Presentacion inicial realizacion de comites

REALIZACION DE COMITES
INSTITUCIONALES
EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL
ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD
CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com
http://mundodelacalidad.blogspot.com/
NOVIEMBRE DE 2010

http://mundodelacalidad.blogspot.com/ (en construccion)
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
1. PROGRAMACION DE LOS COMITES. La empresa debe definir la
periodicidad de cada uno de los comités, es decir, definir cuales serán mensuales,
bimensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Para lo anterior debe tener en cuenta
la obligatoriedad de los comités de acuerdo a la normatividad legal vigente aplicable a
la empresa.
1. CONVOCATORIA. Debe realizarse con suficiente anticipación, de acuerdo a lo
estipulado por la empresa. Se debe asegurar que la convocatoria fue informada y
conocida por todo el personal interesado y que esta fue difundida de acuerdo a los
canales de comunicación de la empresa (comunicados, circulares, correo corporativo,
teléfono, celular, entre otros).
La convocatoria debe especificar fecha, lugar, convocados, hora, orden del día y garantizar
el envió del acta anterior (previamente con suficiente anticipación).
3. DESARROLLO DEL COMITÉ: Debe seguirse el orden del día, y demás disposiciones
de acuerdo con el formato de actas, se debe designar un secretario encargado de llevar
el acta y realizar convocatoria.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
4. Elaboración de acta. Debe diligenciar el formato de acuerdo con la
información recopilada y discutida durante el comité, y deberá entregarse el
borrador del acta a las 48 horas de realizado el comité al presidente del
comité.
5. Aprobación del acta. De acuerdo con el orden del día se debe dar lectura al
acta anterior y debe ser firmada por el presidente ó el secretario, de no existir
modificaciones, de existir modificaciones deberá hacerse y llevar el acta a ser
firmada.
6. Seguimiento a los compromisos del comité. Una vez aprobada y firmada el
acta deberá archivarse en la oficina de la persona que elabora el acta;
teniendo en cuenta que se le dio cumplimiento a los compromisos.

ASPECTOS ADICIONALES
•Preparación del sitio de la reunión
•Informar a los asistentes
•Disponer los formatos
•Distribuir el acta
•Efectuar seguimiento a los compromisos
•Evitar y/o minimizar los imprevistos

Líder y/o presidente
Secretario Participante
¿Qué rol representas en los comités?

• Define los temas a tratar en cada reunión y elabora la agenda a tratar.
• Convoca a las reuniones.
• Selecciona la metodología de cada reunión.
• Define si es necesario tener un invitado especial para un tema específico.
• Propicia que durante las reuniones exista un ambiente de espontaneidad
para expresar las opiniones con respeto y cordialidad.
• Entiende y facilita los objetivos y desarrollo de los equipos
• Apoya interna y externamente al equipo.
• Rota los roles con el equipo.
• Participa como un “experto” neutral.
• Promueve la toma de decisiones.
• Garantiza que las reuniones se realicen con la periodicidad, horarios y
duración establecidos.
Rol del Líder y/o presidente

Rol del Líder y/o presidente
• Dirige la reunión. Este rol lo puede desempeñar el líder o cualquier otro miembro del
equipo. Esta labor se puede rotar.
• Prepara y planea la reunión de acuerdo con los temas definidos; utilizando las ayudas
que sean necesarias.
• Exige puntualidad al comenzar y terminar la reunión.
• Mantiene la dinámica de la reunión en torno al tema en cuestión, permitiendo hablar a
quien lo desee y promoviendo la participación de todo el equipo.
• Hace aclaraciones cuando lo considere pertinente.
• Evita el monopolio de la palabra.
• Hace respetar el tono de la reunión.

• Consolida en el acta, los temas desarrollados,
las decisiones y los compromisos adquiridos.
Utilizar el formato estándar.
• El acta se realiza durante la reunión y al final de
esta se repasan los acuerdos y las tareas con sus
responsables. Una vez leída se aprueba.
• Archiva las actas, con el fin de dejar constancia
escrita de las reuniones y poder retomar
sugerencias y validar compromisos adquiridos.
• Este rol se puede rotar
Rol del Secretario

Rol del Participante
• Participar activamente de cada sesión.
• Realizar los compromisos adquiridos en cada reunión.
• Preparar con antelación los temas que con relación a su trabajo se deben
comunicar, tratar o desarrollar en cada comité.
• Obrar libre de perjuicios, simpatías o antipatías personales.
• Escuchar atentamente quienes hablan.
• Respetar los puntos de vista de los demás

Si hay algo urgente que tratar, el líder debe convocar a
una reunión extraordinaria, lo cual evita que la
información llegue por conductos irregulares.

• Verificación de
asistencia de
participantes
• Lectura del acta
anterior
• Lectura de la
agenda de la
reunión y su
objetivo
 Revisión de compromisos
 Presentación y desarrollo de
los temas de la agenda
 Acciones de
Mejoramiento o
proposiciones
 Definición de
acuerdos y
compromisos
 Reflexión
Desarrollo
60%
Apertura
20%
Cierre
20%
METODOLOGIA SUGERIDA PARA LA IMPLEMENTACION Y/O
REUNIONES DE COMITES

• Duración máxima: 2 horas
• Periodicidad mínima: Mensual
• Registro: Acta de cada reunión siempre.
CARACTERISTICAS DE LAS
REUNIONES DE COMITE

Indicadoresdegestión METODOLOGIA SUGERIDA DE MEDICION

EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO
INDUSTRIAL
ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y
CALIDAD
CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com -
edialsuarez@hotmail.com
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