze subdodávky,
které ještě nemají přiřazený
doklad. Pokud nezaškrtnete, bude
se hledat ve všech subdodávkách.

50. REPORT

51. Report využívá hlavně management pro rychlý
pohled na výsledky celé firmy, tzn. obraty,
marže a zisk/ztrátu na zakázkách.
Sekce 1
Sekce 2
Sekce 3
Sekce 4
Nejprve si nastaví filtry, které určí jaké
hodnoty budou zobrazeny v tabulce po
měsících, kvartálech a případně jednotlivých
sekcích, firmy, pokud je firma takto členěná.
Tabulku lze exportovat do Excelu.

52. Nastavení filtrů Reportu 1/2
!
Všechny nastavené filtry se
kombinují, tzn. výsledný filtr je
průnikem všech nastavených kritérií.
Filtry Metrika, Zařazení a Stav určují jaké hodnoty se zobrazí v tabulce Reportu. Ostatní filtry pak ještě omezují výčet podle
parametrů Jobů, ale tyto první tři jsou složitější na pochopení a proto si je vysvětleme samostatně.
Metrika
Stav
Sekce 1
Sekce 2
Sekce 3
Filtr „Metrika“ určuje jakou ekonomickou
hodnotu (částku) z Jobů do tabulky zobrazit.
Typicky nás zajímá celkový obrat (fakturace),
ale díky Jobtetu také mnohem zajímavější
pohled na marži a díky Timesheetu a sazbám
dokonce výsledky (zisk/ztráta) Jobů za období.
Zařazení
Sekce 4
Filtr „Stav“ určuje zda se do tabulky
zobrazí pouze již vyfakturované Joby
(očekávané výnosy) nebo pouze ty
dosud nefakturované (budoucí
výnosy), případně oba typy.
Filtr „Zařazení“ určuje na základě jakého data se
mají Joby rozřadit v tabulce do jednotlivých
měsíců. Nejpoužitelnější je filtr dle „Dat.
splatnosti nebo odh. dat. dokončení + 30“, který
nám ukáže jaké peníze do agentury v čase
přijdou (Cash Flow). Řazení dle fakturace je
podobné, jen o tu splatnost dříve a řazení dle
data zahájení je spíš pohled na sezónnost
získávání zakázek.

53. Nastavení filtrů Reportu 2/2
!
Všechny nastavené filtry se
kombinují, tzn. výsledný filtr je
průnikem všech nastavených kritérií.
Filtry Rok, Klient, Zakázku vede, Typ zakázky dále omezují výčet Jobů zahrnutých v tabulce
Rok
Výběr roku, který se zobrazí v
souhrnné tabulce Jobů. Pozor na
nastavení filtru „Zařazení“, který
ovlivní dle jakého data jsou Joby
měsíců prmítnuty.
Klient
Výběr konkrétního klienta,
který omezí souhrn v
tabulce pouze na Joby
realizované pro tohoto
vybraného klienta.
Zakázku vede
Výběr konkrétního Account
Managera, pokud chceme
pouze výsledky zakázek,
které vedl(a), např. pro
hodnocení a odměny.
Typ zakázky
Výběr pouze určitého typu zakázek.
To je velmi užitečné, pokud
chceme vidět např. pouze „New
Business“ a náklady s ním spojené.

54. PŘEHLED TIMESHEETŮ

55. Struktura tabulky a filtry
Tabulka s výpisem uživatelů
za zvolené období, která
shrnuje všechny hodiny z
jejich Timesheetů.
Je možné pomocí zaškrtávacích políček omezit role,
které budou/nebudou do tabulky zahrnuty a je možné
vynechat tzv. „neaktivní uživatele“, to jsou například
odešlí zaměstnanci, které je možné v Jobtetu
deaktivovat na kartě Administrace.
Přehled hodin v tabulce shrnuje nevyplněné hodiny a
přesčasy za zvolené období.
Vykázané hodiny jsou dále členěny na
externí (na klientech)
interní (pro firmu) a nepracovní hodiny.
Všechny externí hodiny zahrnuté v této tabulce jsou zároveň oceněny
příslušnými hodinovými sazbami jednotlivých uživatelů platnými v rámci
zadaného období a výsledkem jsou celkové agenturní náklady na externí
hodiny. Bližší popis logiky sazeb a zahrnutí celkových nákladů do sazeb
je v samostatné kapitole tohoto návodu.

56. Co jsou to kalibrace
Předpokládejme, že máme v Přehledu Timesheetu
zobrazen souhrn za celý měsíc 09/2013 a všechny
uživatele, které v tomto období agentura zaměstnávala.
Celkové agenturní náklady = všechny mzdy včetně odvodů a všechny overhead
náklady (nájmy, energie, telefony, auta, finanční náklady apod.) Jsou to všechny
náklady, které firma vynakládá na to, že vůbec existuje a je v provozu.
V ideálním případě by se hodnota celkových agenturních nákladů vypočtených
dle vykázaných hodin na klientech (jen klienti nám platí) a nákladových
hodinových sazeb měla shodovat se skutečnými náklady agentury ve stejném
měsíci, které eviduje účetní ve finančním účetnictví.
Příklad:
Vypočtené agenturní náklady
Skutečné agenturní náklady
Koeficient kalibrace
652 600 Kč
720 000 Kč
= 720 000 / 652 600 = 1,103
Všechny sazby uplatněné při oceňování hodin na Jobech by se měly kalibrovat
(navýšit) pro daný měsíc na skutečnou hodnotu koeficientem 1,103
Celkové agenturní náklady jsou vypočteny
jako součin externích hodin (vykázaných
jako práce na Jobech) jednotlivých
uživatelů a jejich hodinových sazeb.
Celkové agenturní náklady přenesené do
Jobů skrze hodiny vykázané na těchto
Jobech, oceněné jednotlivými sazbami jsou
za měsíc 09/2013 celkem
652 600 Kč.
Celkem 9 osob vykázalo 1 151,5 hodin na
Jobech za průměrnou sazbu 567 Kč/hod.

57. Jak funguje kalibrace sazeb
Nastavení sazeb na základě
předpokladů
Výpočet hodinové sazby nového
konkrétního člověka vychází z
těchto parametrů
• Personální náklady (Mzda +
Odvody nebo ŽL)
• Celkové Overhead náklady
• Alokace Overhead na člověka
• Předpokládaný poměr interní
práce na celkovém úvazku
• Pracovní úvrazek (např. 8h/den)
• 100% vyplněný Timesheet
• Dovolená rozložená
rovnoměrně do celého roka
HODINOVÁ
SAZBA =
PERSONÁLNÍ NÁKLADY
+ ALOKOVANÝ OVERHEAD
( 1 - PODÍL INTERNÍ PRÁCE)
ÚVAZEK (HODIN ZA MĚSÍC)
Odlišná realita od
předpokladů
Hodinové sazby přestávají po čase
věrně odrážet celkové agenturní
náklady, na základě kterých byly
vypočtené, protože se parametry
výpočtu odchýlí od předpokladů
• Celková změna nákladů firmy
proti předpokladu
• Fluktuace
• Přesčasy, pokud nejsou předem
zohledněny ve výpočtu sazeb
• (Ne)disciplína při vyplňování
timesheetů
• Jiný než předpokládaný poměr
interních aktivit
• Nepracovní aktivity, resp.
rozložení nepracovních aktivit v
čase, pokud jsou v sazbách
apriori zohledněny
Automatická kalibrace
sazeb na realitu
Do Jobtetu je možné zadat měsíční
hodnoty celkových agenturních
nákladů (náklady celé agentury na
existenci a chod). Jobtet se
postará o průběžnou kalibraci
sazeb, aby při oceňování
vykázaných hodiny na Jobech
věrně přenášely skutečné náklady
a zároveň zachovaly nastavené
poměry mezi jednotlivými
sekcemi, lidmi atp. zohledněné na
začátku při výpočtu sazeb.
KOEFICIENT
KALIBRACE =
SAZEB
CELKOVÉ SKUTEČNÉ
AGENTURNÍ NÁKLADY
VYKÁZANÉ EXTERNÍ HODINY (na
Jobech) x HODINOVÉ SAZBY

58. Jak nastavit kalibrace
Po stisku tlačítka „Nastavení kalibrací“ se zobrazí tento
výčet měsíců ve zvoleném roce a je možné zadat fixní
hodnoty celkových agenturních nákladů, na které se
mají hodinové sazby v Jobtetu kalibrovat.
0,89
0,92
1,02
0,97
1,00
1,01
0,90
0,90
1,02
1,02
1,02
1,02
Např. v měsíci Září 2013 byly celkové skutečné agenturní
náklady 598 000 Kč. Proti tomu ale agenturní náklady
vypočtené jakou součin hodinových sazeb a externích hodin
vykázaných v Timesheetu vycházejí nižší a je tedy nutné je
upravit koeficientem 1,02 ,aby oceněné externí hodiny
přenesené do Jobů věrně vyjadřovaly skutečné agenturní
náklady. Pokud by ještě měsíc nebyl uzavřen (týden po
skončení měsíce) vzala by se pro kalibrace hodnota
koeficientu z přechozího měsíce a pak by byl koef. červeně.
Zpřesňující koeficient se dále uplatní také na sazby v
aktuálním měsíci a měsících následujících, dokud nezadáme
další přesnou hodnotu skutečných agenturních nákladů. Tyto
měsíci ještě nebyly uzavřeny, proto je koeficient červeně.

59. ADMINISTRACE

60. Karta
K čemu se karta používá
Role
Zde se zadává výčet rolí, obvykle odvozených od pracovních pozic ve firmě (Account Manager, Executive atd.) Jednotlivým rolím se přiřadí
příslušná oprávnění pro práci s Jobtetem a dále se konkrétním uživatelům přiřadí předdefinovaná role. Výhoda je v tom, že není nutné
definovat práva pro každého uživatele zvlášť a když nastoupí někdo nový, tak je jednodušší založit v Jobtetu uživatelský účet.
Oprávnění
Pro každou roli je možné nastavit detailní oprávnění, kterými je možné omezit přístup k vybraným kartám Jobtetu (např. Jobům jiného
Account managera), zamezit možnosti měnit data (např. pro Executive) apod.
Uživatelé
Zde Administrátor Jobtetu zakládá všechny uživatele, kteří budou používat Jobtet. Seznam uživatelů obsahuje jméno, příjmení, údaje pro
přihlášení, heslo a také profil s aktuálním nastavením hodinové sazby.
Typy zakázek
Zakázky (Joby) vedené v Jobsheetu mají příznak typ zakázky. Kromě běžné zakázky je vhodné sledovat odděleně např. New Business a
vyhodnocovat náklady na získávání zakázek, na kterých se v agentuře také intenzivně pracuje. Kromě toho je možné definovat vlastní typy
dle pravidel a zvyklostí firmy.
Aktivity
Zde se zadává výčet aktivit, které je možné vykazovat v Timesheetu. Aktivity jsou rozdělené do tří skupin - Externí (práce pro klienty na
Jobech), Interní (práce pro firmu) a Nepracovní. Účelné je udržet tento výčet v rozsahu cca 5 aktivit za skupinu aktivit, aby zůstalo
vykazování Timesheetu jednoduché.
Sekce
Pokud máte ve firmě oddělené útvary, oddělení nebo sekce, které mají samostatné vedení a je účelné jejich výsledky hodnotit
samostatně, pak lze firmu rozdělit na sekce. Toto dělení se projeví např. na kartě se souhrnnými výsledky firmy.
Klienti
Je účelné vést na jednom místě evidenci názvů klientů a případně zkratek pro účely konstrukce Job number, aby v tom byl pořádek.
Zakládání nových klientů je možné zde v Administraci nebo na základě oprávnění rovnou na Jobsheetu.
Typy dokladů
Zde se zadávají zkratky názvů dokladů, které jsou sledovány na Jobsheetu v části subdodávek (Faktura, pokladní doklad, dohody.. atp.)
Smazané joby
Joby smazané tlačítkem „Smazat“ na Jobsheetu se objeví zde jakoby v Koši, odkud je může Administrátor případně obnovit.
Nastavení firmy
Základní parametry jako je omezení přepisu v Timesheetu, výchozí hodnota agency fee a jednotky hodnot platné pro celý jobtet.
Zpět na Jobsheet
Tlačítko pro návrat z Administrace do výchozího menu Jobtetu.

61. Nastavení rolí a oprávnění
Nejprve v Jobtetu
založíme názvy Rolí, které
budeme přiřazovat
uživatelům.
Název Role je možné
později změnit, ale její
nastavení práv a přiřazení
uživatelům zůstane
zachováno.
Jednotlivým Rolím pak
nastavíme detailní oprvánění
Ve sloupcích jsou
jednotlivé Role
První blok oprávnění se týká karty Administace a je
vhodné tuto kartu svěřit ve firmě pouze jedné
osobě s rolí Administrátora
Oprávnění vidět na kartě Efektivita jiné uživatele má
většinou management pro účely hodnocení
Možnost měnit stav Jobu na „Fakturovaný“ by měla
mít pouze účetní a vedení
Možnost přidávat Joby by měla být vyhrazena
Account Managerům, kteří Joby vedou
Externisté například vůbec nemají důvod přistupovat
na Jobsheet, vyplňují jen Timesheety
Většinou pracuje Account Manager pouze na svých
Jobech a nemá důvod vidět a měnit Joby ostatních
Toto jsou přehledy pouze pro management
Sumary využívá účetní pro kontrolu stavu Jobů
Zobrazit v Timesheetu jiné uživatele by měl mít
pouze manegement

62. Nastavení uživatelů a jejich profilů
Takto přidáváme
nového uživatele
Tímto jménem
se uživatel
přihlašuje do
Jobtetu
Celé jméno se
zobrazí po
přihlášení do
Jobtetu vpravo
nahoře
Kliknutím na záhlaví sloupce lze
kterýkoliv sloupec seřadit dle abecedy
Pokud je firma
dělená na další
sekce, tak je do ní
uživatel zařazen.
Zde je jen jedna
sekce celá „Firma“
Role uživatele,
podle která se
řídí oprávnění v
Jobtetu a také
pozice ve firmě
Pokud chceme
uživateli změnit
jméno,heslo,
roli nebo sekci
klikneme zde na
„Editovat“
Pokud je v tabulce hodně
záznamů, lze v tabulce
vyhledávat zadáním části
textu zde
Uživatelé se z
Jobtetu
nemažou, ale
pouze se
deaktivují,
pokud odejdou..
Do profilu
uživatele se
zadává jeho
hodinová
sazba

63. Nastavení údajů uživatele
Přihlašovací jméno do Jobtetu. V Jobtetu je nastavena doména Vaší
firmy a přihlašovací jméno je odvozeno od e-mailu, na který uživateli
budou chodit případné notifikace (např. nevyplněný Timesheet)
Jméno a Příjmení uživatele
Heslo pro přihlášení do Jobtetu. Je nutné, aby obsahovalo kombinaci
velkých a malých písmen, číslice a nějaký znaku (např. podtržítko)
Zde je možné zvolit sekci, do které je uživatel zařazen
Pokud je toto pole zaškrtnuté bude uživatel dostávat každé pondělí
mailem upozornění, pokud má za uplynulý týden nějaké nevyplněné
hodiny v Timesheetu dle úvazku zadaného v jeho profilu
Zde je možné zvolit roli uživatele, podle které se určí, jaká má
oprávnění pro práci v Jobtetu. Je možné zvolit i kombinaci rolí a tudíž
i kombinaci (průnik) oprávnění těchto rolí.
Provedené změny nebo založení nového uživatele potvrdíte stiskem
tlačítka „Změnit“

64. Nastavení profilu a sazby uživatele
Přidat novou sazbu dle zadaných údajů v řádku lze tlačítkem „Přidat“.
Poslední platná sazba se uzavře, tzn. doplní se k ní termín „Do“ jako den
bezprostředně předcházející dni, od kterého platí nově vytvořená sazba.
Uživatel může v jeden okamžik mít
pouze jednu nákladovou sazbu, ale
v čase je možné sazby samozřejmě
měnit, např. pokud dostane
přidáno. Každá sazba má tedy
platnost „Od – Do“, pouze
poslední aktuálně platná nemá
termín „Do“ a je platná dokud není
zadána nová, která stávající sazbu
změní od určitého data.
Na základě těchto hodnot je
hodinová sazba vypočtena.
Výpočet sazby je popsán na další
straně.
Zde jsou hodnoty uloženy pouze
pro informaci a v profilu uživatele
výpočet sazby neprobíhá. Sazbu je
nutné vypočítat vedle, např. v
Excelu. Výhodou je možnost sazbu
v profilu dodatečně ručně upravit.
Toto je hodinová sazba uživatele,
kterou se oceňují všechny
vykázané externí hodiny (hodiny
na Jobech), které se přenáší jako
náklad do Jobů.
Hodinová sazba se ještě může
upravit při oceňování hodin
vlivem kalibrace na skutečnou
výši celkových agenturních
nákladů.
Smazat lze vždy
poslední platnou
sazbu. Po smazání
poslední sazby se nově
za platnou sazbu (bez
uvedení termínu „Do“)
prohlásí ta, která
smazané sazbě
předcházela.

65. Výpočet hodinové sazby
TIP: Hodinové sazby v sobě vždy mají určitou míru nepřesnosti. Je podstatné nastavit je s citem pro
relativní poměr nákladovosti mezi lidmi a dále jejich zpřesnění nechat na kalibraci v Jobtetu.
Personální náklady jsou mzdy včetně odvodů
nebo odměny na ŽL.
PERSONÁLNÍ NÁKLADY
+ ALOKOVANÝ OVERHEAD
HODINOVÁ
SAZBA =
( 1 - PODÍL INTERNÍ PRÁCE)
ÚVAZEK (HODIN ZA MĚSÍC)
Overhead jsou režijní náklady, tzn. všechny
náklady nutné na samotnou existenci a chod
firmy (nájmy, energie, IT, tiskárny, telefony,
auta, finanční náklady, náklady na sdílené
služby apod.) Celkový overhead je nutné
alokovat na sekce a jednotlivé osoby podle
předpokladů o podílu na vzniku nákladů. Výčet
a návod na alokace při nastavení sazeb je na
samostatnou konzulatci.
Podíl interních činností je obvykle cca 15%,to
zahrnuje interní porady, administrativu apod.
Tyto hodiny nám žádný klient nezaplatí a je pro
to nutné hodinovou sazbu předem navýšit, aby
byl do zakázek přenesen i náklad na interní
činnosti.
25,000 + 120,000 Kč
1,000 Kč/hod =
85 %
168 hod/měsíc
Podíl interních činností je obvykle cca 15%,to
zahrnuje interní porady, administrativu apod.
Tyto hodiny nám žádný klient nezaplatí a je pro
to nutné hodinovou sazbu předem navýšit, aby
byl do zakázek přenesen i náklad na interní
činnosti.

66. Nastavení aktivit
Aktivity se napevno dělí na externí
(hodiny vykázané na Jobech pro
klienty),Interní a Nepracovní
Nastavení aktivit slouží pro Timesheet. Pouze aktivity
zde přednsatavené je možné v Timesheetu vykazovat.
Pro každou aktivitu lze nastavit název např. „Schůzky“, dále je
nutné doplnit 3-písmennou zkratku „SCH“ a lze nastavit barvu,
kterou bude mít aktivita při vykázání v Timesheetu.
Barva aktivity se nastavuje pomocí kódu HTML
v HEX formátu. Kódy barev jsou uvedeny např.
zde http://en.wikipedia.org/wiki/Web_colors

67. Ostatní nastavení
Typy zakázek, ze kterých je
možné vybrat při zakládání
nového Jobu.
Je účelné samostatně
sledovat přinejmenším
„New Business“, což jsou
obvykle nabídky a tendry.
Pokud se firma dělí na více
sekcí a je účelné sledovat
jejich celkové výsledky v
Reportu odděleně, pak je
nutné sekce založit zde a
následně do nich zařadit
konkrétní uživatele
Typy dokladů, které je možné zvolit v části Subdodávky na
Jobsheetu. Typicky se jedná o fakturu, pokladní doklad,
případně dohodu o provedení práce, převod na účet atp.
Jeden typ je možné nastavit jako výchozí (obvykle faktura
jako nejčastěji používaný typ dokladu) a dále je nutné
nastavit formát čísla dokladu (Faktura) nebo datum (Pokladní
doklad), které má Account Manager odpovědný za vedení
Jobu povinnost do Jobsheetu zaznamenat.

68. Nastavení klientů
Kliknutím na záhlaví sloupce
lze kterýkoliv sloupec seřadit
dle abecedy
Je účelné vést názvy klientů na
jednom místě, aby v tom byl
pořádek.
V administraci Jobtetu je pro
tento účel speciální karta s
výčtem evidovaných názvů klientů
a jejich zkratek pro účely
generování Job number.
Pokud je v tabulce hodně
záznamů, lze v tabulce
vyhledávat zadáním části
názvu klienta zde
Pro tohoto klienta ještě nebyl
založen žádný Job a je tedy stále
možné ho smazat.
U ostatních klientů jsou již v
Jobtetu nějaké Joby a lze těmto
klientům tudíž jedině změnit
název, ale není je možné zcela
smazat.
Přidat nového klienta
Název nového kliental ze zadat jakkoliv,
ale je dobrá praxe používat pro klienty cca
5-ti písmenné zkratky před názve, které
slouží pro konstrukci Job number (viz
příklady v tabulce)
Zkratku lze odvodit z vybraných písmen z
názvu klienta, aby byla dostatečně
nápovědná.

69. Smazané Joby
Na tomto seznamu jsou uvedeny Joby, které oprávněný
uživatel smazal na Jobsheetu. Smazaný Job je možné z
tohoto seznamu znovu obnovit.
Ale pozor, pokud při mazání byly hodiny vykázané na
tento Job v Timesheetu převedeny na jiný Job. Hodiny
převedené po smazání na jiný Job už zpět navázat na
smazaný Job nelze. Proto již při mazání je potřeba
myslet na důvod, proč je Job mazán a zda nebude znovu
obnoven.
Typicky se jedná o mazání,kdy byl Job omylem založen
dvakrát a takový se již pravděpodobně obnovovvat
nebude, ale mohou nastat i výjimky, kdy k obnovení
může nastat.

70. Nastavení firmy
Toto je počet dnů zpětně, do kterých může uživatel
provádět změny již vykázaných hodin v Timesheetu.
Více do historie již může pouze vyplnit záznam do
prázdného políčka, ale nikoliv již vykázané hodiny
měnit na jiné.
Toto jeúčelné s ohledem na tendenci uživatelů měnit
historii vykázaných hodin, pokud má struktura
vykázaných hodin negativní dopad na jejich hodnocení.
Agency fee je provize za zprostředkování subdodávky
účtovaná n na položky vyplněné v Jobsheetu. Zde je
výchozí hodnota, kteoru je možné změnit při založené
konkrétního Jobu. Je zde nastavená proto, aby se na
agency fee nezapomínalo.
Zde je možné zapnout/vypnout autokalibrace
hodinových sazeb . Jsou agentury, kterým tato funkce
nemusí vyhovovat a mohou chtít, aby byly sazby fixní,
ačkoliv se zákonitě odchýlí náklady přenesené
prostřednictvím sazeb do Jobů a celkové skutečné
agenturní náklady.
Do Jobtetu je možné nahrát logo
firmy ve formátu .jpg nebo .png,
které se použije na výtisk levé
strany Jobsheetu pro klienta
Zde je možné
nastavit základní
parametry platné
pro celý Jobtet

71. MAY THE FORCE BE WITH YOU…