la información contenida en este documento hace referencia a los conceptos y utilidad de un organigrama,manual de funciones y procedimientos junto al manual de archivo y correspondencia

1. ORGANIGRAMA Y
MANUALES
ELABORADO POR:
ADRIANA PÉREZ URBANO
MARÍA ISABEL MENESES
MARÍA YERALDÍN FIGUEROA
MARIANA ISABEL MUÑOZ

2. ORGANIGRAMA
• CONCEPTO:
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura
formal de una organización. Representan las unidades de la
organización en las que se han agrupado las funciones que se
llevan a cabo, así como también los niveles jerárquicos y las
líneas de autoridad correspondientes.

3. ALGUNAS DE SUS VENTAJAS SON:
 permite conocer la estructura de la organización.
 cada individuo que trabaja en ella puede tener clara visión
de la posición de su rol dentro del conjunto y de sus
posibilidades de ascenso.
 se pueden detectar fallas: como que un cargo dependa de
dos o más personas o que dos o más cargos ejerzan la misma
función.

4. USO DEL ORGANIGRAMA
Como instrumentos de organización y claridad dentro de una entidad,
los organigramas proporcionan una imagen fresca y actualizada de las
funciones administrativas.
 La división de funciones.
 Los niveles jerárquicos.
 Las líneas de autoridad y responsabilidad.
 Los canales formales de la comunicación.
 La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
 Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
 Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa
en cada departamento o sección de la misma.

5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
FUNCIONES

7. MANUAL DE FUNCIONES:
• Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario
en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas.

9. MANUAL DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
• El Manual de Archivo y Correspondencia, contiene los principios
básicos establecidos en la Ley 594 de 2000, por lo que se hace
necesario velar por el estricto cumplimiento de las normas y
procedimientos contemplados en él y por su actualización
permanente.
• El Manual de Archivo y Correspondencia tiene por objetivos
establecer la reglamentación que permita la adecuada
administración documental en materia de trámite y su
correspondiente archivo en la Entidad.