Bimbingan Teknis Nasional Modernisasi Manajemen Arsip (Klasifikasi & JRA) Berbasis Sistem Teknologi Informasi

1. Peranan IT Dalam Penyusunan
Arsip Organisasi
Managing Content in Digital Era
Oleh: Arif Adhi Prasanna

2. Perubahan Lingkungan Strategis
Reformasi penyelenggaraan negara
Perkembangan teknologi Informasi dan
Telekomunikasi
Perkembangan teori kearsipan

3. Dampak Teknologi Informasi Terhadap
Administrasi

4. Bentuk Bagian Baru Arsip

5. Arsip Dilihat Dari Bentuknya
arsip
tekstual
media
baru
foto
film
video
audio
elektronik
bentuk
khusus
peta
gambar
arsitektur
poster

6. Arsitektur Informasi Dokumen Manajemen
Elektronik

7. Keuntungan Dalam Penyimpanan Arsip Digital
Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual
Dari gedung ke server
Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media
penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc,
CD, DVD, dll.)

8. Keuntungan Dalam Hal Akses Arsip Elektronik

9. Otomatisasi dalam Records Management
Meliputi
1. INFORMATION INTEGRITY
2. FINDING FILES (INDEXING)
3. SECURITY AND PRIVACY
4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)
5. SCHEDULING/DISPOSAL
6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL
7. LINKS TO PAPER FILES
8. BACK UPS

10. Dampak Penggunaan Dokumen Elektronik
• KETERGANTUNGAN MANUSIA
• PENGAMANAN
• SISTEM (SOFT WARE)
• AKSES INFORMASI  PASSWORD PENGATURAN AKSES
INFORMASI (OTORITAS)
• PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN)
• FRAGILITAS KOMPUTER:
• TERHADAP MEDIA
• KONDISI LINGKUNGAN
• PERKEMBANGAN TEKNOLOGI
• MANUSIA
PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK MEMBAWA
KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS OFFICE) ARTI PENTING
MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA
MASALAH OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN

11. UU NOMOR 11 TAHUN 2008 Tentang Informasi
Transaksi Elektronik
Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data
elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange
(EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks,
telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses,
simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau
dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami;

12. KUMPULAN
INFORMASI

13. Ilustrasi proses aktifitas untuk arsip digital
proses
dasar
input
data
surat
disimpan
data
file
disimpan
data
records
disimpa
n
data
archives
a
b
b
file
ya
Stop/
drop
nilai
ya
tdk
musnah
nilai
tdk
musnah
Aktifitas
elektronik
input input input
data
direktory/cloud

14. Ilustrasi proses aktifitas untuk arsip digital (Lanjutan)
proses
dasar
input
data
surat
Aktifitas
elektronik
disimpan
data
file
Aktifitas
ektronik
disimpan
data
records
Aktifitas
elektronik
disimpan
data
archives
a
b
b
file
ya
nilai
ya
tdk
musnah
nilai
tdk
musnah
Aktifitas
elektronik
Stop/
drop
data
direktory/cloud

15. Taxonomi Digital

16. 9 Langkah Menyusun Taxonomi Digital
1. Intuitive
2. Tidak Ambigu/Jelas
3. Hospitality
4. Konsisten dan Terprediksi
5. Relevan
6. Memenuhi kebutuhan
7. Memiliki arti dan mudah dimegerti
8. Durable
9. Seimbang

17. Masukkan data yang akan dihitung pada
kotak yang berwarna hijau
Paper-Based System Cost Calculator
L
a
n
g
k
a
h
1
Hasil akan ditampilkan pada kotak yang
berwarna abu-abu
Perhatian: Perhitungan ini adalah hasil perkiraan rata-rata biaya
yang dikeluarkan Anda dalam mengelola dokumen fisik. Untuk
dapat memberikan gambaran biaya dan bagaimana cara untuk
melakukan penghematan biaya, jadwalkan pertemenuan
dengan tenaga ahli kami untuk dapat membantu anda
memberikan solusi terbaik.
Masukkan jumlah dokumen yang harus anda kelola setiap harinya
cobalah untuk memasukkan estimasi perkiraan dari
setiap dokumen yang harus Anda ambil dan kembalikan
dalam satu harinya
200 Dokumen
L
a
n
g
k
a
h
1
L
a
n
g
k
a
h
2
Waktu yang dibutuhkan dalam mengambil dan menyimpan dokumen
Survey yang dilakukan menunjukkan angka rata-rata
dedicate personel dalam melakukan pengambilan dan
pengembalian dokumen adalah 6 Menit untuk setiap
dokumen
6 Menit
L
a
n
g
k
a
h
2
L
a
n
g
k
a
h
3
Jumlah menit dalam mengambil dan menyimpan dokumen
Sebuah perhitungan sederhana dengan mengalikan
jumlah waktu yang ditimbulkan dalam mengambil dan
mengembalikan dokumen
1200 Menit
Jumlah Jam dalam mengambil dan menyimpan dokumen
Jumlah menit yang dihasilkan dibagi dengan 60 menit 20 Hours Per Day
Biaya personel dalam mengambil dan menyimpan dokumen
Kami telah memperhitungan biaya yang dibebankan,
termasuk biaya pengamanan dan personel dari pengelola
dokumen
15.50$ Per Jam
Biaya per hari dalam mengambil dan menyimpan dokumen
Beban biaya per jam, dikalikan dengan jumlah dokumen
yang diambil dan dikembalikan
310.00$ Per Hari
Biaya per tahun dalam mengambil dan menyimpan dokumen
Biaya yang ditimbulkan adalah baiaya untuk personel
pengelola dokumen
103,850.00$ Per Tahun
Masukkan jumlah file kabinet yang Anda gunakan untuk menyimpan dokumen
Cobalah untuk memasukkan jumlah file kabinet yang
anda guakan saat ini
0 File Kabinet
Biaya pemeliharaan penggunaan file kabinet (termasuk biaya perkiraan pemeliharaan ruangan)
Sebuah survey memebrikan hasil bahwasannya biaya
yang ditimbulkan untuk mengelola sebuah file kabinet
dengan 4 laci adalah $ 6.200 per tahun, bagaimana
dengan anda?
-$ Per Tahun dalam penyimpanan
TOTAL ESTIMASI BIAYA PER TAHUN DALAM MENGELOLA DOKUMEN FISIK 103,850.00$
Pengeluaran Per Tahun
untuk mengelola dokumen
fisik
L
a
n
g
k
a
h
8
L
a
n
g
k
a
h
3
L
a
n
g
k
a
h
4
L
a
n
g
k
a
h
5
L
a
n
g
k
a
h
6
L
a
n
g
k
a
h
7

18. Dokumen Manajemen Elektronik

19. Aplikasi Document Management
Kemampuan
• Document versioning with checkin/checkout
capability
• User definable index and document profiling
• Audit Trailing.
• Archive and Restore
• Unlimited scalability to support thousands of
users and manage unlimited number of
documents
• Robust security based on users, groups and
roles
• Collaboration with discussion, invitation and
alert.

20. Tampilan
Navigation
Bar Search
Pop up
menu
Tree like structure

21. Role Base Security

22. Pencarian

23. Audit Trail

24. Relasi Dokumen

25. Thank You
Good Document Management Solution
makes record keeping and retrieval
easier and more efficient.