1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION Elaborado por: ING. EDMUNDO CALERO PESANTES Año 2006
2. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION ENFOQUE CONCEPTUAL La Administracion se concreta en la exigencia que enfrentan las empresas para lograr una posición expectante en el mercado adoptando un buen sistema de gerenciar que lo determina la aplicación de buenas técnicas de organización. OBJETIVO Aprender un sistema de organización, planeación y control, además de sistematizar las características del entorno empresarial y su vínculo con el ambiente interno de la empresa mediante la aplicación de técnicas que facilite la información oportuna para la toma de desciciones en las empresas públicas y privadas, frente al reto de la competitividad al que estamos inmersos.
6. EL ENTORNO EMPRESARIAL Y SU RELACION CON EL AMBIENTE INTERNO DE LA EMPRESA DEFINICIONES ¿Que es Administración? El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la empresa y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos. ¿Qué es una empresa? Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro. ¿Que es el Entorno de la empresa? El entorno de la organización son todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividiéndolos en dos: Macro ambiente y Micro ambiente.
7. EMPRESA: Es una organización económica donde se combinan los factores productivos para generar los bienes y servicios que una sociedad necesita para poder satisfacer sus necesidades, por lo que se convierte en el eje de la producción. EL ENTORNO EMPRESARIAL Y SU RELACION CON EL AMBIENTE INTERNO DE LA EMPRESA
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9. EL ENTORNO EMPRESARIAL Y SU RELACION CON EL AMBIENTE INTERNO DE LA EMPRESA EMPRESA MACROAMBIENTE MICROAMBIENTE MERCADO ENTORNO
10. ENTORNO DE LA EMPRESA El MACROAMBIENTE , lo constituyen todas las condiciones de fondo en el ambiente externo de una organización. Esta parte del ambiente conforma un contexto general para la toma de desciciones gerenciales El MICROAMBIENTE está integrado por las organizaciones y personas reales con quienes se relacionan con la empresa EL ENTORNO EMPRESARIAL Y SU RELACION CON EL AMBIENTE INTERNO DE LA EMPRESA
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14. EL ENTORNO EMPRESARIAL Y SU RELACION CON EL AMBIENTE INTERNO DE LA EMPRESA Eficacia : consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. Eficiencia : consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto clave en ésta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo. Productividad : consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad. Existen en Administración algunos términos que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. Estos son los términos de EFICIENCIA , EFICACIA y PRODUCTIVIDAD , que se refieren a:
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16. EL ENTORNO EMPRESARIAL Y SU RELACION CON EL AMBIENTE INTERNO DE LA EMPRESA El análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa. La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control. La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas . Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc . Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
18. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA AGUSTÍN REYES PONCE . Etapas : Previsión, Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control. HENRY FAYOL . Etapas: Previsión, Organización, Comando, Coordinación y Control. KOONTZ & O'DONNELL . Etapas: Planeacion, Organización, Integración, Dirección y Control. G. R. TERRY . Etapas: Planeación, Organización, Ejecución y Control.
19. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico: Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Dirección y Control, son sólo funciones administrativas
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23. VENTAJAS DE LA PLANIFICACION LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA Ayuda a la Administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante 3. Ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa 1. 2. Permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial
24. LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA Aunque existen técnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas, la adecuada planificación se basa, ante todo, en una actitud de anticipación que no es sino una evidente manifestación del sentido común. Los procesos básicos de planificación se pueden resumir en el siguiente cuadro:
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26. La PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA permite la toma de decisiones a largo plazo. Se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno , la capacidad de la empresa y el clima organizacional . Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro. Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran: LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA Identificación de las estrategias actuales Identificación de las metas estratégicas potenciales Selección de metas estratégicas Evaluación y ejecución de las estrategias
29. TECNICAS DE PLANIFICACIÓN DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESO. Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto o actividades, y en el cual se señalan todas las acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes. DIAGRAMA DE FLUJO. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con ell diagrama de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad, documento, decisión o alternativa, archivo, conector de página y conector. LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA LOS PRONOSTICOS. Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados. Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones. Los métodos utilizados para realizar pronósticos son: Mínimos Cuadrados , Método Incremental y Método de Tendencias .
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31. LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA El es una disciplina que integra varias estrategias, que incorporan diversas tácticas. El conocimiento, fundamentado en información de LA REALIDAD y en la reflexión sobre las circunstancias presentes y previsibles, coadyuva a la definición de la “Dirección Estratégica” en un proceso conocido como “Planeamiento Estratégico”. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
32. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO LA ESTRATEGIA CORPORATIVA LA ESTRATEGIA DE MERCADEO LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA LA ESTRATEGIA OPERATIVA O DE COMPETITIVIDAD
33. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO LA ESTRATEGIA CORPORATIVA: La Estrategia corporativa considera los objetivos de los socios, la estrategia de mercadeo, las oportunidades y amenazas del entorno, así como el nivel de competitividad, los recursos y los principios corporativos, para definir acciones multidimensionales que conllevan programas de inversión con objetivos de: 1. Crecimiento (Nuevos productos, mercados) 2. Reducción de costos (Aumento de eficiencia) ó 3. Ambos. LA ESTRATEGIA DE MERCADEO: El Mercado es el elemento que motiva la operación empresarial; sin éste no hay clientes, no tiene sentido la producción de productos y servicios en la organización y tampoco la formulación de las estrategias operativa y corporativa. La Estrategia de Mercadeo resulta de un ejercicio analítico que puede ser elaborado con base en diferentes modelos como: “La Estrategia del Océano Azul” LA PLANIFICACION DE LA EMPRESA LA ESTRATEGIA OPERATIVA O DE COMPETITIVIDAD: La estrategia de competitividad constituye el elemento “duro” del proceso estratégico, porque debe estructurar un esquema funcional, alineado con las estrategias corporativa y de mercadeo, y comprometer a toda la organización . Incorpora actividades Financieras, Administrativas, Tecnológicas, de Recursos Humanos, Manufactura, Mercadeo, Comerciales y Negocios Internacionales.
36. LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización. En el mismo momento en que dos o mas personas aportan sus esfuerzos para la consecución de una empresa en común, se hace necesarios fijar la tarea de cada una de ellas. Las actividades de trabajo y dirección deben ser clasificadas en grupos de deberes o funciones para que puedan ser asignadas a determinadas personas y hay que establecer las relaciones entre estas personas para asegurar que sus esfuerzos están coordinados para el mismo objetivo.
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39. ASPECTOS DE LA ORGANIZACION ORGANIZACIÓN FORMAL: Se basa en la división racional del trabajo y la diferenciación e integración de sus miembros. Es la organización planeada, formalizada oficialmente, la que está en el organigrama, aprobada por la dirección y comunicada a todos los miembros de la empresa mediante los manuales de organización, las descripciones de cargos, las normas, reglamentos, etc. ORGANIZACIÓN INFORMAL: Surge espontánea y naturalmente, está constituida por interacciones y relaciones sociales entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. Se forman a partir de las relaciones de amistad, o de antagonismos, no consta en ningún documento formal. LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA
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43. LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA 1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo. 2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente , la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización. 3 . Especificar quien depende de quien en la organización , esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización. 4. Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación. Pasos básicos para organizar
44. LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA DIVISIÓN DEL TRABAJO: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses. Paso 1
45. LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA DEPARTAMENTALIZACIÓN: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los profesores se pueden agrupar en departamentos de química, departamento de ingles, etc. La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos “parecidos” como pueden suponer existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán deferentes a las de otras. Paso 2
46. LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA JERARQUÍA: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que especifica quien controla a quien en una organización. Paso 3
47. LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA COORDINACIÓN: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Paso 4
49. LA DIRECCION DE LA EMPRESA La dirección “es la función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores con los subordinados”. La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. “ La dirección se define como el proceso de influir en las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organización y del grupo “
50. LA DIRECCION DE LA EMPRESA ¿Qué es la autoridad? Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. En éste contexto la dirección es el derecho a dar órdenes y el poder de esperar obediencia, presentándose como consecuencia natural de la autoridad la responsabilidad. ¿Qué es poder? Es un concepto con mayor alcance que la autoridad “Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos . ¿Qué es la responsabilidad? Implica el deber de rendir cuentas. La autoridad por consiguiente es el poder inherente al papel de un cargo o posición en una empresa, otorgada mediante un documento, esto es, un nombramiento o contrato debidamente suscrito entre la empresa y el empleado. La DIRECCIÓN está directamente relacionada con la autoridad y el poder, ambos son medios de influencia en el comportamiento de un individuo, modifican actitudes, sentimientos, mediante sanciones, recompensas o persuasión.
51. LA DIRECCION DE LA EMPRESA Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Está en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no está solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos. Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.
52. LA DIRECCION DE LA EMPRESA “ Es el arte de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales”. “Es una influencia interpersonal ejercida en determinada situación para la consecución de objetivos específicos, mediante el proceso de comunicación humana” No se debe confundir liderazgo con dirección, pues un buen gerente debe ser un buen líder, en forma ideal, pero no siempre un buen líder es un buen gerente, ya que no todos los líderes tienen la capacidad de planear, organizar y controlar. Los líderes deben estar presentes no sólo en el nivel institucional, sino en todos los niveles de la empresa y en los grupos de trabajo formal e informal. LIDERAZGO – LIDER
53. LA DIRECCION DE LA EMPRESA ESTILOS TRADICIONALES DE LIDERAZGO El líder no intenta regular ni evaluar, solo cuando se le pregunta comenta sobre la actividad de los miembros. El líder trata de ser un miembro normal del grupo. El líder es objetivo y se limita a los hechos en sus críticas y elogios El líder es dominante y personal en los elogios y en las críticas de cada miembro. Tanto la división de las tareas como la elección de los compañeros están totalmente a cargo del grupo. Absoluta falta de participación del líder. La división de las tareas queda a cargo del grupo y cada miembro tiene libertad de escoger a sus compañeros de trabajo. El líder determina tanto la tarea que cada uno debe ejecutar, como el compañero de trabajo. La participación del líder en el debate es limitada, presenta materiales variados al grupo y aclara que puede suministrar información si la necesitan. El grupo esboza las medidas y las técnicas para alcanzar el objetivo, y solicita consejo técnico al líder cuando es necesario; este sugiere alternativas para que escoja el grupo. En los debates surgen nuevas expectativas. El líder toma las medidas necesarias y determina las técnicas para la ejecución de las tareas; estas se realizan una por una, a medida que se hacen necesarias, y de modo imprevisible para el grupo. Existe completa libertad en las decisiones grupales o individuales, la participación del líder es mínima. Las directrices se debaten y se deciden en grupo, estimulado y ayudado por el líder. El líder establece las directrices sin la participación del grupo, LIBERAL (RIENDAS SUELTAS) DEMOCRÁTICO AUTOCRÁTICO
54. LA DIRECCION DE LA EMPRESA La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más una personalidad que despierte interés en otras personas. ¿Motivación o satisfacción? Unos conceptos que tienden a confundirse son motivación y satisfacción. Tal y como se señaló antes, el primero se refiere al impulso ó deseo que una persona o empleado tiene de lograr algo; en tanto que el segundo se refiere al gusto que se experimenta una vez alcanzado el deseo. O sea, que la motivación implica un impulso hacia un resultado, mientras que la satisfacción es el resultado alcanzado. DIRECCION - MOTIVACION
55. LA DIRECCION DE LA EMPRESA La MOTIVACIÓN fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. Los gerentes determinaban cuales eren la forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización. MOTIVACION - COMUNICACION
59. EL CONTROL Y LA EVALUACION El CONTROL facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. El CONTROL es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas.
64. “ Se puede decir que no hay países subdesarrollados sino mal gestionados.” Peter Drucker “ Un amor, una carrera, una revolución: tantas empresas que comenzamos ignorando su resultado.” Jean Paul Sartre “ Mucho más excelente es la virtud del que permanece fiel a la práctica del bien, aunque el país se halle carente de leyes y sufra una deficiente administración.” Confucio “ Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente.” Peter Drucker “ Las oportunidades pequeñas son el principio de las grandes empresas.” Demóstenes
