Webinar Expense Management 1 december 2010

1. Expense Management “Personeelsdeclaratiesefficiënterverwerken”Webinar 1 december 2010 Martin van Esschoten Sales Director

2. Introductie Welkom Interactie tijdens dit Webinar AudiotestPoll Indien u mij niet hoort kunt u inbellen via het telefoonnummer uit de e-mail Het geluid dan instellen op `Usetelephone` Panelteam: Peter Derksen Sales Consultant Jeroen Rozeboom SalesExecutive 2

3. 3 Agenda ICreative Audience Actualiteiten ICreative Expense Portal Demonstratie

4. 4 ICreative bv Opgericht in 2001 Kernactiviteit: Budget-to-Paysolutions Gerenommeerd Basware Kofax ValueAddedSolutions Klanten in profit en non-profit sector; zoals Sogeti, AkzoNobel, Fabory, Martinair, Ministerie LNV, UWV, Endemol en KPMG Ons succes klantwens centraal; pragmatische werkwijze; proces- en materiedeskundig personeel; bewezen oplossingen.

6. Matchen

7. Routeren

8. Proces bewaken

10. Controleren

11. Goedkeuren

13. Kofax

14. Scansys

15. TNT Scanpost

16. UitbestedenBudget Control Actueel beeld van beschikbaar budget OM Auto flow CM Order masterdata Grootboek schema Boeken Masterdata Boekingen ERP eProcurement oplossingen 5

17. Over Audience >90 aanmeldingen Gemiddeld 1.673 declaraties per jaar Gemiddeld 225 medewerkers die mogen declareren Poll 1/3 heeft een workflow voor inkoopfacturen Meeste betalen vanuit ERP omgeving Maar.. hoe worden momenteel de declaraties ingediend? Poll 2x 6

18. 7 Declaratie Management in de media http://www.kluwerfinancieelmanagement.nl/News/?id=44335 Werknemers 'schenken' de baas 60 miljoen euro 24-11-2010 - Hoogopgeleide werknemers in Nederland 'schenken‘ hun werkgevers jaarlijks zo'n 60 miljoen euro omdat ze allerlei uiteenlopende kosten niet declareren. De voornaamste redenen om de kosten niet aan de werkgever terug te vragen zijn: ‘kleine bedragen’ (62 procent), ‘vergeten’ (44 procent) en ‘bonnetje kwijt’ (25 procent). De helft van de hoogopgeleide werknemers die deelnamen aan een onderzoek van Intermediair Weekblad declareert de kosten voor treinkaartjes, restaurant- en taxibonnen niet en schenkt daarmee minstens zestig euro per jaar aan de baas.Te veel declareren komt veel minder voor: 6 procent van de respondenten zegt wel eens ten onrechte iets te hebben gedeclareerd als onkosten. 28 procent denkt dat er collega's zijn die soms ten onrechte onkosten declareren.Ongeveer de helft (52 procent) van de respondenten zou het liefst via internet declareren, maar slechts 20 procent kan online declareren. Dat declareren gebeurt bij 34 procent meteen na het maken van de kosten, terwijl 31 procent de bonnetjes opspaart tot een bepaald bedrag en dan pas de administratie gaat doen. Als op kosten van de werkgever buiten de deur wordt gegeten, betaalt 46 procent de fooi altijd zelf - bij ambtenaren is dat zelfs 59 procent - terwijl 19 procent nooit uit eigen zak fooi betaalt."Als we ervan uitgaan dat de respondenten representatief zijn voor de ruim twee miljoen Nederlandse hoogopgeleiden in loondienst – betekent dit dat werknemers per jaar minimaal 60 miljoen euro aan kosten niet declareren. Overigens wordt zeker driekwart miljard euro aan onkosten wél teruggevraagd," aldus Intermediair.

19. WKR - Werkkostenregeling Veel verschillende regelingen zoals fiets van de zaak, kerstpakket, bedrijfsfitness, bedrijfskantine, onkostenvergoeding etc. Overheid wil het ‘eenvoudiger’ maken Forfaitaire vrijstelling 1,4% van de totale loonsom. Daarboven 80% eindheffing Vanaf 2014 verplicht Meer info: http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/werkkostenregeling_lh9701z2fd.pdf 8

20. WKR rekenvoorbeeld (door Unit4) Een bedrijf met 100 werknemers met fiscale loonsom van 3mln euro. Met een forfait van 1,4% bedraagt WKR vrij deel 42k Huidige regeling kost 20% over 7k Nieuwe regeling kost 80% over 63-42k 9

21. 10 ICreative Expense Management Eenvoudigeinvoer via webclient Automatischetoewijzingkostenplaatsadhvgebruikersnaam Automatischetoewijzingkostensoortadhvcategorie Automatischeberekeningenzoals btw Inlezencreditcard statements Nota’stoevoegen door middel van scannenóf barcode icmsteekproef Goedkeuring door manager/budgethouderaan de hand van workflow gelijkaandigitalefactuurverwerking Betaling via salarisadministratie en/of alscrediteur in financiëleadministratie

22. Voordelen Eenduidig proces Efficiëntere verwerking voor administratie Terugkoppeling naar declarant over wel/niet uitkeren Budgethouder duidelijk overzicht Mogelijkheid voor het managen van voorschotten 11

23. 12 Expense Portal Demonstratie

24. Referenties 13

25. Bedankt voor uw aandacht Voldeed het webinar aan uw verwachtingen? Poll 2x Graag nemen we in de komende week contact met u op om te kijken op welke wijze het Expense Portal past in uw bedrijfsomgeving 14

26. 15 Expense Management www.icreative.nl/expensemanagement Vragen/meer info? Martin van Esschoten mvanesschoten@icreative.nl