Em 3 frases ou menos, o documento discute planejamento e implementação de projetos de estruturação de taxonomia automatizados para organizações. Ele fornece uma agenda com conceitos de taxonomia e temporalidade documental e explica como construir taxonomias para melhorar recuperação de informações e tomada de decisões. Finalmente, descreve etapas para projetos de taxonomia e tecnologias para construção e manutenção de taxonomias.

1. PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DE
PROJETOS DE ESTRUTURAÇÃO DE
TAXONOMIA AUTOMATIZADOS PARA
ORGANIZAÇÕES
Por: Rosália Paraíso Matta de Paula
Sócia Fundadora das Empresas Documentar
www.documentar@documentar.com.br
(31) 3296-4405

2. AGENDA
Conceituando taxonomia e temporalidade documental
Porque as organizações estão em busca da construção
de suas taxonomia
Como utilizar este recurso para dar precisão à
recuperação de informações e à tomada de decisões?
Porque é necessário integrar processos de negócios
com taxonomia e temporalidade documental
Conheça as etapas de implementação de um projeto de
construção de taxonomia
Definição tecnológica para construção e manutenção de
taxonomias e temporalidade documental

3. Conceituando taxonomia e
temporalidade documental

4. Conceito de Taxonomia

5.  É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência
da Informação que incorporou novos conceitos e
processos com a Tecnologia da Informação
CONCEITO DE TAXONOMIA

6. CONCEITO DE TAXONOMIA
Taxonomia é uma lista
crescente de conceitos e
categorias segundo os
quais se organizam os
conteúdos empresariais.

7. CONCEITO DE TAXONOMIA
Trata-se do
desenvolvimento de uma
tabela de conteúdo,
precisa e intuitiva que
permite aos usuários
encontrar mais depressa a
informação que
necessitam, apresentando
um mapa contextual dos
resultados da pesquisa
(organizando a informação
relacionada por “mesmo
tema”, “mesmo conceito”,
etc.).

8. Conceito de Tabela de
Temporalidade Documental

9. CRESCIMENTO DA DEMANDA DE ELABORAÇÃO DA
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
Papel
Eletrônico

10.  necessidade de se
expurgar a coleção
 diminuir espaços
físicos ou
eletrônicos
 preservar de
forma segura os
registros de valia
para a organização
RAZÕES QUE DEMANDAM ESTE TIPO DE TRABALHO

11.  Demanda muito
trabalho e longo prazo
para conclusão
 Transforma-se numa
responsabilidade da
área de D & I
 Cria um relatório
impresso guardado ou
perdido nas gavetas
O MODELO CONVENCIONAL

12.  Trabalho de rápida
conclusão
 Transforma-se numa
responsabilidade de
todos, sob a controle
da área de D& I
 Trata-se de um sistema
automatizado
 Minimiza os riscos de
processos, pois é
elaborada por consenso
O NOVO MODELO

13.  Atenção para não confundir uma LISTA
DE PRAZOS DE RETENÇÃO com uma
TTD
ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”
É A TTD

14.  LISTA DE PRAZOS DE RETENÇÃO
APRESENTA:
Documento ou lote documental
Data prevista para expurgo
 É definida por qualquer um que esteja
responsável pela remessa ao arquivo
inativo
ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”
É A TTD

15.  INSTRUMENTO DE GESTÃO
DOCUMENTAL QUE VISA:
Monitorar de forma segura e
automatizada, por espécie
documental relacionada a área
usuária, que acervo deverá ser
preservado a luz de uma
metodologia de consenso
CONCEITUANDO CORRETAMENTE O QUE “É” A TTD

16.  O que deverá ser retido ou guardado
¨
 Por quanto tempo deverá ser mantido
 De quem é a responsabilidade da guarda
 Em que mídia será preservado
Opera como um sistema e não mais como um
relatório impresso e eventualmente consultado
O INSTRUMENTO DEVERÁ INFORMAR:

17.  Minimização de riscos e custos
operacionais
INFLUÊNCIA NO NEGÓCIO EMPRESARIAL

18. Porque as organizações estão
em busca da construção de
suas Taxonomia

19. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Delphi Group revela que 84% do conteúdo das
empresas com presença global são textuais,
dispersos em servidores Web, dentro dos
departamentos ou nos desktops dos
Funcionários”.
Algumas intranets corporativas em 2002 eram
tão grandes, quanto toda a Internet em 1996 –
(Intitute for the future).

20. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
40% deles não consegue
encontrar, nas Intranets de
suas empresas, as
informações que eles
precisam para realizar suas
tarefas diz o Working
Council of CIOs .
Profissionais gastam
35% do seu tempo
produtivo procurando por
informações online.

21. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Além disso, os relacionamentos
com o mercado levam a um
contexto heterogêneo, gerando
um conhecimento abundante,
diversificado, importante para o
negócio e desatualizável numa
velocidade jamais vivida.
Com a globalização e a Internet,
as organizações precisam de
tecnologias para administrar sua
comunicação e os repositórios
de conhecimentos.

22. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA

23. Como utilizar este recurso para dar
precisão à recuperação de
informações e à tomada de
decisões?

25. NATUREZA DAS INFORMAÇÕES
 Conteúdos de
natureza endógena
exógena
 Textuais /Bases de
Dados /Aplicações
/Pessoais
 Real-time/dinâmicas/
estáticas
 Sem padrão
 Segurança

26. Velocidade de recuperação da
informação
Baixa revocação com alta
precisão
Confiabilidade/credibilidade na
base de dados corporativa
Processo indutivo gerando
conhecimento
Compartilhamento ativo do
capital intelectual corporativo
Dentre outros…
OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS ATRAVÉS
DO CONTROLE DE VOCABULÁRIO

27. Porque é necessário
integrar processos de negócio
com taxonomia e
temporalidade documental

29. Conheça as etapas de
implementação de um projeto
de construção de Taxonomia

30.  Existem várias formas de se construir
uma taxonomia:
Utilizando taxonomias pré-existentes no
mercado
Seguindo o macrofluxo do processo
empresarial
Utilizando um processo de negócio extratégico
para a organização
Focando em bancos de dados pré-existentes
na organização (bibliotecas/arquivos)
METODOLOGIAS UTILIZADAS

31. PASSO A PASSO
1 Análise
dados a cerca da infra-estrutura do local
aplicabilidade da taxonomia que está
em uso (quando existente)
necessidades dos usuários (coleção específica)
área de atuação da empresa
análise dos processo de negócio
necessidades, expectativas e finalidade
do produto que vai ser entregue.

32. PASSO A PASSO
2 Tecnologia
Avaliar se o programa que está sendo
utilizado fornece interfaces com outras
bases
se é amigável
se possui escalabilidade
Suporta customizações que sejam
definidas
possui recursos para atender as
necessidades de uma estrutura de
classificação.

33. PASSO A PASSO
3 Proposta de reestruturação
Propor ao cliente uma nova
reestruturação da Taxonomia de acordo
com os dados que foram levantados na
análise da situação atual e de acordo com
a avaliação tecnológica.

34. PASSO A PASSO
4 Validação
Validar junto ao cliente a nova
reestruturação de conceitos e
agrupamentos
Validar junto ao cliente a proposta
tecnológica

35. PASSO A PASSO
 5 Prototipar
Proposta validada
Teste de funcionalidade do modelo por
amostragem
Aprovação da modelagem

36. PASSO A PASSO
 6 Implementar
implementar seguindo os critérios
estabelecidos na modelagem
disponibilizar para o uso

37. PASSO A PASSO
 7 Capacitação
Treinamento para manutenção da
taxonomia implantada - inclusão de
novos termos e / ou atualização da base
de dados

38. Definição tecnológica para
construção e manutenção da
taxonomia e TTD

39. DEFINIÇÃO E MODELAGEM TECNOLÓGICA

40. Necessidades de tecnologias para implantação do projeto

41. MODELAGEM BÁSICA CONCEITUAL DA SOLUÇÃO
TECNOLÓGICA DOCUMENTAR
GESTOR PMI
METODOLOGIA GERIR
REGISTROS DE
GERENCIAMENTO
DE RISCOS
MAPEAMENTO
DE
PROCESSOS
TTD / DOCNET
CONTENT
MANAGER
GED
INTERFACE
ERP , CRM e
OUTROS
GERENCIAMENTO
DE EMAIL
CORPORATIVO
INTERFACE
USUARIOS
PESQUISAS
TAXONOMIA
CAMADA

42.  Análise interna dos recursos tecnológicos
visando a potencialização do uso da
tecnologia já utilizada e/ou outros
recursos a serem adquiridos (Taxonomia,
TTD, Content Management, GED,
workflow, COLD, COM, sistema híbrido
etc.)
PRESSUPOSTO BÁSICO

43.  Algumas tecnologias voltadas para este
tema, possibilitam criar automaticamente as
taxonomias a partir de tópicos de negócio e
classificar toda a informação.
Estes aplicativos ainda são capazes de
classificar todos os documentos pelos vários
ramos do conhecimento estruturado
TECNOLOGIAS UTILIZADAS

44. Os sistemas têm mecanismos de leitura e
análise para fornecer de forma automática os
conceitos de uma taxonomia pré-concebida ou
aceitar uma nova construção manual.
 Os softwares atuais utilizam de regras de
classificação sofisticadas, como booleana,
palavra-chave, por repositório e categorização
estatística.
TECNOLOGIAS UTILIZADAS

45. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Uso de dicionário
associado aos termos
com regras fonéticas
multilíngüe.
 Buscas por apelidos,
em palavras com erros
ortográficos, por
fonética, por radicais, por
expressões próximas,
com velocidade
independente do número
de acessos

46.  Redefinição
das regras de
categorização
de documentos
Pontos importantes das ferramentas
TECNOLOGIAS UTILIZADAS

47. Facilidades
para adicionar
novos tópicos
ou subtópicos
Pontos importantes das ferramentas
TECNOLOGIAS UTILIZADAS

48. Otimização
da estrutura
da taxonomia
para
adequação às
regras de
negócio
Pontos importantes das ferramentas
TECNOLOGIAS UTILIZADAS

49. Pontos importantes das ferramentas
TECNOLOGIAS UTILIZADAS
A SOLUÇÃO DEVE OFERECER ACESSO ÀS
INFORMAÇÕES RÉCEM PUBLICADAS
 Indexação contínua
 Ajustar-se às freqüências de
atualização dos repositórios
 Permitir indexação por demanda
 Fazer indexação por lotes

50. Pontos importantes das ferramentas
TECNOLOGIAS UTILIZADAS
A SOLUÇÃO DEVE SUPORTAR VÁRIOS
IDIOMAS
 Se adaptar às internacionalizações
 Alcançar outros mercados
 Unificar o acesso às bases de
informações corporativas

51. PLAYERS

52. Com toda tecnologia, ainda
a presença do profissional de
informação é fundamental na
construção e manutenção de
uma taxonomia.
Encontrar o nível ótimo de
"granulação dos dados" - o
coeficiente entre a
generalização e o detalhe -
também constitui um desafio
que exige elementos de
arbitrariedade e habilidade
humanas.
IMPORTÂNCIA DA PARTICIPAÇÃO
HUMANA NO TRABALHO

53. Quais são os seus cenários
futuros ?

54. Gestão Documental Corporativa
Inteligência Competitiva
Sites de e-commerce
Portais Corporativos
 Gestão de Conteúdo
 Projetos de BI
Gestão do Conhecimento
 dentre outras aplicações
APLICAÇÕES DE TAXONOMIA

55. As taxonomias,
quando usadas para
uma Intranet podem
refletir muitas vezes a
estrutura
organizacional e de
conhecimento e podem
ajudar a identificar
possíveis melhorias na
sua forma de funcionar.
APLICAÇÕES DE TAXONOMIA

56. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
Uma das aplicações mais importantes da
taxonomia no mundo corporativo é reconhecer o
"raciocínio" que permite que funções ligadas à
gestão do conhecimento (knowledge
management), como a inferência e o
armazenamento, sejam parcialmente
automatizadas.

57. Pode ajudar na criação
de um mapa explícito e
funcional da base de
conhecimento de uma
organização auxiliando
na avaliação e na
administração dos
ativos digitais e da
propriedade intelectual
da empresa
APLICAÇÕES DE TAXONOMIA

58. PERGUNTAS?
Endereço: Rua Barão de Macaúbas
460, 20o andar
30350-090 – Belo Horizonte – MG
Fonefax: (31) 3296 4405
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