1) O documento fornece dicas sobre a administração de uma clínica médica, abordando tópicos como a importância de uma agenda otimizada, o gerenciamento da relação com pacientes, o controle financeiro e investimentos em marketing. 2) É destacada a importância de se usar tecnologia como sistemas de gestão de agendas, prontuários eletrônicos e comunicação digital para melhorar a eficiência operacional e a satisfação dos pacientes. 3) O documento também dá dicas sobre como estabelecer vínc

1. Manual do gestor:
tudo que você
precisa saber
para administrar
uma clínica médica

2. 3 Introdução
6 A importância da agenda otimizada
11 Gerenciando o relacionamento com pacientes
16 Agilize o controle financeiro
20 Invista em marketing
24 Conclusão
27 Sobre a Idea Shake

3. 1
INTRODUÇÃO

4. 4
Introdução
É bastante comum vermos profissionais de saúde
buscando abrir suas próprias clínicas. O número reduzido
de hospitais e centros médicos, a falta de oportunidades
de crescimento sendo empregados de um terceiro e o
espírito empreendedor são algumas das motivações
para que médicos do país todo, em algum momento
das suas vidas, partam para uma atuação empresarial.
Isso mesmo, pois uma clínica médica é uma empresa,
portanto, pressupõe todas as características de um
negócio, incluindo a geração de lucro.
Introdução
Quando o médico se lança nessa empreitada, ele precisa ser mais do que um excelente profissional de
saúde. Ele tem que ser um administrador, um gestor de negócios, para fazer com que sua clínica cresça,
ganhe competitividade e conquiste um bom posicionamento de mercado. Essas conquistas partem de
uma atuação estratégica, focada em oferecer serviços de qualidade e condizente com o público-alvo,
sem perder de vista o objetivo maior, que é a sustentabilidade da clínica.

5. 5
Introdução
Uma gestão eficiente é responsável por aumentar a produtividade dentro da clínica, atrair e reter talentos,
fomentar negócios, despertar o interesse de outros profissionais e, é claro, atrair pacientes. Conforme o
número de pacientes cresce, o faturamento aumenta e a clínica se mantém financeiramente saudável,
podendo pensar em um futuro próximo com expansões, aumento da capacidade de atendimento,
diversificação dos serviços, entre outras melhorias que farão dela um sucesso ainda maior.
Mas a pergunta que ainda fica para muitos profissionais que aceitaram o desafio de abrirem suas
próprias clínicas é: como administrar melhor um negócio que lida com pessoas e saúde? É para
esclarecer essa dúvida que persiste há tempos que criamos este e-book. Aqui, você vai encontrar dicas
práticas de como gerir sua clínica médica com eficiência e praticidade, cuidando para que seus pacientes
se sintam realmente cuidados.
Boa leitura!

6. 2
A IMPORTÂNCIA
DA AGENDA OTIMIZADA

7. 7
Gerenciando o relacionamento com pacientes
O funcionamento de uma clínica médica está baseado quase
que completamente em cumprir horários. Existem os horários
de consultas, de exames, de entrega de exames, de retornos,
entre outros. Quando esses horários não são coordenados de
maneira eficiente, vemos as salas de espera lotadas, os pacientes
insatisfeitos e os profissionais estressados.
Contornar essa situação não é tão difícil quanto parece. A adoção
de um sistema de gestão de agendas pode organizar a rotina da sua
clínica médica e fazer com que todos trabalhem com mais calma
e tranquilidade, focando no mais importante: o atendimento ao
paciente.
Uma agenda otimizada ajuda a aproveitar melhor o tempo e
aumentar a produtividade da sua equipe, trazendo benefícios que
serão percebidos logo de início:

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Gerenciando o relacionamento com pacientes
MAIOR EFICIÊNCIA NA MARCAÇÃO E CONTROLE DE CONSULTAS E EXAMES
A primeira mudança que você vai perceber ao adotar um sistema de agenda otimizada para sua clínica
médica é na gestão das consultas e exames. Com as agendas médicas digitais, as secretárias são capazes de
marcar consultas e exames em segundos, avaliando apenas a capacidade de atendimento de cada médico.
REDUÇÃO DO TEMPO DE ESPERA
A otimização das agendas também contribui para
reduzir o tempo de espera do paciente dentro da
clínica. Atrasos são comuns quando não há uma gestão
eficiente, impactando na satisfação dos pacientes.
Nesse sentido, a marcação correta de horários e
a visualização geral de todos os compromissos
dos médicos pode facilitar a inserção de encaixes,
otimizando o tempo dos profissionais e dos pacientes.

9. 9
Gerenciando o relacionamento com pacientes
REDUÇÃO DE DESISTÊNCIAS
Um dos maiores problemas das clínicas médicas são as desistências. Pacientes se esquecem da
consulta, marcam outros compromissos na mesma data e horário, deixam de ter sintomas e acreditam
que não precisam mais ir ao médico. Isso cria um caos na agenda do médico, mas com simples lembretes
enviados automaticamente por e-mail ou SMS, esse índice pode ser reduzido consideravelmente.
O paciente que realmente não puder comparecer poderá desmarcar a consulta com uma simples
mensagem, o que desocupa as linhas telefônicas da clínica.
PRONTUÁRIO ELETRÔNICO
Arquivos em papel podem ser facilmente perdidos ou extraviados, comprometendo o acompanhamento
dos pacientes. Mas isso já é passado, ao menos para as clínicas que adotaram a tecnologia como forte
aliada na gestão em saúde. Com prontuários eletrônicos, os médicos têm acesso rápido a todas as
informações do paciente, dentro do consultório, sem a necessidade de idas e vindas do arquivo.

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Gerenciando o relacionamento com pacientes
REDUÇÃO DO ESTRESSE
A rotina atribulada faz dos profissionais de saúde um dos grupos com maior nível de estresse no mercado
de trabalho. Contudo, ao harmonizar a rotina dentro da sua clínica, com horários bem definidos, limite de
pacientes atendidos por dia para cada médico, redução da pressão por resultados de exames, é possível
reduzir o nível de estresse, melhorando o ambiente de trabalho.

11. 3
GERENCIANDO O
RELACIONAMENTO
COM PACIENTES

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Agilize o controle financeiro
Antigamente, o médico era quase parte da
família. Visitava seus pacientes em casa,
prescrevia os medicamentos e mandava alguém
buscar na farmácia, ligava para saber como o
paciente estava evoluindo. Esse atendimento
personalizado fazia dele um profissional querido
por todos, respeitado na sociedade.
Atualmente a dinâmica da sociedade mudou,
a quantidade de pacientes aumentou e hoje é
praticamente impossível manter esse tipo de
contato. Entretanto, é possível cultivar um bom
relacionamento com seus pacientes usando
os recursos certos para se manter sempre
presente, mostrando que você se preocupa com
a saúde deles.

13. 13
Agilize o controle financeiro
USE A TECNOLOGIA PARA SE COMUNICAR
A maioria dos médicos vê o paciente uma única
vez, durante a consulta. Depois, fica sem saber
se o paciente realmente comprou e tomou os
remédios, se levou o tratamento até o fim e
se está saudável. Para ter notícias dos seus
pacientes, você não precisa ficar marcando
retornos, afinal, sua agenda é concorrida. Com
o mundo digital, é possível manter contato
por e-mail, SMS, WhatsApp ou até retornar
as ligações. Lembre-se de que o Conselho
Federal de Medicina (CFM) proíbe consultas
virtuais, portanto, esses contatos devem ser
de acompanhamento e orientação sobre o
tratamento prescrito em consultório.

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Agilize o controle financeiro
COMPARTILHE SEU CONHECIMENTO
A internet trouxe muitas vantagens e desvantagens,
tanto para médicos quanto para pacientes. No
momento em que um sintoma se apresenta, o
paciente corre para o Google e faz uma pesquisa,
descobrindo que pode ter desde uma dor de barriga
simples até um apêndice supurado. E é claro que o
pior sintoma é o que ele elege para acreditar. Mas
você pode tranquilizar seus pacientes compartilhando
seu conhecimento por meio de um blog, por exemplo.
No caso do doente do exemplo, você poderia detalhar
quais são os demais sintomas que envolvem
o diagnóstico de apêndice supurado, sempre
recomendando que o internauta procure um médico
para obter o diagnóstico correto.

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Agilize o controle financeiro
ESTABELEÇA VÍNCULOS
Só damos seguimento a um relacionamento se
formarmos vínculos com as pessoas. Do contrário,
cada um vai para um lado. Nesse sentido, manter
o relacionamento por meio de conteúdos digitais
ajuda a passar confiança e tornar o médico e a clínica
autoridades no assunto. No relacionamento presencial,
coloque-se sempre no lugar do paciente, seja empático
e simpático, demonstrando preocupação pelo estado
de saúde dele. Quando a confiança é estabelecida entre
médico e paciente, ele não abre mão de ser atendido
sempre pelo mesmo profissional, tornando-se um
cliente fiel da clínica. Além disso, como você deve saber,
o fluxo de pacientes de uma clínica se dá, em sua maior
parte, por recomendações de pacientes satisfeitos.

16. 4
AGILIZE O CONTROLE
FINANCEIRO

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Agilize o controle financeiro
O financeiro é uma das áreas com as quais você deve ter maior preocupação na administração da sua
clínica, pois é nele que você verifica como anda a saúde do seu negócio. Para que sua clínica seja um
sucesso, você não pode ficar no vermelho. Portanto, comece o controle financeiro pelo fluxo de caixa, que
é o termômetro da sua performance como empresário do setor de saúde.
O fluxo de caixa é o controle de entradas e saídas de dinheiro da sua clínica. O conceito é bastante simples
e você pode começar a ordenar suas receitas e despesas em uma planilha eletrônica, mas quando elas
se tornarem muitas, vai precisar de um sistema mais eficiente de gestão financeira. Para que você não se
assuste de início, vamos dar algumas dicas de como colocar seu controle financeiro em dia:
LISTE RECEITAS E DESPESAS
Em uma planilha, livro caixa ou software de gestão, você deve listar todas as receitas e despesas da sua clínica,
incluindo todos os itens, incluindo materiais não só médicos mas também de consumo como lápis, papel
higiênico, entre outros. Isso servirá de base para que você entenda quanto de dinheiro entra na sua clínica a
cada mês e quanto sai. Se o saldo for positivo, ótimo. Se for negativo, você precisa começar a rever seus gastos.

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Agilize o controle financeiro
ENTENDA AS RECEITAS E DESPESAS
Em um segundo momento, você terá que entender em quais centros de custo estão cada receita e
despesa. É hora de classificá-las. Ao consolidar seu fluxo de caixa, não vai ajudar saber que você comprou
2.000 bolas de algodão. Mas vai ajudar a entender seus gastos você saber que gastou 10 mil reais com
materiais cirúrgicos, por exemplo. Por isso é importante que você classifique suas receitas e despesas,
agrupando-as em áreas que permitam saber onde o dinheiro da sua clínica está sendo investido.

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Agilize o controle financeiro
PROJETE O FLUXO DE CAIXA
A projeção do fluxo de caixa é uma previsão das receitas e despesas da sua clínica conforme o seu
levantamento primário. Nessa projeção, você fará os lançamentos de quanto espera gastar com a
operacionalização da clínica e quanto espera receber dos pacientes e dos convênios médicos. Olhando
esses lançamentos como uma linha do tempo, você poderá prever, por exemplo, quando faltará dinheiro
em caixa para sanar todas as contas da clínica ou quando você poderá adquirir aquele novo equipamento
para melhorar o atendimento aos pacientes. Lembre-se, sempre, de incluir fundos de reserva para
custos eventuais e não previsíveis como uma demissão de funcionário, manutenção de equipamentos etc.
MONITORE
Com o fluxo de caixa em dia, você só precisa monitorar o previsto versus o realizado e fazer os ajustes
necessários para tornar sua clínica mais rentável, como otimização de recursos, redução de horas extras,
campanhas de conscientização sobre materiais de expediente, entre outros.

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INVISTA EM MARKETING

21. 21
Invista em marketing
Sua clínica pode ter uma infraestrutura excelente, profissionais altamente qualificados e pacientes muito
satisfeitos, mas se você não fizer com que outras pessoas saibam disso, não atrairá tantos clientes
quanto precisa para manter seu negócio sustentável. Sendo assim, mais do que nunca, você precisa
investir em marketing.
Você não precisa ter um outdoor na principal avenida da cidade nem montar um setor de telemarketing,
já que essas duas estratégia, além de caras, já não são as mais eficientes. Mas pode usar ferramentas de
marketing digital para ganhar visibilidade na internet, já que todos os perfis de pacientes estão por lá.
SITE
O site é a “vitrine virtual” da sua clínica médica, portanto, deve contar com um design que transmita a
sensação de conforto, qualidade, segurança e competência do seu negócio. É essencial que seu site seja
responsivo, ou seja, seja desenhado para funcionar no computador, laptop, tablets e celulares. Apresente
seus profissionais com um breve currículo, destacando suas especialidades. Aproveite este investimento
para integrar o site ao seu CRM, facilitando a marcação de consultas e a retirada de exames pela internet.

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Invista em marketing
BLOG
A reputação dos profissionais que atuam na sua clínica está diretamente relacionada ao sucesso do seu
negócio. Mas dificilmente um paciente vai conhecer as competências e habilidades de um médico sem
ter acesso a esse tipo de informação. Sabemos que o CFM veda a publicidade para profissionais da área,
mas você pode criar um blog para sua clínica e convidar os médicos para escreverem sobre assuntos de
interesse do seu público, como qualidade de vida, nutrição, prática de exercícios, entre outros. Além de
informar seus potenciais clientes, você estará destacando as expertises da sua equipe.
REDES SOCIAIS
As redes sociais servem como mola propulsora dos artigos que você publica no blog, dando alcance
a eles. Mas também fazem o papel de canal de contato direto com pacientes e potenciais pacientes,
que podem utilizar esses canais para tirar dúvidas, recomendar sua clínica e compartilhar com outras
pessoas suas páginas, contribuindo para a divulgação do seu trabalho.

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Invista em marketing
E-MAIL MARKETING
O e-mail é um dos mecanismos mais eficazes de comunicação com pacientes, já que você pode
enviar uma série de informações por esse canal. Orientações com relação a tratamentos, conteúdos
especializados que ajudem o paciente a entender o seu problema, lembretes de consultas e exames,
resultados de exames — tudo isso pode ser enviado por e-mail. O relacionamento também pode ser
mantido por meio do e-mail marketing, com o envio regular de informativos e newsletters que falem
sobre as novidades da sua clínica, mudança de procedimentos, novos exames e especialidades, entre
outros.
O importante é que você diversifique as estratégias de divulgação da sua clínica médica para atrair um
número maior de pessoas, formando uma base de clientes fiéis e engajados.

24. 6
CONCLUSÃO

25. 25
Administrar uma clínica
médica não é tão difícil
quanto parece. Com os
recursos certos, como um
bom sistema de gestão
que otimize os processos
e aumente a eficiência
da sua clínica, você pode
conquistar um nível
de excelência cada vez
maior, agregando valor ao
atendimento prestado.
Conclusão

26. 26
Conclusão
As ações de marketing e relacionamento fortalecerão os vínculos com seus pacientes e potenciais
pacientes, criando um ambiente favorável para que você conquiste prestígio no mercado e, assim, crie
mais oportunidades de negócio.
Por fim, não se esqueça de manter o financeiro sempre em dia e sob controle, pois ele é o coração da sua
clínica, impactando nas demais áreas e sendo impactado por elas no que tange aos custos e despesas,
bem como às receitas.

27. A Idea Shake é uma agência de marketing digital com foco na
área da saúde. Contando com um parceiro especialista para
ajudar no gerenciamento da sua estratégia de marketing, você
tem mais resultados, com um excelente custo-benefício, já que
não vai precisar aumentar o seu time de marketing!
Quer saber mais sobre como criar uma estratégia de
marketing digital eficiente para a sua clínica médica? Entre em
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