PHC CRM herramienta especifica para la optimización de los procesos comerciales, y para tener toda la información a mano, y centralizada.

1. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
Con el módulo PHC CRM CS puede aumentar
significativamente la productividad de la fuerza
de ventas y el volumen de negocios de la
organización.
PHC CRM CS
Aumente los resultados profesionalizando la BENEFICIOS
actividad del departamento comercial.
π Fácil de utilizar
π Totalmente integrada con los
otros módulos del Software
PHC®
π Mayor productividad de la
fuerza de ventas
π Mayor facilidad de control y
gestión
π Apoyo al día a día de los
vendedores
SOLUCIÓN
π Contactos y visitas
π Telemarketing
π Propuestas y gestión de
perspectivas
π Gestión de Eventos
A partir de un fichero central de contactos puede acceder a toda la información, desde las
visitas, propuestas, perspectivas de negocio, etc.
π Campañas de Marketing
DESTINATARIOS
π Departamento vendedor
de cualquier empresa
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2. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
π Registro detallado de contactos comerciales con toda la información.
π Emisión e impresión de propuestas y presupuestos, en diversos formatos.
π Introducción, impresión y control de las perspectivas de venta por cliente y por producto.
π Registro de las notas de los pedidos y posterior tratamiento estadístico.
π Control de las visitas realizadas o fijadas, facultativas u obligatorias.
π Tabla de artículos utilizable para tablas de precios, propuestas, presupuestos, etc.
π Gestión de fichero de vendedores (Comisiones, Supervisores, Áreas de Acceso, etc.).
π Impresión y envío de fax, carta o etiquetas, vía procesador de texto.
π Control e impresión de la agenda del vendedor o del telemarketing.
π Agenda automática de visitas para la conducción de los negocios.
π Control de costes por vendedor, cliente, mailing, campaña, etc.
π Control remoto de la actividad de la fuerza de ventas.
π Obtención del análisis de actividad de un periodo, es decir, las visitas realizadas, perspectivas en abierto y negocios cerrados.
π Gestión de los negocios de la empresa y respectivo circuito interno desde las perspectivas de negocio, visitas al análisis individual de los
negocios de cada vendedor.
π Gestión de Eventos organizados por la empresa y respectivas inscripciones.
π Listas de Marketing, Campañas y respectivo plan de visitas.
Este módulo prevé el control integrado de una serie de áreas El módulo PHC CRM CS es un sistema de gestión de información
relacionadas con el día a día de la fuerza de ventas de una empresa: relacionado con la Fuerza de Ventas de una empresa.
π Contactos π Ficheros completos (Empresa, Posee una base de datos de contactos que constituye el centro de
π Personas Colaboradores y Clientes); actuación. Para cada contacto podemos registrar visitas (realizadas o
π Potenciales clientes π Información archivada; en agenda), propuestas, perspectivas de negocio, campañas, etc.
π Reenvío de información; Posee incluso un fichero de productos, el cual puede ser utilizado
π Mailings y telemarketing. para las propuestas, perspectivas y permite analizar, por ejemplo,
todas las perspectivas de un determinado artículo o todas las pro-
π Visitas π Todo el historial; puestas pedidas con un determinado artículo.
π Llamadas π Fácil de introducir;
π Mailings π Quien recibió el mailing; Todo esto se encuentra conectado a un fichero de vendedores, per-
π Campañas π Que visitas fueron hechas; mitiendo por un lado, dar todo el apoyo en su actuación diaria (nada
π Listas Marketing π Que visitas dan resultado; queda olvidado) y por otro, controlar su actuación.
π Resp. Campañas π Cuando fue la última visita; En resumen, el área vendedor es más eficaz y más competente, per-
π Monitor Trabajo π Agenda del vendedor; mitiendo así vencer a la competencia con mayor eficacia.
π Respuestas por correo
electrónico, cuestionario, fax; Según el tipo de utilización, quedan satisfechas diferentes nece-
π Lugar central de trabajo. sidades en el control del área vendedor, así como:
π Perspectivas de Venta π Que productos/servicios; π Utilización sencilla
π Para quien; (Empresa de 1 a 5 vendedores)
π Con que probabilidad; π Base de datos de contactos controlada;
π En que situación; π Emisión fácil y rápida de propuestas con excelente
π Cual fue la última visita. presentación;
π Campañas y Listas de Marketing;
π Propuestas (p/Clientes) π Diseñadas por el usuario; π Gestión de la competencia al nivel del producto o del
π Presupuestos (p/Clientes) π Visual atrayente; negocio;
(Con el módulo PHC π Precios y cantidades. π Control de las visitas de los vendedores;
Gestión) π No permite olvidar las perspectivas de negocio ni de visitas
en la agenda;
π Pedidos de Clientes π Control de pedidos π Emite mailings y etiquetas personalizadas;
(Con el módulo PHC efectuados; π Permite comparar la evolución de los diferentes vendedores;
Gestión) π Gestión interna de la π Facilita la conducción y control de negocios.
satisfacción de estos;
π Histórico del cliente; π Utilización Sofisticada
π Entre otras funciones. (Empresa con +5 vendedores o con Gestión Profesional de la
Fuerza de Ventas)
π Productos Vendidos π Lo que fue vendido y a quien; π Control de perspectivas perdidas, permitiendo efectuar
π Mailing para quien compró análisis de productos;
determinado producto; π Potencia la gestión de stocks con las perspectivas de venta
π Entre otras funciones. por producto;
π Control y evaluación de acciones vendedores, como
mailings, publicidad, campañas, etc.;
π Sustitución de vendedores más fácil para la organización,
debido a la rapidez del paso de información;
π Integración completa con el restante Software PHC®.
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3. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
Integración completa con el módulo de Gestión
Si posee el módulo Gestión, puede tener toda la información integrada,
como por ejemplo, abrir la ficha de cliente a partir de la ficha de pros-
pect. Esta conexión Contacto/Cliente puede ser redefinida en cualquier
momento, permitiendo una sincronización automática de datos entre
estos dos ficheros.
La integración con el módulo Gestión permite también facturar un
pedido o una propuesta, controlar deudas, verificar si existe stock
para satisfacer una propuesta y mucho más.
Integración con el módulo ControlDoc
Si posee el Módulo ControlDoc, puede a partir del Outlook anexar
correo electrónico a registros contenidos en el Software PHC®.
Por ejemplo, si llega una respuesta/pedido a una campaña específi- Campañas y Listas de Marketing
ca, puede anexar ese correo electrónico al registro al que pertenece Puede planificar en el momento el lanzamiento de una campaña
en el Software PHC®. de un producto o servicio; Cual es la población objetivo y fijar en la
agenda todas las acciones consecuentes.
Toda la información sobre Contactos, Personas y Potenciales Ejemplos: Visitas de acompañamiento, Envío de Documentación,
clientes Planificar las fechas de las demos, todo esto fijado en la agenda de
El programa posee un fichero de contactos donde es colocada toda la forma encadenada.
información sobre cada contacto, persona o cliente potencial. A partir
de aquí todos los asuntos pueden ser controlados a partir de su ficha. Control de todos los contactos con los prospects
Una visita puede ser una llamada, una respuesta a un mailing o
anuncio, un pedido de propuesta, etc. Para cada visita puede realizar
un informe completo, así como imprimir mapas con la información
que desee.
Estadísticas importantes
Esta información, relacionada con el informe de contactos y vendedores,
permite:
π determinar cuantas visitas son necesarias para realizar una venta;
π cuales son las respuestas a determinado mailing, anuncio o
campaña;
π cual es el coste en visitas a determinado cliente;
π que visitas hizo el vendedor la semana pasada, a quien y cuanto
tiempo en media;
Esta ficha permite: π que visitas tiene que hacer el vendedor durante la semana.
π construir sus propios mapas con la información del fichero;
π definir los nombres de todos estos campos, para una mayor Es decir, basta introducir el resumen de las visitas realizadas para
adaptación del programa a la actividad de la empresa; obtener toda esta información y un total control de la actividad
π la Tabla de precios del PHC Gestión CS es un campo comercial.
bidireccional, puede transformar un contacto en un cliente. El
mismo campo en la ficha de clientes es actualizado en función Mailings y Etiquetas
del valor definido en la ficha de contacto; Puede exportar datos del fichero para ejecutar mailings en cualquier
π imprimir cualquier texto (carta, fax, etc.) en un procesador de procesador de texto. Los mailings pueden ser personalizados y ejecuta-
texto con mail merge, con los datos del contacto; dos con excelente calidad.
π puede saber en todo momento que productos fueron vendidos
a este contacto; Control de la información
π observar las perspectivas, propuestas, pedidos de consulta, etc. Puede saber de inmediato lo que ocurre en determinada negociación.
del contacto; Si por casualidad un vendedor fue sustituido, el nuevo vendedor va a
π consultar las comunicaciones efectuadas con el contacto, es tener mucha más facilidad en recuperar los contactos, ya que toda la
decir, todos los puntos de interacción ocurridos (llamadas información se encuentra registrada.
telefónicas, visitas, campaña, etc.);
π además de otras muchas posibilidades relacionadas con los Facilidad de Utilización
contactos. La introducción y consulta del fichero es muy sencilla, permitiendo rá-
pidamente a cualquier persona, sacar todo el provecho de este sistema.
Fichero de Personas
El programa posee también un fichero de personas donde puede Control del historial de Visitas y Gestión de la Agenda
tratar a las diferentes personas de sus contactos o efectuar un trata- Con el sistema de control de visitas, puede en cualquier momento
miento individualizado de éstas como entidades completas. saber todo el historial de relaciones con cualquier empresa (aunque
A partir de esta ficha puede consultar sus visitas, comunicaciones y haya ocurrido hace mucho tiempo) y administrar toda la actividad
eventos en los que está inscrita. fijada en la agenda, sin dejar nada olvidado.
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4. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
A partir del Monitor de Negocios puede:
π visualizar e introducir Visitas;
π visualizar los datos de los Documentos del negocio e introducir
nuevos Documentos;
π consultar los datos de los Documentos de Facturación del Negocio
y emitir nuevos;
π introducir marcaciones directamente en la Agenda de
Seguimientos;
π si posee el módulo PHC Gestión CS visualiza las cuentas corrientes
de los clientes;
π si posee el módulo PHC ControlDoc CS anexar documentos a los
negocios y visualizar los correos electrónicos anexados a partir del
Outlook;
π Puede completar sin límite de espacio el informe de la visita. π agrupar los datos para obtener una visión más amplia de los
π Cual es la acción comercial en curso, que dio origen a la visita. negocios;
π Cuando y cuanto tiempo duró. π agenda de Deudas, con PHC Gestión CS.
π Quien fue contactado o quien contactó.
π Cual es el vendedor.
π Cual es el tipo de visita. Puede crear los tipos que desee.
π Resumen de la visita, el cual puede venir en una tabla, para más
rápida introducción de visitas.
π Cuales son los costes e ingresos, de modo que pueda extremar la
rentabilidad de cada acción comercial, cliente, etc.
π Permite multiplicar la visita en consulta varias veces, definiendo
fechas e intervalos de tiempo entre las nuevas visitas.
Gestión total de los Negocios de la empresa
De una forma fácil puede verificar el túnel
Puede identificar, consultar y acompañar el circuito de cada negocio en de ventas de la empresa.
perspectiva o la efectividad a cada paso.
El Circuito del Negocio del CRM centraliza toda la información en
una sola pantalla de manera que convierte más accesible toda la Gestión de Perspectivas de Negocio
información necesaria en la toma de decisiones estratégicas en cada Puede introducir las perspectivas de negocio que existen para cada
fase de un negocio. cliente potencial o cliente final así como para cada artículo. Con esta
información controla en todo momento:
La agrupación de la información permite tener una visión sintética π los negocios en abierto;
de los negocios π cuales son las últimas visitas de los vendedores a estos clientes;
La organización y centralización de la información permite: π cual es la potencial necesidad de determinados artículos, entre
π efectuar una conexión directa entre vendedor, Contacto, Cliente; otras informaciones.
π asociar y administrar intervinientes en el expediente de
negociación como perspectivas de negocio y documentos de
facturación;
π visualizar y marcar visitas;
π acceder a toda la información del expediente de negociación a
través del Monitor de Negocios;
π efectuar análisis a partir de los datos centralizados.
Visualiza en cualquier momento que artículos o servicios
están en perspectiva de negocio.
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5. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
Herramienta de apoyo a las reuniones de ventas
Para preparar una reunión de ventas, puede obtener rápidamente
cuales son los negocios en abierto y respectivas probabilidades de
cierre.
Sustitución rápida de negocios entre vendedores
Si un vendedor es sustituido o si existe un cambio de clientes entre
vendedores, rápidamente se pueden terminar todos los negocios en
abierto, valores presentados, timings de cierre, etc.
Apoyo a la Gestión de Stocks
En artículos de valor, puede obtener una previsión, en función del
fecha de cierra y de la respectiva probabilidad, de cuales serán
potencialmente las necesidades en términos de cantidades para los
tiempos más próximos.
No olvidar un negocio en abierto
Actualmente, cada vendedor controla un número cada vez mayor de
negocios en abierto. A veces por falta de una llamada en el momento
apropiado hace perder el negocio. Con este sistema puede obtener
en cualquier momento una lista con el nombre del cliente y el respec- Tabla de precios con validez
tivo teléfono o dirección, de modo que pueda hacer el seguimiento Puede definir varias tablas de precio a lo largo del año y cual es su
de la perspectiva de negocio, sin olvidarse de ninguno. prioridad, para que automáticamente, sean propuestos los precios en
función de la respectiva fecha del documento.
Monitor de trabajo
(Sólo disponible en PHC Advanced CS y PHC Enterprise CS) Fichero de productos con descripción y precios
Con el Monitor de Trabajo tiene la posibilidad de administrar, de Para simplificar la elaboración de propuestas y presupuestos, el
forma centralizada, todo lo que tiene que hacer sin olvidar nada. módulo CRM Comercial posee un fichero de productos, en el cual
En esta parte puede consultar las llamadas telefónicas, la corresponden- pueden ser introducidos los productos y servicios que su empresa
cia, las tareas, las facturas a aprobar, los pedidos de asistencia en curso, comercializa, así como los precios y descripciones. Así, basta escoger
ver los compromisos en la agenda, es decir, toda la información esencial los productos quedando la propuesta automáticamente concluida.
para el desempeño del día de trabajo.
Se puede configurar para aparecer toda la información que hace Impresión en cualquier procesador de texto
parte del día a día de trabajo del usuario. Para hacer la visualización de la propuesta lo mejor posible, puede
utilizar un procesador de texto o diseñar la impresión en el propio soft-
ware. El programa coloca los datos de la propuesta en el procesador de
texto y el usuario puede manipularlos y colocarlos como desee!
Análisis de Rentabilidad
Al colocar los artículos en la propuesta, además de los precios de
venta, quedan también registrados los precios de coste. Así, puede
de inmediato analizar la rentabilidad y verificar el lucro bruto que va
a obtener con la propuesta.
Historial del Cliente
La propuesta queda registrada en el historial del cliente, lo que per-
mite saber en cualquier momento cuales son los precios presentados
en el pasado.
Emisión de Propuestas y Presupuestos Respuestas a las preguntas comerciales
Con la posibilidad que el programa le da, de crear los documentos ¿Dónde gasta más tiempo mi Fuerza de Ventas?
internos que desea, puede también crear un área de propuestas y Con el registro de las visitas, podemos en cualquier momento obtener
presupuestos, donde puede introducir toda la información que nece- totales de visitas, tanto en número como en tiempo empleado. Así, para
sita enviar al cliente. una zona, un vendedor, una acción comercial o un cliente, podemos
Puede incluso crear diversos formatos de propuestas tipo, siendo obtener los totales de visitas realizadas, sus tiempos, costes e ingresos.
así mucho más rápido emitir una nueva propuesta: basta copiar los
datos de la propuesta tipo.
Puede asociar las propuestas a los negocios para una identificación
más fácil y asociación al mismo.
Puede saber cuales son las
visitas realizadas y los tiempos
empleados.
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6. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
¿Cuáles son las acciones comerciales con mejores resultados?
Puede en cualquier momento saber todos los resultados de determinada
acción comercial. Estos resultados pueden ser analizados tanto en valor
(ingresos menos costosos) como en cantidad (número de fechas). Con su
experiencia, va a poder determinar de esta manera cuales son las accio-
nes en que obtuvo mejor resultado, de modo que se repitan aquellas que
garantizan mejor rentabilidad.
En cualquier momento puede consultar en detalle la ficha
de sus potenciales clientes.
Listas de Marketing
Con las listas de Marketing puede agrupar sus contactos, personas o
Podemos analizar en cualquier momento cualquier acción potenciales clientes para después usarlos en las nuevas campañas.
comercial (mailing, un anuncio, una feria, una presentación,
etc.) y saber cuales fueron las consecuencias (visitas y negocios
cerrados) de esa acción.
¿Cómo están siendo gestionados los negocios en abierto?
Para cada negocio en abierto, puede obtener el nombre del cliente
potencial, el número de visitas realizadas y la fecha de la última visita.
Con esta información controla inmediatamente si existe algún negocio
en abierto que no recibe la atención debida.
En la ficha de la lista de marketing puede importar los
registros de la tabla de contactos, personas o potenciales
clientes.
Campañas
En las Campañas puede escoger las Listas de Marketing que va usar,
así como definir el plan de las visitas a efectuar. Puede crear una
campaña por correo electrónico, telemarketing o carta y decidir crear
luego las visitas/llamadas conforme al plan definido. A partir de la
ficha de la campaña es posible visualizar los negocios de las mismas o
crear un nuevo negocio.
Cuales son los negocios en abierto y sus visitas. El
objetivo es no dejar de prestar la debida atención a
los negocios en abierto.
Análisis de la información e informes de gestión
El módulo PHC CRM Comercial fue especialmente desarrollado para
aumentar los resultados de su Fuerza de Ventas.
Para tal, además de la gestión del día a día de la actividad comercial,
los análisis suministrarán al gestor más información para la toma de
decisiones, así como, cuales son las mejores acciones comerciales,
cuales las peores, cuales las propuestas sin visitas, etc.
Cartera de Potenciales Clientes
Puede crear la campaña por correo electrónico o carta.
Con la utilización gradual de este Software, va construyendo su cartera Después de una campaña hecha puede consultar las visitas
de potenciales clientes. Su reutilización en acciones comerciales pue- creadas o agregadas a la misma.
de constituir una excelente fuente de nuevos negocios. Por ejemplo,
en el relanzamiento de productos o en el lanzamiento de nuevos
productos, puede saber y enviar información a cada cliente potencial
que alguna vez mostró interés en aquel tipo de producto.
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7. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
Competidores/Concurrentes Agenda del vendedor
Tanto en los Negocios, Potenciales Clientes como en los Artículos, La agenda del vendedor puede ser alimentada por visitas en la
puede colocar información sobre sus competidores. Después en la fi- agenda o por seguimientos directos en la propia agenda. Esta agenda
cha de cada uno puede consultar información como un análisis SWOT puede ser mantenida y consultada tanto por el propio vendedor,
o el precio en el caso de los artículos. como por cualquier otra persona con acceso. De esta forma, podre-
mos tener citas en la agenda, por petición de clientes, o pedidas por el
respectivo Director. No obstante, es posible también determinar que
cada vendedor solo tenga acceso a sus propias citas, bien sea, en la
Agenda o en la pantalla de citas.
Si por casualidad existen rutas o circuitos constantes para ser alcan-
zados, el software puede generar automáticamente esas mismas
citas, para que el vendedor pueda consultar previamente lo que tiene
para hacer.
A partir de la ficha de un competidor, puede observar los
negocios, los potenciales clientes y los artículos a los que
asoció el mismo.
Integración Completa
Todas las áreas del programa están integradas entre sí, de esta forma,
a partir de la ficha del contacto puede consultar: las visitas efectuadas Puede consultar rápida y fácilmente su agenda.
por él, las perspectivas de negocio en abierto, las propuestas y precios
enviados, los productos vendidos, etc.
Puede visualizar e imprimir las visitas y citas por día o por semana.
La Agenda de Citas controla los festivos atribuyendo a esos días un
color diferente al de los restantes.
Tareas en abierto
Existen siempre una serie de tareas para ser ejecutadas, como por
ejemplo: llamar para hacer el seguimiento de un envío de propuesta,
preparar y enviar una propuesta, etc. Con esta funcionalidad del soft-
ware, el vendedor puede registrar las tareas que tiene para ejecutar,
para quien son y la fecha límite, pudiendo a continuación consultar
de una forma rápida todo lo que le falta hacer.
A partir de la ficha de un contacto, puede ob-
servar todos sus documentos y los productos
que ya le vendió, cuando y por cuanto.
Apoyo a las reuniones de ventas
Se reúne con sus vendedores regularmente y en ese momento nece-
sita de toda la información sobre la actividad comercial del periodo
en análisis, con este programa puede obtener para esa reunión, entre Puede definir una visita del tipo tarea, que sirve para alertar
las tareas y que tiene que realizarse, con información de
fechas: para quien y hasta cuando.
π las visitas realizadas;
π las perspectivas de negocio abiertas, perdidas, alteradas, etc.;
π las propuestas enviadas;
π las adjudicaciones realizadas;
π entre muchas otras posibilidades.
Aumentar la productividad del vendedor – Automatizar las
Actividades
Este módulo pretende, además del control del área comercial,
aumentar la productividad de los vendedores. Con este objetivo
podemos, no sólo administrar pormenorizadamente la agenda del
vendedor, sino también controlar las tareas que éste tiene en abierto
o las llamadas telefónicas que tiene aún por realizar.
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8. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
Llamadas telefónicas Gestión de eventos
Al contrario de utilizar papeles, los cuales con frecuencia se pierden, Para una correcta gestión de eventos y respectivas inscripciones.
podemos usar el registro de llamadas telefónicas. Así, siempre que un Posibilidad de creación de diversas características que posibilitan
cliente quiera llamar, queda registrado en el sistema la fecha, hora y posteriores análisis, como la creación de listas, quien es y quien se
asunto. Con esta funcionalidad el vendedor puede consultar las llamadas encuentra inscrito, quien compareció, etc.
a las que no dio respuesta y así mantener organizada esta área.
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9. PHCCRM CS DESCRIPTIVO
El Software PHC® es una herramienta imprescindible en la gestión es posible garantizar que se mantengan en el mismo formato las
de una empresa. Se trata de un software cuidadosamente estudiado funciones que aquí se describen. Si considera vital alguna función en
por usuarios reales y desarrollado a partir de sus consejos, junto con particular, por favor, confirme en la Demostración del Software qué
nuestra experiencia acumulada durante más de 20 años. es lo que necesita.
Todo su método de funcionamiento está orientado a mejorar el Para más información
rendimiento de las Empresas, aumentando la productividad de los Para saber más sobre este módulo puede consultar el site PHC en
colaboradores, minimizando los tiempos de trabajo y facilitando así www.phcsoftware.es
las tareas rutinarias.
Qué es PHC
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Angola y más de 23.600 clientes (110.000 usuarios) usando nuestro
Este documento tiene como objetivo describir las funciones del Software.
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PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. p. 11