Este documento describe los beneficios de implementar un sistema de gestión documental en la nube, incluyendo 1) ahorro de costos al eliminar la necesidad de servidores y equipos costosos, 2) aumento de productividad al permitir el acceso rápido a documentos desde cualquier lugar, y 3) mayor seguridad de datos al almacenarlos en la nube con cifrado y copias de respaldo.

1. ¿Por qué elegir un
sistema de gestión
documental en la
nube?

2. El impacto del sistema de gestión documental en la nube ha sido
increíble, ya que gran parte de las empresas están adoptando esta
transformación digital. Esto significa que se están digitalizando los
procesos internos para hacerlos más eficientes. Asimismo, la
computación en la nube ha generado nuevas oportunidades en la
gestión de documentos, particularmente cuando se trata de
asequibilidad y escalabilidad. A continuación, EXACT te explicará
por qué debes elegir un sistema de gestión documentos en la
nube.

3. ¿Qué es el control de documentos?
El control de documentos se enfoca en el almacenamiento, la accesibilidad y
ladigitalización de documentos. Este sistema funciona como un archivador virtual
que contiene todos los documentos y exige permisos para poder ingresar,
además de proveer seguridad para los datos e informaciones confidenciales.

4. ¿Qué es la computación en la nube?
En pocas palabras, la computación en la nube es la entrega de servicios
informáticos (servidores de almacenamiento, bases de datos, redes,
software, análisis y más) a través de internet. Las empresas que ofrecen estos
servicios se denominan proveedores de servicios en la nube y, por lo general, así
como los servicios de agua o luz, se paga lo que se utiliza.

5. Beneficios de un sistema de gestión documental
en la nube
Los servidores, las nuevas computadoras y el espacio en el disco son
costosos. Un sistema en la nube usa el equipo existente de una empresa, el
cual elimina la necesidad de servidores de alta potencia o arquitecturas
complejas in situ. Asimismo, por lo general, el gasto mensual por un sistema de
gestión documental en la nube no es tan costoso como los sistemas
tradicionales que necesitan actualizaciones de servidores, de sistema operativo,
mantenimiento del servidor, infraestructura de seguridad y suministros de
energía.
1.- Ahorro de costos

6. Debido a que se reducen los tiempos de los procesos, la productividad aumenta.
Resulta bastante conveniente que los softwares de gestión permitan publicar
directamente los informes en la gestión documental, evitando así pasos
intermedios.
2.- Aumento de la productividad
Te brinda un menor tiempo de búsqueda y te permite recuperar documentos,
maximizando así el rendimiento de las horas de cada empleado en el trabajo. Se
estima que estos dedican varias horas al día en búsquedas de documentos.
3.- Acceso rápido a la información

8. Los archivos almacenados en la nube y puestos a disposición de los clientes
están cifrados y solo se pueden descargar con la contraseña correcta que cada
cliente posee.
4.- Cumplimiento normativo
Los documentos almacenados en la nube deben de contar con un sistema de
copias activas: respaldo diario y otro semanal con un sistema de retención de
cierta cantidad de días. También deberá de contar con un sistema de copias
inactivas: una copia cada fin de mes mantenida durante 1 año y una copia cada
fin de año mantenida durante 5 años.
5.- Mayor seguridad

9. Tradicionalmente, se contrataba a un gestor de documentos para que mantenga
en orden la información, datos y cuentas de la empresa. En la actualidad,
gracias a la nube, un software puede realizar el trabajo de manera eficiente y
rápida.
6.- Menor mano de obra
El sistema de gestión documental ayuda a reducir la cantidad de papeles
mediante la digitalización de documentos. Al almacenarse todo en la nube, los
beneficios aumentan en el aspecto ecológico, ya que reduce el espacio de
almacenamiento y usa menos energía local.
7.- Ayudas al medio ambiente

10. Exact, empresa líder en la gestión de documentos,
te ofrece las mejores soluciones de negocios
inteligentes. Si estás interesado en nuestros
servicios de digitalización de documentos,
escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.
Link:
http://exact.com.pe/blog/sistema-gestion-
documental-nube/