Este documento ofrece consejos para elegir un proveedor de facturación electrónica. Recomienda investigar las opciones autorizadas por el SAT, determinar el volumen de facturación para elegir un sistema adecuado, y asegurarse de que el proveedor ofrezca asesoría y soporte. También enfatiza la importancia de considerar el precio, la seguridad de datos, la experiencia y el soporte técnico al elegir un proveedor.

1. ¿Sabes Cómo Elegir tu
Sistema de Facturación?
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“Tu Éxito es Parte de Nuestra Motivación”

2. Actualmente la factura electrónica se ha convertido en una pieza
elemental de la contabilidad, por lo que el primer paso es contratar a
un Proveedor Autorizado de Facturación Electrónica, el cual te ayudará
a emitir tus comprobantes fiscales y trayendo varios beneficios, como:
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3. Por ese motivo, el elegir el proveedor indicado es muy importante. A
continuación te enlistamos varios elementos que debes considerar
para hacer la mejor elección:
Investiga tus Alternativas de PAC
Para elegir a dicho proveedor lo primero que deberás hacer es
verificar en el portal del SAT la lista de los PAC autorizados, a fin de no
ser sorprendido por aquellos que aparecen en los motores de
búsqueda en Internet, pero que no están entre los que han sido
autorizados por la autoridad tributaria.
Recuerda que un Proveedor Autorizado de Certificación es el único
que tendrá las facultades otorgadas por el SAT para emitir CFDIs
válidos y legales.
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4. Determina tu Volumen de Facturación
La pregunta básica es ¿Emites una docena de facturas al mes o miles?
Es importante que sepas el volumen aproximado de facturación que
emites para así determinar el sistema de facturación electrónica que
más se adapte a tus necesidades.
Asesoría y Soporte
Probablemente no seas un experto en facturación electrónica y
tendrás muchas dudas respecto al funcionamiento de los sistemas y
del ciclo de facturación por ello es impórtate que al contratar un
sistema de facturación este te ofrezca el servicio de asesoría y soporte
para así puedas aclarar cualquier duda o problema que se te pueda
suscitar.
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5. Este es el ciclo de la facturación electrónica:
Imagen Original de: http://pymesegura.telefonica.es/facturaelectro.jsp
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6. También debes considerar que el proveedor no demore más de 2 hrs.
en enviarte una propuesta, pues eso habla mucho del compromiso
que tiene para con sus clientes, si esto tarda solo piensa ¿cuánto
puede tardar en algún incidente?, valida que una vez que hayas
contratado el servicio la capacitación que vayas a recibir sea
tranquila, clara y precisa para que de esta manera entiendas
perfectamente toda la funcionalidad del sistema.
Las transacciones del timbrado no deben demorar en minutos ya que
esto es en cuestión de segundos, verifica que esto sea la prioridad en
la calidad del servicio de tu proveedor con respecto a sus servidores.
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7. Precio
Este punto es uno de los más importantes debido a que uno de tus
objetivos es cuidar y administrar tu dinero de la mejor forma. Por ello
te recomendamos informarte los costos y servicios que te ofrece un
PAC, en muchos casos existen costos ocultos, plazos a cumplir o cargos
extras que podrían provocar que gastes más de lo necesario. Lo más
aconsejable es asegurarte que los costos que te ofrecen sean por
factura timbrada, ya que únicamente al obtener el timbre del SAT tu
factura será válida y legal. También es impórtate que conozcas las
herramientas de las que dispones como: descarga de facturas en
distintas presentaciones, envío por correo electrónico, validación,
resguardo, etc.
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8. Actualizaciones y Mejoras del Sistema
Todas las actualizaciones fiscales que se puedan establecer en estos
tiempos no tienen por qué generarte algún gasto ya que estos
cambios son por disposición oficial y es una obligación para el PAC
estar vigente, las actualizaciones del sistema que utilices para una
mejora de su servicio tampoco te deben generar algún costo, a menos
que tu necesites alguna adecuación que este fuera de los
lineamientos legales o del sistema que contrataste.
Condiciones de Uso
Ten presente que no todas las empresas funcionan de la misma
manera. Existen emprendedores que realizan su facturación de forma
personal, o empresas internacionales que tienen departamentos
enteros dedicados a administrar su facturación.
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9. Cualesquiera que sean tus necesidades, asegúrate de que el PAC que
elijas te ofrezca herramientas y soluciones que se ajusten a ellas. Algo
que no debes olvidar es saber durante qué tiempo resguardaran tus
facturas, como mínimo deberá ser 5 años que es el tiempo que el SAT
solicita, lo que debe permitirte tener toda tu información segura y en
un mismo lugar.
Vigencias
Los planes de folios tiene vigencia revisa que no los pierdas al llegar a
este límite y de esta manera estés haciendo desembolsos
innecesarios.
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10. Por otro lado, ten presente estas preguntas antes de contratar algún
servicio de facturación electrónica:
• ¿Cuál es el servicio que ofrece? ¿Es software o sólo paquete de
timbrado?
• ¿Cuál es el límite de facturas mensuales o es timbrado ilimitado?
• ¿Cuánto tiempo almacenan las facturas?
• ¿Qué costo tiene el almacenamiento por tiempo extendido?
• ¿Cuáles son las vías de contacto en caso de tener dificultades?
• ¿Cuenta con adendas?
• ¿El sistema de facturación se actualiza en caso de que la autoridad
hacendaria emita nuevas disposiciones?
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11. Actualmente existen aproximadamente 80 PAC y para el próximo 2015
más del 30 % de ellos dejaran de contar con la certificación, ya que en
Agosto del 2014 los requisitos para seguir certificados cambiaron y
algunos no alcanzaron esta recertificación, toma en cuenta este punto
para la toma decisión de tu PAC, posiblemente se presentaran algunos
cambios en las estrategias de mercado pero seguramente serán
mínimas.
Finalmente recuerda que básicamente tienes que evaluar los
siguientes puntos para hacer la elección más acertada:
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12. Seguridad: Pregunta dónde estará resguardada tu información. En 2016
será necesario que la infraestructura de los proveedores esté montada en
un Data Center ubicado en territorio nacional.
Confidencialidad: Lee cuidadosamente el contrato y evita a quien “se
reserva el derecho” de utilizar tu información para fines comerciales o de
mercadotecnia.
Experiencia: Pide referencias, no te conformes con ver los logotipos de
grandes empresas en la página del candidato. Pide que te den acceso a un
cliente que pueda comentarte su experiencia.
Soporte: Analiza las opciones de soporte que están incluidas en su servicio
(telefónico, chats, ticket, etcétera) y elije el que mejor satisface los
requerimiento de tu operación.
Precio: Compara las opciones, pero analiza todo el contexto de la oferta,
un mejor precio no necesariamente va de la mano con la mejor opción.
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13. Infórmate a profundidad sobre lo que cada empresa te ofrece y lo que
estarás obteniendo por tu dinero para tomar la mejor decisión,
recuerda que la unión de éstos aspectos te llevará a tener éxito en la
administración de tus recursos económicos:
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iniciar-con-cfdi.jpg
Artículo Original:
http://www.factura-e.mx/blog/sabes-como-elegir-tu-sistema-de-facturacion-descubrelo
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