TIME MANAGEMENT PPP

1. Caribbean Academy of Business
Frank Bonset, LECTURER, Marketing & Management
ARUBA 2012.
TIMEMANAGEMENT
EEN TRAINING VAN KLVB GROEP
R. (BOB) SMIT MBA

2. Leer- en ontwikkeldoelen
Aan het eind van de workshop
 Kunt u een productieve  Laat u zich niet meer
werkruimte inrichten en ongewenst ‘storen’
onderhouden  Kunt u omgaan met
 Hanteert u het verschil uitstelgedrag
tussen dringend en  Heeft u instrumenten
belangrijk toegelicht gekregen
 Boekt u snel resultaat waardoor u ‘in control’
door strategisch blijft...
communiceren  Uw verwachting...?

3. Basisgedachte methode
1. Alle dingen die moeten gebeuren – belangrijk,
onbelangrijk of ertussenin; nu, later of ooit – in een
logisch en betrouwbaar systeem onderbrengen, zodat
ze uit uw hoofd zijn.
2. Bedenk van tevoren wat u doet met alle soorten ‘input’,
zodat u een plan klaar hebt voor ‘vervolgacties’ dat u op
elk gewenst moment kunt toepassen of aanpassen.

4. Eenvoor dat u een steen in een rimpelloze vijver gooit
Stelt u
geest als water...
 Het water reageert nooit DE BASISEISEN
te sterk of te zwak. Creëer een vergaarbak.
Wat moet u (laten) doen
 Als u verkeerd reageert om het uit te voeren
op uw e-mail, uw Weet u wat u moet doen,
projecten, uw kinderen of maak dan een systeem met
uw gedachten over wat u geheugensteuntjes voor uw
nog moet doen, dan leidt acties.
dat tot minder goede
resultaten dan u zou Alles waarop je te sterk of
te zwak reageert, kan je
willen. de baas worden – en vaak
gebeurt dat dan ook.

5. Waarom u niet iets uit uw hoofd
kunt zetten
U wilt het anders dan het op dit moment is, maar...
Het resultaat staat u niet helder voor de geest
U weet niet welke volgende fysieke stap u moet nemen
U geen betrouwbaar systeem heeft met
geheugensteuntjes voor de gewenste uitkomst en
benodigde acties
Onze voortdurende onproductieve
preoccupatie met dingen die we nog
moeten doen, is de grootste verspiller
van tijd en energie. Kerry Gleeson

6. Het Proces: regelen wat u gaat doen
Uw geest leeg houden lukt niet door tijd,
informatie of prioriteit te managen!
Want... Alles moet zo eenvoudig mogelijk
worden gemaakt, maar niet
Door te managen kunt u van eenvoudiger. Albert Einstein
vijf minuten geen zes minuten
maken. WAT U WEL MOET DOEN
Een teveel aan informatie kan Uw acties managen, zowel
niet gemanaged worden. Hoe horizontaal als verticaal.
manage je een bibliotheek?
U kunt prioriteiten niet
managen, u kunt ze alleen
hebben.

7. Verzamelen: de eerste stap
 Alle losse eindjes verzamelen.
 Gebruik daarbij de hulpmiddelen die bij u passen, inbakje,
dictafoon, schrijfpapier en blocnotes, PDA, enz...
 Succesfactoren voor verzamelen:
 Losse eindjes zitten in uw vergaarbak, niet in uw hoofd.
 Gebruik zo min mogelijk vergaarbakken.
 Leeg die vergaarbakken regelmatig.
Ik heb het nu allemaal bij
elkaar, maar ik ben
vergeten waar ik het
gelaten heb. Loesje

8. Verwerken...
Er is niet veel kracht nodig om
 Wat is dit? dingen te doen, wel heel veel om
te besluiten wat er moet
gebeuren. Elbert Hubbard
 Moet ik er NU iets mee?
 Nee, het is rommel die weg kan.
 Nee, NU niet, maar later misschien wel.
 Nee, maar ik wil dit wel archiveren, het bevat bruikbare
informatie.
 Moet ik er NU iets mee?
 Ja, wat is mijn eerstvolgende actie?

9. Lopende zaken
Inbakje
Prullenbak
Nee
Moet ik hier nu Ooit/Misschien
iets mee doen? later/Beoordelen
Uit meerdere stappen Ja
bestaande projecten
Projecten Archief
Wat is mijn
eerstvolgende actie?
Project
plannen
Kan het in minder dan twee minuten?
Ja Nee
Doe het direct Delegeer het Stel het uit
Wachten tot Agenda Eerstvolgende
iemand anders Op een specifiek actie zelf doen
het gedaan heeft tijdstip doen zodra het kan
Simpel, laagdrempelig en... het werkt

10. Kritische succesfactor:
onderhoud
 Al uw lopende zaken verzamelen en verwerken
 Alles in uw systeem bekijken
 Uw lijsten bijwerken
 Weer met een schone lei beginnen.
We zijn wat we herhaaldelijk doen.
Uitmuntendheid is daardoor dus
geen handeling, maar een
eigenschap. Aristoteles

11. Doen!
Twee modellen om te kiezen wat u gaat doen
1. Snel de juiste activiteit kiezen met het viercriteriamodel
 Situatie
 Beschikbare tijd
 Beschikbare energie
 Prioriteit, vertrouw op intuïtie
 Het drievoudige model om dagelijks af te wegen
 Vooraf vastgesteld werk
 Werk zoals het zich aan u voordoet
 Vaststellen van nieuwe acties
Degene die het slechts gebruik maken van
hun tijd, klagen vaak als eersten dat ze er
te weinig van hebben. Jeanne de La Bruysde

12. Waarom nadenken over ‘waarom’ zo
belangrijk is
 Succes wordt er door
bepaald.
 De besluitvormingscriteria
worden duidelijk
 De middelen worden goed
ingezet
 Het motiveert
 Het maakt duidelijk waar u
zich op moet richten
 Het aantal
keuzemogelijkheden wordt
groter

13. Doelen van het juiste formaat
Uitbreiden
Doel
Als u dit doel bereikt had, wat zou
dat dan voor u betekenen...?
Doel
Als u dit doel bereikt had, wat zou
dat dan voor u betekenen...?
Doel
Als u dit doel bereikt had, wat zou
dat dan voor u betekenen...?

14. Doelen van het juiste formaat
Inkrimpen
Doel
Wat houdt u tegen?
Probleem Probleem Probleem
Wat wilt u in plaats hiervan?
Doel Doel Doel

15. Ruimte en hulpmiddelen regelen
 Bakjes voor papier
 Blanco A4
 Archiefmappen
 Label-maker
 Agenda
 Prullenbak
 Post-Its
 Paperclips
 Nietmachine, nietjes Uw productiviteit en uw
creativiteit nemen
 Plakband exponentieel toe als u op
de juiste tijd aan de juiste
dingen denkt en de
hulpmiddelen bezit om
uw gedachten vast te
leggen.

16. Lopende zaken
Inbakje
Prullenbak
Nee
Moet ik hier nu Ooit/Misschien
iets mee doen? later/Beoordelen
Uit meerdere stappen Ja
bestaande projecten
Projecten Archief
Wat is mijn
eerstvolgende actie?
Project
plannen
Kan het in minder dan twee minuten?
Ja Nee
Doe het direct Delegeer het Stel het uit
Wachten tot Agenda Eerstvolgende
iemand anders Op een specifiek actie zelf doen
het gedaan heeft tijdstip doen zodra het kan
Simpel, laagdrempelig en... het werkt

17. Verwerken, het inbakje legen
 Als u klaar bent met het verwerken van ‘in’, dan hebt u:
 Weggegooid wat u niet nodig hebt
 Alle acties voltooid die minder dan twee minuten duren
 Alles wat gedelegeerd kan worden aan anderen overgedragen
 Acties die meer dan twee minuten vragen in uw eigen
organisatiesysteem opgeslagen
 Uw grotere voornemens eruit geschift.
 Richtlijnen voor verwerking
 Bovenste item eerst
 Verwerk één item tegelijk
 Stop nooit iets terug in het inbakje. NOOIT.
Ik lijk op een mug op een
nudistencamping, ik weet wat ik
wil, maar ik weet niet waar te
beginnen. Stephen Bayne

18. Van zoeken naar vinden
 ‘Morgen komt de President...’
 Neem een vel A3 papier
 Definieer uzelf langs rollen en projecten (Mindmapping)
 Leg het vel één week aan de kant. Is dit uw systeem?
 Hangmappen en Explorer (Finder)
 <CNTRL-F> Historie 20xx
 Zoeken wordt vinden. Dat scheelt u ZO ontzettend veel
tijd.

19. Vervaldagensysteem

20. Vragen...?
Dank u wel voor uw tijd en aandacht.