O documento descreve os principais métodos de arquivamento de documentos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. Explica que o método alfabético organiza documentos por nome, o numérico por número e o ideográfico por assunto. Fornece detalhes sobre como cada método funciona e quando é mais apropriado ser utilizado.
2. Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras
utilizadas para colocar documentos em ordem em um
arquivo.
Métodos de
Arquivamento
Os métodos mais comuns e mais utilizados são:
alfabético, geográfico, Numérico e ideográfico.
Cada método tem suas particularidades,a
saber:
3. Métodos de Arquivamento
Alfabético
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado
para a organização dos documentos e a sua posterior
localização é o nome.
Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como
vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar
um grande volume de informações, é comum a ocorrência de
erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande
variedade de grafia dos nomes.
4. Métodos de Arquivamento
Numérico Simples
É um método de acesso indireto que baseia-se
em atribuir códigos numéricos aos documentos.
O método numérico simples é adotado quando a
organização é feita pelo número do documento
ou da pasta em que este foi arquivado.
É um método muito utilizado na organização de
prontuários médicos, pastas de funcionários,
processos e filmes.
5. Métodos de Arquivamentos
Ideográficos
O método ideográfico é utilizado quando
a ordenação dos documentos é feita por
assunto. É também um método muito
utilizado no dia-a-dia das instituições.
Entre do métodos básicos de arquivamento,
encontram-se os métodos ideográficos ou por
assuntos, que podem ser alfabéticos ou numéricos.