1. Финансовый университет
Управление делопроизводства и архива
Обучающий семинар
2013

2. ТЕРМИНЫ и ОПРЕДЕЛЕНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО –
деятельность, обеспечивающая создание
официальных документов и организацию
работы с ними
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – фиксация
информации на материальных
носителях в установленном порядке
ОФОРМЛЕНИЕ
РЕКВИЗИТОВ
ДОКУМЕНТОВ
БЛАНКИ,
ПЕЧАТИ,
ШТАМПЫ
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ –
совокупность видов
работ, обеспечивающих
движение, хранение, использова
ние документов
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОНТРОЛЬ
ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
ОРГАНИЗАЦИЯ
ПОИСКОВОЙ
СИСТЕМЫ
ФОРМИРОВАНИЕ
ДОКУМЕНТАЛЬНОГО
ФОНДА

3. СМЕШАННАЯ ФОРМА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ФУНКЦИИ:
- получение корреспонденции;
- обработка корреспонденции;
- отправление корреспонденции;
- регистрация поступающих документов;
- регистрация отправляемых документов;
- регистрация внутренних документов;
- рассылка документов;
- оформление документов;
- тиражирование документов;
- архивное хранение документов;
- и т.д.
кафедры
факультеты
институты
управления
центры
отделы и др.
Филиалы
ВПО, СПО
Структурные
подразделения
СПО
Управление
делопроизводства и архива
Децентрализованно
ВПО
Централизованно
ФУНКЦИИ:
- подготовка проектов документов;
- оформление документов;
- регистрация внутренних документов;
- формирование дел;
- текущее хранение документов;
- передача документов на архивное хранение;
- уничтожение документов;
- и т.д.

4. СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ
Р е к т о р
Должностная
инструкция
Положение об управлении,
должностные инструкции
Руководитель
секретариата
Управление
делопроизводства и архива
Приказ ректора,
директора
филиала
Ответственные за делопроизводство
в структурных подразделениях
университета и филиалах

5. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ФИНУНИВЕРСИТЕТА
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в федеральном государственном образовательном
бюджетном учреждении высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
О назначении ответственных за делопроизводство
О назначении ответственного за изготовление, учѐт, использование и хранение
печатей и штампов
Приказы
ректора



Об изготовлении гербовой печати Финансового университета
Об изготовлении гербовых печатей филиалов Финуниверситета
О хранении гербовой печати Финансового университета
О назначении ответственных за использование и хранение
простых печатей и штампов


Об утверждении бланков документов Финансового университета
Об утверждении бланков документов филиалов Финуниверситета
О создании комиссии по проверке наличия, использования, хранения и
уничтожению гербовых бланков документов, печатей и штампов
О создании постоянно действующей экспертной комиссии


Об утверждении регламента прохождения документов
Утвержден
ректором
О подготовке годовых планов работы и отчѐтов о работе структурных
подразделений Финансового университета
Классификатор структурных подразделений


6. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
ДОКУМЕНТОВ
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивают:
-юридическую силу документов;
-своевременность и правильность принятия управленческих решений;
-оперативный поиск документов;
-практическое внедрение автоматизированных систем;
-корпоративную культуру.
Документы, создаваемые Финуниверситетом, должны иметь стабильный состав реквизитов, их
расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Подготовка и оформление отдельных видов
подготовке, включая копии и выписки из документов).
документов
(конкретные
требования
к

7. БЛАНКИ, ПЕЧАТИ и ШТАМПЫ
ВИДЫ БЛАНКОВ
Общий бланк
- угловой
- продольный
Бланк конкретного вида документа
- приказа
- распоряжения
- доверенности
Бланк письма
- на русском языке
- на русском и английском языке
- ректора
Бланки, печати и штампы должны использоваться исключительно по назначению.
Гербовые и простые печати проставляются исключительно на документах, указанных в утвержденных
ректором перечнях документов.
Бланки, печати и штампы должны храниться в надёжно запираемых и опечатываемых металлических
шкафах (сейфах).
Лица, персонально ответственные за учёт, использование и хранение бланков документов и
печатей, назначаются приказом ректора.
Комиссия по проверке наличия, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков документов
назначается приказом ректора.

8. Оформление приказа
2 см
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
на обороте
ПРИКАЗ
«____» ___________ 201__ г.
№ ____________________
Москва
2-4 интервала
О назначении работников ответственными за делопроизводство
2-4 интервала
1 см
2 см
В соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству в федеральном
государственном
образовательном
бюджетном
учреждении
высшего
профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве
Российской Федерации», утвержденной приказом Финуниверситета от _________
№ _____, (далее – Инструкция по делопроизводству), для ведения работы по
делопроизводству в структурных подразделениях Финансового университета
п р и к а з ы в а ю:
1.Назначить работников Финансового университета ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях согласно приложению.
2.Руководителям структурных подразделений обеспечивать передачу
документов и дел при увольнении или перемещении работников, ответственных за
делопроизводство, в соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству.
3.Контроль исполнения приказа возложить на начальника Управления
делопроизводства и архива Сабурову Т.Б.
2 см
Приказ подготовил:
Начальник Управления
делопроизводства и архива
личная подпись Т.Б. Сабурова
дата
Согласовано:
Руководитель секретариата
Основание: 1. Служебные записки руководителей структурных подразделений.
2. Акты приема-передачи управленческих документов и дел.
2-4 интервала
Ректор
личная подпись
2 см
М.А. Эскиндаров
личная подпись А.Г. Харашвили
дата

9. 2
Приложение
к приказу Финуниверситета
от ________ № ___________
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
ПРИКАЗ
«____» ___________ 201__ г.
№ ____________________
СПИСОК
работников ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях
Москва
О назначении работников ответственными за делопроизводство
В соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству в федеральном
государственном
образовательном
бюджетном
учреждении
высшего
профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве
Российской Федерации», утвержденной приказом Финуниверситета от _________
№ _____, (далее – Инструкция по делопроизводству), для ведения работы по
делопроизводству в структурных подразделениях Финансового университета
п р и к а з ы в а ю:
1.Назначить работников Финансового университета ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях согласно приложению.
2.Руководителям структурных подразделений обеспечивать передачу
документов и дел при увольнении или перемещении работников, ответственных за
делопроизводство, в соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству.
3.Контроль исполнения приказа возложить на начальника Управления
делопроизводства и архива Сабурову Т.Б.
Основание: 1. Служебные записки руководителей структурных подразделений.
2. Акты приема-передачи управленческих документов и дел.
Ректор
личная подпись
М.А. Эскиндаров
1.Факультет учѐта и аудита – должность Фамилия И.О.
2.Факультет менеджмента - должность Фамилия И.О
3.Юридический факультет - должность Фамилия И.О
4.Заочный факультет экономики – должность Фамилия И.О
5.Кафедра «Прикладная математика» - должность Фамилия И.О.
6.Кафедра «Страховое дело» - должность Фамилия И.О.
7.Кафедра «Корпоративное управление» - должность Фамилия И.О.
8.Управление организации учебного процесса - должность Фамилия И.О.
9.Высшая школа государственного управления - должность Фамилия И.О.
10.Дирекция капитального строительства - должность Фамилия И.О.
Начальник Управления
делопроизводства и архива
личная подпись
Т.Б. Сабурова

10. Оформление протокола и выписки из
протокола
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
ПРОТОКОЛ
«____» ___________ 201__ г.
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
№ ____________________
«____» ___________ 201__ г.
№ ____________________
Москва
заседания Учѐного совета Факультета менеджмента
Москва
заседания Учѐного совета Факультета менеджмента
Председатель – Е.В. Арсѐнова.
Секретарь – М.М. Пухова.
Присутствовали: 17 человек (список прилагается).
Председатель – Е.В. Арсѐнова.
Секретарь – М.М. Пухова.
Присутствовали: 17 человек (список прилагается).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О рекомендации … .
Сообщение (доклад и т.п.) декана Факультета менеджмента доц. Арсѐновой Е.В.
2. О разработке … .
Сообщение (доклад и т.п.) зав. кафедрой «Статистика» проф. Салина В.Н.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О рекомендации … .
Сообщение (доклад и т.п.) декана Факультета менеджмента доц. Арсѐновой Е.В.
2. О разработке … .
Сообщение (доклад и т.п.) зав. кафедрой «Статистика» проф. Салина В.Н.
1. СЛУШАЛИ:
Е.В. Арсѐнова – текст сообщения (доклада) прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Р.П. Булыга – краткая запись выступления.
О.И. Лаврушин – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Рекомендовать … .
1.2. Принять … .
2. СЛУШАЛИ:
В.Н. Салин – текст сообщения (доклада) прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
В.И. Бариленко – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
2.1. Поручить … .
2.2. Одобрить … .
2. СЛУШАЛИ:
В.Н. Салин – текст сообщения (доклада) прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
В.И. Бариленко – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
2.1. Поручить … .
2.2. Одобрить … .
Председатель
Е.В. Арсѐнова
Секретарь
М.М. Пухова
Верно
Наименование должности
Председатель
личная подпись
Е.В. Арсѐнова
Секретарь
личная подпись
М.М. Пухова
дата
личная подпись
оттиск
печати
И.О. Фамилия

11. Оформление письма
1
Федеральное государственное
образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при
Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
Ленинградский пр-т, д.49, Москва, ГСП-3, 125993
тел. (499) 943-98-29, 943-98-55, факс (499) 157-70-70
е-mail: academy@fa.ru http://www.fa.ru
ОКПО 00042493, ОГРН 1027700451976,
ИНН 7714086422
_____________________ № ______________
На № ________________ от ______________
Президенту ЗАО « Московская
межбанковская валютная биржа»
СПИСОК
студентов Финансово-экономического факультета
для посещения Московской межбанковской валютной биржи
1,5 интервала
Р.А. Аганбегяну
1. Фамилия И.О. …
2. Фамилия И.О. …
3. Фамилия И.О. …
4. Фамилия И.О. …
5. Фамилия И.О. …
6. Фамилия И.О. …
7. Фамилия И.О. …
8. Фамилия И.О. …
9. Фамилия И.О. …
10.Фамилия И.О. …
О проведении экскурсии
Уважаемый Рубен Абелович!
Просим Вашего разрешения на проведение 17 февраля 2013 г. экскурсии на
Московскую межбанковскую валютную биржу для студентов 1-го курса Финансовоэкономического факультета Финансового университета.
Приложение: список студентов Финансово-экономического факультета
на 1 л. в 1 экз.
Ректор
Л.И. Свердлова
8-495-615-96-24
личная подпись
М.А. Эскиндаров
Заместитель декана
Финансово-экономического факультета
личная подпись
О.А. Полякова

12. РЕГИСТРАЦИЯ
В день подписания
или утверждения
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
ДОКУМЕНТОВ
РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ
ДОКУМЕНТОВ
либо
Ж У Р Н А Л
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ
Ж У Р Н А Л в СЭД
СОСТАВ
РЕКВИЗИТОВ
В пределах одного
календарного/учебного года
Работник, ответствен
ный за
делопроизводство
СОСТАВ
НОМЕРА
Номер по порядку / индекс дела
859 / 05.15 – 30
номер
номер
по
дела
классификатору

13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
ФОРМИРОВАНИЕ
Работник, ответствен
ный за
делопроизводство
ДЕЛА
Не более чем через 3 дня
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ
либо
Д Е Л О
Исполненные
документы
По одному
вопросу
За один
календарный/учебный год
(кроме переходящих)
Д Е Л О в СЭД
В соответствии с
заголовком дела
Вместе с
приложениями
Одного срока
хранения
Полностью
оформленные
По одному экземпляру без
черновиков и проектов

14. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
структурного подразделения
Работник, ответствен
ный за
делопроизводство
Разработка
Регистрация
В течение
месяца с даты
создания
Хранение
Подведение итогов
Ежегодно
до 10 октября
Ежегодно
до 25 января
Согласование
Передача данных
согласованная
Управление
делопроизводства и архива

15. ОБЛОЖКА ДЕЛА и ТИТУЛЬНЫЙ
ЛИСТ
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
_______________________________________
(наименование подразделения)
ДЕЛО № ___________
том № ________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(заголовок дела)
________________
(дата)
Хранить __________
Работник, ответствен
ный за
делопроизводство

16. РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ
РАЗМЕЩЕНИЕ
ДЕЛ
Работник, ответствен
ный за
делопроизводство
В шкафах
Вертикально
Д Е Л О
Д Е Л О
Д Е Л О
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
Корешками
наружу
В порядке по
номенклатуре
дел

17. ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
ХРАНЕНИЕ
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
Д Е Л О
Постоянного хранения
и временного хранения
свыше 10 лет
Опись
Полное
оформление дела
ДЕЛ
Работник, ответствен
ный за
делопроизводство
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ
либо
Д Е Л О в СЭД
Д Е Л О
Временного хранения
до 10 лет включительно
Частичное
оформление дела
Не менее 1 года
и не более 3 лет
Передача в архив
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
Уничтожение
Акт
По истечении
срока хранения

18. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
1. Неправильная организация работы
по ведению делопроизводства:
1.1. Отсутствие актов приёма-передачи документов при
смене работников, ответственных за делопроизводство в
подразделении.
п.1.10
1.2. Отсутствие ознакомления работников подразделения с
локальными нормативными актами под роспись (инструкция
по делопроизводству).
п.1.11
2. Неправильное хранение печатей, штампов
и гербовых бланков документов:
- отсутствие сейфов или надёжно запираемых шкафов, либо
отсутствие ключей к ним.
п.9.5.2

19. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
3. Неправильное оформление документов:
3.1. Неверное проставление регистрационных номеров на
внутренних документах:
- не по календарному году;
- не по классификатору структурных подразделений;
- не по номенклатуре дел.
пп.6.1.7, 6.1.12
, 6.1.13
3.2. Отсутствие указаний по исполнению документов
(резолюций) или отметок об ознакомлении с документами
руководителей структурных подразделений.
п.5.8.2а
3.3. Отсутствие отметок об исполнении документов на
исполненных документах.
п.5.8.21

20. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
3.4. Неверное оформление реквизитов документов:
- отсутствие даты утверждения или подписания документа;
- отсутствие подписи на приложении к распорядительному
документу (приказ, распоряжение);
- ошибочное оформление отметки о приложении к
распорядительному документу как приложении к письму;
- несоответствие вида документа его содержанию
(распоряжением нельзя утверждать документы и устанавливать
нормы, а приказом нет необходимости давать поручения о
представлении документов, о проведении мероприятий и т.п.);
- отсутствие в текстах приказов полного наименования
документов, на которые делается ссылка или в которые
вносятся изменения (дополнения);
- неправильные формулировки заголовков к тексту, не
раскрывающие смысла документов (отсутствие отглагольных
существительных);
- оформление документов не на утвержденных бланках
университета (протоколы заседаний кафедр не оформлены на
общем продольном бланке);
- отсутствие нумерации листов приказов и приложений к ним;
- отсутствие реестров рассылки распорядительных документов
при подготовке проектов документов.
пп.3.3.3, 4.1
, 4.2, 4.3,4.4, 4.5

21. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
4. Неправильная организация работы с документами:
4.1. Неправильное ведение учёта поступающих документов и
сведений о работе с ними (повторная регистрация, т.к. нет
разделения учёта и регистрации).
4.2. Отсутствие номенклатуры дел либо отсутствие
согласования номенклатуры дел подразделения с
Управлением делопроизводства и архива.
пп.5.8.1, 6.1
п.8.1.5
4.3. Отсутствие рабочего экземпляра номенклатуры дел в
месте размещения и хранения дел.
п.8.2.21б
4.4. Несоответствие размещения дел
порядку, закрепленному в номенклатуре дел.
п.8.2.21б
4.5. Несоответствие надписей на обложках дел
номенклатуре дел на текущий год.
п.8.2.1, 8.2.21
б

22. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
4.6. Отсутствие шкафов для хранения дел (хранение дел на
тумбочке, подоконнике).
п.8.2.21а
4.7. Уничтожение документов без оформления актов об
уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
п.8.8
4.8. Не передаются на хранение в архив университета дела с
постоянным сроком хранения.
п.8.7
4.9. Не подводятся итоги формирования номенклатурных дел
за истекший календарный год.
п.8.1.16

23. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
5. Неправильное формирование дел:
5.1. Хранение в делах неисполненных документов.
пп.5.8.21, 8.2.5,
8.2.6, 8.2.9а
5.2. Хранение в делах недооформленных или неправильно
оформленных документов.
п.8.2.9ж
5.3. Отсутствие в делах действующих локальных
нормативных актов университета
(правил, положений, инструкций).
п.8.2.9г
5.4. Хранение в делах документов, несоответствующих
наименованию дел.
п. 8.2.9а
5.5. Хранение в не переходящих делах текущего
календарного года документов за предыдущие годы.
п.8.2.9г
5.6. Хранение в номенклатурных делах проектов
документов, рабочих материалов.
п.8.2.9и

24. ВЫВОДЫ и ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Необходимо назначать ответственными за делопроизводство
наиболее компетентных работников, в должностные обязанности
которых входит работа с документами.
Необходимо обучать ответственных за делопроизводство
правилам оформления документов и установленному порядку
работы с ними.
Необходимо обеспечивать структурные подразделения
материальными средствами для ведения делопроизводства в
соответствии с установленными требованиями.

25. Спасибо за
внимание