1. TECNOLOGIA EN ADMINISTRACION DOCUEMENTAL
PROCESAR LA INFORMACION DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACION
SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE
2010

2. TECNOLOGIA EN ADMINISTRACION DOCUEMENTAL
FRANCISCO RODOLFO HERANANDEZ MEDINA
WILLIAM ALFONSO DELGADO SALAMANCA
YURLEY BIKES
PROCESAR LA INFORMACION DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACION
JUANA CAROLINA FUENTES MERCADO
SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE
2010

3. TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. INVESTIGACION INSTRUMENTOS Y VARIABLES
3. IDENTIFICACION DE NECESIDADES
4. OBJETIVOS
5. JUSTIFICACION
6. MARCO TEORICO

4. ¿En Administración Documental, se considera necesario aplicar los procesos de análisis
de la información
Si, por que procesa la información para obtener una transformación en la misma y
obtener un resultado. En el que hacer o labor documental es necesaria ya que
ayuda a resolver inquietudes en ciertos momentos para tomar decisiones y medir
resultados como la calidad y el manejo de la gestión documental.
.
Instrumentos de investigación científica:
. La Observación
Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso,
tomar información y registrarla para su posterior análisis.
La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella
se apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos. Gran parte del
acervo de conocimientos que constituye la ciencia a sido lograda mediante la
observación.
Existen dos clases de observación: la Observación no científica y la observación
científica. La diferencia básica entre una y otra esta en la intencionalidad: observar
científicamente significa observar con un objetivo claro, definido y preciso: el
investigador sabe qué es lo que desea observar y para qué quiere hacerlo, lo cual
implica que debe preparar cuidadosamente la observación. Observar no
científicamente significa observar sin intención, sin objetivo definido y por tanto, sin
preparación previa.
Pasos Que Debe Tener La Observación
a. Determinar el objeto, situación, caso, etc (que se va a observar)
b. Determinar los objetivos de la observación (para qué se va a observar)
c. Determinar la forma con que se van a registrar los datos
d. Observar cuidadosa y críticamente
e. Registrar los datos observados
f. Analizar e interpretar los datos
g. Elaborar conclusiones
h. Elaborar el informe de observación (este paso puede omitirse si en la
investigación se emplean también otras técnicas, en cuyo caso el informe
incluye los resultados obtenidos en todo el proceso investigativo)

5. Recursos Auxiliares De La Observación
Fichas
Récords Anecdóticos
Grabaciones
Fotografías
Listas de chequeo de Datos
Escalas, etc.
Modalidades Que Puede Tener La Observación Científica
La Observación científica puede ser:
Directa o Indirecta
Participante o no Participante
Estructurada o no Estructurada
De campo o de Laboratorio
Individual o de Equipo
Observación Directa y la Indirecta
Es directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el
hecho o fenómeno que trata de investigar.
Es indirecta cuando el investigador entra en conocimiento del hecho o fenómeno
observando a través de las observaciones realizadas anteriormente por otra
persona. Tal ocurre cuando nos valemos de libros, revistas, informes,
grabaciones, fotografías, etc., relacionadas con lo que estamos investigando, los
cuales han sido conseguidos o elaborados por personas que observaron antes lo
mismo que nosotros.
Observación Participante y no Participante
La observación es participante cuando para obtener los datos el investigador se
incluye en el grupo, hecho o fenómeno observado, para conseguir la información
"desde adentro".
Observación participante es aquella e la cual se recoge la información desde
afuera, sin intervenir para nada en el grupo social, hecho o fenómeno investigado.
Obviamente, La gran mayoría de las observaciones son no participantes.
Observación Estructurada y No Estructurada
Observación no Estructurada llamada también simple o libre, es la que se realiza
sin la ayuda de elementos técnicos especiales.
Observación estructurada es en cambio, la que se realiza con la ayuda de
elementos técnicos apropiados, tales como: fichas, cuadros, tablas, etc, por lo cual
se los la denomina observación sistemática.
Observación de Campo y de Laboratorio
La observación de campo es el recurso principal de la observación descriptiva; se
realiza en los lugares donde ocurren los hechos o fenómenos investigados. La
investigación social y la educativa recurren en gran medida a esta modalidad.
La observación de laboratorio se entiende de dos maneras: por un lado, es la que
se realiza en lugares pre-establecidos para el efecto tales como los museos,

6. archivos, bibliotecas y, naturalmente los laboratorios; por otro lado, también es
investigación de laboratorio la que se realiza con grupos humanos previamente
determinados, para observar sus comportamientos y actitudes.
Observación Individual Y De Equipo
Observación Individual es la que hace una sola persona, sea porque es parte de
una investigación igualmente individual, o porque, dentro de un grupo, se le ha
encargado de una parte de la observación para que la realice sola.
Observación de Equipo o de grupo es, en cambio, la que se realiza por parte de
varias personas que integran un equipo o grupo de trabajo que efectúa una misma
investigación puede realizarse de varias maneras:
a. Cada individuo observa una parte o aspecto de todo
b. Todos observan lo mismo para cotejar luego sus datos (esto permite
superar las operaciones subjetivas de cada una)
c. Todos asisten, pero algunos realizan otras tareas o aplican otras técnicas.
2. La Entrevista
Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos
personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de
obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona
entendida en la materia de la investigación.
La entrevista es una técnica antigua, pues ha sido utilizada desde hace mucho en
psicología y, desde su notable desarrollo, en sociología y en educación. De hecho,
en estas ciencias, la entrevista constituye una técnica indispensable porque
permite obtener datos que de otro modo serían muy difícil conseguir.
Empleo De La Entrevista
a. Cuando se considera necesario que exista interacción y diálogo entre el
investigador y la persona.
b. Cuando la población o universo es pequeño y manejable.
Condiciones Que Debe Reunir El Entrevistador
a. Debe demostrar seguridad en si mismo.
b. Debe ponerse a nivel del entrevistado; esto puede esto puede conseguirse
con una buena preparación previa del entrevistado en el tema que va a
tratar con el entrevistado.
c. Debe ser sensible para captar los problemas que pudieren suscitarse.
d. Comprender los intereses del entrevistado.

7. e. Debe despojarse de prejuicios y, en los posible de cualquier influencia
empática.
3. La Encuesta
La encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas
opiniones impersonales interesan al investigador. Para ello, a diferencia de la
entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a los sujetos,
a fin de que las contesten igualmente por escrito. Ese listado se denomina
cuestionario.
Es impersonal porque el cuestionario no lleve el nombre ni otra identificación de la
persona que lo responde, ya que no interesan esos datos.
Es una técnica que se puede aplicar a sectores más amplios del universo, de
manera mucho más económica que mediante entrevistas.
Varios autores llaman cuestionario a la técnica misma. Los mismos u otros, unen
en un mismo concepto a la entrevista y al cuestionario, denominándolo encuesta,
debido a que en los dos casos se trata de obtener datos de personas que tienen
alguna relación con el problema que es materia de investigación.
Riesgos que conlleva la aplicación de cuestionarios
a. La falta de sinceridad en las respuestas (deseo de causar una buena
impresión o de disfrazar la realidad).
b. La tendencia a decir "si" a todo.
c. La sospecha de que la información puede revertirse en contra del
encuestado, de alguna manera.
d. La falta de comprensión de las preguntas o de algunas palabras.
e. La influencia de la simpatía o la antipatía tanto con respecto al investigador
como con respecto al asunto que se investiga.
Tipos de preguntas que pueden plantearse
El investigador debe seleccionar las preguntas más convenientes, de acuerdo con
la naturaleza de la investigación y, sobre todo, considerando el nivel de educación
de las personas que se van a responder el cuestionario.
1. Clasificación de acuerdo con su forma:
1. Preguntas abiertas
2. Preguntas cerradas
1. Preguntas dicotómicas
2. Preguntas de selección múltiple

8. 1. En abanico
2. De estimación
2. Clasificación de acuerdo con el fondo:
1. Preguntas de hecho
2. Preguntas de acción
3. Preguntas de intención
4. Preguntas de opinión
5. Preguntas índices o preguntas test
4. El Fichaje
El fichaje es una técnica auxiliar de todas las demás técnicas empleada en
investigación científica; consiste en registrar los datos que se van obteniendo en
los instrumentos llamados fichas, las cuales, debidamente elaboradas y ordenadas
contienen la mayor parte de la información que se recopila en una investigación
por lo cual constituye un valioso auxiliar en esa tarea, al ahorra mucho tiempo,
espacio y dinero.
5. El Test
Es una técnica derivada de la entrevista y la encuesta tiene como objeto lograr
información sobre rasgos definidos de la personalidad, la conducta o determinados
comportamientos y características individuales o colectivas de la persona
(inteligencia, interés, actitudes, aptitudes, rendimiento, memoria, manipulación,
etc.). A través de preguntas, actividades, manipulaciones, etc., que son
observadas y evaluadas por el investigador.
Se han creado y desarrollado millones de tesis que se ajustan a la necesidad u
objetivos del investigador. Son muy utilizados en Psicología (es especialmente la
Psicología Experimental) en Ciencias Sociales, en educación; Actualmente gozan
de popularidad por su aplicación en ramas novedosas de las Ciencias Sociales,
como las "Relaciones Humanas" y la Psicología de consumo cotidiano que utiliza
revistas y periódicos para aplicarlos. Los Test constituyen un recurso propio de la
evaluación científica.
Características de un buen Test
No existe el Test perfecto; no ha sido creado todavía y probablemente no lo sea
nunca.
a. Debe ser válido, o sea investigar aquello que pretende y no otra cosa. "si se
trata de un test destinado a investigar el coeficiente intelectual de un grupo
de personas".
b. Debe ser confiable, es decir ofrecer consistencia en sus resultados; éstos
deben ser los mismos siempre que se los aplique en idénticas condiciones
quien quiera que lo haga. El índice de confiabilidad es lo que dan mayor o menor
confianza al investigador acerca del uso de un determinado test. Existen tablas

9. aceptadas universalmente sobre esos índices y ella nos hacen conocer que ningún
test alcanza in índice de confiabilidad del 100%.
c. Debe ser objetivo, evitando todo riesgo de interpretación subjetiva del investigador.
La Objetividad es requisito indispensable para la confiabilidad.
d. Debe ser sencillo y claro escrito en lenguaje de fácil compresión para los
investigadores.
e. Debe ser económico, tanto en tiempo como en dinero y esfuerzo.
f. Debe ser interesante, para motivar el interés de los investigadores.
VARIABLES
Según la medición
[editar] Variables cualitativas
Son las variables que expresan distintas cualidades, características o modalidad. Cada
modalidad que se presenta se denomina atributo o categoría y la medición consiste en una
clasificación de dichos atributos. Las variables cualitativas pueden ser dicotómicas cuando
sólo pueden tomar dos valores posibles como sí y no, hombre y mujer o son politómicas
cuando pueden adquirir tres o más valores. Dentro de ellas podemos distinguir:
• Variable cualitativa ordinal: También llamada variable cuasicuantitativa. La
variable puede tomar distintos valores ordenados siguiendo una escala establecida,
aunque no es necesario que el intervalo entre mediciones sea uniforme, por ejemplo:
leve, moderado, grave.
• Variable cualitativa nominal: En esta variable los valores no pueden ser
sometidos a un criterio de orden como por ejemplo los colores o el lugar de
residencia.
[editar] Variables cuantitativas
Son las variables que se expresan mediante cantidades numéricas. Las variables
cuantitativas además pueden ser:
• Variable discreta: Es la variable que presenta separaciones o interrupciones en la
escala de valores que puede tomar. Estas separaciones o interrupciones indican la
ausencia de valores entre los distintos valores específicos que la variable pueda
asumir. Ejemplo: El número de hijos (1, 2, 3, 4, 5).
• Variable continua: Es la variable que puede adquirir cualquier valor dentro de un
intervalo especificado de valores. Por ejemplo la masa (2,3 kg, 2,4 kg, 2,5 kg, ...) o

10. la altura (1,64 m, 1,65 m, 1,66 m, ...), que solamente está limitado por la precisión
del aparato medidor, en teoría permiten que siempre exista un valor entre dos
cualesquiera.
[editar] Según la influencia
Según la influencia que asignemos a unas variables sobre otras, podrán ser:
Variables independientes
Son las que el investigador escoge para establecer agrupaciones en el estudio, clasificando
intrínsecamente a los casos del mismo. Un tipo especial son las variables de control, que
modifican al resto de las variables independientes y que de no tenerse en cuenta
adecuadamente pueden alterar los resultados por medio de un sesgo.
Es aquella característica o propiedad que se supone ser la causa del fenómeno estudiado. En
investigación experimental se llama así a la variable que el investigador manipula.
Variables dependientes
Son las variables de respuesta que se observan en el estudio y que podrían estar
influenciadas por los valores de las variables independientes.
Hayman (1974: 69) la define como propiedad o característica que se trata de cambiar
mediante la manipulación de la variable independiente.
La variable dependiente es el factor que es observado y medido para determinar el efecto de
la variable independiente
IDENTIFICACION DE NECESIDADES
PROBLEMÁTICA:
Basándonos en el número de consultas y atenciones que se realizan en el archivo
central de Cens se pudo determinar aspectos por mejorar en el mismo.
Se identifico que los clientes internos de centrales Eléctricas del norte de
Santander (CENS), desconocen el contenido del material debido a la rotación y
cambio del personal administrativo y pasantes. lo cual conlleva a mejorar el uso de
los mismos y recolectar el número de consultas realizadas al archivo central de
Cens por parte del usuario interno y el cual requiere la información en determinado
momento para resolver o responder a algún trámite y mejorar la calidad de servicio
del mismo. Por lo cual se ve la necesidad de establecer y contribuir al

11. mejoramiento integral de los procesos de administración y consulta de la
información.
Se elaborara una encuesta para recolectar datos que determinen la consulta y
calidad en el servicio del archivo central y el tipo de investigación es experimental,
Variables: cuantitativa discreta: datos números enteros Cualitativa ordinal: por
atributos.
TITULO DE PROYECTO
EVALUACION PRESTAMO DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO CENTRAL DE
CENS PARA CONTROLAR NIVEL DE CONSULTA
Objetivos Generales
Concientizar y sensibilizar al usuario interno del correcto uso del manejo del
información contenida en el archivo central de Cens y mejora la calidad en el
servicio.
Objetivos Específico
Mediante este trabajo se lograra la actividad correspondiente a la competencia
procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.
• Resolver inquietudes por parte del usuario interno
• Contribuir con el correcto uso del manejo de la información
• Aprovechar las herramientas técnicas y/o tecnológicas
• Mejorar el servicio
• Establecer el número de consultas realizadas.
JUSTIFICACION
Se determino trabajar en este proyecto de investigación sobre la consulta y
préstamo de documentos en el archivo central de Centrales Eléctricas del Norte de
Santander debido al poco conocimiento que tiene los usuarios internos sobres la
documentos existentes en el mismo. y así poder también realizar un análisis
sobre el número de consultas que se efectúan en el mismo al igual que la calidad
en el servicio que presta.

12. MARCO TEORICO
Basándonos en estudios realizados sobre el servicio al cliente y también la
utilización de soportes regidos por la normatividad vigente para el préstamo de
documentos. Se hizo la consulta de temas al respecto para poder orientar el
proyecto de investigación
.
Inicialmente debemos tener en cuenta que es cliente interno el cual hace parte de
la organización, la calidad en el servicio determina el buen nivel de la entidad y
trae consigo beneficios como la satisfacción del usuario y el desarrollo de
gestiones administrativas para dar u orientar soluciones.
Cliente interno
El cliente interno implica reconocer al trabajador como el principal activo de la
empresa, no como un coste. Supone apostar por una fuerza laboral estable y en
constante proceso de formación, a la que se aplica el llamado salario emocional
(valor que recibe el trabajador más allá del estrictamente monetario). Supone
fidelidad al empleado reconociendo su valor y su posición dentro de la empresa.
La aplicación de este concepto de cliente interno permite reducir o anular lo que yo
llamo “servicio cero o negativo” (un trabajador nuevo siempre necesitará un
periodo de adaptación y, posiblemente, otro trabajador que le enseñe la estrategia
de la empresa) al disminuir la rotación de trabajadores, aumenta la identificación
del empleado con el proyecto y filosofía empresarial, evita peligros de mala
publicidad en los momentos de la verdad entre el empleado y el cliente, fideliza
clientes al encontrarse estos en un entorno más cómodo y relajado y disfrutar de
una estructura de servicio en red y no piramidal, disminuye gastos al evitar
posibles errores de nuevos trabajadores y al estar los antiguos empleados
familiarizados con las gestiones estandarizadas.
Entonces, si esto es así ¿Por qué no se aplica de forma generalizada en las
empresas turísticas? No olvidemos que el trabajador turístico es la primera imagen
de la empresa frente al cliente y crea, junto con él, el servicio al ser consumido. En
primer lugar porque el trabajador es, para el empresario, un coste y no un activo,
monitorizando dicho empresario el proceso asignando a cada agente un valor. Por
otro lado hay una cierta desconfianza hacia el trabajador por la posibilidad de
“acomodarse” en el puesto, lo que explica el elevado nivel de rotación. No
podemos olvidar las reticencias, tanto de trabajadores como de directivos, al
cambio por suponer un esfuerzo y la creación de nuevas estructuras mentales que
no todos están dispuestos a asumir. Además hay una evidente falta de formación
de muchos directivos en este tipo de temas y la ausencia de departamentos
integrales de marketing en los que el marketing relacional tenga peso
específico.En definitiva, aplicar el concepto de cliente interno supone una nueva

13. forma de acercarnos al cliente y de estructurar nuestra organización, trastocando
los valores tradicionales y creando otros nuevos más acordes con los gustos y
deseos del visitante actual.
Préstamo de Documentos

14. Uno de los fines del archivo es proporcionar oportunamente la
información o los documentos que los usuarios requieran, de ahí la
importancia de una eficiente organización del archivo.
1. SERVICIO DE PRÉSTAMO
Cualquiera que sea el medio que el usuario utilice para solicitar un
préstamo de documentos, telefónica, escrita, correo electrónico o
personal, debe diligenciarse una ficha de solicitud de préstamo, en
la cual se registra el nombre con el cual está clasificado, el asunto,
la fecha del documento, del préstamo y de la devolución, la cual no
debe exceder de 10 días, con el nombre y la firma de quien lo
solicita. Para efectuar un estricto control de los documentos
prestados, las fichas se archivan provisionalmente en un sistema
cronológico, el cual debe consultarse diariamente para verificar qué
documentos deben ser solicitados, en caso de no haber sido
devueltos.
RAZÓN SOCIAL
ARCHIVO CENTRAL
FICHA DE PRESTAMO
Nombre del
legajo________________________________
Fecha de
legajo:_________________________________
Código o
número:________________________________
Solicitado
por:___________________________________

15. Qué es el derecho de información?
El derecho a la información, es la capacidad de acceder, solicitar y conocer datos,
documentos y demás información que el ciudadano considere de interés o
necesidad. Está sustentado en los Arts. 15, 20 y 23 de la Constitución política y
tiene tres estados de aplicación:
Forma activa cuando soy yo quien brinda la información,
forma pasiva cuando la solicito,y neutra cuando puedo conocer qué existe sobre
mí, en bases de datos tanto públicas como privadas.
ANTECEDENTES
Inicialmente se conocieron las inconformidades que se han presentado en la
consulta y uso de la información en el archivo central se hizo un estudio y
finalmente se observo la necesidad de orientar una propuesta para hacer un
análisis profundo, resolver inquietudes internas y mejorar el servicio que presta al
cliente interno en este caso los usuarios de la entidad.
ENCUESTA PARA MEDICION ATENCION Y USO DE
INFORMACION EN EL ARCHIVO CENTRAL
Oficina
Nombre y cargo del funcionario
Fecha
1. Conoce cuál es la función del archivo central.

16. A. Si B. No
2. Se da a conocer o informa al personal administrativo y/o en misión nuevo en
la dependencia sobre las transferencias realizadas.
A. Sí
B. No
3. con que frecuencia consulta la información transferida por su dependencia al
archivo central
A. Diaria
B. Mensual
C. Anual
3. como realiza la consulta
A. Personal
B.Telefonica
4. Se realiza el control del préstamo de documentos?
A. Si
B. No
5. como califica la atención en el momento de la consulta en el archivo central
teniendo en cuenta que 5 es la puntuación máxima.
1 2 3 4 5
6. Conoce las herramientas tecnológicas para consultar la información
A. Si
B. No
BASE TEORICA
Durante el proceso de investigación logramos resaltar algunos términos
archivísticos los cuales son de gran importancia para conocer la labor como tal
tanto como sus funciones.

17. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como
la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico,
que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública
deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases
del ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o
copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de
acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas
por el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser
copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de
transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la
misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la
Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos,
incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará
así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan
sido reproducidos por cualquier medio".

18. DEFINICIONES
EL SERVICIO
El servicio es el conjunto de prestaciones que el cliente espera, además del
producto o servicio básico.
Cliente:
Es quien accede a un producto o servicio por medio de una transacción financiera
(dinero) u otro medio de pago. Quien compra, es el comprador, y quien consume
el consumidor. Normalmente, cliente, comprador y consumidor son la misma
persona.
Cliente interno:
El cliente interno es aquel miembro de la organización, que recibe el resultado de
un proceso anterior, llevado a cabo en la misma organización, a la que podemos
concebir como integrada por una red interna de proveedores y clientes. Yo soy
proveedor de quien recibe el producto de mi trabajo, y cliente de quien me hace
llegar el producto del suyo.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
Archivo central: recibe la documentación que le transfieren los archivos de oficina
que componen la estructura de un organismo.
Transferencias al Archivo Central: La trasferencia es el procedimiento mediante el
cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema. Su objetivo final es
evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándoles de aquellos
que no son de uso frecuente.
Con el paso de la documentación de los archivos de gestión al Central se está

19. realizando una transferencia. Para las futuras consultas y préstamos interesa que
ésta se realice de la manera más conveniente
ALCANCE
Mediante este proyecto de investigación se podrá determinar el servicio de
consulta al archivo central de igual forma la calidad del mismo.
Oficina
Nombre y cargo del funcionario
Fecha
1. Conoce cuál es la función del archivo central.
A. Si B. No
2. Se da a conocer o informa al personal administrativo y/o en misión nuevo en
la dependencia sobre las transferencias realizadas.
A. Sí
B. No
3. con que frecuencia consulta la información transferida por su dependencia al
archivo central
A. Diaria
B. Mensual
C. Anual
3. como realiza la consulta
A. Personal
B.Telefonica
4. Se realiza el control del préstamo de documentos?
A. Si
B. No

20. 5. como califica la atención en el momento de la consulta en el archivo central
teniendo en cuenta que 5 es la puntuación máxima.
1 2 3 4 5
6. Conoce las herramientas tecnológicas para consultar la información
A. Si
B. No