Excel avanzado 2013

MICROSOFT EXCEL 2013
AVANZADO
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES DE SERVICIOS
UNI - PAUS

Microsoft Excel 2013 - Avanzado
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Contenido
Presentación ................................................................................................................................. 3
Capítulo 1: Introducción a Excel 2013........................................................................................... 5
1.1 Historia Y Versiones .......................................................................................................... 6
1.2 Especificaciones, Límites y Problemas ............................................................................. 8
1.3 Las novedades de Excel 2013........................................................................................... 9
Inicio Rápido .......................................................................................................................... 9
Análisis de Datos Instantáneos............................................................................................ 10
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos................................ 10
Crear un gráfico adecuado para los datos........................................................................... 11
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos...................................................... 11
Un libro, una ventana........................................................................................................... 11
Nuevas funciones de Excel.................................................................................................. 11
Capítulo 2: Segmentación de Datos y Filtros.............................................................................. 12
2.1 Segmentación de datos..................................................................................................... 14
2.2 Filtros................................................................................................................................. 16
Capítulo 3: Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones ......................................................... 24
3.1 Entorno y estructura de Ms Excel...................................................................................... 24
3.2 Administrador de nombres................................................................................................. 25
3.3 Generalidades de las funciones ........................................................................................ 30
3.4 Referencias........................................................................................................................ 31
Referencias relativas............................................................................................................ 31
Referencias absolutas.......................................................................................................... 32
Referencias mixtas............................................................................................................... 32
Referencias Externas........................................................................................................... 33
Referencias en Macros ........................................................................................................ 34
3.5 Funciones .......................................................................................................................... 34

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Funciones Lógicas ............................................................................................................... 35
Funciones de Búsqueda y Referencia ................................................................................. 45
Combinación de Fórmulas y Funciones............................................................................... 69
Funciones Matriciales .......................................................................................................... 74
3.6 Errores de Excel ................................................................................................................ 80
Capítulo 4: Restricción de Datos y Formatos condicionados...................................................... 84
4.1 Formato Condicional.......................................................................................................... 84
Aplicar Formato a todas las celdas según sus valores: ....................................................... 85
Aplicar Formato únicamente a las celdas que contengan: .................................................. 88
Aplicar Formato a los valores con rango inferior o superior:................................................ 88
Aplicar Formato a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: ............... 88
Aplicar Formato a los valores únicos o duplicados: ............................................................. 88
Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: .................................... 89
4.2 Validación de Datos........................................................................................................... 94
Capítulo 5: Tablas Dinámicas ................................................................................................... 101
Capítulo 6: Importación de Datos.............................................................................................. 106
6.1 Importación desde Texto ................................................................................................. 107
6.2 Importación desde la Web............................................................................................. 109
6.3 Importación desde Access............................................................................................. 111
6.4 Microsoft Query ............................................................................................................. 113
Capítulo 7: Macros .................................................................................................................... 126
7.1 Excel y Visual Basic para Aplicaciones ........................................................................... 126
7.2 Ventajas de VBA.............................................................................................................. 127
7.3 Desventajas de VBA........................................................................................................ 128
7.4 La Grabadora de Macros................................................................................................. 128

3
Presentación
El presente manual de Excel Avanzado ha sido diseñado para usarse en cursos de
Microsoft Office Excel 2013 impartidos en el Programa de Administración de Unidades
de Servicios de la Universidad Nacional de Ingeniería para usuarios con conocimientos
previos de Excel.
Microsoft® Excel® 2013 ofrece características enriquecidas, nuevas y mejoradas para
el conjunto de aplicaciones de productividad más popular del mundo. Excel 2013
permite analizar, administrar y compartir información de más maneras que nunca y le
ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Con las herramientas de análisis
y visualización de datos, junto con las tecnologías de inteligencia empresarial con
características de autoservicio administradas, y las nuevas herramientas de trabajo
skydrive para compartir información y guardar documentos en la red más grande del
mundo, puede crear perspectivas de negocios e información eficaces que realizan un
seguimiento de los datos importantes, resaltan las tendencias y comunican los
resultados mediante gráficos de gran calidad.
El texto empieza con una Introducción a Excel y sus versiones anteriores, además de
hacer una comparación con sus antecesores y analizar las novedades principales de la
versión 2013. Los acápites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos
considerados necesarios para el uso y la administración de datos en un libro de cálculo,
reducción de errores, resaltar información en dependencia de los requerimientos del
usuario, complementos de trabajo para inteligencia de negocios, importación de datos
desde diferentes medio y automatización básica de procesos cotidianos a través de
macros que contribuyan a la reducción de tiempo en procesos monótonos de trabajo.
Aunque Excel fue diseñado como un programa para operaciones financieras y
contables hoy por hoy este programa es usado además por Estadistas, Ingenieros,
Administradores de proyectos, matemáticos, investigadores, médicos e incluso
abogados e historiadores, puesto que por su gran gama de comandos y funciones de
todo tipo ha sido de gran utilidad en el desarrollo de hojas de cálculo que contribuyen a

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reducir la carga de trabajo y aumentar la rapidez en el desarrollo de informes
especializados.
En el moderno mundo de hoy en día son muchas las empresas que adquieren un
software especializado para la administración de información y la ejecución de procesos
que facilitan en gran cantidad el trabajo diario, sin embargo muchos de estos están
diseñados bajo un marco fijo de trabajo y no están abiertos a posibles cambios en los
procesos, ya sea para mejorar o por factores externos (como los legales), es ahí donde
nos vemos en la necesidad de hacer uso de aquellas herramientas que ya poseemos
pero que no explotamos, y que podrán hasta cierto punto resolver muchas limitaciones
que los software más caros no pueden.
El curso y manual de Excel avanzado está estructurado para poder aprovechar al
máximo las ventajas que ofrece una de las herramientas más poderosas en el mundo
de las Tecnologías de Información, facilitando las operaciones a través de comandos y
funciones poco conocidos y de gran utilidad.

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Capítulo 1:
Introducción a Excel 2013
Microsoft Excel (Ms Excel) es un software diseñado para el manejo de hojas de cálculo,
desarrollado y distribuido por Microsoft, y utilizado normalmente en tareas financieras y
contables, aunque hoy por hoy las características que ofrece han superado estos
límites y barreras.
Ms Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas
denominados hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar,
manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérico o de texto.
Ms Excel se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos
llamados Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más
extendida y usada a nivel global, siendo en la actualidad la herramienta complementaria
en las diferentes especialidades, ingeniería, finanzas, matemática, física o contabilidad.
Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por
columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las
celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de
información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja
de cálculo.
La principal ventaja del uso de las hojas de cálculo electrónicas reside en que es
posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de
tal forma que si cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo
electrónica recalculará y actualizará los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el
origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de cálculo electrónicas, debido
a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informática, el trabajo de
recalcular las diferentes hipótesis de un modelo matemático, físico o financiero
representaba un tiempo y esfuerzo enorme, además del riesgo de caer en algún error
durante el cálculo. Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las

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hojas de cálculo electrónicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos
de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente
fiable.
La principal ventaja del Ms Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la
hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas para el
diseño y cálculo de estructuras civiles, gestión de riesgos, control contable de una
empresa, gestión y control de los stocks de un almacén, diseños de modelos
matemáticos, gestión de bases de datos, generación de presupuestos, planificación de
proyectos, etc…. Un amplio abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del
programa Ms Excel.
1.1 Historia Y Versiones
Microsoft comercializó originalmente un programa de Hoja de cálculo llamado Multiplan
en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS
perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Posteriormente Microsoft publicó la primera
versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2.05
en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows)
en noviembre de 1987. Lotus fue lent | a al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a
Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja
de cálculo de PC solidificándolo como un competidor válido y mostró su futuro como
desarrollador de software GUI. Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al
mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual es
Excel 15.0, también denominada Microsoft Excel 2013.
La lista de versiones de Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft
Windows es:

7
Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las
fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo computación inteligente de
datos, donde existen celdas dependientes de otras celdas se actualizan al instante
(programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos cada cierto
tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia
capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones,
listados usados en combinación de correspondencia con Microsoft Word.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas
en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas
de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores,
incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabación de macros
puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles
en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero
no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte
para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas
orientadas a objetos.
La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se
convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el

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mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus.
Microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la
adición de la capacidad para deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir
un archivo.
1.2 Especificaciones, Límites y Problemas
Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente
de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades
desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede
destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas
por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite
máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Otras
características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de
cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria
del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la
posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.
Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de cálculo, es el hecho de su
incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS
X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho año
(como acontecimientos históricos). Este problema se ha venido presentando desde
versiones más antiguas de 16 bits, persistiendo aún en la versión actual.
El 22 de septiembre del 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba
resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de
números, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra
como resultado de la operación 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales
pares. Además, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No
obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534
(también si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5,
respectivamente).

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Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en ámbito académico, toma
especial interés el manejo de dichos conceptos de forma ágil, para conseguir rapidez y
precisión en el análisis. La forma más rápida de conseguir dicho objetivo es a través de
la aplicación de finanzas en una hoja de cálculo, para el caso, Excel. Las hojas de
cálculo proporcionan una solución rápida y sencilla a las nuevas exigencias que se
presentan en el mundo actual. Excel a través de un ambiente gráfico permite realizar
operaciones matemáticas básicas y complejas y desarrollar diferentes funciones
(financieras, lógicas, estadísticas, matemáticas, etc.).
Microsoft Excel 2013 permite analizar, administrar y compartir información de más
formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las
nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y
resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos
importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o
Smartphone. Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente
con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra
sus gastos personales, Excel 2013 brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus
objetivos.
1.3 Las novedades de Excel 2013
Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio
pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con
rapidez. Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de
barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole
hacia decisiones mejores y más fundamentadas.
Inicio Rápido
Las plantillas realizan la mayoría del trabajo de diseño y configuración por usted, por lo
que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para
presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc.

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Análisis de Datos Instantáneos
La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla
en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional,
minigráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón.
Solía requerir algo de trabajo analizar sus datos pero ahora solo son necesarios unos
pasos. Puede crear al instante diferentes tipos de gráficos, incluidos: gráficos de líneas
y columnas, o agregar gráficos en miniatura (denominados minigráficos). También
puede aplicar un estilo de tabla, crear tablas dinámicas, insertar totales con rapidez y
aplicar formato condicional.
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos
Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan
pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos
de una sola vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos. Para ver cuándo esta
característica resulta especialmente útil.

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Crear un gráfico adecuado para los datos
Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados
para los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos
gráficos y elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos
Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos
de tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel,
tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la
segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué
datos está mirando.
Un libro, una ventana
En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos
libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.
Nuevas funciones de Excel
Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas,
trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y
texto. También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia
a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST)
existente.

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Capítulo 2:
Segmentación de Datos y Filtros
Como todos conoceremos, cuando un usuario de Excel utiliza la herramienta de Filtros,
se colocan de forma automática los controles de filtrado en los encabezados de tabla,
tal como se muestra en la siguiente pantalla:
A manera de repaso, recordemos que:
Para un filtrado rápido:
1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de
la columna que desea filtrar.
2. En la lista de texto o números, desactive la casilla
(Seleccionar todo) de la parte superior de la lista y, a
continuación, active las casillas de los elementos que
desea mostrar en su tabla.
Observación: Para ver más elementos en la lista,
arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de
la galería de filtros para ampliarla.
3. Haga clic en Aceptar.

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La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono para indicar que
hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.
Filtrar por texto o números específicos
1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea
filtrar.
2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna
tiene entradas de texto, haga clic en Filtros de texto.
3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones
de filtrado.
Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija
Mayor o igual que y, a continuación, introduzca el número que está pensando en el
cuadro adyacente.

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Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos
conjuntos de cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera
de las condiciones sea verdadera.
Filtrar elementos por color
Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede
filtrar por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.
1. Haga clic en la flecha del
encabezado de tabla de la
columna que tiene formato de
color o formato condicional
aplicado.
2. Haga clic en Filtrar por color y,
a continuación, elija el color de
celda, el color de fuente o el
icono por el que desea filtrar.
Los tipos de opciones de color que
tendrá dependerán de los tipos de
formato que haya aplicado.
2.1 Segmentación de datos
Microsoft Excel 2010 incorporó segmentaciones de datos como una nueva manera de
filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también se puede crear segmentaciones
de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil,
porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.

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Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de
la cinta de opciones.
2. Haga clic en Diseño > Insertar Segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas
para las que desea crear segmentaciones de datos.
4. Haga clic en Aceptar.
Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha
activado en el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos.

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5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar
en su tabla.
Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a
continuación, elija los elementos que desea mostrar.
Nota: Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la
segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos
en la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de
datos o cambie la configuración de la pestaña Opciones.
2.2 Filtros
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en una
tabla, seleccionar aquellos que correspondan con algún criterio determinado por el
usuario.
Excel ofrece dos formas de filtrar información:
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
Los filtros avanzados son útiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de
datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de cálculo y no un
gestor de Bases de datos, como lo es Ms Access. Podemos suponer que tenemos una
Base de datos en una hoja de cálculo, y que pretendemos aplicar filtros avanzados,
para encontrar algunos registros; ello en aquellas ocasiones en que los Autofiltros se
quedan “cortos” en función de lo que se pretende obtener; los Filtros Avanzados
desaparecen las restricciones o limitaciones que pudiese tener el Autofiltro.
En primer lugar recordaremos desde donde activamos esta herramienta avanzada; si
utilizamos Ms Excel 2003 navegaremos por el Menú Datos > Filtro > Filtro avanzado; si
nos decidimos por versiones posteriores incluyendo la versión 2013 iremos al Menú
Datos > Ordenar y Filtrar >Avanzadas.

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Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que además de nuestra
base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte en donde indicar cuáles son los
criterios de filtro, es decir, dos rangos:
1. Rango de la lista, y
2. Rango de criterios.
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando
los criterios que deseas aplicar a la información, en la figura que se muestra a
continuación se visualiza la ventana que se habilita para que el usuario determine las
propiedades del filtro avanzado:
A continuación se muestra su uso, en el escenario de copiar los datos filtrados en otro
lugar:
Supongamos la siguiente tabla de datos.

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Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas
de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de
Finanzas.
Para este ejemplo se colocaron los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicación no es de suma importancia.

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Antes de aplicar el filtro avanzado se debe seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el
grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios se ha seleccionado el
rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta
pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.
El resultado es precisamente lo que se requiere, así que el filtrado avanzado ha sido
exitoso. Pero ahora ha lugar a un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para

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especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que se requiere
filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además
pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios se
debe agregar dichas condiciones en otra celda.
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.

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De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente se ha especificado una sola condición por columna, pero igual se puede
agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para
ello solamente se agregará una fila adicional al rango de criterios de la siguiente
manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con
apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del
departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

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En la opción de filtros avanzados, el usuario siempre tiene dos opciones:
 Filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, para
ello haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
 Filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de
cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por
último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.
Observación: Al copiar filas filtradas en otra ubicación, se pueden especificar las
columnas que se deben incluir en la operación de copia. Antes de filtrar, copie las
etiquetas de columna de las columnas deseadas en la primera fila del área donde va a
pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a las etiquetas de columna
copiadas en el cuadro Copiar en. De este modo, las filas copiadas incluirán solo las
columnas cuyas etiquetas se hayan copiado.
Nota El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en
varios aspectos importantes.
- Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de filtro
automático.
- Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios
independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que
desee filtrar. Microsoft Office Excel usa el rango de criterios independiente del
cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

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Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas
Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin
embargo, puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre
mayúsculas y minúsculas.
Utilizar nombres predefinidos
Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecerá
automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También se puede definir el
nombre Base de datos para el rango de la lista que se debe filtrar y definir el
nombre Extraer para el área donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecerán
automáticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.

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Capítulo 3:
Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones
3.1 Entorno y estructura de Ms Excel
El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que
puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de
contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas.
Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los números en
Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma
electrónica.
Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de
cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que
preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no
lo han hecho de forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos
más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede
colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un único
proyecto) y a continuación póngales un nombre para poder localizar rápidamente la
información que necesita.
En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de
trabajo; a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y
AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas
complejas y formulas y funciones anidadas.
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información,
manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula
siempre comienza con el signo igual (=).
A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir
en una hoja de cálculo.
 =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
 =A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.

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 =RAIZ (A1) Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor
contenido en A1.
 =HOY () Devuelve la fecha actual.
 =MAYUSC ("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función de
hoja de cálculo MAYUSC.
 =A1>0 Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.
Una fórmula también puede contener funciones, referencias, operadores y constantes.
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de
una fórmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que
sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando
paréntesis.
3.2 Administrador de nombres
Los rangos en Ms Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o
mediante un nombre que se la asigna a un determinado rango.
Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde
la fila 1 hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna
A hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería A2:C80.
Pero tal rango también lo podríamos identificar con un nombre alusivo al tipo de datos
que contiene.
Tipos de nombres
Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden contener
tanto constantes como fórmulas. Es decir, una celda que contiene una constante puede
tener asignado un nombre así como una celda que contenga una fórmula puede
también tener asignado un nombre.
El otro tipo de nombres que existen en Excel son los nombres de tablas. Cuando
creamos una tabla Excel le asigna un nombre predeterminado como Tabla1, Tabla2,

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etc., pero podremos editarlo desde el administrador de nombres para que sea más
descriptivo.
Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:A10, podemos asignarle el
nombre de “Empleados” a ese rango.
Para ello en MS Excel 2013 seleccionamos el rango de datos y nos vamos a la opción
de Fórmulas -> Nombres Definidos -> Asignar nombre y tenemos el siguiente
cuadro:
Automáticamente se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

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Como se puede apreciar en la figura anterior, no es condición requerida que antes de ir
a la opción de Asignar nombre se haya elegido el rango, ya que en el cuadro de diálogo
respectivo se pueden modificar los rangos conforme a los requerimientos dados.
Un punto muy importante es que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qué
hoja pertenece cada rango definido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de
crear el nombre de rango, Excel agrega automáticamente el nombre de la hoja a la que
pertenece el rango. Asimismo, es importante aclarar que cuando se crea directamente
el nombre del rango, hay que indicarle a Excel a qué hoja pertenece ese rango, ya que
todas las hojas tienen los mismos rangos, refiérase a la misma nomenclatura de las
filas y columnas.
Administrar nombres
Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos
administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del grupo
Nombres definidos de la ficha Fórmulas.
Al pulsar el botón Administrador de nombres se mostrará un cuadro de diálogo:

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Este cuadro de diálogo mostrará la lista completa de nombres de nuestro libro y
podremos también crear desde ahí nuevos nombres o editar los existentes. Asimismo el
usuario podrá eliminar cualquier nombre que deseemos pulsando el botón Eliminar.
El siguiente ejemplo se muestra un libro en donde hay 4 definiciones de nombres a
objetos, como se podrá apreciar las opciones: “Nuevo”, “Editar”, “Eliminar”, se
encuentran activas, dando al usuario la oportunidad de ejecutar cualquiera de las tres
opciones.

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Eliminar uno o más nombres
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en
Administrador de nombres.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que
desee cambiar.
3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
 Para seleccionar un nombre, haga clic en él.
 Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y
arrastre los nombres, o bien presione Mayús y haga clic con el botón del
mouse en cada nombre del grupo.
 Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione
CTRL y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.
4. Haga clic en Eliminar. También puede presionar SUPR.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.
¿Para qué sirve asignar un nombre a un conjunto de celdas?
Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las
fórmulas se escribe el nombre del rango. Por ejemplo:
En lugar de escribir
=BUSCARV(D1;Hoja1!A2:A10;1;0) se escribe
=BUSCARV(D1;Empleados;3;0)

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En este sentido, si el usuario utiliza nombres, sus fórmulas serán mucho más fáciles de
entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función,
una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la práctica de utilizar nombres
en su libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
Auditar nombres
Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres tener
una lista de todos ellos será muy fácil generarla. En primer lugar debes posicionarte en
la celda donde se insertará el listado y utilizar el comando Pegar nombres que se
encuentra dentro del menú desplegable Utilizar en la fórmula que a su vez pertenece al
grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas:
Al mostrarse el cuadro de diálogo Pegar nombre se deberá pulsar el botón Pegar lista
y Excel insertará en la hoja los nombres de los rangos así como su definición:
3.3 Generalidades de las funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

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Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo
Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A
medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función
irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción
de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual
de toda la fórmula.
Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y
sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un =
(signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra
debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres
válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A
continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos
(argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos.
El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los
argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto,
referencias de celda y nombres de otra función.
3.4 Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica
a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.
Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una
fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias
a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia
externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una
referencia a un nombre definido en otro libro.)
Referencias relativas
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la
celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la

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posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se
rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De
forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si
copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta
automáticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia
a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene
la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1,
etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición
de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de
=A$1 a =B$1.

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Referencias Externas
Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un
rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre
definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre
específico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.
Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa, también puede aplicar
fórmulas a la información. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda, puede
controlar además las celdas con las que se establecen vínculos si mueve la referencia
externa. Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al mover la referencia externa, la
celda o celdas con las que se establece el vínculo cambian para reflejar su nueva posición
en la hoja de cálculo.
Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe utilizar un nombre para
hacer referencia a las celdas con las que se establece el vínculo. Puede crear una
referencia externa utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el nombre
cuando cree la referencia externa. Este nombre permite recordar más fácilmente el
contenido de las celdas con las que se establece el vínculo. Las referencias externas que
utilizan nombres definidos no cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace
referencia a una celda o rango de celdas específico. Si desea utilizar una referencia externa
con un nombre definido que cambie al moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en
la referencia externa o puede cambiar las celdas a las que hace referencia el nombre.
Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, en
función de si el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentra abierto o
cerrado. Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del
libro entre corchetes ([ ]), seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de
exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente
fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.

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=SUMA('C:Informes[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)
Referencias en Macros
También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas
como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para
calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de
acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programación de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la
ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de
un número de columna.
Referencia Significado
F[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en
la misma columna.
F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y
dos columnas hacia la derecha.
F2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda
columna.
F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
F Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de
referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el
botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel
registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.
3.5 Funciones
 Funciones de complementos y automatización
 Funciones de cubo
 Funciones de base de datos
 Funciones de fecha y hora
 Funciones de ingeniería

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 Funciones financieras
 Funciones de información
 Funciones lógicas
 Funciones de búsqueda y referencia
 Funciones matemáticas y trigonométricas
 Funciones estadísticas
 Funciones de texto
 Funciones Definidas por el usuario
Funciones Lógicas
Función Lógica Si
La función Si es una de las más poderosas que tiene EXCEL, devuelve un valor si
una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa
como FALSO. . La sintaxis de la función es:
=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso)
En donde;
Prueba_logica: Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Valor_verdadero: El valor que desea que se devuelva si el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO.
Valor_falso: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se
evalúa como FALSO.
Por ejemplo, la fórmula siguiente devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10
o menos" si A1 es menor o igual que 10.
=SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos")
Cada función SI, deberá contener al menos un operador lógico dentro de su prueba
lógica para poder retornar un valor verdadero o falso, según corresponda la

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evaluación de la prueba. Por ejemplo, en una tienda de ropa se ha decidido dar el
15% de descuento a todos los clientes que paguen de contado.
A B
1 Forma de Pago Contado
2 Venta 15’000
3 Precio unitario C$ 15°°
4 Descuento =SI (B1=“Contado”,15%*B2*B3,0)
5 Total =(B2*B3) – (B2*B3*B4)
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la
función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado
VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función
ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor
VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero
desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente
tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
A B C
1 VALOR ¿ES NÚMERO?
RESPUES
TA
2 Uno
=SI
(ESNUMERO(A2),”SI”,”NO”)
NO
3 2
=SI
SI
4 3
=SI
SI
5 cuatro
=SI
NO

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Función Lógica Si Anidada
El anidamiento está referido al uso de una función dentro de una fórmula, es decir
escribir una función dentro de otra. Las funciones si anidadas aumentan la cantidad
de resultados posibles, para lo que se debe reemplazar los argumentos
VERDADERO o FALSO, en dependencia de la evaluación y las respuestas
deseadas. A continuación se muestran la sintaxis para poder obtener más de dos
respuestas diferentes con esta función.
=SI (prueba_logica, valor_verdadero, SI (prueba_logica, valor_verdadero,
valor_falso))
=SI (prueba_logica, SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso), valor_falso)
=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso)
Por ejemplo, necesito conocer la comisión de un vendedor de acuerdo a las ventas
realizadas, si son mayores a C$20’000 su comisión será de 5%, si es mayor a
C$10’000 será de 3% si es menor a C$10’000 será de 1%:
Vendedor Ventas Función Respuesta
Carlos
Cárcamo
C$
15’000
=SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1
%)) 3%
Camilo
Conrado
C$ 9’000 =SI(B3>=20000,5%,SI(B3>=10000,3%,1
%)) 1%
Casilda
Castro
C$
21’000
=SI(B4>=20000,5%,SI(B4>=10000,3%,1
%)) 5%
Celia
Castillo
C$ 5’000 =SI(B5>=20000,5%,SI(B5>=10000,3%,1
%)) 1%
Celina
Conde
C$
18’000
=SI(B6>=20000,5%,SI(B6>=10000,3%,1
%)) 3%

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Aunque la función SI permite agregar gran cantidad de funciones anidadas, es
recomendable no complicar demasiado la misma puesto que para ellos existen
funciones adicionales que puedan ayudarle, tal es el caso de la función
CONSULTAV o la función BUSCARV.
Con el diseño de la función Si en Microsoft Excel, se han derivado muchas otras
funciones que parten de esta, tal es el caso de:
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
=SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar.
Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar únicamente aquellas que
corresponden a la Sucursal Sur Oriente.

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=SUMAR.SI(A2:A6,”SUR ORIENTE”,B2:B6)
SUMAR.SI.CONJUNTO: Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios
criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 sólo si los
números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de
C1:C20 correspondientes son menores que 10.
=SUMAR.SI.CONJUNTO
(rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...)
En donde;
RANGO_SUMA: Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres,
rangos o referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en
blanco o de texto.
RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o
texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán.
RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2… Rangos adicionales y sus criterios
asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.
Sucursal (A)
Ventas
(B)
NORTE
C$
15’000
NOR ESTE
C$
19’000
SUR
ORIENTE
C$
14’000
SUR
OCCIDENTE
C$
25’000
SUR
ORIENTE
C$
8’000

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Por ejemplo, de una lista de Ventas se requiere conocer la cantidad de Manzanas
vendidas por Abel.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")
PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un
rango que cumplen unos criterios determinados.
=PROMEDIO.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar.
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar.
Por ejemplo, se necesita conocer el promedio de las notas de una lista de
estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60%.
Cantidad
vendida
Producto Vendedor
5 Manzanas ABEL
4 Manzanas ALBERTO
15 Alcachofas ABEL
3 Alcachofas ALBERTO
22 Bananas CARMEN

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=PROMEDIO.SI
(C2:C6;">60%";B2:B6)
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las
celdas que cumplen múltiples criterios.
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criteri
o2,criterio2,..)
En donde;
RANGO_PROMEDIO: Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que
incluyan números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Por ejemplo, de acuerdo a lista de estudiantes del ejemplo anterior se requiere
obtener el promedio de las notas de aquellos estudiantes cuya asistencia al curso
fue mayor a 60% y que pertenezcan al grupo A.
ALUMNO
(A)
NOTA
(B)
ASISTENCIA
(C)
MARIO
MIRANDA
20 20%
NESTOR
NUÑEZ
85 100%
ODILIA
OBANDO
15 40%
PEDRO
PEREZ
50 80%

42
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C
2:C6, B2:B6,"A", D2:D6,">60%")
CONTAR.SI: La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un
rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo,
suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas en la
columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna
B. Puede usar la función CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece el nombre
de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuántas tareas tiene
asignadas.
=CONTAR.SI(rango,criterios)
En donde;
Rango: Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres,
matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto
no se tienen en cuenta.
celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la
sucursal GRANADA.
ALUMNO GRUPO NOTA ASISTENCIA
MARIO
MIRANDA
A 20 20%
NESTOR
NUÑEZ
A 85 100%
ODILIA
OBANDO
B 15 40%
PEDRO
PEREZ
A 50 80%
ROSA
RAUDEZ
B 90 90%

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=CONTAR.SI
(A2:A6;"GRANADA")
CONTAR.SI.CONJUNTO: Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta
cuántas veces se cumplen dichos criterios.
=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)
En donde;
Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la
sucursal GRANADA.
SUCURSAL
(A)
PRODUCTO
(B)
SUCURSAL
(C)
GRANADA A GRANADA
RIVAS B RIVAS
DIRIAMBA C DIRIAMBA
GRANADA D GRANADA
GRANADA E GRANADA

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=CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:D2,"SI”, B3:C3,”SI”)
SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula se evalúa como un error; de
lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Utilice la función SIERROR para
interceptar y controlar errores en una fórmula.
=SI.ERROR(valor, valor_si_error)
En donde;
Valor: El argumento en el que se busca un error.
Valor_si_error: El valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como un error. Se
evalúan los tipos siguientes de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!,
#¿NOMBRE? o #¡NULO!
Por ejemplo, se estarán distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a
través de una división simple se conocerá cuantas canastas deberán distribuirse por sector
en cada ciudad.
= SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO")
= SI.ERROR(A3/B3;"No existen personas en el sector")
= SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")
VENDEDOR CUOTA
ENERO
SUPERADA
CUOTA
FEBRERO
SUPERADA
CUOTA
MARZO
SUPERADA
GABRIEL
GARCIA
SI NO SI
NOEL
NAVARRO
SI SI SI
CANASTAS
SECTORES
POR
CIUDAD
210 35
55 0
0 23

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=HOY()
Funciones de Texto
=LARGO(Texto)
=Izquierda(texto, número de caracteres)
=Derecha(texto, número de caracteres)
=Extrae(texto, posición inicial, núm_caracteres)
Funciones de Búsqueda y Referencia
Este tipo de funciones permiten al usuario encontrar valores dentro de nuestra hoja de
acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También facilitan obtener
información de referencia de las celdas.
Y es que es importante tener presente que un libro de Excel puede llegar a ser
inmenso. Sólo una hoja tiene en Excel-2007/10 más de 17 mil millones de celdas
(1.048.576 filas x 16.384 columnas) y en Excel 2003 más de 16 millones de celdas
(65.536 filas x 256 columnas) que tampoco son pocas sin olvidar, además, que un libro
de Excel no está limitado en el número de hojas que puede contener, salvo el impuesto
por la memoria del ordenador que estemos utilizando.
La cantidad de datos (números, texto, fechas,…) que podemos llegar a tener en una
sola hoja es tan grande que es necesario manejar con soltura algunas funciones de
búsqueda y referencia, esto nos facilitará enormemente el trabajo, ya que buscar en
una tabla es una de las tareas más habituales cuando gestionamos muchos datos para
obtener información.

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FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
ÁREAS AREAS Devuelve el número de áreas de
una referencia. Un área es un
rango de celdas contiguas o una
única celda.
BUSCAR LOOKUP Busca valores de un rango de
una columna o una fila o desde
una matriz.
BUSCARH HLOOKUP Busca en la primera fila de una
tabla o matriz de valores y
devuelve el valor en la misma
columna desde una fila
especificada.
BUSCARV VLOOKUP Busca un valor en la primera
columna de la izquierda de una
tabla y luego devuelve un valor
en la misma fila desde una
columna especificada. De forma
predeterminada, la tabla se
ordena de forma ascendente.
COINCIDIR MATCH Devuelve la posición relativa de
un elemento en una matriz, que
coincide con un valor dado en un
orden especificado.
COLUMNA COLUMN Devuelve el número de columna
de una referencia.
COLUMNAS COLUMNS Devuelve el número de columnas
en una matriz o referencia.
DESREF OFFSET Devuelve una referencia a un
rango que es un número
especificado de filas y columnas

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de una referencia dada.
DIRECCIÓN ADDRESS Crea una referencia de celda en
forma de texto una vez
especificados los números de fila
y columna.
ELEGIR CHOOSE Elige un valor o una acción de
una lista de valores a partir de un
número de índice.
FILA ROW Devuelve el número de fila de
una referencia.
FILAS ROWS Devuelve el número de filas de
una referencia o matriz.
HIPERVÍNCULO HYPERLINK Crea un acceso directo o salto
que abre un documento guardado
en el disco duro, en un servidor
de red o en Internet.
IMPORTARDATOSDINAMICOS GETPIVOTDATA Extrae datos almacenados en
una tabla dinámica.
ÍNDICE INDEX Devuelve un valor o referencia de
la celda en la intersección de una
fila y columna en particular, en un
rango especificado.
INDIRECTO INDIRECT Devuelve una referencia
especificada por un valor de
texto.
RDTR RTD Recupera datos en tiempo real de
un programa compatible con
automatizaciones COM.
TRANSPONER TRANSPOSE Devuelve un rango vertical de
celdas como un rango horizontal,
o viceversa.

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Con el desarrollo de las siguiente 6 funciones del grupo de fórmulas de búsqueda y
referencia, un poco de creatividad y asignando "Nombres" para los rangos podemos
lograr mucho.
 BUSCAR
 BUSCARV (en Excel 2010 se llama CONSULTAV, 2003/2007 y 2013 BUSCARV)
 COINCIDIR
 INDICE
 ELEGIR
 DESREF
Así pues, en este aprendizaje nos centraremos en conocer más sobre estas funciones.
BUSCAR
La función BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una
matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la
matricial.
Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; vector_resultado)
La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los siguientes argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la función BUSCAR en el primer
vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre
de referencia que se refiere a un valor.

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Vector_de_comparación (Obligatorio). Rango que sólo contiene una fila o una
columna. Los valores del vector_de_comparación pueden ser texto, números o
valores lógicos.
Importante: Los valores del vector_de_comparación se deben colocar en
orden ascendente: ...,-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo
contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en
mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Vector_resultado (Obligatorio). Rango que sólo incluye una fila o una columna.
El argumento vector_resultado debe tener el mismo tamaño que
vector_de_comparación.
Nota Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la función
muestra el valor más grande en vector_de_comparación que es menor o igual al
valor_buscado.
Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_de_comparación,
BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
Uso de la formula BUSCARV de forma matricial
La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o columna
de una matriz y devuelve un valor de la misma posición en la última fila o columna de la
matriz. Use esta forma de BUSCAR cuando los valores que desea buscar están en la
primera fila o columna de la matriz. Use la otra forma de BUSCAR cuando desea
especificar la ubicación de la columna o fila.
Nota En general, es mejor usar las funciones BUSCARH o BUSCARV en lugar de
la forma matricial de BUSCAR. Esta forma de BUSCAR se proporciona por
cuestiones de compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo.

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Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; matriz)
La sintaxis de la forma matricial de la función BUSCAR tiene estos argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la función BUSCAR en una
matriz. El argumento valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico
o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor
de la matriz que es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o
columna (según las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de
error #N/A.
Matriz (Obligatorio). Rango de celdas que contiene texto, números o valores
lógicos que desea comparar con valor_buscado.
La forma matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV.
La diferencia es que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera
fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la búsqueda según las
dimensiones de la matriz.
 Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que
filas), BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la primera fila.
 Si una matriz es cuadrada o más alta que ancha (tiene más filas que
columnas), BUSCAR busca en la primera columna.
 Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un índice en
vertical o en horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la
fila o columna.

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Nota: Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0,
1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un
valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
BUSCARV
La función BUSCARV permite una búsqueda vertical en una tabla. Existe otra
función denominada BUSCARH que permite una búsqueda horizontal en una tabla.
BUSCARV permite búsquedas por intervalos o búsquedas exactas.
 La tabla que constituye la base de datos requiere que la primera columna sea
sobre la que luego se buscará, y todas las demás columnas deben estar a su
derecha.
 En la búsqueda por intervalos la primera columna debe estar ordenada de menor
a mayor. Admite tanto valores numéricos como texto, en este caso el orden de
menor a mayor supone orden alfabético. En la búsqueda exacta no es necesario
este tipo de ordenaciones.
Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenad
o)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz
de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado
es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un
rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores
pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del
texto son equivalentes.

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Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual
debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es
igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
 Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
 Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve el valor de error #REF!
Ordenado Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada:
 Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el
siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según
un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no
devuelva el valor correcto.
 Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este
caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de
matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se
encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.
Nota
- Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en,
asegúrese de que los datos de ésta no tienen espacios al principio ni al final, de
que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o

53
“), y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede
devolver un valor inesperado o incorrecto.
- Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la
primera columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya
que, en ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.
- Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden
utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el
argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo
carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de cara de
caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco,
escriba una tilde (~) antes del carácter.
COINCIDIR
La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a
continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si
el rango A1:A3 contiene los valores 5, 25 y 38, la fórmula
=COINCIDIR(25;A1:A3;0) devuelve el número 2, porque 25 es el segundo elemento en
el rango.
Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la
posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Por ejemplo, puede
usar la función COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la
función INDICE.
Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])
La sintaxis de la función COINCIDIR tiene los siguientes argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que desea buscar en matriz_buscada. Por
ejemplo, cuando busca un número en la guía telefónica, usa el nombre de la

54
persona como valor de búsqueda, pero el valor que desea es el número de
teléfono.El argumento valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor
lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.
Matriz_buscada (Obligatorio). Rango de celdas en el que se realiza la
búsqueda.
Tipo_de_coincidencia (Opcional). Puede ser el número -1, 0 o 1. El
argumento tipo_de_coincidencia especifica cómo Excel hace coincidir
el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado
de este argumento es 1.
En la siguiente tabla se describe cómo la función busca valores según la configuración
del argumento tipo_de_coincidencia.
TIPO_DE_COINCIDENCIA COMPORTAMIENTO
1 u omitido COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o
igual que el valor_buscado.
Los valores del argumento matriz_buscada se
deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...-
2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO.
0 COINCIDIR encuentra el primer valor que es
exactamente igual que el valor_buscado.
Los valores del argumento matriz_buscada pueden
estar en cualquier orden.
-1 COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o
igual que el valor_buscado.
Los valores del argumento matriz_buscada se
deben colocar en orden descendente, por ejemplo:

55
VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., etc.
Notas COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de
la matriz_buscada, no el valor en sí.
Por ejemplo, COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b"
dentro de la matriz {"a";"b";"c"}.
COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando busca valores de
texto.
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error
#N/A.
Si el tipo_de_coincidencia es 0 y el valor_buscado es una cadena de texto, puede
usar los caracteres comodín: el signo de interrogación (?) y el asterisco (*), en el
argumento valor_buscado. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter
individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar
un signo de interrogación o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carácter.
La función COINCIDIR presentada por sí sola quizás no llame mucho la atención, así
que a continuación se presenta un pequeño ejemplo muy elemental en el que se puede
apreciar parte de su utilidad de esta fórmula.
Para ello combinaremos la función COINCIDIR con la función MAX (que busca el mayor
valor de un rango). Se trata de averiguar en qué posición o puesto de la base de datos
se encuentra el mayor valor de la misma.
Supongamos una base de datos con los empleados y sus respectivos sueldos, y
necesitamos saber en qué puesto o posición de la base de datos está el empleado con
el sueldo más alto.
Nuestra base de datos:

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F/C A B
1 Alberto 750,000
2 Alfonso 650,000
3 Timoteo 1,200,000
4 Humberto 900,000
5 Ernesto 900,000
6 Carlos 600,000
7 Clara 1,700,000
8 Erika 550,000
9 Tomas 1,000,000
10 Marta 600,000
El asunto consiste en averiguar en qué posición dentro de la base de datos está el
sueldo más alto. La fórmula será:
=COINCIDIR(MAX(B2:B11);B2:B11;0)
Esta fórmula nos arrojará la posición 7, donde se encuentra el sueldo más alto que es
1.700.00 correspondiente a Clara.
Le hemos dicho a Excel que identifique el mayor valor que hay en el rango B2:B11 y
luego, con la función COINCIDIR, indique la posición en que se encuentra dentro del
rango B2:B11.
Esto es apenas una muestra de lo que se puede hacer con la combinación de
diferentes funciones, que vistas individualmente no parecen tener gran utilidad.
Luego iremos complicando más los ejemplos para dimensionar el potencial que tiene
Ms Excel.

57
Nota: Si se desea determinar la posición del menor valor, se debe cambiar la
función MAX por MIN.
INDICE
La función índice en Excel es muy poco conocida pero de mucha ayuda en algunos
casos, aunque por sí sola no luzca muy útil, combinada con otras fórmulas permite
automatizar un importante número de tareas en Excel.
La función INDICE permite extraer un valor ubicado en una celda determinada de un
rango de datos o base de datos. Para ello debemos indicarle a Excel el número de la
columna y el número de la fila, y Excel traerá el valor que se encuentra en la
intersección de las dos.
La función INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia.
Forma de matriz
Sintaxis
=INDICE(matriz, núm_fila, [núm_columna])
La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos:
Matriz (Obligatorio). Es un rango de celdas o una constante de matriz.
 Si matriz contiene solo una fila o columna, el argumento núm_fila o
núm_columna correspondiente es opcional.
 Si matriz tiene varias filas y columnas, y solo usa núm_fila o núm_columna,
INDICE devuelve una matriz de dicha fila o columna completa.
Núm_fila (Obligatorio). Selecciona la fila de la matriz desde la cual devolverá un
valor. Si omite núm_fila, se necesita el argumento núm_columna.

58
Núm_columna (Opcional). Selecciona la columna de la matriz desde la cual
devolverá un valor. Si omite núm_columna, se necesita el argumento núm_fila.
Nota Si usa los argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor de
la celda donde se produce la intersección de los argumentos.
Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de
valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para usar valores devueltos
como una matriz, escriba la función INDICE como una fórmula de matriz en un
rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una
columna. Para escribir una fórmula de matriz, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda incluida en
matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF!.
Forma de referencia
Sintaxis
=INDICE(ref, núm_fila, [núm_columna], [núm_área])
La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos:
Ref (Obligatorio). Es una referencia a uno o varios rangos de celdas.
 Si especifica un rango no adyacente como argumento ref, escríbalo entre
paréntesis.
 Si cada área del argumento ref contiene una sola fila o columna, los
argumentos núm_fila o núm_columna serán opcionales respectivamente.
Por ejemplo, use INDICE(ref,,núm_columna) para un argumento ref con
una sola fila.
Núm_fila (Obligatorio). Es el número de la fila en el argumento ref desde la que
se devolverá una referencia.

59
Núm_columna Opcional. Es el número de la columna en el argumento ref
desde la que se devolverá una referencia.
Núm_área Opcional. Selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se
devolverá la intersección de núm_fila y núm_columna. La primera área
seleccionada o especificada se numera con 1, la segunda con 2 y así
sucesivamente. Si omite núm_área, INDICE usa el área 1.
Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces núm_área 1 es
el rango A1:B4, núm_área 2 es el rango D1:E4 y núm_área 3 es el rango G1:H4.
Notas
Después de que ref y núm_área hayan seleccionado un rango determinado,
núm_fila y núm_columna seleccionan una celda específica: núm_fila 1 es la
primera fila del rango, núm_columna 1 es la primera columna y así
sucesivamente. La referencia devuelta por INDICE es la intersección entre
núm_fila y núm_columna.
Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la referencia
de toda la fila o columna, según corresponda.
Núm_fila, núm_columna y núm_área deben dirigirse a una celda en ref, de lo
contrario la función INDICE devuelve el valor de error #¡REF!. Si omite núm_fila y
núm_columna, INDICE devuelve el área del argumento ref definido por núm_área.
El resultado de la función INDICE es una referencia y será interpretado como tal
por otras fórmulas. El valor devuelto por la función INDICE se puede usar como
una referencia o como un valor, dependiendo de la fórmula. Por ejemplo, la
fórmula CELDA("ancho";INDICE(A1:B2,1,2)) es igual a CELDA("ancho",B1). La
función CELDA usa el valor devuelto por INDICE como referencia a una celda. Por
otra parte, una fórmula como 2*INDICE(A1:B2,1,2) traduce el valor devuelto por
INDICE al número de la celda B1

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Ejemplos:
Escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en blanco. Utilizará estos
datos para la fórmula de ejemplo en este artículo.
A B C
1 Nombre Depart. Edad
2 Henry 501 28
3 Stan 201 19
4 María 101 22
5 Larry 301 29
6
7 Harry 401 21
8 Joe 101 23
9 Lynn 301 30
Forma de referencia de índice
1. Escriba la siguiente fórmula en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco
disponible):
=INDICE(A2:C5,A7:C9),2,3,2)
(A2:C5, a7: C9) son los intervalos donde se encontrará el valor que desee.
2 es el número de fila en el intervalo donde está el valor.
3 es el número de columna de los rangos donde el valor es. Como hay tres
columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la columna C.
2 es el área, A2:C5 o a7: C9, donde el valor es. Porque hay dos áreas
especificadas para el intervalo, el segundo rango es a7: C9.
2. Presione ENTRAR.

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En la fórmula del ejemplo, la función Índice devuelve un valor en la intersección de la
segunda fila (2) y la tercera columna (C) del rango a7: C9. El valor de la celda C8
es 23. Por lo tanto, la fórmula =INDEX((A2:C5,A7:C9),2,3,2) devolverá el valor 23.
Forma de referencia de índice
1. Escriba la siguiente fórmula en la celda E3 (o en cualquier celda en blanco
disponible):
=INDICE(A2:C5,2,3)
A2:C5 es el rango donde se encontrará el valor que desee.
2 es el número de fila en el intervalo donde está el valor.
3 es el número de la columna del rango, en el cual se encuentra el valor Como
hay tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la
columna C.
2. Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR para escribir la fórmula como una fórmula
de matriz.
En la fórmula del ejemplo, la función Indice devuelve un valor en la intersección de la
segunda fila (2) y la tercera columna (C).El valor en la celda C2 es 19. Por lo tanto, la
fórmula:
=INDICE(A2:C5,2,3) devolverá el valor 19.
Supongamos la siguiente base de datos
F/C D E
1 Nombre Sueldo
2 Alfonso
1,500,000

62
3 Timoteo
1,200,000
4 Humberto
900,000
5 Ernesto
900,000
6 Carlos
600,000
7 Clara
700,000
8 Erika
550,000
9 Tomas
1,000,000
10 Marta
600,000
Otro ejemplo:
Tenemos una base de datos entre los rangos D2 y E10 (D2:E10).
Necesitamos ahora traer el valor que se encuentre entre la fila 7 y la columna 2 de la
base de datos. La fórmula sería:
=INDICE(D2:E10;7;2)
El resultado debe ser 550.000 que corresponde a Erika, puesto que ese valor se
encuentra en la intersección de la fila 7 de la base de datos con la columna 2 de la base
de datos.
Nótese que no hablamos de la columna A, B, C, etc., sino del número de la
columna que conforman la base de datos. En este ejemplo la base de datos está
conformada por 2 columnas, y no importa en qué columnas de Excel se encuentre la
base de datos. Igual sucede con las filas, pues no se cuentan las filas de la hoja de
Excel, sino las filas que componen la base de datos. Obsérvese que aunque Erika se

63
encuentra en la fila 8 de Excel, está realmente en la fila 7 de la base de datos como tal.
Y aunque está en la columna E, dentro de la base de datos está en la columna 2.
La primera parte de la fórmula indica el rango donde está la base de datos. El primer
criterio corresponde al número de la fila y el segundo criterio corresponde al número de
la columna.
ELEGIR
La función elegir utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de
argumentos de valores. El usuario podrá utilizar ELEGIR cuando requiera seleccionar
uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice.
Por ejemplo, si valor 1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de
los días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice.
Sintaxis
=ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)
En dónde;
Núm_índice (Obligatorio): especifica el argumento de valor que se selecciona. El
argumento núm_índice debe ser un número entre 1 y 254, o bien, una fórmula o
referencia a una celda que contenga un número entre 1 y 254.
Valor1,valor2,... (Obligatorio): Son de 1 a 254 argumentos de valores entre los
cuales la función ELEGIR selecciona un valor o acción que se ejecuta basándose
en el argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números, referencias a
celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto.
Notas

64
- Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve
valor2 y así sucesivamente.
- Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de
la lista, ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
- Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser
utilizada.
Observaciones
 Si núm_índice es una matriz, cada valor se evaluará cuando se evalúe ELEGIR.
 Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, así
como valores individuales.
Por ejemplo, la fórmula:
=SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10))
Evalúa:
=SUMA(B1:B10)
… después devuelve un valor basado en los valores del rango B1:B10.
La función ELEGIR se evalúa primero, devolviendo la referencia B1:B10. La función
SUMA se evalúa a continuación usando B1:B10, que es el resultado de la función
ELEGIR, como su argumento.
Ejemplo
A continuación mostraré un ejemplo muy sencillo de la función ELEGIR. Como valores
pasaré el nombre de los números 1, 2 y 3 para después indicar el número que deseo
mostrar:
=ELEGIR(1, “uno”, “dos”, “tres”)

65
Como resultado de esta fórmula obtendremos el valor “uno” porque el primer argumento
de la función indica que necesitamos la posición número 1. Ahora observa lo que
sucede cuando hacemos que el primer argumento de la función ELEGIR sea una
referencia a una celda:
Cada vez que cambie el valor de la celda B1 por alguno de los números válidos: 1, 2, o
3, la función ELEGIR mostrará el elemento correspondiente en la celda B2.
Otro ejemplo de la función ELEGIR
Ya vimos un ejemplo muy sencillo de la función ELEGIR colocando el primer
argumento de la función como una referencia a otra celda. También podemos hacer
que los valores proporcionados a la función provengan de otras celdas.
En la siguiente imagen puedes observar una tabla de equivalencias de calificaciones y
una segunda tabla con los nombres de estudiantes y su calificación.

66
El primer argumento de la función ELEGIR es la calificación del estudiante que a su
vez es la posición que deseo buscar dentro del listado de valores proporcionado a la
función.
DESREF
La función DESREF devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y
de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una
celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de
columnas a devolver
Sintaxis
=DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
En donde;
Ref: es el punto de partida. Es la celda referencia desde donde empezamos el
desplazamiento por filas y columnas según indiquemos en los otros argumentos
de la función, es decir, es la referencia en la que se desea basar la desviación. Ref
debe referirse a una celda o rango de celdas adyacentes; en caso contrario,
DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR!
Filas: es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior
izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la referencia.
Filas puede ser positivo (lo que significa que está por debajo de la referencia de
inicio) o negativo (por encima).
Columnas: es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se
desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el
argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar
cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo
que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a la izquierda).

67
Alto: es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
El alto debe ser un número positivo.
Ancho: es el ancho, en número de columnas, que se desea que tenga la
referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo.
Observaciones
 Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde
de la hoja de cálculo, DESREF devuelve el valor de error #¡REF!
 Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán
los del argumento ref.
 DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección,
simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la función DESREF
con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por
ejemplo, la fórmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un
rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y
dos columnas a la derecha de la celda C2.
A modo de ejemplo, introduzca los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en
blanco. Utilizará estos datos para todas las fórmulas de ejemplo de este artículo.
A1: Nombre B1: Dept. C1: Edad
A2: Diego B2: 501 C2: 28
A3: Antonio B3: 201 C3: 19
A4: María B4: 101 C4: 22
A5: Arturo B5: 301 C5: 29
Escriba las fórmulas siguientes en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco
disponible):
=DESREF(C2,2,-1,1,1)

68
 C2: la celda a la que se hace referencia.
 2: indica el número de filas que se va a mover. Los números positivos indican
movimiento hacia abajo y los números negativos movimiento hacia arriba.
 -1: indica el número de columnas que se va a mover. Los números positivos
indican movimiento hacia la derecha y los números negativos movimiento hacia
la izquierda.
 1 (penúltimo valor): (opcional) Indica cuántas filas de datos hay que devolver.
Este número debe ser un número positivo.
 1 (último valor): (opcional.) Indica cuántas columnas de datos hay que
devolver. Este número debe ser un número positivo.
Cuando utiliza esta fórmula, la función DESREF devuelve el valor de la celda situada
dos filas hacia abajo (2) y 1 fila a la izquierda (-1) de la celda C2 (que es la celda B4). El
valor de la celda B4 es "101". Por tanto, la fórmula devuelve "101".
La función DESREF en Excel, como tantas otras, luce bastante abstracta, difícil de
comprender, pero de gran utilidad para gestionar base de datos e información de todo
tipo.
En su forma más elemental, DESREF se refiere o se puede referir a una celda o a un
rango de celdas, según la descripción oficial de Microsoft, “devuelve el valor de una
celda que está a un número especificado de filas y columnas de una celda o un rango
de celdas al que hizo referencia en un rango adyacente”.
Otro ejemplo:
=DESREF(A1;3;2). Le estamos diciendo a Excel que tomando como base la celda A1
se desplace 3 filas abajo y dos columnas a la derecha:

69
Como se observa, el resultado traído es el 15, que corresponde a la segunda columna a
la derecha de la A1 y a la tercera fila por debajo de A1.
A la anterior fórmula no le agregamos los dos últimos criterios (alto y ancho), ya que
estos argumentos se utilizan generalmente cuando la función DESREF se utiliza en
combinación con otras fórmulas.
Vemos cómo queda combinada con la función suma:
Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde allí avance 2 fila abajo y
una columna a la derecha, posicionándose así en la celda B2, marcada en rojo en la
imagen; luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que están
dese B3 hasta 3 filas fila más abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que
no es otra cosa que indicarle a Excel que sume el rango B3:B6. Si le diéramos a la
función un ancho de 2, nos sumaría el rango B3:C6.
Combinación de Fórmulas y Funciones
Combinar INDICE y COINCIDIR: Ventajas sobre BUSCARV

70
A diferencia de la función BUSCARV, la fórmula con INDICE y COINCIDIR no nos
obliga a realizar la búsqueda en la primera columna de un rango y para demostrarlo
resolveremos el caso donde deseamos encontrar el nombre de una persona a partir de
su apellido.
La diferencia entre esta fórmula y la del ejemplo anterior son los rangos de búsqueda.
La función COINCIDIR hace la búsqueda sobre la columna Apellido y devuelve la
posición correcta para que la función INDICE devuelva la misma posición pero bajo la
columna Nombre. Este tipo de búsqueda no es posible de realizar con la función
BUSCARV porque ya hemos visto que dicha función siempre hace la búsqueda sobre la
primera columna del rango.
La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros
escenarios para buscar un valor y regresar múltiples resultados. Así pues, la función
COINCIDIR combinada con la función BUSCARV es una excelente alternativa cuando
deseamos hacer una búsqueda sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos
como resultado a partir de una lista desplegable.
Nota: Ahora ya conoces dos alternativas para crear una fórmula para buscar
datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de las
funciones INDICE y COINCIDIR. Experimenta con ambas opciones y elige la que
mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a los beneficios que ofrece cada
una de ellas.

71
Combinar BUSCARV y COINCIDIR
La función BUSCARV es de gran utilidad para buscar valores dentro de una tabla, a
continuación se muestra cómo se puede mejorar la búsqueda utilizando la función
COINCIDIR misma que permite asociar una lista de validación de datos a la función
BUSCARV.
Primeramente se define una tabla de datos que tendrá en la columna A, la lista de libros
de Excel que están a la venta y los montos para cada mes en las columnas
subsecuentes.
Para conocer las ventas del libro “Excel en 24 Horas” para el mes de Marzo se puede
utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCARV("Excel en 24 horas", A5:F14, 4, FALSO)
Al colocar esta fórmula en la celda E1 obtengo el resultado esperado:

72
La fórmula da el resultado correcto, pero ¿Qué sucede si se necesita conocer las
ventas del mes de Enero? ¿Y después las ventas del mes de Febrero?
Para ello se puede optar por crear una lista de validación
Para evitar la edición de la función BUSCARV cada vez que necesitamos un dato
diferente se puede crear una lista de validación con las posibles opciones para los
meses.
Miremos como se visualizaría:

73
Para este ejemplo se ha colocado la lista de validación en la celda B1. Para poder
utilizar esta lista dentro de la función BUSCARV se debe utilizar la función
COINCIDIR la cual buscará el valor seleccionado en la lista y lo comparará con la matriz
A4:F4.
Se puede observar que se ha remplazado el tercer argumento de la función
BUSCARV con la función COINCIDIR de la siguiente manera: COINCIDIR(B1, A4:F4,
0).

74
El resultado de la función COINCIDIR dará el número de columna que corresponde al
mes seleccionado en la lista de la celda B1.
Adicional a lo antes expuesto, se puede hacer una pequeña mejora y es agregar otra
lista de validación con los nombres de los libros y utilizar dicho valor en el primer
argumento de la función BUSCARV.
La fórmula final se visualizaría así:
Funciones Matriciales
Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos.
Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.
Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado
o varios resultados, estas actúan en dos o más conjuntos de valores denominados
argumentos matriciales en donde cada argumento matricial debe tener el mismo
número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las
demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas
CTRL+SHIFT+ENTER. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y
se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.
Se pueden identificar dos tipos de fórmulas matriciales en Excel.

Excel avanzado 2013

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