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Apresentação

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Apresentação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

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Apresentação

  1. 1. SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas Edson Torres Leite GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS Prof. Orientador: Kleverson Ricardo de Melo Arapiraca - AL NOVEMBRO / 2013
  2. 2. O cenário tecnológico está evoluindo rapidamente, e seguindo esse ritmo vem as empresas ou organizações brasileiras. A mudança de postura dessas empresas provoca um dinamismo na forma de produzir informações documentais, que resulta na estocagem desordenada de documentos, pois em muitos casos a produção é tão grande que os repositórios não suportam a demanda. Como consequência, surgem dificuldades de busca e armazenamento desses documentos.
  3. 3. Para solucionar este problema surge a tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que é um sistema de grande poder de organização de documentos, que tem como objetivo eliminar acúmulo de papel (temporários e inativos) e aprimorar a consulta seguindo os avanços tecnológicos.
  4. 4.  No Brasil, existem empresas que diariamente produzem inúmeros documentos, tais como relatórios, documentos processuais, conteúdo relativo a projetos, etc. Com isso percebe-se que são muitas informações documentais sendo produzidas e acumuladas em processo contínuo, dificultando não somente o armazenamento destes documentos, mas também a busca por eles.
  5. 5.  Diante dessa problemática, a presente pesquisa foi desenvolvida a partir da seguinte indagação: Existe tecnologia que pode ser utilizada pelas empresas brasileiras para otimizar a busca, o armazenamento e a recuperação de documentos?
  6. 6. Termo Conceito Documento Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. Documento Digital Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. Documento Eletrônico Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico. Documento Arquivístico Documento Arquivístico Digital Documento Arquivístico Eletrônico Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade e retido para ação ou referência. Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico. Documento eletrônico reconhecido e tratado como documento arquivístico.
  7. 7. Em que momento devemos digitalizar um documento?
  8. 8. Uma das opções é digitalizar o documento quando se tem certeza de que ele não vá mais sofrer alterações.
  9. 9. Outra opção é manter um local que concentre todos os documentos após a circulação deste dentro da Instituição.
  10. 10. Podemos, ainda, digitalizar o documento todas as vezes em que ele sofrer alguma modificação.
  11. 11.  Na fase de pré-implantação, o sistema deve ser disponibilizado para uso pelo setor de Arquivo e para os demais usuários em um esquema de “empréstimo eletrônico” de documentos.  O setor de Arquivo também recebe alguns scanners profissionais, que possibilita agilidade maior na digitalização dos documentos.
  12. 12.   Nessa fase, a digitalização dos documentos acontece sob demanda. A escolha dessa estratégia se deve pela necessidade de mudança de cultura de todos os usuários e pela necessidade de estruturação do setor de arquivos para assimilar uma nova atividade. Na implantação definitiva, a alternativa escolhida é a digitalização efetuada por uma empresa contratada. O envio dos documentos é feito quando eles cumprem todas as etapas e chegam ao setor de Arquivo.
  13. 13.  Os documentos passam por três idades distintas, conforme mostrado abaixo: Documentos que devem ser definitivamente preservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo. Documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas são objeto de consultas frequentes; eles são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade não Documentos que do órgão produtor. uso são mais de corrente, mas que, por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
  14. 14.  A tabela de temporalidade e destinação (TTD) é um instrumento arquivístico que determina prazos de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos.
  15. 15.  A elaboração da tabela de temporalidade e destinação (TTD) deve envolver a autoridade administrativa, o arquivista ou o responsável pela guarda de documentos, os profissionais das áreas jurídicas e financeiras, além de profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliação e outros que se façam necessários.
  16. 16.  A tabela de temporalidade e destinação (TTD) deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fim. Sua estrutura básica deve apresentar os seguintes itens:     identificador de classe; prazos de guarda nas fases corrente e intermediária; destinação final (eliminação ou guarda permanente); observações necessárias a sua aplicação.
  17. 17.  A não determinação prévia de uma tabela de temporalidade não prejudica a implantação de um sistema de GED, pois o ponto mais importante será a definição da classificação dos documentos.
  18. 18. As primeiras aplicações dos sistemas de imagem ocorreram na área governamental e nos ramos bancários e de seguros. Contudo, hoje as aplicações na indústria, engenharia, serviços de informação, transportes e medicina são muitas e vários outros setores estão sendo atingidos.
  19. 19. Resolver problemas comuns associados à acumulação de papéis, ocupação desnecessária de espaços bem como os custos decorrentes da localização de documentos;  O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento;  Gerenciar todo o capital intelectual de uma empresa. 
  20. 20. Dificuldade de gerenciar grande volume de documentos;  Desorganização;  Perda de prazo;  Falta de segurança;  Descentralização;  Dificuldade na localização dos documentos;  Dificuldade no acesso simultâneo aos documentos; 
  21. 21. Saúde;  Peso desnecessário nas estruturas prediais. 
  22. 22.  OCR – Reconhecimento óptico de caracteres  Reconhece fontes padronizadas, utiliza-se de nível de certeza (confidence level).
  23. 23. Scanner Papel Index Arquivo OCR
  24. 24.  WORKFLOW (Fluxo de Trabalho)  Gerencia de fluxo de trabalho de forma proativa;  Cópia digital trafegando pela rede;  É possível acompanhar aonde se encontra o processo dentro de seu fluxo de trabalho;  Ganho de tempo;  Confiança no processo;  O fluxo pode ser paralelo, sequencial ou adjunto;  É integrador de sistemas e tecnologias.
  25. 25. Malote Boy Boy Arquivista Boy
  26. 26. > n
  27. 27.  KNOWLEDGE MANAGEMENT  (Gestão do conhecimento) É obter, gerenciar e compartilhar conhecimento utilizando-se de tecnologias de forma corporativa.  ECM - Enterprise content management  Gerenciamento dos conteúdos como um todo da empresa.  CRM – Custumer Relationship Provider  Conceito que implica em mudança nos processos e na cultura da empresa. Para sua efetivação, utiliza-se de várias tecnologias que objetivam conhecer o cliente e atendê-lo melhor.
  28. 28.  ASP – Application Service Provider  Nome que se dá a terceirização pela internet, um provedor de aplicações.  ERP – Enterprise resource Planning  Conjunto de técnicas e ferramentas utilizadas para Gestão de uma empresa.  E-business - Electronic Business  Negócios feitos através da Internet no sentido mais amplo da palavra negócio (contatos diretos com consumidores, fornecedores, busca de informações sobre o macro ambiente, pesquisa de mercados, etc.).
  29. 29. (Document Imaging)
  30. 30. (Document Imaging e Document Management) Imagem Word/Excel Pasta do Cliente Fax E-mail
  31. 31. Documentos ou pastas que tramitam através de vários departamentos para processamento. Por exemplo: processos judiciais, sinistros de seguros, dentre outros;  Pastas contendo vários tipos de informações que precisem ser examinadas simultaneamente por vários usuários;  Quando informações precisas, atualizadas e completas têm que ser localizadas rapidamente. Por exemplo: serviços e clientes; 
  32. 32.  Existe a necessidade de acesso simultâneo por diversos usuários a uma mesma informação para tomada de decisões. Por exemplo: mudanças em projetos de engenharia.
  33. 33.  O objetivo deste trabalho é analisar a importância da utilização da tecnologia GED, aplicada nas empresas brasileiras, a partir de conceitos, princípios, características e vantagens que positivamente as influenciaram na usabilidade da gestão eletrônica de documentos.
  34. 34.  Realizar uma fundamentação teórica sobre o termo documento e a técnica de gerenciamento eletrônico de documentos. Serão abordadas peculiaridades dos dois termos. Sobre o termo estudar conceitos, princípios, características e vantagens da técnica de gerenciamento eletrônico de documentos;
  35. 35.  Abordar as aplicabilidades do sistema GED, as áreas de atuação contempladas pela técnica, também será dado destaque às tecnologias que compõe o GED, bem como sua integração à engenharia de processos;
  36. 36. Destacar os benefícios qualitativos e quantitativos que a tecnologia GED proporciona às organizações;  Analisar a utilização do GED no âmbito organizacional, focando em uma empresa, que dispõe de serviços de gerenciamento de documentos, e em uma área que obteve grandes avanços com a disseminação da tecnologia. 
  37. 37.  Fazer um trabalho cultural de implantação;  Familiaridade com o ambiente;  Aderência à forma de trabalho;  Definição de metas e objetivos com minicursos e treinamento.     Definir qual o scanner e monitor ideal para maior produtividade; Qual a banda de rede necessária? Quais as tecnologias que vamos utilizar? Montar matematicamente quanto vamos gastar;
  38. 38.  O que vamos utilizar para o armazenamento? Qual a mídia? Analisando velocidade de acesso, capacidade e custo.
  39. 39.  Preparação dos documentos  Inclui a higienização dos documentos, reconstrução dos documentos danificados, exclusão de grampos e clips. Identificação da necessidade de xerox, ou digitalização com scanner de mesa.  Indexação  É o relacionamento de cada documento digitalizado com suas chaves de recuperação.
  40. 40. Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização;  Em seguida são scaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;  As imagens e dados são migrados para o Software GED, possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso. 
  41. 41. Tangíveis Economia de atividades Economia de espaço armazenamento Economia de xerox, cópias Economia de equipamentos Intangíveis Produtividade de Eliminação de retorno, melhorando o atendimento ao cliente Melhoria de processamento Proteção contra catástrofes Menor exposição a pó, fungos e Redução de custos com novos ácaros (propulsores de doenças escritórios, depósitos e equipamentos alérgicas) Menor necessidade de recursos de Melhor controle dos documentos distribuição (malote, boys, Sedex)
  42. 42. O processamento da imagem gera grande impacto nas atividades dependentes de papel, onde o fator tempo é crítico e onde a satisfação do cliente é importante;  Com o processamento da imagem estas empresas e organizações passam a contar com importante aliado na tomada de decisões rápidas, além de melhor atendimento e redução de custos operacionais; 
  43. 43. Melhoramos a maneira que fazemos coisas utilizando tecnologia para isto;  Ligações mais fortes com os clientes;  Integrar múltiplos talentos  Aplicações e processos padronizados 
  44. 44. Fonte: Instasoft
  45. 45. Fonte: Instasoft
  46. 46. Fonte: Instasoft
  47. 47. Fonte: Instasoft
  48. 48. Fonte: Instasoft
  49. 49. Fonte: Instasoft
  50. 50. Fonte: Instasoft
  51. 51. Fonte: Instasoft
  52. 52. Fonte: Instasoft
  53. 53. Fonte: Instasoft
  54. 54. Fonte: Instasoft
  55. 55.  Foi observado que o trabalho de implantação de sistemas GED nas empresas não se resume somente a guardar documentos eletrônicos, mas também agregar às empresas, a capacidade de ter em suas mãos o poder de gerenciar todo o seu capital intelectual. As implantações de GED vão muito além do procedimento de gerenciar documentos, elas tendem a envolver todo o setor administrativo onde se encontram processos complexos.
  56. 56.  Dentre os principais problemas identificados com o estudo temos: o custo, a avaliação do hardware e software envolvidos no processo e a resistência ao uso da tecnologia.

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