L’Amministrazione comunale di Thiene ha deciso di avviare un processo di miglioramento continuo della propria organizzazione abbracciando, per primo, l'approccio Lean Thinking. Al termine dei laboratori didattici possiamo già avere i primi risultati sulla validità e l’efficacia di tale approccio. Sintesi dei lavori del Gruppo Atto Unico, Franco Picone

1. “Verso l’organizzazione snella: la risposta del
Comune di Thiene alla sfida del miglioramento
dell’efficienza degli enti locali”
14/02/2011
Sintesi attività Gruppo Atto Unico
A cura di
Franco Picone

2. Riassunto
Oggetto dell’analisi del gruppo (6 persone) è stato il processo di emissione dell’Atto Unico relativamente alle attività
edilizie.
Il Comune di Thiene svolge tale servizio, oltre che per il comune stesso anche per altri sei comuni della zona.
APPROCCIO LABORATORIO DIDATTICO:
- Veloce formazione sui principi Lean con gioco
- Mappatura di alto livello (SIPOC)
- Mappatura del processo attuale
- Individuazione delle aree critiche
- Richiamo sui concetti di un Lean Value Stream (le domande da porsi).
- Mappatura nuovo processo
- Lista attività da sviluppare
- Realizzazione di alcuni miglioramenti
- Riflessioni sull’esperienza fatta
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3. fornitori input processi
SIPOC output clienti requisiti
Mappatura di alto livello
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4. VSM emissione Atto Unico «AS IS»
Flusso comune
di Thiene
Flusso altri
Flussi in comune comuni
dovuti a sospensioni
N° step totali = 47
Percorso pratica = 160m circa
«Domanda»: 176 A.U./anno
LT (fino alla notifica) = 72 gg (Thiene) , 57 (altri comuni)
35% Thiene >> T/T=26h
65% Altri comuni >>T/T=15h
Tempo di processo = 20h (Thiene); 2h 26’ min (altri comuni)
% completezza e accuratezza al primo passaggio=11% (Thiene)
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5. VSM emissione Atto Unico «TO BE»
Attività Qualità
combinate alla fonte
Controllo
visivo processo
Flusso comune
di Thiene
Flusso altri
comuni
N° totale step = 28
LT = 36 gg (Thiene), 29 gg (altri comuni) Miglioramento
Tempo di processo = 19h (Thiene), 2h (altri comuni) del 50%
% completezza e accuratezza al primo passaggio = 30% (Thiene)
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6. Sintesi Risultati
Tabella riepilogo
Processo AS IS Target 1° Stato Futuro
N° step 47 28
Lead time di processo fino alla notifica 101gg (solari) < 60 gg (solari) 51 gg (solari)
Qualità (% correttezza al primo passaggio) 11% 30%
compresi 30gg
attesa pareri compresi 30gg
Note est. attesa pareri est.
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7. Piano Implementazione/Giornale Kaizen
Giornale Kaizen
Data: Pag:______ di:______
n° Descrizione del problema Contromisura/Attività Responsabile Data Stato Data
pianificata completam.
Abbastanza frequentemente si utilizzano moduli A P
1 sbagliati Porre avviso su moduli da utilizzare C D 08/02/2011
A P
2 Predisporre avviso sul "totem" Farro 14/02/2011 C D
In molti casi (circa 50% per Thiene) ci sono Fissare il venerdì mattina su A P
3 errori e incompletezze nelle pratiche presentate appuntamento per tecnici Dalle Carbonare 15/04/2011 C D
Fare rispettare gli orari di A P
4 ricevimento esistenti Tutti 11/02/2011 C D
A P
5 Raccolta FAQ Farro 08/02/2011 C D 08/02/2011
Stesura tabella interventi A P
6 procedimenti (5) Farro/Zucchi 24/04/2011 C D
Definizione moduli on-line con A P
7 controlli automatici Farro/Zucchi Entro 2011 C D
A P
8 Richiedere tassativamente e-mail Tutti 18/02/2011 C D
A P
9 Aggiornare info sul sito internet Farro 28/02/2011 C D
Informazione esterna pratiche on A P
10 line C D
Problemi dovuti a incongruenza di procedura A P
11 quando svolta da persone diverse Definire standard protocollazione Croce 18/02/2011 C D
Adeguamento hardware (monitor A P
12 Difficolta di visione a PC di elaborati grafici grandi) Tognon 08/04/2011 C D
Necessità addestramento procedure Formazione su pratiche on-line A P
13 informatizzate (inclusi altri comuni) Farro/Zucchi 08/04/2011 C D
A P
14 Gestione visuale flussi documenti migliorabile Applicazione programma 5S Tutti 20/03/2011 C D
A P
15 Libro firma dedicato all'A.U. 08/02/2011 C D 08/02/2011
Necessità di definire e comunicare nuovo Stesura procedure, generali e di A P
16 processo dettaglio Tutti/Farro 18/02/2011 C D
A P
17 Necessità di realizzare gestione visuale Tabellone sto azanzamento pratiche Tutti 14/02/2011 C D
A P
18 C D
A P
19 C D
A P
20 C D
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8. Alcune soluzioni già adottate…
Tabellone avanzamento Rendere visibile il flusso……
Cantiere 5S pilota (prima)……
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9. Riflessioni del gruppo…
«..Ci siamo “fermati a ri-pensare” il processo “atto
unico”:
● metodo scientifico collaudato;
● macro-fasi e micro-fasi;
● valore per l'utente;
● spreco=muda;
● carichi di lavoro (T/A-L/T);
● analisi spaziale movimenti di lavoro;
● >>>> progetto. ..»
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10. Riflessioni del gruppo…
«…Cosa si è capito (o ci si è ricordati di sapere) per il futuro:
Il miglioramento si ottiene insieme: è un obiettivo condiviso;
Nel miglioramento occorre investire (tempo – denaro) a lavoro fermo;
Il miglioramento si ottiene con un aiuto esterno;
Il miglioramento si vede in nuovi segni fisici negli uffici;
Il miglioramento si ottiene sia nelle macro che nelle microfasi;
L'utente va “accompagnato”, nel rispetto delle regole, verso il miglior servizio;
Il miglioramento è un processo infinito continuo: cambiano le condizioni e cambia
il nostro modo di percepirle, e anche quando non si può più migliorare quantità
o qualità verso l'utente, può migliorare il benessere di chi lavora, a parità di
risultati.»
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