Instructivo Tablas de retención Documental

Preparado por:
Ruth Yanneth Capador
Ellen Marian Reyes
William Enrique forero
Bogotá
Instructivo de guía y consulta para la implementación y Actualización
de las
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Fecha de revisión:
Fecha de Aprobación:
Versión: 1
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. Objetivos 4
2. Alcance 5
3. Normatividad 7
4. Marco Conceptual 12
5. Misión, Visión, Naturaleza jurídica y Objetivos de la entidad 19
6. Ciclo vital de los documentos 23
7. Programa de Gestión Documental PGD 26
8. Tablas de Retención Documental e importancia 28
9. Metodología para la aplicación de las tablas de retención documental TRD 35
9.1 Aplicación de las tablas de retención documental TRD 38
10. Documentos de Apoyo 49
11. Seguimiento y actualización de las tablas de retención 50
12. Transferencias Documentales 54
13. Cronograma de transferencias 59
14. Eliminación de documentos 61
2

3
GENERAL
Proporcionar a los funcionarios de la Superintendencia de Vigilancia
y Seguridad Privada, encargados de la custodia, manejo y
organización de los archivos de gestión una herramienta que los
oriente y les permita llevar a cabo dicha labor, de una manera eficaz,
eficiente y uniforme, en el marco de la Gestión Documental creada
para tal fin.
OBJETIVOS

4
ESPECÍFICOS
1. Constituirse en un instrumento de apoyo y consulta para la
implementación del proceso de aplicación de las TRD adoptada por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
2. Orientar a los funcionarios responsables del manejo de archivos
sobre las ventajas que representa el adecuado tratamiento de los
documentos y los factores que contribuyen a su desarrollo en las
oficinas, permitiendo el manejo integral de los documentos.
OBJETIVOS

5
ALCANCE
Este instructivo será de obligatorio cumplimiento para todos los
funcionarios de Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada
que en ámbito de sus funciones, genere, reciba y gestione
documentos.
Jefe de área/Dependencia/División/Sección, es responsable que esta
política archivística se cumpla.
Funcionario encargado del archivo de gestión, responsable de
ejecutar las políticas archivísticas.

6
NORMATIVIDAD
El objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° de
la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponer
de la documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los
archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los
de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano
en las decisiones que los afecten...” .

7
Constitución Política Art. 8, 15, 20, 23, 72, y 74 Protección
Patrimonio Cultural, Derecho a la Intimidad Personal y
Familiar, Derecho a recibir y entregar información veraz
Ejército imparcial, Derecho a presentar peticiones
respetuosas por motivos de interés general o particular,
Derecho a acceder a documentos públicos, salvo los que
establezca la ley.
Ley 80 de 1989, Crea el Archivo General de la Nación como
ente rector de la política archivística a nivel nacional;
Formula, orienta, coordina y controla la Política de Archivos y
promueve la organización de los archivos en el orden
Nacional, Departamental, Municipal y Distrital; Apoya los
archivos privados.

8
Art: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención
Documental
Acuerdo 041 de 2002: Por el cual se reglamenta la entrega
de documentos y archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su
parágrafo, de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.

9
Acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los
archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas...“
Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención documental.

10
NORMATIVIDAD INTERNA
Ley 734 de 2002, por la cual se expide el código único
disciplinario. Art. 34. Deberes del servidor público.
Decreto 3222 de 2002 – Por el cual Se Reglamenta
Parcialmente el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada
Resolución 5274 por la cual se adoptan o se implementan
las tablas de retención documental.
Resoluciones comité y resolución de creación TRD

11
MARCO CONCEPTUAL
La entidad durante el desarrollo de sus funciones, actividades y en
cumplimiento de los tramites rutinarios, genera evidencias o
registros de información que al agruparse por asuntos y contenidos
semejantes dan lugar a categorías o series documentales y al total
del archivo de las áreas y de la entidad se le denomina fondo
documental.

12
Organización documental
Operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupar
correctamente los documentos en relación con la estructura de la Entidad
para obtener archivos clasificados, ordenados y con una adecuada
descripción.
Clasificación documental
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen
agrupaciones, categorías, divisiones (series documentales) en un Fondo
documental de acuerdo con la estructura de la Entidad.
Para efectos de la Organización de archivos es importante tener en
cuenta conceptos básicos como:

13
Ordenación documental
Acción material de ubicar físicamente los documentos en secuencias naturales
(Cronológica, alfabética, numérica) dentro de las agrupaciones o series.
Descripción documental
Proceso de análisis de los documentos de archivo en representaciones (rótulos,
formatos) que permitan su identificación, localización, recuperación de la información y
bases de datos para la gestión (trámite) o la consulta(investigación)
Principio de Procedencia
Proceso de clasificación que permite ubicar correctamente los documentos en el Fondo
que le corresponde teniendo en cuenta su productor, creador o autor, evitando
mezclarlos con otros.
Principio de Orden Original
Acción de Ordenar los documentos reflejando su creación, uso y la secuencia natural en
el que se desarrollan los trámites o asuntos, para ser ubicados dentro de cada serie
documental

14
En el marco del archivo total y a partir del ciclo vital de los
documentos, que se inicia en los archivos de gestión, se adelanta el
proceso de aplicación de las Tablas de Retención Documental TRD,
encaminado a la organización de los documentos que forman parte
de estos archivos. Algunos conceptos:
Documento de apoyo: Es de carácter general (leyes,
decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.)
que por la información que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa. Pueden ser generados en la misma
institución o proceder de otra, y no forman parte de las
series documentales de las oficinas

15
Expediente: Conjunto de documentos relativos a
un asunto, que constituyen una Unidad
Archivística. Unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la
resolución de un mismo asunto.
Serie Documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano
o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas

16
Documento Esencia: Es aquel necesario para
el funcionamiento de un organismo y que por
su contenido informativo y testimonial garantiza
el conocimiento de las funciones y actividades
del mismo aún después de su desaparición,
por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la
historia institucional.
Subserie Documental: Conjunto de unidades
documentales que forman parte de una serie y
se jerarquiza e identifican en forma separada
del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varía n de acuerdo con el
trámite de cada asunto.

17
Eliminación de documentos: Es la destrucción de los
documentos que han perdido su valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal o contable y que no contienen
valor histórico o que carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnología.
Selección Documental: Proceso mediante el
cual se determina conservación parcial de la
documentación, por medio de muestreo.
Tipo Documental: Unidad documental simple

18
En Valor primario: Es aquel que
tienen los documentos mientras
sirven a la institución productora y
al iniciador, destinatario o
beneficiario. Es decir, a los
involucrados en el asunto.
Valor Secundario: Es el que
interesa a los investigadores de
información retrospectiva. Surge
una vez agotado el valor inmediato
o primario. Los documentos que
tiene este valor se conservan
permanentemente

19
MISIÓN INSTITUCIONAL
Ejercer el control, inspección y
vigilancia sobre la industria y los
servicios de vigilancia y
seguridad privada en Colombia,
asegurando la confianza pública
en los mismos con un adecuado
nivel técnico y profesional en la
prestación de estos, combatiendo
la ilegalidad y contribuyendo con
las autoridades en la prevención
del delito.

20
VISIÓN ESTRATÉGICA
En el 2014, se habrá consolidado la
relación Estado-Servicios de Vigilancia y
Seguridad Privada para garantizar su
aporte a la seguridad ciudadana y la
confianza pública en el sector

21
La Súper de Vigilancia y Seguridad Privada es un organismo del
orden nacional, de carácter técnico, adscrito al Ministerio de
Defensa Nacional, con autonomía administrativa y financiera.
NATURALEZA JURIDICA
OBJETIVOS
A la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada le
corresponde ejercer el control, inspección y vigilancia sobre la
industria y los servicios de vigilancia y seguridad privada para
alcanzar los siguientes objetivos:

22
1. Mejorar los niveles de seguridad y confianza pública mediante la acción
coordinada con las diferentes entidades y organismos estatales.
2. Asegurar que en desarrollo de las actividades de vigilancia y seguridad privada
se respeten los derechos y libertades de la comunidad.
3. Proveer información confiable, oportuna y en tiempo real para que el Estado
tome las decisiones de formulación de política, regulación e inspección, vigilancia
y control relacionadas con los servicios de vigilancia y seguridad privada.
4. Proveer información, confiable, oportuna y en tiempo real para los usuarios de
los servicios de vigilancia y seguridad privada, relacionada con la legalidad,
idoneidad y capacidades técnicas de los prestadores de dichos servicios.
5. Brindar una adecuada protección a los usuarios de servicios de vigilancia y
seguridad privada.

23
FASES DEL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las
que va pasando el documento (Archivo de Gestión Central e
Histórico), desde su creación hasta su disposición final
(Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección
o eliminación).
Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que
describe proceso integral de los documentos en su ciclo vital. En
cada fase los documentos tienen una condición y una serie de
valores archivísticos (Primarios, secundarios), respecto de su
trámite, vigencia y frecuencia de uso (Activo Semiactivo, Inactivo).

25
Programa de Gestión Documental
El Programa de Gestión Documental PGD con sus
procedimientos se constituye en la herramienta enfocada
a lograr el eficiente y eficaz manejo de la documentación
de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
desarrollando los procesos archivísticos sistemáticos,
necesarios para dar cumplimiento a la obligación de crear,
organizar, preservar y controlar los archivos atendiendo el
ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística
del AGN.

26
Programa de Gestión Documental

27
Con el fin de controlar, recuperar y conservar la información
contenida en los registros para su utilización administrativa se
crean, aplican y actualizan las Tablas de Retención
Documental TRD. En la Superintendencia de Vigilancia y
Seguridad Privada se adoptan por medio de la Resolución
5274 de 2002 y se establece su aplicación, para lo cual es
importante tener en cuenta los siguientes conceptos:

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DISPOSICIÓN FINAL
Acción una vez finalizados los tiempos de retención
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Códigos: Dependencia, Series,
Subseries
PROCEDIMIENTOS:
Describe la
disposición final
señalada en las TRD
o TVD considerando
valores primarios y
secundarios,
justificando la
destinación a los
soportes.
TIEMPOS DE RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL Y SUS CONTENIDOS

29
Tabla de Retención documental:
TRD: Listado de series documentales con la descripción de los
documentos que la conforman, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental:
TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Serie documental:
(1) Agrupación de documentos (2) con estructura y contenido
semejantes (3) originados por un mismo sujeto productor (4) como
consecuencia de los trámites rutinarios de sus funciones

30
Fondo documental:
Es la totalidad de la documentación producida por y recibida por una
persona o institución en desarrollo de sus funciones o actividades.
Tiempo de Retención:
Plazo definido en la TRD para la permanencia de los documentos en el
archivo de gestión o en el archivo central.
Disposición final de documentos:
Decisión determinada en las TRD y/o TVD respecto a la destinación de
los documentos. ((1) conservación total, (2) eliminación, (3) selección
y/o (4) reproducción)

31
Depuración o Expurgue:
Operación por la cual se retiran aquellos “documentos”, que no tienen
valores archivísticos, para su posterior eliminación.
Eliminación documental:
Actividad señalada en las TRD o TVD para la disposición fina de
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, (sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes).
Selección documental:
Disposición final señalada en las TRD o TVD y realizada en el archivo
central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo para su conservación permanente.

32
Microfilmación:
Técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Digitalización:
Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes:
papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una
que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

33
IMPORTANCIA DE LAS TRD.
 Facilita el manejo integral de la información
 Contribuye al uso racional de los recursos en la producción documental.
 Ayuda a gestionar el trámite administrativo.
 Facilita la organización, el control y acceso a los documentos.
 Garantiza la selección de los documentos de carácter permanente.
 Regula las transferencias de los documentos.
 Evita la acumulación de documentos que no corresponden al archivo.
 Facilita el cumplimiento de los objetivos de la Entidad de manera eficaz y
eficiente.
 Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.

34
Metodología para la aplicación de las tablas
de retención
Para aplicar las Tablas de Retención documental siga los
siguientes pasos:
Paso 1.
Identifique las series documentales que se producen en su oficina
(ver Tabla de Retención Documental).
Tenga a la mano las Tablas de retención Documental de la oficina o
dependencia con el propósito de establecer que series y subseries
le corresponde de acuerdo a la función que cumplen.

35
Paso 2.
Proceda a conformar físicamente los archivos respecto de las series y
subseries.
Ordene cada serie documental (grupo de documentos homogéneos)
por año, en forma consecutiva y ascendente, para realizar esta tarea
debemos tener en cuenta:
Depuración Primaria: Consiste en eliminar los documentos repetidos,
copias, fotocopias, facsímile, etc. Dejando únicamente el original o en
su efecto el duplicado mas legible.
Retirar grapas, clips o cualquier cuerpo extraño que pueda degradar el
papel.

36
Apertura de carpetas: Una vez identificadas las series y subseries que
le corresponden, debe clasificar y organizar en carpetas la
documentación producida y recibida por las oficinas, dentro de la
correspondiente serie y/o subserie documental y de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental.
Paso 3.
Ordene la documentación atendiendo los principios archivísticos.
Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilizando un
expediente para cada expediente o asunto), de acuerdo a las
funciones de cada dependencia (ver tabla de retención documental.

37
Paso 4.
Realice las transferencias.
Remita los documentos del archivo de gestión al central y de este al
histórico de conformidad con las tablas de retención documental
aprobadas.
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Elabore los separadores para cada una de
las series y subseries de conformidad con
la información que suministran las Tablas de
Retención Documental, de tal forma que
permita visualizar su ubicación y facilite la
localización física de la documentación.
PRIMER PASO

38
MARCACIÓN DE LOS
SEPARADORES
Código
Dependencia
Código de
Serie
Nombre de
la serie
Código
Dependencia
Escriba en el borde superior centrado,
utilizando mayúscula sostenida el
código de la dependencia, código de
serie y nombre de la serie
110-01-INFORMES
Nombre de
la subserie
Código de
Subserie
110-01-01 Informes de Gestión
Código de
Serie
Escriba en el borde superior derecho,
utilizando mayúscula inicial el código
de la dependencia, código de serie y
subserie y el nombre de la subserie

39
En cada separador se debe registrar claramente el código y el
nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el
caso.
Separador para
SERIE DOCUMENTAL
Separador para
SUBSERIE DOCUMENTAL
110-02-INFORMES
110-01-ACTAS
110-02-03-Informe de Gestión
110-01-02-Actas comité interno
MARCACIÓN DE LOS
SEPARADORES

40
SEGUNDO PASO
Identifique y agrupe en expedientes todos los
documentos pertenecientes a una
dependencia, teniendo en cuenta las series y
subseries definidas en la tabla de retención
documental. Este proceso es el que se conoce
como CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
PROYECTOS
DOCUMENTOS
CLASIFICADOS
PROGRAMAS INFORMES
PLANES
PLANES
PROYECTOS
INFORMES
PLANES
PROGRAM
INFORMES

41
TERCER PASO
Ordene al interior de cada uno de los
expedientes (carpetas), los documentos
teniendo en cuenta su fecha de
producción o tramite. De esta forma
estará aplicando el principio de orden
original.
130-1.01
Actas comité interno Disciplinario
ACTA 4 Diciembre 15 de 2000
ACTA 2 Marzo 16 de 2000
ACTA 1 Enero 20 de 2000
ACTA 3 Mayo 20 de 2000

42
MARCACIÓN DE LAS
CARPETAS
ROTULO PARA MARCACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CARPETAS)
Para la marcación de unidades
documentales utilice un rotulo
con una dimensión de 6.5 cm x
13 cm, ubíquelo a 2 cm de los
bordes externos de la carpeta,
en la esquina superior derecha
del folder o carpeta celuguía en
sentido horizontal
CARPETA No.: Carpeta del expediente DE: Total carpetas del expediente
FOLIOS: Total folios de la carpeta DEL: AL:
CAJA: Solo para transferencias
CÓDIGO ÁREA: Según las TRD
NOMBRE SERIE DOCUMENTAL: Nombre de serie a la que corresponde el archivo según las TRD
NOMBRE CARPETA: Subserie o asunto que da el nombre del archivo
CONTENIDO: Indica el contenido específico de la unidad de conservación
FECHAS EXTREMAS: INICIAL: (Fecha del folio más antiguo del expediente)
FINAL: (Fecha del folio más reciente del expediente)

43
CUARTO PASO
Identifique y nombre cada uno de los
expedientes, con la siguiente información:
Código de la oficina, Código de la serie y
subserie y a continuación el nombre del
expediente.
130-2-01 Informe técnico 2010
Asunto
Específico
Código de la
oficina
Tenga presente que
dentro de cada carpeta,
se deben archivar
máximo 200 folios. Si
requiere mas de una
carpeta por expediente
por asunto o contenido
proceda a abrir una
nueva carpeta
identificándola con la
información señalada
anteriormente.
MARCACIÓN DE LAS
CELUGUÍAS
Rótulo
carpeta
Código de serie
y
subserie

44
QUINTO PASO
Ordene cada uno de los expedientes
pertenecientes a una serie o subserie
documental, utilizando el sistema de
ordenación que facilite la localización y
recuperación de la información. Los sistemas
de ordenación existentes son:
Alfabético, cronológico, geográfico, entre otros.
CONTRATACIÓN
Contrato 003/00
Contrato 002/00
Contrato 004/00
Contrato 001/00
INFORMES DE
GESTIÓN
Informe Anual 2012
Informe Anual 2011
Informe Anual 2013
Informe Anual 2010
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE
EXPEDIENTES

45
SEXTO PASO
Adelante la foliación de cada uno
de los expedientes que forman
las diversas series y subseries
documentales , previendo para
ello la numeración de los folios
en el extremo superior derecho ,
con un lápiz de mina negra y
blanca (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras empezando
por el documento mas antiguo y
así sucesivamente
3
2
1
Tenga en cuenta:
Foliar no es lo mismo que paginar. Para
efectos de ordenación documental se asigna
un solo numero en la cara principal de cada
hoja; mientras que la paginación tiene por
objeto marcar la numeración por pagina (cada
cara) en publicaciones
FOLIACIÓN

46
OCTAVO PASO
A1G1
ARCHIVADOR
A1G1
A1G2
A1G3
A1G4
Número del
Archivador
Número de la
Gaveta
MARCACIÓN DE GAVETAS
Identifique las gavetas con
el contenido de las mismas,
colocando un rotulo en la
parte superior derecha con
el código y nombre de las
series, subseries y
expedientes.
DOCUMENTOS DIGITALES
No se deben foliar documentos en soportes distintos a papel
(cassettes, discos, digitales, CD, disquetes, videos, etc.) Registrar en
hoja de control. (dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen) si se opta por separar este material
se etiquetara y se hará la respectiva referencia cruzada.
Los documentos de archivo en soporte de papel forman expedientes
que se guardan en carpetas y se organizan de acuerdo a una
estructura lógica de clasificación, del mismo modo, los documentos
digitales deben ser archivados en expedientes que se organizarán de
acuerdo a una estructura lógica establecida
46

47
SEPTIMO PASO
Ubique físicamente los expedientes
(carpetas) que conforman cada una de
las series y subseries documentales,
observando que guarden el mismo
orden en que aparecen relacionadas en
la tabla de retención.
130-1 ACTAS
130-1.03 Acta comité interno
130-2 INFORMES
130-2.01 Informe técnico 2010
Guías
separadoras
Expedientes
A1G1
ORGANIZACIÓN DENTRO
DE LAS GAVETAS

48
A1G1
ORGANIZACIÓN DENTRO
DE LAS GAVETAS
A1G1
Identifique alfanuméricamente
cada uno de los archivadores
, de tal forma que permita la
localización física de los
expedientes .
Identifique mediante un rotulo
las series y subseries que se
encuentran en el archivador.
Número de Archivador
Número de la
Gaveta

49
DOCUMENTOS DE APOYO
Durante la implementación de la tabla de retención,
aparecerán algunos documentos que no serán posibles de
ubicar dentro de las series. Estos son llamados
DOCUMENTOS DE APOYO, que son aquellos de carácter
general y que como su nombre lo indica sirven únicamente de
soporte a la gestión de la dependencia, pero no constituyen
documentos de archivo.

50
SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DE
LAS TRD.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un
cronograma de seguimiento para la verificación de la
aplicación de la Tabla de Retención Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto
plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y
función es.
Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental
que surjan del seguimiento o de la solicitud de la
dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo
de la Entidad y aprobadas por el Comité interno de Archivo de
la misma.

51
LAS TRD.
El plan de mejoramiento deberá contener unos objetivos que
identifiquen una metodología archivística para su implantación y
mejoramiento, que defina la capacitación a los funcionarios de la
entidad, que realice un análisis permanente de los procedimientos
administrativos que inciden en la gestión documental y que ofrezca
instrumentos de descripción y herramientas que permitan agilizar la
consulta de documentos en los Archivos de Gestión, en el Archivo
Central y en el Archivo Histórico. Además deberá contemplar
actividades de sensibilización y acompañamiento por medio de
conversatorios, charlas, talleres o cursos dirigidos a todos los
funcionarios de la entidad. Esta capacitación será dirigida por el
personal de las Unidades de Correspondencia y Archivo

52
LAS TRD.
Se hará seguimiento a los siguientes procedimientos
documentales: Actualización de la Tablas de Retención
Documental, Clasificación y ordenación documental, inventario
documental, conservación y acceso. El seguimiento se realizará
periódicamente por lo menos una vez al año.
En los archivos de gestión que tengan requerimientos de
mejoramiento, el seguimiento debe contemplarse como una
actividad prioritaria, liderada por las Unidades de Archivo y los
Jefes de Oficina

53
PLAN A SEGUIR:
1. Programación del seguimiento
2. Concertar la programación con las oficinas
3. Realizar las visitas de seguimiento
4. Elaborar informe de seguimiento
5. Socializar los resultados del seguimiento
6. Formular propuestas de mejora
7. Aprobar el Plan de mejoramiento

54
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
La transferencia documental de archivos es el procedimiento que consiste en
trasladar del archivo de gestión al archivo central la documentación que ha
cumplido los tiempos de retención. Una vez seleccionados, depurados y
clasificados los documentos que deben permanecer en las oficinas se efectúa
esta activad con la que se obtienen beneficios como:
Evitamos aglomeración de archivos en áreas destinadas para oficinas.
Mejoramos el manejo administrativo de la documentación
Conservamos precaucional o definitivamente documentación de interés.
Aseguramos la conservación del acervo documental – Historia de la Entidad.
Al DEPURAR los expedientes hay que tener en cuenta:
Eliminar documentos de apoyo que han perdido su vavor, notas internas, folios duplicados idénticos,
folios en blanco.
Retirar material metálico (ganchos clips, grapas, etc.)
Restaurar rasgaduras, eliminar dobleces, en los documentos que se requieran conservar.
Fotocopiar documentos impresos en papel fax, que requieran ser conservados
Retire cintas adhesivas, post it, y elementos facilitativos que no tengan valor documental (facsímile).

55
Para preparar una transferencia documental inicialmente debemos SELECIONAR el
Archivo, dando aplicación a las TRD separando el archivo de gestión, el fondo
acumulado y efectuando el proceso de depuración o expurgue retirando la
documentación personal, otro material bibliográfico y en general todo aquello que no
haga parte del archivo.
Para el fondo acumulado se requiere CLASIFICAR unificando agrupaciones
homogéneas por asuntos, temas y años (vigencias) .
En los archivos de gestión ordenados LAS TRANSFERENCIAS se dan una vez
cumplidos los tiempos de retención establecidos en la TRD, denominadas
transferencias primarias al Archivo Central, allí una vez finalizados los tiempos de
retención asignados por TVD Tablas de Valoración Documental se procede con la
disposición final y para los archivos de conservación permanente esta operación da
lugar a las transferencias Secundarias (del archivo Central o Histórico).

56
Se deben ORDENAR los expedientes que permanecen en el archivo de gestión
como los que son objeto de transferencia primaria de acuerdo al principio de orden
original, de tal manera que se evidencie la secuencia de los trámites que dieron
lugar a su producción (orden cronológico). Para los fondos acumulados este
proceso se puede simplificar conservando su estado natural.
En los archivos de Gestión al construir los expedientes (LEGAJAR) se debe tener
en cuenta que estos NO deben superar los 200 folios en las unidades de
conservación (carpetas) y se deben REEMPLAZAR aquellos contenedores NO
apropiados para la conservación de documentos (AZ, Carpetas múltiples, Fólderes)
a carpetas celuguía.
Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentra
completo se procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo las
recomendaciones técnicas dadas por el AGN.

57
Para DESCRIBIR los archivos se procede inicialmente con ROTULAR las unidades
documentales (carpetas) identificando sus características de manera tal que se
pueda identificar su contenido. Posteriormente se procede con INVENTARIAR en el
Formato Único de Inventario FUI para establecer una relación ordenada incluyendo
la ubicación y contenido tanto de los estantes, depósitos y cajas de archivo (X100,
X200, X300)
Elaborados los inventarios en el Formato Único de Inventario FUI (Archivo) los
archivos de gestión son ubicados en la estantería prevista para tal fin en cada
dependencia, grupo o área de archivo.
De igual manera para aquellas unidades descartadas que no son objeto de
archivo se debe elaborar un inventario y un acta de Eliminación (previa
autorización del Comité de Administración de Documentos).
Para las transferencias documentales se efectúa el inventario simultáneamente al
ubicar las unidades de conservación en las cajas de archivo (X300) previamente
numeradas de manera consecutiva indicando su contenido, esta numeración es
asignada por el grupo de archivo y correspondencia

58
CAJA 21: Carpeta 111 a 145; CAJA 22 Carpeta 146 a 180; CAJA 23 Carpeta 181 a …n
Verificado el archivo por parte del funcionario del grupo de
archivo y correspondencia, se procede a TRANSFERIR las cajas
trasladándolas a los depósitos de archivo de la Entidad

59
FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL
Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos
acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para
la entrega de inventarios individuales.

60
Etapas para la elaboración del Cronograma:
Construcción y Elaboración del Plan Anual de Transferencias primarias
Socialización del plan
Capacitación previa aplicación del plan
Aplicación del cronograma de transferencias
En todo momento la Unidad de Archivo y los miembros del Comité de
Archivo, estarán en comunicación constante con los productores
documentales a fin de cumplir con los requerimientos establecidos.
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES

61
CRONOGRAMA GENERAL
A continuación se presenta el esquema de organización del Cronograma para las
transferencias documentales primarias
PROCESO: GESTION
DOCUMENTAL
CRONOGRAMA DE
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
SECCION O SUBDIRECCIÓN CÓDIGO FECHA
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA 100 Marzo 15 de 2013
GRUPO DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN INSTITUCIONAL Marzo 16 de 2013
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Marzo 18 de 2013
ASESOR DEL DESPACHO Marzo 20 de 2013
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Marzo 22 de 2013
OFICINA ASESORA JURÍDICA Marzo 23 de 2013
JURÍDICA Abril 4 de 2013
SUPERINTENDENTE DELGADO PARA LA OPERACIÓN 110 Abril 8 de 2013
GRUPO DE CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN 111 Abril 12 de 2013
GRUPO DE TRÁMITES Y ATENCIÓN AL USUARIO 112 Abril 22 de 2013
GRUPO DE RECURSOS HUMANOS 113 Abril 26 de 2013
GRUPO DE HABILITACIÓN EMPRESARIAL 114 Mayo 15 de 2013
GRUPO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA 115 Mayo 30 de 2013
SECRETARIO GENERAL 120 Junio 12 de 2013
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ATENCIÓN AL USUARIO 121 Junio 21 de 2013
GRUPO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA 122 Julio 25 de 2013
GRUPO DE RECURSOS HUMANOS 123 Agosto 2 de 2013
OFICINA DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS 130 Agosto 20 de 2013
SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL CONTROL 140 Septiembre 14 de 2013
GRUPO DE INSPECCIÓN 141 Septiembre 25 de 2013
GRUPO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 142 Octubre 8 de 2013
GRUPO DE QUEJAS Y RECLAMOS 143 Octubre 11 de 2013

62
PASOS PARA LA ELIMINACIÓN
DE DOCUMENTOS
Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:
Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que
han perdido su utilidad o vigencia, según las TRD
Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una
serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo
de gestión y debe eliminarse.

63
En los archivos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada se realizará la aplicación de la Tabla de Retención Documental
aprobada, efectuando la eliminación de documentos que resulten de
esta operación, para lo cual se levantará un acta en donde se
discriminen los documentos a eliminar.
El mecanismo para la destrucción de los archivos será el
picado, atendiendo el volumen del mismo, si es un bajo volumen, se
realizará directamente por los funcionarios previa verificación de los
datos contenidos en el inventario, si es un alto volumen, se realizará
mediante empresa especializada en picado de papel..

64
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Mini/Manual No. 4 Tablas de Retención
y Transferencias documentales.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla Aplicación de las Tablas de
Retención Documental I, II.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica:
actualizada y aumentada (5 edición). Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla,
1991. 512p

65
CIBERGRAFÍA
INSTRUCTIVO TRD.
http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circ
ulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pd
f.
APLICACIÓN TRD PARTE I, II
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2996
Imágenes PGD y Ciclo Vital de los Documentos tomadas de:
http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circ
ulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pd
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