Gov Out
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目錄
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引言 1
原則 1
監控綱要 1
計劃與執行 2
政策與程序 2
職務分工 2
利益衝突 3
透明度 3
合約審批制度 3
初步評選工作 3
招標文件 4
招標方法 4
招標程序 4
評估標書 5
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合約條款 5
合約管理制度 6
服務使用者意見 7
投訴渠道 7
處分制度 7
付款程序 7
表現評核 8
管理資訊系統 8
內部／外界審核 8
服務提供者的紀律守則 9
進一步意見 9
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政府外判工作
引言 隨著市民對公共服務的要求不斷提高，政府部門亦
必須在有限的資源下尋求各種方法，以滿足市民的
需求。近年多個政府部門進行了多項重大的內部改
革，其中包括將工作外判。在本《指引》內政府外
判工作是指將原來由政府部門直屬職員所執行的工
作，例如政府物業管理、車輛檢驗等工作，外判予
私營機構進行。
本《指引》旨在補充《政府物料供應及採購規例》
和其他有關的政府通告及規則，協助有關政府部門
妥善監管外判程序，以防止貪污。
原則 政府部門雖將工作外判，仍需向市民交代及確保承
判工作的機構能提供高效率和滿意的服務。要達成
以上目標，有關政府部門必須：
要有公平，公開及具問責性的合約審批和管理制
度；
在明確的工作目標及權責下與服務提供者保持有
效及良好的夥伴關係；及
要求政府人員和服務提供者的員工擁有高水平的
誠信操守。
監控綱要 要有效地防止貪污及濫用，外判工作程序應建基於
公平、公開及具問責性的制度上。部門的外判工作
程序應符合以下各項要求：
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周詳的計劃和切實執行該計劃；
清晰的政策和程序；
有效職務分工；
避免利益衝突；
高透明度的運作；
公平及公開的合約審批制度；
有效、明確和可執行的合約條文；
有效的合約管理。
另一方面，服務提供者應：
提供優質服務；
妥善監督員工表現；及
確保其員工有高水平的道德操守。
計劃與 成功的外判制度，必須具備周詳的計劃及有效的執
行。管理層應在制訂整體外判政策時加入下列的監
執行
察制衡措施，並確保措施獲得全面推行。
政策與 《政府物料供應及採購規例》只對採購服務程序提
供一般指引，部門須就外判程序及管理服務合約等
程序
事宜，制訂清晰的政策及內部指引。
職務分工 為了互相制衡，部門應將初步評選服務提供者、擬
備招標規格、標書評審、合約審批及管理等職務分
工，由不同人員處理。
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利益衝突 部門必須確保員工在揀選和監管服務提供者時，若
出現利益衝突的情況，定要嚴格遵守《公務員事務
局通告》第19/92號的規定；部門並須定期及於每次
批出外判工作前發出通告，提醒他們需遵守的事
項。部門亦可撰寫內部通告列載一些有關利益衝突
的例子，以補充《公務員事務局通告》內的資料，
供員工參考。
透明度 所有政策、程序、工作常規必須保持高透明度，以
確保公開的原則。
有關的服務及工作程序應透過部門、宣傳單張、傳
媒或互聯網予以公開，以方便使用服務人士和市民
大眾進行有效監察。
合約審批 部門應設立防貪措施，以防止貪污舞弊及確保採購
程序合乎高成效、高透明度、公開、公平競爭及具
制度
問責性的原則。
所有外判程序必須按照《政府物料供應及採購規例》
和有關通告的規定進行。
初步評選 為確保只有合乎水準的服務提供者才可獲得聘用，
工作 部門可進行一項初步評選工作。管理層在進行初步
評選時應確保：
已訂下清晰客觀的甄選準則及明確的評分標準；
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在初步評選過程中選出足夠的服務提供者，使最
後甄選具競爭性；及
如初步評選是為了設立認可名冊，部門應定期公
開邀請及評選服務提供者，以確保名冊上有足夠
選擇。名冊上的任何增刪及服務提供者的表現評
核應依照客觀及既定的準則進行。
部門應參照下列投標程序的原則進行初步評選。
招標文件 部門應向所有投標者提供足夠的招標資料，讓他們
能夠準確擬備符合他們利益及招標條件的標書。為
保障公平競爭環境，應制訂客觀投標規格，內容應
以服務要求為準則而不應列出物料牌子。招標文件
亦應包含標書評估準則綱領及警告貪污字句。
招標文件亦應列明服務提供者在履行合約時該遵守
的道德操守。
招標方法 部門應公開招標，讓所有合資格的服務提供者均有
機會投標。如部門只進行有限制性的投標，所有認
可服務提供者應獲得公平投標機會。只有在非常特
殊的情況下才可邀請單一公司投標，而且必須持有
足夠理據及獲得有關授權單位﹝例如政府中央投標
委員會﹞的核准。此外，部門應作出足夠宣傳，及
確保所有合資格投標者有充分時間準備及遞交標
書。
招標程序 一式兩份的標書應放入雙重栓鎖的投標箱，鎖匙應
由部門兩名適當的人員分別保管。
若以電子方式進行招標，部門應嚴格遵守政府物料
供應處訂下的相關規定。
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評估標書 為免外間指控當局優待個別投標者，部門應按既定
準則評估所有標書。明確的評分方法可減少評估時
出現偏私的情況。倘若只有符合資格的服務提供者
才獲邀投標，當局應採納符合要求而索價最低的標
書；否則，必須要有合理解釋及獲得獨立的適當授
權單位的核准，如部門內部委員會或政府中央投標
委員會。
為進一步確保評估標書過程是客觀公正地進行，部
門應採用「雙信封」標書評核制度，載有「報價」
的信封應在完成審議「技術建議」的信封後才可開
啟。
合約條款 為確保有效的合約管理及防止濫權情況，合約應清
楚訂明將服務外判的政府部門及服務提供者的權利
和責任：
政府部門
服務要求；
服務的收費詳情，包括緊急服務的收費（如適
用）；
更改合約內容的處理方法；
就未合水準的服務訂定扣減或暫緩付款的規定及
細則；
就服務提供者長期表現差劣或嚴重違反合約條款
所作的終止合約安排；
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延展合約的條款（如適用）；
有關收受及提供利益的警告條款；
政府擁有的知識產權；及
審計署署長有權索閱資料作審核用途的條款。
服務提供者
匯報規定；
在履行合約時所獲的機密資料的處理；
申報利益衝突及禁止服務提供者的員工收受或索
取利益的規定；
訂立營商守則及員工紀律守則；及
合約的監管架構及安排。
合約管理 有關政府部門應設立有效及全面的實地視察制度，
當中應包括定期視察及突擊檢查。有關職員的上司
制度
亦應經常進行突擊檢查，以防止職員與服務提供者
串謀舞弊。
部門應設立問責制度，採用標準表格記錄視察結
果，上報違規事項，及向服務提供者發出指示，要
求作出即時改善及補救。
在可行情況下，部門可使用電子器材持續監察服務
提供者的表現，例如以閉路電視監察保安公司的服
務質素。
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服務使用者 為使服務提供者同時受到外界有效的監管，部門應
意見 定期或在服務完成後諮詢用者的意見，例如：要求
用者在接受服務後填寫問卷或定期進行意見調查，
所有問卷應直接交回部門，以便監察及評估服務提
供者的表現。
投訴渠道 為加強用者及市民對服務提供者的監管，部門應設
立有效的投訴渠道，例如：熱線或提供直接送交部
門的投訴表格，並作廣泛宣傳。部門亦應制訂處理
投訴的程序。
處分制度 部門應制訂及嚴格執行清晰有效的處分制度，如扣
分或扣款制，懲處表現欠佳的服務提供者及通知服
務提供者處分制度的運作。
付款程序 為避免有人在申領款項過程中進行詐騙，部門應規
定服務提供者準時提供收費詳情及進行以下的審核
程序：
收到發票後，應核對發票上列載的服務項目，以
確保與有關紀錄互相吻合；
應核實服務期內任何款項扣減項目，並予以切實
執行；
在可行的情況下要求服務使用者確認付款項目；
及
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付款前應將發票呈交獨立組別(如會計或財務組)
作覆核。
表現評核 部門應設立表現評核制度，記錄所有核查結果、服
務使用者的意見、經查證的投訴和因服務未達水平
而發出的警告，務使服務提供者的表現評核工作能
公平、客觀、有系統地進行。
監察人員應定期(例如每季)及在合約結束時利用標
準表格撰寫評核報告，並須將評核報告呈予一名較
高層的職員審閱及認可，以確保評核工作公正無私。
管理資訊 為協助高層人員有效率地監察服務提供者的表現和
有關的監督工作，部門應設立管理資訊系統，系統
系統
報告應包括合約管理方面的重要資料和統計數字，
例如突擊檢查和核查紀錄的詳情、服務提供者的違
規行為、已採取的行動、款項扣減和表現評核結果。
內部／ 為確保外判制度的成效和已設立足夠的監控措施以
偵察及防止有關職員或服務提供者貪污舞弊，部門
外界審核
應定期對外判程序進行獨立內部審核，並在可行的
情況下安排外界審核，以加強審核的獨立性及引進
嶄新方法改善外判制度的運作和防止貪污舞弊。
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服務提供 服務提供者的職員在提供或執行政府外判服務和職
能時，實際上是在履行公共職務。他們應與政府人
者的紀律
員接受同樣嚴格的操守規管。服務提供者必須編制
守則 紀律守則，涵蓋接受利益、申報及避免利益衝突等
情況，以供員工遵守。
進一步 廉政公署編篡了一系列《防貪錦囊》，本輯是其中
之一。當中提供的建議並不能涵蓋所有可能出現的
意見
問題，政府部門在制定內部程序時，應適當地修改
這些建議，以切合本身的情況。如部門需要進一步
意見，歡迎向防止貪污處查詢。防止貪污處的聯絡
方法如下：
電話 2526 6363
傳真 2522 0505
電郵 asgicac@netvigator.com
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附錄
政府外判工作核對清單
本清單概述須採取管控措施的主要範疇。如下列任何一條問題的答
案是「否」，即表示有關範疇可能出現管控上的漏洞，必須加倍留
意。
是 否
計劃與執行
有否訂下周詳的外判工作計劃？ □ □
有否在計劃中設立有效的監察制衡措施？ □ □
是否有足夠資源切實推行該計劃？ □ □
政策與程序
部門有否為外判工作和監管服務提供者制訂清晰 □ □
的政策和指引？
職務分工
有否將初步評選服務提供者、擬備招標規格、評 □ □
估標書、合約審批及管理等職務分工由不同人員
處理？
利益衝突
有否提醒職員和有關人士必須定期及在每次進行 □ □
外判工作時申報利益衝突情況？
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是 否
透明度
有否向外界公布有關的外判政策、程序、工作常 □ □
規等？
服務使用人士和市民是否可以透過資料單張、傳 □ □
媒、互聯網或其他媒介知悉服務的詳細內容及投
訴渠道？
初步評選工作
有否訂下清晰客觀的甄選準則和明確的評分標準 □ □
以篩選服務提供者？
有否篩選足夠數目的服務提供者，以確保投標有 □ □
關外判工作的競爭性？
對於認可服務提供者名冊的備存，有否按客觀準 □ □
則定期進行增刪？
招標文件
有否訂定清晰和明確的服務要求，以便有效及客 □ □
觀地比較標書及其後進行合約管理工作？
招標規格是否客觀、公平和合理？ □ □
招標文件是否載有投標評估準則和警告貪污字 □ □
句？
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是 否
招標方法
是否所有認可服務提供者均獲得平等的投標機 □ □
會？
倘若只邀請單一公司投標，是否有足夠理據及獲 □ □
得適當的核准？
有否公開招標及讓投標者有足夠資料及時間進行 □ □
投標？
招標程序
有否要求投標者提交一式兩份的標書，並將標書 □ □
放入穩固的投標箱內？
投標箱是否雙重栓鎖，其鎖匙是否分別由兩名獲 □ □
授權人員保管？
有否嚴格遵守政府物料供應處有關以電子方式進 □ □
行招標的相關規定？
評估標書
是否按既定準則評估所有標書？ □ □
有否採用「雙信封」標書評核制度？ □ □
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合約條款
合約有否清楚及明確訂明服務要求？ □ □
合約有否清楚訂明立約雙方的權利和責任？ □ □
合約有否就未令人滿意的服務訂定扣減或暫緩付 □ □
款的規定及細則？
合約有否加入誠信條款？ □ □
服務提供者是否必須訂立營商守則及員工紀律守 □ □
則？
合約管理
有否設立由相關政府人員負責進行的實地視察制 □ □
度，並確保該制度有效及符合問責原則？
服務使用者意見
所提供的外判服務是否受外界的有效監管？ □ □
有否定期及/或在服務進行期間諮詢服務使用者 □ □
的意見？
投訴渠道
有否設立既定的投訴渠道，並作出廣泛宣傳？ □ □
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處分制度
有否制訂清晰和有效的處分制度，以懲處表現欠 □ □
佳的服務提供者？
付款程序
有否核對服務提供者提交的發票？ □ □
是否由獨立組別負責覆核發票及付款？ □ □
表現評核
有否設立完善的表現評核制度？ □ □
表現評核制度是否已記錄所有核查結果，以及服 □ □
務使用者的意見和投訴？
有否將評核結果告知服務提供者？ □ □
管理資訊系統
有否設立管理資訊系統監察服務提供者的表現和 □ □
有關的監督工作？
內部審核
有否定期對外判程序進行獨立內部審核？ □ □
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廉政公署
防止貪污處
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