1. Content for your Business
1er editor eurepeo
de soluciones integrales
de gestión de contenidos
Oscar Ríos Hilario
Jefe de Consultoría ECM
Zaragoza, 22 de mayo de 2009

2. FESABID 2009
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO, SU
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Y SU
POSTERIOR DIFUSIÓN EN UNA WEB 2.0
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3. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior
difusión en una Web 2.0
AGENDA
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4. Agenda
Los retos de la preservación del documento
electrónico.
¿Resuelven las tecnologías nuestras dudas
sobre cómo podemos utilizar y conservar los
documentos electrónicos?
Las soluciones de Ever-Team para la
preservación de documentos electrónicos.
Difusión del patrimonio documental mediante
la web social.
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5. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior
difusión en una Web 2.0
RETOS & DUDAS
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6. Retos
Los objetivos de los sistemas de gestión y archivo
de documentos electrónicos son entre otros:
• Crear y mantener documentos íntegros y auténticos
por sus valores primarios: interés, utilidad y valor de
prueba para la organización que los produce y recibe.
• Conservar documentos íntegros por sus valores
secundarios: capacidad informativa para personas no
vinculadas a los productores o receptores
garantizando a los ciudadanos el derecho a su
conservación.
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7. Retos
Los documentos deben
perdurar más que las
tecnologías que los han
producido.
Las organizaciones
deben desarrollar
sistemas de gestión y
conservación de
documentos
electrónicos.
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8. Retos
Adquisición Producción Gestión Conservación
Las estrategias y el diseño de los sistemas para la
preservación de los documentos electrónicos
debe abordarse de forma global contemplando
todo el ciclo de vida de los documentos.
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9. Retos
Soporte
Formato
Sistemas de gestión y equipos de hardware
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10. Retos
Confianza
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11. Algunas Medidas
Digitalización
Renovación de soportes
Migración de formatos
Preservación de sistemas informáticos
Encapsulado
Metadatos
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12. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior
difusión en una Web 2.0
LA SOLUCIÓN SAE DE EVER TEAM
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13. Visión de Ever
Importación de documentos y metadatos.
Conversión a formatos de Documento Electrónico de Archivo
(PDF/A, otros…).
Encapsulación de objetos.
Tratamiento particular para cada tipo de documento.
Políticas de valoración y transferencia comunes.
Gestión de la política de almacenamiento.
Políticas de Préstamos.
Utilización de un sistema de almacenamiento específico para
la conservación de documentos electrónicos de archivo.
Trazabilidad y Auditoría.
Posibilita la gestión del sistema a los profesionales y
responsables funcionales.
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14. Ever Catálogo Funcional
Adquisición Producción Gestión Procesos & Búsqueda & Conservación
Colaboración Publicación
•Digitalización • Ofimática • Ofimática • Workflow •Búsqueda • Archivo:
• Email • PDF • Descripción • Motor de Avanzada • papel
•Flujos de • Editor XML reglas •Búsqueda • electrónico
datos • Perfiles de
• Catálogo documentos • Bandejas de •WCM •mixto
• Ofimática documental tareas • Compliance
• COLD/report
• Plan de • Intranet
mgt clasificación •Integración • Publicación • ILM &
• Tesauros •Supervisión Multicanal Stockage
• Imágenes • Records
• Multimedia Management
• XML, …
Seguridad - Trazabilidad – Conformidad – Reporting – Cuadros de mando
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15. Solución SAE Cobertura
• Unidades documentales físicas:
• Documentos soporte papel
• Datos descriptivos
• Unidades documentales electrónicas:
• Documentos soporte electrónico
• Datos descriptivos
• Unidades documentales mixtas:
• Unidades documentales físicas y electrónicas
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16. Solución SAE EverSuite
Registro & Captura Archivo Almacenamiento
Registro Gestión Archivística
ARCHIVO FISICO
Entrada y Salida Cuadro de Clasificación
Captura Valoración
Trasferencias
Producción ELECTRONICO
Consultas - Préstamos Magnético :
Gestión Documental EMC, HDS, CFEC, SAT
Eliminaciones…
Colaboración Óptico :
Gestión de Expedientes Plasmon, NSM, Sony,
Hitachi, ASM
Integración
Repositorio
Seguro
Repositorio
Administración, Seguridad, Trazabilidad y Auditoria
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17. EverSuite Sistema Integral de Archivo
•Descripción
•Valoraciones
•Transferencias
Registro Gestión Archivo •Consultas
•Préstamos
•Eliminaciones
•…
Preparación
Transferencia
Relación Entrega
Tramitación Transferencia Depósito
Registro
Incoación Tramitación Resolución
Preparación (*)
Oficinas Gestión Transferencia
Relación Entrega
Transferencia
Electrónica Almacenamiento
Repositorio
Repositorio
Seguro
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18. PDF/A
ISO 19005:2005: un formato de archivo basado en PDF *…+ que
proporciona un mecanismo para representar los documentos
electrónicos de manera que se preserve su aspecto visual con el
tiempo, independiente de las herramientas y sistemas utilizados
para crear o almacenar los archivos *…+.
ISO 32000:2008: describe por completo el formato PDF. Esto
significa que PDF es de dominio público y ya no depende de Adobe
para su disponibilidad. Trata acerca de los requisitos de los
productos de software para leer ficheros PDF/A.
Se ha acordado que ambas normas nunca se revisarán para asegurar su
longevidad como formato salvo que se irán añadiendo, según se requiera,
las características adicionales al formato.
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19. PDF/A: Objetivos
Conservación de documentos electrónicos para
garantizar la preservación de su contenido durante
un período largo de tiempo.
Garantizar que los documentos puedan ser
recuperados en el futuro.
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20. PDF/A: Características
100% autónomos y toda la información necesaria para
mostrar el documento de la misma manera, cada vez
que se visualiza se embebe en el archivo.
No puede depender directa o indirectamente de
fuentes externas.
Es una parte del formato PDF que se obtiene
eliminando aquellas características del PDF que no se
adaptan a la conservación a largo plazo.
El contenido de audio y video no se permite.
Los archivos ejecutables y JavaScript están prohibidos.
Se rechaza el cifrado.
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21. PDF/A: Características
“Color spaces” especificado de forma
independiente.
Utilización de estándares de metadatos de forma
automática.
Estándar abierto.
Disponibilidad para lectores libres.
Software para crear archivos PDF disponible
desde un gran numero de fuentes.
Sin obsolescencia.
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22. PDF/A: EverSuite
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23. PDF/A: EverSuite
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24. PDF/A: EverSuite
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25. Almacenamiento
Formatos de tecnología óptica
• UDO  Archivo Profesional.
• Disco protegido por un cartucho externo.
• Disco de 130 mm. Formato de 5,25”.
• Roadmap:
• Primera Generación: 30 GB en 2003. • Encriptación AES-256 integrada en los
discos.
• Segunda Generación: 60 GB en 2006.
• Certificación: ISO/IEC 17345, ECMA-
• Tercera Generación: 120 GB en 2009. 350, NFZ 42-013.
• Cuarta Generación: 240 GB estimado en 2012. • Soluciones de Archivo Permanente:
Puesto de Usuario RAID. Almacenamiento Archivo Información
Primario Permanente obsoleta
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26. Archivo y Almacenamiento
Características RAID Cinta Optico
Longevidad
Capacidad
Grabación WORM
Tiempo de Acceso
Soporte Removible
Coste de Energía
Bajo TCO
Alto ROI
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27. EverSuite: Archivo documentos electrónicos
Archivo legal
Conversión a objeto de archivo
electrónico
Encapsulamiento
Encriptación
Conservación a largo plazo: Hardware
específico de almacenamiento
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28. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior
difusión en una Web 2.0
DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL
MEDIANTE LA WEB SOCIAL
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29. Difusión web 2.0
Colaboradores
Usuarios
Investigadores
Ciudadanos
Comunidad
Repositorio
Documentos electrónicos
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30. Difusión web 2.0
Funcionalidades 2.0
• Comunidades
• Espacios de trabajo
• Blogs
• Wikis
• Foros
• RSS
• Etc…
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31. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior
difusión en una Web 2.0
CONGRESO DE LOS DIPUTADOS
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32. Congreso de los diputados
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33. La solución SAE de Ever posibilita hoy:
Gestión del ciclo completo documental
Independencia del formato (PDF/A)
Conservación de la descripción en xml
Almacenamiento en hardware específico para
la conservación a largo plazo
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34. Content for your Business
1ereditor europeo Preguntas
de soluciones integrales
de gestión de contenido & Respuestas
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35. ¡¡Muchas Gracias !!
Oscar Ríos
Jefe de Consultoría ECM
orios@ever.es
Teléfono: +34 91 484 01 98
Móvil: +34 627 928 431
Avenida de la Industria, 32. Edificio Payma
28108 Alcobendas (Madrid)
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