1. ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON
WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP
FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
BOGOTÁ, D.C.
2007
1

2. ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON
WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA
Informe final de las Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último
requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público
ASESOR ESAP
LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTINEZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP
FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
BOGOTÁ D.C. 2007
2

3. CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1
1. ESCRIPCIÓN DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON
DONDE SE REALIZARA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 2
1.1 SECRETARIA DE GOBIERNO 3
1.1.1 ESTRUCTURA SECRETARIA DE GOBIERNO 4
DISTRITAL
1.2 ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON 6
1.2.1 ESTRUCTURA DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON 6
2. OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 8
2.1 OBJETIVO GENERAL 8
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 8
2.3 RESULTADOS ESPERADOS 8
3. MARCO DE REFERENCIA 9
3.1 MARCO TEORICO 9
3.1.2 ARCHIVOS DE GESTIÓN 10
3.2 MARCO CONCEPTUAL 11
3.3 MARCO JURIDICO 16
3.3.1 CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA 16
3.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS
EN CODIGOS COLOMBIANOS 16
3.3.3 LEYES 17
3.3.4 DECRETOS 18
3

4. 3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION 20
3.3.5 COBERTURA DE LA NORMA 22
4. METODOLOGIA 25
4.1 PASOS METODOLOGICOS 26
II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
5. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA
ADMINISTRATIVA 29
5.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS
DE DOCUMENTOS DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON 29
5.1.1 ALCALDE LOCAL 29
5.1.2 DESPACHO DEL ALCALDE LOCAL 32
5.1.3 JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL 33
5.1.4 GRUPO DE GESTION JURIDICA 34
5.1.5 INSPECCION DE POLICIA 35
5.1.6 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 37
6. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCION DOCUMENTAL 39
6.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 41
6.2 COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL 40
6.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVO DE GESTION 43
6.3.1 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DE
DOCUMENTAL 43
7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y APLICACION
DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 44
7.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL 44
4

5. RECOMENDACIONES 71
CONCLUSIONES 72
BIBLIOGRAFIA 73
ANEXOS 75
5

6. LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Ciclo vital del documento 15
Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldías locales
por orden alfabetico 45
6

7. LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital 4
Figura 2. Organograma Alcaldía Local de Fontibón 6
7

8. LISTA DE ANEXOS
Pág.
A. ACUERDO No. 9 (Octubre 18 de 1995) 1
B. ACUERDO Nº 006 (Febrero 7 de 1996) 3
C. ACUERDO Nº 038 (septiembre 20 de 2002) 5
D. ACUERDO Nº 046 (mayo 5 de 2000) 12
E. ACUERDO Nº 039 ( octubre 31 de 2002) 16
F. DECRETO Nº 1382 ( agosto 18 de 1995) 20
G. FORMATO DE ENCUESTA 22
H. INFORMACIÓN GENERAL 23
I. CAPACITACIÓN 25
J. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 26
K. TRANSFERENCIAS 27
L. DISPOSICIÓN FINAL 28
M. FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 29
8

9. INTRODUCCION
Para la elaboración de este trabajo se involucran una serie de procesos y
mecanismos de investigación tanto al interior como exterior de la Alcaldía Local de
Fontibón, haciendo el análisis, la identificación, la valoración y clasificación de los
documentos producidos por la entidad como los que recibe cotidianamente de otras
entidades al igual de los que recibe de la ciudadanía en general.
Es por esto que la aplicación de las Tablas de Retención Documental conlleva al
buen manejo documental garantizando la moralidad, celeridad transparencia y
eficacia en la Administración Pública.
Dada su importancia, el presente trabajo se dedicará al rediseño y aplicación de las
Tablas de Retención Documental para la Alcaldía local de Fontibón, básicamente
referido a la Ley General de Archivos (594 de 2000) y al Acuerdo número 39 de
2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que regula el
Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. 1
Por tal motivo, de una parte, los Archivos hacen suyos los fines esenciales del
Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, y de otra, facilita a
la comunidad el control de las decisiones que la afectan. Los archivos son
importantes para la Administración y la Cultura porque resultan imprescindibles para
la toma de decisiones basadas en antecedentes, y pasada su vigencia, dichos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
De conformidad con la Ley 594 de 2000, se entiende por ARCHIVO el conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública en el transcurso de su gestión y
conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce. Se entiende por función archivística la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación, la historia y la
cultura en general.
El Archivo General de la Nación, suprema autoridad del Sistema Nacional de
Archivos, es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el
patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.
La conceptualización que aquí se ofrece, parte de unas consideraciones generales
sobre los antecedentes, justificación e importancia, de las Tablas de retención
Documental, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos,
consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y
flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos .
1
Reglamento General de Archivos ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
9

10. Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y
elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la
debida orientación para la implementación, de las Tablas de Retención Documental
de acuerdo con las particularidades del desarrollo de la gestión documental en la
Alcaldía Local de Fontibón.
Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley, es una orientación para la
aplicación de las tablas de Retención Documental tomando como bas e el instructivo
de aplicación que se encuentra. En el capítulo cinco del presente trabajo.
10

11. I PARTE
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
La practica Administrativa resulta relevante dado el valor legal, administrativo y
fiscal de los documentos activos como la interlocución constante entre la sociedad
civil y los gestores de lo público, donde se hace necesario la interpretación de la
Alcaldía local de Fontibón frente a los nuevos retos de la Administración Pública que
se tienen ante los ciclos documentales es decir: la creación, el procesamiento
técnico, o almacenamiento y la difusión de la información.
Por esto es necesario estandarizar la producción de documentos desde las Tablas
de Retención Documental para regular el sistema interno del archivo de la Alcaldía
Local de Fontibón en esperas de lograr un eficiente y efectivo manejo a toda la
documentación producida como la que se recibe de manera regular, de forma tal
que de cumplimiento a la política archivista del país, estipulada en la Ley 594 de
2000 (ley de archivos) y la normatividad que se encuentra en vigencia.
1. DESCRIPCIPON DE LA LOCALIDAD NOVENA DE FONTIBON DONDE SE
REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA2
2
AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogotá en veinte fragmentos U.J.T.L
11

12. Una localidad es una división política, administrativa y territorial municipal, con
competencias claras y criterios de financiación y aplicación de recursos, creada por
el Concejo Municipal a iniciativa del alcalde respectivo, con el fin atender de la
manera más eficaz las necesidades de esa porción del territorio.
Bogotá inició su camino a la definición de sus localidades cuando mediante Acuerdo
26 de 1972 se dividió de acuerdo con la población que tenía en el momento en 18
localidades; más adelante, en 1987 mediante Acuerdo 08 de ese año se dividió en
19 y por último mediante Acuerdo 02 de 1992 en 20 localidades así: 1. Usaquén, 2.
Chapinero, 3. Santafé, 4. San Cristóbal, 5. Usme, 6. Tunjuelito, 7. Bosa, 8.
Kennedy, 9. Fontibón, 10. Engativa, 11. Suba, 12. Barrios Unidos, 13. Teusaquillo,
14. Mártires, 15. Antonio Nariño, 16. Puente Aranda, 17. Candelaria, 18. Rafael
Uribe, 19. Ciudad Bolívar y 20. Sumapaz.
Fontibón deriva su nombre del vocablo indígena Huntia que significa, “poderoso
capitán”, luego se llamó Hontibón, Ontibón y Fontibón. El nombre original fue dado
por el cacique Hyntiba quien estaba supeditado al zipa que tenía su residencia en
Bacatá. La población que dirigía el cacique Hyntiba estaba en una de las áreas más
importantes de la sabana debido a su número de miembros. Fontibón fue codiciado
por Don Gonzalo Jiménez de Quesada quien lo solicitó para sí ante el Rey; también
fue requerido de manera ex haustiva por don Pedro de Colmenares el primero que
construyó casa de tapia y teja de barro, hacia 1560.
Hacia 1594 llegan a la zona los padres franciscanos. En 1599 el arzobispo
Loboguerrero ordena desterrar a 80 sacerdotes chibchas; en 1606 se inicia una
campaña de catequización a la población indígena y se prohibe bajo pena de
excomunión a blancos, mestizos y mulatos, la consulta a chamanes.
En 1608 celebran por primera vez en la Nueva Granada la fiesta del “Corpus Cristi”
que se continúa guardando hasta nuestros días. Fontibón fue epicentro del choque
de dos culturas, la española, monoteísta y la chibcha, politeísta. De ese encuentro
surgieron los valores religiosos que marcan la idiosincrasia mestiza de nuestra
gente. El oidor don Francisco de Anuncibay construyó un puente para unir a
Fontibón con Santa Fe. Según el decir de las gentes ese puente se construyó para
facilitar el paso del oidor en sus visitas a su novia, doña Jerónima de Olaya.
Más tarde, durante la colonia y gran parte de la república, se construyó una vía de
tierra con el fin de unir a Fontibón con la capital, conocida hoy como la calle 13, o
“Avenida Jiménez” principal arteria entre el oriente y suroccidente de la capital.
La ubicación del poblamiento principal de Fontibón era la misma de la actual
población en el contorno de la plaza y la iglesia y de sus capitanías hacia el norte
(hoy barrios Azul y Capellanía) y sobre el camino a Engativá y otras hacia Puente
Grande.
Fontibón se formó a nivel de 13 capitanías que posteriormente tomaron el nombre
de parcialidades y luego veredas. Debido a esta distribución se dificultaba el
proceso de adoctrinamiento por lo cual se agruparon en un solo poblamiento
llamado nuevo pueblo de indios. Este poblamiento pasó a ser doctrina y curato,
luego parroquia de blancos, Distrito Parroquial, Municipio y finalmente ciudadela
anexa a Bogotá.
12

13. El 17 de diciembre de 1954 con la creación del Distrito Especial de Bogotá, se
anexaron a Bogotá seis municipios circunvecinos entre ellos Fontibón, quedando
así el parroquial Fontibón de 1930 y 1945 incorporado a la ciudad.
El Acuerdo 26 de 1972 crea dieciséis Alcaldías Menores del Distrito Especial de
Bogotá, pasando Fontibón a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcaldía
Menor de Fontibón, administrada por el Alcalde Menor correspondiéndole como
nomenclatura el número 9, con límites determinados, y siendo ratificada mediante el
Acuerdo 8 de 1977.
En 1986 se legalizaron once barrios residenciales y desarrollos industriales
localizados entre la Avenida del Centenario y el Río Bogotá. Posteriormente, la
Constitución de 1991 le da a Bogotá el carácter de Distrito Capital; en 1992 la Ley
1a reglamenta las funciones de las Junta Administradora Local, de los Fondos de
Desarrollo Local y de los Alcaldes Locales, y determino la asignación presupuestal.
Mediante los acuerdos 2 y 6 de 1992, el Concejo Distrital, definió el número, la
jurisdicción y las competencias de las JAL.
Bajo esta normativa, se constituyó la localidad de Fontibón, conservando sus límites
y nomenclatura, administrada por el Alcalde Local y la Junta Administradora Local,
con un total de nueve Ediles.
Finalmente, el Decreto - Ley 1421 determina el régimen político, administrativo y
fiscal bajo el cual operan hasta hoy las localidades del distrito.
1.1 SECRETARIA DE GOBIERNO
La Secretaría General fue creada por el Decreto Ley 3133/68, “Por el cual se
reforma la organización administrativa del distrito especial de Bogotá”, normativa
que hizo parte de la conocida Reforma Administrativa del 68. Sin embargo, no le
otorgó funciones específicas diferentes a la Secretaría de la Junta Asesora y de
Contratos. Posteriormente, su estructura interna fue adoptada y modificada en
múltiples ocasiones por decreto distrital.3
1.1.1 Estructura de la Secretaría de Gobierno Distrital
De conformidad con el Estatuto Orgánico de Bogotá, Decreto Ley 1421/93, su
estructura esa determinada por el Decreto 539 DE 2006 Por el cual se determina el
objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital de
Gobierno y se dictan otras disposiciones. En su artículo tercero determina:
Artículo 3. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones y objetivo, la
estructura organizacional de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital será la
siguiente:
Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital
3. Alcaldía Mayor de Bogotá (Secretaría Distrital de Gobierno)
13

14. Fuente. SECRETARÍA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co Decreto 539 de 2006
1.1. Alcaldías Locales
1.2. Oficina de Asuntos Disciplinarios
1.3. Oficina de Control Interno
1.4. Oficina Asesora de Jurídica
1.5. Dirección de Gestión Humana
1.6. Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico
1.7. Dirección de Prevención y Atención de Emergencias
1.8. Consejo de Justicia
2. Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano
2.1. Dirección de Apoyo a Localidades
2.2. Dirección Ejecutiva Local
3. Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana
3.1. Dirección de Seguridad
3.2. Dirección de Derechos Humanos y Apoyo a la Justicia
14

15. 3.3. Dirección de la Cárcel Distrital
4. Subsecretaría de Planeación y Gestión
4.1. Dirección de Planeación y Sistemas de Información
4.2. Dirección Administrativa
4.3. Dirección Financiera
1.2 ALCALDÍA LOCAL DE FONTIBÓN
Fontibón toma el nombre de localidad bajo lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972
pasando este a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcaldía Menor de
Fontibón siendo catalogada como la localidad novena (9ª) de dieciséis que
ocupaban en ese momento el Distrito Capital, as í como la posterior creación e
inclusión de las otras cuatro localidades completando así las actuales veinte
localidades que conforman el Distrito Capital, siendo ratificada mediante el Acuerdo
8 de 1977. Es solo hasta la Ley 1ª de 19924 que se le da a Bogotá el carácter de
Distrito Capital, se establecen las funciones de las Juntas Administradoras Locales,
de los Fondos de Desarrollo Local, de los Alcaldes Locales y determina las
asignaciones presupuestales necesarias mediante los Acuerdos 2 y 6 de 1992, el
Concejo Distrital, definió el número, la jurisdicción y las competencias de las JAL.
1.2.1 Estructura de la Alcaldía Local de Fontibón
Según lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972 y la ley 1ªde 1992, esta
determinada de la siguiente manera:
Figura 2. Organigrama Alcaldía Local de Fontibón.
4
Ley 1ª de 1992 Por la cual se provee a la organización y funcionamiento de las JAL y demás
disposiciones.
15

16. Consejo Local de Gobierno
Alcalde Local de Fontibón Junta
Administradora
Local
Consejo Local de
Planeación Secretaria de
Despacho
Divulgación y
Prensa
Coordinación de Gestión Coordinación de Gestión Normativa
Administrativa y Financiera y Jurídica
Fondo de Desarrollo Local Secretaria
Asesoría General de Asesoría
de Obras Inspecciones Jurídica
Planeación
Presupuesto
Gestion AmbientaL
Centro de Atenciòn Contabilidad
al Ciudadano
Archivo, Radicación
Almacén
y
Correspondencia
Jurídica
Sistemas
Fuente: Secretaria de Despacho ALF
1. Despacho del Alcalde Local
1.1 Concejo Local de Gobierno
1.2 Concejo Local de planeación
1.3 Divulgación y prensa
1.4 Secretaria de Despacho
2. Junta Administradora Local
3. Coordinación Administrativa y Financiera
3.1 Oficina de Planeación Local
3.2 Gestión Ambiental
3.3 Centro de Atención al Ciudadano
3.4 Archivo, Radicación y Correspondencia
3.5 Fondo de Desarrollo Local
3.5.1 Presupuesto
3.5.2 Contabilidad
3.5.3 Almacén
3.5.4 Jurídica
3.5.5 Sistemas
4. Coordinación de Gestión Normativa y Jurídica
4.1 Asesoría de obras
4.2 Secretaría General de Inspecciones
4.3 Asesoría Jurídica
16

17. La aplicación de las Tablas de Retención Documental es de vital importancia en
cada una de las dependencias de la Alcaldía Local de Fontibón, puesto que deben
cumplir de manera perm anente con los procesos de identificación, valoración,
selección y eliminación documental, entre otros. Así se logrará un mayor control
sobre todos los documentos producidos como también el ahorro de tiempo en la
búsqueda y ubicación de los documentos. Esta práctica pretende contribuir a que la
gestión documental sea asimilada por cada uno de los funcionarios de la entidad de
una manera sencilla y eficaz respondiendo así a los desafíos de la archivística
moderna.
2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
2.1 General
Elaborar el estudio técnico para actualizar y aplicar las Tablas de Retención
Documental para la Alcaldía Local de Fontibón en concordancia con los procesos
adelantados por el Archivo General de la Nación.
2.2. Específicos
2.2.1 Elaborar el diagnóstico documental de la Alcaldía Local de Fontibón.
2.2.2 Rediseñar y aplicar las tablas de Retención Documental en cada una de las
dependencias en que se divide la Alcaldía Local de Fontibón.
2.2.3 Elaborar el instructivo para la puesta en marcha de las Tablas de Retención
Documental.
2.2.4 Recopilar la normatividad relacionada con la producción documental para su
aplicación en el archivo de gestión de la Alcaldía Local de Fontibón.
2.3 Resultados Esperados
Se aspira que la actualización de las Tablas de Retención Documental proporcione
los mecanismos de integración, participación y mejoramiento del área de Archivo,
este proceso será la herramienta base para establecer un plan de contingencia que
tenga como meta la actualización del sistema de información de la Alcaldía Local de
Fontibón. Arrojando como producto:
• La Promoción de la organización de los documentos a partir del concepto de
Archivo Total.
• Clasificación de la documentación producida por cada dependencia de la
Alcaldía Local de Fontibón.
• Facilitar el control respecto a la producción y trámite documental.
• Selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
17

18. 3. MARCO DE REFERENCIA
3.1 MARCO TEÓRICO
De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nación,
indica que: "Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en
cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos."
La elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental es una labor
que como la norma lo indica, todas las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar también
en cualquier otra organizac ión sin importar su naturaleza orgánica-funcional.
La categorización de los Archivos, atendiendo a su jurisdicción y competencia, se
clasifican en:
• Archivo General de la Nación
• Archivo General del Departamento
• Archivo General del Municipio
• Archivo General del Distrito
Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de Entidades del Orden Nacional
b) Archivos de Entidades del Orden Departamental
c) Archivos de Entidades del Orden Distrital
d) Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
e) Archivos de Entidades del Orden Municipal
f) Archivos de Entidades de Orden Local
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los
desarrolle.
Los Archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva
b) Archivos de la Rama Legislativa
c) Archivos de la Rama Judicial
d) Archivos de los Organismos de Control
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
3.1.2 Archivos de Gestión
18

19. El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación
en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las
soliciten.
Funciones del Archivo de Gestión
Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la
administración de los Archivos de Gestión, se encuentran:
♦ Organizar y conservar la documentación en trámite.
♦ Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.
♦ Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Archivo Central y las
oficinas de Planeación de la entidad.
♦ Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.
♦ Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas
expuestas.
♦ Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el
Comité de Archivos.
Importancia de los Archivos de Gestión
♦ Fuente de consulta para la toma de decisiones.
♦ Fuente para testimoniar acciones.
♦ Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total).
♦ Gestor de la modernización administrativa.
Dada la importancia en la organización de los archivos de gestión dentro de un
sistema institucional de archivos, se hace necesario, antes de abordar el proceso
de aplicación de la tabla de retención documental en la Alcaldía Local de Fontibón,
es necesario observar algunas consideraciones generales sobre este instrumento.
3.2 MARCO CONCEPTUAL5
5
Los términos precedidos por un asterisco (*) no están incluidos en el Reglamento General de
Archivos o estando registrados en él, se emplean con alcances diferentes
19

20. Mediante la Ley 594 de 2000 se dictó el Estatuto General de Archivos con el objeto
de establecer las reglas y principios que orientan la función archivística del Estado,
cuyo ámbito de aplicación comprende la Administración Pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos señalados en las misma Ley. Así, los servidores públicos son
responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y
los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo Privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
*Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites
regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad
administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten
desarrollar las funciones asignadas.
*Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación,
Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.
Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
*Asiento: Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades
de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
*Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que
trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción
administrativa.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.(ver figura 3)
*Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las
series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección)
de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Comité Asesor: Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas
afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos
como técnicos.
20

21. Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las
políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del Archivo General de la
Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de
los documentos y con la evaluación de las TRD.
Comité Evaluador de Documentos del Departamento: Órgano asesor del
Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al
valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retención
Documental de los organismos del orden departamental.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
*Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,
constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.
*Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines
administrativos.
*Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte
de las series documentales de las oficinas.
*Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel necesario para el
funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial
garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de
su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
*Documento Facilitativo: Es aquel de carácter administrativo común a cualquier
institución y que cumple funciones de apoyo.
*Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines
administrativos y legales.
*Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
*Disposición final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo
vital, resultado de la valoración con miras a su conserva ción permanente, a su
eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han
perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una
Unidad Archivística.
Eliminación de documentos: (Art. 25 del Reglamento General de Archivos) Es la
destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,
21

22. legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia
para la ciencia y la tecnología.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
*Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales
representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la
selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos,
temáticos, entre otros.
Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
*Pieza Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias
para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre
otros, un acta, un oficio, un informe.
*Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Registro de Entrada: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.
*Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación
parcial de la documentación, por medio de muestreo.
*Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
*Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie
por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.
*Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Las Tablas de Retención, pueden ser generales o específicas de acuerdo con la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos,
por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas
22

23. hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo:
Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.
Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son
generales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo:
Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.
*Tipo documental: Unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).
Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad Archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad
archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una
carpeta, un libro o un tomo.
Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios,
formando un expediente.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en
el asunto.
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos
que tienen este valor se conservan permanentemente.
*Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios
y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
Cuadro 1. Ciclo Vital del documento
23

24. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN
GESTIÓ CENTRAL HISTÓ
HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva
Valores Valores
Primarios secundarios
üAdministrativo üHistórico
üLegal üCultural
üFiscal ü Investigación
üContable ü Científico
üTécnico
Fuente: Archivo General de la Nación.
En el ciclo vital del documento, se aprecia las etapas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina -Archivo de Gestión-, y
su conservación temporal - Archivo Central-, hasta su eliminación o integración a un
Archivo Permanente -Archivo Histórico-.
3.3 MARCO JURÍDICO
“La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y
el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la
normatividad que regule su labor.
La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta
indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y
el carácter de bien cultural de los archivos históricos.
El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente
ligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propios
orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y más
exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del concepto
mismo del poder público”. 6
Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del
Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el
6
Jorge Palacios Preciado
Director
Archivo General de la Nación de Colombia
24

25. derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros,
son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la
Política Archivística en el país.
La normatividad correspondiente a la Administración de Archivos, para su posterior
desarrollo, esta determinada por las siguientes normas archiví sticas especificas.
3.3.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
(Artículo 15) derecho a la intimidad, (Artículo 23) derecho a la información, (Artículo
72) El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado, (Artículo
74) acceso libre a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.
3.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CÓDIGOS COLOMBIANOS
Código de Procedimiento Civil: Artículos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264,
268,269, 272, 273, 279, 281, 282.
Código Penal: Artículos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294,
309, 192, 194
Código Procedimiento Penal: Artículos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262,
263, 264, 265, 275
Código Contencioso Administrativo: Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110
Código de Comercio: Artículos 19,27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69,70,
619
Código Sustantivo del Trabajo: Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,
489
3.3.3 LEYES
LEY 4 DE 1993 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir
inventariados los documentos de los archivos.
LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico.
LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios.
LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.
LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio
cultural.
LEY 163 DE 1959 Sobre protección de patrimonio cultural.
LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.
LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clínicas.
25

26. LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor.
LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y
transferencia ilegal de los bienes culturales.
LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos
tributarios.
LEY 31 de 1992 (Art.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos
de la República.
LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.
LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.
LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios públicos.
LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organización y funcionamiento de los municipios.
LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ).
LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la
Administración de Justicia (Art.95).
LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental.
Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las
respectivas T.R.D.
LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo
35 numeral 8,13 y 21).
LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiera (Artículo 22).
3.3.4 DECRETOS
Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor
probatorio.
26

27. Decreto 3354 de 1954 Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y
prohíbe la incineración de documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación
del patrimonio histórico, artístico, monumentos.
Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)
Decreto 1260 de 1970 Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al
16).
Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a
los archivos. (Artículos 1 a 5)
Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Art.
633)
Decreto 1798 de 1990 Conservación de libros y papeles de los comerciantes.
(Artículos 31 a 33)
Decreto 2126 de 1992 Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores
(Artículo 51)
Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96)
Decreto 2620 de 1993 Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios
tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Decreto 2649 de 1993 Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134)
Decreto 855 de 1994 Contratación Pública (Artículo 3)
Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo
11)
Decreto 1584 de 1994 Documentación e información estrictamente indispensable.
Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de
Comercio.
Decreto 1382 de 1995 Tablas de retención documental y transferencias al Archivo
General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama
Ejecutiva.
Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticación de documentos originales y uso de
sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad
tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías
para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas
electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y
29).
27

28. Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62)
Decreto 1094 de 1996 Facturas Electrónicas.
Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de
los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 1725 de 1997 División de documentos DIAN. (Artículo 54)
Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9
información laboral empleados).
Decreto 254 de 2000 Expide el régimen para la liquidación de las Entidades
Públicas del Orden Nacional (Artículo 39)
Decreto 2170 de 2002 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y
Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley
527 de 1999.
Decreto 190 de 2003 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11,
Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II
“Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.
Decreto 1145 de 2004 Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema
General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia
de las hojas de vida. (Artículo 12)
Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a
las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa
administrativa.
Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los
Archivos en Colombia.
Decreto 4124 de 2004 Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,
y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Decreto 1227 de 2005 Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera
Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.
Decreto 564 de 2006 Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias
Urbanísticas. (Art.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia
urbanística otorgada).
3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION
Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el
Acuerdo 7 de junio de 1994.
28

29. Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prórroga el plazo establecido en el Decreto
1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los
organismos nacionales.
Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la organización de
fondos acumulados.
Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el comité Evaluador de Documentos del
Archivo General de la Nación.
Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de
Archivos
Acuerdo 08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General
de la Nación.
Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de la Tablas de Retención
Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación,
ordenado por el Decreto 1382 de 1995
Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de
documentos.
Acuerdo 12 de 1995 Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994
“Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”
Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del
31 de octubre de 2002 Integración Comité de Archivo de las entidades públicas en
proceso de liquidación.
Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan
disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio.
Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General
de la Nación.
Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de
junio de 1994 “Reglamento General de Archivos” Órganos de Dirección,
Coordinación y Asesorías
Acuerdo 027-2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994
Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, Reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre
Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.
Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de
las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de
2000.
Acuerdo 41 de 2002 Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las
entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su
parágrafo, de la Ley 594 de 2000.
29

30. Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos
21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 47 de 2000 Desarrolla el artículo 43 del capítulo V Acceso a los
Documentos del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos
“Restricciones por razones de Conservación”.
Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de
documentos...”del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva,
conservación y restauración documental.
Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de
Documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”
Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artículo 49 del título VII “Conservación de
documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de
deterioro de los documentos de arc hivos y situaciones de riesgo”
Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artículo 45 “Requisitos para la Consulta”, del
capítulo 5 “Acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento General de
Archivos.
Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas
Acuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de 2000
3.3.6 COBERTURA DE LA NORMA
Rama Ejecutiva
Del sector central
Presidencia de la República
Vicepresidencia de la República
Ministerios
Empresas Industriales y Comerciales del Estado
Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales con
Personería Jurídica
Del sector descentralizado por servicios
Empresas Sociales del Estado
Empresas Oficiales de Servicios Públicos Domiciliarios
Institutos Científicos y Tecnológicos
Sociedades Publicas
Sociedades de Economía Mixta
Entidades Administrativas Nacionales con Personería Jurídica, Autonomía
Administrativa y Patrimonio propio
Rama legislativa
30

31. Congreso de la República
Senado de la República
Cámara de Representantes
Asambleas Departamentales
Consejos Municipales
Rama Judicial
Fiscalía General de la Nación
Consejo Superior de la Judicatura
Jurisdicción Ordinaria
Corte Suprema de Justicia
Tribunales Superiores de Distrito Judicial
Juzgados
Jurisdicción Contencioso-Administrativa
Consejo de Estado
Tribunales Administrativos
Juzgados Administrativos
Jurisdicción Constitucional
Corte Constitucional
Jurisdicciones Especiales
Jurisdicción Especial para los Pueblos Indígenas
Jurisdicción de Paz
Ministerio Puúblico
Procuraduría General de la Nación
Procuradurías Regionales
Procuradurías Departamentales
Procuradurías Distritales
Defensoría del Pueblo
Personerías Municipales
Órganos de Control Fiscal
Contraloría General de la República
Contraloría Departamentales
Contralorías Distritales y Municipales
Contaduría General de la Nación
Auditoria General de la República
Organización Electoral
Consejo Nacional Electoral
Registraduría Nacional del Estado Civil
Delegaciones Departamentales
Registradurías Distritales y Municipales
Organización Territorial
31

32. Departamentos
Municipios
Distritos
Territorios Indígenas
Entidades descentralizadas locales
4. METODOLOGÍA
La metodologia a seguir se encuentra en concordancia con el manual de Tablas de
Retención Documental y Transferencias Documentales del Archivo General de la
Nación, con El decreto 1382 de 1995, que establece la obligatoriedad de las
entidades del orden nacional, del nivel central, de presentar las Tablas de Retención
Documental al Archivo General de la Nación entidad creada mediante la Ley 80/89,
como ente rector de la política archivística a nivel nacional.
La Ley 594 de 2000, que establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las
entidades del estado, de “elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención
Documental”. Desarrollado por el Acuerdo número 39 de 2002 emanado del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
La Circular 001 de 2001 del Archivo General de la Nación, donde establece como
plazo máximo para la presentación de las Tablas de Retención Documental, al ente
respectivo, noviembre de 2002. En concordancia con esta norma, la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, expidió la circular 041 de 2001.
Con base en lo anteriormente señalado se pretende; establecer parámetros para la
producción de documentos y rediseñar un programa institucional de gestión
documental, mediante el establecimiento de lineamientos internos para la
generación, manejo y control de los documentos, que permitirá una mayor
organización tanto del archivo de gestión como del archivo inactivo.
32

33. La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la
estructura orgánico-funcional de la Alcaldía Local de Fontibón como entidad
productora y receptora de documentos , con el fin de identificar las series y
subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la
Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o
propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias
correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de
oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y
las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental,
avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia
correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución,
con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
4.1 Pasos metodológicos7
En la elaboración de las TRD se contemplan cinco etapas:
1. Investigación preliminar de la Alcaldía Local de Fontibón.
Haciendo énfasis en la relación que tiene cada dependencia con la producción y
recepción documental. Destacándose la recolección como el análisis de la
información.
2. Compilación de la información institucional
Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y
cambios estructurales de la Alcaldía Local de Fontibón (decretos, acuerdos,
resoluciones.) como entidad que se encuentra a cargo de la Secretaria Distrital de
Gobierno.
Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de
procedimientos.
Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y
asignación de funciones.
3. Revisión de las oficinas productoras de la información
Identific ación y definición de unidades documentales.
Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de
procedimientos de las dependencias.
Identificación de valores primarios de la documentación.
Interpretación de la información rec olectada
Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
7
Acuerdo 39 de 2002 Archivo General de la Nación
33

34. 4. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental
- Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como
punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia. Las TRD se presentaran acompañadas de una introducción y de los
anexos que sustenten el proceso de elaboración que aseguren su comprensión y
aplicación.
Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del
Comité de Archivo de la Alcaldía Local de Fontibón.
Ya elaboradas las tablas de retención Documental se debe hacer su difusión
indicando:
• Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
• Instructivo para su aplicación
• Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con
la TRD de cada oficina.
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención
Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de
inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
5. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.
La unidad de Archivo de la Alcaldía Local de Fontibón establecerá un cronograma
de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención
Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para
atender las modificac iones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento
o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo
de la Alcaldía y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
34

35. II PARTE
RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
5. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS DE LA PRACTICA
ADMINISTRATIVA
En concordancia con el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo General de la Nación y la
metodología propuesta en este documento encaminado al objetivo primordial de
35

36. esta practica administrativa como es; Elaborar el estudio técnico para actualizar y
aplicar las Tablas de Retención Documental para la Alcaldía Local de Fontibón.
Se identificaron las dependencias de la Alcaldía Local de Fontibón, así como cada
uno de los grupos de trabajo insertados en la estructura administrativa basados en
la Resolución 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretaría de Gobierno de
Bogotá.
Se logró recopilar toda la normatividad vigente en el tema de gestión documental
como lo concerniente a las Tablas de Retención Documental. Seguidamente se
procedió a realizar el instructivo con el cual será de mayor facilidad, el manejo de la
información por cada uno de los funcionarios de la Alcaldía; Con esto se obtendrán
óptimos resultados a la hora de involucrar a la Alcaldía Local de Fontibón en los
procesos de gestión documental basados en las directrices impartidas por el
Archivo General de la Nación como el de las normas Distritales estipuladas por el
Archivo de Bogotá.
Durante el proceso de esta práctica administrativa se detectaron dificultades
relacionadas con la gestión documental, ya que la Alcaldía Local de Fontibón no
cuenta hasta el momento con el comité de Archivo, encargado de formular las
directrices a seguir por cada una de las dependencias de la entidad. Esta falencia
no permite tener los lineamientos necesarios frente a la entrega de documentos que
se realiza de manera periódica al Archivo Central como tampoco ha permitido la
generalización de conceptos archivísticos ni la debida implementación de las Tablas
e Retención Documental.
Para la presentación de las Tablas de Retención documental en la Alcaldía Local de
Fontibón es necesario conocer detalladamente el manual de funciones de cada una
de sus dependencias, a continuación se presenta esta información para acercarse
al esquema que maneja la Alcaldía como entidad directamente dependiente de la
Secretaría de Gobierno Distrital.
5.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS
DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON
5.1.1 Acalde Local
Corresponde al Alcalde Local el ejercicio de las atribuciones que le confiere el
artículo 86 del Decreto Ley 1421 de 1993 y demás que le asignen la Constitución, la
Ley 1 de 1992, la Resolución 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretaría de
Gobierno de Bogotá; Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y de
Competencias Laborales para los em pleos de la Planta de Personal de la Secretaría
de Gobierno de Bogotá, D.C. Son atribuciones del Alcalde Local:
• Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, las demás normas nacionales
aplicables, los acuerdos Distritales y locales y las decisiones de las
autoridades Distritales.
• Reglamentar los respectivos acuerdos locales.
36

37. • Cumplir las funciones que les fijen y deleguen el Concejo, el Alcalde Mayor,
las juntas administradoras locales y otras autoridades Distritales.
• Coordinar la acción administrativa del Distrito en la localidad.
• Propender por la tranquilidad y seguridad ciudadanas conforme a las
disposiciones vigentes , contribuir a la conservación del orden público en su
localidad y con la ayuda de las autoridades nacionales y Distritales,
restablecerlo cuando fuere turbado.
• Vigilar el cumplimiento de las normas vigentes sobre el desarrollo urbano,
uso del suelo y reforma urbana. De acuerdo con éstas mismas normas
expedir o negar los permisos de funcionamiento que soliciten los particulares.
• Dictar los actos y ejecutar las operaciones necesarias para la protección,
recuperación y conservación del espacio público, el patrimonio cultural
arquitectónico e histórico, los monumentos de la localidad, los recursos
naturales y el ambiente, con sujeción a la ley, a las normas nacionales
aplicables y a los acuerdos Distritales y locales.
• Conceptuar ante el Secretario de Gobierno sobre la expedición de permisos
para la realización de juegos, rifas y espectáculos públicos en la localidad.
• Conocer de los procesos relacionados con violación de las normas sobre
construcción de obras y urbanismo e imponer las sanciones
correspondientes.
• Expedir los permisos de demolición en los casos de inmuebles que
amenazan ruina, previo concepto favorable de la entidad Distrital de
planeación.
• Vigilar y controlar la prestación de servicios, la construcción de obras y el
ejercicio de funciones públicas por parte de las autoridades Distritales o de
personas particulares.
• Ejercer de acuerdo con la ley, el control de precios, pesas y medidas y
emprender las acciones necesarias para evitar o sancionar el acaparamiento
y la especulación.
• Expedir los actos, realizar las operaciones y suscribir los demás documentos
que fueren necesarios para garantizar la ejecución de las apropiaciones de
los presupuestos de los fondos locales y de los contratos que con base en
los mismos se hubieren celebrado.
• Ordenar el pago de las obligaciones adquiridas por el fondo, encargándose
de tramitar ante la Tesorería Distrital las cuentas de cobro a que hubiere
lugar para la obtención de los desembolsos respectivos.
• Tramitar, celebrar y ejecutar de los convenios ínter-administrativos que
requieran los Fondos de Desarrollo Local para la ejecución de su
presupuesto, independientemente de su objeto o cuantía.
• Tramitar, adjudicar, firmar y ejecutar los contratos y convenios necesarios
para la recepción, administración y entrega de las plazas de mercado e
instalaciones deportivas.
• Tramitar, Expedir y firmar ordenes de trabajo, compra o suministro y servicio
de conformidad con la cuantía prevista por el parágrafo del artículo 39 de la
Ley 80 de 1993.
• Tramitar, seleccionar y celebrar contratos cuya cuantía, según lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, permita la contratación
directa.
37

38. • Tramitar de las licitaciones o concursos públicos, su adjudicación y
celebración de los respectivos contratos cuando la cuantía no exceda los dos
mil (2000) salarios mínimos legales mensuales.
• Informar mensualmente a la Secretaría de Gobierno los trámites que se
adelanten y los contratos que se celebren.
• Dirigir, coordinar, controlar y asesorar las actividades que de acuerdo con los
objetivos del Fondo de Desarrollo Local, deban cumplir los empleados
adscritos a él.
• Coordinar, dirigir y controlar todo lo concerniente al proceso presupuestal y
contable del Fondo de Desarrollo Local, presentando a la Junta
Administradora Local los proyectos que ésta deba adoptar, conforme a las
normas vigentes.
• Controlar la correcta ejecución del presupuesto asignado al Fondo de
Desarrollo Local.
• Coordinar el buen funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local, velando por
la seguridad y correcta destinación de los bienes adquiridos.
• Autorizar con su firma la correspondencia, informes, actas y demás
documentos que se generen en el Fondo de Des arrollo Local, de acuerdo
con la reglamentación interna y las disposiciones vigentes.
• Propender porque el personal adscrito al Fondo de Desarrollo Local, cumpla
cabalmente con sus funciones, reglamentos y disposiciones vigentes .
• Propender por la implantación y aplicación del Manual de Control Interno que
regule las actividades del Fondo de Desarrollo Local.
• Atender oportunamente los informes y requerimientos que respecto del
Fondo de Desarrollo Local, solicite la Junta Administradora Local.
• Informar al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., sobre las irregularidades que se
presenten en ejercicio de las actividades del Fondo de Desarrollo Local.
• Informar a la Dirección de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría de
Gobierno sobre las posibles faltas disciplinarias en que inc urran los
empleados a su cargo.
• Expedir y autenticar las certificaciones y copias solicitadas por Fondo de
Desarrollo Local.
• Dirigir, coordinar y supervisar los empleados ubicados en la localidad y el
desempeño de estos y propender por el adecuado cumplimiento de las
funciones asignados a estos.
• Participar en los procesos de selección, administración y desarrollo de
personal a su cargo, conforme a las disposiciones que regulan la carrera
administrativa y la administración de personal de la Secretaría.
• Responder por la alimentación y actualización del sistema de información
que adopte la entidad, en el área de su desempeño.
• Dirigir la atención oportuna de las acciones de tutela, cumplimiento,
populares y derechos de petición que sean de su competencia.
• Propiciar la aplicación de indicadores de gestión, estándares de desempeño
y mecanismos de evaluación y control de los procesos a cargo de la
dependencia.
• Orientar la elaboración y actualización del manual de procedimientos de la
dependencia en concordanc ia con las directrices que se establezcan para tal
fin.
• Propiciar la cultura del autocontrol en la dependencia a su cargo.
38

39. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
5.1.2 Despacho del Alcalde Local
• Coordinar las audiencias, reuniones, eventos demás compromisos oficiales
que el Alcalde Local deba atender, así como llevar la agenda
correspondiente de conformidad con las instrucciones por él impartidas.
• Transcribir la correspondencia y documentación que se origine en el
despacho de la Alcaldía Local.
• Comunicar telefónicamente al Alcalde Local con las personas que sean
requeridas por éste y recibir, registrar y comunicar las llamadas y mensajes
que se hagan a su despacho.
• Tomar los dictados que el Alcalde Local requiera y preparar la
correspondencia de acuerdo con las instrucciones que reciba sobre el
particular.
• Radicar y distribuir la correspondencia preparada y recibida en el despacho
del Alcalde Local de conformidad con el sistema o procedimientos
establecidos sobre el particular.
• Tramitar para la firma del Alcalde Local de la dependencia, la
correspondencia y demás documentos recibidos en el despacho.
• Organizar y administrar el archivo oficial del despacho del Alcalde Local, de
acuerdo con las normas, manuales, métodos y procedimientos establecidos
sobre el particular.
• Atender e informar al público sobre los asuntos y trámites propios de
despacho del Alcalde Local, de conformidad con las instrucciones y
recomendaciones que reciba sobre el particular.
• Llevar el control periódico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin
de determinar las necesidades reales de los mismos y preparar y solicitar
oportunamente los requerimientos correspondientes.
• Informar al Alcalde Local, oportunamente, sobre inconsistencias e
irregularidades observadas en relación con los asuntos, elementos o
documentación encomendada o que se tramite en la dependencia.
• Propender por la buena organización, orden y presentación del despacho de
la Alcaldía Local y la atención oportuna de los servicios administrativos
internos que éste requiera.
• Manejar los programas de informática instalados en la dependencia.
• Llevar a cabo el control interno sobre las funciones propias del cargo.
• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
5.1.3 Junta Administradora local
La Constitución Nacional y El Decreto 1421 asignan funciones a los Ediles como
representantes de los diferentes sectores de la Localidad ante las autoridades
39

40. gubernamentales. El Artículo 69 del Estatuto del Distrito Capital establece las
funciones de los miembros de las JAL:
“ARTICULO. 69.- Atribuciones de las juntas. De conformidad con la Constitución, la
ley, los acuerdos del concejo y los decretos del alcalde mayor, corresponde a las
juntas administradoras:
• Adoptar el plan de desarrollo local en concordancia con el plan general de
desarrollo económico y social y de obras públicas y el plan general de
ordenamiento físico del distrito, previa audiencia de las organizaciones
sociales, cívicas y populares de la localidad.
• Vigilar y controlar, la prestación de los servicios distritales en su localidad y
las inversiones que en ella se realicen con recursos públicos.
• Presentar proyectos de inversión ante las autoridades nacionales y distritales
encargadas de la elaboración de los respectivos planes de inversión.
• Aprobar el presupuesto anual del respectivo fondo de desarrollo, previo
concepto favorable del consejo distrital de política económica y fiscal, y de
conformidad con los programas y proyectos del plan de desarrollo local. En
ningún caso el valor de cada una de las apropiaciones podrá ser inferior al
monto de cien (100) salarios mínimos mensuales legales. No podrán hacer
apropiaciones para la iniciación de nuevas obras mientras no estén
terminadas las que se hubieren iniciado en la respectiva localidad para el
mismo servicio.
• Cumplir las funciones que en materia de servicios públicos, construcción de
obras y ejercicio de atribuciones administrativas les asignen la ley y les
deleguen las autoridades nacionales y distritales.
• Preservar y hacer respetar el espacio público. En virtud de esta atribución
podrán reglamentar su uso para la realización de actos culturales, deportivos,
recrea-cionales o de mercados temporales y ordenar el cobro de derechos
por tal concepto, que el respectivo fondo de desarrollo destinará al
mejoramiento del espacio público de la localidad, de acuerdo con los
parámetros que fije el concejo distrital.
• Promover la participación y veeduría ciudadana y com unitaria en manejo y
control de los asuntos públicos.
• Presentar al concejo distrital proyectos de acuerdo relacionados con la
localidad que no sean de la iniciativa privativa del alcalde mayor.
• Vigilar la ejecución de los contratos en la localidad y formular ante las
autoridades competentes las recomendaciones que estimen convenientes
para el mejor desarrollo de esos contratos. En ejercicio de esta función los
ediles podrán solicitar y obtener los informes y demás documentos que
requieran.
• Promover las campañas necesarias para la protección y recuperación de los
recursos naturales y del medio ambiente en la localidad.
• Solicitar informes a las autoridades distritales, quienes deben expedirlos
dentro de los diez (10) días siguientes. Su omisión injustificada constituye
causal de mala conducta.
• Participar en la elaboración del plan general de desarrollo económico, social
y de obras públicas.
40

41. • Ejercer la veeduría que proceda sobre los elementos, maquinaria y demás
bienes que la administración distrital destine a la localidad.
• Ejercer las demás funciones que les asignen la Constitución, la ley, los
acuerdos distritales y los decretos del alcalde mayor.”
5.1.4 Grupo de Gestión Jurídica
• Estudiar, tramitar y sustanciar los procesos relacionados con violación de las
normas sobre construcción de obras y urbanismo de competencia del Alcalde
Local.
• Proyectar los actos administrativos relacionados con la violación de las
normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana cuya competencia
es del Alcalde Local para su aprobación y refrendación.
• Asesorar al Alcalde Local en los asuntos relacionados con la violación de las
normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana, construcción de
obras y urbanismo.
• Contestar y elaborar la correspondencia de acuerdo a lo señalado por el
Alcalde Local.
• Realizar las visitas y/o diligencias que le sean encomendadas por el superior
inmediato relacionadas con la violación de las normas relacionadas con el
desarrollo urbano y reforma urbana.
• Atender al público personal y telefónicamente suministrando información y
orientación requerida.
• Responder por los trabajos asignados y preparar los informes sobre las
actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad que le sean
requeridas.
• Desarrollar métodos y políticas sobre prevención al cumplimiento de las
normas vigentes sobre desarrollo urbano, uso del suelo, reforma urbana y
violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo.
• Responder por el trámite, manejo y seguridad de los asuntos y actuaciones
administrativas que le sean asignadas y verificar que reúnan los requisitos y
formalidades exigidos por la ley.
• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
5.1.5 Inspección de Policía
• Coordinar y responder la correspondencia recibida y enviada a la Secretaría
General de Inspecciones de Policía y demás trámites que para tal fin
establezca el Alcalde Local a través del grupo de eficiencia institucional.
• Brindar la información que requieran los particulares y orientarlos sobre los
asuntos tramitados en la Secretaría General.
41

42. • Practicar el reparto de los asuntos propios de las Inspecciones con la
periodicidad requerida, en la misma proporción para cada una de las
inspecciones de la localidad salvo en aquellas en que se encuentre vacante
el empleo de Inspector de Policía.
• Expedir y verificar las órdenes de policía tendientes a eliminar y prevenir la
existencia de hechos perturbatorios de la salubridad, seguridad, tranquilidad
y moralidad publicas, de conformidad con las normas que regulan la materia.
• Conocer de los asuntos que por ley sean de su competencia.
• Actuar cono conciliador en la solución de conflictos relacionados con
querellas.
• Dirigir, coordinar y participar en el trabajo del equipo interdisciplinario a su
cargo, así como con los Inspectores de Policía, conforme a las políticas que
para tal fin establezca el Alcalde Local a través del Coordinador del grupo de
Convivencia y Seguridad Ciudadana.
• Realizar reuniones periódicas con el personal a cargo para efectos de
analizar las actividades desarrolladas por la Secretaría General y realizar la
respectiva retroalimentación.
• Presidir audiencias de conciliación y no conciliación sobre los asuntos de su
competencia, conforme a los mecanismos establecidos para tal fin.
• Elaborar los informes requeridos y referentes a las labores de la dependencia
y cargo.
• Promover la realización de campañas cívicas al servicio de la comunidad.
• Promover actividades orientadas al buen uso de la Secretaría General por
parte del ciudadano.
• Coordinar con los Inspectores de Policía, las acciones de acercamiento a la
comunidad de acuerdo con sus competencias.
• Dirigir, supervisar y evaluar el desempeño y cumplimiento de las funciones
asignadas al personal asignado a la Secretaría General.
• Tramitar y proyectar la respuesta a los derechos de petición y demás
requerimientos sobre asuntos que deba conocer la Secretaría General.
• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
5.1.6 Grupo de Gestión Administrativa y Financiera
• Efectuar las tareas que conduzcan al apoyo del superior inmediato en el
impulso y consolidación de mecanismos que aseguren el control social sobre
la gestión local.
• Apoyar al superior inmediato en el impulso de las estrategias de
participación, ejecución y seguimiento de las políticas, planes, programas y
proyectos de la administración local.
42

43. • Organizar y actualizar el Banco de Programas y Proyectos Local.
• Realizar las tareas conducentes a garantizar el desarrollo de los trámites
necesarios para la debida formulación, evaluación, aval técnico, registro y
ejecución de los proyectos de inversión de cada localidad.
• Atender y orientar a los ciudadanos sobre los asuntos de planeación,
participación y desarrollo local.
• Crear y actualizar permanentemente una base de datos que contenga
información sobre las organizaciones sociales, políticas, económicas y
culturales que trabajan en la localidad, así como de las instituciones y de los
líderes locales.
• Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia.
• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
• Apoyar al Alcalde Local en la tramitación, expedición y firma de las órdenes
de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuantía
prevista en la Ley 80 de 1993.
• Elaborar y suministrar los modelos de órdenes respectivos de trabajo,
compra o suministros y servicio.
• Apoyar al Alcalde Local en la tramitación de las licitaciones o concursos
públicos, su adjudicación y celebración de los respectivos contratos en las
cuantías que, mediante delegación, fije el Alcalde Mayor.
• Elaborar los respectivos pliegos de condiciones para licitaciones y términos
de referencia para concursos de méritos, de conformidad con las
disposiciones que reglamenta la materia.
• Resolver consultan, prestar asistencia y emitir conceptos en los asuntos de
su competencia.
• Elaborar o conceptuar sobre la juridicidad de los proyectos del acto
administrativo sometidos a su consideración, que la Alcaldía Local y el Fondo
de Desarrollo deban expedir.
• Revisar los documentos relacionados con trámites administrativos en lo
referente a aspectos legales a fin de garantizar su validez jurídica.
• Revisar y conceptuar sobre el proceso de tramitación, adjudicación,
celebración, ejecución y liquidación de los contratos que le corresponda
celebrar a la Alcaldía Local, conforme a las facultades conferidas por la Ley
80 de 1993 y demás normas legales sobre la materia.
• Atender e informar a los diferentes contratistas del Fondo e Desarrollo Local,
para lograr un mayor perfeccionamiento en la ejecución de los contratos
celebrados.
• Establecer y aprobar el monto y cubrimiento de riesgos de las pólizas únicas
exigidas en la Ley 80 de 1993, para garantizar la celebración de los contratos
y aquellas requeridas para asegurar el manejo de bienes y valores del Fondo
de Desarrollo Local.
• Llevar un registro permanente y actualizado de los contratos suscritos por el
Fondo de Desarrollo Local, detallando el nombre del contratista, objeto, valor,
pólizas, fecha de iniciación y probable terminación del contrato, cantidad de
pagos anticipos y montos de ajustes.
• Elaborar con base en la pre-acta técnica realizada por el interventor, la
revisión jurídica de las actas.
43

44. • Rendir los informes pertinentes de control de gestión que le soliciten las
entidades de control.
• Atender las solicitudes del Fondo de Desarrollo Local en materia jurídica por
parte de la Secretaría de Gobierno, la Secretaría de Hacienda y los demás
organismos de vigilancia y de control.
• Llevar el control interno sobre las funciones propias de su cargo.
• Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia.
• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
6. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
6.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Definición e importancia
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Alcaldía Local de Fontibón se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas
de Retención Documental, ya que estas:
• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental
son fundamentales porque:
• Permiten el manejo integral de los documentos.
• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
Total.
44

45. • Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
• Identifican y reflejan las funciones institucionales.
• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
6.2 Componentes de la Tabla de Retención Documental
• Oficina Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependencia
seguido de su correspondiente código.
• Hoja ___ De ___: Hace referencia al número individual y total de hojas utilizadas
para la presentación de la Tabla de Retención Documental de cada dependencia
de la Alcaldía Local de Fontibón.
Ej: Hoja 1 De 2
Hoja 2 De 2
• Código: Está conformado por el código de la dependencia identificado en la
casilla que aparece con la letra D; a continuación el Código de la Serie
identificada en la casilla que aperece con la letra S; y el código de la Subserie
identificado en la casilla que aparece con las letras SB.
Ej:
D GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Corresponde al Código asignado a una Dependencia de la
120920 Alcaldía Local de Fontibón.
S Contrato
Corresponde al Código asignado a una Serie documental.
019
SB Orden de prestacion de servicios
Corresponde al Código asignado a una SubSerie documental.
02
Cómo se debe leer en la Tabla de Retención Documental:
120920-019-02 Informe de Gestión, de la Contratación de una Orden de
Prestación de Servicios que por función es responsabilidad del Grupo de Gestión
Administrativa y Financiera.
45

46. • Series Documentales: En esta columna aparece el nombre de las series
documentales, escritas en mayúscula sostenida. Posteriormente, cuando se da
el caso, aparecen los nombres de las Subseries documentales, identificadas en
Mayúscula Inicial y negrilla. Cuando sea el caso aparecen los tipos
documentales que integran la serie o subserie documental respectivamente,
estos se hallan identificados con un (*) en escritura normal.
Ej:
PROGRAMAS = Serie Documental
Programas de Bienestar Social = Subserie Documental
*Diagnóstico de Necesidades
*Planillas de Inscripción =Tipos Documentales
*Informes de actividades
• Retención en Años: Es el tiempo que se debe mantener las series o subseries
documentales en el archivo de gestión, una vez cumplida su vigencia, luego
hacer su respectiva entrega al archivo central, de acuerdo con la TRD.
Retención en Años
AG AC
4 15
Cómo se debe leer en la Tabla de Retención Documental esta información:
Conserve en el archivo de gestión cuatro años después de cumplida su vigencia y
transfierase al archivo central, donde se debe conservar por quince años más.
• Tradición Documental: En esta casilla se consigna si las Series, Subseries y
Tipos Documentales que se conservan en la oficina productora, durante todo el
proceso de la gestión documental, son originales o copias.
Ej:
SERIES TRADICION
DOCUMENTALES DOCUMENTAL
O C
Informes de gestión X
Para el ejemplo anterior las dependencias productoras de documentos conservarán
copia de los informes de gestión.
• Disposición Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a recibir la
serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el
Archivo de Gestión y/o Central.
46

47. Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la Disposición
final:
CT: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie
Documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico.
E: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie
Documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de
retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, según el caso.
S: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie
Documental debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método
de muestreo contemplado para conservar parte de la información.
CT y M: Cuando se marcan estas dos opciones se debe interpretar que la Serie o
Subserie Documental se conserva totalmente por ser considerada de valor
histórico y se sugiere efectuar Microfilmación, con el objeto de preservar el
documento en soporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado.
S y M: Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse una
muestra de la Serie o Subserie Documental y la documentación resultante de
este proceso se debe Microfilmar.
Ej:
DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
X X
El ejemplo ilustra el caso en que la serie documental debe ser conservada
totalmente y se sugiere la microfilmación, para garantizar la preservación del
documento en soporte papel.
• Procedimiento: En esta columna se establece el proceso que se debe aplicar
a aquellas Series o Subseries Documentales que según su disposición final
deben ser seleccionadas o eliminadas.
Ej:
DISPOSICION
SERIES DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
CT E M S
Contrato UEL Salud X Documentos indispensables de gestión
47

48. En el ejemplo anterior, la serie Contrato UEL Salud, debe ser Conservada
Totalmente; su retención en los archivos de gestión y central, por tratarse de
documentación necesaria para la gestión.
6.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
6.3.1Aplicación de la Tabla de Retención Documental
La organización de los archivos de gestión debe partir de la Tabla de Retención de
Documentos al interior de la Alcaldía Local de Fontibón, la cual debe estar
aprobada por parte del Comité de Archivo y adoptada mediante acto administrativo.
Igualmente cabe resaltar que la Tabla de Retención Documental debe ser sometida
a evaluación y actualización como mínimo una vez al año, labor que estará bajo la
responsabilidad del Grupo de Archivo de la Alcaldia Local de Fontibón, previendo la
aplicación de los lineamientos que en tal sentido imparta el Archivo General de la
Nación o el ente rector de la política Archivistíca a Nivel Distrital.
7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y APLICACION DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Se elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo,
para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos,
reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención Doc umental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos,
deberán ser evaluadas por el jefe de Archivo y presentadas al Comité de Archivo de
la Alcaldía para su estudio y aprobación.
Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización
periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo
48

49. mínimo de dos años se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han
surgido cambios en la producción documental.
7.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de
las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente;
teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.
A continuación se presenta el Listado de series y subseries de las alcaldías locales
por dependencias, como parte de este instructivo el cual sirve como guía para
estandarizar el proceso de incersión documental en las Tablas de Retención
Documental.
Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldías locales por orden alfabetico
CODIGOS DENOMINACION SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES
SGB PARA SERIE Y
ALCALDIAS SUBSERIE
LOCALES
1209 00100 ACCION DE CUMPLIMIENTO
1209 00200 ACCION DE TUTELA
1209 00300 ACCION POPULAR
1209 00400 Comité Local de
Discapacitados
1209 00401 Comité de
Inventarios
49

50. 1209 00402 Comité Local de
Emergencias
1209 00403 Comité Local de
Participación
Comunitaria
1209 00404 Comité Local de
Política Social
1209 00405 Consejo Local de
Gobierno
ACTAS
1209 00406 Consejo Local de
Juventudes
1209 00407 Consejo Local de
Seguridad
1209 00408 De Diligencia
1209 00409 De Reparto
1209 00410
1209 00500 CIRCULARES LOCALES
1209 00600 Por Ajustes y/o
Reclasificaciones
Contables
1209 00601 Por
Amortizaciones
1209 00602 Por Cuentas Por
Cobrar
1209 00603 Por Cuentas Por
Pagar
1209 00604 Por
Depreciaciones
1209 00605 Por
Disponibilidades
Expedidas
1209 00606 Por Egresos
COMPROBANTES DE DIARIO
1209 00607 Por Ingresos
1209 00608 Por Movimientos
de Almacén
1209 00609 Por Registros
Presupuestales
Constituidos
50