Treść webinar'u z dnia 22.10.2013. temat prelekcji to "leaderzy i współpracownicy: ułatwiona komunikacja, która daje wyniki". W trakcie prezentacji przedstawiam przykłady sprawnej komunikacji w zespole i cechy jego leader'a. Nieunikniona jest kwestia zapewnienia odpowiednych narzędzi, metod i języka dla komunikacji w zespole.

1. BEZPŁATNY WEBINAR (3g13)
Rev.XII/2015
LEADERZY I WSPÓŁPRACOWNICY:
ułatwiona komunikacja, która daje wyniki
Jak komunikować przy rozwoju
swojej firmy

2. WITAMY !
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 2
Od 20 lat zajmuję się zarządzaniem
polskimi firmami o profilu
produkcyjnym i handlowym.
Klucz mojego sukcesu
zawodowego to: metody pracy
skierowane na wyniki, zgrane
zespoły, programy produkcyjne
ambitne ale realne, marketing
skierowany na zadowolenie
klienta.
Moje narzędzia: innowacje,
profesjonalność, negocjacja,
systemy zarządzania na podstawie
Lean Manufacturing, Six-Sigma i
Total Quality Management,
dostawy just-in-time.
fr.palladium@onet.pl
PALLADIUM Fabrizio Rotunno ul.Sportowa 26 43-356 KOBIERNICE Polska
Fabrizio
Rotunno
Specjalista
Inżynierii i
Zarządzania
procesami
przemysłowymi

3. O czym będzie ten webinar ?
Dlaczego nikt nie wykonuje naszych poleceń ?
… a czy trzeba było rozkazać, zamiast tłumaczyć co jest do zrobienia ?
Często uważamy, że i tak nikt nie zrobi czegoś lepiej niż my sami. Może mamy rację, ale i tak mamy
ograniczone siły, czas, chęć, itd., więc musimy się liczyć z koniecznością konsultowania się z
współpracownikami, którzy mają swoje zdanie, wiedzę, ambicje, język, wykształcenie, itd..
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 3
Dlaczego nasze pomysły czasami się nie sprawdzają ?
… a czy wykonaliśmy ich testowanie w sposób systematyczny ?
Zmiany wymagają analizy stanu wyjściowego (plan), ale bez testowania (do) i sprawdzenia w
obiektywnym i powtarzalnym sposobem (check) nie możemy ich „wykorzystać” jako
niekwestionowany rozwój procesu w naszej firmie (act).
Dlaczego nie możemy się dogadać z naszymi współpracownikami co do naszych
i ich świetnych pomysłów ?
… a czy używamy wspólnego języka do komunikacji ?
„. . . _ _ _ . . . „ : ta sekwencja może oznaczać, jednocześnie wszystko albo nic, życie albo śmierć, w
zależności nie tylko od jej struktury, ale również od sposobu jej przekazania, od istnienia
urządzenia/osoby które ją wysyłają, od istnienia urządzenia/osoby które ją odbierają i odczytują. A
tak, przy okazji, jeżeli mamy spełnione te warunki, i tylko w tym przypadku, oczywiście ona oznacza
„SOS”. A wiemy co to znaczy „SOS” …?

4. Podstawy leadership’u
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 4
Leader Bez nas… nie ma
wyników…
Jestem ODPOWIEDZIALNY
Mam AUTORYTET, nie
jestem AUTORYTARNY
Chcę się ROZWIAĆ PROFESJONALNIE
Jestem KOMUNIKATYWNY

5. Komunikatywność
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 5
Leader
Jestem KOMUNIKATYWNY
Leader który mówi sam do siebie, naturalnie, musi sam wszystko robić.
Trudność w komunikacji jest rzeczą nieuniknioną: mamy do czynienia z zarządzaniem wieloma
osobowościami. Ale to nie może zmniejszyć poziomu odpowiedzialności współpracowników na
niekorzyść leader’a. Leży w interesie samego leader’a aby jego/jej pracownicy mieli łatwy dostęp do
jego informacji, dyrektyw, porad, wiedzy, itp..
WSPÓŁPRACUJĘ

6. Podejście leader’a do rozwoju
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 6
Leader
Leader który jako jedyny się rozwija, nigdy nie udowodni swojego rozwoju.
Leader nie jest koniecznie specjalistą i specjalista rzadko staje się leader’em. Rozwoju kompetencji
leader’a nie można oddzielić od rozwoju jego zespołu. Dlatego każdy leader musi mieć nie tylko jasną
wizję do czego chce zmierzyć, ale również jaki ma być cel podstawiony każdemu członkowi zespołu. A
do tego służą narzędzia jak skill profile i skill map, bo intuicja nie wystarczy…
Chcę się ROZWIAĆ PROFESJONALNIE

7. Podejście leader’a do swojego zespołu
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 7
Leader
Leader który tylko żąda, sieje wiatr i zbiera burzę...
Lekarstwo na ból uszu zostało już od dawno wynalezione… Leader który tylko żąda od swoich
współpracowników nie pokazując żadnego własnego przykładu wiedzy i/lub umiejętności, osiąga
coraz mniejsze zaangażowanie i traci nawet tą wiarygodność która mógłby się cieszyć. A z drugiej
strony, leader który umie słuchać, zachęci współpracowników do zwracania się do niego w razie
konieczności porady lub kierowania.
Mam AUTORYTET, nie
jestem AUTORYTARNY
Jestem CHARISMATYCZNY

8. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 8
Leader
Leader który wskazuje palcem, przygotuje się do samotnej drogi ku klęsce...
Wyniki zespołu nie są prostym podsumowaniem wkładu każdego członka zespołu, inaczej leader byłby
nie potrzebny (a, przy okazji, te wkłady byłyby coraz mniejsze aż do naturalnej śmierci…). Leader
działa jako element pomnożenia tych wkładów i z tego jest rozliczony. Oczywiście pomnożenia zera
daje zero jako wynik, ale również pomnożenia czegoś przez zero daje ten sam katastroficzny wynik.
Jeżeli leader jest warty zero, zespół spróbuje się go pozbyć a nie tylko odwrotnie…
Jestem ODPOWIEDZIALNY MOTYWUJĘ zespół

9. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 9
Leader który wskazuje palcem, przygotuje się do samotnej drogi ku klęsce...
Przykład może nam pomagać zrozumieć jakie mogą być różne podejścia do motywacji zespołu przez
leader’a.
Zespół prowadzi akcję mającą na cel zmniejszenie czasu cyklu danej operacji.
10
15
20
25
30
35
1/1/2013 2/1/2013 3/1/2013 4/1/2013
target
realny
Krótki t. Krótki t. Krótki t.
Średni termin
dziennie

10. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 10
Ten leader ma negatywne podejście do motywacji zespołu.
Szuka winnych dla problemów lub błędów: w tym jego rola. Uważa się poza zespołem a nie jego
katalizatorem. Jeżeli są dobre wyniki, są jego i wyłącznie jego. Współpracownicy nie będą już chcieli z
nim pracować.
10
15
20
25
30
35
target
reale
Nie widzę
zaangażow
ania!
Widzicie:
trzeba
mnie
słuchać !
Już mamy
cel !
…a kto
błądził ?
Czyja wina
?
Pokazuję
Wam, że
będzie
jeszcze
lepiej!
Mamy
wynik, ale
tylko dzięki
mnie który
musiał Was
pokazać
właściwą
drogą! Na
przyszłość,
zero dyskusji
więcej faktów
!
=
DODATKOWE
KOSZTY

11. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 11
Ten leader ma pozytywne podejście do motywacji zespołu.
Nie neguje problemów lub błędów: stara się je analizować aby je rozwiązać. Chwali publicznie i
zwraca uwagę prywatnie. Dzieli się dobrymi wynikami ze swoim zespołem. Buduje zaufanie w firmie.
WYNIKI
10
15
20
25
30
35
target
reale
Dopiero
początek
: będzie
OK!
Zgodnie z
oczekiwan
iami!
Bardzo
dobrze: to
możliwe!
Jakie
mieliśmy
problemy
?
Zbliżamy
się do
celu!
Brawo dla
wszystkich!
Ta metoda
prowadziła
nas do
wyników i,
od dzisiaj,
dzięki
Waszej
pomocy,
będziemy ją
stosować w
innych
przypadkach
.
=
KORZYŚCI
FINANSOWE

12. Genba – Walk to Learn – Management by walking around… tyle słów :
nie traćmy kontaktu z rzezczywistością
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 12
Leader powinien się dzielić swoją wiedzą i umiejętnościami swojego zespolu.
W innej prezentacji, już stwierdziłem, że często menedżerowie i pracownicy się zamykają w komórkach
do których tylko oni mają kod dostępu. A zamiast tego, co powinni leaderzy i współpracownicy robić ?
Jan Kowalski
Prezes Zarządu
JózefKozakiewicz
Dyrektor Produkcji Halina Pawlak
Kierownik
produkcji
Anna Kargól
Kierownik zmiany
Karolina Pawłoska
Dyrektor Logistyki
Marcin Bałasz
Operator Logistyki
Mariusz Ostrowski
Dyrektor Jakości
Mikołaj Maćkowski
Technik
Florian Kowalski
Inspektor Jakości
Florian Kowalski
Inspektor Jakości
Barbara Nowak
Kierownik zmiany
Marcin Bałasz
Operator Logistyki
Justyna Wasilewska
Dyrektor
Techniczny
Danuta Stęczkowska
Kierownik
zakupów

13. Genba – Walk to Learn – Management by walking around… tyle słów :
nie traćmy kontaktu z rzezczywistością
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 13
Leader powinien się dzielić swoją wiedzą i umiejętnościami swojego zespołu.
Codzienny spacer wśród swoich współpracowników, spowoduję, że leader:
- jest ciągle poinformowany o problemach w zespole;
- może się dzielić swoimi pomysłami;
- może sprawdzić, czy praca jest wykonana zgodnie z
procedurami;
- może sprawdzić, czy wykonanie pracy zgodnie z
procedurami prowadzi do spodziewanych wyników;
- może się skonfrontować z innymi punktami widzenia
w celu szukania wspólnej możliwości rozwoju;
- pokazuje, że jest ciągle do dyspozycji w celu
ułatwienia pracy całego zespołu
- po prostu jest tam gdzie trzeba !

14. Walk-to-learn tylko dla produkcji ? Kto tak mówił ?
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 14
Niektóre przykłady z codziennego życia w firmie:
Dzień dobry !
Dzień dobry,
szefie ! Automat
do kawy nie
działa…
Więc dzisiaj
nikt nie
będzie miał
przerwy i
będzie
udawać że
pracuje…
Och.. Nie! Proszę
zawiadomić
serwisanta: nie
możemy zostać
bez kawy.
Dzień dobry !
Niestety
komputer nie
działa, więc nie
mogłam wysyłać
oferty do X…
Zależało mi na
tej ofercie ! A
prosiła Pani o
pomoc naszego
informatyka ?
A proszę nie
zapomnieć o
kopię oferty do
mnie, również !
Dzień dobry !
Mam świetny
pomysł na
marketing
naszych
produktów !
To super:
rzeczywiście
fajny pomysł.
Zawołamy
spotkanie z
innymi o 14:00.
Muszę dzisiaj
wcześniej
wyjechać,
szefie… Nie
możemy o 13:00
?
Dzięki dzisiejszym spotkaniu stworzyliśmy wspaniały plan marketingowy naszej firmy.
A kawa była bo naprawiano automat!

15. Co daje budowanie szczerego zespołu ?
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 15
Kto woli dawać do testowania swój produkt klientowi bez wczesnego
sprawdzenia wewnątrz firmy ?
Ale nasz zespół musi nam gwarantować:
- obiektywność: wyniki zamiast samej chwały;
- powtarzalność: wyniki mają być codziennie a nie
jednorazowo ;
- szczerość: wyniki potrzebują trochę błędów do
naprawienia ;
- pomysłowość: wyniki zawsze startują z niezwykłego
punktu widzenia ;
- elastyczność: wyniki wymagają, że staramy się
myśleć według tego innego punktu widzenia ;
- po prostu zdrową niezastąpioną współpracę !

16. Czy znamy nasz zespół ?
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 16
Zespół to nie abstrakcja: jest grupa różnych osobowości, kierowanych przez
leader’a ku wynikom.
Wiedzieć co chcemy osiągać naszym zespołem, nie wystarczy.
Więc musimy zapewnić naszemu zespołowi, że:
WYZNACZYLIŚMY DLA
NIEGO JAKIŚ CEL
“Życie każdego człowieka jest
drogą ku samemu siebie, próbą
własnej drogi, początkiem
własnej trasy …”
(Hermann Hesse)
I ŚRODEK ABY GO
OSIĄGAĆ
MAMY PUNKTY ODNIESIENIA ABY SPRAWDZIĆ, CZY TRZYMAMY SIĘ
WŁAŚCIWEJ TRASY
ALE, CZY WIEMY CZEGO SIĘ SPODZIEWAJĄ
TOWARZYSZĄCE NAM OSOBY I WSZYSCY KTÓRZY
BĘDĄ NAM POMAGAĆ DOTRZEĆ DO TEGO CELU ?

17. Czy mówimy tym samym językiem ?
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 17
Dzielić się informacjami wymaga porozumienie się w zespole.
A to nie tak oczywiste, jak się może wydać. Na przykład:
Mam spotkanie
u klienta X.
Mogę prosić o
mapowanie
procesu Y dla
niego ?
Oczywiście,
zaraz go
znajdę…
Chyba szef się pomylił…
o jakim procesie
przeciwko X mu chodzi ?
Czy ty coś wiesz na
temat sprawy
sądowej przeciwko
X ?
Tak, rzeczywiście nie
zapłaciły ostatniej
faktury !
A od kiedy
minęło termin ?
Co ? Tylko dwa
dni…
Szefie, a kiedy
ma być
rozprawa w
Sądzie, bo z
Administracji
nic nie wiedzą…
???
Chodziło mi o
mapowanie…
Mapy nie mami,
ale może niech
szef bierze ze
sobą nawigację…
MAPOWANIE PROCESU to analiza procesu
firmowego pod względem jego relacji z zasobami
wszystkich działów naszej firmy.
Następny raz, jeżeli nie wiecie czegoś, powiedźcie…

18. Czy jesteśmy w stanie używać tego samego języka ?
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 18
Leader i zespół mają mówić tym samym językiem, stosując te same narzędzia i
metody.
Dzisiaj wyślę
RAPORT
SPRZEDAŻY do
wszystkich na
skrzynki mailowe
firmowe.
Masz może
RAPORT
SPRZEDAŻY ?
Zapomniałam laptop w
samochodzie …
Możesz mi go
przynieść do biura ?
Sprawdziłam na
mojej skrzynki
prywatnej i
RAPORTU nie ma…
Mam RAPORT
SPRZEDAŻY, ale
nie mogę Ci
zrobić kopii bo
ksero nie działa…
Szefie, z
Zarządu
poproszą mi o
RAPORT
SPRZEDAŻY
???
Wysłałem do
Was wszystkich
wczoraj…
Tak…, jest, ale
nie sprawdziłem
skrzynki
mailowej
wczoraj…
Umówimy się, że w Poniedziałek wyślę RAPORT
SPRZEDAŻY do skrzynki firmowej i, że codziennie
sprawdzamy nasze skrzynki pocztowe firmowe o
godzinie 8:30… Czy są jakieś inne problemy ze
strony technicznej ?

19. Jakimi są ten wspólny język i to wspólne narzędzie ?
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 19
Wymiana informacji w firmie może być, szczególnie, wymianą danych
Jeżeli mamy do czynienia z jednorazowymi wymianami danych, możemy sobie pozwolić na stosowanie
kartki papieru (raczej same słowa nie wystarczają…). Ale nawet w tym przypadku, nie można uniknąć
konieczności:
- Zachowywania tych danych bez obawy o ich utraty;
- Odnalezienia tych danych w razie potrzeby;
- Ponownego używania tych danych;
- Przekształcenia tych danych w razie ich stosowania w innych
procesach;
- Analizy tych danych aby ocenić wskaźników procesu;
- Po prostu: powtarzalności naszych działań
Ta powtarzalność zagwarantuje jedynie stosowanie systemu zbierania i analizy
danych w formie elektronicznej.
Jeszcze lepiej jeżeli nie tylko będziemy zarejestrować dane naszego zespołu w jednym
wspólnym systemem zarządzania informatycznym (ERP, MRP, CRM, itd.) ale również
wymienić się z innymi „zespołami” (w firmie lub poza firmą) drogą elektroniczną
(EDI).

20. Tak mogłaby wyglądać komunikacja w firmie
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 20
Dzielenie się tym samym systemem informatycznym do zbierania i analizy danych
Musimy
aktualizować
budżet za nasz
dział na ten rok…
Dobrze,
wydrukuję z
systemu
poprzedni budżet
i koszty działu
ostatnich
miesięcy
Z systemu wynika, że w
drugiej połowie roku
zamówienia zamknięte
klientów są o 25%
większe niż w pierwszej
połowie.
Właśnie
dostałem
informację od
jednego klienta:
mam nowe
prognozy
zakupu…
Będą nam
wysyłać te
nowe prognozy
przez EDI,
prawda ?
Widzę, że jest jeszcze
trochę informacji do
zbierania. Spotkamy się
Piątek o 13:00 i ustalimy
nowy budżet.
Poproszę
również innych
klientów i
aktualizuje
prognozy
sprzedaży w
systemie.
Dzięki temu, że wszystkie informacje były w
systemie, udało się zaktualizować budżet naszego
działu w ciągu dwóch godzin.

21. Niektóre inne wspólne narzędzia niezbędne w zespole
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 21
Formalizacja procedur pozwoli ustalić wspólne środowisko w którym można
stosować (i ciągle doskonalić) metody i narzędzia zespołu
Przekazanie wiedzy najlepiej skutkuje jeżeli jest robione w ramach procedur które leader i inne
członkowie ustalają i do których się kierują w razie wątpliwości co do wspólnej ścieżki rozwoju.
Szczególnie (tylko niektóre z podstawowych):
- Mapowanie procesów firmowych;
- Instrukcje pracy dla każdego stanowiska pracy;
- FMEA (Analiza ryzyku defektów procesu lub produktu);
- Panel wskaźników procesowych;
- Flow-chart procesowy;
- Karta kontroli jakościowej;
- Wewnętrzny/zewnętrzny raport niezgodności;
- 8D

22. Mapowanie procesów
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 22
Mapowanie procesów jest często mylnie uważane za zbędne, pracochłonne
działanie…
… wręcz odwrotnie, analiza korelacji pomiędzy procesami w różnych działach naszej firmy, pozwoli je
monitorować, usprawnić, formalizować, powtórzyć: rezygnacja z tych możliwości rzeczywiście
spowoduje niepotrzebną stratę czasu, zasobów ludzkich i materialnych, cierpliwości, zaangażowania,
itp..
- Czy, posiadając mapę, wybieramy się do labiryntu bez niej ?
- Czy, mając łącze radiowe do wieży kontrolnej, wolimy prowadzić samolot bez
niego ?

23. Instrukcje pracy
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 23
Trochę więcej pracy przy dodawaniu zdjęci i piktogramów pozwoli dużo
oszczędzać w trakcie przekazywania umiejętności praktycznych…
… i spowoduje, że operator/współpracownik ma skrót wizualny do pisanych instrukcji (szybciej i pewnej
je wykonuje).

24. Dziękujemy za uwagę…
Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 24
Fabrizio
Rotunno
Specjalista
Inżynierii i
Zarządzania
procesami
przemysłowymi
Od 20 lat zajmuję się zarządzaniem
polskimi firmami o profilu
produkcyjnym i handlowym.
Klucz mojego sukcesu
zawodowego to: metody pracy
skierowane na wyniki, zgrane
zespoły, programy produkcyjne
ambitne ale realne, marketing
skierowany na zadowolenie
klienta.
Moje narzędzia: innowacje,
profesjonalność, negocjacja,
systemy zarządzania na podstawie
Lean Manufacturing, Six-Sigma i
Total Quality Management,
dostawy just-in-time.
fr.palladium@onet.pl
PALLADIUM Fabrizio Rotunno ul.Sportowa 26 43-356 KOBIERNICE Polska
…A PROSIMY O PYTANIA.