Vademecum del Garante per la protezione dei dati personali dedicato alla scuola

1. LA PRIVACY
TRA I BANCHI
DI SCUOLA

2. La privacy tra
i banchi di scuola
REGOLE GENERALI
VOTI ED ESAMI
INFORMAZIONI
SUGLI STUDENTI
La scuola è chiamata ogni giorno a costruire le condizioni per
FOTO, AUDIO E VIDEO
un futuro migliore delle nuove generazioni.
Non solo nello studio, ma anche nelle esperienze di vita che
coinvolgono alunni, professori e personale scolastico si defi-
nisce il mondo dei valori che permette alla società di crescere
SICUREZZA E CONTROLLO
nel rispetto reciproco.
Questa sfida positiva – nella scuola – riguarda anche il
PAROLE CHIAVE
“corretto trattamento dei dati personali”. Un’espressione che
può sembrare asettica, ma che in realtà costituisce una
condizione essenziale per il rispetto della dignità delle
persone, della loro identità, del loro diritto alla riservatezza.
PER APPROFONDIRE

3. Nelle scuole, di ogni ordine e grado, vengono trattate gior- Questa breve guida propone indicazioni generali tratte da
nalmente numerose informazioni sugli studenti e sulle loro provvedimenti, pareri e note del Garante in tema di privacy a
famiglie, sui loro problemi sanitari o di disagio sociale, sulle scuola. Per facilitare un agile approfondimento dei vari temi,
abitudini alimentari. A volte può bastare una lettera conte- a conclusione del testo sono segnalati alcuni dei documenti
nente dati sensibili (quelli più delicati) su un minorenne, o un che possono essere consultati sul sito Internet dell’Autorità.
tabellone scolastico con riferimenti indiretti sulle condizioni
di salute degli studenti, per violare anche involontariamente Con il vademecum, il Garante intende offrire un contributo a
la riservatezza, la dignità di una persona. Al tempo stesso, favore di una comunità scolastica che possa promuovere il
“la privacy” è stata talvolta utilizzata in maniera impropria, rispetto reciproco e tutelare il diritto degli studenti alla riser-
per non rendere pubbliche determinate informazioni, come i vatezza.
risultati scolastici e quelli degli esami.
Il Garante ritiene utile sgombrare il campo da interpretazioni
errate e fornire chiarimenti sulla corretta applicazione della
normativa in materia di protezione dei dati personali. Anche
allo scopo di sviluppare in ogni componente della comunità
scolastica una sempre maggiore consapevolezza dei propri
diritti e dei propri doveri.

4. REGOLE
GENERALI
.TRATTAMENTO DEI DATI.
.NELLE ISTITUZIONI.
.SCOLASTICHE PUBBLICHE.
Le scuole hanno l’obbligo di far indispensabilità rispetto alle
conoscere agli studenti e alle loro “rilevanti finalità pubbliche”
famiglie – se gli studenti sono che si intendono perseguire.
minorenni – come usano i loro dati
personali. Devono cioè rendere noto, Ad esempio:
attraverso un’adeguata informativa,
quali dati raccolgono e come li
utilizzano. Le scuole pubbliche non I dati sulle origini razziali ed etniche
ORIGINI RAZZIALI ED ETNICHE
sono tenute a chiedere il consenso possono essere trattati dalla scuola
per il trattamento dei dati personali per favorire l’integrazione degli alunni
degli studenti. Gli unici trattamenti stranieri.
permessi sono quelli necessari
al perseguimento di specifiche
finalità istituzionali oppure quelli Gli istituti scolastici possono utilizzare
CONVINZIONI RELIGIOSE
espressamente previsti dalla i dati sulle convinzioni religiose al fine
normativa di settore. Alcune categorie di garantire la libertà di credo – che
di dati personali degli studenti e delle potrebbe richiedere ad esempio
famiglie – come quelli sensibili e misure particolari per la gestione della
giudiziari – devono essere trattate mensa scolastica – e per la fruizione
con estrema cautela, verificando prima dell’insegnamento della religione
non solo la pertinenza e completezza cattolica o delle attività alternative
dei dati, ma anche la loro a tale insegnamento.
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5. .TRATTAMENTO DEI DATI.
.NELLE ISTITUZIONI. .DIRITTO DI ACCESSO.
.SCOLASTICHE PRIVATE. .AI DATI PERSONALI.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute
STATO DI SALUTE
possono essere trattati per Per poter trattare i dati personali Anche in ambito scolastico, ogni persona
l’assegnazione del sostegno agli alunni le scuole private sono obbligate ha diritto di conoscere se sono
disabili; per la composizione delle non solo a presentare un’informativa conservate informazioni che la
classi; per la gestione delle assenze completa, ma anche a ottenere riguardano, di apprenderne il contenuto,
per malattia; per l’insegnamento il consenso puntuale e liberamente di farle rettificare se erronee, incomplete
domiciliare e ospedaliero nei confronti espresso dei soggetti interessati o non aggiornate. Per esercitare questi
degli alunni affetti da gravi patologie; (studenti maggiorenni, famiglie…). diritti è possibile rivolgersi direttamente
per la partecipazione alle attività Nel caso di trattamento di dati al “titolare del trattamento” (la scuola)
sportive, alle visite guidate e ai viaggi giudiziari e sensibili, gli istituti privati anche tramite suoi incaricati o
di istruzione. sono tenuti a rispettare anche responsabili. Se non si ottiene risposta,
le prescrizioni contenute nelle o se il riscontro non è sufficiente,
autorizzazioni generali del Garante, è possibile rivolgersi alla magistratura
Le opinioni politiche possono essere I dati di carattere giudiziario possono le quali esplicitano i trattamenti ordinaria o al Garante.
CONVINZIONI POLITICHE DATI DI CARATTERE GIUDIZIARIO
trattate dalla scuola esclusivamente essere trattati per assicurare il diritto consentiti. È possibile, ad esempio, A tale proposito, è opportuno precisare
per garantire la costituzione allo studio anche a soggetti sottoposti elaborare informazioni sulle che l’accesso agli atti amministrativi non
e il funzionamento degli organismi a regime di detenzione o di protezione. convinzioni religiose degli studenti, è regolato dal Codice della privacy, né
di rappresentanza: ad esempio, Il trattamento di dati sensibili al fine di permettere la scelta vigilato dal Garante per la protezione dei
le consulte e le associazioni e giudiziari è previsto anche per tutte di avvalersi o meno dati personali. Come indicato nella legge
degli studenti e dei genitori. le attività connesse ai contenziosi dell’insegnamento della religione n. 241 del 1990 (e successive modifiche)
con gli alunni e con le famiglie cattolica. spetta alla singola amministrazione
(reclami, ricorsi, esposti, valutare se esistono i presupposti
provvedimenti di tipo disciplinare, normativi che permettono di prendere
ispezioni, citazioni, denunce visione e di estrarre copia di documenti
all’autorità giudiziaria, etc.), e per tutte amministrativi ai soggetti con un
le attività relative alla difesa in giudizio “interesse diretto, concreto e attuale”
delle istituzioni scolastiche. alla conoscibilità degli atti.
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6. VOTI
ED ESAMI
.VOTI SCOLASTICI, SCRUTINI,.
.TEMI IN CLASSE. .TABELLONI, ESAMI DI STATO.
Non commette violazione della privacy Non esiste alcun provvedimento
l’insegnante che assegna ai propri del Garante che imponga di tenere
alunni lo svolgimento di temi in classe segreti i voti dei compiti in classe
riguardanti il loro mondo personale e delle interrogazioni, gli esiti degli
o familiare. scrutini o degli esami di Stato, perché
Nel momento in cui gli elaborati le informazioni sul rendimento
vengono letti in classe - specialmente scolastico sono soggette a un regime
se sono presenti argomenti delicati - di trasparenza. Il regime attuale
è affidata alla sensibilità di ciascun relativo alla conoscibilità dei risultati
insegnante la capacità di trovare degli esami di maturità è stabilito
il giusto equilibrio tra le esigenze dal Ministero dell’istruzione. Per il
didattiche e la tutela dei dati personali. principio di trasparenza a garanzia
Restano comunque validi di ciascuno, i voti degli scrutini e degli
gli obblighi di riservatezza esami devono essere pubblicati
già previsti per il corpo docente nell’albo degli istituti. È necessario
riguardo al segreto d’ufficio prestare attenzione, però, a non fornire
e professionale, nonché quelli relativi – anche indirettamente – informazioni
alla conservazione dei dati personali sulle condizioni di salute degli
eventualmente contenuti studenti, o altri dati personali non
nei temi degli alunni. pertinenti. Ad esempio, il riferimento
alle “prove differenziate” sostenute
dagli studenti portatori di handicap
non va inserito nei tabelloni affissi
all’albo dell’istituto, ma deve essere
indicato solamente nell’attestazione
da rilasciare allo studente.
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7. INFORMAZIONI
SUGLI STUDENTI .CIRCOLARI E.
.COMUNICAZIONI.
.SCOLASTICHE.
.ORIENTAMENTO,.
.FORMAZIONE E INSERIMENTO.
.PROFESSIONALE.
Il diritto–dovere di informare
le famiglie sull’attività e sugli
avvenimenti della vita scolastica
deve essere sempre bilanciato
con l’esigenza di tutelare la
personalità dei minori. È quindi Su richiesta degli studenti interessati,
necessario, ad esempio, evitare le scuole possono comunicare, anche
di inserire nelle comunicazioni a privati e per via telematica, i dati
scolastiche elementi che consentano relativi ai loro risultati scolastici
di risalire, anche indirettamente, per aiutarli nell’orientamento,
all’identità di minori coinvolti la formazione e l’inserimento
in vicende particolarmente delicate. professionale anche all’estero.
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8. .QUESTIONARI PER.
.MARKETING E PUBBLICITÀ. .ATTIVITÀ DI RICERCA.
Non è possibile utilizzare i dati Svolgere attività di ricerca con
presenti nell’albo degli istituti la raccolta di informazioni personali,
scolastici per inviare materiale spesso anche sensibili, tramite
pubblicitario a casa degli studenti. questionari da sottoporre agli alunni,
La conoscibilità a chiunque degli è consentito soltanto se i ragazzi,
esiti scolastici (ad esempio attraverso o i genitori nel caso di minori, sono
il tabellone affisso nella scuola) stati preventivamente informati
risponde a essenziali esigenze sulle modalità di trattamento
di trasparenza. e conservazione dei dati raccolti
Ciò non autorizza soggetti terzi e sulle misure di sicurezza adottate.
a utilizzare i dati degli studenti per Gli intervistati, inoltre, devono sempre
altre finalità come, ad esempio, avere la facoltà di non aderire
il marketing e la promozione all’iniziativa.
commerciale.
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9. FOTO, AUDIO
E VIDEO .RECITE, GITE SCOLASTICHE. .REGISTRAZIONE.
.E FOTO DI CLASSE. .DELLA LEZIONE.
Non violano la privacy le riprese video È possibile registrare la lezione
e le fotografie raccolte dai genitori, esclusivamente per scopi personali,
durante le recite, le gite e i saggi ad esempio per motivi di studio
scolastici. Le immagini, in questi casi, individuale. Per ogni altro utilizzo
sono raccolte per fini personali o eventuale diffusione, anche su
e destinate a un ambito familiare Internet, è necessario prima informare
o amicale e non alla diffusione. adeguatamente le persone coinvolte
Va però prestata particolare attenzione nella registrazione (professori,
alla eventuale pubblicazione delle studenti…), e ottenere il loro
medesime immagini su Internet, esplicito consenso.
e sui social network in particolare. Nell’ambito dell’autonomia scolastica,
In caso di comunicazione sistematica gli istituti possono decidere di
o diffusione diventa, infatti, necessario regolamentare diversamente o anche
di regola ottenere il consenso di inibire gli apparecchi in grado
delle persone presenti nelle fotografie di registrare. (Vedi anche il paragrafo:
e nei video. “Videofonini, filmati, mms”)
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10. SICUREZZA E
CONTROLLO
.RILEVAMENTO DELLE.
.PRESENZE CON DATI. .VIDEOFONINI,.
.BIOMETRICI. .FILMATI, MMS.
L’utilizzo delle impronte digitali L’utilizzo di videofonini, di apparecchi
o di altri dati biometrici per rilevare per la registrazione di suoni
la presenza di un gruppo di individui e immagini è in genere consentito,
è giustificato soltanto dall’esistenza ma esclusivamente per fini personali,
di reali esigenze di sicurezza, e sempre nel rispetto dei diritti
determinate da concrete e gravi e delle libertà fondamentali delle
situazioni di rischio. Il sistema persone coinvolte, in particolare
di rilevamento delle impronte digitali, della loro immagine e dignità.
ad esempio, è stato giudicato Le istituzioni scolastiche hanno,
sproporzionato rispetto all’obiettivo comunque, la possibilità di regolare
di consentire agli studenti l’accesso o di inibire l’utilizzo di registratori
ai servizi di mensa universitaria. audio-video, inclusi i telefoni cellulari
abilitati, all’interno delle aule
di lezione o nelle scuole stesse.
Non è possibile, in ogni caso,
diffondere o comunicare
sistematicamente i dati personali
di altre persone (ad esempio immagini
o registrazioni audio/video) senza aver
prima informato adeguatamente
le persone coinvolte e averne ottenuto
l’esplicito consenso.
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11. .VIDEOSORVEGLIANZA.
Gli studenti e gli altri membri della L’installazione di sistemi di
comunità scolastica devono quindi videosorveglianza nelle scuole deve
prestare particolare attenzione a non garantire il diritto dello studente
mettere on line immagini (ad esempio alla riservatezza. In caso di stretta
su blog, siti web, social network) necessità le telecamere sono
o a diffonderle via mms. Succede ammesse, ma devono funzionare solo
spesso, tra l’altro, che una fotografia negli orari di chiusura degli istituti.
inviata a un amico/familiare, poi venga Se le riprese riguardano l’esterno
inoltrata ad altri destinatari, della scuola, l’angolo visuale
generando involontariamente delle telecamere deve essere
una comunicazione a catena dei dati opportunamente delimitato.
personali raccolti. Le immagini registrate possono
Tale pratica può dar luogo a gravi essere conservate per brevi periodi.
violazioni del diritto alla riservatezza Infine, i cartelli che segnalano
delle persone riprese, incorrendo il sistema di videosorveglianza
in sanzioni disciplinari, pecuniarie devono essere visibili anche di notte.
ed eventuali reati.
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12. PAROLE
CHIAVE La libera manifestazione della volontà
CONSENSO
Contiene le informazioni
INFORMATIVA
con la quale, previa idonea informativa, che il titolare del trattamento deve
l’interessato accetta in modo esplicito fornire all’interessato per chiarire,
– per iscritto, se vi sono dati sensibili – in particolare, se quest’ultimo è
un determinato trattamento di dati obbligato o meno a rilasciare i dati,
personali che lo riguardano. quali sono gli scopi e le modalità
del trattamento, l’ambito
di circolazione dei dati e in che modo
Qualunque informazione relativa a si possono esercitare i diritti
DATO PERSONALE
un individuo, a una persona giuridica, riconosciuti dalla legge.
a un ente o associazione, identificati
o identificabili, anche indirettamente,
mediante riferimento a qualsiasi altra La persona cui si riferiscono
INTERESSATO
informazione. i dati personali.
Qualunque dato che può rivelare Qualunque operazione effettuata sui
DATO SENSIBILE TRATTAMENTO
l’origine razziale ed etnica, le dati personali: ad esempio la raccolta,
convinzioni religiose o di altra natura, la registrazione, la conservazione,
le opinioni politiche, l’appartenenza l’elaborazione, l’estrazione,
a partiti, sindacati o ad associazioni, la modifica, l’utilizzo, la diffusione,
lo stato di salute e la vita sessuale. la cancellazione etc.
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13. PER
APPROFONDIRE Chi volesse approfondire i temi
segnalati può consultare i seguenti
documenti pubblicati sul sito Internet
dell’Autorità: www.garanteprivacy.it
Codice in materia di protezione Recite, gite scolastiche
dei dati personali e foto di classe
• Decreto legislativo n. 196 del 30 • Comunicato stampa - 6 giugno 2007
giugno 2003 (doc. web. n.1311248) (doc. web. n.1410643)
• Relazione annuale 2008 (doc. web. • Newsletter – 8-21 dicembre 2003
n.1632972) e precedenti (doc. web. n. 476650)
Circolari scolastiche Registrazione della lezione
• Comunicato stampa - 21 marzo 2000 • Vedi
sezione “Videofonini, filmati,
(doc. web. n.46989) mms”
Questionari per attività di ricerca Rilevamento delle presenze
• Newsletter - 11-24 aprile 2005 (doc. con dati biometrici
web. n.1120077) • Newsletter - 12-18 gennaio 2004
• Provvedimento – 23 dicembre 2004 (doc. web. n. 567037)
(doc. web. n.1121429)
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14. Temi in classe • Parere del 16 marzo 2006 sullo Videofonini, filmati, mms Voti scolastici, scrutini, tabelloni,
• Comunicato stampa - 10 marzo 1999 schema di regolamento presentato • Parere del 29 novembre 2007 sulla esami di stato
(doc. web. n.48456) dal Ministero dell’istruzione, direttiva del Ministero della pubblica • Comunicato stampa - 28 agosto 2008
dell’università e della ricerca istruzione n. 104 del 30 novembre (doc. web. n.1543188)
Trattamento dei dati nelle istituzioni (Decreto ministeriale del 7 dicembre 2007 (doc. web. n.1466996) • Provvedimento - 17 luglio 2008
scolastiche pubbliche e private 2006, n. 305) (doc. web. n.1259641) • Provvedimento a carattere generale - (doc. web. n.1541699)
• Autorizzazione n. 2/2009 al • Newsletter – 15-21 aprile 2002 (doc. 20 gennaio 2005 - (doc. web. • Newsletter - 14 giugno 2005 (doc.
trattamento dei dati idonei a rivelare web. n.43899) n.1089812) web. n.1136703)
lo stato di salute e la vita sessuale - • Provvedimento – 10 aprile 2002 (doc. • Provvedimento - 12 marzo 2003 - • Comunicato stampa - 3 dicembre
16 dicembre 2009 (doc. web. web. n.1065249) (doc. web. n.29816) 2004 (doc. web. n.1069385)
n.1682956)
• Autorizzazione n. 3/2009 al Videosorveglianza
trattamento dei dati sensibili da parte • Provvedimento generale – 8 aprile
degli organismi di tipo associativo e 2010 (doc. web. n.1712680)
delle fondazioni - 16 dicembre 2009 • Newsletter - 22 settembre 2009 (doc.
(doc. web. n.1682967) web n.1651564)
• Newsletter - 12 maggio 2006 (doc. • Verifica preliminare - 4 settembre
web. n.1278310) 2009 (doc. web. n.1651744)
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00186 Roma
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Giuseppe Chiaravalloti, Vice Presidente
Mauro Paissan, Componente
Giuseppe Fortunato, Componente
Daniele De Paoli, Segretario generale
giugno 2010
Per informazioni presso l’Autorità:
Ufficio per le relazioni con il pubblico
Lunedì - Venerdì ore 10.00 - 13.00
e-mail: urp@garanteprivacy.it
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