Kongre ve fuar yönetimi

2.  İnsanlar tarih boyunca farklı nedenlerden
dolayı bir araya gelmiş, fikir tartışmış,
sonuçlar almışlardır. İnsanlar bir araya gelme
faaliyetlerinin her birine seminer, toplantı,
kongre vb. isimler vermişlerdir.
 Kongrenin bir toplantı türü olduğu herkesçe
kabul edilmiştir; ancak kongre turizmi
içerisinde yer alan toplantı türlü farklılıkları
göstermektedir. Toplantı türleri şu şekilde
açıklanabilir:

3. 1. Katılımcı sayılarına göre toplantıların
sınıflandırılması :
 Katılımcı sayıları 50 delegeye kadar olan
toplantı türleri: Seminer, kolokyum,
workshop, panel, komisyon toplantıları,
denetim kurulu toplantıları.
 50-300 delege olan toplantı türleri : Genel
kurullar, konferanslar, sempozyumlar, zirve
 300 delege üzeri olan toplantı türleri:
Kongre ve genel kurullar

4.  Toplantı
 Meeting
 Konferans
 Forum
 Sempozyum
 Seminer
 Workshop
 Panel
 Zirve
 Kolokyum
 Konvansiyon

5.  Uluslar arası Dernekler Birliği kayıtlarına göre
bilinen ilk uluslar arası kongre 1681 yılında
Roma’da tıp alanında yapılmıştır.
 Modern anlamda bilinen ilk uluslar arası kongre
1814-1815 tarihinde yapılan Viyana Kongresi’dir.
 1860 yılına kadar tüm dünya’da yılda ortalamada
5 kongre düzenlenmektedir. 1900’lerin başında
kongre ağırlama konusunda Paris lider bir
şehirdi. 1900 yılında dünya’da düzenlenen 232
kongrenin 202’si Paris’te düzenlenmiştir.

6.  1800’lü yılların ortalarına kadar, Avrupa ile
diyalog hainde olan Kuzey Amerika ‘da
kongrecilik ile ilgili faaliyetler görülmemiştir.
1896 yılında Detroitli bir grup iş adamının bir
katıldıkların toplantıların farklı faydalı
yanlarını keşfetmiştir; toplanılan şehir için
gelir kaynağı olması vb. Bu farkındalığın
sonucunda ise toplantı büroları kurulması
düşünülmüştür Toplantıların boyut artışı 19.
yy.’da başlamıştır.

7.  Tüm ülkeye yayılan toplantı büroları ise 1914
yılında Toplantı Büroları Birliği’ni
oluşturmuştur.
 Bu kuruluş daha sonra ise Uluslararası Kongre
ve Ziyaretçi Büroları Birliği olarak isim
değiştirmiştir.
 1949 yılında ise kongre , sergi, fuar ,gösteri
alanında gelişmeler olmuş bu gelişmeler
konaklama sektörü de bu alanda gelişme
kaydetmiştir.

8.  Toplantı planlamacıları 1972 yılında yapılan
Dünya Toplantı Planlamacıları Kongresi’nde
toplantı planlamacıları “ Uluslar arası Toplantı
Planlamacıları ” (MPI-Meeting Planners
Internatıonal) adı altında kendi
organizasyonlarını kurmuşlardır.
 Kongre hizmet müdürü unvanı ilk olarak
Chicago Conrad Hilton otelinde satış elemanı
olarak çalışan Jim Collins tarafından gündeme
getirilmiştir.

9.  1989 yılında kongre hizmet müdürleri
“Toplantı Operasyon Yöneticileri Birliği”
(ACOM) adı altında kendi profesyonel
birliklerini oluşturmuşlardır.
 Dünya çapında gerçekleştirilen kongre sayısı
1996 yılında 187 değişik ülkede olmak üzere
12.000’dir.

10.  Türkiye kongre turizmi alanında yeni gelişim
göstermektedir.

11.  Kongre geçici bir toplantıdır. Bilgilenmek,
bilgilendirme, müzakere etmek amaçları ile
yapılır. Kongrede:
Belirli bir konu olmalı,
Bilgi alışverişi olmalı,
Zaman kısa ve sınırlandırılmıştır,
Kesin bir program vardır.

12.  Kongre: Yurt içi veya yurtdışında aynı yada
farklı meslek gruplarına sahip kişilerin fikir
alışverişinde bulunmak ve tartışmak gibi
amaçlarla çağrılı olarak biraraya gelmeleri
olarak tanımlanabilir.

13.  Kongre turizmi ve tatil turizmi
 Kongre turizmi ve kültür turizmi
 Kongre turizmi ve politik turizm
 Kongre turizmi ve lüks turizm
 Kongre turizm ve hafta sonu turizmi
 Kongre turizmi ve ekonomik turizmi
 Kongre turizmi ve iş turizmi
 Kongre turizmi ve incentive turizm

14.  zaman açısından sınırlar
 Sayısal açıdan sınırlar

15.  Katılanların milliyetlerine göre kongreler :
Ulusal ve uluslararası kongreler
 Düzenlenme amaçlarına göre kongreler :
Şirket konferansları ve toplantıları
( bilgilendirme toplantıları, yönetim kurulu
toplantıları, ulusal ve bölgesel ürün toplantıları )
 Ulusal dernek siyasi parti ve sendika toplantıları
 Uluslararası birlik kongreleri

16.  Talep açısından
1. Kurum ve kuruluşların sayılarında meydana gelen artışlar,
2. Uzmanlaşma ihtiyacı,
3. Üretimin artması sonucunda pazarlama ihtiyacının artması ve
sergi, fuar gibi etkinliklerin yanı sıra toplantılarında düzenlenmesi,
4. Aynı işkolunda faaliyet gösteren işletmelerin fikir paylaşımları,
5. Aynı veya farklı meslekten olan kişilerin fikir paylaşımları,
6. Toplantı öncesi veya sonrası tatil yapma isteği,
7. Bilimsel işbirliği yapma ve araştırma sonuçlarını öğrenme,
8. Toplantı-kongre vesilesi ile yeni yerler görme isteği

17.  Arz açısından
1. Kongre sarayları ve toplantı salonlarına yönelik
yatırımların artması
2. Ülkelerin kongre büroları kurması
3. Kongre otellerinin verdikleri hizmeti geliştirmeleri
4. Kongre organizatörlerinin hizmete hazır olmaları
5. Havaalanlarında toplantı salonları ve konaklama tesisleri
gibi hizmetlere yer verilmesi
6. Kongrelerin turlarla birleştirilerek turistik bir gezi haline
getirilmesi
7. Turizm endüstrisindeki çeşitli otellerin, seyahat
acentelerinin kongre organizasyonu alanında
uzmanlaşmaları.

18.  Ekonomik etkileri
 Sosyal ve kültürel etkileri
 Diğer etkileri

19.  Ulusal turizm kuruluşları
 Kongre büroları birlikleri
- Ulusal kongre büroları birlikleri (Almanya kongre
büroları birliği)
- Yöresel kongre büroları birlikleri (Asya pasifik
kongre büroları birliği)
- Uluslararası kongre büroları birlikleri (Uluslar arası
kongre merkezi ve ziyaretçi büroları birliği)
 Kongre merkezlerini pazarlayan ve yönlendiren
kuruluşlar
 Kongre organizatörü kuruluşlar

20.  Kongre merkezlerini pazarlayan ve yönlendiren
kuruluşlar: Uluslar arası kongre büroları birliği (
ICCA)
- Birliğe 65 üye ülke bulunmaktadır,
- Dünya kongre turizmi alanında tüm gelişmeler
takip edilir,
- Profesyonel ilişkiler takip edilir,
- Eğitim faaliyetler, haber bültenleri gibi hizmetler
verilir.
Hollanda’da bir merkezi bulunmaktadır ve üye
ülkelere gereken bilgileri hazırlayıp sunmaktadır.

21. Bir diğer kongre merkezlerini pazarlayan ve
kongreleri yönlendiren kuruluş Avrupa Konferans
Şehirleri Federasyonu’dur ( EFTC). Federasyon
eğitim, danışma gibi hizmetleri vermektedir.
 Profesyonel Kongre Organizatörleri (PCO): Bir
kongre organizasyonunda tüm işleri koordine
eden, rehberlik yapan tüm insani ve parasal
kaynakları harekete geçiren kişi ya da
kuruluşlardır.

22.  Kongre ülkesi ve şehri seçimi
 Kongre zamanı ve mekanı seçimi
 Kongre süresini belirlenmesi
 Kongre katılımcı sayısının artırılması ve
slogan seçimi
 Tanıtma faaliyetleri
 Personel ihtiyacı
 Doküman ihtiyacı

23.  Kongre öncesi faaliyetler
- Otel organizasyonu içerisinde kongre
departmanı yeri
- Kongre bütçesi ve finansal yönetim
- Kongre öncesi toplantılar
- Toplantı tarihi ile rezervasyon tarihi
arasındaki prosedürler, dökümanlar ( ön
rezervasyon formu, kesin rezervasyon formu,
değişim formu, kayıp iş formu, master plan,
fonksiyon plan, talep formu )

24.  Kongre sırasındaki faaliyetler
- Müşteri ve oda donanımları
- Toplantı hizmet salonları
- Yiyecek içecek hizmetleri
- Kongre teknolojileri
- Turlar eğlenceler rekreasyon faaliyetleri
- Medya faaliyetleri
 Kongre sonrası çalışmalar
- Kongrenin ana hesabının ve diğer masraflarının hesaplanması
ve faturalama
- İşletme personeline verilecek ödül ve memnuniyetler
- Kongre teknolojisi ve dökümanı için yapılacak çalışmalar
- Değerlendirme toplantısı